RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte ¿IDRD recibió del Departamento Administrativo de la Función Pública el bien inmueble en donde tiene actualmente ubicada su sede denominado anteriormente "club de Empleados Oficiales" conforme con el Convenio interadministrativo de comodato de fecha agosto 1 de 1991,

Que nuevamente entre las mismas partes y con el mismo objeto se celebró el Convenio interadministrativo de comodato y colaboración No. 00250 de agosto 1 de 1999, el cual ha sido prorrogado y modificado posteriormente.

Que las áreas entregadas a título de comodato por el Departamento Administrativo de la Función Pública al IDRD en el mencionado inmueble corresponden a la Sede Social y Administrativa, tales como oficinas, salones, zonas de servicio y otras.

Que tal inmueble tiene en su haber salones que pueden ser destinados al desarrollo de diferentes actividades de carácter académico, cultural, y artístico, entre otros, así como eventos afines a su campo misional, con los cuales se puede generar ingresos económicos para el Instituto.

Que para efectos de determinar el adecuado uso y explotación de dicho bien, en los términos atrás indicados, es pertinente su aprovechamiento económico de corto plazo a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, lográndose de esta forma ingresos para el Instituto.

Que para efectos de sujetar el uso del bien en mención, en términos de racionalidad y eficiencia, es necesario fijar las tarifas y condiciones correspondientes.

Que igualmente, es pertinente fijar responsabilidades claras en la administración y supervisión del uso de los mencionados salones para lo cual se efectuarán las delegaciones y desconcentraciones que en esta resolución se señalan conforme a la Ley 489 de 1998.

Que mediante las Resoluciones números 434 de 2002, 480 de 2002, entre otros fija el reglamento, trámite y obligaciones de los contratistas, no obstante, es necesario recoger en un solo documento todo lo relacionado con la explotación económica de este Salón e igualmente reglamentar otros aspectos del mismo asunto.

Por las anteriores consideraciones se:

ARTICULO 1.- Adoptar el Reglamento de Tarifas y Condiciones para el aprovechamiento económico del Salón Principal del IDRD, conforme se establece a continuación:

ARTICULO 2.- DEL REGIMEN DE LOS EVENTOS, ACTOS Y CONTRATOS: Los eventos, actos y contratos que determinen el uso de los salones de eventos del IDRD se someten en todo al contrato de comodato suscrito con el Departamento Administrativo de la Función Pública, las normas legales, estatutarias o reglamentarias y el marco jurídico propio del Instituto.

ARTICULO 3.- DE LOS EVENTOS: El uso de los Salones de Eventos estará enmarcado dentro del siguiente tipo de actividades: Académicas (Seminarios, Congresos, conferencias, foros, simposios), culturales (muestra y exhibiciones de danza, música, teatro, pintura, escultura, y afines), comerciales (ferias comerciales, promociónales, desfiles de modas y afines), sociales (homenajes, aniversarios, premiaciones) y todas aquellas propias de los eventos socioculturales.

ARTICULO 4.- TIPOS DE USO. Los Salones de Eventos del IDRD tendrán dos tipos de uso:

1) Institucional: Es el uso dado por las diferentes dependencias del IDRD, el cual no genera ingreso de ningún tipo ni requiere de contrato o acto administrativo diferente de la autorización pertinente.

2) Externo: Corresponde al uso de los salones de eventos del IDRD por parte de persona naturales o jurídicas, públicas o privadas, ajenas al instituto las cuales siempre generarán un ingreso. La forma jurídica bajo la cual se permitirá el uso de los salones en esta modalidad será la de contrato de aprovechamiento económico a corto plazo.

ARTICULO 5.- DEL USO INSTITUCIONAL. Cuando alguna dependencia del IDRD requiera de disponer de los salones de eventos, deberá, por lo menos con tres (3) días hábiles de anticipación, elevar, a través de la Subdirección, Jefatura de Oficina Asesora o Secretaría General, respectiva, la solicitud dirigida a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera, especificando claramente la necesidad de salón, el tipo de evento, numero de asistentes, fecha para la cual se requiere y horas en que será utilizado. La Subdirección Técnica Administrativa y Financiera deberá, dentro del día hábil siguiente a la solicitud informar al solicitante la decisión que solo puede ser de autorización o no y las condiciones, en caso de respuesta positiva.

PARÁGRAFO 1: Bajo ninguna circunstancia la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera podrá destinar para su uso y el de las dependencias adscritas a la misma, salones de eventos del instituto por mas de dos (2) veces al mes.

PARÁGRAFO 2: Ninguna Subdirección, Oficina Asesora o la Secretaría General podrá usar los salones de eventos del Instituto por mas de tres (3) veces en el mes.

ARTICULO 6.- USO EXTERNO. Para el uso externo de los salones de eventos del IDRD el interesado deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Dirigir comunicación escrita a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera, la cual deberá formularse con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles a la fecha de realización del evento y dicha solicitud deberá especificar lo siguiente:

a. Nombre de la persona o entidad responsable

b. Naturaleza del evento a realizarse

c. Día, hora y duración del evento

d. Número aproximado de asistentes.

La Subdirección Técnica Administrativa y Financiera dará respuesta dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, en la que se comunicara la disponibilidad de los salones, tarifas y las condiciones a cumplir.

PARÁGRAFO 1. En caso de que el evento sea requerido por una entidad pública, deberá adjuntarse la orden de servicio y certificando la disponibilidad presupuestal en que se ampare el pago.

ARTICULO 7.- DE LAS SOLICITUDES DE COTIZACIÓN: Cuando una persona requiera el uso externo de los salones de eventos del IDRD para efectos de cotización, deberá dirigir comunicación escrita a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera con una antelación mínima de diez (10) días calendario a la celebración del evento. Toda solicitud de cotización ha de venir con nombre del solicitante, dirección, teléfono y deberá indicar de manera clara la necesidad de salón, el tipo de evento, numero de asistentes, fecha para la cual se requiere y horas en que será utilizado.

ARTICULO 8.- PAGO DEL SALON: El contratista deberá cancelar la totalidad del valor estipulado en el contrato antes de la iniciación del evento.

PARAGRAFO. En caso de que el salón contratado sea utilizado en forma intermitente y por períodos que impliquen cambio de mes calendario, se podrán pactar formas de pago por instalamentos y de manera anticipada.

ARTICULO 9.- RESPONSABLE DEL EVENTO. La realización de todo evento exigirá de un responsable, de su control y desarrollo por parte de la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera del I.D.R.D. El encargado se denominará coordinador y asumirá las funciones necesarias para el apoyo logístico contratado.

Por su parte el contratista designará con antelación, dejando constancia de ello en el contrato correspondiente, la persona o personas que en su representación tendrán a cargo el control y ejecución del evento.

ARTICULO 10.- OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA. El contratista a que se refiere el presente Reglamento se obliga, además de las responsabilidades propias y de las que en forma específica se acuerden en cada caso, a:

a. Utilizar las instalaciones según su naturaleza y condiciones propias, respetando las zonas y espacios comunes.

b. Acatar los términos contractuales convenidos.

c. Informar cualquier dificultad o inconveniente que se presentare en la ejecución del contrato, en forma oportuna.

d. Respetar el desarrollo de eventos que se presten en forma simultanea.

e. Colaborar en el mantenimiento de las condiciones de seguridad de las zonas y escenarios.

f. Impedir el deterioro de las zonas o escenarios en los que se desarrolle el evento y controlar al personal que tome parte en el mismo.

g. Dar adecuado y técnico uso a los equipos y ayudas que se suministren para él desarrollo del evento y abstenerse de movilizar o adaptar los mismos sin el consentimiento de los encargados por parte del I.D.R.D.

h. Cumplir con los requerimientos de seguridad industrial, plan de emergencias, publicidad, especificaciones sobre instalaciones y sonido y demás instrucciones generales de este Reglamento o determinadas por el I.D.R.D., contenidas en el anexo de prevención de emergencias que hace parte integral de esta resolución.

i. Cumplir y acreditar los requisitos, permisos, licencias y pago de impuestos que se requieran y sean exigidos por las autoridades competentes públicas para la realización del evento, de manera particular en el caso de los que puedan considerarse espectáculos públicos.

j. Presentar antes de la realización del evento, la relación de equipos, comidas, y bebidas entre otros que ingresarán al salón.

k. Asumir de manera autónoma, no solidaria ni de responsabilidad conjunta, los riesgos por la realización del evento así como la responsabilidad sobre su personal, asistentes y demás elementos o personas que use para el evento o que participe en ellos.

l. Responder por cualquier daño o deterioro a los bienes dados en alquiler.

ARTICULO 11.- PROHIBICIONES ESPECIALES PARA EL CONTRATISTA. Además de aquellos comportamientos que atenten contra el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la buena marcha de la ejecución del contrato, o la infraestructura del Salón del I.D.R.D, los contratantes, participantes de eventos o auxiliares no podrán:

- Consumir, portar o comercializar sustancias alucinógenas

- Permitir el ingreso y participación en el evento de personal no autorizado por el IDRD y/o el contratista, quebrantar las normas de seguridad, control y seguridad industrial.

- Realizar, permitir, encubrir, facilitar o promover la realización de comportamientos que atenten contra las buenas costumbres y el buen nombre del I.D.R.D. o en ilícitos.

- Portar armas, y usar explosivos

- Incurrir en prácticas desleales o de indebida competencia frente a expositores diferentes en el mismo Salón del I.D.R.D o entorpecer de alguna forma el desarrollo de eventos o servicios simultáneos.

- Suministrar información falsa para la celebración del contrato correspondiente.

PARÁGRAFO. Cualquier tipo de violación a las normas atrás mencionadas darán lugar a la declaración unilateral por parte del Instituto de incumplimiento del contrato y a su terminación inmediata con las indemnizaciones y condenas a que haya lugar.

ARTICULO 15.- PLAN DE EMERGENCIA. El contratista acoge en su integridad el plan de emergencias adoptado por el IDRD en relación con la seguridad y se compromete a prestar el apoyo que se requiera para su debido ejercicio y el conocimiento del mismo entre los participantes. Para ello se adelantara con la Administradora de Riesgos Profesionales la elaboración del plan de señalización y evacuación en caso de algún siniestro.

ARTICULO 16.- RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA. El contratista adquiere las responsabilidades de carácter contractual y extracontractual que pudieren derivarse de la ejecución del contrato de aprovechamiento económico del salón y de sus áreas aledañas.

De manera particular el contratista se hace enteramente responsable por las pérdidas o daños causados a las instalaciones o bienes del Salón del I.D.R.D o de bienes de este, que se presenten con ocasión del evento.

El I.D.R.D podrá requerir en caso de considerarlo pertinente pólizas o garantías especiales que se especificaran en cada contrato y que amparen los distintos riesgos.

PARÁGRAFO: Para todos los efectos la presente Resolución se entiende incorporada en cada contrato y el contratista se entiende obligado por la misma.

ARTICULO  17.- LAS TARIFAS.  Modificado por la Resolución del I.D.R.D. 166 de 2005. Para uso externo de salones del IDRD se fijan las siguientes tarifas:

PARÁGRAFO 1. Los valores que se incluyen en la presente resolución cubren dos (2) horas de montaje y dos (2) de desmontaje de equipos. Si el montaje y desmontaje suman seis (6) horas se cobrará medio día más.

PARÁGRAFO 2. Las tarifas aquí establecidas se aumentarán anualmente cada 1° de Enero en la misma proporción del incremento del Índice de Precios al Consumidor determinado para el año inmediatamente anterior.

ARTICULO 18.- HORARIOS. Salvo casos especiales, que representen beneficio para el Instituto, el Subdirector Técnico Administrativo y Financiero podrá autorizar fines de semana, festivos y horarios extendidos, de lo contrario el horario de servicio del Salón será de 8 AM a 8 PM de lunes a viernes.

ARTICULO 19.- INVENTARIOS. Antes de comenzar cualquier evento, los responsables por parte del Instituto y del contratista suscribirán un acta en la cual se dejara constancia pormenorizada del Inventario del salón y demás bienes sujetos al evento los cuales quedan bajo la responsabilidad y riesgo del contratista.

ARTICULO 20.- RESERVA DE DERECHOS DE ADMISIÓN Y PERMANENCIA. Para todos los efectos legales el contratista reconoce al Instituto el derecho de este último a reservarse el derecho sobre admisión de participantes en los eventos y permanencia de los mismos en estos, debiendo poner en conocimiento de este derecho a las personas que estén involucradas tanto en la ejecución del contrato como en el evento respectivo. En virtud de este derecho el Instituto podrá restringir, negar o limitar el ingreso o permanencia a los eventos de cualquier persona que considere no adecuada por motivos de seguridad o moralidad o que no se ajuste a las condiciones pactadas.

ARTICULO 21.- DELEGACIÓN PARA ORDENACIÓN DEL GASTO, INGRESO Y DE CONTRATACIÓN. Delegar en el SUBDIRECTOR TÉCNICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO la competencia para la ordenación del gasto y la facultad para celebrar contratos y convenios de cooperación hasta una cuantía de ciento veinte (120) salarios mínimos legales, para lo relativo al manejo y uso del Salón Principal del Instituto. Dicha delegación comprende la actividad contractual que requiera celebrar el INSTITUTO y que corresponda atender con las actividades objeto del contrato, para el cumplimiento de la explotación económica de los salones de eventos del INSTITUTO, la captación de ingresos por explotación de los salones de eventos del Instituto, según los valores que se determinen en función del presupuesto anual de la entidad, lo cual incluye los procesos actualmente en curso y lo relativo a los contratos celebrados, según lo mencionado en la parte motiva de esta Resolución.

PARÁGRAFO. La delegación aquí contenida solo comprende lo relativo al uso de los salones de eventos y el ingreso captado para tal efecto.

ARTICULO 22.- REGIMEN CONTRACTUAL. La contratación a que se refiere esta delegación ha de ser desarrollada con estricta sujeción a la Constitución, a la Ley, a los Decretos, a los Estatutos, Acuerdos del Concejo Distrital, decisiones de la Junta Directiva e Instrucciones y Resoluciones de la Dirección General del Instituto, las disposiciones presupuéstales y demás normas relacionadas. Especialmente se observará la Resolución de delegación contractual y le manual de procedimiento contractual adoptado para el Instituto.

ARTICULO 23.- REGIMEN DE ORDENACIÓN. La ordenación del gasto e ingreso aquí mencionada, deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, la comprobación de las necesidades del servicio público, la realización los estudios de mercado que determinen su costo, la existencia de recursos para cubrir los compromisos, las solemnidades necesarias para afectar el presupuesto, el orden y control del ingreso así como su presupuestación, la exigibilidad de la obligación y su origen legal, previo el adelantamiento de los trámites administrativos pertinentes.

ARTICULO 24.- RESPONSABILIDAD. La Delegación que aquí se hace exime de responsabilidad al delegante y los actos en virtud de él expedidos se someten a los mismo requisitos establecidos para su expedición por la autoridad o entidad delegante y serán susceptibles de los recursos procedentes contra los actos de ella.

ARTICULO 25.- OBLIGACIONES. Será obligación del delegado velar porque se conserven de manera adecuada los documentos que desarrollen la delegación y los archivos que se generen.

ARTICULO 26.- EXTENSIÓN DE LA RESPONSABILIDAD. La delegación contenida en esta resolución compromete la responsabilidad disciplinaria, penal, fiscal y patrimonial del delegado en el ejercicio de sus funciones.

ARTICULO 27.- PROHIBICIÓN. Las funciones aquí delegadas no son objeto de delegación por el delegado.

ARTICULO 28.- INFORMES. El delegado deberá entregar informes mensuales, escritos y pormenorizados, al delegante, sobre el ejercicio de su delegación, los actos jurídicos expedidos en razón de ella, su estado, los ingresos captados u ordenados y demás actividades realizadas, sin perjuicio de que en cualquier momento el delegante pueda revisar las actuaciones del delegado y solicitar los informes que sean pertinentes. Los mencionados informes se rendirán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al mes transcurrido.

ARTICULO 29.- RESERVA LEGAL. En cualquier momento la autoridad delegante podrá asumir la función delegada y revisar los actos expedidos por el delegatario

ARTICULO 30.- DESCONCENTRACIÓN. Desconcentrar en la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera del Instituto todo lo relacionado con la administración y gestión para el uso del Salón Principal en el cual se encuentra ubicado el IDRD.

ARTICULO 31.- DESARROLLO FUNCIONAL. La Subdirección Técnica Administrativa y Financiera tendrá como adscripción funcional las labores atrás desconcentradas y las desarrollará con cargo a los recursos a ella distribuidos ".

ARTICULO 32.- VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica y adiciona la Resolución No. 208 del 30 de mayo de 2002 de la Dirección General del Instituto y sus modificatorias, adicionales o complementarias y deroga las Resoluciones No. 434 del 10 de septiembre del 2002 y 480 del 2 de octubre del 2002, y demás disposiciones que le sean contrarias.