RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 10 DE 2020

 

(Marzo 30)

 

DE: GERENCIA GENERAL SECRETARIA GENERAL

 

PARA: EMPLEADOS PUBLICOS, TRABAJADORES OFICIALES

 

ASUNTO: LINEAMIENTOS EN MATERIA CONTRATACIÓN CON OCASIÓN DEL ESTADO DE EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA DERIVADA DE LA PANDEMIA (COVID-19) / SUPERVISIÓN Y PAGO DE CUENTAS DE CONTRATISTAS

 

Que, el artículo 49 de la Constitución Política determina, entre sus aspectos, que toda persona tiene el deber de procurar el cuidado integral de la salud y la de su comunidad y el artículo 95 del mismo ordenamiento, dispone que las personas deben “obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias, ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud”.

 

Que ante la identificación del coronavirus (COVID-19) desde el pasado 7 de enero, se declaró este brote como Emergencia de Salud Pública de importancia Internacional (ESPII) por parte de la Organización Mundial de la Salud, por lo que la Gerencia y la Secretaría General de la Lotería de han implementado medidas para enfrentar el mismo.

 

Que el Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, “Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus”, en la cual se establecieron disposiciones destinadas a la prevención y contención del riesgo epidemiológico asociado al nuevo coronavirus COVID-19.

 

Que la Presidencia de la Republica expidió Decreto 417 del 17 de marzo de 2020 “Por el cual se declara un Estado de Emergencia Económica, social y Ecológica en todo el territorio Nacional”, por el término de treinta (30) días, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa del nuevo coronavirus COVID-19.

 

Que en alocución conjunta televisada del Presidente de la República, la Alcaldesa Mayor de Bogotá, en la cual estuvo presente el Gobernador de Cundinamarca, el 21 de marzo de 2020, declararon, por parte del presidente: “hemos concertado que la idea es empatar esas dos medidas, la idea es que podamos darle continuidad” (…) “ para que sigamos de manera continua este ejercicio, obviamente con los lineamientos que son claros permitiéndole a la ciudadanía con estricto cumplimiento de medidas específicas para que pueda acceder a la adquisición de alimentos, de medicamentos, que pueda ir a las farmacias, que pueda por su puesto también tener espacios, restringidos, pero espacios que son claros para el acceso a servicios esenciales, esto nos permitirá a nosotros hacer un ejercicio de aislamiento preventivo obligatorio, sumado a este simulacro y que nos tiene que llevar al objetivo como país de aplanarle la curva a esa pandemia, que quiere decir aplanarle la curva, quitarle la velocidad de expansión ” (…); por parte de la Alcaldesa se indicó: “hemos tomado la decisión con el señor Gobernador de Cundinamarca de extender la vigencia de nuestros decretos de simulacro obligatorio del lunes a la media noche al martes a la media noche, se extiende por 24 horas más la vigencia de los decretos de simulacro que hemos expedido en Bogotá en Cundinamarca y normas similares que ha expedido el Gobernador del Meta y el Gobernador de Boyacá, esta fue una medida de simulacro que hicimos en conjunto porque somos una misma región la “Bogotá Región”, pero además la región central de Colombia y teníamos que evitar que hubiera una dispersión de esfuerzos”.

 

Mediante la expedición del Decreto 457 del 22 de marzo de 2020 “Por el cual se imparte instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público”; en el cual se ORDENÓ:

 

“(…) 1 Aislamiento. Ordenar el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia a partir de las cero horas (00:00 am) del 25 marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00 am) del día 13 de abril de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19.

 

Para efectos de lograr el efectivo aislamiento preventivo obligatorio se limita totalmente la libre circulación de personas y vehículos en el territorio nacional, con las excepciones previstas en el artículo 3 del presente Decreto (...)”

 

Que el Departamento Nacional de Planeación a través de Decreto No.440 de 2020 "Por el cual se adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COV/D-19"; se dictaron lineamientos en contratación y tomaron algunas medidas en materia de contratación estatal, con la finalidad de prevenir la propagación de la pandemia, mediante el distanciamiento social, acudiendo a la realización de audiencias públicas electrónicas o virtuales, fortaleciendo el uso de las herramientas electrónicas, de manera que se evite el contacto entre los participantes en los procesos de contratación, pero sin afectar la publicidad y la transparencia; propósito que también se debe cumplir en la realización de las actuaciones contractuales sancionatorias, que deben incorporar medios electrónicos para evitar el contacto físico, pero que garanticen el debido proceso y el derecho de defensa, entre otros.

 

Conforme a lo anterior, la Lotería de Bogotá informa las medidas y lineamientos en materia de contratación y supervisión contractual, con la finalidad de contribuir al esfuerzo colectivo de prevenir la propagación del virus Coronavirus “COVID19”, mediante el distanciamiento social, garantizando así, la debida protección de la salud de los trabajadores oficiales, empleados públicos y contratistas, de la siguiente manera:

 

MEDIDAS Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN Y SUPERVISIÓN CONTRACTUAL

 

1. Procesos licitatorios, Invitación Abierta, Invitación privada, Invitación Directa, para no paralizar la ejecución del gasto. La Lotería de Bogotá permitirá la celebración de audiencias públicas virtuales, entrega de propuestas de manera virtual a través de email y de la plataforma transaccional “SECOP II” garantizando la libertad de concurrencia de los proponentes para no paralizar el mercado de compras estatales y brindarle continuidad a los procesos de selección en el entendido que se requiere ejecutar recursos; siempre que la contratación de bienes o servicios contemplen estas modalidades; así como se debe verificar en el marco de las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional a través del Decreto 457 de 2020, la necesidad, conveniencia, fines propuestos por la contratación; análisis de mercado, para lo cual también se deberá tener en cuenta lo registrado en plan anual de adquisiciones en cuanto a valor, cuantía, plazo y si el mismo requiere actualización.

2. Suspensión de los procedimientos para selección de contratistas y revocatoria los actos de apertura: Teniendo en cuenta el estado de emergencia podrán suspender los procedimientos de selección que se encuentre en curso; por tal razón se debe verificar si realmente se sigue contemplando esa necesidad, su conveniencia y los fines propuestos con la contratación, para lo cual también se deberá tener en cuenta en el plan anual de adquisiciones el valor, cuantía, plazo y si el mismo requiere actualización

 

En caso de suspensión de procesos de selección de contratistas, se informa que contra este acto administrativo no proceden recursos.[1]

 

3. Utilización de los Instrumentos de agregación de demanda: Se sugiere adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes, mediante la compra por catálogo derivado de los Acuerdos Marco de Precios vigentes y dispuestos en la Tienda Virtual del Estado Colombiano de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, revisando costo beneficio de acuerdo a las características y necesidades de la Lotería.

 

4. Adquisición en grandes superficies: Cuando se trate de la adquisición de bienes relacionados con la emergencia, se podrán adquirir mediante el instrumento de agregación de demanda de grandes superficies, en cuyo caso el valor de la transacción podrá ser hasta por el monto máximo de la menor cuantía de la respectiva de la Lotería de Bogotá.

 

5. Contratación de urgencia: Con ocasión de la declaratoria de estado de emergencia económica, social y ecológica y teniendo en cuenta que Lotería de Bogotá es una entidad con régimen especial podrá contratar de manera directa el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro, con el objetivo de prevenir, contener y mitigar los efectos de la Pandemia del coronavirus COVID-19; no obstante, se debe motivar y realizar el estudio de mercado, y ponderar calidad y precio.

 

6. Modificación de contratos: Para la modificación de contratos, que impliquen adición y prórroga se debe verificar en el marco del Decreto 457 de 2020, la necesidad, conveniencia, fines propuestos por la contratación, posibilidad de ejecución, análisis de mercado, presupuesto, para lo cual también se deberá tener en cuenta lo registrado en el plan anual de adquisiciones en cuanto a valor, cuantía, plazo y si el mismo requiere actualización.

 

7. Supervisión de Contratos: En desarrollo del Estado de Emergencia, los supervisores de los contratos vigentes verificarán de acuerdo al objeto y obligaciones del mismo, que sea posible su ejecución en el marco de las medidas adoptadas Decreto 457 de 2020; para lo cual organizarán el uso de tecnologías de la información para el seguimiento a la ejecución y el reporte de actividades, en concordancia con el Manual de Contratación Vigente de la Lotería de Bogotá; así como lo establecido en el Artículo 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

 

Así mismo, se solicita a los supervisores, que mediante correo electrónico informen a la Secretaría General el 31 de marzo de 2020, cuales contratos a la fecha se encuentran vigentes, de los que son supervisores; así como de las actas de suspensión por mutuo acuerdo y de apoyo a la gestión quedaron perfeccionadas al 27 de marzo de 2020, relacionadas con contratos de prestación de servicios de la siguiente manera:

 

· Numero de Contrato

 

· Objeto

 

· Contratista

 

· Plazo

 

Resulta pertinente indicar que, a través de correo electrónico del 24 de marzo de 2020, se adjuntó relación de contratos y guía de Acta de Suspensión, para el trámite correspondiente, la cual de acuerdo al literal e) del numeral 8.4. de la Norma Complementaria 6 SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA CONTRATACIÓN, para apoyar la supervisión, la misma debe ser suscrita por el supervisor del contrato y el contratista, para lo cual se debe tener en cuenta:

 

· Conforme al literal f) del numeral 8.4. de la norma complementaria del Manual de Contratación vigente, se deben señalar los motivos que generan la suspensión del contrato, con la justificación de la misma; justificación que se expresa en relación con las motivaciones de orden púbico que ya se encuentran expuestas en el acta guía que remitió la Secretaria General el 24 de marzo a través de correo electrónico, las cuales se deben complementar con la validación por parte de la supervisión de acuerdo con el objeto, obligaciones contractuales y fines propuestos con la contratación; respecto de la imposibilidad de ejecutar el contrato en casa y a través del uso de tecnologías de la información.

 

· Para el trámite oportuno y gestión de la información citada en las actas de suspensión por mutuo acuerdo, aplica la corresponsabilidad de los servidores públicos de los distintos niveles y grados que tienen a su cargo la supervisión; así como de los contratistas que intervienen en la revisión del prenombrado trámite, toda vez que la gestión y aporte de la información administrativa es necesaria para la eficiente y eficaz realización de las actividades y funciones delegadas a los empleados públicos del nivel directivo.

 

· El acta de suspensión para control de legalidad, debe enviarse a la Secretaría General a través de Correo electrónico con el fin de realizarse el Control de Legalidad, con copia a los correos electrónicos de los abogados Natalia Russi natalia.russi@loteriadebogota.com, María Camila Arroyave maria.arroyave@loteriadebogota.com y Oscar Álvarez, oscar.alvarez@g.loteriadebogota.com ; así como al secretaria de despacho Martha Castiblanco martha.castiblanco@loteriadebogota.com. Lo anterior, para realizar reparto, control y seguimiento.

 

· Una vez realizado inicialmente el control de legalidad por parte de los abogados de la Secretaría General y con posterioridad por la Secretaria General; el contenido del acta debe ser enviada a través de correo electrónico a la dirección de correo electrónico del contratista, señalada en el acta en el acápite de firmas , el mensaje de datos correo electrónico se debe remitir indicando tanto en el acta anexa , como en el correo electrónico que: se remite en los términos del literal a) del artículo 2 y artículo 6 de la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”

 

· El Contratista, por solicitud del supervisor deberá remitir mediante correo electrónico al supervisor del contrato, la manifestación por escrito de la aceptación del contenido de lo acordado en el Acta de Suspensión, con el compromiso de las partes de suscribir el impreso una vez se superen las medidas adoptadas mediante Decreto 457 de 2020.

 

Una vez finalizado por las partes el proceso de acuerdo y suscripción electrónica del Acta de Suspensión, se debe informar al despacho de Secretaría General, reenviando el correo de aceptación junto con documento en “pdf” con copia a los correos electrónicos de los abogados Natalia Russi natalia.russi@loteriadebogota.com, María Camila Arroyave maria.arroyave@loteriadebogota.com y Oscar Álvarez, oscar.alvarez@g.loteriadebogota.com ; así como a la secretaria de despacho Martha Castiblanco martha.castiblanco@loteriadebogota.com . Lo anterior, para realizar, control, seguimiento y actualización de bases de datos.

 

· Cualquier información o asesoría contractual-Jurídica, respecto a la elaboración o condiciones contractuales para la suspensión, deberán enviarse al correo electrónico de la Secretaria General, con copia a la secretaria de despacho Martha Castiblanco martha.castiblanco@loteriadebogota.com, para ser atendidas por el profesional del área asignado.

 

8. Contratos de Prestación de servicios y de apoyo a la Gestión: En cumplimiento al Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”, para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se debe tener en cuenta lo establecido en el numeral 7 de la presente circular.

 

No obstante a lo anterior, la Lotería de Bogotá en cumplimiento de la precitada norma establece una nueva condición para aquellos contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión que no se puedan ejecutar dentro periodo de “aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia”[2], y que solo se pueden realizar de manera presencial o debido al objeto y obligaciones del mismo no es posible cumplir con las mismas.

 

Para lo cual, se suspenderán parcialmente las obligaciones de las partes para los mismos, las cuales se encuentran relacionadas con:

 

· Por parte de la Lotería: El reconocimiento de los honorarios por parte de la Lotería de Bogotá, para aquellos contratistas que no puedan ejecutar sus actividades contractuales desde casa y que estén dentro de esta causal continuarán percibiendo el valor de los honorarios durante el período de aislamiento preventivo obligatorio, previa verificación por parte del supervisor de la cotización al Sistema General de Seguridad Social.

 

· Por parte del Contratista: El pago Sistema General de Seguridad Social

 

Lo anterior de conformidad con el artículo 16 del Decreto 491 de 2020, el cual señala:

 

“(…) Artículo 16. Actividades que cumplen los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Durante el período de aislamiento preventivo obligatorio las personas naturales vinculadas a las entidades públicas mediante contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, continuarán desarrollando sus objetos y obligaciones contractuales mediante trabajo en casa y haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Aquellos contratistas cuyas obligaciones sólo se puedan realizar de manera presencial, continuarán percibiendo el valor de los honorarios durante el período de aislamiento preventivo obligatorio, previa verificación por parte del supervisor de la cotización al Sistema General de Seguridad Social. Esto sin perjuicio de que una vez superados los hechos que dieron lugar a la Emergencia Sanitaria cumplan con su objeto y obligaciones en los términos pactados en sus contratos. (…)” (Negrilla fuera del texto.)

 

Esto sin perjuicio de que una vez superados los hechos que dieron lugar a la Emergencia Sanitaria cumplan con su objeto y obligaciones en los términos pactados en sus contratos.

 

Así las cosas, para el contratista que no pueda cumplir con sus obligaciones contractuales desde casa, se tramitará la suspensión parcial del contrato, y el contratista para el pago de sus honorarios solo deberá cumplir con el literal C del numeral 9 de la presente circular.

 

Para los contratos que cumplen los términos del Artículo 16 Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, es decir aquellos que se realizará supervisión parcial, para lo cual la Secretaria General remitirá acta guía a través de correo electrónico el 30 de marzo de 2020, para que se tramite a la mayor brevedad posible.

 

9. Procedimiento para el pago de contratistas del Estado: para el trámite y pago de facturas y cuentas de cobro de los contratistas, se implementan mecanismos electrónicos en concordancia con lo establecido  literal a) del artículo 2 y artículo 6 de la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”; sin perjuicio de lo establecido en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario; para lo cual el contratista debe:

 

· Enviar al correo institucional del supervisor del contrato, los siguientes documentos convertidos PDF, con la firma “Original impreso firmado por”

 

a) Cuenta de cobro o factura, según el régimen tributario correspondiente en la RUT.

 

b) Informe de actividades del contratista, debidamente aprobado por el Supervisor del contrato.

 

c) La planilla de pago correspondiente al Sistema de Seguridad Social Integral del contrato de conformidad con el Decreto 1273 de 2018.

 

· La Lotería de Bogotá realizará el pago, previo cumplimiento de las obligaciones contractuales dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de presentación de la factura o cuenta cobro, siempre y cuando esta se presente dentro de los 5 días siguientes a la fecha del periodo certificado.

 

· Los contratistas se comprometen a remitir y suscribir los documentos para pago una vez se superen las circunstancias establecidas en el Decreto 457 de 2020.

 

· Los supervisores, deben tramitar las firmas de las actas y de los documentos necesarios para el pago de los contratistas, una vez se levanten las medidas establecidas en el precitado decreto.

 

10. Contratos de prestación de servicios administrativos: los contratos de prestación de servicios administrativos suscritos con personas jurídicas cuyo objeto consiste en vigilancia, aseo y/o cafetería, no serán suspendidos mientras dure el aislamiento preventivo obligatorio. Para que se efectué el pago a las empresas contratistas, estas deberán certificar el pago de nómina y Seguridad Social a los empleados que se encuentran vinculados al inicio de la emergencia sanitaria; Lo anterior de conformidad con el artículo 17 del Decreto 491 de 2020.

 

Así las cosas, para el pago de la factura o cuenta de cobro el contratista deberá enviar al correo institucional del supervisor del contrato, los documentos convertidos PDF, con la firma “Original impreso firmado por” , enunciados así:

 

a) Cuenta de cobro o factura, según el régimen tributario correspondiente en la RUT.

 

b) Certificado del pago de nómina y Seguridad Social a los empleados que se encuentran vinculados a la empresa contratista.

 

c) Y demás documentos que el supervisor considere necesario

 

Los contratistas se comprometen a remitir y suscribir los documentos para pago una vez se superen las circunstancias establecidas en el Decreto 457 de 2020.

 

11. Reporte a la Aseguradora de Riesgos Laborales. La Unidad de Talento Humano de la Lotería de Bogotá reportará a las respectivas Aseguradoras de Riesgos Laborales la lista de la totalidad de funcionarios públicos, trabajadores oficiales y contratistas que durante el período de aislamiento preventivo obligatorio están prestando sus servicios a través de teletrabajo o trabajo en casa.

 

Nota 1: Las anteriores medidas se mantendrán vigentes o se modificaran hasta tanto duren las causas que le dieron origen o se disponga lo pertinente por las autoridades competentes.

 

Nota 2: El contenido de la presente circular se comunica a través de correo electrónico a las direcciones electrónicas de los trabajadores en mensaje de datos; así como se dispone su publicación en la página “web” de la Lotería de Bogotá, en los términos del literal a) del artículo 2 y artículo 6 de la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”

 

LUZ MARY CARDENAS HERRERA

 

GERENTE GENERAL

 

JENNY ROCÍO RAMOS GODOY

 

SECRETARIA GENERAL

 

Revisó: Jenny Rocío Ramos Godoy – Secretaria General

Elaboró: María Camila Arroyave (Contrato No.07 de 2020)

 

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