RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2023

 

(Mayo 16)

 

Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL

 

En uso de las facultades legales que le confiere la Ley 489 de 1998, el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022 “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Conciliación y se dictan otras disposiciones” y en especial los Acuerdos 257 de 2006 (adicionado por el Decreto 761 de 2020) y 4 de 2021,

Ver Acuerdo 002 de 2023.

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

 

Que a través de los artículos 59 y 63 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, se transformó al Departamento Administrativo de Catastro Distrital en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD), como organismo del sector descentralizado por servicios, de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Hacienda.

Que con la Ley 2220 de 2022 se expidió el Estatuto de Conciliación y se creó el Sistema Nacional de Conciliación.

Que el artículo 146 del Estatuto derogó todas las disposiciones que le sean contrarias y especialmente los artículos artículos 24, 25, 35, 47, 49, 50, 51, 52, 53, 59, 61, 62, 63, 64, 65A, 65B, 66, 67, 76, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87 y 89 de la Ley 23 de 1991; 64, 65, 66, 69, 70, 71, 72, 73, 75, 77, 80, 81, 83, 84, 86, 91, 92, 94, 96, 99, 100, 104, 105, 106, 107, 108, 109 y 110 de la Ley 446 de 1998; la Ley 640 de 2001; el artículo 2 de la Ley 1367 de 2009; los artículos 51 y 52 de la Ley 1395 de 2010. El inciso 2° del numeral 6 del artículo 384 y los artículos 620 y 621 de la Ley 1564 de 2012; el parágrafo 1 del artículo 4 de la Ley 1579 de 2012.

 

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022, los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro mecanismo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

 

Que el artículo 115 de la citada Ley 2220 de 2022 en cita, ordena que las normas sobre Comités de Conciliación allí contenidas son de obligatorio cumplimiento para los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, quienes modificarán el funcionamiento de los Comités de Conciliación, de acuerdo con las reglas que se establecen en la misma.

 

Que las funciones del comité de conciliación están previstas en los artículos 120 y siguientes de la Ley 2220 de 2022.

 

Que los lineamientos y directrices de los comités de conciliación a nivel distrital, fueron adoptados mediante los Decretos Distritales 430 de 2018 “Por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”, 073 de 2023 “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” y demás disposiciones relacionadas vigentes.

 

Que mediante la Resolución 077 del 16 de febrero de 2007, modificada por la Resolución 836 del 18 de julio de 2012, la UAECD creó el comité de conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

 

Que a través de la Resolución 249 del 4 de abril de 2014 de la UAECD, se unificó las reglas de creación del comité de conciliaciones de la Unidad y se derogó las resoluciones 077 de 2007 y 836 de 2012.

 

Que mediante Acuerdo 001 del 27 de diciembre de 2021 del Comité de Conciliación de la UAECD, modificado por el Acuerdo 001 de 2022, se adoptó el reglamento interno del comité.

 

Que por medio de la Resolución 0118 del 28 de febrero de 2023, se actualizó la conformación, integración y funciones del Comité de Conciliación de la UAECD.

 

Que se hace necesario modificar el reglamento del Comité de Conciliación de la UAECD, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2220 de 2020(sic).

 

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 120, de la Ley 2220 de 2022, es función de los Comités de Conciliación dictar su propio reglamento.

 

Que los miembros del Comité de Conciliación, mediante Acta 009 de la sesión del 25 de abril de 2023, aprobaron el Reglamento Interno del Comité y en consecuencia se dispuso que se adoptaría mediante acto administrativo.

 

En mérito de lo expuesto,

 

ACUERDA:

 

CAPÍTULO PRIMERO

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 1. Adopción. Adoptar el reglamento del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, contenido en los siguientes artículos del presente acto administrativo.

 

Artículo 2. Naturaleza. El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas para la prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses públicos a cargo de la UAECD.

 

Artículo 3. Principios rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la UAECD y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán con base en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, y tendrán como propósito fundamental el reconocimiento efectivo de los derechos de los ciudadanos, la protección los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

Dentro de este marco, deberán propiciar y promover la utilización efectiva de los mecanismos de solución de conflictos establecidos por la ley, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. Así mismo, deberán analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, los precedentes jurisprudenciales reiterados y consolidados, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo.

 

Artículo 4. Funciones y competencias. El Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital -UAECD- cumplirá las funciones y competencias previstas en el artículo 120 de la Ley 2220 del 2022 o las normas que la modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación:

 

1. Formular, aprobar y ejecutar las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico de la entidad.

 

2. Involucrar en el proceso deliberativo previo a la aprobación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico a los funcionarios del nivel directivo de las áreas administrativas y/o misionales donde se generan las fallas o actuaciones administrativas que ocasionan el daño antijurídico.

 

3. Garantizar la divulgación, socialización y apropiación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad.

 

4. Hacer seguimiento efectivo a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico, así como desarrollar acciones de pedagogía para evitar reincidencia en las causas generadoras de daño.

 

5. Realizar una retroalimentación permanente a las áreas responsables de implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico.

 

6. Diseñar las políticas generales que orientan la defensa judicial de los intereses de la entidad.

 

7. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad para determinar: (i) las causas generadoras de los conflictos; (ii) el índice de condenas; (iii) los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; (iv) las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad; y (v) las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos y acciones de mejora efectivas.

 

8. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la amigable composición, la transacción, la conciliación y los pactos de cumplimiento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

9. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación y de pacto de cumplimiento. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, así como las pautas jurisprudenciales consolidadas y reiteradas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad fáctica y/o jurídica.

 

La decisión del Comité de Conciliación deberá soportarse un estudio metodológico y deberá valorarse la calificación del riesgo efectuada por el apoderado y/o abogado a cargo del caso o proceso judicial o arbitral.

 

10. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de Conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité de Conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

Esta invitación deberá realizarse a través del medio más expedito en un término máximo de tres (3) días luego de recibida la solicitud de conciliación, en la comunicación que se remita se le dará a la entidad un plazo máximo de tres (3) días antes de la fecha de celebración del comité para confirmar su asistencia.

 

De no asistir la autoridad fiscal se dejará registro en el acta del envío de la comunicación, así como del no recibo de confirmación y de la inasistencia.

 

11. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, de conformidad con la normatividad vigente.

 

En todos los procesos en contra del Estado relativos a controversias contractuales, reparación directa y nulidad y restablecimiento del derecho, la decisión sobre la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición deberá soportarse en un estudio metodológico riguroso y en el precedente judicial.

 

Este estudio deberá realizarse por parte del comité de conciliación, en un término máximo de quince (15) días una vez notificada la demanda a la entidad.

 

12. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, para lo cual deberá anexar copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalar el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

Este estudio deberá realizarse por parte del comité en un término máximo de cuatro (4) meses después del pago.

 

Si la decisión es de iniciar la acción de repetición la Subgerencia de Gestión Jurídica o quien haga sus veces tendrá un término de dos (2) meses para interponerla, de esta circunstancia se dejará constancia en el acta.

 

13. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

En todo caso la selección de abogados deberá atender como mínimo los siguientes criterios: especialidad, recurrencia, complejidad e impacto económico de los litigios en contra de la entidad. 

 

14. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho, que en ningún caso podrá ser un contratista de la entidad y deberá contar con dedicación suficiente a las labores y actividades necesarias para el funcionamiento óptimo de esta instancia.

 

15. Revisar anualmente el reglamento del Comité y realizar las modificaciones que sean necesarias para su adecuado y eficiente funcionamiento.

 

16. Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una mediación y/o negociación interadministrativa, se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

17. Definir las fechas y formas de pago de las conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios. Para tal fin, se deberá tener en cuenta la previsión establecida en el artículo 143 de la Ley 2220 de 2022 y su reglamentación.

 

18. Evaluar y dar aprobación a la formulación de la oferta de revocatoria directa de actos administrativos que se encuentren en discusión dentro de un proceso judicial, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011 o la norma que la sustituya o modifique. Para adelantar este trámite, se tendrá como sustento de la decisión, el análisis y recomendación que realice el apoderado designado por la Entidad respecto de los actos administrativos que se encuentren en discusión por esta vía.

 

19. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

20. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, el Comité de Conciliación deberán remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

21. A efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse y aumentar el índice de recuperación de recursos públicos, el Comité de Conciliación deberá aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por la Gerencia Jurídica, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo a la  terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

22. El Comité de Conciliación en la última sesión de cada mes, deberá solicitar al ordenador del gasto de la entidad, la relación de las condenas pagadas el mes anterior, a fin de realizar el respectivo seguimiento y control en lo relacionado a la acción de repetición.

 

23. El Comité de Conciliación deberán realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

24. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del Subgerente de Gestión Jurídica de la UAECD sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en lo que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad y organismo distrital, dentro del mes siguiente a su presentación.

 

25. Analizar y decidir a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad.

 

26. Solicitar a la Subgerencia de Gestión Jurídica, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad.

 

27. Definir criterios para que la Subgerencia de Gestión Jurídica analice el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros:  i) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso.  ii) la connotación pública o social. iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño. iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito de ser necesario. v) que provenga de hechos o conductas corruptivas. vi) la complejidad del problema jurídico.

 

28. Solicitar y requerir al Subgerente de Gestión Jurídica informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.

 

29. Informar sobre las decisiones tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

30. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público.

 

31. Las demás funciones que establezca la Ley o su reglamentación.

 

Artículo 5. Competencias del Comité de Conciliación frente a la Acción de Repetición y del Llamamiento en Garantía con fines de Repetición. Corresponde a los Comités de Conciliación, de acuerdo a lo establecido en el numeral 7° del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, decidir sobre la procedencia de la acción de repetición y determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, para lo cual observarán las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022 o la norma que la sustituya o modifique.

 

Parágrafo Primero. En los casos en que la representación judicial o extrajudicial la haya ejercido la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, es obligación del Comité de Conciliación de la entidad que realizó el pago, decidir sobre la procedencia de la acción de repetición; de ser afirmativa la decisión, la entidad interpondrá y llevará la representación judicial de la acción de repetición con cargo a su presupuesto.

 

Parágrafo Segundo.  Para efectos del presente artículo, se deberá exigir al abogado(a) apoderado(a), el diligenciamiento en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, de la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

 

Artículo 6. Competencias del Comité de Conciliación frente a la recuperación de recursos públicos. El Comité de Conciliación deberá realizar el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”.

 

Artículo 7. Integrantes del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, de conformidad con la Resolución 0118 de 2023 Por medio de la cual se actualiza la conformación, integración y funciones del comité de conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, estará conformado por los siguientes funcionarios:

 

1. Miembros permanentes, quienes concurrirán con voz y voto:

 

1.1. El (la) Director(a) o su delegado.

 

1.2. El (la) Gerente Código 039 Grado 04 de la Gerencia de Gestión Corporativa.

 

1.3. El (la) Gerente Código 039 Grado 04 de la Gerencia Jurídica.

 

Funcionarios de dirección o de confianza designados, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1.4. El (la) Gerente Código 039 Grado 04 de la Gerencia de Información Catastral.

 

1.5. El (la) Gerente Código 039 Grado 04 de la Gerencia de Tecnología.

 

2. Invitados permanentes, quienes concurrirán con derecho a voz:

 

2.1. El (la) Jefe de oficina Código 006 Grado 02 de la Oficina de Control Interno.

 

2.2. El (la) apoderado(a) que represente los intereses de la UAECD en cada proceso.

 

2.3. El (la) Subgerente Código 090 Grado 03 de la Subgerencia de Gestión Jurídica, quién ejercerá la Secretaría Técnica del Comité (de conformidad con el numeral 7.° del artículo 30 del Acuerdo n.° 004 de 2021).

 

3. Invitados ocasionales con derecho a voz: los funcionarios públicos y/o contratistas que por su conocimiento y experiencia puedan apoyar la decisión del comité de conciliación. Para el efecto, los miembros del Comité de Conciliación, podrán formular, a través del secretario(a) técnico(a) la respectiva invitación.

 

Parágrafo Primero. La participación de los integrantes del comité de conciliación será indelegable, salvo la excepción del Director(a), quien podrá delegarla en los términos de la normatividad vigente.

 

Parágrafo Segundo. Asistirán como Invitados, los funcionarios(as) o personas cuya presencia se considere necesaria para la mejor comprensión de los asuntos sobre los que deban debatir los miembros del Comité de Conciliación. Las invitaciones efectuadas serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

Parágrafo Tercero. De conformidad con lo previsto en el artículo 7° del Decreto 073 de 2023, en ningún caso un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.

 

Parágrafo Cuarto: El Comité de Conciliación de la UAECD podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

Artículo 8. Participación de la Subgerencia de Gestión Jurídica. El abogado de la Subgerencia de Gestión Jurídica remitirá en forma oportuna dentro de los términos legales, los casos que requieran ser sometidos a consideración del Comité, para su incorporación dentro del orden del día de la sesión siguiente, con miras a realizar su respectivo estudio.

 

Parágrafo 1. Los abogados de la Subgerencia de Gestión Jurídica asignados para el estudio de los casos que se deben analizar en el Comité de Conciliación realizarán la presentación de los mismos ante los integrantes del Comité, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión. Así mismo, deberán informar al Comité de Conciliación acerca del precedente judicial vigente aplicable a los casos sometidos a consideración, como criterio que permita orientar la decisión en cuanto a la procedencia de los mismos.

 

Parágrafo 2. En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en la jurisprudencia reiterada de las altas Cortes, especialmente en los eventos de responsabilidad objetiva, los integrantes del Comité de Conciliación deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

 

Artículo 9. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo dispuestos por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 678 de 2001, modificadas por la Ley 2195 de 2022.; Ley 2220 de 2022, Decreto 73 de 2023 y todas las normas, sus decretos reglamentarios y modificatorios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

Parágrafo 1. La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB.

 

Parágrafo 2. La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 10. Imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones. Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento o conflictos de intereses previstas en el ordenamiento jurídico especialmente las definidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, por la cual se expide el Código General del Proceso; el artículo 45 de la Ley 1952 de 2019 (modificada por la ley 2094 de 2021) o las que los modifiquen o sustituyan, y las demás nomas concordantes.

 

Artículo 11. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses citados en el artículo anterior, se sujetará a lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

 

Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta. La sesión se continuará con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación del mismo trámite del impedimento.

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, el Presidente del Comité podrá designar servidores públicos de la Unidad ad hoc para reemplazar a quien se ha declarado impedido(s) o recusado(s), los cuales deberán ser del nivel directivo o asesor.

 

Parágrafo. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará mediante Resolución del Presidente del Comité de Conciliación y frente a la misma no procederá recurso alguno.

 

En los casos en los cuales se presenten dudas o controversias respecto a la interpretación y aplicación de las normas sobre la creación y composición de los comités de conciliación y del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los miembros de estos comités, podrá elevar la consulta a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en los términos establecidos en el numeral 4 del artículo 17C del Decreto 4085 de 2011, modificado por el artículo 6 del Decreto 1244 de 2021.

 

CAPÍTULO SEGUNDO

 

SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 12. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el Subgerente de Gestión Jurídica, quien ostentará dicho cargo hasta tanto el Comité de Conciliación realice una nueva designación, y tendrá las siguientes funciones:

 

1. Elaborar y garantizar la suscripción de las actas de cada sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado y socializado a la Secretaría Jurídica Distrital y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

 

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, las políticas generales que orientan la defensa judicial de la entidad, y las directrices referentes a los Mecanismos de Solución de Conflictos.

 

5. Coordinar las reuniones o sesiones de trabajo necesarias con los directivos y/o delegados de las áreas administrativas o misionales involucrados en las actividades señaladas en el numeral anterior.

 

6. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de ejercer el medio de control de repetición.

 

7. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

8. Entregar copia de las actas del Comité de Conciliación o certificaciones que contengan la decisión adoptada a los apoderados que representan los intereses litigiosos de la entidad respecto de los asuntos a su cargo. Los apoderados deberán atender las decisiones allí contenidas de manera obligatoria.

 

9. Proyectar y presentar el Plan de Acción Anual del Comité de Conciliación a consideración y aprobación de esta instancia administrativa.

 

10. Garantizar que las fichas técnicas que se someten a consideración del Comité cuenten con el estudio metodológico establecido por la entidad.

 

11. Verificará que se publiquen en la página Web de la UAECD, los informes de gestión del Comité de Conciliación dentro de los tres (3) días siguientes, a la fecha en que los mismos de acuerdo con la Iey y los reglamentos deban presentarse, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

 

12. Remitir al responsable de adelantar el trámite de publicación en el Sistema de Régimen Legal, las actas en medio magnético y físico, contentivas de los acuerdos conciliatorios, de transacción y laudos arbitrales celebrados con la Procuraduría General de la Nación y Tribunales de Arbitramento, conforme lo estipulado en el artículo 17 del Decreto Distrital 690 de 2011, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 29 del Decreto Nacional 1719 de 2009 respecto de la Publicación en la WEB de las actas de acuerdos conciliatorios.

 

13. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité y en general de toda la documentación que se genere con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas a éste.  Para dichos efectos la documentación reposará en el archivo de la Subgerencia de Gestión Jurídica y tendrá el carácter de públicos.

 

14. Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el plan anual de acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado n.º 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

15. Elaborar y cargar las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas serán suscritas por el secretario técnico y el (la) presidente del comité, previa aprobación de cada uno de los miembros. 

 

16. Presentar un informe a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo. Este informe se realizará en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

17. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la UAECD realicen el diligenciamiento de las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

18. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado de la UAECD.

 

19. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración de los Comités de Conciliación y la actualización de los Sistemas Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales –SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité:

 

- Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica del Comité de Conciliación.

 

- Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo y su delegado, si lo hubiere.

 

- Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

- Actas suscritas por el Comités de Conciliación que no se hayan incorporado a la fecha al sistema SIPROJ.

 

- Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información “Régimen Legal de Bogotá”.

 

- Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

20. Las demás que le sean asignadas por el Comité y la ley.

 

Artículo 13. Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, por correo electrónico, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

 

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto de acta fue aprobado.

 

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité, a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización de la respectiva sesión.

 

CAPÍTULO TERCERO

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 14. Sesiones ordinarias. El Comité de Conciliación se reunirá en forma obligatoria y sin excepción alguna no menos de dos (2) veces al mes, de forma tal que se logre el cumplimiento y seguimiento de la totalidad de las funciones de ley, las incluidas en este reglamento y todas aquellas que se deriven del cumplimiento eficiente de las mismas, y cuando las circunstancias así lo exijan.

 

Parágrafo 1. La reunión se realizará en el lugar indicado en la respectiva citación, o en forma virtual a través del medio electrónico que defina la Entidad. En todo caso, se dejará constancia de lo actuado, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

 

Parágrafo 2. En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 073 de 2023, cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación el(la) Secretario(a) Técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión.  De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

Parágrafo 3. El Comité de Conciliación podrá invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.

 

Artículo 15. Sesiones extraordinarias. El Comité de Conciliación se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estime conveniente su presidente, el Gerente de Gestión Jurídica, o al menos dos (2) de sus integrantes con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule el secretario(a) técnico(a) en los términos señalados en este reglamento.

 

Artículo 16. Suspensión de sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará nuevamente fecha, hora, lugar y modalidad de su reanudación, la cual deberá programarse en el menor tiempo posible. En todo caso, el secretario(a) técnico(a) confirmará la citación a través del medio más expedito a cada uno de los integrantes e invitados del Comité.

 

Artículo 17. Trámite para la toma de decisión de las solicitudes de conciliación. Presentada la solicitud de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

La Subgerencia de Gestión Jurídica o quien haga sus veces designará un apoderado quien se encargará de presentar el caso al Comité de Conciliación y efectuar una recomendación no vinculante.

 

El apoderado deberá garantizar una exposición suficiente. Si es necesario podrá requerir a otras dependencias todos aquellos medios probatorios e información necesaria para sustentar el caso, cuando así se requiera, está tendrá máximo cinco (5) días para su entrega.

 

Cuando el Ministerio Público sea quien requiera las pruebas, el Secretario Técnico se encargará de requerirlas en el término de un (1) día hábil y la dependencia tendrá máximo cinco (5) días para su entrega.

 

Artículo 18. Reserva legal de las estrategias de defensa jurídica. Si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la entidad, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en los literales e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya.

 

Artículo 19. Procedimiento previo a la convocatoria. Una vez la UAECD reciba la solicitud de conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos por parte de un particular  o de otra entidad pública, cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación expedida por el Secretario Técnico, para lo cual se surtirá el siguiente trámite:

 

1. Si el caso no está asignado a ningún abogado, el Subgerente de Gestión Jurídica procederá a asignarlo, quien se encargará de analizar, conceptuar y presentar el caso a los integrantes del Comité.

 

2. Una vez repartido el asunto al abogado designado, este procederá a realizar el correspondiente estudio, el cual deberá contener como mínimo la información solicitada en el formato electrónico (ficha técnica) del aplicativo distrital, Sistema de Información de Procesos Judiciales de la Alcaldía Mayor de Bogotá  -SIPROJ WEB- o el que haga sus veces.

 

3. El estudio deberá contener una apreciación objetiva y razonada de la viabilidad, oportunidad y conveniencia de llegar o no a un acuerdo conciliatorio, verificando que el mismo no sea lesivo para los intereses de la Entidad. En caso de no ser procedente una conciliación, conforme el material probatorio existente deberá estudiar las posibilidades de la entidad de ganar o perder un eventual litigio judicial.

 

4. En caso de ser procedente, el apoderado presentará un valor propuesto a conciliar, el cual deber ser el resultado de la liquidación de perjuicios que elabore, conforme, entre otros factores, a las fórmulas establecidas por la jurisprudencia, tasas de interés vigentes, salario mínimo legal, el índice de precios al consumidor, etc. Para este efecto, el apoderado podrá solicitar la colaboración del área técnica competente de la Unidad.

 

5. El abogado que elaboró el estudio entregará con cinco (5) días de anticipación, copia del informe o ficha técnica al Secretario Técnico del Comité, para que éste último proceda a convocar a los integrantes del Comité.

 

Parágrafo 1. Cuando a juicio de la Subgerencia de Gestión Jurídica de la UAECD, se estime conveniente y oportuno promover la celebración de un acuerdo conciliatorio u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, deberá presentar el proyecto de la propuesta y adelantar el trámite señalado en este artículo.

 

Parágrafo 2. La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del abogado que la elabore la ficha

 

Artículo 20. Convocatoria. De manera ordinaria, el secretario(a) técnico(a) del Comité de Conciliación procederá a convocar por escrito a los integrantes permanentes u ocasionales, con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora, lugar, modalidad de la reunión y el respectivo orden del día.

 

Con la convocatoria se deberán remitir a cada miembro del Comité de Conciliación las fichas técnicas que elaboren los abogados y/o apoderados responsables del caso o proceso las cuales, sin excepción, deberán ser elaboradas con base en el estudio metodológico definido por la entidad.

 

Artículo 21. Control de asistencia y justificación de ausencias.  Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito al secretario(a) técnico(a) del Comité previo a la sesión, con la indicación de las razones de su inasistencia.

 

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el secretario(a) técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados y, en caso de inasistencia, así lo señalará indicando la justificación presentada.

 

Artículo 22. Quórum deliberatorio y decisorio. El Comité deberá sesionar con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes con derecho a voz y voto. Las decisiones serán aprobadas por mayoría simple.

 

Ninguno de los integrantes podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento o conflicto de intereses en los términos de la ley y este reglamento.

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate quien preside el Comité tendrá la función de decidir el desempate, con base en los principios de legalidad, moralidad, eficacia, economía e imparcialidad.

 

Artículo 23. Elaboración y aprobación del orden del día. Definido el orden del día, y recibidas las fichas técnicas correspondientes, el secretario(a) técnico(a) lo remitirá junto con la convocatoria de la sesión respectiva a los integrantes y asistentes del Comité de Conciliación. El orden del día será aprobado en la sesión del Comité de Conciliación que se realice para el efecto.

 

Artículo 24. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el secretario(a) técnico(a) informará al Comité si existen invitados a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, que será sometido a consideración y aprobación.

 

Los abogados o apoderados harán una presentación del caso y su concepto en sesión del Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

 

Una vez haya surtido la presentación, los integrantes y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la UAECD.

 

A fin de adoptar las determinaciones que correspondan, una vez efectuada la respectiva deliberación, el secretario(a) técnico(a) procederá a preguntar a cada uno de los integrantes del Comité con voz y voto el sentido de su decisión. Las decisiones del Comité son de obligatorio cumplimiento.

 

Parágrafo. Los miembros del Comité autorizan la grabación de las sesiones y con base en las mismas, se elaborarán las actas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

 

Artículo 25. Decisiones. Las deliberaciones y decisiones que adopte el comité de conciliación deberán constar en el acta de la respectiva sesión, la cual deberá está suscrita por el presidente y el secretario (a) técnico (a) del comité.

 

El acta o certificación de la decisión que se adopte en materia de conciliación deberá ser enviada al Ministerio Público cinco (5) días antes a la celebración de la audiencia.

 

Artículo 26. Casos concretos y análogos. Corresponde al Comité de Conciliación de la UAECD adoptar políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes, para asistir ante los despachos judiciales o extrajudiciales con una posición institucional unificada y coherente, cuando se debatan temas con identidad fáctica, jurídica y coincidencia temporo - espacial, cuando sea del caso.

 

Artículo 27. Salvamentos y aclaraciones de voto. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.

 

CAPÍTULO CUARTO

 

ACTAS, CERTIFICACIONES Y ARCHIVO

 

Artículo 28. Actas del Comité de Conciliación. Las actas del Comité de Conciliación deberán tener una numeración consecutiva, que estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité.

 

Las fichas técnicas, presentaciones, informes y todos los soportes documentales presentados para estudio del Comité de Conciliación en cada sesión hacen parte integral de las respectivas actas.

 

Parágrafo. Las solicitudes de copias auténticas de las actas del Comité de Conciliación serán atendidas por el secretario(a) técnico(a).

 

Artículo 29. Certificaciones. Las certificaciones de las decisiones adoptadas por el Comité serán suscritas por parte del secretario(a) técnico(a), para su presentación en el despacho que corresponda.

 

Dichas certificaciones deberán contener la identificación del asunto, el número de radicación del mismo, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión, el sentido de la misma y una descripción sucinta de las razones en las que esta se funda, sin implicar el levantamiento de la reserva de las estrategias de defensa.

 

Artículo 30° Inasistencia a la audiencia. Si de conformidad con lo dispuesto en el artículo 110 de la Ley 2220 de 2022 la entidad no asiste a la audiencia porque no se ha otorgado el correspondiente poder al abogado asignado para la representación de la entidad, será responsable del pago de la multa el jefe de la oficina o quien haga sus veces.

 

Si el poder ha sido otorgado, el responsable del pago de la multa será el abogado a quien se le ha sido otorgado.

 

CAPÍTULO QUINTO

 

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE INFORMES

 

Artículo 31. Informes de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, el secretario(a) técnico(a) deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la entidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

El Comité de Conciliación tendrá cinco (5) días contados a partir de la entrega del informe por parte del secretario (a) técnico (a) para su aprobación.

 

Artículo 32. Publicación. La entidad publicará en su página web los informes de gestión del Comité de Conciliación dentro de los tres (3) días siguientes contados a partir de su aprobación.

 

Parágrafo. Previo a su publicación, el informe de gestión del Comité de Conciliación, deberá garantizar los parámetros de reserva que establezca la Ley.

 

CAPÍTULO III (sic)

 

FORTALECIMIENTO EN MATERIA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y DE DEFENSA JURÍDICA

 

Artículo 33. Adopción de políticas de prevención del daño antijurídico. Las políticas de prevención del daño antijurídico adoptadas por los Comités de Conciliación deberán ser formuladas con apego a los lineamientos metodológicos dispuestos en la Directiva 25 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital o aquella que la modifique o sustituya. La eficacia y necesidades de actualización de la política deberán ser valoradas anualmente por los Comités de Conciliación.

 

Artículo 34. Política de Defensa Jurídica. Corresponde a los Comités de Conciliación de cada entidad conocer y dar cumplimiento a los instrumentos establecidos en el documento Metodológico de Implementación de la Política adoptado mediante Directiva 006 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital o aquella que la modifique o sustituya.

 

Artículo 35. Banco de Políticas de Conciliación y Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. El Banco de Políticas de Conciliación y de Prevención del Daño Antijurídico tiene como propósito facilitar su consulta, para su fácil aplicación y homologación en las distintas entidades, como modelo o insumo técnico entre los Comités de Conciliación y la comunidad jurídica distrital.

 

Por lo anterior, es deber del Comité de Conciliación de la UAECD, remitir las Políticas que sobre la materia expidan, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición o actualización, a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 36. Seguimiento a las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. Corresponde al Comité de Conciliación hacer seguimiento semestral a la eficacia de los planes de acción de las políticas de prevención de cada entidad. La Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital podrá solicitar informes del desempeño y vigencia de las políticas, para fines de actualización y seguimiento.

 

Artículo 37. Sistemas de Información Jurídica Distritales. Corresponderá a los miembros del Comité de Conciliación, a su Secretario(a) Técnico(a) y a los (las) apoderados(as) que presenten los casos ante el mismo, consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital - AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria - SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital  y en las normas que la actualicen o sustituyan.

 

CAPÍTULO SEXTO

 

LÍNEAS DECISIONALES

 

Artículo 38. Líneas decisionales para el Comités de Conciliación. De acuerdo con lo definido en el artículo 18 del Decreto 073 de 2023, el Comité de Conciliación de la Unidad, dentro de la formulación de sus políticas de Conciliación, tendrá como criterios auxiliares en sus deliberaciones las siguientes líneas decisionales, respecto a la posibilidad de autorizar a sus apoderados para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia judicial o extrajudicial.

 

Estos criterios se toman a partir de la consideración de las acciones reiterativamente formuladas y las causas en que se sustentan las mismas. Deben ser criterios auxiliares que coadyuven la toma de la decisión, la cual en todos los casos depende exclusivamente del análisis de los hechos, las pretensiones, su fundamento legal y jurisprudencial, las pruebas aportadas y la viabilidad o probabilidad de una decisión en contra:

 

Con ánimo conciliatorio

 

a. Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad u organismo distrital.

 

b. Cuando se trate de un caso en el que exista clara aplicación de Sentencias de Unificación, solicitud de extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad u organismo distrital.

 

c. Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la entidad pública.

 

d. Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de ésta.

e. Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

f. Cuando medie acto administrativo de carácter particular podrá conciliarse sobre sus efectos económicos si se da alguna de las causales del artículo 93 de la Ley 1437 de 2011.

 

Sin ánimo conciliatorio

 

a. Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

b. Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de las plantas de personal.

 

c. Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al Distrito Capital por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo, si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

d. Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará para conciliaciones extrajudiciales.

 

e. Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

f. Cuando el retiro de un empleado público nombrado en provisionalidad haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

 

g. En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

h. Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

i. En aquellos casos en que se aplique la definición de líneas decisionales propias de cada entidad u organismo distrital conforme a su competencia y autonomía.

 

CAPÍTULO SÉPTIMO

 

SOBRE LOS DEBERES DE LOS APODERADOS FRENTE A LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 39. Deberes de los apoderados que ejercen la representación judicial y Extrajudicial del Distrito Capital de Bogotá. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, corresponde a los apoderados que defienden los intereses de la UAECD y llevan la representación judicial de procesos, los establecidos en el artículo 16 del Decreto Distrital 073 de 2023 o el que lo modifique o sustituya. 

 

CAPÍTULO OCTAVO

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

Artículo 40. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la UAECD. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá analizar y proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar. Para tal propósito el(la) Subgerencia de Gestión Jurídica presentará un informe anual al Comité de Conciliación en la última sesión del mes de diciembre, sobre las demandas judiciales y sentencias presentadas y notificadas contra la entidad.

 

Artículo 41. Adopción de la política de prevención del daño antijurídico. El Comité de Conciliación adoptará mediante Acuerdo la política de prevención del daño antijurídico. El acuerdo deberá tener como soportes el documento de formulación de la política, el plan de acción y los demás que correspondan.

 

CAPÍTULO NOVENO

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 42. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga en su integridad el Acuerdo 001 de 2021 Por medio de la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, modificado por el Acuerdo 001 de 2022, adoptados por el Comité de Conciliación de la UAECD y demás disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 16 días del mes de mayo del año 2023.

 

HENRY RODRÍGUEZ SOSA

 

Presidente Comité de Conciliación

 

HÉCTOR HENRY PEDRAZA

 

Gerente de Tecnología

 

ELBA NAYIBE NÚÑEZ ARCINIEGAS

 

Gerente de Información Catastral

 

LUIS JAVIER CLEVES GONZÁLEZ

 

Gerente de Gestión Corporativa

 

FERNANDO SUÁREZ