RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 |
Cargando el Contenido del Documento |
| Por favor espere... |
|
CIRCULAR 006 DE 2020(Marzo 27)
PARA: SUBSECRETARIOS, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA ASESORA, SUBDIRECTORES, SERVIDORES DE PLANTA Y CONTRATISTAS DE LA SDM
DE: SECRETARIO DISTRITAL DE MOVILIDAD (E)
ASUNTO: MEDIDAS TEMPORALES PARA GESTIÓN DE LOS DIFERENTES TRÁMITES DE LA SDM CON OCASIÓN A LA SITUACIÓN EPIDEMIOLÓGICA (COVID-19)
FECHA: 27 de marzo de 2020
Atendiendo a las nuevas medidas señaladas por el Gobierno Nacional y Distrital referente a la cuarentena obligatoria, se modifica la circular No. 005 de 2020 a fin dar continuidad y adoptar nuevos lineamientos sobre las medidas que se requieren articular en las diferentes dependencias de la Entidad:
MEDIDAS TEMPORALES Y EXCEPCIONALES
Se recomienda a los colaboradores directos e indirectos de la Secretaría Distrital de Movilidad, evitar tener contacto con documentos en físico, por tal motivo se deberán adelantar los diferentes trámites de gestión de manera digital.
En consecuencia, todos los vistos buenos que los subsecretarios, jefes, directores o subdirectores de las dependencias requieran, deberán ser tramitados por correo electrónico. Así mismo se emitirá la aprobación de los diferentes documentos por parte de cada una de las personas que intervengan en la construcción del mismo. Los jefes de las dependencias serán los responsables de gestionar, mediante correo electrónico, los vistos buenos de funcionarios o contratistas que hayan participado en la elaboración, revisión y/o aprobación de documentos.
Es importante aclarar que los documentos se deben manejar en Word o Excel durante la trazabilidad de correos y vistos buenos, únicamente se generará en formato .PDF una vez esté firmado por quien deba suscribir el documento al final. En virtud de lo anterior se imparten los siguientes lineamientos:
A. SUSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
● Firmas del Secretario Distrital de Movilidad:
Las firmas de los documentos que requieran tramitarse por parte del Despacho deben contar con los vistos buenos realizados de manera electrónica por parte de los Subsecretarios, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores y Asesores responsables de la temática tratada en el documento a suscribir.
En caso que el documento se trate de un Acto Administrativo de carácter general, deberá contar además con el visto bueno realizado de manera electrónica por parte de la Subsecretaría de Gestión Jurídica.
Una vez el documento se encuentre en su versión final, el Subsecretario competente lo remitirá al correo jabril@movilidadbogota.gov.co para la revisión final y remisión al Secretario Distrital de Movilidad para su firma digital.
Cada uno de los Subsecretarios será responsable de garantizar la revisión de los documentos a suscribir, así como de gestionar los vistos buenos de quienes participaron en la elaboración, revisión y/o aprobación del documento, mediante correo electrónico en caso de considerarse necesario. No obstante lo anterior, se entiende que todos los documentos han sido revisados de acuerdo al manual de funciones por todos los funcionarios requeridos.
● Firma de documentos por los Subsecretarios y Directivos:
Los documentos que requieran firma por parte de los ordenadores del gasto, se suscribirán con firma mecánica, o digital a través del token que cada uno tiene asignado.
Los demás directivos deberán suscribir los documentos con firma mecánica, para lo cual la OTIC procederá a recolectar sus firmas físicas, las cuales serán digitalizadas de forma mecánica, y las mismas posteriormente se remitirán a los correos electrónicos de cada uno, de tal forma que procedan a incluirla en cada documento.
Una vez incluida la firma mecánica y/o digital en el documento, deberán guardarlo como PDF y enviarlo al colaborador correspondiente para que realice el trámite requerido. B. GESTIÓN DOCUMENTAL
Con el fin de tener una adecuada gestión documental es importante tener en cuenta lo siguiente:
Los colaboradores podrán radicar trámites y a su vez asignar número de radicado, para lo cual deberán contar con una VPN habilitada por la OTIC. Los jefes de dependencias deben verificar que se soliciten las habilitaciones que requieran para sus colaboradores.
Ante cualquier inquietud podrán enviar correos a la dirección electrónica: mesadeservicios@movilidadbogota.gov.co.
Adicionalmente, los invitamos a consultar los procedimientos e instructivos de conexión VPN, videollamadas y conferencias, en la intranet en el siguiente enlace: https://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/2020-03-18/tele-trabajo y en Drive en la carpeta compartida Ayudas Teletrabajo.
● Trámite de documentos ante Entes de Control
La recepción de los documentos provenientes y para entes de control, se tramitará mediante el correo electrónico radicacion@movilidadbogota.gov.co, mediante el cual 472 asignará un número radicado y lo remitirá a los correos asilva@movilidadbogota.gov.co y jpinzon@movilidadbogota.gov.co quienes se encargarán, de acuerdo con la temática objeto del requerimiento, de direccionar al Jefe de Oficina, Subsecretario(a) y al Jefe del área competente, con copia a la Oficina de Control Interno duseche@movilidadbogota.gov.co y dbeltran@movilidadbogota.gov.co.
De conformidad con lo anterior, se requiere la participación activa de los enlaces, que existen en cada Subsecretaria, así
Para el caso de las Oficinas Asesoras que no tienen enlace directo se adelantará la gestión con los enlaces de quienes depende la ordenación del gato, así:
En aquellas situaciones en que intervengan varias dependencias, la Subsecretaria encargada de consolidar es aquella que tenga que suministrar mayor cantidad de información dentro del requerimiento efectuado por el ente de Control.
El Director(a), Subdirector(a) y/o Jefe de cada dependencia, será el directo responsable de asegurar que la información incluida en la respuesta a los requerimientos de entes de control sea oportuna, precisa, correcta, veraz y completa.
Se debe dar estricto cumplimiento a los términos estipulados en los requerimientos, los cuales son de carácter obligatorio y perentorio. Las respuestas deberán ser validadas por el Subsecretario competente en su calidad de ordenador del gasto.
En caso de que el volumen o complejidad de la información solicitada requiera de tiempo adicional en la elaboración de la respuesta, el Secretario y/o los Subsecretarios podrán solicitar prórroga del término inicialmente otorgado por el ente de control, para lo cual deberán enviar un oficio mínimo con un (1) día hábil de antelación al vencimiento del termino establecido, con copia a la Oficina de Control Interno.
En este orden de ideas, las áreas competentes deberán dar respuesta en los términos establecidos en la normatividad vigente y remitir la respuesta al correo: amoreno@contraloriabogota.gov.co, correo habilitado por la Contraloría para enviar y recibir información, en el marco de la auditoria de regularidad.
De toda el ingreso y salida de correspondencia de entes de control se deberá copiar con los correspondientes anexos al correo del Jefe de Control Interno, duseche@movilidadbogota.gov.co y del enlace de la Contraloría dbeltran@movilidadbogota.gov.co.
● Radicación de Tutelas:
- Las tutelas que llegan al correo judicial@movilidadbogota.gov.co deben ser remitidas al correo tutelascorrespondencia@movilidadbogota.gov.co para que la empresa de correspondencia 4-72 imprima y asigne el número de radicado.
- El documento luego de radicado deberá ser enviado electrónicamente a Natali Bastidas al correo nbastidas@movilidadbogota.gov.co para que a su vez se re-asigne al abogado correspondiente y se inicie el trámite del documento. El documento físico será gestionado por la empresa de correspondencia 4-72.
· Notificación de Respuestas de Tutelas por correo electrónico:
El Director de Representación Judicial enviará las tutelas al correo tutelassdm@movilidadbogota.gov.co y la empresa de correspondencia 4-72 será la encargada de recepcionar y dirigir el documento al juzgado o despacho judicial que corresponda vía correo electrónico-certificado para obtener la constancia de envío y recibo correspondiente y de ésta manera dar por notificada y entregada dicha respuesta.
● Notificación Física de Tutelas y/o correspondencia urgente:
La empresa de correspondencia 4-72 dispondrá de personal para la distribución de todas las tutelas físicas y documentos urgentes que sean requeridos por parte de la Entidad, para tal fin ha dispuesto el correo electrónico ventanillacorrespondencia@movilidadbogota.gov.co, a través del cual se recibirá la documentación relativa al trámite de tutelas y aquellos radicados considerados por las áreas como urgentes. Una vez gestionada la documentación, la empresa de correspondencia cargará las imágenes a la carpeta compartida de cumplidos
Respecto a las respuestas de la correspondencia urgente, que como última medida no cuenten con correo electrónico del peticionario, el área responsable deberá realizar su alistamiento y enviar a la empresa de correspondencia 4-72 al correo radicacion@movilidadbogota.gov.co para que ellos procedan con el alistamiento y entrega del documento .
● Trámite de otro tipo de correspondencia:
Igualmente, se recomienda tener en cuenta los siguientes lineamientos en relación con los documentos de entrada y salida de la SDM:
- Como medio adicional para la radicación de documentos externos, se habilitó el correo electrónico radicacion@movilidadbogota.gov.co. Una vez recibida la petición el contratista (4-72) enviará al peticionario la imagen con el sticker de radicación.
- Los documentos que se reciban a dicho correo serán radicados y estas imágenes serán cargadas a la carpeta compartida Imagenes_correspondencia, de acuerdo con la dependencia que corresponda, para que los funcionarios previamente designados puedan acceder a ellos y realizar la distribución al interior de sus áreas.
- Los documentos de respuesta a peticiones o nuevos deben ser remitidos al mismo correo para que 4-72 proceda con el envío.
- Cada Subsecretaría y dependencia, como medio adicional deberá organizar un archivo digital en el cual se encuentre toda la documentación emitida en vigencia de la presente circular. Cada persona deberá conservar los archivos digitales suscritos hasta la entrega formal de estos para el archivo de la SDM.
- Cada Subsecretaría debe informar a más tardar el 30 de marzo de 2020, al correo pcorona@movilidadbogota.gov.co, el nombre y correo electrónico del colaborador quien actuará como responsable de la gestión documental, por cada una de las dependencias a cargo de esa Subsecretaría.
Así mismo se debe informar si se requiere correo institucional por Subdirección, Dirección o Subsecretaría respectiva.
C. TRÁMITES PRESUPUESTALES
● Expedición de CDP:
Estos trámites deberán solicitarse por el (la) Ordenador (a) del Gasto a la Oficina Asesora de Planeación Institucional - OAPI. Aprobada la solicitud por parte de la OAPI, se remitirá a la Subdirección Financiera, dependencia que una vez expedido el CDP, lo cargará en una carpeta compartida para conocimiento y descargue por parte de la Subsecretaría correspondiente.
Pasos a seguir para la solicitud, trámite y expedición de CDP:
1. Cada dependencia solicitará al ordenador del gasto a través de correo electrónico el trámite de CDP, para lo cual adjuntará un archivo Excel remitido por cada CDP, el cual contendrá: i) Una hoja con la solicitud. ii) Cuando sea de persona natural, en otra hoja del mismo archivo, el formato de descripción del contratista. El archivo se denominará con el nombre de la línea del PAA. (El formato Excel será remitido por la Oficina de Planeación Institucional).
2. Seguidamente, el Ordenador del Gasto aprobará y remitirá a la OAPI el archivo mencionado en el punto anterior.
3. Adelantado el trámite de aprobación por parte de la OAPI, ésta remitirá mediante correo electrónico a la Subdirección Financiera, con copia al enlace de cada Subsecretaría.
4. Expedido el CDP, la Subdirección Financiera comunicará al enlace de cada Subsecretaría. No obstante, se dejará un repositorio del CDP en la carpeta DRIVE dispuesta para tal fin.
● Expedición de CRP:
1. La Dirección de Contratación remitirá copia digital del contrato, adición o modificación a la Subdirección Financiera.
2. Expedido el CRP, la Subdirección Financiera comunicará al enlace de cada Subsecretaría, adjuntado copia digital del CRP. No obstante, se dejará un repositorio del CRP en la carpeta DRIVE dispuesta para tal fin.
● Expedición Consecutivos Resolución de Pago Pasivos Exigibles:
Pasos a seguir para la revisión, expedición de consecutivos Resolución de Pago Pasivos Exigibles:
1. Cada uno de los Subsecretarios será responsable de asignar qué abogado (a) hará la revisión del proyecto de Resolución para Pago de Pasivos Exigibles.
El abogado(a) solicitará la información requerida (contrato, factura, CDP, Predis, entre otros) para verificar la información de la mencionada resolución.
2. Una vez que se cuente con la aprobación del abogado(a) designado(a), éste(a) deberá solicitar la aprobación o firma del Ordenador del Gasto, de acuerdo a lo establecido en esta circular.
3. Obtenida la aprobación del Ordenador del Gasto, el abogado deberá coordinar con el personal administrativo la expedición del consecutivo para que sea incluido tanto en el documento como en la base de datos donde se llevan los consecutivos.
4. Por último, se deberá remitir el documento para seguir con el procedimiento de expedición del Registro Presupuestal y continuar posteriormente con la radicación del pago.
● Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones PAA:
Los Ordenadores de Gasto deberán enviar correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación Institucional - OAPI, con los memorandos y/o formatos previamente definidos diligenciados en Excel, para proceder con los ajustes al PAA.
D. TRÁMITES ANTE LA SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN JURÍDICA
● Trámites ante la Dirección de Contratación.
Trámites a través de SECOP I: Adiciones, modificaciones y demás trámites contractuales o post-contractuales, que deban surtirse a través de SECOP I, deben ser remitidos escaneados, suscritos por parte del Director, Subdirector o Jefe del área correspondiente al Subsecretario respectivo, quien a su vez, a través de firma electrónica o por correo electrónico, los suscribirá y remitirá al correo de Ana María Martínez, Directora de Contratación, amartinezo@movilidadbogota.gov.co con copia al correo de Jhon Páez de la Dirección de Contratación (japaez@movilidadbogota.gov.co ).
La firma de trámites contractuales o post-contractuales a realizarse a través de esta plataforma se realizará por parte de los Ordenadores del Gasto a través de firma digital o por correo electrónico y por parte de los contratistas a través de correo electrónico mediante el cual manifiestan la aceptación del trámite contractual, siendo responsabilidad de los contratistas ratificar su firma en físico una vez pase la emergencia sanitaria decretada, lo cual debe ser verificado por el supervisor respectivo.
Trámites a través de SECOP II:
Prestaciones de Servicio:
1. Para contratos nuevos el área responsable deberá remitir el memorando de Solicitud de contratación, suscrito por el ordenador del Gasto, a la Directora de Contratación al correo electrónico amartinezo@movilidadbogota.gov.co y japaez@movilidadbogota.gov.co para el correspondiente reparto interno.
2. Los documentos soportes para adelantar la contratación deben ser cargados previamente en la carpeta compartida en DRIVE.
3. En el caso de adición, prórroga o modificación de contratos creados en la plataforma SECOP II el área responsable deberá remitir el memorando de Solicitud suscrito por el ordenador del Gasto, junto con la justificación suscrita por el supervisor del Contrato y el CDP (Cuando aplique), a la Directora de Contratación al correo electrónico amartinezo@movilidadbogota.gov.co y japaez@movilidadbogota.gov.co para el correspondiente reparto interno.
Procesos de Convocatoria Pública:El área responsable deberá remitir el memorando de Solicitud de contratación suscrito por el ordenador del Gasto, el estudio previo, estudio del sector y demás documentos del proceso a adelantar, a la Directora de Contratación al correo electrónico amartinezo@movilidadbogota.gov.co, para el correspondiente reparto interno, quien asignará a un profesional que adelantará el proceso y realizará la revisión de los mismos e interactuará con el enlace del área responsable asignado para tal fin.
En los flujos de aprobación de la plataforma SECOP II se incluirán a los Directores del área responsable, con el fin de que quede la trazabilidad de su aprobación, para posterior suscripción a través de la misma por parte del ordenador del gasto correspondiente.
En caso que la información llegue incompleta, la devolución se hará por correo electrónico a los estructuradores del área responsable.
La Dirección de Contratación recibirá únicamente solicitudes suscritas por parte de los Ordenadores del Gasto dirigidos a Ana María Martínez con todos los soportes del trámite contractual que se requiera. No se aceptará la radicación de ningún documento en físico. En el correo electrónico se debe identificar al enlace de cada área y los datos de contacto. (Correo electrónico y número de celular)
La aprobación de cada una de las etapas se dará mediante el flujo de aprobación establecido en la plataforma del SECOP II, que incluye a los responsables de intervenir en cada una de estas etapas (Directora de contratación, Subdirectores, Directores del área responsable y Ordenador del Gasto).
En caso de requerirse la realización de audiencias de aclaración o de adjudicación, éstas se realizarán de manera virtual a través del link, para lo cual en caso de realizarse la audiencia respectiva se deberá dejar establecido en aviso publicado mediante mensaje público en el proceso en el SECOP II, la solicitud de los correos electrónicos de los interesados en participar en dicha audiencia con el fin de agregarlos en la reunión virtual.
● Trámites ante la Dirección de Normatividad y ConceptosLa Dirección de Normatividad y Conceptos recibirá las solicitudes de conceptos y la elaboración o revisión jurídica de actos administrativos de competencia del Secretario de Despacho.
Estos trámites deberán realizarse enviando la solicitud con los debidos soportes vía correo electrónico, a la Directora de Normatividad y Conceptos al correo electrónico cmontoya@movilidadbogota.gov.co para el respectivo trámite.
La Dirección de Normatividad y Conceptos recibirá las solicitudes que deban adelantarse ante esta Dirección únicamente de correos del Secretario de Despacho, Jefes de Oficina, Subsecretarios, Directores, Subdirectores y Asesores.
A su vez la respuesta a las solicitudes, tanto de conceptos como de elaboración o revisión jurídica de actos administrativos, será enviada desde el correo de la Directora de Normatividad y Conceptos a los correos electrónicos del Secretario de Despacho, Jefes de Oficina, Subsecretarios, Directores, Subdirectores o representantes legales de las Entidades Solicitantes.
● Trámites ante la Dirección de Gestión de Cobro:
Los informes que se requieran para la atención de las tutelas asignadas a la Dirección de Gestión de Cobro, durante el periodo de la contingencia, serán remitidos junto con los soportes, al correo electrónico dispuesto para tal fin tutelassdm@movilidadbogota.gov.co. En atención a que la documentación insumo de los informes deben ser allegadas a la ciudadanía se requiere que la empresa de correspondencia 4-72 facilite todos los medios que garanticen la entrega efectiva de la documentación, la cual debe ser remitida a través de correo electrónico o por los medios digitales disponibles.
● Comité de Conciliación- Dirección de Representación Judicial:
El Comité de Conciliación y Defensa Judicial podrá sesionar en las fechas del cronograma adoptado, de manera virtual, de conformidad a la citación que se remitirá dentro de los plazos previstos, por la aplicación “Meet”, o cualquier otro medio tecnológico que asegure la presencia y votación de los miembros.
La certificación será expedida por correo electrónico al abogado a cargo, por intermedio del abogado de apoyo de la Secretaría Técnica.
E. RESPUESTA A LOS DERECHOS DE PETICIÓN
Los derechos de petición serán respondidos y remitidos de manera electrónica siempre y cuando se cuente con el correo electrónico autorizado por el peticionario, en caso contrario se realizará el envío correspondiente de manera física a través de la empresa de correspondencia 4-72.
Para el caso de los procesos contravencionales, podrá autorizarse el retiro de los expedientes por parte de funcionarios y contratistas para ser adelantados domiciliariamente. Igualmente, previa autorización del Directivo correspondiente, podrá disponerse del ingreso remoto a los aplicativos SICON gerencial y SIMUR a los contratistas y funcionarios que así lo requieran.
F. TRÁMITES Y GESTIONES ANTE EL CONCEJO DISTRITAL Y EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA - PROPOSICIONES Y PROYECTOS DE ACUERDO
● Trámite de proposiciones:
Se remitirá mediante correo electrónico el cuestionario de la mencionada proposición a los Subsecretarios y a los “enlaces” de las dependencias involucradas, para que en el término de un (1) día, se tramite la respuesta respectiva. Se colgará en un drive el archivo respectivo para que las respuestas sean trabajadas de manera compartida y en tiempo real, con el fin de lograr una coordinación de todas las respuestas, y que el documento pueda ser consultado en todo momento.
Una vez la respuesta haya sido incluida en el documento respectivo, se deberá enviar una notificación vía correo electrónico (pvargas@movilidadbogota.gov.co, jvives@movilidadbogota.gov.co y acriales@movilidadbogota.gov.co) donde se manifiesta por el Subsecretario respectivo que la respuesta ya está incluida y revisada. Una vez se cuente con todas las respuestas de la proposición se procederá a la revisión y correcciones (en caso de ser necesarias) dentro del siguiente día. Dichas correcciones se comunicarán por correo electrónico a las áreas para que puedan trabajar en el documento compartido.
En caso de necesitar más tiempo, el Subsecretario respectivo deberá informar oportunamente mediante correo electrónico esta necesidad, para proceder con las acciones pertinentes y solicitar prórroga al Concejo de Bogotá.
Una vez se cuente con el documento final, el Subsecretario remitirá su visto bueno mediante correo electrónico a los siguientes correos: jvives@movilidadbogota.gov.co, acriales@movilidadbogota.gov.co y jabril@movilidadbogota.gov.co para posterior revisión y remisión para firma del Secretario de Movilidad.
● Trámite para proyectos de Acuerdo:En tratándose de la solicitud de emisión de comentarios a los Proyectos de Acuerdo, se solicitará pronunciamiento mediante correo electrónico a las Subsecretarías y/u Oficinas Asesoras competentes para dar respuesta, así como a la Subsecretaría de Gestión Jurídica de la SDM.
El plazo máximo para recibir la respuesta por parte de las dependencias competentes será de cuatro (4) días contados a partir del recibo de la solicitud (teniendo en cuenta que la entidad sólo tiene ocho (8) días para dar respuesta).
Una vez se reciban los comentarios de la Subsecretaría técnica respectiva y de la Subsecretaria de Gestión Jurídica, en el formato establecido para la emisión de comentarios a proyectos de acuerdo (y en Word modificable), se consolidará la respuesta en el formato respectivo por parte del Grupo Concejo del Despacho y se remitirá a los Subsecretarios intervinientes y enlaces designados, para su revisión final y/o ajustes. Esta revisión final y/o correcciones se deberá hacer en un término máximo de dos (2) días.
Una vez se cuente con el documento final, el Subsecretario remitirá su visto bueno mediante correo electrónico a los siguientes correos: pvargas@movilidadbogota.gov.co, jvives@movilidadbogota.gov.co, acriales@movilidadbogota.gov.co y jabril@movilidadbogota.gov.co para posterior revisión y remisión para firma del Secretario de Movilidad.
G. PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE CUENTAS
a. Condiciones generales para el pago a contratistas de bienes y servicios personas naturales y jurídicas:
1. Bitácora de operación: Cada supervisor deberá llevar una bitácora con el registro de las operaciones que se generen durante la contingencia. La Subdirección Financiera comunicará el vínculo para acceder a dicha bitácora.
2. La Subdirección Financiera, creará una carpeta compartida para la custodia de los certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas por prestación de servicios y de apoyo a la gestión y sus respectivos soportes.
3. Por parte de la Subdirección Financiera se establecerá derecho al turno conforme la llegada de los correos electrónicos de los supervisores y el registro de la bitácora de operaciones.
4. Validación de la información: Una vez los colaboradores estén ubicados en su área de trabajo al interior de la Entidad, deberán validar que la información física sea coherente con la que registraron durante la época de la contingencia, para esto deberán utilizar las bitácoras de operación.
b. Proceso de radicación, revisión y trámite del pago de las cuentas a contratistas de prestación de servicios personas naturales:
1. Recibo y radicación de certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas y soportes: cada contratista deberá enviar al correo electrónico de su supervisor en los formatos dispuestos para ello el certificado de supervisión e informe de actividades por prestación de servicios junto con los soportes respectivos consolidados en un (1) formato PDF (el cual por la contingencia no requerirá firma física, sin embargo, una vez superada la declaratoria de emergencia sanitaria, los contratistas deben ratificar con su firma física el informe de actividades y el de supervisión, emitidos mediante correo electrónico a sus supervisores).
Se recuerda al supervisor que para los casos en que el contrato se haya suscrito por SECOP II deberán revisar que los soportes (certificado de supervisión e informe de actividades) se encuentren subidos en dicha plataforma.
2. Radicación de cuentas (ventanilla virtual): cada supervisor deberá revisar los documentos y enviar aquellos cuyo trámite de pago apruebe, a través de la bitácora creada para la radicación de cuentas.
Se entenderán por aprobados por parte del Supervisor, todos los certificados de supervisión, facturas e informes de actividades de los contratistas por prestación de servicios junto con sus soportes respectivos que adjunte y relacione en el envío desde la bitácora.
Los contratistas responsables de IVA deberán adjuntar la factura debidamente firmada, sin que sea necesaria la firma del supervisor, atendiendo a lo señalado en el párrafo anterior.
3. Devolución de certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas por prestación de servicios junto con sus soportes respectivos: Una vez revisados los documentos por parte de la Subdirección Financiera y si hubiere lugar a devolución, éstos serán notificados y devueltos (adjuntando el PDF) a los supervisores en el formato establecido para Cuentas Devueltas con sus respectivas causales de devolución. Una vez se hayan realizado los cambios, el supervisor repetirá el trámite descrito previamente.
4. Trámite del pago: La Subdirección Financiera adelantará la revisión de los certificados de supervisión e informes de actividades de los contratistas y el respectivo trámite de elaboración de causación y orden de pago.
5. Firma de las planillas de envío: La Subdirección Financiera remitirá la planilla existente denominada “REPORTE GENERAL PLANILLA” a cada Subsecretaría (Ordenador del Gasto) a través de correo electrónico, para que autoricen con la firma digital el pago de las cuentas allí relacionadas.
6. Para la solicitud de paz y salvos, se debe agotar el siguiente procedimiento durante la cuarentena:
(i) La solicitud de paz y salvo, deberá realizarla el supervisor indicando el nombre y cédula del contratista que termina el contrato, informando la sede en la que estaba prestando el servicio.
(ii) Esta solicitud deberá ser enviada a los siguientes correos:
● Para sede Calle 13 a la servidora Liliana Santacruz al e-mail lsantacruz@movilidadbogota.gov.co
● Para sede Paloquemao al servidor Raúl Acosta al e-mail racosta@movilidadbogota.gov.co
●
(iii)
4. Finalmente una vez revisadas la entrega de bienes, se expedirá el certificado de recibido a satisfacción y se enviará por correo al contratista.
c. Proceso de radicación, revisión y trámite del pago de las cuentas a proveedores de bienes y servicios personas jurídicas:
1. Los supervisores deberán alimentar la bitácora con las operaciones generadas por la contingencia para el pago a Proveedores, de la misma manera que diligencian los pagos a contratistas de prestación de servicios.
2. Las cuentas de los proveedores deberán estar soportadas por la factura ACEPTADA por el Supervisor o Interventor - (Aceptación que se entiende realizada con el correo electrónico del supervisor). Adicionalmente se deberá indicar en el certificado de supervisión o interventoría en las observaciones que la factura está ACEPTADA.
3. Para los casos en donde se requiera Ingreso a Almacén, el Supervisor o Interventor deberá remitir copia del correo de Ingreso a Almacén dentro de los demás soportes.
4. Para el pago de Pasivos Exigibles, el supervisor deberá soportar la respectiva resolución de aprobación de dicho pago dentro de los soportes.
5. En casos de devolución, se realizará el mismo procedimiento que se ha venido realizando, adjuntando la cuenta con sus respectivos soportes en PDF.
H. REUNIONES
Mientras dure el periodo de cuarentena y declaratoria de emergencia sanitaria, todas las reuniones deberán ser virtuales y de las mismas se dejará constancia en los formatos de Gestión de Calidad, subidos a la Intranet para el caso de reuniones con externos a la entidad.
Todas las reuniones se efectuarán por videoconferencias a través del correo institucional del funcionario a cargo del proyecto y correo personal de los asistentes a la reunión. No se efectuará atención de reuniones presenciales en las instalaciones de la Entidad.
I. TELETRABAJO Y TRABAJO EN CASA
Durante el tiempo que dure el aislamiento preventivo obligatorio decretado por el Gobierno Nacional, se otorga, como regla general, la modalidad de teletrabajo extraordinario a los servidores públicos como medida transitoria y excepcional de carácter preventivo para la contención del virus COVID-19 conforme a la cuarentena total en Colombia ordenada por el Presidente de la República, para lo cual se deberán definir con los jefes inmediatos las actividades puntuales que cada persona va a realizar, los productos a entregar y los tiempos de entrega.
Todos los directivos podrán incluir en el plan de trabajo con funcionarios la participación en los cursos virtuales ofrecidos por el Departamento Administrativo del Servicio Civil utilizando la plataforma PAO. La Dirección de Talento Humano recordará la oferta de cursos disponibles.
Igualmente, todas las personas podrán hacer uso de la plataforma PAO para cursos de herramientas tecnológicas que pueden ayudar en el teletrabajo o trabajo en casa.
Supervisión de Contratos:
La entrega de productos y desarrollo de obligaciones establecidas en el contrato se acordarán con el supervisor respectivo.
Los contratistas se mantendrán en contacto con sus supervisores por los medios tecnológicos dispuestos por la Entidad o teléfono, a fin de dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en sus contratos. Compensatorios:
A partir de la fecha y por el tiempo que dure el aislamiento preventivo obligatorio decretado por el Gobierno Nacional, a los conductores de planta que tengan días compensatorios pendientes por disfrutar, se les otorgarán éstos, toda vez que las funciones del empleo que desempeñan no pueden realizarse bajo la modalidad de teletrabajo o trabajo en casa.
J. RADICACIÓN DE ESTUDIOS DE TRÁNSITO
Radicación de Estudios de Tránsito para proyectos de infraestructura en la Ciudad:
Para la radiación de estudios, en cuanto a la situación actual de la ciudad, en el entendido de un cierre de la correspondencia en las Entidades Distritales, se podrá realizar la radicación virtual de la solicitud de la siguiente manera:
i. Se podrá realizar la radicación virtual a través de la Ventanilla Única de la Construcción - VUC, administrada por la Secretaría Distrital de Hábitat (www.habitatbogota.gov.co/ventanillaconstruccion) para optimizar la cadena de trámites de urbanismo y construcción. A su vez, es necesario el envío de la información a los correos a continuación:
➔ Proyectos para desarrollos urbanísticos y arquitectónicos:
apherrera@movilidadbogota.gov.co con copia a jagonzalezm@movilidadbogota.gov.co
➔ Proyectos de Infraestructura a cargo de Entes Distritales: lsuarez@movilidadbogota.gov.co con copia a jagonzalezm@movilidadbogota.gov.co
ii. En caso de presentar problemas con la Ventanilla Única de la Construcción - VUC- la radicación se puede hacer directamente a los correos mencionados, sin embargo, se debe notificar de forma clara las dificultades del uso de la herramienta VUC.
iii. La radicación virtual debe presentar:
➔ Oficio de radicación y/o atención de observaciones.
➔ Documento de Estudio de Tránsito o Metodología en pdf.
➔ Carpeta de anexos.
IV. Toma de información primaria para los proyectos de la Ciudad.
Con ocasión de la declaratoria de calamidad pública en la ciudad, se debe suspender toda actividad de toma de información en campo, dando alcance al oficio SDM-SI-470-20. Ante la actual coyuntura por las medidas transitorias para atender la calamidad pública debida a la emergencia sanitaria (COVID-19), no se considera válido tomar información dentro de las fechas establecidas en el oficio citado anteriormente, dado que las fechas del calendario escolar han sufrido modificaciones y la condición de confinamiento imponen condiciones atípicas en el comportamiento del tránsito hasta tanto se levante la emergencia sanitaria en la ciudad.
Por lo anterior, se solicita realizar dicha toma de información una vez se normalice la situación de la ciudad y estos períodos sean definidos por la Secretaría Distrital de Movilidad, teniendo en cuenta que los registros de información primaria tomados en la presente temporada, no reflejan la situación real del sector en evaluación.
No obstante, para los proyectos de infraestructura ejecutados por Entidades Distritales, los cuales por motivos de fuerza mayor no entren en etapa de suspensión y requieren el insumo de información, podrán solicitar a la Entidad el suministro de información de monitoreo de tránsito del sector requerido, y si ésta se encuentra entre los años 2018, 2019 y 2020, podrán presentar a la SDM a través de una propuesta de Metodología tanto para establecer la línea base como para proyectar las estimaciones de demanda del proyecto.
Finalmente se solicita a todos los funcionarios y contratistas cumplir con las medidas estipuladas en el Decreto Distrital 087 del 16 de marzo de 2020, Decreto Distrital 090 del 19 de marzo de 2020, Decreto Distrital 091 del 22 de marzo de 2020, Decreto Nacional 457 del 22 de marzo de 2020, así como las normas que modifiquen estos, los sustituyan o complementen.
JONNY LEONARDO VÁSQUEZ ESCOBAR
Secretario Distrital de Movilidad (E)
|
