RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 314 DE 2020

(Abril 13)

Por medio de la cual se establecen las medidas en materia de prestación de los servicios a cargo del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales - IDEAM para dar cumplimiento al Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 y garantizar la atención a los usuarios y el cumplimiento efectivo de las funciones administrativas.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES - IDEAM.

En uso de las facultades legales contenidas en los numerales 8° y 15° del artículo 05 del Decreto 291 de 2004, el Decreto 491 de 2020 y

CONSIDERANDO:

Que el 7 de enero de 2020 la Organización Mundial de la Salud identificó el nuevo coronavirus COVID19 y declaró este brote como emergencia de salud pública de importancia internacional. Que el 6 de marzo de 2020 el Ministerio de Salud y de la Protección Social dio a conocer el primer caso de brote de enfermedad por coronavirus COVID-19 en el territorio nacional.

Que mediante la Resolución 0000380 del 10 de marzo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social adoptó, entre otras, medidas preventivas sanitarias de aislamiento y cuarentena de las personas que, a partir de la entrada en vigencia de la precitada resolución, arribaran a Colombia desde la República Popular China, Francia, Italia y España.

Que mediante la Circular Externa N° 0018 de 10 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional dictó instrucciones de intervención, respuesta y atención del COVID-19 aplicables principalmente a los ámbitos laborales. 

Que a través de la Directiva Presidencial N° 02 de 12 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional dictó medidas para atender la contingencia generada por el COVID-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones. 

Que mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, el ministro de Salud y Protección Social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1753 de 2015, declaró el estado de emergencia sanitaria por causa del nuevo coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayo de 2020 y, en virtud de la misma, adoptó una serie de medidas con el objeto de prevenir y controlar la propagación del coronavirus COVID-19 y mitigar sus efectos.

Que mediante la Resolución 0249 de 13 de marzo de 2020, la Dirección General del IDEAM, estableció las condiciones especiales del trabajo en casa por medio del uso de las TIC y la adopción de otras medidas de prevención frente al COVID-19 en lo concerniente al Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM.

Que a través de la Circular No. 5 del 16 de marzo de 2020, el IDEAM emitió medidas adicionales para atender la contingencia generada por el COVID – 19.

Que mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020 se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional por el término de treinta (30) días, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa del nuevo coronavirus COVID-19.

Que dadas las circunstancias y medidas de cuidado declaradas por el Gobierno nacional para preservar la salud y la vida de los colombianos, el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020 impartió instrucciones para el mantenimiento del orden público y, específicamente, ordenó el "aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del día 25 de marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 13 de abril de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19." Ampliado hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 26 de abril de 2020 a través del Decreto 531 del 8 de abril de 2020.

Que mediante el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, “por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”, el Presidente de la República estableció medidas en materia de prestación de servicios a cargo de las entidades y organismos del Estado, con la finalidad de prevenir la propagación de la pandemia mediante el distanciamiento social, flexibilizando la prestación del servicio en forma presencial y estableciendo mecanismos de atención mediante la utilización de medios digitales y del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de manera que se evite el contacto entre los servidores públicos y los ciudadanos, sin que ello afecte la continuidad y efectividad del servicio.

Que en el marco de lo establecido en el Decreto 491 de 2020, se hace necesario adoptar las medidas para hacer frente a la crisis actual, garantizando la salud de los funcionarios y contratistas del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales - IDEAM, la atención de los administrados y el cumplimiento efectivo de las funciones administrativas a cargo del Instituto, mediante el uso de medios tecnológicos y de telecomunicación, sin afectar los servicios que sean estrictamente necesarios para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado. 

En mérito de lo expuesto, 

RESUELVE:

ARTICULO 1. DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES DE ACREDITACIÓN O AUTORIZACIÓN. Durante la vigencia de la emergencia sanitaria nacional declarada con ocasión del COVID-19 y de conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Decreto 491 de 2020, la presentación de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de acreditación o autorización, solo podrá realizarse de manera virtual por los medios dispuestos para ello por el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales. Lo anterior implica que durante este término se suspende el servicio de atención al usuario de manera presencial. 

El IDEAM recibirá y dará respuesta virtual a las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes, a través de los canales virtuales habilitados para ello, los cuales se comunicarán por medio de la página web del Instituto. 

Cuando estas peticiones, quejas, reclamos y solicitudes requieran de una visita, se suspenderán los términos para su respuesta o para la adopción de la decisión a que haya lugar; términos que se reanudarán una vez se haya superado la emergencia sanitaria en referencia. De lo anterior, se informará al usuario peticionario. 

Igualmente, se suspenderán los términos de respuesta o decisión según corresponda, cuando ésta dependa de la consulta de información que repose físicamente en los archivos del IDEAM, respecto de la cual no es posible tener acceso por encontrarse sus funcionarios en la modalidad de trabajo no presencial o teletrabajo según corresponda. 

PARAGRAFO. En toda petición, queja, reclamo y solicitud que se radique virtualmente ante el IDEAM, el peticionario o interesado deberá suministrar los datos de contacto y el correo electrónico a través del cual se le comunicará o notificará según corresponda la respuesta o decisión del IDEAM. 

ARTICULO 2. AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS PARA ATENDER LAS PETICIONES. Suspender transitoriamente durante el término de la emergencia sanitaria nacional declarada con ocasión del COVID19, los términos previstos en la Resolución 2628 del 18 de noviembre de 2016 “Por medio de la cual se deroga la Resolución número 2071 del 30 de septiembre del 2015 y se establece el procedimiento interno para peticiones, quejas, reclamos y sugerencias en el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam) y se regulan mecanismos para la atención de las peticiones verbales.” y se acogen los términos previstos en el artículo 5 del Decreto 491 de 2020, que prevé la ampliación de los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, así: 

a) Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción. 

b) Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción. 

c) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción. 

Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en el presente artículo, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto en este artículo.

ARTICULO 3. NUEVAS SOLICITUDES DE TRÁMITES AMBIENTALES. Las solicitudes de autorizaciones, acreditación  o conceptos técnicos, que se presenten ante el IDEAM, durante el término de duración de la emergencia sanitaria declarada en todo el territorio nacional por el Ministerio de Salud y Protección Social con ocasión de COVID-19, a través de los medios virtuales autorizados para ello, deberán cumplir con los requisitos previstos en las normas vigentes y anexar en medio magnético la documentación exigida. 

Las Subdirección o dependencias competentes para realizar el trámite verificarán si la solicitud cumple con los requisitos y documentación requerida y procederán a emitir el respectivo acto administrativo y evaluarán si el trámite puede continuarse sin necesidad de realizar visita in situ. 

De no ser viable continuar el trámite por ser necesario realizar visita técnica, a partir de la expedición de la presente resolución se entendrá suspendido el procedimiento administrativo, lo cual será comunicado al interesado. 

En todo caso, los términos se reanudarán a partir del día hábil siguiente a la superación de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social. 

PARAGRAFO. - Cuando el trámite exija la presentación de documentos en original, los mismos deberán allegarse al expediente o trámite respectivo, dentro del mes siguiente a la fecha en que termine la emergencia sanitaria a que hace referencia el presente artículo. 

ARTICULO 4. TRÁMITES AMBIENTALES EN CURSO. Durante la vigencia de la emergencia sanitaria nacional, las solicitudes de acreditaciones, autorizaciones y conceptos que actualmente se encuentren en trámite, respecto de las cuales ya se haya realizado la visita, las Subdirecciones y dependencias competentes para adelantarlo continuarán con el mismo, en la fase en que se encuentre, utilizando para ello los medios virtuales disponibles. 

Cuando no se haya practicado la respectiva visita y ésta sea necesaria para continuar con el trámite, las Subdirecciones y dependencias competentes, previa justificación motivada, podrán suspender los términos del correspondiente trámite administrativo en el estado en que se encuentre durante el término de duración de la emergencia sanitaria. 

Respecto de las solicitudes de modificación, cesión, ampliación o prórroga de acreditaciones, autorizaciones o conceptos, las Subdirecciones y dependencias competentes, deberán continuar, a través de los medios digitales dispuestos para ello, con el trámite respectivo en el estado en que se encuentre, siempre que, como se indicó anteriormente, no sea necesaria práctica de visita técnica o ésta ya se haya realizado. 

PARAGRAFO. En los eventos en que no sea posible continuar el procedimiento administrativo y la causal no se encuentre establecida en esta Resolución, la dependencia proyectará para firma de la Dirección General el acto de suspensión de los términos del procedimiento justificando la razón de la decisión.

ARTICULO 5. DE LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA OBLIGATORIA: Conforme con lo establecido en el artículo 4 del Decreto 491 de 2020, durante el término de duración de la emergencia sanitaria, el IDEAM, notificará sus actos a través de medios electrónicos a los correos electrónicos de los directamente interesados que figuren en el registro mercantil o en el expediente, o en la dirección electrónica suministrada por el usuario para recibir notificaciones o comunicaciones. 

Con la notificación se anexarán la copia de la respectiva decisión o acto administrativo que se notifica y la información relacionada con los recursos que proceden contra la misma. 

El correo electrónico se remitirá desde la cuenta electrónica institucional secretaria@ideam.gov.co prevista para tal fin. La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el destinatario acceda al acto administrativo, fecha y hora que certificará la dirección o dependencia competente.  

ARTICULO 6. DE LAS VISITAS TÉCNICAS PARA CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS O REQUERIMIENTOS JUDICIALES. Las visitas técnicas, reuniones o audiencias que se deban realizar para atender el cumplimiento de sentencias o requerimientos de despachos judiciales durante la vigencia de la emergencia sanitaria nacional, deberán suspenderse, para lo cual se dará aviso a la Oficina Asesora Jurídica del IDEAM, para que ésta a su vez informe al respectivo despacho judicial.  

ARTICULO 7. DE LOS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS DE FUNCIONAMIENTO. Los trámites administrativos que permiten el funcionamiento del IDEAM, relacionados entre otros con los procesos de planificación interna, facturación, pagos, expedición de certificaciones, reconocimiento de bonos pensionales y cuotas partes pensionales, cierres contables, novedades de nómina, trámites de evaluación del desempeño, planes de bienestar, programas de capacitaciones, entre otros, deberán realizarse a través de trabajo no presencial utilizando para ellos los medios tecnológicos y virtuales que se hayan dispuesto para ello. 

ARTICULO 8. DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS. Durante la vigencia de la emergencia sanitaria nacional declarada con ocasión del COVID19, se suspenden los términos procesales establecidos en la Ley 734 de 2002 y la Ley 1474 de 2011, para los expedientes disciplinarios que se encuentren en curso. 

Lo anterior, sin perjuicio de continuar con las acciones inherentes a la función disciplinaria y profiriendo los actos administrativos que en derecho correspondan. La suspensión de términos implica que no correrán los términos de caducidad y/o prescripción en todos los procesos administrativos disciplinarios adelantados por el IDEAM. 

Las decisiones interlocutorias y de trámite que se inicien o se encuentren en curso, se notificarán y comunicarán por medios electrónicos, siguiendo lo establecido en el artículo 102, y el inciso primero del artículo 109 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 4° del Decreto 491 del 28 de marzo de 2020.

ARTICULO 9. DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES. Durante la vigencia de la emergencia sanitaria nacional declarada con ocasión del COVID-19, quedan suspendidos los términos para la liquidación de los contratos y las acciones relacionadas con imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento señaladas en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Las actuaciones iniciadas con anterioridad a la expedición de la presente resolución relativas a liquidación de contratos, imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, siempre que sea posible, continuarán su trámite conforme con lo establecido en el Decreto 440 de 2020.

ARTICULO 10. Ordenar la publicación de la presente Resolución en la página Web de la entidad.

ARTICULO 11. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

ARTICULO 12. Remítase copia del presente acto administrativo de carácter general al H Consejo de Estado para surtir el procedimiento contemplado en el artículo 136 de la Ley 1437 de 2011.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 13 días del mes de abril del año 2020.

YOLANDA GONZÁLEZ HERNÁNDEZ

Directora General