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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 029 DE 2009 (Noviembre 3) "Por la cual se adopta la nueva versión de Documentos y Procedimientos relacionados con el Proceso de Prestación de Servicio Micro de la Contraloría de Bogotá y se dictan otras disposiciones". EL CONTRALOR DE BOGOTA D.C. En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 6 del Acuerdo 361 de 2009 y CONSIDERANDO: Que de conformidad con los literales j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos. Que el Gobierno Nacional mediante el decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 estableció la obligatoriedad de adoptar el modelo estándar de control interno MECI para el Estado Colombiano, con el fin de fortalecer la estructura de control en las entidades públicas, en cumplimiento de esta norma, la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria 013 de 12 de junio de 2006, adoptando dicho modelo. Que el MECI contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. Que el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 6 establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo". Que el Acuerdo 361 de 2009 en su Artículo 37 Numeral 9, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos". Que el equipo de análisis del proceso de prestación del servicio Micro y el Comité Operativo de la Entidad, han efectuado modificaciones a todos los procedimientos y documentos del mismo, con el objeto de mejorar la calidad, oportunidad y efectividad de las auditorías. Que la racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad -SGC y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad. Que para ajustar el objeto de aplicación de algunos procedimientos, se estimó necesario modificar el nombre de algunos de ellos. RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar el nombre de los siguientes procedimientos y adoptar sus nuevas versiones así: a) Procedimiento para suscribir y realizar seguimiento al control fiscal de advertencia por "Procedimiento para suscribir, comunicar y realizar seguimiento a la advertencia fiscal". b) Procedimiento para la conformidad y seguimiento al plan de mejoramiento por "Procedimiento para la Conformidad, Modificación y Seguimiento al Plan de Mejoramiento".
ARTÍCULO SEGUNDO : Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro:
ARTÍCULO TERCERO.- Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con las Direcciones Sectoriales y el Grupo Especial de Investigaciones Forenses, el mejoramiento continuo de los procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro.ARTÍCULO CUARTO.- Es responsabilidad de los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la divulgación, actualización y mejoramiento de los documentos y procedimientos adoptados. ARTÍCULO QUINTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y quedan derogadas totalmente las resoluciones 018 y 026 de fechas 14 de agosto de 2006 y 28 de diciembre de 2007 respectivamente, lo mismo que la Resolución 016 del 30 de septiembre de 2008 en lo relacionado a la caracterización del proceso de prestación de servicio micro. ARTICULO TRANSITORIO.- Las actividades relacionadas con la ejecución del Plan de Auditoría Distrital PAD 2009, se regirán por los procedimientos y documentos establecidos en las Resoluciones Reglamentarias No. 018, 026 y 016 de 2006, 2007 y 2008 respectivamente, y a partir de la vigencia 2010 la planificación y ejecución del PAD se efectuará, con base en los procedimientos y documentos establecidos en la presente Resolución. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D. C. a los tres (3) días del mes de noviembre de dos mil nueve (2009). MIGUEL ÁNGEL MORALESRUSSI RUSSI Contralor de Bogotá CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO HISTORIAL DE CAMBIOS
CARACTERIZACION DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO CÓDIGO DEL PROCESO: 40 VERSIÓN No. 6.0 Fecha: 2 OCT. 2009
1. OBJETIVO: Evaluar la gestión de los sujetos de control para garantizar el adecuado uso de los recursos y el mejoramiento de su gestión. 2. ALCANCE: El proceso inicia con la Identificación de las necesidades de recursos de talento humano y de recursos físicos y financieros y termina con la implementación de acciones de mejora del proceso. 3. APLICACIÓN: Despacho del Contralor Auxiliar, Dirección de Planeación, Direcciones Sectoriales y Grupo Especial de Investigaciones Forenses. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: 4.1. Descripción del Proceso. 4.2. Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones. 4.1 DESCRIPCION DEL PROCESO
5.2 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4001 VERSIÓN No. 5.0 Fecha:
1. OBJETIVO: Estandarizar las actividades para realizar la identificación y trazabilidad del Producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral 2. ALCANCE: Inicia con la identificación del producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral" y termina con realización de la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando los registros de los procedimientos. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272. • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. • Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" 4. DEFINICIONES: IDENTIFICACIÓN: Relación de atributos que distingue el informe de otros. TRAZABILIDAD: Es la capacidad de identificar un producto y proveer información acerca de su historia, origen y su proceso de elaboración. 5. REGISTROS: No aplica. 6. ANEXO: No aplica. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO
PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO HISTORIAL DE CAMBIOS
PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE PRESTACION DE SERVICIO MICRO CÓDIGO: 4002 VERSIÓN No. 7.0 Fecha: 02 OCT. 2009
(CUADROS) CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO "INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"
CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO "INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" CODIGO: 4003 VERSIÓN No. 6.0 Fecha: 02 OCT. 2009
(CUADROS) PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4004 VERSIÓN No. 4.0 Fecha: 02 OCT. 2009
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" 1. OBJETIVO: Estandarizar el tratamiento del Producto No Conforme "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral". 2. ALCANCE: Inicia cuando el Director Sectorial diligencia el formato de producto no conforme teniendo en cuenta el documento de Caracterización del Producto y culmina con la aprobación del informe. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272. • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. • Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" 4. DEFINICIONES : CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. PRODUCTO: Resultado de un proceso. 5. REGISTROS: • Formato de Control del Producto No Conforme. • Acta de comité técnico 6. ANEXO: Control del Producto No Conforme. Formato Código: 4004001. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO 1 FORMATO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL"
FORMATO CÓDIGO: 4004001 (Footnotes) 1 INTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del Informe es detectada al interior de la Dirección Sectorial, antes de la liberación del producto.2 EXTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del Informe es detectada por el Cliente: Concejo y/o Ciudadanía.PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4005 VERSIÓN No. 5.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA 1. OBJETIVO: Estandarizar las actividades para la recepción, custodia y devolución de los bienes Propiedad de la Parte Interesada mientras estén siendo utilizados por el Equipo de Auditoría o los funcionarios designados en el Sujeto de Control, durante el desarrollo del Proceso de Prestación del Servicio Micro y/o para adelantar actuaciones de control fiscal. 2. ALCANCE: Inicia cuando el Equipo de Auditoría recibe por escrito el inventario suministrado por el sujeto de control, especificando cada uno de los bienes, el estado de los mismos y firmado por quien entrega y recibe.y termina con la devolución de los bienes suministrados, una vez concluida la auditoría o la actuación de control fiscal. 3. BASE LEGAL: • Ley No. 734 de 2002, artículo 34, numerales 4, 16, 21 y 22. "Código Disciplinario Único". • Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" 4. DEFINICIONES: PARTE INTERESADA: Sujeto de Control al que se le realiza la respectiva auditoría o se adelanta la actuación de control fiscal. PROPIEDAD: Dominio que tiene el Sujeto de Control sobre los bienes que están siendo utilizados durante el desarrollo del Proceso de Prestación del Servicio Micro o de la actuación de control fiscal. ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL: Actividades que desarrollan los funcionarios de la Contraloría de Bogotá, en cumplimiento de la Constitución y las leyes. 5. REGISTROS: • Inventario Parte Interesada y/o Documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Control. • Memorando informativo. 6. ANEXOS: Inventario Parte Interesada. Formato Código 4005001. (Documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Control). 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA
(*): Aplica para la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local (**). No aplica para las auditorías o actuaciones fiscales a las cuales no se les suministre inventario. ANEXO 1 INVENTARIO PARTE INTERESADA
(*) En actuaciones fiscales diferentes a Auditorías no se diligencian estos espacios. FORMATO CÓDIGO: 4005001 PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIBIR, COMUNICAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIBIR, COMUNICAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL CÓDIGO: 4006 VERSIÓN No. 7.0 Fecha: 02 OCT. 2009
PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIBIR, COMUNICAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL 1. OBJETIVO Estandarizar las actividades para suscribir, comunicar y realizar seguimiento a la advertencia fiscal comunicada al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., o al representante legal del sujeto de control, competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C. 2. ALCANCE Este procedimiento contempla: Suscripción: Inicia con la presentación ante el Comité Técnico Sectorial y/o al Coordinador del GUIFO del proyecto de advertencia fiscal y termina con la cuantificación de los beneficios de control fiscal. Comunicación: Inicia con la firma de la advertencia fiscal, continua con la comunicación al Alcalde Mayor y/o al representante legal del sujeto de control y su divulgación a través de la página WEB y en los medios de comunicación. Seguimiento: Inicia con la Programación del seguimiento a las acciones implementadas por el sujeto de control derivadas de la advertencia fiscal y termina con la comunicación al sujeto de control de los resultados del seguimiento. 3. BASE LEGAL • Constitución Política de Colombia, artículos 119, 268 y 272. • Ley 42 de 1993, "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen", artículos 8 y 65. • Decreto Ley 1421 de 1993, "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá", artículo 105. • Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" artículo 5 numeral 8, artículos 28 y 47. • Resolución Reglamentaria No 042 de Octubre 29 de 2004. "Por la cual se delega la función de ejercer la Advertencia Fiscal frente a los sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C." y las que la modifiquen. • Resolución Reglamentaria No. 003 de Febrero 1 de 2005. "Por la cual se modifican las Resoluciones Reglamentarias Nos. 042 del 29 de octubre de 2004 y 051 del 30 de diciembre de 2004". • Resolución Reglamentaria 039 de 2005. 4. DEFINICIONES ADVERTENCIA FISCAL : Es un sistema de alertas fiscales que garantiza el ejercicio de la vigilancia a la gestión como una función preventiva, que permite a la Contraloría de Bogotá advertir a la Administración Distrital e informar al Concejo de Bogotá (como apoyo al control político), sobre los actos, hechos, operaciones o decisiones que generen un riesgo de pérdida de los recursos públicos distritales y/o vulneración de los principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal de los sujetos de control o que si están sucediendo no sean mayores; sin perjuicio de las actuaciones que competen al organismo de control fiscal. Esta Advertencia Fiscal, deberá encontrarse soportada para su expedición en un informe técnico que contenga las evidencias objetivas que sustenten su suscripción. EXPEDIENTE ADVERTENCIA FISCAL: Conjunto de registros y documentos que evidencian las distintas actuaciones realizadas sobre la Advertencia Fiscal por parte de la Contraloria de Bogotá y que conllevan a alertar a la administración pública Distrital sobre los riegos que de su gestión. FICHA TÉCNICA ADVERTENCIA FISCAL: Documento donde se registra los aspectos más relevantes de la Advertencia Fiscal, desde su suscripción, comunicación y seguimiento. SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna. SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría. 5. REGISTROS • Informe Técnico • Acta Comité Técnico • Memorando comisorio • Advertencia Fiscal Firmada • Respuesta sujeto de control • Acta Mesa de Trabajo • Ficha Técnica Advertencia Fiscal • Memorando de Encargo de Auditoria. • Memorando asignación seguimiento Advertencia Fiscal • Formato Seguimiento Advertencia Fiscal • Oficio Remisorio 6. ANEXOS • Anexo 1: Formato "Advertencia Fiscal". • Anexo 2: Formato "Ficha Técnica "Advertencia Fiscal". • Anexo 3: Formato "Seguimiento Advertencia Fiscal". • Anexo 4: Metodología para determinar el cumplimiento de las acciones formuladas por el sujeto de control, derivadas de la Advertencia Fiscal. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1. Suscripción
(Footnotes) 1 El informe técnico debe contener como mínimo los siguientes elementos: ( a) Pruebas de que se presentan hechos inobjetables y graves que hacen necesaria nuestra advertencia sobre procesos a ejecutar o en ejecución, b) hechos que permitan concluir que de nuestra intervención se deriven beneficios de control fiscal y c) demostración de que el daño contra el patrimonio distrital es inminente.)2 En el acta de comité técnico sectorial debe dejarse constancia de la decisión unánime de su aprobación.7.3. Seguimiento
ANEXO 1 FORMATO " ADVERTENCIA FISCAL "
FORMATO CÓDIGO: 4006001 ANEXO 2 FORMATO FICHA TÉCNICA DE ADVERTENCIA FISCAL FORMATO "FICHA TÉCNICA ADVERTENCIA FISCAL" INSTRUCTIVO I. DATOS GENERALES. - Sector: Digite únicamente el código del sector al cual se encuentra asignado el sujeto de control al que se presentó la Advertencia Fiscal así: 80000: Sector Movilidad 90000: Sector Control Urbano 12000: Sector Control Social y Desarrollo Local 100000: Sector Salud e Integración Social 140000: Sector Educación, Cultura Recreación y Deporte 110000: Sector Gobierno 150000: Sector Hacienda, Desarrollo Económico, Industria y Turismo 130000: Sector Hábitat y Servicios Públicos 120000: Sector Ambiente - Sujeto de Control: Digite el código o el nombre de la entidad sobre la cual recae la Advertencia Fiscal del sujeto de control. Dependencia que genera la advertencia Fiscal: Digite el código de la dependencia que genera la Advertencia Fiscal; así: 10000: Despacho del Contralor 10100: Grupo Especial de Investigaciones Forenses. 20000: Despacho del Contralor Auxiliar 80000: Dirección Sector Movilidad 12000: Dirección para el Control Social y Desarrollo Local 100000: Dirección Sector Salud e Integración Social 140000: Dirección Sector Educación, Cultura Recreación y Deporte 110000: Dirección Sector Gobierno 150000: Dirección Sector Hacienda, Desarrollo Económico, Industria y Turismo 130000: Dirección Sector Hábitat y Servicios Públicos 120000: Dirección Sector Ambiente - Número Advertencia Fiscal: Incorpore el número correspondiente a la Advertencia Fiscal presentado. - Fecha: Determine la fecha de emisión de la Advertencia Fiscal, señalando día /mes /año. - Tipo de Riesgo: Según el planteamiento del problema clasifique el riesgo evidenciado, digitando el código del riesgo así: 1: Riesgo fiscal 2: Riesgo Ambiental 3: Riesgo Legal 4: Riesgo de seguridad 5: Otros - Valor: Cuantía estimada del daño que se quiere evitar o mitigar. - Suscrito por: Contralor o Contralor Auxiliar - Fecha plazo respuesta: Señale día/mes/año en el cual el sujeto de control debe radicar respuesta. - Dirigido a: Nombre y cargo del servidor público responsable de dar respuesta a la Advertencia Fiscal. - Tema: Aspecto relevante del que trata la Advertencia Fiscal. II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA - Describa de manera sintética por cada tema que contenga la Advertencia Fiscal, cuál es la situación detectada por la Contraloría de Bogotá, e indique el riesgo que se puede generar si no se actúa de manera oportuna. Indique en los casos pertinentes los valores y/o unidades que ilustren el riesgo III. BASE NORMATIVA - Por cada tema contenido en la Advertencia Fiscal, especifique el marco normativo que lo regula y que probablemente se puede estar transgrediendo por el sujeto de control. Consigne las observaciones que considere pertinentes en cada caso. IV. RESPUESTA A FUNCION DE ADVERTENCIA Respuesta Administración - Fecha: Determine la fecha de respuesta al de advertencia, por parte de la administración señalando día /mes /año. - Oficio No.: Incorpore el número de oficio con el que la administración dio respuesta a la Advertencia Fiscal. - Aceptado: Digite únicamente 1 si la Advertencia Fiscal fue aceptado por la administración ó 2 si no fue aceptado. - Requirió Mesa de Trabajo: Indique únicamente 1 si se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control ó 2 si no se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control. - Fecha mesa de trabajo: En caso de realizarse mesa de trabajo indique la fecha de realización de la misma señalando día /mes /año. Análisis Contraloría - Aceptado: Digite únicamente 1 si la respuesta del sujeto de control es clara y no presta a confusión ó 2 si la respuesta no es clara. - Requirió Mesa de Trabajo: Indique únicamente 1 si se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control ó 2 si no se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control. - Fecha mesa de trabajo: En caso de realizarse mesa de trabajo indique la fecha de realización de la misma señalando día /mes /año. - Observación: Consigne las observaciones que considere pertinentes frente a la respuesta dada por la administración. V. RESULTADOS - Verificado el alcance de las respuestas expresadas por el sujeto de control, determine los resultados comprobables tanto cuantitativos como cualitativos alcanzados por el sujeto de control como consecuencia de las acciones correctivas realizadas por la entidad, señalando para cada caso en que aplique las descripción, unidades, valor, fecha de verificación, medio de verificación y la (s) persona (s) responsable (s) de efectuarlo. VI. BENEFICIOS - Clasifique la existencia de beneficios (directos y/o indirectos), señalando el mecanismo utilizado y la (s) persona (s) responsable (s) de efectuarlo. VII. HALLAZGOS ESTABLECIDOS Relacione en los términos del procedimiento para concluir los hallazgos establecidos si los hubiere. VIII. ESTADO ACTUAL - Determine y describa al momento de hacer el seguimiento cuál es el estado en que se encuentra la situación detectada y el riesgo señalado. Nota: para el caso de las celdas donde se deben registrar valores, es necesario incorporar los mismos sin puntos ni comas. ANEXO 3 FORMATO "SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL"
FORMATO "SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL" INSTRUCTIVO Datos Advertencia Fiscal Comunicado Fecha de Diligenciamiento: Corresponde a la fecha de corte establecida en la circular que determina la periodicidad de los reportes.Dirección Sectorial o Grupo Especial: Indicar la Dirección Sectorial o Grupo Especial que proyectó la Advertencia Fiscal. Sujeto (s) de Control: Registrar el sujeto de control a quien compete la implementación de las acciones derivadas de la Advertencia Fiscal. Descripción del Tema: Señale brevemente el contenido de la Advertencia Fiscal. Oficio Número: Indique el Numero completo del oficio con que se remitió la Advertencia Fiscal. Fecha de Comunicación: Registre el día, mes y año que fue radicada la Advertencia Fiscal. Valor posible $ detrimento: Señale en pesos el valor del posible detrimento, en caso de que el sujeto de control no tome las acciones correctivas. Respuesta de la Entidad Fecha: Indique el día, mes y año que se recibió la respuesta de la Entidad por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C. Descripción: Señale los aspectos más relevantes de la respuesta dada por el sujeto de control. Seguimiento Advertencia Fiscal Beneficio: Describa brevemente el o los beneficios generados por la Advertencia Fiscal, los cuales estarán debidamente soportados. Valor en Pesos: Señale el valor total de los beneficios descritos. Cantidad Acciones Realizadas: Indique el número total de acciones cumplidas (calificación 2.0) determinadas en el seguimiento realizado. Resultado: Describa cuantitativa o cualitativamente los resultados obtenidos por la Administración Distrital producto de la Advertencia Fiscal. Cerrado SI/NO: Indicar si como consecuencia del seguimiento a la Advertencia Fiscal culmina su ciclo al determinarse que las acciones se han cumplido. Se indicará SI, cuando se haya surtido la comunicación de esta situación, al Alcalde mayor o al representante legal del sujeto de control. % Avance: Calcule y registre el porcentaje de avance de acuerdo con la metodología descrita en el Anexo 4 de este procedimiento. Acciones Derivadas de la Advertencia Fiscal Señale en cantidad total las posibles acciones fiscales, disciplinarias y penales derivadas por la Advertencia Fiscal: Procesos Administrativos Sancionatorios: Cantidad de procesos aperturados consecuencia de la Advertencia Fiscal (están debidamente tipificados en la Ley 42 de 1993 y las resoluciones reglamentarias vigentes, expedidas por la CB) Procesos de Responsabilidad Fiscal: Cantidad total de procesos de responsabilidad fiscal aperturados consecuencia de los hechos descritos en la Advertencia Fiscal. Hallazgos Fiscales: Cantidad total de hallazgos fiscales determinados consecuencia de los hechos descritos en la Advertencia Fiscal. Valor $ Hallazgos Fiscales: Corresponde al valor total en pesos de los hallazgos fiscales determinados. Hallazgos Disciplinarios: Cantidad total de hallazgos de naturaleza disciplinaria determinados consecuencia de los hechos descritos en la Advertencia Fiscal, los cuales se trasladan a la Procuraduría General o a la Personería Distrital. Hallazgos Penales: Cantidad total de hallazgos de naturaleza punible, determinados consecuencia de los hechos descritos en la Advertencia Fiscal, los cuales serán trasladados a la Fiscalía General de la Nación. Pronunciamientos: Cantidad total de Pronunciamientos generados por los hechos descritos en la Advertencia Fiscal. Nota: Los beneficios derivados de la Advertencia Fiscal se reportan aplicando el Procedimiento para Cuantificación y Comunicación de Beneficios de Control. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACION DEL PRODUCTO "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACION DEL PRODUCTO "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" CODIGO: 4007 VERSIÓN No. 6.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACION DEL PRODUCTO "INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" 1. OBJETIVO: Definir las actividades para preservar el producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral" durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente. 2. ALCANCE: Inicia con el envío del "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral" debidamente firmado a la Subdirección de Servicios Administrativos continúa con la Publicación del Informe de Auditoría en la página WEB de la Contraloría y termina con la entrega final a los clientes. 3. BASE LEGAL: No aplica. 4. DEFINICIONES: EMBALAJE: La forma en que se empaca más de un informe. PASTA: Cartón plastificado que sirve para encuadernar. PRESERVACIÓN: La protección física del informe para mantener su conformidad. 5. REGISTROS: • Memorando remisorio. • Oficio remisorio. 6. ANEXOS: No aplica. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DEL PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL - PAD HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DEL PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL - PAD CODIGO: 4008 VERSIÓN No. 6.0 Fecha: 02 OCY. 2009
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DEL PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL - PAD 1. OBJETIVO: Establecer las actividades para la elaboración, seguimiento y actualización del Plan de Auditoría Distrital PAD como herramienta que permite la programación del Proceso de Prestación de Servicio Micro. 2. ALCANCE: El procedimiento comprende la elaboración, seguimiento y actualización del PAD. La elaboración inicia con la socialización de los lineamientos de la Alta Dirección que deben orientar la armonización, integración y articulación del Proceso de Prestación de Servicio Micro con los demás procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital; termina con la activación del procedimiento para el control de documentos internos. El seguimiento comienza con el diligenciamiento de la Matriz de resultados del PAD y termina con la elaboración del Informe de Gestión del Proceso. La actualización del PAD empieza con la presentación de la solicitud de modificación y termina con la aplicación del procedimiento para el control de documentos internos. 3. BASE LEGAL: Acuerdo 361 del 06 de enero de 2009, artículos 4, 13, 17, 28, 30 numerales 1° y 3°, 36, 37, 47, 48, 49, 50 y 51 . 4. DEFINICIONES: AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL: es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia con que logra los resultados y su correspondencia entre las estrategias, operaciones y propósitos de los sujetos de control, de manera que le permitan fundamentar sus conceptos y opiniones. La Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral se aplica en la Contraloría de Bogotá D.C., a través de dos modalidades de auditoria: REGULAR: esta modalidad de auditoria comprende un alcance con mayor cobertura y conduce a emitir el Dictamen Integral de la Gestión y el Fenecimiento de la Cuenta. ESPECIAL: aplica cuando la Contraloría evidencia por cualquiera de los procesos propios del ejercicio del control fiscal (DPC, resultados procesos auditores anteriores, Investigaciones GUIFO, denuncias en medios de comunicación) la necesidad de profundizar en la evaluación de la gestión en un tema específico, o ahondar en el seguimiento de los planes de mejoramiento de las entidades, o que implique involucrar por su complejidad a varios sectores, por lo que la auditoria especial puede ser de seguimiento o transversal. CONTROL SOCIAL: consiste en otorgar a las organizaciones e instituciones de la sociedad civil y a los ciudadanos interesados herramientas y espacios públicos de control social para ejercer el derecho ciudadano de conocer, discutir, analizar y vigilar la información otorgada por el sector público, con el propósito de contribuir al ejercicio fiscalizador desde lo local a través de procedimientos, mecanismos e instancias que permitan el establecimiento de un Control Social mediante el cual los Comités de Control Social ejerzan el derecho tanto a conocer, supervisar y evaluar los resultados e impacto de las políticas de gestión pública: Esta labor se realiza mediante la revisión por parte de los ciudadanos de las actividades, procedimientos y resultados de impacto social de una organización o entidad pública, con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos para generar bienestar social, bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá. LINEAMIENTOS DE LA ALTA DIRECCIÓN: son las orientaciones o directrices de la Alta Dirección que tienen como propósito lograr la construcción armónica y articulada de los planes de la Entidad, particularmente del PAD y el PAE, buscando asegurar la armonización, integración y articulación de todos los procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital. NIVEL DE COMPLEJIDAD: para establecer el nivel de complejidad se ponderaron variables como: productos y servicios (25 puntos), cantidad de funcionarios (10 puntos), costo de la planta de personal (10 puntos), presupuesto de la vigencia (30 puntos), incidencia en el plan de desarrollo (15 puntos) y deuda publica (10 puntos). También se tiene en cuenta el conocimiento de los sujetos de control, la importancia estratégica para el sector y el impacto en las políticas públicas distritales. Teniendo en cuenta el nivel de complejidad establecido, se asignaran los recursos así: ASIGNACIÓN RECURSOS SEGÚN COMPLEJIDAD
PLAN DE AUDITORÍA SECTORIAL PAS: insumo para la elaboración del PAD, el cual contiene la programación que realiza cada Dirección Sectorial para efectuar vigilancia de la gestión fiscal en los sujetos de su competencia, elaborado de conformidad con los lineamientos de la alta dirección.PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL PAD: documento que consolida la planeación del Proceso de Prestación de Servicio Micro para la vigilancia de la gestión fiscal en los sujetos de control de competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C. REQUERIMIENTOS DE ARTICULACIÓN: son las especificaciones o requerimientos de información de los Procesos de Orientación, Prestación de Servicio Macro y Enlace con los Clientes, que contribuyen a una adecuada planeación y ejecución del Proceso de Prestación de Servicio Micro. REQUERIMIENTOS DE COORDINACIÓN: son las necesidades de los procesos de apoyo con el fin de lograr la adecuada coordinación con los Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. SEGUIMIENTO: conjunto de actividades mediante las cuales se evalúa el cumplimiento del PAD. La Alta Dirección deberá efectuar el análisis periódico del avance de las auditorias, expresado en las mesas de trabajo, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos. TRANSVERSALIDADES: lineamientos o requerimientos globales y coherentes sobre temas comunes que requieran ser evaluados de manera simultánea entre sujetos de control de una misma sectorial o de competencia de varias sectoriales, con el fin de dotar a la Contraloría de Bogotá de una mayor capacidad de vigilancia y control en temas que involucren diversos Sectores. Puede darse de manera Intrasectorial, es decir cuando se evalúan temas o aspectos de manera simultánea entre sujetos de control de una misma Dirección Sectorial ó Intersectorial cuando se evalúan temas o aspectos de manera simultánea entre sujetos de control de competencia de varias Direcciones Sectoriales. La auditoria se desarrollará en lo pertinente partir del Plan de Desarrollo Distrital, o los planes maestros u otros, de forma articulada entre las Direcciones Sectoriales de la entidad y los sujetos de control que tengan injerencia en el desarrollo de los proyectos que le son comunes al cumplimiento de los objetivos. 5. REGISTROS: • Acta de Comité Técnico Sectorial. • PAS. • Acta de Comité Operativo. • Memorando remisorio. • Matriz de Formulación y Resultados de Auditoria. • Solicitud de Modificación del PAD. • PAD actualizado. 6. ANEXOS: • Anexo 1: Modelo Plan de Auditoría Sectorial – PAS. • Anexo 2: Matriz de Administración del Talento Humano. • Anexo 3: Matriz de Formulación y Resultados de Auditoria. • Anexo 4: Solicitud de Modificación del PAD. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO __________ 1 El numero de auditores se establecerá dependiendo la disponibilidad del Talento Humano
ANEXO 1 MODELO PLAN DE AUDITORÍA SECTORIAL – PAS PLAN DE AUDITORIA SECTORIAL PAS (VIGENCIA) SECTOR CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. CONTRALOR AUXILIAR DIRECTOR SUBDIRECTOR (ES) DE FISCALIZACIÓN BOGOTA, D.C. INTRODUCCIÓN Este documento contiene el Plan de Auditoría Sectorial, PAS de la Dirección Sector xxxxxxx , para la ejecución del Proceso de Prestación de Servicios Micro, el cual tiene como objetivo evaluar la gestión fiscal de los sujetos pasivos de control (parte interesada) de la vigencia fiscal XXX para garantizar el adecuado uso de los recursos y el mejoramiento de su gestión. El presente Plan se elaboró considerando los lineamientos del Contralor, e incluye las estrategias y objetivos de articulación y coordinación con todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad; el diagnostico y los resultados del Proceso y la programación y alcance del Plan de Auditoria Sectorial –PAS- que comprende el horizonte del Plan, cobertura a sujetos de control, cubrimiento presupuestal, criterios de asignación de los recursos de talento humano y tiempo determinados de acuerdo con la metodología y lineamientos dados. El presente plan fue aprobado en reunión del Comité Técnico del día XXX del mes de XXX de XXX, según acta No. XXX . 1. OBJETIVOS Y LINEAMIENTOS Se enuncian de manera sucinta los principales objetivos y estrategias contemplados en los Lineamientos de la Alta Dirección, y los requerimientos de Articulación con los Procesos de Prestación de Servicio Macro, Enlace con el Cliente y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. 2. RESULTADOS DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO Breve análisis de los resultados registrados en la Matriz de Formulación y Resultados de Auditoría actualizada. 3. PROGRAMACIÓN PLAN DE AUDITORIA SECTORIAL –PAS. Se diligencian las Primeras 11 columnas de la Matriz de Formulación y Resultados de Auditoría del periodo. 3.1. Horizonte del Plan: Hace relación al lapso que comprende el Plan de Auditoría Distrital. 3.2. Cubrimiento Presupuestal: Determinar el presupuesto inicial de la vigencia a auditar de los sujetos de control frente al programado para auditar. 3.3. Criterios de Selección de Sujetos de Control: Mencionar los principales aspectos que se tuvieron en cuenta para la selección y priorización de los sujetos de control. 3.4. Cobertura Sujetos de Control: Se Determinar el porcentaje de cobertura de los sujetos de control respecto al universo de control de la Dirección Sectorial. (Cuando una Dirección Sectorial vea la necesidad de incluir o suprimir una entidad como sujeto de control de su sector, debe solicitar concepto a la Oficina Asesora Jurídica y posteriormente proceder a elaborar proyecto de resolución modificatoria). 3.5. Modalidad de Auditorías: Determinar el porcentaje de auditorías por modalidad. 3.6. Recursos: Indicar los criterios que se tuvieron en cuenta para asignar los recursos de tiempo y humanos en la conformación de los equipos de auditoría; determinar el número de funcionarios disponibles por nivel en la Dirección Sectorial y su asignación (Anexo Matriz de Administración del Talento Humano). 3.7. Beneficio Esperado: Defina brevemente el beneficio que se espera lograr con el desarrollo de las auditorias planteadas, que contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital. 3.8. Mecanismos de Participación con la Ciudadanía: Describa los escenarios de coordinación y/o interacción con la ciudadanía para el desarrollo de las auditorías. FORMATO CODIGO 4008001 ANEXO 2
FORMATO CODIGO: 4008002
FORMATO CODIGO: 4008003 ANEXO 4 SOLICITUD DE MODIFICACION DEL PAD Dirección Sectorial_____________________________ Fecha _________________
FORMATO CODIGO: 4008004 *: (I, E, P): I = Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORIA HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORIA CODIGO: 4009 VERSION: 6.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORIA 1. OBJETIVO: Estandarizar las actividades desarrolladas para la elaboración del Memorando de Encargo de Auditoria, con el fin de dar a conocer al Equipo Auditor los lineamientos necesarios para dar inicio a las actuaciones programadas en el Plan de Auditoria Distrital – PAD- 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la conformación de equipos para el análisis del sujeto de control, la socialización y comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, continua con la integración del equipo de auditoria y termina con la presentación del mismo ante el sujeto de control. 3. BASE LEGAL • Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272 • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65 • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105 • Normas Relativas al Trabajo: NART – 02, Encargo de Auditoria • Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" 4. DEFINICIONES ACCIONES CIUDADANAS ESPECIALES: son los mecanismos que determinan los Directores Sectoriales mediante la mesa sectorial para direccionar los insumos ciudadanos, como son: acciones populares, acción judicial, foros, audiencias públicas, audiencias de control político, seminarios, talleres, mesas interlocales, procesos de formación, iniciativa normativa, entre otros. DESIGNACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA: conformación del equipo interdisciplinario de acuerdo con la disponibilidad de profesionales-auditores, el nivel de complejidad del sujeto de control y la vigencia o vigencias a evaluar. ENCARGO DE AUDITORIA: documento suscrito por el Director Sectorial y elaborado por el Subdirector de Fiscalización, en el que se designan los integrantes del equipo auditor, se sintetizan los objetivos generales de la auditoria, se determinan los lineamientos para la articulación con los demás procesos de la entidad, se señalan los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, se fija la duración de la auditoria y se establecen las fechas de terminación de las distintas fases de auditoria, así mismo debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión del sujeto de control. FASE DE PLANEACIÓN: se desarrolla en dos momentos, primero con la información disponible en la Contraloría producto de las cuentas rendidas por el sujeto de control, los planes de mejoramiento suscritos por el mismo, las advertencias y pronunciamientos comunicados y posteriormente con la información complementaria obtenida en este. En la Contraloría: a partir de la revisión de la cuenta conocer y comprender el negocio del sujeto de control, consulta y análisis de requerimientos e identificar cambios normativos, estructurales y organizacionales, establecer variaciones significativas en rubros y/o cuentas (análisis horizontal y vertical de los estados contables), entre otros. En el sujeto de control: identificar las principales áreas de riesgo; analizar los informes de auditoria anteriores producidos por la Contraloría de Bogotá y otros entes de control externos; analizar el mapa de riesgos elaborado por la entidad; actualizar la Ficha Técnica, otros. Esta fase concluye con la aprobación y comunicación al Equipo Auditor, del Memorando de Planeación y Programas de Auditoria. FASE DE EJECUCIÓN: comprende el desarrollo de los programas de auditoria y el conjunto de operaciones o actividades para desarrollar lo previsto en el memorando de planeación y para alcanzar los objetivos de la auditoria gubernamental con enfoque integral. Implica la aplicación de pruebas de auditoria, la utilización de las distintas técnicas de auditaje existentes, el examen de los aspectos relativos a la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados contables, el análisis sobre los criterios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que actuó el ente auditado en el periodo auditado, el impacto ambiental, social y económico generado por la administración, la determinación de los beneficiarios de la acción estatal y el cumplimiento de la reglamentación que le sea aplicable. FASE DE INFORME: es la etapa destinada a la conformación del producto "Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral". FASE DE CIERRE DE LA AUDITORIA: es la etapa final del proceso auditor, relacionada con las actividades necesarias para la culminación del proceso y la entrega de todos los documentos atinentes al proceso auditor. En la fase de informe y cierre de auditoria, en caso de requerir mayor tiempo en la fase de ejecución para profundizar sobre un tema que a juicio del Director sectorial lo requiera, se podrá conceder hasta 15 días hábiles al equipo auditor para culminar con las actividades pendientes, sin afectar con ello la fecha de inicio del ciclo siguiente.1 NOTA: El tiempo máximo en la fase de informe y cierre de auditoria es de veintiún (21) días hábiles teniendo en cuenta que este puede variar dependiendo de los tiempos utilizados para la comunicación del informe preliminar y la conformidad al plan de mejoramiento. Para la fase de planeación y ejecución el comité técnico sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance, entre otros, para la distribución de los días hábiles asignados a la respectiva auditoría. OBJETIVOS SUBSECTORIALES: son las expectativas que se pretenden alcanzar a través de la auditoria para armonizar el Control Fiscal Micro con el Macro, considerando los temas de interés del sector. Incluye los lineamientos dados por otros procesos, para ser aplicados en el proceso auditor, que se incluirán en el capítulo de análisis sectorial. OBJETIVOS TRANSVERSALES: son aspectos a ser evaluados de manera simultánea o conjunta para varios sujetos de control pertenecientes al mismo sector (intrasectorial) o de competencia de varios sectores (intersectorial) con el fin de emitir pronunciamientos globales y coherentes sobre temas comunes. 5. REGISTROS • Acta de Comité Técnico Sectorial. • Memorando Remisorio. • Acta de Comité Técnico. • Acta de eventos de control social desarrollados con la comunidad. • Memorando de Encargo de Auditoria. • Oficio. 6. ANEXOS • Anexo 1: Acciones ciudadanas dentro del proceso auditor. • Anexo 2: Modelo de Memorando de Encargo de Auditoria. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO 1 ACCIONES CIUDADANAS DENTRO DEL PROCESO AUDITOR DIRECCIÓN SECTORIAL___________________________________ PAD________________CICLO ____ SUJETO DE CONTROL_____________________________________________ MODALIDAD DE AUDITORÍA: ______________________________ (Si es especial, indicar el nombre)
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: INSUMO CIUDADANO: Descripción del problema que afecta a la ciudadanía. FUENTE DE VERIFICACIÓN: Se identifica el origen, documental o no, del insumo descrito, mediante el cual la Contraloría tiene conocimiento del problema. Puede ser mediante No. DPC, oficio, fecha publicación en prensa, entre otros. etc. TEMA SECTORIAL: Registra el nombre del sectorial al cual pertenece el tema (Salud, Educación, Obras públicas, entre otros. ASUNTO ESPECÍFICO: Se escribe el término preciso que identifica la índole del problema dentro del correspondiente tema sectorial. VALORACIÓN EQUIPO AUDITOR: Contiene los argumentos que explican y sustentan la inclusión del insumo como objetivo específico de la auditoría. SE INCORPORA EN LOS PROGRAMAS DE ADUITORIA: Decisión del equipo auditor para incluir en los programas de auditoria o rechazar su inclusión. FORMATO CODIGO: 4009001 ANEXO 2 (Código dependencia) MODELO MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORIA Bogotá D.C. FECHA PARA: NOMBRE Y CARGO - LIDER NOMBRE Y CARGO – EQUIPO DE AUDITORIA NOMBRE Y CARGO ANALISTA SECTORIAL DE: DIRECTOR TÉCNICO (SECTOR) ASUNTO: ASIGNACION ENCARGO DE AUDITORIA Me permito comunicarles que en desarrollo del Plan de Auditoria Distrital – PAD – (Vigencia fiscal) Ciclo: (xxx) han sido asignados para practicar auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad XXXX a (nombre completo del sujeto de control asignado), bajo los siguientes parámetros: 1. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA 1.1 Resultados de la evaluación del equipo de análisis del sujeto de control Evaluar la Gestión Fiscal de (NOMBRE COMPLETO DEL SUJETO DE CONTROL), de la vigencia fiscal XXXXX a través de la auditoria gubernamental con enfoque integral. Analiza el sujeto de control y su contexto; así como la evaluación y el análisis de los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta. 2. COMPONENTES DE INTEGRALIDAD BASICOS2 La auditoria regular deberá incluir los siguientes componentes de integralidad, más aquellos que sean seleccionados por el Equipo Auditor como consecuencia de la fase de planeación, los cuales deberán sustentarse en el Comité Técnico que apruebe el Memorando de Planeación y Programas de Auditoria: • Evaluación del sistema de control interno. • Evaluación del Plan de Desarrollo y del Balance Social. • Evaluación de los Estados Contables. • Evaluación al Presupuesto. • Evaluación de la Contratación. • Evaluación de la Gestión Ambiental. • Otros. Es necesario que el Director Sectorial defina para cada componente de integralidad el objetivo que se persigue con su evaluación y el nivel de énfasis para cada uno e instruya sobre la aplicación de la Metodología para la calificación de la gestión y los resultados. NOTA: El seguimiento al Plan de Mejoramiento se realizará a través de la Auditoría Regular o Especial. En la Auditoria Especial se verificaran las acciones correctivas formuladas para las áreas, ciclos, procesos involucrados en la auditoria. 3. OBJETIVOS SUBSECTORIALES: Son las acciones a implementar para armonizar el control fiscal Micro con el Proceso Macro y se incluirán en el capitulo de análisis sectorial. 4. ACCIONES CIUDADANAS: Son los mecanismos que determinan los Directores Sectoriales para direccionar los insumos ciudadanos, como son: acciones populares, acción judicial, foros, audiencias públicas, audiencias de control político, seminarios, talleres, mesas interlocales, procesos de formación, iniciativa normativa, entre otros. 5. OBJETIVOS DE ARTICULACIÓN CON LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD3 • Lineamientos de la Alta Dirección. • Elementos de articulación, integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital. • Proceso de Prestación de Servicios Macro: Dirección Sector Ambiente y Dirección de Economía y Finanzas Distritales • Proceso de Enlace con el Cliente: Dirección para el Control Social y Desarrollo Local, Dirección de Apoyo al Despacho y Oficina Asesora de Comunicaciones. • Hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta. OBJETIVOS TRANSVERSALES (Cuando se considere necesario o corresponda a una auditoria de ese carácter). 6. DURACION DE LA AUDITORIA El periodo de la auditoria asignada es el siguiente:
Cordialmente, _______________________________ DIRECTOR TECNICO SECTORIAL FORMATO CODIGO: 4009002 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL MEMORANDO DE PLANEACION Y PROGRAMAS DE AUDITORIA HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL MEMORANDO DE PLANEACION Y PROGRAMAS DE AUDITORIA CODIGO: 4010 VERSION: 6.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL MEMORANDO DE PLANEACION Y PROGRAMAS DE AUDITORIA 1. OBJETIVO: Estandarizar las actividades para la elaboración del Memorando de Planeación y los Programas de Auditoría en el proceso de auditoría. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con el estudio del Memorando de Encargo de Auditoría y el análisis del sujeto de control y termina con la entrega del memorando de planeación y los programas de auditoría aprobados, al equipo auditor. 3. BASE LEGAL • Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272. • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. • Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" 4. DEFINICIONES ALCANCE DE LA AUDITORIA Marco o límite de una auditoría en el que se determinan los componentes de integralidad que cubre la auditoría y la profundidad o materialidad de las pruebas a realizar. AREAS CRÍTICAS Son aquellas dependencias o procesos del sujeto de control que a criterio del grupo auditor presentan aspectos de especial relevancia y que por su importancia deben ser objeto de evaluación por parte de la Contraloría. COMPONENTE DE INTEGRALIDAD Corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye aspectos como la evaluación a los Estados Contables, la contratación, el presupuesto, el plan de desarrollo y balance social, el control interno, y gestión ambiental. MEMORANDO DE PLANEACION Es el documento a través del cual se realiza toda la programación de la auditoría. Constituye la carta de navegación del equipo auditor para llevar a cabo la auditoría gubernamental con enfoque integral. MUESTRA Selección, mediante procedimientos específicamente determinados, de elementos, procesos, cuentas, contratos o sujetos de control con la intención de inferir sobre el comportamiento de la población total. Implica la consideración de aspectos relevantes del sujeto de control, plan de mejoramiento, advertencias y pronunciamientos comunicados, que se consideren de impacto para la sociedad por la cuantía del compromiso, la naturaleza del contrato o proceso evaluado, la situación crítica del área, el monto de las inversiones y su manejo financiero, el origen de los recursos (recursos propios, crédito externo, transferencias etc.), el nivel de cobertura, el impacto social y económico generado la temporalidad etc. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Constituye la descripción de lo que la Contraloria Distrital pretende con la realización del proceso auditor. Los objetivos deben fijarse respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Qué se necesita saber de una actividad, ciclo, proceso, entidad, contrato, cuenta o grupo de cuentas?. ¿ Cuándo?. Si las actividades se ejecutaron con oportunidad y ¿ si se cumplieron los objetivos propuestos?. ¿Dónde? Para cada componente de integralidad se deben establecer unos objetivos específicos, de acuerdo con la naturaleza del examen, definiendo su alcance según los recursos humanos, físicos y de tiempo disponibles. Los objetivos específicos de la auditoría se programan por medio de un examen profundo de las áreas críticas y demás componentes de integralidad, teniendo en cuenta asuntos como los siguientes: • Adhesión a la política prescrita • Logro de los propósitos establecidos • Eficiencia y economía en la utilización de los recursos • Control de los recursos, obligaciones, ingresos y gastos • Propiedad y utilidad del sistema contable al producir datos confiables y precisos que apoyen las decisiones administrativas • Cumplimiento de los objetivos y metas del plan de desarrollo • Cumplimiento de las normas aplicables a la contratación Para las auditorias gubernamentales con enfoque integral modalidad regular, debe asegurarse como un objetivo una adecuada evaluación sectorial y de la gestión del sujeto de control, que comprenda evaluación sobre las políticas públicas del sector previstas en el plan de desarrollo, planes maestros u otros documentos. PROGRAMA DE AUDITORIA INTEGRAL Plan detallado de la auditoría en el cual se define como, cuándo, donde, porque y quien realiza la auditoría en la fase de ejecución. Se divide en procedimientos a emplear, determinando la extensión y la oportunidad con que serán aplicados, así como los documentos que se elaborarán para comprobar las actuaciones realizadas (papeles de trabajo). Incluye una lista de procedimientos articulados entre sí, de la evaluación financiera, de gestión, de cumplimiento, de obra pública, de presupuesto, social, etc. para ser aplicados en el proceso de ejecución de la auditoría, para: • Comparar las actividades existentes y los sistemas relacionados y controles establecidos, con los criterios de la auditoría (confrontar el ser con el deber ser). • Recopilar evidencia para respaldar las observaciones de auditoría. • Obtener resultados que permitan conceptuar sobre la gestión y resultados del sujeto de control en términos del cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales. • Registrar el efecto de la participación de los ciudadanos. Describe la relación lógica entre los objetivos y los procedimientos de auditoría programados. Requiere de la identificación de criterios que se emplearán en la auditoría de los asuntos, sistemas y procedimientos claves. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Conjunto de pasos específicos, comprobaciones instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar acabo en forma sistemática y razonable para examinar la gestión, detectar hallazgos y recopilar evidencia, proporcionando respuesta a las siguientes preguntas: • ¿Cuándo? Periodo de tiempo en el que se realiza la evaluación. • ¿Dónde? Lugar donde se aplica el procedimiento o la evaluación. • ¿Cómo? Técnica de auditoría utilizada para llevar acabo el procedimiento o la evaluación: entrevista, repaso, examen, cálculo, análisis, comparación, visita fiscal, entre otros. • ¿Quién?. Auditor responsable de realizar el procedimiento o la evaluación. • ¿A quién?. Funcionario de la administración sobre quien recae la aplicación del procedimiento o la actividad. 5. REGISTROS • Acta de eventos de control social desarrollados con la comunidad. • Acta de mesa de trabajo. • Memorando remisorio. • Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. • Acta de Comité Técnico Sectorial. 6. ANEXOS • Anexo 1: Ficha Técnica. • Anexo 2: Modelo de Programa de Auditoría. • Anexo 3: Metodología para Evaluar el Sistema de Control Interno – SCI • Anexo 4: Modelo Estructura del Cronograma de Actividades • Anexo 5: Modelo de Memorando de Planeación. • Anexo 6:Metodología Evaluación Transparencia • Anexo 7: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados • Anexo 8: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados - FDL • Anexo 9: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados – Curadurías Urbanas • Anexo 10: Metodología para Evaluar la Gestión y Resultados en las Empresas de Servicios Públicos Mixtas con Participación Accionaria del Distrito Capital. 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO 1 FICHA TÉCNICA Dirección Sectorial:________________________________________________ Fecha de Actualización: ____________________________________________
II. ANALISIS DOFA.
(Teniendo en cuenta el análisis DOFA de la entidad, escriba las principales fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la entidad)
(Descripción de las normas de creación de la entidad, las reestructuraciones o modificaciones que haya tenido, y los hechos más relevantes en el desarrollo de sus actividades de manera concisa) IV. ORGANIGRAMA: (Incluya en este recuadro la estructura orgánica de la entidad) (Verifique que la estructura orgánica de la entidad se encuentre formalmente establecida y anexe una copia de la misma, que incluya el acto administrativo mediante el cual se aprobó) V. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD 1. NORMATIVIDAD GENERAL4:
2. NORMATIVIDAD ESPECÍFICA4:
VI. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS OFRECIDOS POR LA ENTIDAD:
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: PRODUCTO O SERVICIO: Enuncie los principales servicios o productos que la entidad ofrece, en cumplimiento de su objeto social.UNIDAD DE MEDIDA: Registre el nombre de la unidad de medida del bien o servicio ofrecido (Ej.: metros cúbicos de agua, KW/H, cupos escolares, consultas realizadas etc.). CANTIDAD: Registre el número total de unidades de medida vendidas por cada uno de los productos o servicios ofrecidos por la entidad. VALOR: Escriba el valor total facturado por cada servicio ofrecido por la entidad. VII. RECURSO HUMANO
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: NIVEL: En esta columna registre los nombres de los diferentes niveles existentes en la estructura de la entidad (directivo, ejecutivo, asesor, profesional, asistente, técnico, etc.)PLANTA: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios de planta que existen en la entidad. SUPERNUMERARIOS: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios supernumerarios que existen en la entidad. MISIONAL U OPERATIVO: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios que se desempeñan en los procesos productivos o misionales de la entidad. ADMINISTRATIVOS: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios que desempeñan funciones de tipo administrativo. TOTAL: Tanto a nivel de filas como de columnas totalice el número de funcionarios. VIII. ESTADOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría.PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando autoría. ACTIVO: Enuncie el total de activos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente. PASIVOS: Escriba el total de Pasivos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente. PATRIMONIO: Escriba el total de Patrimonio que aparece en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente. INGRESOS: Escriba el total de Ingresos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente. EGRESOS: Enuncie el total de Gastos y Costos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente. IX. PRESUPUESTO
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría.PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando auditoría. CONCEPTO: De conformidad con el Decreto de liquidación del presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones del Distrito Capital para la vigencia correspondiente, al frente de cada rubro presupuestal registre las cifras de presupuesto definitivo y porcentaje de ejecución de las tres últimas vigencias, según corresponda. PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto aprobado por el órgano competente, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales. PORCENTAJE DE EJECUCION: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado entre el valor del presupuesto definitivo para cada una de las tres vigencias, discriminado por rubros. X. COMPORTAMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: PRIORIDADES, ESTRATEGIAS, PROGRAMAS Y METAS: Corresponde a los definidos en el Plan de Desarrollo Distrital, dentro de los cuales se enmarcan los proyectos de inversión debidamente inscritos ante el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. Para cada uno de los proyectos se registrará:PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto finalmente aprobado, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales. PORCENTAJE DE EJECUCION PRESUPUESTAL: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo para cada uno de los proyectos de inversión. PORCENTAJE DE EJECUCION FISICA: Corresponde al producto de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo. XI. MEGAPROYECTOS INCLUIDOS EN EL PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: OBJETIVO: Determinar el porcentaje de ejecución presupuestal y física de los proyectos de inversión enmarcados dentro de los diferentes megaproyectos del Plan de Desarrollo Distrital.NOMBRE: Corresponde a la denominación del megaproyecto inscrito en el Plan de Desarrollo Distrital. PRIORIDAD: Dentro de la cual se enmarca el megaproyecto según el Plan de Desarrollo Distrital. PROYECTOS: Se registra el (los) nombre(s) de el (los) proyecto(s) de inversión que desarrolla la entidad auditada en cumplimiento del megaproyecto. PORCENTAJE DE EJECUCION PRESUPUESTAL: Para cada uno de los proyectos de inversión que conforman el megaproyecto, registre el resultado de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo. PORCENTAJE DE EJECUCION FISICA: Para cada uno de los proyectos de inversión que conforman el megaproyecto, registre el resultado de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo. XII. PRINCIPALES INDICADORES
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: N-1: Escriba el año anterior al periodo para el cual se esta aplicando auditoría..N: Escriba el año para en el cual se esta aplicando auditoría.. NOMBRE: Corresponde a la denominación dada al indicador diseñado por la entidad para medir el cumplimiento de lo programado. CLASE: En esta columna se registra: • Número 1 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cuantitativo • Número 2 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cualitativo, así: Indicador cuantitativo: Si el resultado reportado corresponde a una magnitud producto de la aplicación de una fórmula Indicador Cualitativo: Si el resultado reportado refleja características o cualidades del proceso objeto de medida. PRINCIPIO MEDIDO: En esta columna se registra el nombre del principio que busca ser medido a través del indicador (Eficiencia, Eficacia, Equidad, Economía o Valoración de Costo Ambiental). RESULTADO DE LA APLICACION: Para cada uno de los tres últimos años ejecutados, se registrará el resultado de la aplicación de los indicadores. XIII RESULTADOS AUDITORIAS ANTERIORES
XIV. OBSERVACIONES Y ESTADO DE LAS ADVERTENCIAS Y PRONUNCIAMIENTOS COMUNICADOS
_________________________________ Firma Director Sectorial FORMATO CODIGO: 4010001 ANEXO 2 MODELO PROGRAMA DE AUDITORIA
FORMATO CODIGO: 4010002 ANEXO 3 METODOLOGIA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI5 OBJETIVO : Definir las actividades para la evaluación del Sistema de Control Interno de las entidades sujetas a la vigilancia del Control Fiscal, con el fin de determinar la calidad del mismo, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. BASE LEGAL: Constitución Política: Articulo 268. El Contralor General de la República tendrá las siguientes atribuciones: ...6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado. Articulo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. Ley 42 DE 1993: "sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen". Artículo 18. La evaluación del control interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. El Contralor General de la República reglamentará los métodos y procedimientos para llevar a cabo esta evaluación. Ley 87 De 1993. "por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Acuerdo 122 de 2004. Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003. Decreto 387 de 2004."Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003" Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 "por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano": Artículo 1o. Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el Artículo 5o de la Ley 87 de 1993. El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 es parte integrante del presente decreto. SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES REGIDAS POR LA LEY 87 DE 1993 Principios del Modelo Estándar de Control Interno Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno: a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política; b) Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública; c) Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos. Para ello, se han identificado los siguientes objetivos específicos: Objetivos de control de cumplimiento. Constituyen objetivos de control al cumplimiento de la función administrativa de la entidad pública los siguientes: a) Establecer las acciones que permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable; b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la entidad, con base en el principio de autorregulación; c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable. Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos de control al direccionamiento estratégico de la entidad pública los siguientes: a) Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del modelo estándar de control interno; b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes; c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la entidad pública cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar. Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de control a la gestión de operaciones de las entidades públicas los siguientes: a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía; b) Velar por que todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión; c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad; d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la entidad pública de manera transparente, oportuna y veraz garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente. Objetivos de Control de Evaluación. Los procesos de evaluación de la entidad pública tendrán los siguientes objetivos: a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento; b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno; c) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno, Auditorías Internas o quien haga sus veces sobre la entidad pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno; d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés; e) Establecer los procedimientos que permiten integrar las observaciones de los órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la entidad. Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información de la entidad pública los siguientes: a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna; b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo; c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la entidad; d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. Subsistema de Control Estratégico: Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública. 1.1 Componente ambiente de control. Está conformado por elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad. 1.2 Componente direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales. 1.3 Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función. 2. Subsistema de Control de Gestión: Conjunto de componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión. 2.1 Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. 2.2 Componente información. Componente de control, conformado por un conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información. 2.3 Componente comunicación pública. Componente de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el Artículo 32 de la Ley 489 de 1998. 3. Subsistema de Evaluación: Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública. 3.1 Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. 3.2 Componente evaluación independiente. Componente de control que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad pública. 3.3 Componente planes de mejoramiento. Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Organos de Control. ARTICULACION DEL MODELO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO CON LOS DEMAS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE PRESTACION SERVICIO MICRO. Dentro del análisis efectuado al proceso de Prestación de Servicio Micro, la evaluación del Sistema de Control Interno, se articula de la siguiente manera: En la elaboración del Encargo de Auditoría, únicamente se incluye el diseño del objetivo general por componente de integralidad. Posteriormente, el equipo auditor realiza el conocimiento del sujeto de control para identificar áreas críticas a evaluar. Luego el mismo equipo auditor elabora el Memorando de Planeación, indicando los objetivos específicos por componente de integralidad. Además, el Memorando de Planeación debe incluir en cada programa de auditoría, los procedimientos complementarios para evaluar el sistema de control interno en cada uno de ellos. De acuerdo con los resultados de los programas de auditoría y para obtener mayores criterios de juicio, el equipo auditor podrá diseñar programa (s) de auditoría para: * Evaluar la gestión y los resultados de la Oficina de Control Interno. * Evaluar un proceso concreto de la entidad. * Evaluar un área crítica de la entidad. Por cada programa de auditoría se diligenciará una tabla de agregación general de resultados, las cuales se consolidarán por componente de integralidad. Es de anotar que cada auditor, de acuerdo con su criterio, determina los elementos de control interno que aplicará en los procedimientos definidos para evaluar el SCI dentro cada programa. Los análisis por componente de integralidad serán llevados al capítulo de Resultados del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, con el fin de obtener una imagen global del sistema que permita conceptuar sobre su calidad, eficiencia y nivel de confianza. DEFINICIONES: • CALIFICACIÓN DEL SCI: El SCI podrá evaluarse y calificarse a través de la metodología definida en la tabla general de agregación de resultados clasificada en 3 subsistemas con sus respectivos componentes y elementos de control. • COMPONENTES: Agrupación de elementos interrelacionados dentro de un Subsistema del SCI, que permiten ser evaluados independientemente. • ESTRUCTURA DE CONTROL: Con base en los artículos 3o y 4o de la Ley 87 de 1993, el Modelo Estándar de Control Interno se compone por el Sistema que está integrado por: Subsistemas, Componentes y Elementos de Control. • SUBSISTEMA DEL SCI: Permiten evaluar aspectos globales y específicos de funcionamiento en la organización auditada, compuesta de: Componentes y Elementos de Control. • SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI: Se identifica en Subsistemas integrados por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. • TABLA DE AGREGACIÓN GENERAL DE RESULTADOS: Es donde se consolidan los resultados de las evaluaciones por cada subsistema, clasificados en componentes y elementos de valoración. • Los elementos de valoración corresponden al cuarto (4) nivel de la tabla general de agregación de resultados y cada elemento se calificará de 1 a 5. El componente por cada uno de los elementos de control, corresponde al tercer (3) nivel y su calificación será igual a la sumatoria de las calificaciones de los elementos interrelacionados dentro de cada componente, divido por el número de elementos del componente calificados. El subsistema de control está compuesto de tres (3) componentes y su calificación será igual a la sumatoria de las calificaciones de los componentes que integran el subsistema, dividido por tres (3). La calificación obtenida por cada subsistema de control es un criterio de juicio interno de la Contraloría de Bogotá, que permite determinar la calidad y el nivel de confianza que se les puede otorgar en el cumplimiento de los objetivos del modelo estándar de control interno (MECI), establecidos en el Decreto 1599 de 2005. La calificación se equiparará entre malo, regular y bueno de acuerdo a la definición de calificación del SCI y determinará el riesgo por cada subsistema, sobre el cual se emitirá concepto de calidad y eficiencia. El concepto es parte integral del dictamen que se de sobre el sujeto de control. NOTA: En las entidades que no aplique la Ley 87 de 2003 (sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea menos del 90% de capital social), se calificará sobre los elementos de control definidos, en que se encuentre correspondencia con los identificados en el sistema de control interno de cada entidad. TABLA DE AGREGACION GENERAL DE RESULTADOS
ANEXO 4: MODELO ESTRUCTURA DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES NOTA: Para cada una de las fases se pueden programar de manera concertada las actividades necesarias, entre ellas las correspondientes a la ejecución de los programas de auditoría y el avance de los papeles de trabajo entre otras.El nivel directivo del sector deberá dejar evidencia de actividades adicionales, realizadas por el equipo auditor. ANEXO 5 MODELO DE MEMORANDO DE PLANEACION
MEMORANDO DE PLANEACION 1. ANALISIS DEL SUJETO DE CONTROL, HECHOS O TENDENCIAS DEL AÑO 2. AREAS CRITICAS IDENTIFICADAS 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 4. PLAN DE TRABAJO SECTORIAL 5. PROGRAMAS DE AUDITORIA POR COMPONENTE DE INTEGRALIDAD 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES POR COMPONENTE DE INTEGRALIDAD (para las fases de planeación, ejecución, informe y cierre). FORMATO CODIGO: 4010005 ANEXO 6 METODOLOGÍA EVALUACIÓN TRANSPARENCIA
1 Ver Cuadro A 2 Ver Cuadro B 3 Ver Cuadro C 4 Ver Cuadro D
ANEXO 7 METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 1. Alcance Aplica a todos los sujetos de control con excepción de: • Fondos de Desarrollo Local • Curadurías Urbanas • Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP - EEB, Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP- ETB, Empresa Aguas de Bogotá S.A. ESP, Colombia Móvil S.A. ES, Compañía Colombiana de Valor Agregado y Telemático S.A. ESP – Colvatel, Compañía de Distribución y Comercialización de Energía – CODENSA S.A. ESP, Empresa Generadora de Energía S.A. ESP- EMGESA, Transportadora Colombiana de Gas S.A. ESP – Transcogas, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP – TGI, se le aplicará la metodología establecida en este Anexo No 9 "Metodología para evaluar la gestión y resultados en las Empresas de Servicios Públicos mixtas con participación accionaria del Distrito Capital" 1.1. Definición de Gestión Conjunto de actividades del proceso administrativo que realizan los gestores públicos, en un periodo determinado, tendientes a cumplir los fines del Estado, las prioridades del Plan de Desarrollo, el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales con sujeción a los principios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de costos ambientales. 2. Evaluación de la Gestión y Resultados6 Es el examen a planes, programas y procesos ejecutados por la entidad, con el propósito de establecer el grado de economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad con que se han utilizado los recursos puestos a su disposición para el cumplimiento de sus objetivos, así como la forma en que ésta ha impactado sobre los recursos naturales y el medio ambiente. 2.1 Objetivos Evaluar la gestión de las organizaciones, tiene entre otros los siguientes propósitos: • Producir un informe integral sobre la gestión efectuada por la administración, en términos de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales, durante un período de tiempo determinado. • Establecer la existencia y cumplimiento de políticas, planes, programas, objetivos, metas y su coherencia. • Evaluar la eficiencia de las operaciones realizadas por la entidad, así como su manejo presupuestal y financiero. • Evaluar el grado de economía con que la Administración ha adquirido y aplicado los recursos. • Evaluar si en la ejecución de sus programas se aplican criterios de equidad en la distribución de costos y beneficios. • Evaluar el impacto de las actividades de la entidad sobre el medio ambiente y los recursos naturales, y qué acciones ha tomado para mitigarlo. • Determinar la efectividad en el desarrollo del mejoramiento continuo. • Establecer la efectividad de los controles que tiene la entidad para asegurar el cumplimiento de propósitos. • Establecer quienes fueron los receptores de la acción económica, y cómo fueron distribuidos los costos y beneficios de dicha acción entre los distintos agentes Económicos. 2.2 Características • Se parte de un contexto general para determinar resultados específicos al integrar los diferentes factores que intervienen en el proceso productivo y cuales repercuten en la Gestión de la Entidad. • Corrobora el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado. • Determina el comportamiento de cifras durante el período de análisis (tendencias, desviaciones y participaciones). • Identifica las potencialidades de la Empresa Pública para generar riqueza, mide la contribución Económica y social de la Entidad al detectar los puntos críticos de Gestión. • Utiliza indicadores y tableros de diagnósticos para evaluar la Gestión desde una perspectiva del mediano y largo plazo. • Metodología flexible y cambiante la cual permite ajustarse a los diferentes cambios internos y externos. 2.3 Principios de la evaluación de la gestión7 La Auditoría de Gestión y de Resultados se fundamenta en la evaluación de los siguientes principios: El gráfico ilustra la relación que existe entre las diferentes etapas de los procesos productivos y los principios de evaluación de la gestión. Una de las características fundamentales es la estrecha relación que existe entre la economía, eficiencia, eficacia, equidad y sostenibilidad ambiental que caracterizan la administración de los recursos utilizados para obtener un bien o servicio. Para calificar y medir la gestión es útil distinguir cada una de los conceptos de los principios de la gestión. Sin embargo, cuando se quiere intentar llegar a una opinión global del rendimiento de un programa o dar cuenta de ello, no es procedente hacerlo de manera individual, sin tener en cuenta la interrelación de estos conceptos, los cuales definen la gestión de una organización de forma integral. 2.3.1 Principio de Economía El principio de Economía permite evaluar la adecuada adquisición de recursos (humanos, técnicos, financieros) en condiciones de cantidad, calidad, oportunidad y precio en procura de maximizar resultados. Esto implica que los recursos se adquieran dependiendo de la necesidad específica que se tenga de cada uno de ellos y que lo haga siguiendo el principio de costo mínimo con los cuales la entidad alcanza sus objetivos y resultados en condiciones de calidad iguales.
2.3.2 Principio de Eficiencia Evalúa la relación existente entre los recursos utilizados en la producción de bienes y/o servicios frente a los resultados obtenidos. Este principio permite evaluar la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros hecha por las entidades públicas entre las diferentes actividades con el fin de determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados. Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos.
2.3.3 Principio de Eficacia Es el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos. Al analizar la eficacia es importante aislar los efectos internos de los externos. Estos últimos son aquellos que afectan la entidad sin estar a su alcance su modificación.
2.3.4 Principio de Equidad Identifica los receptores de la acción económica y evalúa la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos.
2.3.5 Principio de Valoración de Costos Ambientales Evalúa la gestión que adelantan las entidades del Estado en el uso, explotación, protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente. Tal evaluación implica que para cada sujeto de control se identifique y evalúe el cumplimiento de las funciones y obligaciones ambientales directas e indirectas, así como el desarrollo de acciones de prevención, mitigación y manejo de los impactos ambientales generados por el desarrollo de sus actividades.
3. Metodología para la evaluación de la gestión y resultados La evaluación de la gestión y resultados, con el objeto de definir el concepto que conduzca al fenecimiento o no de la cuenta, se fundamenta en la identificación de los procesos de la entidad, de acuerdo con la caracterización en el sistema de Gestión de Calidad- SGC, como los determinados en la implementación de la norma técnica de calidad de la gestión pública - NTCGP-1000: 2004. Estos procesos, que pueden ser estratégicos, misionales, de apoyo, de enlace y de evaluación, entre otros, son el elemento integrador del examen de cada una de las variables sujetas a evaluación dentro de los programas que sirven de base para el ejercicio de la Auditoría Gubernamental. La metodología incluye el examen de seis variables, que comprenden los temas y aspectos que deben ser verificados y calificados por el equipo auditor mediante la aplicación de programas y procedimientos de auditoría, utilizando como insumo, los lineamientos de la alta dirección, el plan de auditoría distrital – PAD, el encargo de auditoría, la rendición de la cuenta y la información suministrada durante la ejecución de la auditoría. Las variables a evaluar son: 1. Plan de Desarrollo y/o Plan Estratégico y Balance Social 2. Contratación 3. Presupuesto 4. Gestión Ambiental 5. Sistema de Control Interno 6. Transparencia 3.1 Descripción metodológica8 3.1.1 Plan de desarrollo y/o plan estratégico y balance social
3.1.2. Contratación
3.1.3. Presupuesto
3.1.4 Gestión ambiental
3.1.5. Sistema de control interno
3.1.6. Transparencia
3.2 Calificación metodología 3.2.1 Ponderación de variables La metodología utilizada es coeficiente de ponderación a través de expertos - MÉTODO DELPHI "Técnica prospectiva para obtener información esencialmente cualitativa, pero relativamente precisa, acerca del futuro. Consiste básicamente en solicitar de forma sistemática las opiniones de un grupo de expertos, pero prescindiendo de la discusión abierta, lo que permite evitar los inconvenientes de ésta (influencia de factores psicológicos: persuasión, resistencia al abandono de las opiniones públicamente manifestadas, efecto de la opinión mayoritaria, etc.)" Consolidación de la Calificación por Entidad
3.2.2 Rango de Calificación para obtener el Concepto
3.3 Calificación de las Variables 3.3.1 Plan de desarrollo y/o plan estratégico y balance social – Tabla 1
3.3.2 Contratación – Tabla 2
3.3.3. Presupuesto – Tabla 3
3.3.4 Gestión Ambiental – Tabla 4
3.3.5 Sistema de Control Interno – Tabla 5
3.3.6 Transparencia – Ver Anexo 5
1 En el encargo de auditoria debe establecerse esa información por parte del Director Técnico Sectorial, que deben estar relacionadas con las metas del sujeto, sectoriales o de ciudad según corresponda al objeto de la auditoria2 Numeral 9° Artículo 109 del Decreto Ley 1421 de 1993ANEXO 8 METODOLOGIA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 1. Alcance Aplica a los Fondos de Desarrollo Local 2. Objetivos Realizar una auditoría de gestión y resultados al FDL que permita calificar el trabajo de la administración durante la vigencia del Plan de Desarrollo Local de y establecer en qué rango de semaforización de la Contraloría de Bogotá se encuentra. De acuerdo al Objetivo General se establecen los Objetivos Específicos, que permitirán calificar la gestión de los FDL, de acuerdo a los parámetros del Memorando de Encargo, dichos objetivos son los siguientes: • Medir la gestión del FDL en cuanto a la aplicación de los principios de la gestión pública, en el Plan de Desarrollo Local. • Evaluar los resultados obtenidos de la ejecución del sujeto de control frente a objetivos y metas del Plan de Desarrollo Local. • Valorar el impacto generado en la comunidad local de acuerdo al esquema de contratación FDL Estos Objetivos Específicos son sometidos a una ponderación porcentual de acuerdo a su nivel de importancia realizada por todo el equipo rector de la Dirección de Para el Control Social y Participación Ciudadana. Los Objetivos Específicos se calificarían de acuerdo a los Componentes de Integralidad establecidos en el Memorando de Encargo y serán distribuidos porcentualmente, dichos Componentes de integralidad serán evaluados de acuerdo a la reglamentación vigente y a los formatos que están colgados en el SIVICOF. 5656ª distribución entre los Objetivos Específicos y los Componentes de Integralidad quedan de la siguiente manera: Se realizarán a través de los siguientes componentes de integralidad: • Evaluación al Plan de Desarrollo y Evaluación al Balance Social. • Evaluación a la contratación • Evaluación al presupuesto • Evaluación a la Gestión Ambiental • Evaluación al SCI y MECI. • Transparencia 2.1 Plan de desarrollo y/o plan estratégico y balance social (CUADRO) 2.2. Contratación
2.3. Presupuesto
2.4 Gestión ambiental
2.5. Sistema de control interno
2.6. Transparencia
3. Calificación de las Variables 3.1 Plan de desarrollo y/o plan estratégico y balance social – Tabla 1
3.2 Contratación – Tabla 2
3.3. Presupuesto – Tabla 3
3.4 Gestión Ambiental – Tabla 4
3.5 Sistema de Control Interno – Tabla 5
3.6 Transparencia – Tabla 6
4. Rango de Calificación para obtener el Concepto
ANEXO 9 METODOLOGIA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 1. Alcance Aplica a las Curadurías Urbanas 2. Introducción El Curador Urbano es un particular que, merced a una delegación que le ha hecho el Estado para ejercer una función pública, es responsable de DAR FE de la concordancia de un proyecto urbanístico o arquitectónico, puesto a su consideración, con las normas vigentes. Esta concordancia se traduce en Licencia de Urbanismo y Construcción a partir de la cual el titular de la licencia puede desarrollar las obras contempladas en los planos y documentos integrales de las licencias expedidas. El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial mediante Decreto Número 564 del 24 de febrero de 2006, modificado por el Decreto 1233 de 16 de abril de 2009, reglamentó las disposiciones relativas al trámite, estudio y expedición de las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos; a la legalización de asentamientos humanos constituidos por viviendas de interés social, y otras disposiciones relacionadas con la intervención y ocupación del espacio público, en cumplimiento de las normas urbanísticas y de edificación adoptadas en el Plan de Ordenamiento Territorial, en los instrumentos que lo desarrollen o complementen y en las leyes y demás disposiciones que expida el Gobierno Nacional. Para el territorio del Distrito Capital, la formulación y definición de las normas urbanísticas y arquitectónicas es competencia del Alcalde Mayor y Secretaria de Planeación Distrital, reglamentadas para ejecutar en uno o varios predios localizados en suelo urbano, la creación de espacios públicos y privados y la construcción de las obras de infraestructura de servicios públicos y de vías que permitan la adecuación y dotación de estos terrenos para la futura construcción de edificaciones con destino a usos urbanos, de conformidad con el Plan de Ordenamiento Territorial –POT-, los instrumentos que lo desarrollen y complementen y demás normatividad vigente. Corresponde a la Secretaría de Gobierno y a los Alcaldes Locales ejercer el control urbanístico de las urbanizaciones y edificaciones; la actuación del Curador Urbano radica en garantizar la aplicación de las normas de los proyectos puestos a su consideración, sustentado en la información de que dispone y en la buena fe de quien radica una solicitud. El Curador Urbano no realiza visitas al sitio del proyecto ni ejerce funciones de perito sobre el adecuado cumplimiento. En este orden de ideas, el estado se desprendió de una sus funciones; la de tramitar y expedir las licencias de urbanismo y construcción, conforme a lo establecido en el POT, atribuida en este caso, a la hoy Secretaria Distrital de Planeación; delegándola en un particular calificado; los curadores urbanos, con el fin de imprimir mayor agilidad, calidad y transparencia al proceso de expedición de las mismas, como se desprende del Decreto de su creación el 2150 de 1995. El numeral 1 del artículo 3o de la ley 388 de 1997, señala que la función pública de urbanismo, tiene entre otros, el fin de posibilitar a los habitantes el acceso a las vías públicas, infraestructura del transporte y demás espacios públicos, y su destinación al uso común, y hacer efectivo los derechos constitucionales de la vivienda y los servicios públicos domiciliarios y el artículo 4°. de la Ley 489 de 1998, establece la finalidades de la función administrativa:"…La función administrativa del Estado busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política. "… Los organismos, entidades y personas encargadas, de manera permanente o transitoria, del ejercicio de funciones administrativas deben ejercerlas consultando el interés general…" 3. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral – Modalidad Especial: Se sugiere evaluar las siguientes variables integradoras con las respectivas ponderaciones:
3.1. Evaluación de la Gestión y Resultados en el proceso de estudio, trámite y otorgamiento de licencias de construcción y urbanismo: Esta variable integradora se basa en la relación de actos administrativos emitidos por la Curaduría Urbana durante un período determinado, cuyo análisis abarca desde la fecha de la solicitud de la licencia hasta la fecha de expedición y de ejecutoria. Se efectúa la verificación de la norma urbanística, la revisión del proyecto, del proceso de estudio, el trámite y los tiempos que éste compromete, hasta la expedición de la licencia. Se evalúa el tema referido a las expensas percibidas por el Curador Urbano que se destinan a cubrir los gastos que demanda la prestación del servicio. Así mismo, se verifica el pago de los impuestos gravámenes, tasas, participaciones y contribuciones asociados a la expedición de las licencias que son independientes del pago de las expensas por los trámites ante el Curador. Se recomienda verificar en concordancia con lo expresado en la normatividad vigente, la adecuada aplicación de la fórmula tanto para los cargos fijos como para los cargos variables. Esta liquidación debe confrontarse en la Tesorería de la Curaduría en estudio. Se verifica la liquidación privada presentada por el contribuyente para la cancelación del impuesto a cargo sobre el total del presupuesto de obra o construcción que demanda el área intervenida del proyecto arquitectónico objeto de la expedición de la licencia de construcción por parte de la Curaduría Urbana, dicha liquidación, se contrasta con la Resolución 576 de 2007 de la Secretaría Distrital de Planeación, mediante la cual se adoptan los costos mínimos para el cálculo de la base gravable del Impuesto de Delineación Urbana. Se evalúa igualmente el plan de mejoramiento, entendiéndose esta valoración para la función administrativa ejercida por el Curador Urbano durante su período. Es decir, este control correctivo no aplica de un Curador a otro. Se recomienda evaluar la gestión ambiental institucional a nivel interno. En conclusión se deben analizar las siguientes variables: Variables 3.1.1. La calidad de prestación del servicio medida en términos de percepción de los usuarios, cumplimiento del término legal para la expedición de licencias, la capacidad instalada para la atención de quejas e infraestructura para información y servicios en línea. 3.1.2. Sistemas de archivos de conformidad con lo dispuesto en la en la Ley 594 de 2000 o la norma que la adicione, modifique o sustituya y su reglamento. 3.1.3. Verificación de los diferentes sistemas de información implementados de acuerdo con los requerimientos legales y los demás que posee la Curaduría, así como el nivel de integralidad interno y externo de los mismos. 3.1.4. El cumplimiento oportuno de las obligaciones del Curador urbano frente a la administración distrital. 3.2. Evaluación de la atención a reclamaciones presentadas por la ciudadanía: Se tiene presente la oportunidad y calidad en las respuestas de los PQR´s presentadas por los ciudadanos. Igualmente se valora si existe un procedimiento formalizado y los puntos de control necesarios para garantizar que los términos de los derechos repetición sean atendidos. Identificación y priorización sobre temas recurrentes que se evidencian como necesidades sociales a ser atendidas y que se constituyen en insumo para la vigilancia fiscal. ANEXO 10 METODOLOGIA PARA EVALUAR LA GESTION Y RESULTADOS EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS MIXTAS CON PARTICIPACION ACCIONARIA DEL DISTRITO CAPITAL. 1 ASPECTOS GENERALES 1.1 Régimen Aplicable • Constitución Política de Colombia • Ley 42 de 1993 • Ley 142 de 1994 • Ley 689 de 2001 • Ley 1341 de 2009 • Decretos Reglamentarios • Resoluciones emanadas de las Comisiones de Regulación • Jurisprudencia Con el fin de ilustrar sobre el alcance del control fiscal en las empresas de servicios públicos de carácter mixto, a continuación se enuncian apartes de la normatividad aplicable y la jurisprudencia tanto de la Corte Constitucional como del Consejo de Estado. El Texto original de la Ley 142 de 1994 Ley de Servicios Públicos, establece en su articulo 50 "la vigilancia de la gestión fiscal de las Empresas de servicios públicos, cuando se haga por parte de empresas contratadas para el efecto, incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión, de legalidad y de resultados" articulo que fue modificado por el articulo 5 de la Ley 689 de 2001, articulo que a la vez fue objeto de demanda de acción publica de inconstitucionalidad, el cual fue declarado INEXEQUIBLE parcialmente mediante sentencia C-290 de 2002, quedando vigente de la siguiente manera: "Artículo 50. Control fiscal en las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación del Estado. El control de las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación estatal se ejercerá sobre los aportes y los actos o contratos que versen sobre las gestiones del Estado en su calidad de accionista..." En contraposición a la anterior tesis jurídica, en el año 2003 mediante Sentencia con radicado numero 25-23-24000-1999-00456-1 (7369) de fecha 21 de noviembre de 2003 del Consejo de Estado de la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección primera, CP: Olga Inés Navarrete Barrero, en la parte considerativa de la Sala se pronunció en el siguiente sentido: "Concluye la Sala que el control fiscal tiene que ser integral, es decir, sobre la totalidad del capital de las empresas de servicios públicos, pues, de no ser así, las mismas tendrían que llevar doble contabilidad, presentar dos estados financieros, dos clases de planes, proyectos, programas, etc., lo cual escapa a toda lógica. No queda duda, entonces, que basta que una empresa de servicios públicos maneje fondos o bienes públicos, no importa en qué porcentaje de su capital, para que la respectiva contraloría ejerza sobre ella el control fiscal que constitucional y legalmente le ha sido asignado, pues es su deber velar por la forma como dichas empresas invierten y manejan tales fondos." 1.2 Características de las Empresas de Servicios Públicos Mixtas. • Se rigen por el derecho privado, la Ley de Servicios Públicos 142 de 1994, modificada por la Ley 689 de 2001; en materia de telecomunicaciones por la Ley 1341 de 2009. • No están obligados a la aplicación de la Ley de Presupuesto decreto 111 de 1996, el presupuesto se considera como una herramienta de planeación. • Se encuentran bajo libertad regulada y/o vigilada de cada una de las Comisiones de Regulación de los diferentes Sectores: (Sectores de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, Energía y Gas, y Comunicaciones) • La Superintendencia de Servicios Públicos ejerce control de gestión y resultados específicamente sobre la prestación del Servicio Público domiciliario. A la Contraloría Distrital, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 142 de 1994, que fue modificado por el articulo 5 de la Ley 689 de 2001, articulo que a la vez fue objeto de demanda de acción publica de inconstitucionalidad, el cual fue declarado INEXEQUIBLE parcialmente mediante sentencia C-290 de 2002 le compete ejercer un control financiero, de gestión, de legalidad y de resultados. 2. CLASIFICACIÓN Y NATURALEZA JURÍDICA DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS NOTA. En la EAAB y Aguas de Bogota S.A. ESP, también se podrá aplicar la metodología establecida por la Contraloría de Bogota para las Empresas Públicas. Para las demás empresas clasificadas en el cuadro anterior, Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP - EEB, Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP- ETB, Empresa Aguas de Bogotá S.A. ESP, Colombia Móvil S.A. ES, Compañía Colombiana de Valor Agregado y Telemático S.A. ESP – Colvatel, Compañía de Distribución y Comercialización de Energía – CODENSA S.A. ESP, Empresa Generadora de Energía S.A. ESP- EMGESA, Transportadora Colombiana de Gas S.A. ESP – Transcogas, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP – TGI se aplicara la metodología objeto de descripción en este anexo. 3. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA La siguiente metodología se establece para evaluar en términos de eficiencia, eficacia y economía, la gestión de las Empresas de servicios públicos, donde el distrito capital posee una participación accionaria. Para la evaluación se tendrán en cuenta las siguientes seis líneas de auditoría. • Análisis Sectorial • Auditoría de control sobre la gestión financiera • Auditoría sobre el control de legalidad • Evaluación y Concepto sobre el Control Interno9 • Evaluación y Concepto sobre Gestión Ambiental • Evaluación y Concepto sobre Responsabilidad Social Empresarial. Para tal efecto, se aplicaran, programas y procedimientos de Auditoría y Lineamientos de la Alta Dirección. 3.1 Objetivos * Establecer logros empresariales que apunten al cumplimiento de la política social definida para cada uno de los sectores. Instrumentos a tener en cuenta: Documentos CONPES, Plan de Desarrollo Nacional, Plan de Desarrollo Distrital, Plan Estratégico Empresarial y demás normatividad del Sector donde este consignada la política pública. * Calificar la Gestión Financiera, contextualizar a la empresa frente al sector, encontrar sus niveles de riesgo, conceptuar sobre la eficiencia y eficacia en la inversión de los recursos y la generación de valor para sus accionistas. Instrumentos: Estados Financieros, Contratación, Programas, Proyectos y Metas., indicadores financieros y de generación de valor * Evaluar la legalidad de las operaciones financieras, administrativas, económicas y demás, con el fin de establecer que se hayan realizado conforme al ordenamiento jurídico vigente. * Conceptuar sobre el grado de aplicación y efectividad del Sistema de Control Interno Instrumentos: Plan Estratégico Corporativo, Informes de Control Interno, Planes de Acción, Instrumentos de Mejora Continua. * Conceptuar sobre la relación costo beneficio de la Inversión realizada para atender los compromisos en materia ambiental. Instrumentos: Programas y Proyectos para atender la normatividad aplicable al sujeto de control. * Establecer el grado de avance empresarial para atender los compromisos en materia de responsabilidad social. Instrumentos: Programas y Proyectos, prácticas y políticas socialmente responsables, definidas dentro del marco de los derechos humanos y condiciones laborales; así como la aplicación del principio de transparencia y los lineamientos de anticorrupción. Para calificar en términos de eficiencia y eficacia se debe tener en cuenta lo siguiente. Principio de Eficiencia Evalúa la relación existente entre los recursos utilizados en la producción de bienes y/o servicios frente a los resultados obtenidos. Este principio permite evaluar la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros de las Empresas de Servicios Públicos, con el fin de determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados. Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos.
Principio de Eficacia Es el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos. Al analizar la eficacia es importante aislar los efectos internos de los externos. Estos últimos son aquellos que afectan la entidad sin estar a su alcance su modificación.
3.2 PROGRAMAS A DESARROLLAR POR LINEAS DE AUDITORIA 3.2.1 Análisis sectorial Análisis del sujeto de control, frente al sector a que pertenece, el Cumplimiento de las Políticas Internas, Externas y su corresponsabilidad con el Plan Estratégico, para determinar el avance empresarial.
3.2.2 Auditoría de control sobre la gestión financiera Para su evaluación se desarrollaran programas que le permitan a auditor contextualizar la empresa frente al sector, encontrar sus niveles de riesgo, conceptuar sobre la eficiencia, eficacia y economía en la inversión de los recursos y la generación de valor para sus accionistas. Para el análisis se debe tener en cuenta y analizar el informe del Revisor Fiscal, si es del caso se deberán pedir aclaraciones o adiciones para comprender los procedimientos que utilizó para dictaminar los estados financieros.
Cálculo del EVA Desde el punto de vista funcional de una empresa, si de los ingresos operacionales se deduce la totalidad de los costos operacionales, el valor de los impuestos y el costo de oportunidad del capital, se obtiene el valor económico agregado durante el período. Como se puede observar, esta metodología de medición considera la productividad de todos los factores utilizados para desarrollar la actividad empresarial. En otras palabras, el EVA es el resultado alcanzado una vez se han cubierto todos los gastos y satisfecho una rentabilidad mínima esperada por parte de los accionistas. Cuando una empresa financia sus activos con recursos de terceros a una tasa de interés y de allí se produce una mayor rentabilidad de los activos, dicho proceso genera un excedente que incrementa la rentabilidad de los propietarios de la empresa. El análisis de rentabilidad es uno de los componentes básicos para el cálculo del Valor Económico Agregado -EVA, cálculo que se hace comparando la rentabilidad de los activos de los que dispone la empresa para generar utilidades con el costo en que se incurre por tener dichos activos. Así las cosas, el valor económico agregado se determina de la siguiente manera: Si el costo promedio de capital (CPC): Costo de los recursos aportados por terceros y los aportados por los dueños de la empresa, se multiplica por el monto del capital invertido, se obtiene el costo por el uso del capital. Si a la utilidad operacional después de impuestos (UODI) se le descuenta el costo promedio de capital, se obtiene el valor económico agregado que la empresa fue capaz de generar durante el período. De esta forma, a partir del balance general y del estado de resultados el valor económico agregado -EVA- se puede representar de la siguiente manera: (ver diagrama explicativo) Para determinar el incremento de valor para la empresa, el EVA se debe calcular después de impuestos, lo que implica que el costo de capital debe calcularse de dicha forma y la utilidad operacional se debe tomar después de impuestos –UODI. Tal como se puede observar, el valor económico agregado (EVA) es el valor creado por una empresa durante un período determinado y se diferencia de la utilidad del ejercicio (UN) y de la utilidad por acción (UPA) básicamente por que estas últimas no reflejan el costo de capital de los dueños de la empresa (Patrimonio). Diagrama explicativo para el cálculo del eva ESTADO DE RESULTADOS BALANCE GENERAL Capital invertido x CPC ó WACC UODI ó NOPAT Costo por el uso del capital = Proceso que se puede representar a través de la siguiente fórmula: Donde: UODI: Utilidad operacional antes de los gastos financieros y después de impuestos (en inglés corresponde a la sigla NOPAT: net operating profit after Taxes). CPC: Costo promedio de capital. 3.2.3 Auditoría sobre el control de legalidad
3.2.4 Evaluación y concepto sobre el control interno
3.2.5 Evaluación y concepto sobre gestión ambiental
3.2.6 Evaluación y concepto sobre responsabilidad social empresarial
4. CALIFICACIÓN METODOLOGÍA 4.1 Ponderación de variables La metodología utilizada es coeficiente de ponderación a través de expertos - MÉTODO DELPHI "Técnica prospectiva para obtener información esencialmente cualitativa, pero relativamente precisa, acerca del futuro. Consiste básicamente en solicitar de forma sistemática las opiniones de un grupo de expertos, pero prescindiendo de la discusión abierta, lo que permite evitar los inconvenientes de ésta (influencia de factores psicológicos: persuasión, resistencia al abandono de las opiniones públicamente manifestadas, efecto de la opinión mayoritaria, etc.)" Consolidación de la calificación por entidad
4.2 Rango de Calificación para obtener el Concepto
NOTA: El resultado de la aplicación de ésta metodología dará lugar al Fenecimiento o no de la cuenta rendida por el Sujeto de control. 4.3 Calificación de las Variables 4.3.1 – Análisis Sectorial - Tabla 1
4.3.2 Auditoría de control sobre la Gestión Financiera – Tabla 2
4.3.3 Auditoría sobre el control de legalidad - Tabla 3
4.3.4. Evaluación y Concepto sobre el Control Interno – Tabla 4
4.3.5. Evaluación y Concepto sobre Gestión Ambiental – Tabla 5
4.3.6. Evaluación y Concepto sobre Responsabilidad Social Empresarial – Tabla 6
PROCEDIMIENTO PARA CONCLUIR EL HALLAZGO DE AUDITORIA HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA CONCLUIR EL HALLAZGO DE AUDITORÍA CODIGO: 4011 VERSIÓN No. 8.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA CONCLUIR EL HALLAZGO DE AUDITORÍA 1. OBJETIVO: Estandarizar el método para concluir los hallazgos de auditoria evidenciados dentro del Proceso de Prestación de Servicio Micro. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la obtención de la evidencia producto de la aplicación de las técnicas de auditoría y termina con el archivo de los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva que evidentemente no tienen incidencia fiscal para el caso de los hallazgos administrativos con incidencia disciplinaria y/o penal terminan con su remisión a las autoridades competentes. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272. • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. • Ley 610 de 2000 "Responsabilidad Fiscal". • Ley 734 de 2002. "Código Único Disciplinario". • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. • Normas según la naturaleza jurídica de los sujetos de control para los hallazgos administrativos. • Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" 4. DEFINICIONES : CAUSA: Representa la razón básica que origino el incumplimiento del criterio o norma. CONDICION: Descripción del hecho determinado o establecido. CRITERIO: Es el "deber ser" y se constituye en las normas, políticas o procedimientos bajo los cuales debe compararse el hecho sucedido (condición) lo cual permite determinar el hallazgo. EFECTO: Consecuencia o impacto del incumplimiento del criterio o norma. HALLAZGOS: Como resultado de la aplicación de los sistemas de control durante el ejercicio del proceso auditor se pueden identificar hechos o situaciones (condiciones) que denotan importancia en la evaluación y vigilancia fiscal, se constituyen en las desviaciones entre el "ser" y el "deber ser" originadas en el actuar de la administración por ello todos son de carácter Administrativo y pueden tener incidencia Fiscal, Penal o Disciplinaria: Los hallazgos corresponden a hechos o situaciones identificados en el ejercicio del proceso auditor que constituyen deficiencias susceptibles de subsanar mediante acciones correctivas para incluir en los planes de mejoramiento. Los hallazgos Fiscales, Penales o Disciplinarios: Corresponden a los hechos identificados en el ejercicio del proceso auditor que constituyen daño patrimonial, delitos o faltas disciplinarias, respectivamente. HECHO CONSTITUTIVO DE PRESUNTO HALLAZGO: Se consideran las presuntas diferencias entre el deber ser y la situación identificada. HALLAZGO DEFINITIVO: Es la etapa en que el equipo auditor en mesa de trabajo determina que se cuenta con todos los elementos de juicio necesarios para tener certeza del daño fiscal o presunta irregularidad administrativa, disciplinaria o penal, con base en la respuesta del sujeto de control y los soportes que sustentan el hallazgo. 5. REGISTROS • Acta de mesa de trabajo • Oficio remisorio • Memorando traslado de hallazgo • Formato de traslado de hallazgo fiscal • Acta de comité técnico sectorial 6. ANEXOS * Anexo 1: Formato de Traslado de Hallazgo Fiscal. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Se activa el Procedimiento de Indagación Preliminar.2 Si el sujeto de control no contesta dentro de los términos establecidos, se entenderá por aceptado el hallazgo. 3 Se activa el procedimiento para la cuantificación y comunicación de beneficios de control fiscal.ANEXO 1 FORMATO DE TRASLADO DE HALLAZGO FISCAL – Cd10: I. DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA QUE EFECTÚA LA AUDITORÍA a. Dirección Sectorial:________________________________________________ b. Sujeto de Control: _________________________________________________ c. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad: Regular ____________________ Especial ____________________ d. PAD______________________CICLO : ___________ e. Fecha de Iniciación de la auditoría o actuación fiscal: DD MM AA f. Fecha de Terminación de la auditoría o actuación fiscal11: DD MM AA g. Fecha de Reporte del Hallazgo al Jefe inmediato: DD MM AA h. Profesional Auditor que configuró el hallazgo: NOMBRE CARGO ___________________________________ ____________________________ ___________________________________ ____________________________ ___________________________________ ____________________________ ___________________________________ ____________________________ II. DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD AUDITADA a. Nombre o Razón Social: ___________________________ _______________ b. NIT:____________________________________________________________ c. Naturaleza Jurídica: _______________________________________________ d. Domicilio:_______________________________________________________ e. Representante Legal: _____________________________________________ f. Cargo: _________________________________________________________ g. Cédula: _____________________________________________ __________ h. Dirección: _____________________________________________ ________ i. Teléfonos: ______________________________________________ _______ III. ANTECEDENTES DEL INFORME DE AUDITORÍA a. Origen: PAD: ______ DENUNCIA: _______ OTRO______ ¿Cuál?: ______________________________________ b. Período Evaluado: De: _________________ A: ______________________ c. Características del Hallazgo Fiscal: Faltante de Bienes:________ Faltante de Fondos:________ Irregularidades en Contratación:______ Irregularidades en Cuentas:______ Otros:______ Cuál?_______________________________________ IV. DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS PRESUNTAMENTE IRREGULARES ¿Qué ocurrió? (Hechos): __________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cuándo? (Fechas): ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Dónde? (Entidad, Lugares): __________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cómo?(Método): __________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Por qué? (Causas): __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ V. NORMAS PRESUNTAMENTE VIOLADAS Especiales Generales _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ _______________ _________________ VI. MATERIAL PROBATORIO QUE SUSTENTA EL(LOS) HALLAZGO(S) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ VII. VALOR DEL MONTO O DAÑO PATRIMONIAL $ ________________________ (Letras) ______________________________________ Observaciones: __________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ VIII. PRESUNTOS RESPONSABLES NOMBRE CEDULA CARGO DIRECCION TELEFONO CUANTIA IX. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Relacionar o anexar la respuesta de la entidad al hallazgo formulado por el equipo auditor y la valoración de la misma. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ X. OTRO TIPO DE INCIDENCIA Enunciar si este hallazgo además tiene presuntas incidencias disciplinarias y penales e indicar si se comunicó a las instancias competentes. _________________________________________________________________________ XI. FIRMAS _________________________ Director Sectorial FORMATO CODIGO: 4011001 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Y CIERRE DE AUDITORIA HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Y CIERRE DE AUDITORIA CÓDIGO: 4012 VERSIÓN No. 8.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Y CIERRE DE AUDITORIA 1. OBJETIVO Establecer las actividades para elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y realizar las actividades de Cierre de la Auditoría. 2. ALCANCE Inicia con la presentación en mesa de trabajo de los resultados por componente de integralidad, áreas, procesos, ciclos o temas de evaluación en las auditorias especiales y termina con la socialización de los resultados de la auditoría a la ciudadanía u organizaciones sociales que participaron o el levantamiento del fenecimiento de la cuenta. 3. BASE LEGAL • Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272. • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen". • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital" • Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". 4. DEFINICIONES • COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: Corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye aspectos como la evaluación a los Estados Contables, la contratación, el presupuesto, el plan de desarrollo y balance social, el control interno y gestión ambiental. • DICTAMEN INTEGRAL: Expresión de las conclusiones finales a las que ha llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y evaluación del sistema de control interno. Es integral por cuanto se ha hecho una evaluación conjunta al aplicar en forma articulada los diferentes sistemas de control. • FENECIMIENTO: Acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría por los sujetos de control, mediante el cual se determina que el gestor fiscal realizó el manejo de los recursos, puestos a su disposición, en condiciones de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de costos ambientales. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas, se levantará el fenecimiento y se iniciará juicio fiscal. • INFORME DE AUDITORÍA: Documento final del proceso auditor que sintetiza el resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el memorando de planeación. • INFORME PRELIMINAR: Es el producto de la consolidación de las actas de mesa de trabajo retomando los diferentes hallazgos, agrupados por componente de integralidad o áreas, ciclos, procesos o temas de evaluación en las auditorias especiales, los cuales han sido validados en mesa de trabajo y comunicados al sujeto de control. • PLAN DE MEJORAMIENTO: Documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro. • SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS: Es el evento mediante el cual se divulgan los resultados obtenidos en el desarrollo del PAD. Se incluirá el resultado de la auditoría con el énfasis adecuado sobre el producto de los insumos originados en las inquietudes de la comunidad. De acuerdo con el número de ciudadanos participantes en el ejercicio de la auditoría social se realizará mesa final del equipo auditor con los participantes. • SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna. • SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría. 5. REGISTROS • Acta de mesa de trabajo. • Memorando de entrega de Informe Preliminar. • Acta de Comité Técnico Sectorial. • Oficio remisorio. • Oficio de convocatoria. • Memorando remisorio. • Informe Final. • Oficio de comunicación del Informe Final. • Acta de socialización de resultados. • Oficio comunicando a la Entidad. 6. ANEXOS • Anexo 1. Modelo "Presentación Informe de Auditoría". • Anexo 2. Modelo "Carátula y Hoja de Presentación". • Anexo 3. Modelo "Tabla de Contenido". • Anexo 4. Modelo "Dictamen de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral". • Anexo 5. Modelo "Concepto sobre Gestión y Resultados". • Anexo 6. Modelo "Opinión sobre los Estados Contables". • Anexo 7. Modelo "Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados" • Anexo 8. Modelo "Criterios para el fenecimiento". • Anexo 9. Modelo Resumen Ejecutivo "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral". • Anexo 10: Ficha Evaluación Auditoría. • Anexo 11: Evaluación Auditoría Parte Interesada • Anexo 12: Lista de Verificación. Producto No Conforme 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 El capitulo debe contener como mínimo lo siguiente: el análisis del sujeto de control, su presupuesto frente al sector, cumplimiento de políticas internas, externas y su corresponsabilidad con el plan de desarrollo, estratégico, corporativo o el que corresponda, entre otros aspectos destacables del sector, conforme a los lineamientos de la alta Dirección, para los objetivos subsectoriales.2 Aplicar la Metodología para la evaluación de la gestión y resultados, en el Anexo correspondiente 6, 7, 8 y 9 del "Procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría".ANEXO 1 MODELO "PRESENTACIÓN INFORME DE AUDITORÍA" (Ver caracterización de producto) • Requisitos de Presentación del Informe: 1. El informe debe redactarse en: • Letra Arial tamaño 12 de Word. • Margen superior, 4 centímetros. • Margen inferior, 3 centímetros. • Margen izquierdo, 3 centímetros. • Margen derecho, 3 centímetros. • Espacio interlineado sencillo. 2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos. 5. Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. 6. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. 7. En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecutivos a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo: CUADRO O TABLA 1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN AÑO 2001
8. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. 9. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. 10. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, entre otras. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. 11. Los hallazgos formulados deben presentarse por componente de integralidad y numerarse consecutivamente, con el fin de facilitar su referenciación en papeles de trabajo, evitando repetir su descripción en desarrollo del informe. 12. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. 13. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. FORMATO CÓDIGO: 4012001 ANEXO 2 MODELO "CARÁTULA Y HOJA DE PRESENTACIÓN"
MODELO "HOJA DE PRESENTACIÓN"
ANEXO 3 MODELO "TABLA DE CONTENIDO"
FORMATO CÓDIGO: 4012003 3 Ver Anexo 3 del Procedimiento para la Recepción, Verificación y Revisión de la CuentaANEXO 4 MODELO "DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALMODELO Doctor XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ciudad La Contraloría de Bogotá, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política y el Decreto 1421 de 1993, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral a la entidad XYZ a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión, el examen del Balance General a 31 de diciembre de XXXX, y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de XXXX; (cifras que fueron comprobadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, la evaluación y análisis de la ejecución de los planes y programas de gestión ambiental y de los recursos naturales y la evaluación al Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá. La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de Auditoría Gubernamental Colombianas compatibles con las de General Aceptación, así como con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. Concepto sobre Gestión y los Resultados (Dejar como título) (Ver modelo Anexos 7 al 10 del Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Planeación y programas de auditoría", según el sector) La aplicación de la Metodología para le evaluación de la gestión y los resultados, arrojó la siguiente consolidación:
Rango de Calificación para obtener el Concepto
Como resultado de la auditoría adelantada, la Contraloría de Bogotá, D.C., conceptúa que la gestión correspondiente a la vigencia ______ es _____________. (FAVORABLE, FAVORABLE CON OBSERVACIONES, DESFAVORABLE). Enunciar síntesis de los hallazgos relevantes que soportan: La Evaluación del SCI y el concepto de gestión y resultados. Los resultados del examen nos permiten conceptuar que la gestión adelantada por la administración de la entidad, acata las disposiciones que regulan sus actividades y relaciones, está soportada en un efectivo Sistema de Control Interno y refleja un adecuado manejo de los recursos puestos a su disposición empleando en su administración acertados criterios de economía, eficiencia y equidad, lo cual le permitió cumplir, en los planes y programas desarrollados, con las metas y objetivos propuestos. Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta. Indicar brevemente los resultados de la aplicación de la lista de chequeo y el programa para analizar el contenido de la cuenta y el examen de las aspectos relevantes en la etapa de ejecución de la auditoría. Si hubo incumplimiento en los términos, forma o métodos prescritos para la rendición de la cuenta. Ver Anexo 3, modelo 4019003 del Procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta. Opinión sobre los Estados Contables (Dejar como título) (Ver modelo Anexo 6) Enunciar síntesis de los hallazgos relevantes que soportan la opinión de los Estados Contables. En nuestra opinión, los Estados Contables arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la entidad XYZ, al 31 de diciembre de XXXX y los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia. Consolidación de Hallazgos (Dejar como título) (Ver resultados del Anexo 7) En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el Anexo No. se establecieron 75 hallazgos administrativos, de los cuales 15 de ellos corresponden a hallazgos con alcance fiscal en cuantía de $2000, que se trasladaron o trasladaran a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, 10 tienen alcance disciplinario los cuales fueron trasladados o se trasladaran a la Procuraduría General de la Nación y/o Personería Distrital y 7 de ellos con alcance penal que fueron trasladados o se trasladaran a la Fiscalía General de Nación. Concepto sobre Fenecimiento (Dejar como título) (Ver modelo Anexo 8) Por el concepto favorable emitido en cuanto a la gestión realizada, el cumplimiento de la normatividad, la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno y la opinión expresada sobre la razonabilidad de los Estados Contables, la Cuenta Rendida por la entidad, correspondiente a la vigencia XXXX, se fenece. A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan actividades de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, a través de los medios electrónicos vigentes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del presente informe. El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución. Bogotá, D. C, Firma Director Técnico Sectorial FORMATO CÓDIGO: 4012004 ANEXO 5 MODELO "CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS" (Estos modelos pueden ajustarse a las otras posibilidades) 1. CONCEPTO FAVORABLE
2. CONCEPTO DESFAVORABLE
3. CONCEPTO FAVORABLE CON OBSERVACIONES
FORMATO CÓDIGO: 4012005 ANEXO 6 MODELO "OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES" 1. OPINIÓN LIMPIA
2. OPINIÓN CON SALVEDADES
3. OPINIÓN NEGATIVA
4. ABSTENCIÓN DE OPINIÓN
EXPLICACIÓN OPINIÓN ESTADOS CONTABLES
FORMATO CÓDIGO: 4012006 ANEXO 7 MODELO "CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS"
NA: No aplica.Los hallazgos administrativos representan el total de hallazgos de la auditoría; es decir, incluye fiscales, disciplinarios, penales y los netamente administrativos. Nota: Este cuadro se presenta como anexo o al final del informe. FORMATO CÓDIGO: 4012007 ______________ 1 Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.ANEXO 8 MODELO "CRITERIOS PARA EL FENECIMIENTO" FORMATO CÓDIGO: 4012008 ANEXO 9 MODELO RESUMEN EJECUTIVO "INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL" El informe no debe superar 10 páginas incluyendo la carátula, efectuando comentarios sobre el efecto del plan de mejoramiento suscrito en la gestión del sujeto de control y sus consecuencias en el dictamen y fenecimiento o no de la cuenta de un periodo a otro. No se trata de copiar el Dictamen Integral, sino de resumir en un lenguaje sencillo los resultados de la auditoría, incluyendo los de evaluación de política pública o sectorial. 1 CARÁTULA 2 DICTAMEN INTEGRAL (Concepto sobre la Gestión y Resultados, Opinión de los Estados Contables, Calificación del Control Interno, Resultados de la Evaluación al Plan de Mejoramiento y Tipo de Fenecimiento). 3 DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS MAS REPRESENTATIVOS Y DE IMPACTO (Presentados de manera concisa y precisa). 4 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS.
NA: No aplica. Los hallazgos administrativos representan el total de hallazgos de la auditoría; es decir, incluye fiscales, disciplinarios, penales y los netamente administrativos. FORMATO CÓDIGO: 4012009 1 Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.ANEXO 10 FICHA EVALUACION AUDITORIA SUJETO DE CONTROL: ______________________________________________________ CICLO:___________________________ PAD (Vigencia)_______________________ MODALIDAD DE AUDITORIA: ___________________________________________________ NOMBRE DE LA AUDITOIRA ESPECIAL:__________________________________________ DILIGENCIADA POR: EQUIPO AUDITOR_______ LIDER AUDITORIA_____ AUDITOR_____ Esta ficha será diligenciada al terminar la auditoría, preferiblemente con la participación de todos los integrantes del Equipo Auditor. (En caso de no existir consenso en las respuestas, cada auditor podrá diligenciarla de manera individual). Deberá remitirse por Outlook al Director Técnico de Planeación. El único objetivo de esta información es disponer de insumos para el mejoramiento del proceso auditor. Califique en una escala de 1 a 5, siendo 1 pésimo y 5 lo deseado o deber ser. 1. TALENTO HUMANO ________ 1.1. Suficiencia del talento humano (Número de auditores) ________ 1.2. Trabajo en equipo ________ 1.3. Competencia del talento humano ________ 1.4. Especialización del talento humano acorde con la misión del sujeto auditado ________ 1.5. Participación del Nivel Directivo ________ 1.6. Capacidad de liderazgo y orientación del Nivel Directivo ________ 1.7. Manejo de Conflictos. (Si se presentaron) ________ 1.8. Cargas de Trabajo ________ 1.9. Ambiente Laboral ________ 1.10. Ausencia Laboral OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. RECURSOS FÍSICOS Y LOGISTICA ________ 2.1. Suficiencia (Calidad y Cantidad) de Herramientas Tecnológicas (Suministrados por la Contraloría) ________ 2.2. Suficiencia (Calidad y Cantidad) de Herramientas Tecnológicas (Suministrados por el Sujeto de Control) ________ 2.3. Acceso a Internet ________ 2.4. Acceso a Intranet de la Contraloría ________ 2.5. Instalaciones Locativas para el Equipo Auditor en el Sujeto de Control ________ 2.6. Suministro de elementos de consumo para desarrollar el trabajo ________ 2.7. Atención de solicitudes especializadas propias de la Auditoría ________ 2.8. Apoyo en el traslado de elementos al finalizar la auditoría. OBSERVACIONES: ______________________________________________________________________________________________________________. 3. MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS ________ 3.1. Aplicación de los procedimientos ________ 3.2. Acceso a la Información del sujeto de control ________ 3.3. Uso de los aplicativos de la Contraloría. ________ 3.4. Acceso a los sistemas de información del sujeto de control. ________ 3.5. Relaciones con el sujeto de control. OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________. 4. DESARROLLO DEL TRABAJO ________ 4.1. Tiempo asignado ________ 4.2. Representatividad de las Muestras ________ 4.3. Profundidad de la evaluación ________ 4.4. Componentes de Integralidad ________ 4.5. Alcance de la Auditoría ________ 4.6. Cumplimiento de los Objetivos de la Auditoría ________ 4.7. Resultados de la auditoría ________ 4.8. Periodicidad de las mesas de trabajo OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. INDIQUE QUE ASPECTOS CONSIDERA TENER EN CUENTA PARA UNA PRÓXIMA AUDITORIA. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. EN EL TRABAJO DE AUDITORÍA SE PRESENTARON (O NO) LAS SIGUIENTES LIMITACIONES QUE AFECTARON LA AUDITORÍA: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. FECHA ____________________________________________ FORMATO CÓDIGO: 4012010 ANEXO 11 EVALUACION AUDITORIA PARTE INTERESADA Esta ficha será diligenciada al terminar la auditoría por el Representante Legal de la Entidad o quien haga sus veces, y será remitida al Director Técnico de Planeación por el respectivo Director Sectorial. Tiene como objetivo medir la percepción de la parte interesada sobre el ejercicio y resultados de la auditoría con el único objetivo de disponer de insumos para el mejoramiento del proceso auditor. SUJETO DE CONTROL: ______________________________________________________ CICLO:___________________________ PAD (Vigencia)_______________________ MODALIDAD DE AUDITORIA: ___________________________________________________ NOMBRE DE LA AUDITOIRA ESPECIAL:__________________________________________ DILIGENCIADA POR: JEFE CONTROL INTERNO_______ DIRECTIVO AREA EVALUADA_____ Según su opinión, señale con una X una de las casillas para cada aspecto.
Tiene usted algún comentario adicional o sugerencia sobre nuestro servicio, que contribuya al mejoramiento de nuestra función. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Agradecemos su tiempo en contestar esta encuesta, cuyos resultados permitirán a la Contraloría implementar acciones de mejoramiento continuo. Fecha __________________________________ FORMATO CÓDIGO: 4012011 ANEXO 12 NOTA: Si no aplica las características se activa el procedimiento para el control del producto no conforme. FORMATO CODIGO 4012012 PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLAR MESAS DE TRABAJO HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLAR MESAS DE TRABAJO CÓDIGO: 4013 VERSIÓN No. 7.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLAR MESAS DE TRABAJO 1. OBJETIVO Estandarizar las actividades para realizar las mesas de trabajo en el desarrollo del Proceso de Prestación de Servicio Micro. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración del cronograma de mesas de trabajo y culmina con la entrega del acta a la Subdirección de Fiscalización. 3. BASE LEGAL • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen". • Artículos 13 y 17, numerales 1° y 3° del Artículo 37, Artículos 47, 48, 49, 50 y 51 del Acuerdo 361 del 06 de enero de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" 4. DEFINICIONES MESA DE TRABAJO: Espacio conversacional desarrollado durante el Proceso Auditor cuyo propósito fundamental es lograr que el equipo auditor interactúe permanentemente, valide los hallazgos administrativos, fiscales, penales y disciplinarios; de igual forma, comparta conocimientos, técnicas de auditoría, resultados y mejore los canales de comunicación en las tareas realizadas, con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos y el avance en la ejecución de los Programas de Auditoría. En desarrollo de las reuniones los miembros de la Mesa deberán: • Propiciar un clima de cordialidad, buscando la permanente integración de los miembros. • Estimular y permitir la expresión de los diferentes puntos de vista de los miembros del equipo. • Separar los momentos de generación de las ideas y propuestas, de la evaluación de las mismas. • Ponderar y estimular las actitudes constructivas de mejoramiento. • Expresar las ideas, los puntos de vista y los aportes de manera concisa, coherente y ordenada. RELATOR: Persona designada por el equipo quien tendrá la función de elaborar el acta de mesa de trabajo, recoger firmas y en la siguiente mesa de trabajo efectuar la lectura del acta anterior. SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría. 5. REGISTROS • Cronograma Mesas de Trabajo. • Acta Mesa de Trabajo. • Memorando. 6. ANEXOS Anexo 1: Modelo Acta Mesa de Trabajo. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
(*) Aplica para la Dirección de Para el Control social y el Desarrollo Local. ________ 1 El avance de la auditoria esta relacionado con el diligenciamiento del anexo 4 correspondiente al procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoria.2 Con la firma de los integrantes de la mesa de trabajo, se entiende aprobada el acta. Así mismo, si algún integrante de la mesa de trabajo no está de acuerdo con alguna observación, ésta debe quedar en el acta y firmar con salvedad.ANEXO 1 MODELO ACTA MESA DE TRABAJO12
DESARROLLO TEMÁTICO Seguimiento a los compromisos adquiridos
Informe avance de auditoría:
Presentación y validación de hallazgos:
Otros temas Compromisos
Conclusiones: ANEXOS 13
NOMBRE Y FIRMA DE LOS PARTICIPANTES
FORMATO CÓDIGO: 4013001 RECIBIDO: _________________________________ Subdirector de Fiscalización, fecha y hora. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4014 VERSIÓN No. 6.0 FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO 1. OBJETIVO : Estandarizar a través de los elementos de identificación, referenciación, conclusiones y clasificación, la elaboración y entrega de los papeles de trabajo, que en archivo duro y/o magnético deba entregar al concluir el Proceso de Prestación de Servicio Micro, cada uno de los integrantes del equipo auditor, de acuerdo con la labor desarrollada. 2. ALCANCE: Inicia cuando el Equipo Auditor determina la forma de realizar la referenciación y las marcas de auditoria a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo y termina cuando el administrador de archivo aprueba y procede a archivar los papeles de trabajo. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272. • Ley 42, de 1993, artículos 8 y 65. • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. • Ley 594 de 2000 • Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas: Manejo y Custodia de los Papeles de Trabajo • Normas de auditoria de general aceptación 4. DEFINICIONES : ARCHIVO: ordenamiento clasificado de documentos y archivos magnéticos que correspondan al proceso de Prestación de Servicio Micro. ARCHIVO PERMANENTE: documentos del sujeto de control o aplicables a éste, tales como: normas, reglamentos, disposiciones, procedimientos, manuales, entre otros, que no son susceptibles de cambio frecuente, que constituyen fuente de consulta en posteriores auditorías. ARCHIVO GENERAL: correspondencia interna recibida y enviada durante el tiempo de realización del Proceso de Prestación de Servicio Micro ARCHIVO CORRIENTE: documentos que soportan la labor y evidencias del Proceso de Prestación de Servicio Micro. CONCLUSION: juicios de carácter profesional, basados en las observaciones resultantes del examen efectuado. MARCAS DE AUDITORIA: indicadas mediante símbolos de auditoria, las cuales pueden ser numéricos o alfabéticos, con el propósito de facilitar y abreviar la clasificación, archivo y para explicar el trabajo de auditoría realizado. PAPELES DE TRABAJO: conjunto de documentos, y/o planillas elaboradas y/o utilizadas por el auditor en forma manual o medio magnético, diseñados acorde con las circunstancias particulares, los cuales registran, soportan, evidencian e identifican la labor de auditoria realizada, así como las conclusiones a las que se ha llegado en el desarrollo de su trabajo. Sirven para sustentar los hallazgos detectados y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías. Los papeles de trabajo están conformados por los documentos contenidos en el Archivo Permanente, General y Corriente. REFERENCIACION: identificación alfanumérica colocada en la parte superior derecha de los papeles de trabajo. Se asignará en mesa de trabajo, según criterio seleccionado para agrupar por componentes de integralidad, como por ejemplo: C= Contratación, P= Presupuesto, EC= Estados Contables, PD= Plan de Desarrollo, BS= Balance Social, GA= Gestión Ambiental, entre otras. REFERENCIACION CRUZADA: Se refiere a la interrelación de asuntos contenidos en uno o varios documentos analizados o papel de trabajo, con las anotaciones de datos, cifras, entre otros incluidos en otros papeles de trabajo. FOLIAR: numerar los folios de un impreso, libro o documento. 5. REGISTROS • Acta de Mesa de Trabajo. • Papeles de Trabajo. • Formato Único de Inventario Documental. • Memorando 6. ANEXOS • Anexo 1: Modelo de Referenciación de Papeles de Trabajo. • Anexo 2: Marcas de Auditoria. • Anexo 3. Modelo papeles de trabajo. • Anexo 4. Archivo de Papeles de Trabajo. • Anexo 5: Carátula de la Carpeta de Archivo. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: (CUADRO) ANEXO 1 MODELO DE REFERENCIACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO Referencia Contenido A0 Índice o Carátula del Efectivo14 A2 Objetivos de la evaluación del Efectivo A4 Criterios de Auditoría y Fuentes de Criterio ACI4 Evaluación del Sistema de Control Interno Efectivo A8 Procedimientos de Evaluación del Efectivo A10 Desarrollo del Procedimiento No. 1 A12 Desarrollo del Procedimiento No. 2 A14 Desarrollo del Procedimiento No. 3 A16 Desarrollo del Procedimiento No. 4 A18 Desarrollo del Procedimiento No. 5 A20 Desarrollo del Procedimiento No. 6 .. AN Desarrollo del procedimiento N… A… Borrador de Informe de la línea o componente de integralidad auditado FORMATO CÓDIGO 4014001 Nota: Señor Auditor este es un modelo por lo tanto, está sujeto a los cambios y sugerencias para la debida utilización en los resultados de su trabajo. Las marcas de auditoría y la referenciación se realizarán en color rojo. ___________ 2 Por línea o componente de integralidadANEXO 2 MARCAS DE AUDITORÍA Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para un componente de integralidad o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados de forma clara en la parte inferior en los papeles de trabajo. Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo, compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz. Si se elaboran en computador, debe escogerse una letra diferente y ojalá resaltada. Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes: • La explicación de las marcas debe ser específica y clara. • Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc. FORMATO CÓDIGO 4014002 ANEXO 3 MODELO PAPELES DE TRABAJO
________ 1 Se diligencia cuando aleatoriamente se supervise por parte del Subdirector de FIS, Líder del Equipo o Jefe de Oficina Localidad.ANEXO 4 ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO Las clases de archivo que se manejan en el Proceso de Prestación de Servicio Micro por parte de los integrantes de los equipos de auditoría, son los siguientes:
_______ 1 De conformidad con lo acordado en mesa de trabajo.
FORMATO CÓDIGO 4014004 Nota: Los soportes se archivan en orden cronológico. ANEXO 5 CARÁTULA DE LA CARPETA DE ARCHIVO SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN EQUIPO DE AUDITORÍA: PAPELES DE TRABAJO PAD: CICLO: PERÍODO AUDITADO: AUDITORÍA: A/C ARCHIVO CORRIENTE: TOMO X de X Folios ____ a _____ CARPETA No. ____ CAJA No. ____ FORMATO CÓDIGO 4014005 PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMIDAD , MODIFICACION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMIDAD, MODIFICACION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO CÓDIGO: 4015 VERSIÓN No. 7.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMIDAD, MODIFICACION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 1. OBJETIVO Estandarizar las actividades a seguir para la conformidad y seguimiento al plan de mejoramiento que presentan los sujetos de control, producto de la vigilancia fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., a nivel micro y a nivel macro. 2. ALCANCE Este procedimiento contempla: Conformidad: Inicia con la solicitud de habilitación del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal SIVICOF a la Dirección de Informática y termina con la comunicación al Sujeto de Control de la conformidad del plan. Modificación: Inicia con la recepción de las solicitudes de modificación y termina con la comunicación al sujeto de control sobre la aprobación o no de la misma. Seguimiento: Inicia con la programación para realizar seguimiento al plan de mejoramiento y termina con la elaboración del informe de seguimiento al plan de mejoramiento. 3. BASE LEGAL • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen". • Acuerdo 361 de 2009, artículos 25, 48 numeral 4 y 55. • Decreto 1599 de 2005, "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano" MECI 1000:2005, el cual contiene entre otros elementos de control el Subsistema de Control de Evaluación y dentro de uno de sus componentes está el Plan de de Mejoramiento. 4. DEFINICIONES PLAN DE MEJORAMIENTO: Documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro. SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna. SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría. 5. REGISTROS • Memorando de solicitud. • Memorando • Acta mesa de trabajo. • Oficio remisorio conformidad plan de mejoramiento. • Plan de mejoramiento conforme. • Plan de Mejoramiento. 6. ANEXOS • Anexo 1. Formato Formulación y Seguimiento Plan de Mejoramiento. • Anexo 2. Metodología para establecer el grado de cumplimiento o avance de las acciones 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1. CONFORMIDAD
7.2 MODIFICACIÓN
7.3 SEGUIMIENTO
ANEXO 1 PLAN DE MEJORAMIENTO F FORMATO CÓDIGO: 4015001 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO Entidad: Registre el nombre de la entidad o sujeto de control. Origen: Determine el origen del hallazgo u observación utilizando el nombre del informe comunicado por la Contraloría de Bogotá, D.C. Capítulo: Registre el numeral, título o página del informe donde se encuentre incluido el hallazgo u observación. Número y descripción del hallazgo u observación: Describa el hecho presentado en el informe o actuación producto de la vigilancia fiscal a nivel micro o macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. Acción (es) correctiva(s): Registre la(s) actuación(es) que realizará la entidad para subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro. Se formulará acciones para todos los hallazgos administrativos incluidos aquellos de carácter disciplinario, fiscal o penal. Indicador(es): Registre un nombre y la fórmula a través de la cual se pueda observar el cumplimiento de la acción determinada. Meta(s): Señale la medida cuantitativa, concreta, realizable y verificable de la acción correctiva que se espera alcanzar en el tiempo definido, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles. Área responsable: Señale el área o dependencia a la cual le corresponde ejecutar la acción determinada. Responsable de la ejecución: Indique el nombre y cargo de la persona que debe cumplir con la realización de la(s) acción(es) correctiva(s). Recursos: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción. Fecha de inicio: Indique el día, mes y año en que comienza la acción(es) registrada(s). Fecha de terminación: Señale el día, mes y año en que finaliza cada una de la(s) acción(es) registrada(s). Resultado del Indicador: Determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento. Grado de avance físico de las metas: Indique en el progreso en valores absolutos o porcentuales de la meta establecida. Análisis: En forma breve y concisa explique el comportamiento o grado de cumplimiento de la acción, a la fecha de corte del seguimiento. Rango de Cumplimiento Seguimiento Contraloría: Esta columna la diligencia el auditor de la Contraloría de Bogotá, producto del seguimiento realizado, en términos de la aplicación de la metodología y el procedimiento adoptado. Estado de la Acción (A=Abierta, C=Cerrada) Contraloría: Esta columna la diligenciará el auditor de la Contraloría. Una vez, el auditor determine el cierre de la acción, el sujeto de control, procederá a retirar dicha acción del Plan de Mejoramiento Consolidado. Fecha de conformidad: Indique el día, mes y año fecha en que la Contraloría de Bogotá, D.C. emitió la última conformidad al plan de mejoramiento. Fecha de seguimiento: Indique el día, mes y año de corte en que se realiza seguimiento al plan de mejoramiento. ANEXO 2 METODOLOGÍA PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLIMIENTO O AVANCE DE LAS ACCIONES Rango de Cumplimiento: Análisis de carácter cuantitativo, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • 2 puntos: Si cumplió con la actividad y ésta fue efectiva (es decir, que solucionó la deficiencia). Esta acción se declarará CERRADA. • Si cumplió parcialmente con la actividad, podrá valorarse inversamente proporcional en relación con el tiempo que le queda para cumplir la acción de mejoramiento, es decir: medio punto (0,5) si alcanzó el 50% del indicador de cumplimiento pero cuenta con menos de la mitad del tiempo asignado para la actividad; un punto (1) si alcanzó el 50% de gestión de la acción y cuenta con la mitad del tiempo; y un punto y medio (1,5), si la meta supero el 50% y el tiempo con el que cuenta para cumplirla es menos del 50%. • O puntos: Si no cumplió con la actividad. Promedio: Sumatoria de puntos obtenidos en todas las actividades dividido entre el número total de actividades evaluadas, con el fin de determinar el rango de cumplimiento así: • No cumplido entre 0 y 0.9 puntos. • Cumplimiento Parcial entre 1.0 y 1.7 puntos. • Cumplido entre 1.8 y 2.0 puntos. Porcentaje de Cumplimiento = Promedio total de puntos X 100% / 2. Este indicador mide la eficacia en el cumplimiento del Plan de Mejoramiento. Entre el 5% y el 49% ineficaz. Entre el 50% y el 70% Parcialmente eficaz. Mayor del 70% Eficaz. Seguimiento al Plan de Mejoramiento El seguimiento al plan de mejoramiento se determina midiendo el grado de cumplimiento, de las acciones implementadas, aplicando la siguiente metodología: 1) Evaluación de Actividades: Se procede a evaluar cada una de las actividades descritas en el plan de mejoramiento y de acuerdo con los criterios de seguimiento, se le asigna un puntaje, establecido entre cero (0) y dos (2) puntos, así:
Si la entidad, al momento de la visita o evaluación por parte del grupo de auditoría, posee todavía plazo para el cumplimiento del compromiso, éste debe describir el estado de cumplimiento como "En Ejecución" y asignarle una puntuación de uno (1). Que equivale a un cumplimiento parcial. 1) Cálculo del promedio: Sumatoria de puntos obtenidos de todas las actividades dividido por el número total de actividades por entidad, con el fin de determinar el grado de cumplimiento considerando tres categorías con sus respectivos rangos de valores. La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de todas las actividades con un valor máximo de dos (2) puntos; y de cero (0) puntos si no cumplió ninguna de ellas. Entre este rango de valores se determinó un cumplimiento parcial. Como se detalla a continuación. • No cumplido: promedio entre 0 y 0.9 puntos. • Cumplimiento parcial: promedio entre 1.0 y 1.7 puntos. • Cumplido: promedio entre 1.8 y 2.0 puntos. 3) Porcentaje de cumplimiento: Obtención del porcentaje de cumplimiento al plan de mejoramiento de la entidad tomando como referencia las categorías anteriores: Cumplidas las tres etapas anteriores se obtiene el grado de cumplimiento definido de la siguiente manera: Porcentaje de cumplimiento = Promedio del total de puntos x 100% / 2 Este indicador mide la eficacia en el cumplimiento de las metas fijadas Resultados del Seguimiento • Cumplimiento del Plan de Mejoramiento Es este capítulo se mencionarán, con base en el Plan de Mejoramiento, uno a uno los hallazgos corregidos, los parcialmente corregidos y los que definitivamente no fueron corregidos, los cuales quedarán suficientemente evidenciados en los papeles de trabajo elaborados para tal fin. • Nuevos Hallazgos detectados en el Proceso de Seguimiento. Se enunciarán los hallazgos nuevos que se hayan detectado en este proceso y se renovará el Plan de Mejoramiento sobre estos últimos y los no corregidos o parcialmente corregidos, sin menoscabo de las acciones que se decidan adelantar por la C.B. • Conclusiones Las conclusiones permitirán al Director Sectorial tener elementos suficientes para iniciar el proceso sancionatorio en contra de los funcionarios de la entidad responsables de la solución de las deficiencias y el incumplimiento del Plan de Mejoramiento. Si las observaciones NO se han corregido, se debe dar inicio al Proceso Administrativo Sancionatorio en contra del Representante Legal de la entidad o de algunas de las personas definidas como responsables de la actividad de mejoramiento, por los siguientes aspectos: • Por incumplimiento en la formulación del Plan de Mejoramiento en la forma y oportunidad establecida. • Por no cumplir con las actividades u objetivos establecidos en el Plan. PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4016 VERSIÓN No. 5.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL 1. OBJETIVO: Estandarizar el procedimiento que permita adelantar procesos administrativos sancionatorios a los servidores públicos o particulares que manejen fondos o recursos públicos, cuando incurran en las faltas señaladas en la ley. 2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de apertura del proceso administrativo sancionatorio, y termina con el traslado para cobro por jurisdicción coactiva, cuando no se ha cancelado la multa. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política. Artículo 268 numeral 5º, 29, 209 Y 272. • Código Contencioso Administrativo. Articulo 38. • Ley 42 de 1993. Artículos 8º, 99 a 104. • Decreto Ley 1421 de 1993. Artículo 109 numeral 5. • Decreto Ley 111 de 1996. Artículo 44. • Decreto 714 de 1996. Artículo 89. • Jurisprudencia Honorable Corte Constitucional. (Sentencias C-054/1994, C-484 y C-661/2000 entre otras). • Artículo 115 Ley 489 de 1998 • Artículos 6, 10, 13 y 22 Acuerdo 361 de 2009 4. DEFINICIONES: AUTO: Acto administrativo en el cual se da a conocer la decisión administrativa de un funcionario. AMONESTACION: Es una exhortación escrita dirigida al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos del Distrito Capital para poner en su conocimiento que ha incurrido en una de las causales presentes en la Ley 42 de 1993 y Resolución Reglamentaria No. 042 de 2001. CADUCIDAD DE LA ACCION SANCIONATORIA FISCAL: Término que tiene la Contraloría de Bogotá D.C., para imponer la sanción administrativa fiscal caduca a los tres (3) años de producido el acto que pueda ocasionarla. De acuerdo con el Consejo de Estado- Sección Cuarta, sentencia de Junio 15 de 2001, C. P. Ligia López Diaz, estima que "es la notificación del acto sancionatorio lo que permite establecer si se obró oportunamente por parte de la administración". COMPETENCIA: Facultad constitucional y legal de que gozan el Contralor Distrital, los Directores Sectoriales de Fiscalización, de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y el Grupo Especial de Investigaciones Forenses para imponer sanciones a los sujetos de vigilancia y control fiscal. DECISION: Acto por el cual el funcionario competente, adopta una determinación que de acuerdo con las circunstancias demostradas dentro del plenario proceda aplicar. EDICTO: Escrito que se fija en la secretaria de un despacho judicial de una oficina pública, con el fin de notificar providencias o decisiones cuya notificación personal no haya sido posible. EJECUTORIA: Firmeza de la decisión. NOTIFICACION: Acto por el cual da a conocer a una persona, determinado acto jurídico realizado o a realizarse. Existen varias formas de notificación, por ejemplo: notificación personal, notificación por edicto, notificación por conducta concluyente, entre otros. MULTA: Es la sanción pecuniaria que se impone a los servidores públicos o particulares que manejen fondos o bienes del Distrito Capital; se determina de acuerdo con la gravedad de la misma y se tasará acorde con lo dispuesto en la Resolución Reglamentaria 042 del 2001, teniendo en cuenta la remuneración mensual del sancionado al momento de incurrir en la falta o de ocurrir el último acto constitutivo de la misma según el caso y se puede cuantificar hasta cinco veces el valor del salario mensual. OBLIGACION FISCAL: Es el conjunto de deberes establecidos en la Constitución Política, en las leyes u otras normas jurídicas, que tienen por objeto regular los recaudos o percepciones, conservaciones, adquisiciones, enajenaciones, gastos, explotaciones, inversiones o disposiciones realizadas con cargo a recursos o bienes Distritales y garantizar su protección. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL: Es el conjunto de actuaciones administrativas que adelanta la Contraloría de Bogotá, que busca facilitar el ejercicio de la vigilancia fiscal, dirigida a impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas obligaciones que permiten el adecuado, transparente y eficiente control fiscal. Con este proceso no se pretende resarcir, ni reparar el daño, sino se busca un medio conminatorio que se fundamenta en el poder correccional del Estado. PRUEBA DE OFICIO: Las que decreta y recauda el funcionario ejecutor que considere conducentes y pertinentes para soportar la decisión sin necesidad de ser solicitada por el implicado. PRUEBA DE PARTE: Las que solicita el implicado o allega y que deben ser valoradas por el funcionario ejecutor. RECURSOS: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para controvertir la decisión que se adopte dentro del proceso sancionatario fiscal. Los recursos son de reposición y/o apelación, según la cuantía e instancia del proceso. A través del ejercicio de los recursos se agota la vía gubernativa y ellos son medios que ofrece la Constitución Política y la Ley, como mecanismo de defensa del implicado en aras a la observancia de la garantía constitucional del debido proceso. RECURSO DE REPOSICION: Oportunidad procesal que tiene el implicado para presentar por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación personal o a la desfijación del edicto según el caso, ante el mismo funcionario que profirió la decisión del proceso administrativo sancionatorio fiscal, los argumentos con los cuales controvierte y pretende desvirtuar el contenido de la Resolución. Este recurso deberá resolverse por el funcionario ejecutor dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de su presentación. RECURSO DE APELACION: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para impugnar ante el inmediato superior de quien profirió una decisión dentro del proceso administrativo sancionatorio fiscal. El término para interponerlo es de tres (3) días cuando se interpone como principal y cuando es subsidiario el término es de cinco (5) días. RECURSO DE QUEJA: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para presentarlo, cuando se le rechaza el de apelación. REQUERIMIENTO DE EXPLICACIONES: Es el acto de trámite por medio del cual la Contraloría de Bogotá D.C. solicita explicaciones al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos, por advertirse la presunta comisión de conductas fiscalmente sancionables. El requerimiento de explicaciones deberá contener como mínimo: • Identificación del implicado: nombre y apellidos completos, documento de identidad, como la calidad (cargo) que ostentaba en el momento de producirse la conducta sancionable y su lugar de residencia. • Individualización de los cargos, señalando normas de carácter general o particular que se estiman transgredidas, las disposiciones en donde se encuentre relacionada la causal de sanción u omisión que permita considerar que la conducta asumida es constitutiva de falta. • Síntesis del trámite adelantado por la Contraloría de Bogotá que permite presumir la comisión de una conducta sancionable. • Información al requerido de que cuenta con el término de ocho (8) días siguientes a la notificación para responder a cada uno de los cargos imputados, mediante escrito haciendo referencia expresa a cada uno de ellos y que podrá aportar y solicitar las pruebas que acrediten sus descargos. • La advertencia al requerido que de no dar respuesta en el término señalado se continuará con el proceso. TERMINOS: Lapso que permite ejercer derechos a los implicados y expedir actuaciones a los ejecutores del proceso. 5. REGISTROS: Cada Requerimiento de Explicaciones da lugar a un expediente que se va formando con los descargos del requerido, las pruebas solicitadas, aportadas y practicadas, así como los actos administrativos que se profieran dentro de cada proceso. De igual manera, se lleva un libro radicador de proceso sancionatorios, en el que se registra cada requerimiento y a cada uno de estos las actuaciones que se vayan surtiendo. • Memorando de solicitud de inicio de proceso. • Requerimiento de Explicaciones. • Libro Radicador de Proceso Sancionatorio. • Citación para notificación • Acta de notificación del requerimiento de explicaciones. • Documento que contiene los descargos. • Constancia de no presentación de descargos • Auto de apertura a pruebas. • Auto por el cual se archiva el requerimiento • Resolución por la cual se impone sanción de multa • Acta de notificación de la resolución que impone sanción de multa • Resolución por la cual se decide recurso de reposición o apelación. • Acto de notificación de los recursos. • Memorando de traslado a la Oficina Jurídica • Constancia escrita de ejecutoria. • Auto comisorio. • Edicto 6. ANEXOS: Los formatos que se diligenciarán durante la ejecución del Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal son lo siguientes: • Memorando de solicitud de inicio de proceso administrativo sancionatorio. Anexo 1. • Requerimiento de Explicaciones. Anexo 2 • Citación para notificación personal. Anexo 3 • Acta de notificación personal del requerimiento de explicaciones. Anexo 4 • Edicto. Anexo 5 • Constancia de no presentación de descargos. Anexo 6 • Auto de apertura a pruebas. Anexo 7. • Auto comisorio para la práctica de pruebas Anexo 8 • Notificación por estado. Anexo 9 • Resolución que impone sanción de multa. Anexo 10 • Diligencia de notificación de la resolución que impone sanción de multa. Anexo 11 • Auto por el cual se archiva el requerimiento de explicaciones. Anexo 12. • Nota de presentación personal. Anexo 13 • Resolución por la cual se decide un recurso de reposición. Anexo 14. • Acta de notificación de la resolución que decide el recurso de reposición. Anexo 15 • Resolución por la cual se decide recurso de apelación. Anexo 16. • Constancia de ejecutoria y firmeza. Anexo 18 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No 1 MEMORANDO DE SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO SANCIONATORIO PARA: Director Sector, Director de Responsabilidad Fiscal, o Coordinador Guifo. DE: Director Economía y Finanzas, Subdirector de Fiscalización, Líder de Auditoría, Asesor o Subdirector del Proceso de responsabilidad Fiscal ASUNTO: Solicitud de apertura de proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal. En ejercicio del control fiscal practicado a través de auditoría, indagación preliminar o proceso de responsabilidad fiscal, (o cualquier otro medio de control) hemos encontrado la siguiente situación irregular que amerita adelantar el correspondiente proceso administrativo sancionatorio por las razones que se describen a continuación: (describir la situación, con la determinación del presunto implicado.) Cordialmente, Firmas. FORMATO CÓDIGO: 4016001 ANEXO No 2 REQUERIMIENTO DE EXPLICACIONES No_______ Doctor (a) Nombre Entidad Dirección de la Entidad y Dirección de la Residencia Ciudad Respetado (a) doctor (a): En ejercicio de la competencia atribuida en la Constitución Política, Art. 268, numeral 5 y Art. 272; Ley 42 de 1993, y Resolución Reglamentaria 042 de 2001 de la Contraloría de Bogotá, esta Dirección Sectorial le solicita dar explicación al requerimiento por ____________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 1. HECHOS: 1._________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 2._________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 3._________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 4._________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Por lo anterior se formulan los siguientes 2. CARGOS: __________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 3. NORMAS INFRINGIDAS: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 4. TERMINO PARA RESPONDER Se le hace saber al requerido que contra el presente acto no procede recurso alguno y que al término de los ocho (8) días siguientes a la notificación tiene el derecho de ofrecer las explicaciones del caso y aportar o solicitar la práctica de pruebas que considere del caso. 5. ADVERTENCIA Se advierte al requerido que de no recibir respuesta dentro del término señalado, el proceso sancionatorio continuará su trámite con las pruebas que obren en el expediente. Atentamente, _____________________________ Nombre y firma Director Sectorial o Coordinador del Guifo Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 4016002 ANEXO No 3 CITACIÓN NOTIFICACIÓN PERSONAL Señor Dirección Ciudad. REF: Citación notificación requerimiento de explicaciones No.___________de fecha______ Sírvase comparecer a este Despacho_________ubicado en la__________piso____dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de esta comunicación con el fin de notificarse personalmente del contenido del requerimiento de explicaciones de la referencia. Se le hace saber que de no comparecer oportunamente se dará aplicación a lo estipulado en el artículo 45 del C.C. Administrativo. Cordialmente. Director. FORMATO CÓDIGO: 4016003 ANEXO No 4 ACTA DE NOTIFICACION PERSONAL DEL REQUERIMIENTO DE EXPLICACION En Bogotá D.C., a los _____________ ( ) días del mes de ________________ del año ___________________ ( ), se hizo presente en la Dirección del sector-----------Grupo de Investigaciones Forenses o Dirección de Responsabilidad Fiscal el señor (a)------------identificado con cédula de ciudadanía número____________ expedida en_______con el fin de notificarse personalmente, del requerimiento de explicaciones Número. ____________ proferido por la Dirección del Sector ___________ el día ________________ ( ) del mes de ______________ del año_____________ ( ), por el cual ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Se hace entrega gratuita al notificado de la copia íntegra y auténtica del Acto Administrativo en _____________ ( ) folios. ________________________________ ____________________________ Firma NOTIFICADO (A) Firma NOTIFICADOR(A) Nombre:_______________________ Cargo:________________________ Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 4016004 ANEXO No 5 EDICTO El suscrito Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses de la Contraloría de Bogotá, o Director Sector o Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo EMPLAZA al señor ___________________ , identificado con cédula de ciudadanía número ____________ de Bogotá, para que en el término de 10 días hábiles, comparezca a este Despacho ubicado en la carrera 16 No 79-34, con el fin de notificarse del requerimiento de explicaciones número 10100-02-09 de fecha 23 de abril de 2009, por (describir la situación que dio pie al requerimiento.) Para todos los efectos se fija el presente edicto en la cartelera de de este Despacho por el término de diez días. Hoy 18 de mayo de 2009. Firma y cargo. Siendo las_________del día ________ se desfija el presente edicto. Firma y cargo FORMATO CÓDIGO: 4016005 ANEXO No 6 CONSTANCIA DE NO PRESENTACIÓN DE DESCARGOS Bogotá D.C., En la fecha, se deja constancia en el expediente, que una vez notificado debidamente al señor ___________, representante legal de__________, el requerimiento de explicaciones No.__________ de fecha________ y una vez transcurrido el tiempo establecido para presentar descargos, no lo hizo en oportunidad, razón por la cual se seguirá el curso del proceso con los elementos probatorios que se logren allegar. Firmado. _________________ Cargo FORMATO CÓDIGO: 4016006 ANEXO No 7 AUTO DE PRUEBAS No ____- de ___________ El suscrito Director del Sector______ de la Contraloría de Bogotá D.C., o la Coordinadora del Grupo Especial de Investigaciones Forenses, o Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, de la Contraloría de Bogotá, en uso de las atribuciones contenidas en la Resolución Reglamentaria 042 de 2001 y considerando. HECHO 1: ______________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ HECHO 2: _______________________________________________________________ __ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ HECHO 3: _______________________________________________________________ _ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ORDENA: PRIMERO: Abrir el proceso a pruebas. SEGUNDO: Practicar las pruebas que se enuncian a continuación: DOCUMENTALES: a) _______________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ TESTIMONIALES: __________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ SEGUNDO: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ TERCERO: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ COMUNÍQUESE Y CUMPLASE (Si decreta pruebas) NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE (Si niega parcial o totalmente las pruebas) _________________________________ Firma Director FORMATO CÓDIGO: 4016007 ANEXO No 8 AUTO COMISORIO PARA LA PRÁCTICA DE PRUEBAS El (la) suscrito (a) DIRECTOR (A) SECTOR , COORDINADOR GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES O DIRECTOR RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, en uso de las facultades otorgadas por: la Constitución Política Artículo 267, Decreto Ley 1421 de 1993 Art. 105; en concordancia con la Ley 42 de 1993, y la Resolución Reglamentaria 042 DE 2001, COMISIONA: al (la) doctor(a) ________________________________________, cargo ________________________ para que _________________________con el objeto de establecer ________________ para lo cual se deben practicar las siguientes pruebas: El funcionario comisionado deberá presentar el informe con sus respectivos soportes dentro de los _________ días al recibo de la presente. COMUNÍQUESE Y CUMPLASE: _______________________________________ Firma Se hace entrega de------ folios Firma funcionario que recibe------------------------folios--------------------- fecha ----------- Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 4016008 ANEXO No 09 NOTIFICACIÓN POR ESTADO
Hoy diez _______de________ de dos mil (200) se fija a las_____ am y se desfija a las_____ pm. Firma y cargo ANEXO No 10 RESOLUCIÓN No ____ de ___________"Por la cual se impone sanción de multa" EL DIRECTOR DEL SECTOR DE_________DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C., o COORDINADOR DEL GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES, o EL DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCALY JURISDICCIÓN COACTIVA, en ejercicio de la competencia atribuida en la Constitución Política, Art. 268, numeral 5 y Art. 272; Artículo 101 de la ley 42 de 1993, Resolución Reglamentaria 042 de 2001 expedida por la Contraloría de Bogotá, y. CONSIDERANDO ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ CONCLUSIONES DEL DESPACHO: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Por lo anteriormente expuesto este despacho, RESUELVE ARTICULO PRIMERO:- Imponer sanción de multa a(l) (la) doctor (a) ___________ __________________ , identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. __________ expedida en ___________, en calidad de _______________________________ , en cuantía de _______________________ ($________) PESOS M/CTE., de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente providencia. ARTICULO SEGUNDO: - Notificar el contenido de la presente resolución a(l) (la) Doctor (a) ___________________________ , de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y en su defecto se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 45 del citado Código. ARTICULO TERCERO: - Advertir al interesado que contra la presente Resolución, proceden los recursos de Reposición y en subsidiario de Apelación, los cuales deberán ser interpuestos personalmente y por escrito debidamente fundamentado ante este Despacho o el del superior inmediato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de la presente. ARTICULO CUARTO: - Una vez ejecutoriada la presente Resolución, el pago deberá realizarse en la Tesorería de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su ejecutoría. En caso contrario, la Resolución prestará mérito ejecutivo para su cobro por jurisdicción coactiva, a través de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva (procedimiento que deberá quedar contenido en toda resolución que imponga sanción de multa). ARTICULO QUINTO: - Una vez ejecutoriada la presente Resolución presta mérito ejecutivo por Jurisdicción Coactiva. ARTICULO SEXTO: - Enviar copia del presente Acto Administrativo una vez se encuentre ejecutoriado a la Tesorería de la Contraloría de Bogotá, D.C. NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE ___________________________ Firma Director Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 4016010 ANEXO No 11 DILIGENCIA DE NOTIFICACION DE LA RESOLUCION QUE IMPONE SANCIÓN En Bogotá D.C., a los _____________ ( ) días del mes de ________________ del año ___________________ ( ), se hizo presente en la Dirección _________________________________________, el señor (a) _________________________, _________________________________, identificado (a) con la C.C. No._________________ expedida en __________________con el fin de notificarse personalmente del contenido de la resolución, No. ____________ proferida por este Despacho el día ________________ ( ) del mes de ______________ del año.____________Se le hace saber al requerido que contra la presente Resolución proceden los siguientes recursos. ( ) Reposición ante el mismo funcionario que tomó la decisión para que la aclare, modifique o revoque. ( ) Apelación, para ante el inmediato superior administrativo, con el mismo propósito. De los recursos de reposición y apelación habrá de hacerse uso, por escrito, en la diligencia de notificación personal, o dentro de los cinco (5) días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto, o la publicación, según el caso, Se hace entrega gratuita al notificado de la copia íntegra y auténtica del Acto Administrativo en _____________ ( ) folios. ________________________________ ____________________________ Firma NOTIFICADO (A) Firma NOTIFICADOR(A) Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 401611 ANEXO No 12 AUTO No _____ de ___________ "Por el cual se archiva un requerimiento" El (la) Director (a) del Sector _____________________, de la Contraloría de Bogotá, D.C., el Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses o el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias y, CONSIDERANDO __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ARGUMENTOS DEL REQUERIDO Enunciar los descargos y las nuevas pruebas que se lleven a cabo __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ CONCLUSIONES DEL DESPACHO Incluir todas las consideraciones de acuerdo con los criterios que justifican el archivo __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ORDENA PRIMERO: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ SEGUNDO: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ TERCERO: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ COMUNÍQUESE Y CUMPLASE ___________________________ Nombre y firma Director Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 4016012 ANEXO No 13 PRESENTACION PERSONAL En Bogotá D.C., a los _________________ ( ) días del mes de ____________ del año ___________ (200 ), se hizo presente el (la) Doctor(a) __________________________________________________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. C.C. No. __________ de _______________, con el fin de presentar personalmente recurso de (reposición o apelación según sea el caso) en contra de la resolución que impone sanción de multa dentro del requerimiento de explicaciones número----------------- de fecha__________ Presentó original en ___________( ) folios, con y/o sin ________ anexos. ____________________________ Nombre y cargo Hizo Presentación, ______________________________ Nombre: C.C. No. Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 4016013 ANEXO No 14 RESOLUCIÓN No ______ de fecha "Por el cual se decide un recurso de reposición" El Director Sector Gobierno, de la Contraloría de Bogotá D.C., el Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses D.C., o el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias procede a decidir el recurso de reposición impetrado por el señor ____________,identificado con cédula de ciudadanía__________ de______ con base en los siguientes argumentos: (relación de los argumentos del recurrente) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ CONCLUSIONES DEL DESPACHO. _(Se debe desvirtuar uno a uno los argumentos del recurrente)_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: - Confirmar o revocar en todas y cada una de sus partes la Resolución No. _______ del ___ de _____ de 200__ , mediante la cual la Dirección Sectorial de ________________________________ sancionó a (l) (la) Doctor (a) ____________________________________ , identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. ____________ de __________ , en su calidad de _________________________________________ , de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de este proveído. ARTICULO SEGUNDO: - Conceder el recurso de apelación ante el Señor Contralor, interpuesto subsidiariamente al de reposición, en consecuencia enviar el expediente con todos sus anexos al Despacho del mismo, una vez notificada esta resolución. ARTICULO TERCERO: - La presente providencia debe notificarse personalmente a(l) (la) Doctor (a) _____________________ , identificado (a) con la cédula de ciudadanía No ________________ de ____________ , conforme con lo dispuesto en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, en su defecto se procederá de acuerdo con el artículo 45 del Código mencionado. NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE __________________________ Nombre y firma Director Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 4016014 ANEXO No 15 ACTA DE NOTIFICACION PERSONAL DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE DECIDE UN RECURSO DE REPOSICIÓN En Bogotá D.C., a los _____________ ( ) días del mes de ________________ del año ___________________ ( ), se hizo presente en las instalaciones de la Dirección Sector Gobierno, Guifo o Dirección de Responsabilidad y Jurisdicción Coactiva el señor _______________identificado con cédula de ciudadanía número _____________ de _________, con el propósito de notificarse de la resolución número ________ de______de____ de 200, por medio de la cual se resolvió el recurso de reposición por él interpuesto. En tal virtud se le hace entrega gratuita al notificado de la copia íntegra y auténtica del Acto Administrativo en _____________ ( ) folios. Se le hace saber al recurrente que se concedió el recurso de apelación ante el Contralor Auxiliar o Contralor de Bogotá según sea el caso. (esto si interpone reposición y en subsidio apelación) ________________________________ ____________________________ Firma NOTIFICADO (A) Firma NOTIFICADOR(A) Nombre:_______________________ Cargo:________________________ Cédula No. FORMATO CÓDIGO: 4016015 ANEXO No 16 OFICINA ASESORA JURÍDICA RESOLUCIÓN No ______ DE (fecha) "Por la cual se decide un recurso de Apelación" El CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las que le confieren los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993 y la Resolución Reglamentaría No. 042 de 2001 y,. CONSIDERANDO: Corresponde a este Despacho decidir el recurso de apelación interpuesto por el doctor (a)___________(en mayúsculas y negrilla), identificado (a) con la cédula de ciudadanía No.___, de_______, en su calidad de ___(cargo que desempeña), contra la Resolución No. ( se cita el acto administrativo sancionatorio), proferida por la Dirección Técnica Sector_______, quien lo (a)sancionó con multa en cuantía de_____ (se cita la suma en letras y números, en mayúsculas) M/CTE. ANTECEDENTES ________________________________________________________________________________________________________________________________________ ARGUMENTOS DEL RECURRENTE ( Se hace un breve resumen de cada uno de los argumentos esgrimidos por la parte recurrente, y posteriormente desvirtuarlos o aceptarlos) CONCLUSIONES DEL DESPACHO ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: - Confirmar, revocar o modificar (cuantía de la multa impuesta, si es del caso) en todas y cada una de sus partes la Resolución No. _______ del ___ de _____ de 200__ , mediante la cual la Dirección Sector ________________________________ sancionó a (l) (la) Doctor (a) ____________________________________ , identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. ____________ de __________ , en su calidad de _________________________________________ , de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de este proveído. ARTICULO SEGUNDO: Notificar personalmente el contenido de la presente Resolución, al o a (la) Doctor (a), conforme a lo preceptuado en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, o en su defecto se procederá de conformidad con lo dispuesto por el artículo 45 de la misma normatividad. ARTICULO TERCERO: Contra la presente Resolución, no procede recurso alguno, quedando así agotada la vía gubernativa. ARTÍCULO CUARTO: Devolver el presente proceso a la Dirección Sector Gobierno, para lo de su competencia. NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los ____________________________ Contralor Proyectó: ___________________ (Nombre completo del profesional especializado y el cargo) Revisó: _____________________ (Nombre completo del Jefe Oficina Asesora Jurídica) FORMATO CÓDIGO: 4016016 ANEXO No 17 CONSTANCIA DE EJECUTORIA Y FIRMEZA OFICINA ASESORA JURÍDICA RESOLUCIÓN N° ______ DE ___________________ FECHA ____________________ Por encontrarse agotados los términos para interponer los recursos de ley contra la Resolución ______ de _________________, proferida por la Dirección __________________________________ sin que se hubiesen interpuesto o por expresa renuncia a ellos, la misma queda ejecutoriada, conforme a lo dispuesto por el artículo 62 del Código Contencioso Administrativo. COMUNÍQUESE Y CUMPLASE ____________________________________ Firma y cargo Proyectó: ___________________ Revisó: _____________________ FORMATO CÓDIGO: 4016017 PROCEDIMIENTO PARA LA INDAGACIÓN PRELIMINAR HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA INDAGACION PRELIMINAR CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4017 VERSIÓN No. 4.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA LA INDAGACION PRELIMINAR 1. OBJETIVO: Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para el desarrollo de la Indagación Preliminar de las Direcciones Sectoriales de Fiscalización y del Grupo Especial de Investigaciones Forenses – GUIFO. 2. ALCANCE: Inicia con la remisión de la información para posible Indagación Preliminar y termina con el Auto de Traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o con la decisión de archivo una vez convalidada. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política, artículo 271. • La Ley 610 del 15 de agosto de 2000, "Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías", artículos 16 y 39. • Acuerdo 361 de 2009, artículo 47 numeral 2, artículo 48 numeral 9, artículo 52 numerales 1, 7 , 9 y 18. 4. DEFINICIONES: ACTA: Documento en donde se registran los temas tratados en una Mesa de Trabajo, Junta, Comités o lo ocurrido en cualquier diligencia fiscal. APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR: Decisión consignada en un auto de trámite proferida por los funcionarios competentes para adelantar la Indagación. En ella se precisarán las normas que determinan la competencia de la Contraloría, de la dependencia y del funcionario para actuar, se declara iniciada la Indagación Preliminar, se identificará con exactitud el hecho o situación que ocupará la indagación, el sujeto de control afectado, se definirá cuál de los supuestos de procedibilidad señalados por el Art. 39 de la Ley 610 se presentan, se decretará la práctica de las pruebas conducentes y pertinentes con el fin de esclarecer los hechos materia de averiguación. ARCHIVO DE LA INDAGACION: Decisión consignada en un auto que declara terminada la Indagación Preliminar, porqué no se establece la ocurrencia de los supuestos exigidos por la Ley 610 de 2000 para dar formal apertura al Proceso de Responsabilidad Fiscal. ASIGNACIÓN DE COMPETENCIA: Decisión contenida en un auto, por la cual se confieren atribuciones para dar inicio y llevar hasta su terminación la Indagación Preliminar. En él se consignarán los fundamentos jurídicos que determinan la competencia de la Contraloría, de la dependencia, describirá con claridad la situación objeto de estudio y la Entidad afectada. AUTO: Providencia (documento) que contiene una decisión de trámite o impulso de la Indagación Preliminar DICTAMEN PERICIAL: Es aquélla prueba dirigida a verificar hechos que interesan a la indagación (o al proceso) y que requiere especiales conocimientos científicos, técnicos o artísticos. INFORME EVALUATIVO: Documento que soporta o sustenta el resultado de la indagación y contiene, al menos, el objeto de ésta última, la entidad, las pruebas practicadas, su análisis, valoración, y finalmente, la sugerencia de archivar o iniciar el proceso de responsabilidad fiscal. Si la conclusión es dar inicio al proceso de responsabilidad fiscal, el informe contendrá, al menos: • Antecedentes o circunstancias que originaron la Indagación Preliminar. • El sujeto de Control afectado. • El hecho presuntamente irregular. • El daño fiscal ocasionado, debidamente cuantificado. • Las normas violadas • La determinación de los presuntos responsables, especificando los hechos para cada uno. • Material probatorio recaudado. INFORMACIÓN PATRIMONIAL. Es el conjunto de datos sobre los bienes y rentas de las personas vinculadas a la indagación preliminar (o al proceso) como presuntos responsables fiscales que pueden ser afectados por una medida cautelar, en observancia del artículo 12 de la Ley 610 de 2000. INDAGACIÓN PRELIMINAR: es el conjunto de actuaciones preprocesales que tiene por objeto verificar la competencia del Órgano Fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado detrimento o intervenido o contribuido a él, al igual que sus bienes o derechos cautelables. POLICIA JUDICIAL: Es aquélla función de carácter técnico que tiene por objeto auxiliar y colaborar con los servidores de la Contraloría que realicen actividades de indagación o investigación, en la búsqueda, el recaudo y el aseguramiento de las pruebas, para lo cual deberán coordinar sus actuaciones con las de la Fiscalía General de la Nación. Para estos efectos, además de las funciones previstas en el C. de P. P., podrán solicitar información a entidades oficiales o particulares en procura de datos que interesen para solicitar la iniciación del Proceso de Responsabilidad o para las Indagaciones o investigaciones en trámite, inclusive para lograr la identificación de bienes de las personas comprometidas en los hechos generadores de daño patrimonial al Distrito, sin que al respecto le sea oponible reserva alguna. PROCEDENCIA DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR. Es la viabilidad que se le da al inicio de la Indagación, cuando no existe certeza acerca de cualquiera de los siguientes eventos: • Ocurrencia del hecho. • Causación del daño patrimonial con ocasión del acaecimiento del hecho. • Entidad afectada. • Determinación de presuntos responsables. PRUEBAS: "Todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición. La certeza esta en nosotros, la verdad en los hechos. Aquella nace cuando uno cree que conoce ésta; más por la falibilidad humana, puede haber certeza donde no haya verdad y viceversa". (CARRARA, Francesco, Programa, Bogotá, 1957, Tomo II. Pág 381). PRUEBA DOCUMENTAL: Es aquélla en la que se plasman las decisiones o evidencias relacionadas con los hechos que se investigan, por lo cual se considera y sobre estas se debe principalmente basar la indagación. Constituyen prueba documental, entre otros, los oficios, certificaciones, nóminas, ordenes de ingreso y egreso de almacén, cuentas de pago, cuentas de cobro, contratos y actas. También se consideran documentos: los escritos, comunicaciones, vía fax, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones, magnetofónicas, radiografías, contraseñas, cupones etiquetas, sellos, y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares (Art. 251 del CPC). TESTIMONIO: Es la exposición que un tercero rinde al funcionario competente para adelantar la indagación (o el proceso), en relación con los hechos o circunstancias de los cuales ha tenido conocimiento por percepción directa o por informaciones. TRASLADO DE LA INDAGACION PRELIMINAR: Es el envío de toda la actuación adelantada dentro de la Indagación Preliminar a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para que inicie el correspondiente Proceso de Responsabilidad Fiscal. EXPOSICIÓN LIBRE: Es la versión que sin apremio alguno rinde el implicado (persona que la información recopilada en la actuación indica como autor o responsable del hecho u omisión generador del daño fiscal). VISITAS ESPECIALES: Es el examen y reconocimiento directo que hace el funcionario investigador sobre los lugares, documentos, hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la indagación (o del proceso). En la misma diligencia se irá extendiendo la correspondiente acta, en la cual anotará, pormenorizadamente, los documentos, hechos o circunstancias examinadas y las manifestaciones que bajo la gravedad del juramento hagan sobre ellas las personas que intervengan en la diligencia. Cuando lo estime necesario, el competente podrá tomar declaraciones juramentadas a las personas que intervengan en la diligencia y solicitar documentos autenticados, según los casos, para incorporarlos al informativo. (Art. 31, Ley 610 de 2000). 5. REGISTROS: • Memorando remisorio • Libro radicador y de reparto de Indagación Preliminar. • Auto de apertura de la indagación preliminar o memorando sobre la improcedencia de la indagación. • Memorando comisorio • Acta de recepción de testimonios • Acta de diligencia de exposición libre y espontánea • Oficio de citación para rendir exposición libre • Acta de visita especial y dictamen pericial • Informe evaluativo • Auto de archivo • Auto de traslado de la Indagación Preliminar para apertura del proceso de Responsabilidad Fiscal 6. ANEXOS: • Anexo 1: Auto de apertura de indagación preliminar • Anexo 2: Memorando sobre la improcedencia de la indagación • Anexo 3: Acta de recepción de testimonios • Anexo 4: Acta de diligencia de exposición libre y espontánea • Anexo 5: Citación para rendir exposición libre • Anexo 6: Acta de visita especial • Anexo 7: Informe evaluativo para decidir la Indagación Preliminar • Anexo 8: Auto de Archivo de la Indagación Preliminar • Anexo 9: Auto por el cual se ordena el traslado de la Indagación Preliminar a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO No. 1 AUTO DE APERTURA DE INDAGACION PRELIMINAR No. ________ En Bogotá D.C., a los _____ días del mes de ____ de dos mil ____ (__ ), el suscrito (Director Sectorial y/o Coordinador del GUIFO), en desarrollo de las atribuciones conferidas por los artículos. 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, 109 del Decreto 1421 de 1.993, (citar en lo pertinente según corresponda artículos 47 numeral 2 y 48 numeral 9, del Acuerdo Nro. 361 de 2009, cuando se tramite la indagación en una Dirección Sectorial de Fiscalización) y en la (s) Resolución (es) No. (s). 039 de 2005 cuando sea el Grupo Especial de Investigaciones Forenses, y 022 de agosto 19 de 2004 (Dirección sectorial), proferida(s) por el Contralor de Bogotá, D.C., procede a dictar auto de apertura de Indagación Preliminar, por el manejo de recursos de la ____ (nombre completo de la Entidad afectada) ____, ____ (naturaleza jurídica de la Entidad) ____, ____ cargo de quien lleva la representación de la Entidad ____y nombre del actual titular de ese cargo ____), teniendo en cuenta los siguientes ANTECEDENTES ----(describir la fuente de la información y la información que constituye el objeto de la Indagación)---- Que la citada información no da certeza sobre -----(referir el o los presupuestos señalados por el Art. 39 de la Ley 610 de 2000 que justifican dar trámite a la Indagación Preliminar –ocurrencia del hecho, causación del daño patrimonial, entidad afectada, determinación de los presuntos responsables-, de los que según la información no se tiene certeza), razón por la cual habrá de ordenarse el trámite de Indagación Preliminar. En mérito de lo expuesto, el suscrito Funcionario asignado, RESUELVE: PRIMERO: Avocar el conocimiento de las presentes diligencias. SEGUNDO: Declarar abierta la Indagación Preliminar Nro. ____ (el número asignado en el Auto de asignación de competencia)--- en los términos señalados en la Ley 610 de 2000, por el manejo de recursos de la_____ (nombre de la Entidad afectada)---. TERCERO. Practíquense las siguientes pruebas: ----(Teniendo en cuenta los medios probatorios reconocidos en la legislación colombiana, señalar uno a uno aquellos que de la evaluación inicial de la información que origina el trámite, se consideren necesarios para buscar la verdad real sobre la situación objeto de estudio y sus autores)…a manera de ejemplo: ------(Mediante Visita Especial, verifíquese la información necesaria en las dependencias del (o de la ) (Ministerio, Superintendencia, Secretaría, etc., menciónese la Institución), diligencia para la cual se señala la hora de las --------del día--- de--- de-----. Para su inicio. ---Ofíciese a la Dirección (Oficina, División, Sección) de Recursos Humanos de la Institución afectada, a fin de que envíen copia de la hoja de vida del señor (los señores) ___________________, implicado (s) dentro de las presente diligencias y demás documentos necesarios. Óigase el testimonio del señor _______ , cítese a este Despacho para el día ____, a la hora _____ Las demás diligencias que de acuerdo con el adelanto de la indagación se requieran. CUARTO: Comisionar a la Profesional ( ……….), para practicar las pruebas necesarias para el esclarecimiento de los hechos e impulso de la Indagación Preliminar. QUINTO: El funcionario comisionado queda facultado para trasladarse a la entidad(ES) en que deba practicar pruebas y diligencias propias de la indagación, de las cuales quedará constancia n el expediente. SEXTO: Enterar al representante legal de la entidad y/o jefe (s) de las dependencias objeto de las diligencias, informándoles sobre la apertura de la Indagación Preliminar, solicitándole su oportuna colaboración. QUINTO: Remitir copia de esta providencia a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva (cuando la I.P, se adelante en el GUIFO o en las Direcciones Sectoriales). COMUNÍQUESE, NOTIFÍQUISE Y CÚMPLASE (Firmas) (Nombres) (Cargo de los Funcionarios Asignados para el trámite y para la orientación en caso que en el auto de asignación de competencia se haya designado a este último). (Este Auto debe notificarse por anotación en Estado. Cuando la información identifique la persona o personas que intervinieron por acción u omisión en la generación del daño patrimonial, se ordenará y efectuará la notificación personal del Auto de Apertura y en él se ordenará citarlos a rendir exposición libre). FORMATO CÓDIGO: 4017001 ANEXO No. 2 MEMORANDO SOBRE LA IMPROCEDENCIA DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR (Ciudad y fecha) PARA Director Sectorial o Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses DE: Funcionario comisionado ASUNTO: Concepto Sobre la Improcedencia de la Indagación Preliminar Para los fines pertinentes, me permito emitir concepto sobre la improcedencia de la Apertura de la Indagación Preliminar contemplada en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, en los siguientes términos: (Expresar de manera clara y sucinta los fundamentos tenidos en cuenta para no abrir la Indagación Preliminar : Por ejemplo: Tal como lo dispone el artículo 272 de la Carta Política y el Decreto 1421 de 1993, le corresponde a esta Contraloría la vigilancia y control de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes del Distrito y en ejercicio de estas funciones, establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma. De los hechos denunciados, se observa que las presuntas irregularidades se encuentran por fuera de la órbita de nuestra competencia, por cuanto ninguna de ellas comporta el ejercicio de una gestión fiscal.) Cordialmente, (Firma, nombre y cargo del funcionario competente) Elaborado por: (Firma, nombre y cargo del funcionario comisionado) FORMATO CÓDIGO: 4017002 ANEXO No. 3 ACTA DE RECEPCIÓN DE TESTIMONIO I. P. No. ______ Recepción del testimonio del señor ______________________identificado con C.C. No.______ expedida en ________________dentro de la Indagación Preliminar No. _________ En la ciudad de _________, en las instalaciones de----------(lugar en donde se practica la diligencia), a los _______ días del mes de _______________ del año: _____ (colocar el año en letras y números), siendo las _____ horas, el suscrito Funcionario asignado, procede a recibir testimonio dentro de la presente Indagación Preliminar, al señor _______________ identificado con cédula de ciudadanía No. ________ expedida en ______________, de acuerdo con las facultades otorgadas por la Ley 610 de 2000. En tal virtud se le recibió juramento de acuerdo con lo previsto en el artículo 266 del Código de Procedimiento Penal, previas las advertencias contenidas en los artículos 33 de la Constitución Política de Colombia, el mismo 266 y el 269 de la misma norma Procedimental Penal y en el 442 del Código Penal, por cuya gravedad promete decir la verdad en la declaración que va a rendir. Preguntado: sobre sus generales de ley. Contestó: _______________________________ (nombre, identificación, lugar de nacimiento, domicilio, residencia, estado civil, edad, profesión, estudios realizados, ocupación u oficio, parentesco con el imputado y demás circunstancias que sirvan para establecer su personalidad y si existe en relación con él algún motivo de sospecha). Preguntado: inmediatamente se le solicita al testigo que haga un relato claro y detallado de los hechos objeto de indagación. Contestó: __________________________ (Se debe dejar que haga el relato, pero si manifiesta desconocer la materia objeto de la indagación se le debe ilustrar sobre los mismos). Preguntado Luego se le interrogará para obtener precisiones o aclaraciones de lo dicho, en particular de las circunstancias de modo, tiempo y lugar y de la razón de ser de las acusaciones a terceros. CONTESTO. ---------PREGUNTADO: (Pueden luego interrogarlo los implicados o sus apoderados) CONTESTO------------.PREGUNTADO. (Finalmente se le interrogará si tiene algo más que agregar, corregir o enmendar) Contestó: ______________________. No siendo otro el objeto de la diligencia, se termina siendo las (hora) y el acta se suscribe por quienes en ella intervinieron, previa su lectura y aprobación. ___________________________________________ __________________________ Funcionario Investigador o comisionado para la diligencia _________________________ Implicado y/o su Apoderado. NOTA: Se le interrogará solamente sobre los hechos materia de la queja y no se permitirá al testigo dilaciones innecesarias. Se tendrá en cuenta lo establecido en las normas del Código de Procedimiento Civil, igualmente, los testimonios de aquellas personas que por tener determinado fuero se rendirán por certificación jurada. Se les remitirá solicitud con el interrogatorio, indicando que deben responder a más tardar dentro de los ocho días siguientes a su comunicación, incluido término de la distancia, cuando es fuera del lugar en donde se está llevando a cabo la diligencia. FORMATO CÓDIGO: 4017003 ANEXO No. 4. ACTA DE DILIGENCIA DE EXPOSICION LIBRE Y ESPONTANEA I. P. No. ________ Exposición libre y espontánea rendida por el señor (nombres y apellidos completos tal como aparecen en el documento de identidad que deberá exhibir): ____________________ identificado con cédula de ciudadanía No. __________ expedida en _______________. residente en la _________________. teléfono No. ________, ciudad ____________, departamento _____________________. Indagación Preliminar No. En la ciudad de _______________, en las instalaciones de (lugar donde se desarrolla la diligencia), a los ___________ (fecha y hora en letras y números) se presentó el Señor _________________ conforme a citación ordenada en Auto _________ (fecha en letras y números) con el fin de rendir exposición libre y espontánea en relación con los hechos materia de la presente indagación. En consecuencia el suscrito Funcionario asignado le hace saber que tiene derecho a ser asistido por un apoderado (Abogado), a lo que manifestó ________ (por Ej.: que nombra como su Apoderado al Doctor en Derecho ___________, con T.P. No. _________ o Licencia Temporal Vigente del H. Tribunal Superior de __________ y cédula de ciudadanía No. ________ quien recibe notificaciones en la dirección ____________ de ______________ (la ciudad), presente, quien a su vez manifiesta aceptar y cumplir las obligaciones que el cargo le imponen Acto seguido, se le hace saber al declarante que la exposición que va a rendir es libre del apremio de juramento, voluntaria, que no tiene la obligación de declarar contra sí mismo ni contra sus parientes en cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, ni contra su cónyuge o compañera(o) permanente, manifestando que es su voluntad declarar. Preguntado: sobre sus generales de ley (nombre y apellidos, apodos si los tuviere, documentos de identificación y su origen, los nombres de sus padres, edad, lugar de nacimiento, estado civil, nombre de su cónyuge o compañero permanente y de sus hijos suministrando la edad de los mismos y su ocupación; domicilio o residencia, establecimientos donde ha estudiado, establecimientos donde ha trabajado con indicación de las épocas respectivas y el sueldo o salario que devenga actualmente, las obligaciones patrimoniales que tiene, los bienes muebles o inmuebles que posea). Contestó: mi nombre e identificación son las antes anotadas, mis padres son _____________ y ___________., nací en ____________ el día ______ del mes de _______ de ______ (año), tengo ______ años de edad; estudié hasta __________ en el colegio–universidad ______, he trabajado en _________, el último trabajo es (fue) en ____, en el cargo de ________, con un salario de ________, mis obligaciones patrimoniales son: ______________, soy (casado–soltero), mi esposa (o compañera permanente) se llama ____________________. tengo ______ hijos, de nombres __________________________, actualmente laboro en _______ desempeñando el cargo de ______, desde _____ , igualmente laboré en las siguientes entidades públicas-------- y he sido contratista de -----------, tengo los siguientes bienes de fortuna---------- (En la recepción de la exposición, solamente el funcionario asignado formulará las preguntas. La intervención del apoderado no le da derecho para insinuar al indagado las respuestas que debe dar, pero podrá objetar al funcionario que realiza la diligencia sobre las preguntas que no formule en forma legal o correcta. Una vez cumplidos los requisitos de ley, se procederá a interrogar al imputado en primer término acerca de los hechos que originaron su vinculación. (Es muy importante tener claro que si el exponente hace cargos contra terceros, se le debe tomar juramento sobre este punto, en cumplimiento y con las formalidades de los artículos 266 y 269 del Código de Procedimiento Penal, haciéndole conocer el contenido del artículo 442 del Código Penal, y en el caso de que los hechos denunciados puedan ser constitutivos de delito o infracción disciplinaria, ponerlos en oportunidad en conocimiento de la autoridad competente. La experiencia ha enseñado que frente a una declaración, testimonio, versión libre las personas se ponen nerviosas, les aumenta o disminuye la presión arterial, aun cuando sean completamente inocentes, por eso debe brindárseles confianza y manejar las técnicas de entrevista o interrogatorio; es probable que se pueda obtener hasta una confesión. De ser necesario se debe orientar la diligencia para que el imputado relate las cosas que interesan al proceso, hay personas muy tímidas o cortas de palabra que en ocasiones hay que agotar todos los medios de persuasión para lograr la respuesta. Sea paciente y mesurado. Como una de las tareas es determinar la responsabilidad fiscal, se debe determinar la relación jurídica y funcional del servidor público con la entidad.) Preguntado: manifiéstele al Despacho, cuáles son (eran según el caso) sus funciones en ______________ (nombre de la entidad). Contestó: _________________________. Preguntado: Cuál es la normatividad o reglamentación que determina (o determinaba) sus funciones en ________________ (nombre de la entidad) Contestó: __________________. Preguntado: sírvase manifestar qué otras personas pueden dar veracidad de los hechos narrados y la dirección donde se pueden ubicar. Contestó: ______________. El funcionario interrogará al presunto responsable a fin de que suministre o aporte pruebas para el total esclarecimiento de los hechos. Finalmente se interrogará al indagado acerca de si tiene algo más que agregar, enmendar o corregir en la presente diligencia? Contestó: ___________________________. No siendo otro el objeto se da por terminada una vez leída y aprobada por quienes intervinieron. Firma Funcionario Investigador o comisionado para la diligencia __________________________ Implicado y/o su Apoderado. FORMATO CÓDIGO: 4017004 ANEXO No. 5. CITACION PARA RENDIR EXPOSICIÓN LIBRE I. P. No. ________ (Código de correspondencia de la dependencia y número del oficio) Ciudad y fecha ______________________ Señor (Dirección precisa) REF. (Indagación Preliminar No.______) Sírvase comparecer a esta dependencia, ubicada en la (dirección), a la hora de las ___________________del día _________________ del mes _______ de ____________ (año en letras y números) a fin de que rinda exposición libre, requerida dentro de la Indagación Preliminar referenciada. Se le hace saber el derecho que tiene para estar asistido por Apoderado (Abogado) en la citada diligencia.. Cordialmente, ________________________ (Nombre y apellido del Funcionario asignado). FORMATO CÓDIGO: 4017005 ANEXO No. 6. ACTA DE VISITA ESPECIAL Indagación Preliminar Nº ----------------- En Bogotá, DC., a los (---fecha y hora en letras y números……), presentes en la (dependencia competente….), los suscritos Profesionales asignados para adelantar la Indagación Preliminar Nro.-----------, dan inicio a la Diligencia de Visita Especial decretada mediante auto de fecha----------------, por el cual se avoca el conocimiento de la Indagación Preliminar No ------------------y se decretan algunas pruebas. Para tal efecto, se trasladan al sitio (---dirección….), en donde se encuentran ubicadas las instalaciones de (…la Entidad, lugar de las obras u oficinas en donde se encuentran los archivos documentales o sistematizados de….) objeto de la visita, en donde encuentran al Dr.----------, quien ejerce en la actualidad el cargo de -------------------y enterado del objeto de la visita por los Profesionales Asignados, manifiesta atender la diligencia y poner a disposición los elementos, documentos, sistemas e información que se requieran. Acto seguido, (…debe hacerse una descripción del lugar objeto de la visita y dejar constancia en el acta de las actuaciones que allí se surten, como por ejemplo de los documentos consultados, los sistemas de información revisados, las informaciones suministradas por quien atiende la visita, las declaraciones de testigos que en el acto de la visita se encuentren y que tengan conocimiento de los hechos que a la Indagación interesan, las consultas de información que efectúen los peritos o los especialistas que presten apoyo técnico y sus conceptos o informes. …(De los documentos consultados y que deban aportarse como prueba a la Indagación, debe dejarse constancia expresa en tal sentido y tener en cuenta lo dispuesto en los Artículos. 251 a 294 del Código de Procedimiento Civil con las modificaciones contenidas, respecto de la prueba documental….. Ley 794/03)) En el caso de recibir Testimonios, se debe incluir, según lo previsto en el artículo 31 de la Ley 610 de 2000: "…los funcionarios proceden a tomar declaración juramentada a-----------------en calidad de---------------------------, a quien se le toma juramento y se la hacen las advertencias de Ley, con el fin de formularle el siguiente interrogatorio…": No siendo otro el objeto de la presente diligencia se termina y se firma por los que en ella intervinieron, una vez leída y aprobada en todas y cada una de sus partes. (Firma, nombre y cargo o identificación de todos los que participaron en la diligencia, empezando por los Profesionales Asignados). NOTA: Cuando por cualquier circunstancia la diligencia de visita especial no pueda terminarse, se suspenderá dejando constancia en el acta en tal sentido y expresando la fecha y hora en que habrá de continuar; el acta será suscrita en el momento de la suspensión por todos los que en la diligencia intervienen y continuarse en la hora y fecha previstas, para finalmente ser suscrita nuevamente una vez terminada la visita. FORMATO CÓDIGO: 4017006 ANEXO No. 7 INFORME EVALUATIVO PARA DECIDIR LA INDAGACIÓN PRELIMINAR INDAGACIÓN PRELIMINAR Nº. _____ Indicar a quien se dirige el informe evaluativo. Presuntas irregularidades en el (los) contrato (s) Nº (s) ____, adelantado (s) por la Secretaria de ________ para _____________________________. ANTECEDENTES DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR Denuncia, queja, informe de auditoria etc. Por ejemplo: Según oficio Nº. ________________, La Dirección Técnica de _________ puso en conocimiento del Despacho del Señor Contralor los hechos que se reseñan a continuación, los cuales, a juicio del grupo auditor, son constitutivos de daño fiscal; (referir el hecho u omisión, en forma ordenada o transcribir la parte pertinente del informe). Corresponde a la Contraloria de Bogotá vigilar la Gestión Fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen recursos o bienes del Distrito en todos sus órdenes y niveles. En consecuencia este Despacho, con base en las facultades otorgadas en las Resoluciones No 022 de 19 de agosto de 2004 y 039 del 14 de septiembre de 2005 es competente para adelantar las actuaciones conducentes al esclarecimiento de los hechos ante (la entidad correspondiente) ACTUACIONES ADELANTADAS (Relacionar de manera cronológica y según su clase, las actuaciones diligencias y material probatorio recaudado, tales como documentales, testimoniales y visitas especiales etc.) RELACION DE PRUEBAS (Relacionar los medios probatorios y los folios de ubicación). ANALISIS PROBATORIO (Se analizaran las pruebas ordenadas y allegadas por la Dirección Sectorial, el quejoso, etc y las ordenadas y practicadas por los funcionarios asignados, comparándolas con los hechos materia de indagación y las normas que le sean aplicadas al encartado, teniendo en cuenta los antecedentes de los mismos, su desarrollo y cumplimiento Se tendrán en cuenta que los testimonios sean responsivos, exactos y completos y que los documentos presten consistencia probatoria y puedan ser tenidos como tales. Las pruebas deben ser conducentes, eficaces y pertinentes. Por ejemplo: ..Revisado el acerbo probatorio recaudado en las presentes diligencias, se pudo constatar. En la versión libre y espontánea el servidor público _ expresa: " _________".Sin embargo se le reprocha el haber obrado negligentemente como funcionario encargado de ___, al no cumplir con sus actividades administrativas y económicas, encaminadas a ............., las cuales todas en su conjunto, comportaban una gestión fiscal. Frente a estas imputaciones, el declarante no logró desvirtuar que ........ Por el contrario, acepta que.... De otra parte, en la visita especial practicada, se logró confrontar los hechos denunciados con los siguientes documentos soportes, allegados a la diligencia: CONSIDERACIONES (Los funcionarios asignados de la Indagación Preliminar deberán exponer, con base en el análisis integral de los hechos y las pruebas la existencia o inexistencia de daño patrimonial.) (Si el estudio arroja la configuración de Daño Fiscal, el informe contendrá, a demás: ……) LA CAUSACIÓN DEL DAÑO FISCAL: (En este acápite se deben precisar cuales fueron los hechos u omisiones generadores del daño fiscal, haciendo una presentación cronológica y ordenada de aquellos que se encuentren debidamente probados. Por ejemplo: Con fundamento en los hechos anotados en las pruebas allegadas, en el análisis probatorio antes expuesto, han quedado establecidos los siguientes hechos irregulares generadores del daño:) CUANTIFICACIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL Constituye el cuantum del daño emergente y del lucro cesante, según el caso. Por ejemplo: Valoradas en los términos las pruebas que acreditan los hechos ya reseñados, encontramos un daño cuantificado, en principio, en la suma de ___________________, representado en:--------------------- DISPOSICIONES VIOLADAS Como consecuencia de los hechos y conductas constitutivas del daño, se violaron las siguientes disposiciones:(Señalar qué disposiciones legales se violaron con las conductas generadoras del presunto daño, haciendo énfasis en las directamente aplicadas al caso concreto). DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES Bajo los anteriores parámetros, son presuntamente responsables los siguientes servidores públicos que para la época de los hechos ocupaban los cargos __________________ por no haber cumplido a cabalidad lo dispuesto en el artículo del manual de funciones adoptado mediante Resolución Nº. __________ "por la cual se adopta el manual de funciones y requisitos de la entidad". De acuerdo con la certificación que obra en el expediente, expedida por _________, para la época de los hechos, los cargos arriba registrados fueron desempeñados por------------- (Nombres completos, documento de identificación, dirección del domicilio, residencia o lugar de trabajo.) DEL GARANTE (Referir si existe garante, cual, con identificación y domicilio, soportado en el contrato de garantía o póliza). RELACION DE BIENES Y RENTAS Según la Declaración de Bienes y Rentas que reposa en la entidad, los presuntos responsables son titulares de los siguientes bienes.... CONCLUSIONES Con fundamento en las anteriores consideraciones recomendamos: Dar traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para que ordene la apertura del proceso de responsabilidad fiscal, conforme a los términos previstos en la Ley 610 de 2000). (Si no arroja daño se recomendará el archivo de la indagación. Por ejemplo: Con fundamento en las anteriores consideraciones recomendamos: El archivo de la presente indagación, por las razones y fundamentos expuestos en el presente informe). (Firma, Nombre y cargo del funcionario comisionado) Bogotá D.C., _______ de_______________ de __________________ FORMATO CÓDIGO: 4017007 ANEXO No. 8. AUTO Nº. (Cada dependencia deberá llevar un consecutivo) POR EL CUAL SE ORDENA EL ARCHIVO DE LA INDAGACION PRELIMINAR No. (No. de radicación de la IP) El Director y Subdirector de Fiscalización del sector ___________( el Coordinador del Grupo Especial de Indagaciones Preliminares y los asesores asignados, según el caso) junto con el profesional asignado, en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Resolución 022 de 2004 (y 39 de 2005, si el auto proviene del Grupo Especial de Investigaciones Forenses) proceden a calificar el mérito de la Indagación Preliminar radicada bajo el número ____________ con fundamento en los siguientes HECHOS Establecer el origen de la indagación Preliminar (denuncia, queja, informe de auditoria). La Entidad competente, por auto de… (fecha en letras y números) dio formal apertura a la indagación preliminar que hoy se decide. PRUEBAS Dentro de las pruebas practicadas en el averiguatorio cabe destacar las siguientes: Documentales: (relacionar lasque interesen para tomar la decisión) Testimoniales: … … (Las demás…). CONSIDERANDOS Se analizarán las pruebas comparándolas con los hechos materia de indagación y las normas que le sean aplicadas al encartado (a). Se tendrán en cuenta que los testimonios sean responsivos, exactos y completos y que los documentos presten consistencia probatoria. Por ejemplo: En la versión libre y espontánea el doctor______ expresa: ".......................". …Ahora bien, se le reprocha el haber obrado negligentemente, entendiendo como tal, actuar con imprevisión, desidia, indolencia, con falta de cuidado y atención, situaciones éstas que no se vislumbran en el comportamiento del señor___________. Por el contrario, se evidenció que _____________ o simplemente no existe daño, se compruebe el pago de lo debido, la reposición o reparación del bien materia de la indagación. … La Ley exige que para proceder a la apertura del proceso de responsabilidad fiscal es necesario que se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo. Consecuentemente con lo anteriormente analizado, este despacho procederá a disponer el archivo de las presentes diligencias…) En virtud de lo expuesto, la ( Dirección Sectorial de Fiscalización o el Grupo Especial de Indagaciones Preliminares, según el caso. ) RESUELVE PRIMERO: ARCHIVAR la Indagación Preliminar No.______________adelantada por el manejo de recursos de ( nombre de la entidad) en la que se citaron como implicados los señores __________y _________________. SEGUNDO: Enviar el expediente al Despacho del Contralor o Contralor Auxiliar según el caso, en orden a surtir el grado jurisdiccional de consulta. TERCERO: Comuníquese al Representante Legal de la entidad fiscalizada. Téngase en cuenta en el reporte periódico a rendir al Alcalde Mayor, al Concejo y a la Personería Distrital y el Consejo. CUARTO: (En caso de que los resultados indiquen que los hechos objeto de la indagación constituyen comportamiento sancionable por otra Autoridad, debe ordenarse su traslado). QUINTO:: Cumplido lo anterior, archívese la presente indagación preliminar. COMINIQUESE Y CUMPLASE (Firma, nombre y cargo funcionario competente) Cuando en la Indagación Preliminar se vinculó mediante providencia y/o exposición libre a alguna persona, esta decisión deberá notificarse en forma personal. FORMATO CÓDIGO: 4017008 ANEXO Nº. 9 AUTO No._____ POR EL CUAL SE ORDENA EL TRASLADO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR A LA DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA Cd15: El Director y Subdirector de Fiscalización del sector ___________( el Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses, según el caso) junto con los funcionarios o asesores asignados ________________________, en ejercicio de las atribuciones conferidas por ___________________________________proceden a calificar el mérito de la Indagación Preliminar radicada bajo el número ____________ con fundamento en los siguientes HECHOS Origen de la indagación Preliminar (denuncia, queja, informe de auditoria). Por ejemplo: Según oficio Nº. __________ la Dirección Técnica de .... puso en conocimiento del Despacho del Señor Contralor o Contralor Auxiliar según el caso, los hechos que se reseñan a continuación, los cuales, a juicio del Grupo Auditor, son constitutivos del daño fiscal: (referir el hecho u omisión en forma ordenada o transcribir la parte pertinente del informe). COMPETENCIA Establecer que la Contraloría tiene competencia para conocer la Indagación. Por ejemplo: La Contraloría de Bogotá, D.C. es el órgano competente para vigilar y controlar la gestión fiscal de _______________ en virtud de lo establecido en el artículo 105 del Decreto 1421 de 1993, según el cual, "La vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo corresponde a la Contraloría de Bogotá". Los recursos invertidos por la Entidad________________provienen de aportes del Distrito Capital, razón por la cual le corresponde a esta dependencia establecer a través de esta indagación si existe mérito para la apertura del proceso de responsabilidad Fiscal, o, por el contrario, procede el archivo de las diligencias, en los términos previstos por la Ley 610 de 2000. . ACTUACIONES ADELANTADAS Fecha en que se inicio la indagación. (Si existen otras actuaciones posteriores, deberán mencionarse). Por ejemplo: el día ___ de ___ de___ 2001, de conformidad con las previsiones de la Ley 610 de 2000 y para los fines de su artículo 39, se dio apertura a la correspondiente Indagación Preliminar y se ordenó la práctica de las pruebas que se consideraron pertinentes y conducentes. VALORACIÓN DE LAS PRUEBAS En el informe evaluativo que precede, compartido por el suscrito (Coordinador GGUIFO o Director Técnico Sectorial o Subdirector Técnico Sectorial, etc, se efectúa el siguiente: "…(transcribir el análisis probatorio del informe evaluativo).: DETERMINACIÒN DEL DAÑO PATRIMONIAL (Transcribir el acápite del informe evaluativo). CUANTIFICACIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL (Transcribir el acápite del informe evaluativo). DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES (Transcribir el acápite del informe evaluativo). DEL GARANTE (Transcribir el acápite del informe evaluativo). RELACIÓN DE BIENES Y RENTAS (Transcribir el acápite del informe evaluativo). DISPOSICIONES VIOLADAS (Transcribir el acápite del informe evaluativo). En virtud de lo expuesto, la Dirección Sectorial de Fiscalización o el Grupo Especial de Indagaciones Preliminares RESUELVE: PRIMERO. Trasladar las presentes diligencias de I.P. No. ____ a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, para que de curso al proceso de responsabilidad fiscal contra los presuntos responsables, conforme a los términos y requisitos establecidos en la Ley 610 de 2000. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá a los ____ días del mes de _____ de ___ de 200__ FIRMA _____________________________________ Nombre y cargo del funcionario competente (Cuando en la I. P. se vínculo mediante providencia y/o con exposición libre a algunas personas, esas decisiones deben notificarse en forma personal) FORMATO CÓDIGO: 4017009 PROCEDIMIENTO PARA LA CUANTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA CUANTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL CODIGO: 4018 VERSIÓN N. 8.0 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA LA CUANTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL 1. OBJETIVO: Establecer las actividades a seguir para identificar, analizar, documentar, clasificar, cuantificar e informar los beneficios de control fiscal, ambiental y/o los impactos sociales obtenidos en ejercicio de los Procesos Micro, Macro, Enlace con Clientes, Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva. 2. ALCANCE: Inicia con el seguimiento a los hechos generadores de beneficios de control fiscal del Sujeto de Control que se esté auditando, y termina con la publicación del boletín de beneficios de control fiscal en la página WEB de la Entidad. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política de Colombia • Ley 42 de 1993 "por la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen. • Acuerdo 361 de 2009 4. DEFINICIONES: ACCIÓN CORRECTIVA: Actividad(es) adelantada(s) por el sujeto de control para subsanar, o corregir la observación efectuada por la Contraloría de Bogotá D.C. en alguna de sus actuaciones. AHORRO: Erogación dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al realizar una acción correctiva. Ejemplos: * Supresión o modificación de actividades, procesos o dependencias. Estos beneficios pueden ser medidos calculando los ingresos o recursos ahorrados. * Modificación de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o inequitativas para la Entidad haciéndolas menos gravosas. BENEFICIO: Dato cuantificado y/o cualificado, que surge como consecuencia de la observación o actuación de la Contraloría de Bogotá D.C. BENEFICIO AMBIENTAL: Mejora de las condiciones, que una acción puede generar en los recursos naturales y el medio ambiente de Bogotá D.C., que surge como consecuencia de la observación o actuación de la Contraloría de Bogotá D.C. BENEFICIO DE CONTROL FISCAL: Valor cuantificado y soportado de los ahorros y recuperaciones, logrado por un Sujeto de Control. Se clasifican en: • BENEFICIOS DIRECTOS: Recuperaciones y/o ahorros de recursos plenamente soportados y formalizados, los cuales son más evidentes y cuantificables en el corto plazo. • BENEFICIOS INDIRECTOS: Son acciones que no generan ahorros y/o recuperaciones por sí mismas, pero indirectamente, apoyan actividades que sí lo hacen, como es el caso de: a. Ajustes contables (Incremento de activos, de patrimonio; disminución en pasivos, entre otros, siempre y cuando sean cuantificables). b. Alianzas Estratégicas. Cuantificables sólo con base en el aumento de valor de las empresas. c. Programas de capacitación o actualización que aunque se podrían asociar a aumentos en la productividad o rentabilidad de los Sujetos de Control, no se pueden medir directamente a partir de los mismos. d. Mejoramiento en procesos de planeación, medición y control de actividades, entre otros. Los beneficios se producen de las acciones implementadas por las entidades auditadas, como consecuencia de las observaciones o actuaciones de la Contraloría de Bogotá D.C. CRITERIO PARA ESTABLECER BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL: Para calificar la existencia de un ahorro o recuperación se deben tener en cuenta uno o varios de los siguientes criterios orientadores: * Que se trate de acciones evidenciadas, debidamente soportadas. * Que correspondan al seguimiento de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento. * Que correspondan a acciones producto de observaciones, hallazgos o advertencias efectuadas por la Contraloría de Bogotá D.C., implementadas y debidamente soportadas por el sujeto de control. * Que el Equipo Auditor y el Equipo Directivo aprueben la acción tomada por el Sujeto de Control. * Que sea cuantificable. IMPACTO DE CONTROL SOCIAL: Mejora que, gracias al ejercicio de control y como resultado de una intervención de la administración, experimenta una comunidad respecto a una situación problemática deficitaria precedente. RECUPERACION: Valor derivado de acciones realizadas por un sujeto de control en cuanto a la reincorporación de bienes o derechos por devolución, reintegro, cancelación, supresión o reducción de obligaciones existentes. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin erogación de fondos, producto de un incremento en los activos o disminución de pasivos. Se incluye el cobro persuasivo y coactivo generado por el Proceso de Prestación de Responsabilidad Fiscal. Algunos de los casos son: * Identificación de derechos que las entidades no ejercen, tales como la acreditación de la propiedad de muebles o inmuebles, aplicación de multas, cobro de intereses moratorios, recuperación coactiva de cartera, entre otros. El beneficio de este tipo de hallazgos inicialmente puede equipararse al valor de los bienes incorporados o el dinero proveniente de los derechos ejercidos. * Recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes, entre otros. RECUPERACIONES O AHORROS "POTENCIALES": Cubren realizaciones futuras y se cuantifican o reclasifican como directos cuando: se causen, cobren o paguen. La parte restante se reporta una vez se verifique su realización y obedecen a cálculos y proyecciones generados por la modificación de las condiciones de algunos derechos, compromisos u obligaciones que incrementan el patrimonio o producen mayores ingresos a las entidades. Adicionalmente, comprende los Fallos con Responsabilidad Fiscal, en los cuales se cuantifica el detrimento al patrimonio distrital y los respectivos responsables de resarcir los perjuicios causados. Aquí se determinan valores que serán reintegrados en la medida del avance del cobro coactivo comprendido en las recuperaciones. En estos eventos se debe tener en cuenta la parte que se vaya causando y cobrando o pagando según se presente, la parte restante se reportará a medida que se verifique su realización. Los procesos Micro, Macro y Enlace con Clientes reportarán como Recuperaciones o Ahorros Potenciales, los derivados de hallazgos fiscales o de indagaciones preliminares cuya determinación definitiva será dada por el Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. SOPORTES: Documentos idóneos, que evidencian de manera objetiva: * Hechos o situaciones irregulares detectadas y comunicadas por la Contraloría de Bogotá. * Documentos u otro tipo de pruebas que establezcan la relación de causalidad entre el pronunciamiento de la Contraloría y la acción emprendida por el Sujeto de Control. Algunos ejemplos pueden ser oficios de los sujetos de control, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, entre otros, señalando la fecha de conocimiento por parte de la Entidad auditada. Se debe señalar claramente la referencia de los papeles de trabajo que permitan su oportuna y fácil localización en un momento dado 5. REGISTROS: * Acta de Mesa de Trabajo * Acta de Comité Técnico Sectorial * Acta de reunión de la dependencia * Anexos del 1 al 4 - reporte de beneficios de control fiscal * Boletín de beneficios de control fiscal * Memorando remisorio 6. ANEXOS: Anexo 1: Reporte de Beneficios del Control Fiscal Cuantificables Anexo 2: Reporte de los Beneficios del Control Fiscal - Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Anexo 3: Reporte resultados e Impactos del Control Social Anexo 4: Reporte de Beneficios Ambientales 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO Nº 1 REPORTE DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL CUANTIFICABLES Proceso: ____________________
Convenciones: * Informe de Auditoria (IA), Control de Advertencia (CA), Plan de Mejoramiento (PM), Indagación Preliminar (IP), Pronunciamiento (P), Informe Obligatorio (IO), Informe Estructural (IE), Informe Sectorial (IS). ** Indirectos: en el evento de ser cuantificables ____________________________ ___________________ RESPONSABLE: (Nombre y Cargo) FIRMA FORMATO CODIGO: 4018001 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 1 CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. 1. ANÁLISIS Nombre Sujeto de Control: Escriba el nombre de la entidad de la cual se determina el beneficio Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve y concisa explicación de la situación detectada que dio origen al beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia. Medio de comunicación: Señale el origen del hecho o situación irregular de acuerdo con las siguientes convenciones: Informe de Auditoria (IA), Control de Advertencia (CA), Plan de Mejoramiento (PM), Indagación Preliminar (IP), Pronunciamiento (P), ), Informe Obligatorio (IO), Informe Estructural (IE), Informe Sectorial (IS) y la fecha en que la Contraloría de Bogotá lo dio a conocer al sujeto de control. 2. CLASIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE BENEFICIOS Determine si el beneficio es directo o indirecto y ubíquese en la columna respectiva Beneficios directos: Registre el valor de ahorro o de recuperación según sea el caso, de acuerdo con los conceptos dados en el numeral 4 de este procedimiento. Beneficios indirectos cuantificables: Señale la cuantía del beneficio indirecto generado. 3. APROBACION Validado: Señale número y fecha de la mesa de trabajo en que el equipo auditor ratifica el beneficio. Para el caso de dependencias que no utilizan el mecanismo de mesas de trabajo, se levanta acta donde se realiza el estudio preliminar en conjunto con el Director Técnico. Aprobado: Indique el número de acta y la fecha del Comité Técnico Sectorial en el cual se acepta el beneficio y los soportes que lo sustentan. Corresponde su diligenciamiento al Director Técnico o Coordinador del GUIFO, según sea el caso. SUJETO DE CONTROL Acción Correctiva: describa la solución dada por el sujeto de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma. Soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por el sujeto de control. Ejemplo: oficios del Sujeto de Control, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, entre otros. ANEXO Nº 2 REPORTE DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL Proceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Resultados Globales
* Señale con 1 si se trata de archivo por pago o reposición dentro del proceso de Responsabilidad fiscal Ley 610/00. Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva - Subdirección Proceso de Responsabilidad Fiscal y con 2 si se trata de archivo por pago o reparación dentro del proceso de Responsabilidad fiscal Ley 42/93. Subdirección de Jurisdicción Coactiva. ** Señale con 1 si se trata de multas y con 2 si se trata de Fallos con Responsabilidad Fiscal. *** Indique la cuantía de los Fallos con Responsabilidad Fiscal en firme y ejecutoriados que pasan a Jurisdicción Coactiva.
FORMATO CODIGO: 4018003 NOTA: Los beneficios potenciales comprenden los Fallos con Responsabilidad Fiscal, en los cuales se cuantifica el detrimento al patrimonio distrital y los respectivos responsables de resarcir los perjuicios causados. Aquí se determinan valores que serán reintegrados en la medida del avance del cobro coactivo comprendido en las recuperaciones. ANEXO Nº 3 REPORTE DE RESULTADOS E IMPACTOS DEL CONTROL SOCIAL Proceso: ____________________
____________ 1 Es necesario indicar el número aproximado de personas beneficiadas2 En el evento de generar beneficios cuantificablesINSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 3 Este anexo es específico para utilizar el registro de los impactos sociales, se especializa este formato en la medida que estos no son fácilmente cuantificables y se describe su retribución de forma cualitativa, más sin embargo, si se puede valorar existe la respectiva casilla para ello. En primera instancia, se considera para ser utilizado por la Dirección Sectorial de Desarrollo Local y Participación Ciudadana, pero cabe aclarar que cualquier Dependencia puede arrojar esta clase de impactos en ejercicio del control fiscal que ejerce. Fecha: Indicar el dd/mm/aa de reporte de los impactos Dependencia: Escriba el nombre de la Dirección, donde se determinó el impacto social. A. Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve explicación de la situación detectada que dio origen al impacto, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia. Es necesario señalar el origen del hecho o situación irregular de acuerdo con las siguientes convenciones Demandas Ciudadanas (DC) definidas en las audiencias públicas, Mesas de trabajo (MT), Verificaciones en Terreno (VT), Revisiones de Contratos (RC) y otras acciones ciudadanas especiales realizadas entre la ciudadanía y la Contraloría de Bogotá. B. Acción(es) implementada(s) o de mejoramiento - Compromisos: Describa la solución dada por el sujeto(s) de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, obras, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma. C. Impacto generado: Indique el impacto que se originó, a partir de: • Descripción: Puntualice el texto breve e informativo del hecho detectado como impacto • Beneficiarios: Describa a que población, grupo, comunidad, organización civil, junta, etc., a la cual se derivó la comunicación del impacto. Indicar el número aproximado de personas. • Valor: Relacionar el valor o la cifra, en el evento de generar impactos susceptibles de ser cuantificables. El espacio quedará en blanco cuando se den impactos cualificables. • Localidad: Enuncie el nombre del sitio geográfico donde se originó el impacto. • UPZ: Enuncie el nombre de la Unidad Programática Zonal • Barrio: Enuncie el lugar donde convive la comunidad beneficiada D. Relación de soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por la Administración. Ejemplo: oficios, actas, contratos, documentos, fotografías, material fílmico, etc. y en especial pruebas que registren comunicaciones certificadas por la misma comunidad. Nombre: Director o Jefe de Dependencia donde se originan los impactos sociales. Cargo: El que corresponda al punto anterior. ANEXO Nº 4 REPORTE DE BENEFICIOS AMBIENTALES16 Proceso: ____________________
FORMATO CODIGO: 4018004 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 4 Este anexo es específico para utilizar el registro de los beneficios ambientales, se especializa este formato en la medida que estos no son fácilmente cuantificables y se describe su retribución de forma cualitativa. En primera instancia, se considera para ser utilizado por la Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente, pero cabe aclarar que cualquier Dependencia puede arrojar esta clase de beneficios en ejercicio del control fiscal que ejerce. Dependencia: Escriba el nombre de la Dirección, donde se determinó el beneficio Sujeto de Control: Escriba el nombre de la entidad de la cual se determina el beneficio Periodo de reporte: Indicar el dd/mm/aa de reporte de los beneficios A. Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve y concisa explicación de la situación detectada que dio origen al beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia. B. Acción(es) correctivas implementada(s) o de mejoramiento: describa la solución dada por el sujeto de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma. C. Beneficios generados: Indique el beneficio que se originó, a partir de: • Análisis cualitativo: Puntualice el texto breve e informativo del hecho detectado como beneficio • Beneficiarios: Describa a que población, grupo, comunidad, organización civil, junta, etc., a la cual se derivó la comunicación del beneficio. Indicar el número aproximado de personas. D. Relación de soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por la Administración. Ejemplo: oficios, actas, contratos, documentos, fotografías, material fílmico, etc. E. Observaciones: Relacione o indique comentarios adicionales a los que haya lugar en el reporte de los beneficios ambientales. F. Responsable: Indique la identificación correspondiente, a partir de: • Nombre: Del Director o del Jefe de Dependencia donde se originan los beneficios. • Cargo: El que corresponda al punto anterior. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA CÓDIGO: 4019 VERSIÓN No. 5.0 Fecha: 02 oct. 2009
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1. OBJETIVO Estandarizar las actividades para la recepción, verificación y revisión del contenido de la cuenta que sobre la gestión fiscal presenta a la Contraloría de Bogotá, D.C., el responsable del sujeto de control o el particular que maneje fondos o recursos públicos distritales con el fin de determinar hechos relevantes para el control fiscal y la auditoria. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la asignación mediante memorando, a un Profesional, Líder de Auditoría o Jefe de Oficina Localidad según corresponda, la verificación de la forma, el método y el cumplimiento de los términos de la cuenta rendida por el sujeto de control y termina con la inclusión del concepto sobre la revisión y evaluación de la Cuenta en el Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular. La revisión de la cuenta comprende dos momentos: * La verificación de la forma, método, término y el análisis de la información reportada a través del SIVICOF por el sujeto de control, mediante la aplicación de la lista de chequeo y programa de verificación y análisis de datos. * La evaluación de los hechos relevantes en la fase de ejecución de la auditoria que conlleva a emitir un concepto breve y conciso. 3. BASE LEGAL • Constitución Política de Colombia, Artículos 268 y 272. • Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. • Acuerdo 361 de 2009. • La (s) correspondiente (s) resolución (es) reglamentaria (s) que expida la Entidad para reglamentar la rendición de cuentas del periodo fiscal. 4. DEFINICIONES CUENTA: Se entiende por cuenta los informes suministrados a la Contraloría de Bogotá D.C. en la forma y términos establecidos, sustentada por los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario. CUENTA PAGO DE RECOMPENSAS: Es la información que presentan los responsables del manejo de los recursos destinados a atender el pago de recompensas, operaciones de inteligencia, contrainteligencia y pago de información especializada que realiza la Policía Metropolitana de Bogotá, con cargo al presupuesto del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. FORMA: Es la manera que establece la Contraloría de Bogotá D.C., para que los responsables de rendir cuenta, presenten la información respectiva. La información que se entregue a la Contraloría, se presentará en la forma indicada en las resoluciones reglamentarias vigentes, debidamente refrendada por los responsables. INFORMAR. Es la acción de comunicar a la Contraloría de Bogotá D.C., sobre la gestión fiscal desplegada en el manejo de fondos, bienes o recursos públicos y sus resultados de manera parcial o consolidada. PRÓRROGA: Tiempo máximo otorgado y permitido solamente para eventos que se tipifiquen como de fuerza mayor o caso fortuito en cual deben rendir la cuenta los responsables de su rendición a la Contraloría de Bogotá D.C. RENDICIÓN DE CUENTA. Es el deber legal y ético que tiene el servidor público, persona natural o jurídica a quien se le hayan confiado bienes o recursos del Distrito Capital, de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados de su gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. RESPONSABLES DE RENDIR CUENTA. Son responsables de rendir cuenta a la Contraloría de Bogotá D.C., todos los servidores públicos y las personas naturales o jurídicas que manejen y/o, administren, recauden, perciban, conserven, adquieran, enajenen, gasten, custodien, inviertan, exploten o dispongan de fondos, bienes y recursos de propiedad del Distrito Capital de Bogotá. En particular, serán responsables de rendir cuenta, las siguientes personas: a) El jefe de entidad, el rector de institución educativa, el agente de manejo de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios y/o el vocero de los mismos, el liquidador, el representante legal o quien haga sus veces, de los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C. b) Las personas naturales o jurídicas que en virtud de una relación legal o contractual manejen, administren, recauden, perciban, conserven, adquieran, enajenen, gasten, custodien, inviertan, exploten o dispongan de fondos, bienes y recursos de propiedad del Distrito Capital de Bogotá. REVISIÓN DE CUENTAS. Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. TÉRMINO: Tiempo máximo, establecido por la Contraloría de Bogotá D.C., para la presentación de la cuenta. VALIDACIÓN: Es la aplicación automatizada de una serie de controles y restricciones para asegurar la integridad de la información que se requiere de los sujetos de control. Esto permite generar un reporte sobre las inconsistencias en los registros las cuales debe analizar y corregir cuidadosamente el usuario del sujeto de control para continuar con el proceso de incorporación de información o como requisito para emitir el comprobante de remisión de la información en el SIVICOF. VERIFICAR: Confirmar que la información presentada por el sujeto de control, cumple con los requisitos especificados en las resoluciones vigentes para la rendición de la cuenta, en la forma y términos establecidos. SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna. Este sistema de información se constituye en una solución integral para la vigilancia y el control fiscal, y en un insumo valioso para el proceso auditor, al permitir revisar y analizar la información y determinar el alcance de las pruebas. Así mismo, reduce el desgaste administrativo ocasionado por la permanente solicitud de información a los sujetos de control. 5. REGISTROS * Memorando asignación verificación cuenta * Lista de chequeo * Programa de verificación y análisis de datos de la cuenta * Memorando remisorio o de encargo de auditoria * Acta de mesa de trabajo 6. ANEXOS Anexo 1: Lista de chequeo Anexo 2: Programa de verificación y análisis de datos de la cuenta Anexo 3: Modelo concepto sobre la rendición de la cuenta 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (CUADRO) ANEXO 1 Nota: esta lista de chequeo corresponde a lo estipulado en la Resolución Reglamentaria por la cual se prescribe la rendición de cuenta. En caso de alguna modificación a la misma, la Dirección de Planeación la actualizara y socializara los respectivos cambios. FORMATO CODIGO: 4019001 ANEXO 2 PROGRAMA DE VERIFICACIÓN Y ANALISIS DE DATOS DE LA CUENTA
. Procedimientos:
Fecha de Diligenciamiento: CONCLUSIONES ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. EQUIPO AUDITOR (Nombres y Firmas) SUBDIRECTOR FISCALIZACIÓN DIRECTOR TÉCNICO FORMATO CODIGO: 4019002 ANEXO 3 MODELO CONCEPTO SOBRE LA RENDICION DE LA CUENTA REVISIÓN DE LA CUENTA Revisada la cuenta que presentó el sujeto de control correspondiente al periodo (mensual, intermedia y anual revisadas) éste dio cumplimiento en la forma, término y métodos establecidos por la Contraloría de Bogotá, D.C. (En caso contrario enunciar si hubo prórrogas, solicitud de complemento o corrección; incumplimiento y requerimiento por parte de la Dirección Sectorial) (Enunciar las acciones derivadas como pronunciamientos o advertencia fiscal, en caso de haberse originado en la verificación y análisis del contenido de la cuenta.) A través de la verificación y análisis de su contenido, se establecieron las áreas críticas como insumo para el proceso auditor, las cuales fueron evaluadas en la etapa de ejecución de la auditoria con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de las actuaciones del gestor público. (Mencionar los aspectos que se fueron evaluados y los resultados en términos muy generales). FORMATO CODIGO: 4019003 PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN FORENSE HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN FORENSE CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4020 VERSIÓN No. 2.0 FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN FORENSE 1. OBJETIVO: Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para el desarrollo de la investigación forense, de competencia del Grupo Especial de Investigaciones Forenses - GUIFO. 2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de investigación y termina con el traslado a la autoridad penal, disciplinaria o fiscal y/o como insumo para adelantar la auditoría gubernamental con enfoque integral. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política, Artículo 267 y siguientes. • La Ley 610 del 15 de agosto de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías. • Acuerdo 361 de 2009 • Decreto 1421 de 1993. • Código Penal Leyes 599 de 2000 y 890 de 2004. • Código de Procedimiento Penal Ley 906 de 2004. • Resolución Reglamentaria 039 de 14 de septiembre de 2005. 4. DEFINICIONES: AUTO DE TRASLADO: Providencia (documento) mediante la cual se ordena dar traslado a la autoridad competente del hallazgo penal, disciplinario o fiscal y/o auditoría gubernamental con enfoque integral. CADENA DE CUSTODIA: Es la aplicación de una serie de normas tendientes a asegurar, embalar y proteger cada elemento material probatorio para evitar su destrucción, suplantación o contaminación, lo que podría implicar serios tropiezos en la investigación de una conducta punible. FRAUDE: Maniobra engañosa, falacia o maquinación encaminada a obtener provecho ilícito para sí o un tercero en perjuicio del patrimonio público. GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES (GUIFO): Equipo de trabajo que tiene la misión de realizar investigaciones de acciones fraudulentas que conllevan daño al erario público. INFORME DE INVESTIGACION: Documento donde se consigna el resultado de la investigación forense y que debe contener como mínimo: antecedentes de la investigación, hechos, análisis y valoración probatoria, tipificación del delito, relación de bienes y rentas y las conclusiones donde se sugiere dar traslado a la autoridad competente o el archivo de la investigación. INVESTIGACIÓN FORENSE: Conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por el GUIFO de la Contraloría, con el propósito de establecer y demostrar la existencia de fraude en contra de los intereses patrimoniales del Distrito. INFORMACIÓN PATRIMONIAL. Es el conjunto de datos sobre los bienes y rentas de las personas vinculadas a la indagación preliminar (o al proceso) como presuntos responsables fiscales que pueden ser afectados por una medida cautelar, en observancia del artículo 12 de la Ley 610 de 2000. MEMORANDO DE COMISIÓN: Acto mediante el cual se encarga a uno o varios servidores públicos del GUIFO, el inicio y culminación de una investigación. PLAN DE INVESTIGACION: documento con el cual el investigador comisionado estructura las actividades a seguir dentro de la investigación, con fundamento en las atribuciones de policía judicial otorgadas por el Contralor de Bogotá entre las cuales se resaltan la práctica de pruebas documentales, testimoniales, periciales, así como la investigación de los presuntos responsables entre otros. POLICIA JUDICIAL: Es aquélla función de carácter técnico que tiene por objeto auxiliar y colaborar con los servidores de la Contraloría que realicen actividades de indagación o investigación, en la búsqueda, el recaudo y el aseguramiento de las pruebas, para lo cual deberán coordinar sus actuaciones con las de la Fiscalía General de la Nación. Para estos efectos, además de las funciones previstas en el C. de P. P., podrán solicitar información a entidades oficiales o particulares en procura de datos que interesen para solicitar la iniciación del Proceso de Responsabilidad o para las Indagaciones o investigaciones en trámite, inclusive para lograr la identificación de bienes de las personas comprometidas en los hechos generadores de daño patrimonial al Distrito, sin que al respecto le sea oponible reserva alguna. PRUEBAS: Todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición. Son válidos todos los medio probatorios señalados por la Ley (documentos, indicios, peritazgos, testimonios, visitas especiales, entre otros). 5. REGISTROS: • Memorando de consulta. • Memorando de comisión. • Libro Radicador de Investigaciones Forenses. • Memorando de entrega. • Acta de mesa de trabajo. • Informe de Investigación Forense. • Auto de traslado autoridad competente. 6. ANEXOS: • Anexo1. Modelo memorando de consulta. • Anexo 2. Modelo memorando de comisión. • Anexo 3. Modelo plan de investigación. • Anexo 4. Modelo informe de Investigación Forense. • Anexo 5. Modelo auto de traslado autoridad competente. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
ANEXO 1 MODELO DE MEMORANDO DE CONSULTA (10100 - Consecutivo interno y fecha). PARA: DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL (RESPECTIVO) DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA DE: COORDINADOR DEL GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES (GUIFO) Agradezco enviar la documentación recaudada por su despacho dentro de sus actuaciones fiscales con relación a los siguientes hechos: • (Relacionarlos). Cordialmente, (Firma, nombres y cargo del Coordinador del GUIFO) Proyectó: Elaboró: FORMATO CODIGO 4020001 ANEXO 2 MODELO DE MEMORANDO DE COMISIÓN (10100 - MC consecutivo interno de Memorandos de comisión y fecha). PARA: SERVIDOR PÚBLICO (S) COMISIONADO (S) CARGO (S) DE: COORDINADOR DEL GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES (GUIFO) De la manera más atenta, de conformidad con lo establecido en la Resolución 039 de 14 de septiembre de 2005, le (s) solicito adelantar la investigación con relación a los siguientes hechos: • (Relacionarlos). La ejecución del trabajo se deberá realizar según lo establecido en el procedimiento para la investigación forense del Sistema de Gestión de la calidad y el término previsto para la entrega del informe de investigación forense es de (letras y número de días, semanas o meses), contados a partir de la notificación del presente. Cordialmente, (Firma, nombres y cargo del Coordinador del GUIFO) Proyecto: Elaboró: FORMATO CODIGO 4020002 ANEXO 3 MODELO DE PLAN DE INVESTIGACIÓN PLAN DE INVESTIGACIÓN MC (Memorandos de comisión y fecha) 1. DEFINICIÓN Y RECONOCIMIENTO DEL PROBLEMA (El investigador de manera concisa expresa el conocimiento sobre la entidad, el área, actividad, o proceso y hechos sujetos de investigación en aspectos legales, técnicos y financieros entre otros) 2. FORMULACION DE HIPÓTESIS (Con base en el conocimiento preliminar expresa los objetivos, describe suposiciones materiales sobre los hechos, causas, normas transgredidas, consecuencias y posibles responsables). 3. DETERMINACION DE LAS PRUEBAS Y DILIGENCIAS (Establece las pruebas y diligencias (documentales, testimonios, visitas especiales, peritajes, versión libre, entre otros, a practicar) 4. APLICACIÓN, EVALUACION DE PRUEBAS Y ELABORACIÓN DE INFORME DE INVESTIGACIÓN FORENSE (Señala cronológicamente las posibles fechas de realización de pruebas y diligencias, su análisis y tiempo previsto para la realización del Informe de investigación forense) Proyectó: Elaboró: FORMATO CODIGO: 4020003 ANEXO 4 MODELO DE INFORME DE INVESTIGACIÓN FORENSE (Memorandos de comisión y fecha) ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN (Denuncia, queja, informe de auditoria entre otras.) HECHOS (Descripción o fundamento de la investigación, lo que se encontró) ANALISIS Y VALORACIÓN PROBATORIA (Se analizaran las pruebas ordenadas y practicadas por los investigadores asignados, comparándolas con los hechos materia de investigación y las normas que le sean aplicadas al investigado, teniendo en cuenta los antecedentes de los mismos, su desarrollo y cumplimiento Se tendrán en cuenta que los testimonios sean responsivos, exactos y completos y que los documentos presten consistencia probatoria y puedan ser tenidos como tales. Las pruebas deben ser conducentes, eficaces y pertinentes. Por ejemplo: ..Revisado el acerbo probatorio recaudado en las presentes diligencias, se pudo constatar. En la versión libre y espontánea el servidor público _ expresa: " _________".Sin embargo se le reprocha el haber obrado negligentemente como funcionario encargado de ___, al no cumplir con sus actividades administrativas y económicas, encaminadas a ............., las cuales todas en su conjunto, comportaban una gestión fiscal. Frente a estas imputaciones, el declarante no logró desvirtuar que ........ Por el contrario, acepta que.... De otra parte, en la visita especial practicada, se logró confrontar los hechos denunciados con los siguientes documentos soportes, allegados a la diligencia: (Los funcionarios asignados a la Investigación deberán exponer, con base en el análisis integral de los hechos y las pruebas de la existencia o inexistencia del fraude). TIPIFICACION DEL DELITO (Acorde con la valoración probatoria se encuadra la conducta del investigado dentro de un tipo penal que es la descripción que hace el legislador del delito) Por ejemplo: Valoradas en los términos las pruebas que acreditan los hechos ya reseñados, encontramos el fraude, tipificado como peculado por apropiación. DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES Bajo los anteriores parámetros, son presuntamente responsables los siguientes servidores públicos que para la época de los hechos ocupaban los cargos __________________ por no haber cumplido a cabalidad lo dispuesto en el artículo del manual de funciones adoptado mediante Resolución Nº. __________ "por la cual se adopta el manual de funciones y requisitos de la entidad". De acuerdo con la certificación que obra en la investigación, expedida por _________, para la época de los hechos, los cargos arriba registrados fueron desempeñados por------------- (Nombres completos, documento de identificación, dirección del domicilio, residencia o lugar de trabajo.) RELACION DE BIENES Y RENTAS Según la Declaración de Bienes y Rentas que reposa en la entidad, los presuntos responsables son titulares de los siguientes bienes.... CONCLUSIONES Con fundamento en las anteriores consideraciones recomendamos: Dar traslado a la (Autoridad penal, disciplinaria y/o a las Direcciones Técnica sectorial respectiva y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para que ordene la apertura del proceso de responsabilidad fiscal, conforme a los términos previstos en la Ley 610 de 2000.) (Si no arroja fraude se recomendará el archivo de la investigación. Por ejemplo: Con fundamento en las anteriores consideraciones recomendamos: El archivo de la presente investigación, por las razones y fundamentos expuestos en el presente informe). (Firmas, Nombres y cargos de los investigadores comisionados)Bogotá D.C., _______ de_______________ de __________________ FORMATO CÓDIGO: 4020004 ANEXO 5 MODELO AUTO DE TERASLADO AUTORIDAD COMPETENTE AUTO No._____ POR EL CUAL SE ORDENA EL TRASLADO DE LA INVESTIGACION FORENSE Cd18: El Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones forenses, en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Resolución Reglamentaria 039 de 14 de septiembre de 2005, procede a calificar el mérito de la Investigación radicada bajo el número ____________ con fundamento en los siguientes HECHOS Origen de la investigación (denuncia, queja, informe de auditoria). Por ejemplo: Según oficio Nº. __________ del Despacho del Señor Contralor, los hechos que se reseñan a continuación, los cuales a su juicio, son constitutivos de posible fraude: (referir el hecho u omisión en forma ordenada o transcribir la parte pertinente del oficio). COMPETENCIA Establecer que la Contraloría tiene competencia para conocer la Investigación. Por ejemplo: La Contraloría de Bogotá, D.C. es el órgano competente para vigilar y controlar la gestión fiscal de _______________ en virtud de lo establecido en el artículo 105 del Decreto 1421 de 1993, según el cual, "La vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo corresponde a la Contraloría de Bogotá". Los recursos invertidos por la Entidad________________provienen de aportes del Distrito Capital, razón por la cual le corresponde a esta dependencia establecer a través de esta investigación si existe mérito para la apertura del proceso de responsabilidad Fiscal, o, por el contrario, procede el archivo de las diligencias, en los términos previstos por la Ley 610 de 2000. ACTUACIONES ADELANTADAS Fecha en que se inicio la investigación. (Si existen otras actuaciones posteriores, deberán mencionarse). Por ejemplo: el día ___ de ___ de___ 2005, de conformidad con las previsiones de la Ley 610 de 2000 y para los fines de la Resolución 039 de 14 de septiembre de 2005, se dio apertura a la correspondiente Investigación con el memorando de comisión_____ y de conformidad con el plan de investigación, se ordenó la práctica de las pruebas que se consideraron pertinentes y conducentes. VALORACIÓN DE LAS PRUEBAS En el informe evaluativo que precede, compartido por el suscrito (Coordinador GUIFO, se efectúa el siguiente: "(transcribir el análisis probatorio del informe evaluativo): LA CAUSACIÓN DEL FRAUDE: (Transcribir el acápite del informe evaluativo). TIPIFICACION DEL DELITO (Transcribir el acápite del informe evaluativo). DISPOSICIONES VIOLADAS (Transcribir el acápite del informe evaluativo). DETERMINACIÓN DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES (Transcribir el acápite del informe evaluativo). RELACION DE BIENES Y RENTAS Según la Declaración de Bienes y Rentas que reposa en la entidad, los presuntos responsables son titulares de los siguientes bienes….. RESUELVE: PRIMERO. Trasladar las presentes diligencias de Investigación de fraude No. ____ a la (autoridad penal, disciplinaria, y/o Dirección Técnica sectorial Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, para que de curso al proceso respectivo. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá a los ____ días del mes de _____ de ___ de 200__ FIRMA _____________________________________ Nombre y cargo del Coordinador FORMATO CODIGO: 4020005 PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR AUDITORIA ESPECIAL "TRANSVERSAL" HISTORIAL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR AUDITORIA ESPECIAL "TRANSVERSAL" CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4021 VERSIÓN No. 2.0 FECHA: 02 oct. 2009
PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR AUDITORIA ESPECIAL "TRANSVERSAL" 1. OBJETIVO: Definir el método para llevar a cabo la Auditoría Modalidad Especial "Transversal" programada en el PAD cuando se considere necesaria la realización de procesos auditores con otras sectoriales y adicionalmente establecer la forma de coordinación y ejecución. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la formulación de la propuesta de la Auditoria Modalidad Especial "Transversal" por parte de la Dirección Sectorial proponente y termina con el envío del Informe de Auditoría a los sujetos de control involucrados. 3. BASE LEGAL: • Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272. • Ley 42, artículos 8 y 65. • Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. • Acuerdo 361 de Enero 06 de 2009, artículos 50 y 51 • Resolución Reglamentaria por la cual se agrupen por sectores y se asignen los sujetos pasivos de vigilancia y control fiscal a las Direcciones Sectoriales. 4. DEFINICIONES: AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL "TRANSVERSAL": Proceso sistemático que permite emitir informes de auditoria, advertencias fiscales, pronunciamientos globales y coherentes sobre temas, aspectos o situaciones que requieren ser evaluadas y que involucran sujetos o puntos de control que están bajo el control directo de otras direcciones sectoriales pero que también conforme a la Resolución Reglamentaria 004 de 2009 son sujetos de control en los temas ambientales y desarrollo urbano de las Direcciones de Sector Ambiente y Control Urbano. INFORME DE AUDITORÍA: Documento final del Proceso Auditor que sintetiza los resultados de los objetivos definidos en el Memorando de Encargo de Auditoria y Memorando de Planeación. 5. REGISTROS: • Memorando • Acta Comité Técnico Sectorial. • Solicitud de modificación del PAD • Memorando de Encargo de Auditoría. • Informe de Auditoría Especial Transversal. • Memorando remisorio. 6. ANEXOS: No aplica. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
(*): Aplica para la Dirección de Desarrollo Local y Participación Ciudadana. (Footnotes) 1 En la Matriz de Seguimiento de Auditoría se contabiliza como Auditoría Especial a cargo de la Dirección Proponente, con la observación de que su ejecución fue con participación de talento humano de las direcciones involucradas.2 Se activan los procedimientos que le aplican a la Auditoría Especial.3 Se activan los procedimientos que le aplican a la auditoria especialNOTAS DE PIE DE PAGINA 1 Si se requiere modificar la fecha de inicio del siguiente ciclo de auditoria, se deberá modificar el PAS y el PAD, de acuerdo con el procedimiento correspondiente2 En la modalidad de auditoria especial, los componentes de integralidad serán los relacionados con el tema específico que se pretende abordar, excepto objetivos subsectoriales.3 Corresponde a los lineamientos que se deben tener en cuenta en el proceso auditor y que fueron remitidos por los responsables de los demás procesos de la entidad, sin efectuar cambios de fondo.4 Cite el (los) artículo(s) de la Constitución Política, las Leyes, los Decretos, los Acuerdos u otras disposiciones jurídicas que enmarquen el funcionamiento general de la entidad.5 La evaluación del Sistema de Control Interno en los sujetos de control se realizará de conformidad con lo establecido en el procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 051 de 2004, hasta la implementación definitiva del MECI por parte de cada entidad. Sin embargo, la presente metodología debe ser aplicada paralelamente a dicho procedimiento para determinar el avance en la implementación de dicho modelo.6 Contraloría General de la República (2006). Guía Audite 3.0, Resolución Orgánica No. 05774 del 31 de agosto de 2006, Bogotá7 Elaborado a partir de: Contraloría General de la República (2006), Guía Audite 3.08 Actas comité equipo de trabajo metodología9 Es el entendido en el artículo 46 de la Ley 142 de 1994, como el conjunto de actividades de planeaciòn y ejecución, realizado por la administración de cada empresa, para lograr que sus objetivos se cumplan. No aplica la Ley 87 de 1993.10 Código: Las primeras cinco celdas corresponde al código de la Dirección Sectorial y/o GUIFO; las cuatro siguientes al consecutivo en el traslado de hallazgo que debe llevar cada Dirección Sectorial y/o el GUIFO y las dos restantes a los dos últimos dígitos de la vigencia en la que se traslada del hallazgo.11 Si aún no se ha culminado la auditoría o actuación fiscal, se indicará la fecha de terminación prevista en el PAD, acto administrativo o norma que establezca términos.12 Modelo de Acta de Mesa de Trabajo para los Equipos de Auditoría.(*) Se debe señalar el nombre del funcionario responsable de la ejecución del compromiso. 13 Corresponde a los soportes que amparan los hallazgos, a los documentos escritos aportados por los auditores que luego de aprobados harán parte del informe de auditoría u otra información importante. Si los soportes hacen parte de los papeles de trabajo, en el acta se hará mención de ellos, indicando la información que los identifica.14 Por línea o componente de integralidad15 Código: Las primeras cinco celdas corresponde al código de la Dirección Sectorial y/o GGUIFO; las cuatro siguientes al consecutivo en el traslado de hallazgo que debe llevar cada Dirección Sectorial y/o el GUIFO y las dos restantes a los dos últimos dígitos de la vigencia en la que se traslada del hallazgo.16 En la medida que se considera un beneficio que no es cuantificable, sino su retribución es de carácter cualitativo se utiliza este formato para reportarlo. En el evento que se genere beneficios que consideren un valor (sean cuantificables) en desarrollo del Control Social y del Control Fiscal ejercidos por cualquiera de las Direcciones, deben ser reportados en los Anexos Nº 1 ó Nº 2, según sea el caso.18 Código: Las primeras cinco celdas corresponde al código de GUIFO; las cuatro siguientes al consecutivo en el traslado de hallazgo que debe llevar cada Dirección Sectorial y/o el GUIFO y las dos restantes a los dos últimos dígitos de la vigencia en la que se traslada del hallazgo.NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4314 de noviembre 5 de 2009 |
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