RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Señala la naturaleza pública de los informes preliminares de auditoría que adelanta la Contraloría de Bogotá; no obstante, aquellos que contengan datos personales, son considerados clasificados y por lo tanto no susceptibles de divulgación total por parte de la Entidad. 

Emite lineamientos para el tratamiento de datos personales por la Contraloría de Bogotá D.C. en el marco de la ley 1712 de 2014 y responde que la dependencias encargadas de liderar el tratamiento y protección de datos personales le corresponde a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jursidicción Coactiva, la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Dirección de Talento Humano, Dirección de Apoyo al Despacho, Centro de Apoyo al Ciudadano y la Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local. 

Indica que desde el punto de vista constitucional, las declaraciones tributarias constituyen información semiprivada que goza de reserva legal, situación que protege los datos contenidos en ésta y también se extiende a las bases de datos construidas a partir del procesamiento de los mismos. 

Precisa que la jurisprudencia constitucional avala la condición establecida en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Distrital 092 de 2021, relativa a no tener antecedentes penales para participar en las elecciones de Consejos Locales y Distrital de Vendedores Informales, como consecuencia de que se trata de una información de carácter público y debe entenderse además, como parte de un procedimiento que procura preservar los principios de moralidad pública y transparencia en el ejercicio de la toma de decisiones en asuntos públicos. 

Conceptúa sobre la pregunta ¿Puede Ágata solicitar datos sensibles y personales de cualquier entidad pública sin que medie autorización, contrato o convenio previo en el que se encuentre debidamente habilitada por otra institución pública para exigir la transferencia de datos?, se da respuesta en el sentido de que, aun cuando el Estado se asocia con particulares para concurrir en el mercado en pie de igualdad como un competidor más, no pierden su carácter de entidad pública, y por lo tanto sus actuaciones también son la expresión de la actividad estatal, pudiendo ejecutar algunas funciones administrativas y también actividades comerciales en el giro propio de su actividad. Conforme lo expuesto, la excepción de la autorización para tratamiento de datos personales, encuentra justificación constitucional siempre y cuando exista conexidad directa entre la motivación de dicho tratamiento con el ejercicio de una competencia funcional de la entidad pública o administrativa. Dado que la Agencia de Analítica de Datos Ágata es una sociedad de economía mixta, cuando la necesidad del tratamiento de datos personales emerge del ejercicio de una actividad industrial y comercial realizada en competencia con otros actores del mercado, deberá obtener la autorización en observancia a los principios y normas que regulan la protección de datos personales. 

Conceptúa sobre la pregunta sobre si ¿Las funciones establecidas en el decreto de creación de Ágata 272 del 2020 y el Plan Distrital de Desarrollo artículo 145 se entienden de manera similar a las asignadas por ley para el ejercicio de funciones administrativas?”, la respuesta consiste en que las funciones públicas, así como actividades industriales y comerciales autorizadas para ser desarrolladas por la Agencia de Analítica de Datos Ágata, relacionados con la analítica de datos como la validación, recolección, integración, almacenamiento, depuración, estandarización, tratamiento, procesamiento, enriquecimiento, visualización y analítica multifinalitaria de datos estructurados y no estructurados del Distrito Capital e información pública y privada; se deberá establecer para cada caso particular, si el tratamiento de datos personales requerido se encuentra motivado en la conexidad directa con el ejercicio de una competencia cuyo contenido material consista en una potestad, autoridad o función que conforme a la Constitución o a la Ley se encuentre a cargo del Distrito y estuviere delegada a dicha entidad; o si por el contrario, se trata del ejercicio de una actividad de carácter industrial y comercial¸ es importante indicar que el tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica, evento en el cual deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. 

Señala lineamientos y precisiones conceptuales respecto la actualización de información que actualmente diligencian los trabajadores de la EAAB ESP que son usuarios de los planes de salud y su relación con la política de protección de datos personales. 

La oficina de Integración Interinstitucional pregunta si es posible recolectar datos personales que permitan individualizar a los menores estudiantes en los instrumentos de seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos de la SED, informando que sí es posible teniendo en cuenta que la ley permite el tratamiento de datos personales cuando la información es requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, incluso sin autorización del titular o sus representantes. 

La oficina de Integración Interinstitucional pregunta si es posible recolectar datos personales que permitan individualizar a los menores estudiantes en los instrumentos de seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos de la SED, informando que sí es posible teniendo en cuenta que la ley permite el tratamiento de datos personales cuando la información es requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, incluso sin autorización del titular o sus representantes. 

Confirma que, es legalmente procedente suministrar datos personales de menores estudiantes por solicitud de autoridades administrativas, pero solamente en aquellos casos en que: i) sean solicitadas por autoridades administrativas o de control en legítimo ejercicio de sus funciones legales, ii) se cumplan los deberes de protección de sus datos personales contra cualquier uso no autorizado o ilegal, y iii) se dé prevalencia al interés superior de los menores, entendida como el imperativo que obliga a todas las personas a garantizar la satisfacción integral y simultánea de todos sus derechos humanos. 

Confirma que, es legalmente procedente suministrar datos personales de menores estudiantes por solicitud de autoridades administrativas, pero solamente en aquellos casos en que: i) sean solicitadas por autoridades administrativas o de control en legítimo ejercicio de sus funciones legales, ii) se cumplan los deberes de protección de sus datos personales contra cualquier uso no autorizado o ilegal, y iii) se dé prevalencia al interés superior de los menores, entendida como el imperativo que obliga a todas las personas a garantizar la satisfacción integral y simultánea de todos sus derechos humanos. 

Conceptúa que es legal proporcionar datos personales de menores estudiantes por solicitud de autoridades administrativas en el cumplimiento de sus funciones, sin la petición del consentimiento previo, expreso e informado de los padres de los menores estudiantes, de acuerdo a los artículos 10 y 13 de la ley 1581 de 2012, y siempre y cuando: i) sean solicitados por autoridades administrativas en el légitimo ejercicio de sus funciones legales, ii) se cumplan los deberes de protección de los datos personales del menor contra cualquier uso no autorizado o ilegal, y iii) se de prevalencia al interés superior de los menores.  

Conceptúa que es legal proporcionar datos personales de menores estudiantes por solicitud de autoridades administrativas en el cumplimiento de sus funciones, sin la petición del consentimiento previo, expreso e informado de los padres de los menores estudiantes, de acuerdo a los artículos 10 y 13 de la ley 1581 de 2012, y siempre y cuando: i) sean solicitados por autoridades administrativas en el légitimo ejercicio de sus funciones legales, ii) se cumplan los deberes de protección de los datos personales del menor contra cualquier uso no autorizado o ilegal, y iii) se de prevalencia al interés superior de los menores.  

Conceptúa que es legal proporcionar datos personales de menores estudiantes por solicitud de autoridades administrativas en el cumplimiento de sus funciones, sin la petición del consentimiento previo, expreso e informado de los padres de los menores estudiantes, de acuerdo a los artículos 10 y 13 de la ley 1581 de 2012, y siempre y cuando: i) sean solicitados por autoridades administrativas en el légitimo ejercicio de sus funciones legales, ii) se cumplan los deberes de protección de los datos personales del menor contra cualquier uso no autorizado o ilegal, y iii) se dé prevalencia al interés superior de los menores.  

Conceptúa que es legal proporcionar datos personales de menores estudiantes por solicitud de autoridades administrativas en el cumplimiento de sus funciones, sin la petición del consentimiento previo, expreso e informado de los padres de los menores estudiantes, de acuerdo a los artículos 10 y 13 de la ley 1581 de 2012, y siempre y cuando: i) sean solicitados por autoridades administrativas en el légitimo ejercicio de sus funciones legales, ii) se cumplan los deberes de protección de los datos personales del menor contra cualquier uso no autorizado o ilegal, y iii) se dé prevalencia al interés superior de los menores.  

Se consulta: 1) si es viable jurídicamente usar las bases de datos de la ciudadanía para enviar correos electrónicos masivos informando los proyectos, logros y demás acciones ejecutadas por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. Al respecto, la Oficina Jurídica precisa que el uso de datos personales cuyo responsable es la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se debe limitar a la finalidad para la cual se recolectaron y cualquier modificación de esta finalidad, requerirá una nueva autorización en los términos del artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. 2) si es posible solicitar a otras entidades la transferencia de bases de datos personales con la misma finalidad. Sobre el particular, señala que el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 establece como una de las excepciones a la autorización del titular, el suministro de información a otras entidades públicas o administrativas. Sin embargo, el responsable del tratamiento de los datos debe observar el cumplimiento de los dos presupuestos señalados por la Corte Constitucional en Sentencia C-478 de 2011: “i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información.