CIRCULAR 005 DE 2020

(Marzo 19)

 

PARA: SUBSECRETARIOS, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA ASESORA, SUBDIRECTORES, SERVIDORES DE PLANTA Y COLABORADORES DE LA SDM

 

DE: SECRETARIO DISTRITAL DE MOVILIDAD (E)

ASUNTO: MEDIDAS TEMPORALES PARA GESTIÓN DE LOS DIFERENTES TRÁMITES ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS CON OCASIÓN A LA SITUACIÓN EPIDEMIOLÓGICA (COVID-19)

 

FECHA: 19 de marzo de 2020

 

Atendiendo las medidas de prevención y contención, con ocasión de la presencia de la enfermedad COVID-19 en Colombia, emanadas por los Ministerios de Salud y Protección Social y del Trabajo, y el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante Circular 018 de 10 de marzo de 2020, aplicables principalmente a los ambientes laborales, en consonancia con lo previsto en el Decreto Distrital No. 081 del 11 de marzo, el Decreto Distrital No. 084 del 12 de marzo, y el Decreto Distrital No. 90 del 19 de marzo del 2020, la Secretaría Distrital de Movilidad pensando en el bienestar de todos sus colaboradores y de su entorno familiar y laboral ha determinado adoptar las siguientes medidas temporales para los diferentes trámites administrativos y financieros:

 

Medidas temporales y excepcionales

 

Se recomienda a los colaboradores directos e indirectos de la Secretaría Distrital de Movilidad evitar tener contacto con documentos en físico, por tal motivo se deberán adelantar los diferentes trámites de gestión de manera digital.

 

En consecuencia, a partir del 20 de marzo de 2020, todos los vistos buenos deberán ser tramitados por correo electrónico; por este medio también se emitirá la aprobación de los diferentes documentos por parte de cada una de las personas que intervengan en la construcción del mismo.

 

En tal virtud es necesario que todos los servidores públicos y contratistas de la Entidad suministren los siguientes datos a su jefe inmediato o supervisor: nombre completo, documento de identidad, celular, correo personal e institucional, dirección de residencia, para los distintos trámites requeridos por la Secretaria Distrital de Movilidad.

 

Firmas del Secretario Distrital de Movilidad

 

Las firmas de los documentos que requieran tramitarse por parte del Despacho deben contar con los vistos buenos realizados de manera electrónica por parte de los Subsecretarios, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores y Asesor responsable de la temática tratada en el documento a suscribir.

 

En caso que el documento se trate de un Acto Administrativo de carácter general, deberá contar además con el visto bueno realizado de manera electrónica por parte de la Subsecretaría de Gestión Jurídica.

 

Cada uno de los Subsecretarios serán responsables de garantizar la revisión de los documentos a suscribir, así como de gestionar los vistos buenos mediante correo electrónico en caso de considerarse necesario.

 

Firma de documentos por los Subsecretarios y Directivos

 

Los documentos que requieran firma por parte de los ordenadores del gasto, se suscribirán con firma digital a través del token que cada uno tiene asignado.

 

Los demás directivos, deberán suscribir los documentos con firma mecánica, para lo cual la OTIC procederá a recolectar sus firmas físicas (mecánicas) las cuales serán remitidas digitalizadas a los correos electrónicos de cada uno, de tal forma que procedan a incluirla en cada documento.

 

Una vez incluida la firma mecánica en el documento, deberán guardarlo como PDF y enviarlo al colaborador correspondiente para que realice el trámite requerido.

 

Gestión Documental

 

Con el fin de tener una adecuada gestión documental es importante tener en cuenta lo siguiente:

 

Todos los colaboradores podrán radicar trámites y a su vez asignar número de radicado, para lo cual deberán contar con una VPN habilitada por la OTIC. Los jefes de dependencias deben verificar que se soliciten las habilitaciones que requieran para sus colaboradores.

 

Ante cualquier inquietud podrán enviar correos a la dirección electrónica: mesadeservicios@movilidadbogota.gov.co

 

Adicionalmente, los invitamos a consultar los procedimientos e instructivos de conexión VPN, videollamadas y conferencias, en la intranet en el siguiente enlace: https://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/2020-03-18/tele-trabajo

Radicación de Tutelas

 

· Las tutelas que llegan al correo judicial@movilidadbogota.gov.co deben ser encaminadas al correo tutelascorrespondencia@movilidadbogota.gov.co para que 4-72 imprima y asigne el número de radicado.

 

 

· El documento luego de radicado por el aplicativo de la SDM se deberá enviar escaneado a Natali Bastidas al correo nbastidas@movilidadbogota.gov.co para que a su vez se re-asigne al abogado correspondiente y se inicie el trámite del documento. El físico del documento será gestionado por 4-72 .

 

Notificación de Respuestas de Tutelas por correo electrónico

 

El Director de Representación Judicial, enviará las tutelas al correo tutelassdm@movilidadbogota.gov.co y 4- 72 será el encargado de recibir y dirigir el documento al juzgado que corresponda vía correo electrónico- certificado para obtener la constancia de envío y recibo correspondiente y de ésta manera dar por notificada y entregada dicha respuesta.

 

Notificación Física de Tutelas y/o correspondencia urgente

 

La empresa de correspondencia, 4-72 dispondrá de personal para la distribución de todas las tutelas físicas y documentos urgentes que sean allegados con el fin de quedar entregados. Los cumplidos de las entregas realizadas se enviarán al área respectiva.

 

Las respuestas a los ciudadanos que deban ser notificadas, deberán ser remitidas al correo ventanillacorrespondencia@movilidadbogota.gov.co para que 4-72 haga la impresión del documento y posterior al alistamiento, hacer la entrega al ciudadano por medio del personal de mensajería enviando constancia de la entrega por medio de fotografía. Es de aclarar que éste procedimiento sólo será para la correspondencia considerada urgente para la Entidad.

 

Para el trámite de correspondencia ordinaria en situaciones en que los colaboradores no acudan a la Entidad:

 

Ante eventos en que los colaboradores no asistan a la entidad el paso a seguir es el siguiente:

 

1. Cada colaborador que radique documentos a través del aplicativo de la SDM utilizando la VPN deberá enviar las radicaciones a la persona que designe el jefe inmediato.

 

2. Este colaborador debe asegurar la impresión y entrega a 4-72 para su correcto envío.

 

Para el trámite de CDP y CRP

 

Estos trámites deberán realizarse a través del enlace de cada Subdirección realizando la solicitud vía correo electrónico a la Dirección inmediatamente superior y el Director o Jefe de Oficina, deberá remitir la misma al Ordenador del Gasto, por lo tanto la Oficina Asesora de Planeación Institucional - OAPI recibirá únicamente correos de los Ordenadores del Gasto dirigidos a Julieth Rojas Betancour - jrojas@movilidadbogota.gov.co, con copia a Yina Marcela Perafán - yperafan@movilidadbogota.gov.co. Aprobada la solicitud por parte de la OAPI, remitirá a la Subdirección Financiera dependencia que una vez expedido el CDP, lo cargará en una carpeta compartida para conocimiento y descargue por parte de la Subsecretaría correspondiente.

 

Pasos a seguir para solicitud, trámite y expedición de CDP:

 

1. Cada dependencia solicitará al ordenador del gasto a través de correo electrónico el trámite de CDP, para lo cual adjuntará un archivo Excel por cada CDP, el cual contendrá: i) Una hoja con la solicitud. ii) Cuando sea de persona natural, en otra hoja del mismo archivo, el formato de descripción del contratista. El archivo se denominará con el nombre de la línea del PAA.

 

2. Seguidamente, el Ordenador del Gasto, aprobará y remitirá a la OAPI el archivo mencionado en el punto anterior.

 

3. Adelantado el trámite de aprobación por parte de la OAPI, ésta remitirá mediante correo electrónico a la Subdirección Financiera, con copia al enlace de cada Subsecretaría.

 

4. Expedido el CDP, la Subdirección Financiera comunicará al enlace de cada Subsecretaría. No obstante, se dejará un repositorio del CDP en la carpeta DRIVE dispuesta para tal fin.

 

Pasos a seguir para solicitud, trámite y expedición de CRP:

 

1. La Dirección de Contratación remitirá copia digital del original del contrato a la Subdirección Financiera.

 

2. Expedido el CRP, la Subdirección Financiera comunicará al enlace de cada Subsecretaría, adjuntado copia digital del CRP. No obstante, se dejará un repositorio del CRP en la carpeta DRIVE dispuesta para tal fin.

 

Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones PAA:

 

Los Ordenadores de Gasto deberán enviar correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación institucional - OAPI, con los memorandos y/o formatos previamente definidos, para proceder con los ajustes al PAA.

 

La Oficina Asesora de Planeación institucional - OAPI recibirá únicamente correos de los Ordenadores del Gasto dirigidos a Julieth Rojas Betancour - jrojas@movilidadbogota.gov.co con copia a Angélica Sánchez amsanchez@movilidadbogota.gov.co, con los formatos previamente definidos, diligenciados en excel, para proceder con el ajuste al PAA.

 

Trámites ante la Dirección de Contratación:

 

Trámites a través de SECOP I: Adiciones, modificaciones y demás trámites contractuales o post - contractuales, que deban surtirse a través de SECOP I, deben ser remitidos escaneados, suscritos por parte del Gerente del Proyecto - Director del área correspondiente al Subsecretario respectivo, quien a su vez a través de firma electrónica los suscribirá y remitirá al correo de amartinezo@movilidadbogota.gov.co con copia al correo de Jhon Paez de la Dirección de Contratación (japaez@movilidadbogota.gov.co).

 

Trámites a través de SECOP II: Todos los contratos nuevos a suscribir como aquellos trámites pre contractuales o contractuales o post contractuales, a realizar por esta plataforma, deben tener las aprobaciones del abogado y Gerente de Proyecto - Director del área correspondiente a través del flujo de aprobación de la plataforma SECOP II, para posterior suscripción a través de la misma por parte del ordenador del gasto correspondiente. El área responsable deberá haber cargado a la plataforma SECOP II toda la información necesaria para que la Dirección de Contratación adelante el trámite.

 

En caso que la información llegue incompleta, la devolución se hará por correo electrónico a la persona responsable del área o al Ordenador del Gasto.

 

La Dirección de Contratación recibirá únicamente solicitudes suscritas por parte de los Ordenadores del Gasto dirigidos a Ana María Martínez, con todos los soportes del trámite contractual que se requiera, no se aceptará la radicación de ningún documento en físico. Se debe identificar al enlace de cada área y los datos de contacto.

 

Trámites ante la Dirección de Normatividad y Conceptos.

 

La Dirección de Normatividad y Conceptos recibirá las solicitudes de conceptos y la elaboración o revisión jurídica de actos administrativos de competencia del Secretario de Despacho.

 

Estos trámites deberán realizarse enviando la solicitud con los debidos soportes vía correo electrónico, a la Directora de Normatividad y Conceptos al correo electrónico cmontoya@movilidadbogota.gov.co para el respectivo trámite.

 

La Dirección de Normatividad y Conceptos recibirá las solicitudes que deban adelantarse ante esta Dirección únicamente de correos del Secretario de Despacho, Jefes de oficina, Subsecretarios, Directores y Subdirectores y Asesores.

 

A su vez la respuesta a las solicitudes tanto de conceptos como de elaboración o revisión jurídica de actos administrativos serán enviada desde el correo de la Directora de Normatividad y Conceptos a los correos electrónicos del Secretario de Despacho, jefes de Oficina, Subsecretarios, Directores, Subdirectores o representantes legales de las Entidades Solicitantes.

 

Trámites ante la Dirección de Gestión de Cobro

 

Los informes que se requieran para la atención de las tutelas asignadas a la Dirección de Gestión de Cobro, durante el periodo de la contingencia, serán remitidos junto con los soportes, al correo electrónico dispuesto para tal fin tutelassdm@movilidadbogota.gov.co En atención a que la información insumo de los informes deben ser allegadas a la ciudadanía se requiere que la empresa de correspondencia 4/72 facilite todos los medios que garanticen la entrega efectiva de la documentación, la cual debe ser remitida a través de correo electrónico o por los medios digitales disponibles.

 

Los derechos de petición serán respondidos y remitidos de manera electrónica siempre y cuando se cuente con el correo electrónico autorizado por el peticionario, en caso contrario se realizará el envió correspondiente de manera física.

 

Comité de Conciliación- Dirección de Representación Judicial.

 

El Comité de Conciliación y Defensa Judicial, podrá sesionar en el cronograma adoptado, de manera virtual, de conformidad a la citación que se remitirá dentro de los plazos previstos, por la aplicación “Meet”, o cualquier otro medio tecnológico que asegure la presencia y votación de los miembros.

 

La certificación, será expedida por correo electrónico al abogado a cargo, por intermedio del abogado de apoyo de la Secretaría Técnica, la cual deberá contener la firma.

 

Trámite de Proposiciones y proyectos de Acuerdo.

 

Para dar respuesta a las proposiciones de control político se seguirá el siguiente trámite:

 

Se remitirá mediante correo electrónico el cuestionario de la mencionada proposición a los Subsecretarios y a los “enlaces” de las dependencias involucradas, para que en el término de un (1) día, se tramite la respuesta respectiva. Se colgará en un drive el archivo respectivo para que las respuestas sean trabajadas de manera compartida y en tiempo real, con el fin de lograr una coordinación de todas las respuestas, y que el documento pueda ser consultado en todo momento.

 

Una vez la respuesta haya sido incluida en el documento respectivo, se deberá enviar una notificación vía correo electrónico (pvargas@movilidadbogota.gov.co, jvives@movilidadbogota.gov.co y acriales@movilidadbogota.gov.co) donde se manifiesta por el Subsecretario respectivo que la respuesta ya está incluida y revisada. Una vez se cuente con todas las respuestas se procederá a la revisión y correcciones (en caso de ser necesarias) dentro del siguiente día. Dichas correcciones se comunicarán por correo electrónico a las áreas para que puedan trabajar en el documento compartido.

 

En caso de necesitar más tiempo, se deberá informar oportunamente mediante correo electrónico esta necesidad, para proceder con las acciones pertinentes y solicitar prórroga al Concejo de Bogotá. Después de esto, se reajustarán los plazos iniciales, siempre velando por la agilidad y el cumplimiento de términos.

 

Una vez se cuente con la versión final, se tramitarán los vistos buenos respectivos de manera digital, siguiendo el procedimiento definido en la presente circular, para posteriormente pasar a revisión y firma por parte del Secretario Distrital de Movilidad.

 

Tratándose de la solicitud de emisión de comentarios a los Proyectos de Acuerdo, se solicitará pronunciamiento mediante correo electrónico a las Subsecretarías y/o Oficinas Asesoras competentes para dar respuesta, así como a la Subsecretaria Jurídica de la SDM.

 

El plazo máximo para recibir la respuesta por parte de las dependencias competentes será de cuatro (4) días contados a partir del recibo de la solicitud. (teniendo en cuenta que la entidad sólo tiene ocho (8) días para dar respuesta).

 

Una vez se reciban los comentarios de la Subsecretaría técnica respectiva y de la Subsecretaria Jurídica, en el formato establecido para la emisión de comentarios a proyectos de acuerdo (y en Word modificable), se consolida la respuesta en el formato respectivo por parte del Grupo Concejo del Despacho y se remitirá a los Subsecretarios intervinientes y enlaces designados, para su revisión final y/o ajustes. Esta revisión final y/o correcciones se deberá hacer en un término máximo de dos (2) días.

 

La revisión del Despacho se realizará en un plazo de un (1) día y se procederá a tramitar los vistos buenos de manera digital y pasará para la revisión y firma del Secretario Distrital de Movilidad, quién lo remitirá a la Dirección de Relaciones Políticas de la Secretaría Distrital de Gobierno mediante oficio.

 

Radicación de cuentas

 

Condiciones generales para el pago a contratistas de prestación de servicios:

 

1. Los certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas por prestación de servicios y de apoyo a la gestión se tramitarán de manera digital en el aplicativo SIPAC, tal como se han venido realizando, se firmarán y enviarán escaneados junto con sus soportes a través de los correos electrónicos señalados en el numeral 2. del acápite “Especificación del proceso de radicación, revisión y trámite del pago de las cuentas” indicando en el asunto “RADICACIÓN DE CUENTA”.

 

2. Se socializará a cada contratista el procedimiento y los correos electrónicos autorizados a donde deben enviar sus certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas por prestación de servicios junto con sus soportes respectivos.

 

3. Los servidores de la Subdirección Financiera y los ordenadores del gasto, dispondrán de conexión VPN para el trámite en remoto.

 

4. Bitácora de operación: Cada supervisor de cada subsecretaría deberá llevar una bitácora con el registro de las operaciones que se generen durante la contingencia, suministrando la siguiente información:

 

 

5. Se deberá crear una carpeta compartida para la custodia de los certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas por prestación de servicios y de apoyo a la gestión y sus respectivos soportes.

 

6. Por parte de la Subdirección Financiera se establecerá derecho al turno conforme la llegada de los correos electrónicos de los supervisores y el registro de la bitácora de operaciones.

 

7. Validación de la información: Una vez los colaboradores estén ubicados en su área de trabajo al interior de la Entidad, deberán validar que la información física sea coherente con la que registraron durante la época de la contingencia, para esto deberán utilizar las bitácoras de operación.

 

Especificación del proceso de radicación, revisión y trámite del pago de las cuentas:

 

1. Recibo y radicación de certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas y soportes: Cada contratista deberá enviar al correo electrónico de su supervisor su certificado de supervisión e informe de actividades por prestación de servicios junto con sus soportes respectivos en formato .PDF.

 

Se recuerda al supervisor que para los casos en que el contrato se haya suscrito por SECOP II deberán revisar que los soportes se encuentren subidos en dicha plataforma.

 

Para los contratistas que hayan suscrito su contrato a través de la plataforma SECOP I, deberán remitir una copia a cualquiera de los siguientes correos:

 

2. Radicación de cuentas (ventanilla virtual): cada supervisor deberá revisar los documentos y enviar aquellos cuyo trámite de pago apruebe al correo electrónico que corresponda, dependiendo la Subsecretaría a la que pertenezca la ordenación del pago, así:

 

 

Se entenderán por aprobadas todos los certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas por prestación de servicios junto con sus soportes respectivos que adjunte y relacione el Supervisor desde su correo con el asunto de “APROBACIÓN CUENTAS”.

 

2. Devolución de certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas por prestación de servicios junto con sus soportes respectivos: Una vez revisados los documentos por parte de la Subdirección Financiera y si hubiere lugar a devolución, éstos serán notificados y devueltos (adjuntando el PDF) a los supervisores en el formato establecido para Cuentas Devueltas con sus respectivas causales de devolución. Una vez se hayan realizado los cambios, el supervisor repetirá el trámite descrito previamente.

 

3. Trámite del pago: La Subdirección Financiera adelantará la revisión de los certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas y el respectivo trámite de elaboración de causación y orden de pago.

 

4. Firma de las planillas de envío: La Subdirección Financiera remitirá la planilla existente denominada “REPORTE GENERAL PLANILLA” a cada Subsecretaría (Ordenador del Gasto) a través de correo electrónico, para que autoricen con la firma digital el pago de las cuentas allí relacionadas.

 

JONNY LEONARDO VÁSQUEZ ESCOBAR

 

Secretario Distrital de Movilidad (E)

 

Aprobó: Ingrid Carolina Silva Rodríguez - Subsecretaría de Gestión Jurídica

Proyectó: Paula Tatiana Arenas González - Subsecretaría de Gestión Corporativa

Proyectó: Miguel Humberto Álvarez Manosalva - Jefe OTIC (E)