RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el Concejo Distrital en el parágrafo 3º del artículo 18 del Acuerdo 20 de diciembre 8 de 1989, ordenó al Alcalde Mayor la creación y reglamentación de la Comisión Distrital de Sistemas como el organismo rector de las políticas que a nivel de sistematización se tomen en todas las entidades del Distrito.

Que para dar cumplimiento al Acuerdo 20 de 1989, el señor Alcalde Mayor expidió el Decreto 443 del 10 de agosto de 1990 mediante el cual se creó la Comisión Distrital de Sistemas.

Que el Decreto 680 de 2001 derogó el Decreto 443 de 1990 y modificó la Comisión Distrital de Sistemas - CDS.

Que de acuerdo con el Decreto 680 de 2001 es función de la citada Comisión dictar normas y fijar políticas y estándares para el desarrollo informático del Distrito

Que de acuerdo con el Numeral 3 del Artículo 6º del Decreto 680 de 2001, es función de la Secretaría Técnica presentar ante la mencionada Comisión su Reglamento Interno de Funcionamiento.

Que mediante Acuerdo Número 57 del 17 de abril de 2002 el Concejo de Bogotá dictó disposiciones generales para la implementación del Sistema Distrital de Información -SDI- y la organización de la Comisión Distrital de Sistemas-CDS, estableciendo en el artículo 5º. que "será el organismo rector de las políticas y estrategias que a nivel de tecnología informática y de comunicaciones se adopten en todas las entidades del Distrito Capital, será además el asesor técnico de la Administración Distrital en dichas materias."

Que en mérito de lo expuesto, es necesario ajustar el reglamento interno de la Comisión Distrital de Sistemas para su adecuado funcionamiento.

ARTÍCULO 1º. Principios. Los miembros de la Comisión Distrital de Sistemas y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia y tendrán como propósito fundamental cumplir los objetivos de la Comisión.

ARTÍCULO 2º. Régimen Legal. La Comisión se regirá, además de lo dispuesto en este reglamento, por el Acuerdo 57 de 2002 y el Decreto 680 de 2001.

ARTÍCULO 3º. Objeto. Será objeto de la Comisión Distrital de Sistemas lo citado en los artículos 5º y 6º del Acuerdo 57 de 2002, y lo descrito en los artículos 1º y 2º del Decreto 680 de 2001.

ARTÍCULO 4º. Estructura Interna. Para el desarrollo de su objeto la Comisión Distrital de Sistemas-CDS, tendrá la siguiente estructura interna:

1. Presidencia. De conformidad con lo establecido en el Artículo 9º del Acuerdo 57 de 2002, y el Artículo 1º del Decreto 397 de 2002 será presidida por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogota, quien ejercerá las siguientes funciones:

a) Coordinar y hacer seguimiento a las actividades de la Comisión, las cuales deben estar en concordancia con los planes y programas de la Administración Distrital.

b) Formular políticas y estrategias para el desarrollo de las actividades de la Comisión Distrital de Sistemas.

c) Presidir las sesiones plenarias de la Comisión Distrital de Sistemas y velar conjuntamente con la Secretaría Técnica por su normal desarrollo y suscribir las actas correspondientes, en donde se deje constancia de las decisiones.

d) Convocar a sesiones plenarias de la Comisión en la forma prevista en el reglamento de funcionamiento.

e) Suscribir resoluciones de carácter instructivo y normativo, y demás actos administrativos de carácter general y particular, que expida la Comisión.

2. Secretaría Técnica. Conforme el artículo 6º del Decreto 680 de 2001, la Presidencia de la Comisión Distrital de Sistemas hará la designación de la Secretaría Técnica quien tendrá las funciones establecidas en el mencionado artículo y las que se deriven del presente reglamento y de los procedimientos que defina la Comisión para el cumplimiento de sus funciones. El Secretario Técnico deberá gestionar ante la Secretaría General la consecución de los recursos que requiere la Comisión para su funcionamiento.

3. Grupos de Trabajo Permanentes. La Comisión Distrital de Sistemas conformará un grupo permanente para cada uno de los siguientes asuntos:

- Gobierno Electrónico

- Racionalización del Gasto

- Sistemas de Información

- Sistema de Información Geográfico

Los grupos de trabajo permanentes deberán adelantar los estudios y demás actividades técnicas que le sean asignadas por la Comisión Distrital de Sistemas y la Secretaría Técnica, en los asuntos relacionados con los siguientes temas:

a) Grupo de Trabajo "Gobierno Electrónico"

− Canales de interacción de la Administración con la ciudadanía y el sector privado

− Agenda Distrital de Conectividad

− Participación ciudadana

− Cultura de la información de la ciudadanía y el sector privado

− Desarrollo de Recursos Humanos para el gobierno electrónico

b) Grupo de Trabajo "Racionalización del Gasto"

− Racionalización del gasto en recursos y servicios informáticos

− Políticas y estándares informáticos y de comunicaciones

− Metodologías, herramientas y procedimientos informáticos

− Infraestructura computacional

− Conectividad

− Seguridad informática y continuidad del negocio

− Conocimiento y evaluación de nueva tecnología

− Sistemas de información administrativos

− Mejores prácticas

c) Grupo de Trabajo "Sistemas de Información"

− Sistemas de información de apoyo a la misión y a la toma de decisiones

− Bancos de Datos distritales

− Evaluación global de impacto del Sistema Distrital de Información

d) Grupo de Trabajo "Sistema de Información Geográfico"

− Información Georeferenciada de la Administración Distrital

PARÁGRAFO 1º. Se constituirán grupos de trabajo transitorios cuando a juicio de la CDS se requiera estudiar un tema específico o de carácter transitorio que no esté asignado a ningún grupo permanente, o si lo estuviese, en todo caso se necesite brindar apoyo y refuerzo a la Comisión o a los grupos permanentes.

PARÁGRAFO 2º. Los grupos permanentes y transitorios estarán conformados por los miembros de la Comisión, sus delegados y otros servidores públicos que por su especialidad puedan asesorar el cumplimiento de las funciones específicas de cada grupo de trabajo.

ARTÍCULO 5º. Miembros. La Comisión Distrital de Sistemas-CDS, estará integrada por los servidores públicos señalados en el Artículo 9º del Acuerdo 57 de 2002 y Artículo 1º del Decreto 397 de 2002.

ARTÍCULO 6º. Funciones. Serán funciones de la Comisión Distrital de Sistemas las descritas en el Artículo 3º del Decreto 680 de 2001 y en el Artículo 7º del Acuerdo 57 de 2002.

ARTÍCULO 7º. Funcionamiento de la Comisión. Para el cumplimiento de sus objetivos y funciones, la Comisión Distrital de Sistemas se reunirá en sesiones plenarias y en mesas de trabajo de acuerdo con los requerimientos del Plan de Acción de la Comisión.

1. Sesiones Plenarias. La Comisión Distrital de Sistemas se reunirá en sesión plenaria, convocada y presidida por el Secretario General de la Alcaldía Mayor o su delegado al menos una vez cada seis (6) meses, con el 80% de sus integrantes permanentes, constituyendo quórum deliberatorio y decisorio.

Las Sesiones Plenarias sesionarán con un mínimo de dos terceras partes (2/3) de los representantes de las Secretarías, Departamentos Administrativos y Empresas de servicios públicos Distritales, constituyendo quórum deliberatorio y decisorio.

Los representantes de los órganos de control, la Veeduría Distrital y los entes universitarios autónomos podrán participar en las Sesiones Plenarias, sin perjuicio de su autonomía administrativa y presupuestal.

Los miembros de la CDS adoptarán las decisiones por el mecanismo de la concertación, por regla general, y excepcionalmente, cuando no logren el consenso se buscará utilizar el sistema de mayoría simple, con un voto por cada entidad integrante de la Comisión; la decisión final se sustentará en el acta respectiva. El voto opuesto a la decisión mayoritaria deberá sustentarse de manera individual.

La sesión plenaria se realizará extraordinariamente, cuando las necesidades del servicio lo requieran, cuando lo estimen conveniente al menos la mitad más uno de sus miembros o por instrucción precisa de la Presidencia, previa convocatoria en los términos señalados en este reglamento.

2. Mesas de Trabajo. La CDS se reunirá en mesas de trabajo convocadas y coordinadas por la Secretaría Técnica, de acuerdo con los requerimientos del Plan de Acción de la Comisió.

Las mesas de trabajo sesionarán con un mínimo de la mitad mas uno de los representantes de las Secretarías, Departamentos Administrativos y Empresas de servicios públicos Distritales, constituyendo quórum deliberatorio y decisorio. Los representantes de los órganos de control, la Veeduría Distrital y los entes universitarios autónomos podrán integrar las Mesas de Trabajo, sin perjuicio de su autonomía administrativa y presupuestal.

Los miembros de la mesa de trabajo adoptarán las decisiones por el mecanismo de la concertación, por regla general, y excepcionalmente, cuando no logren el consenso se buscará utilizar el sistema de mayoría simple, con un voto por cada entidad integrante de la Comisión; la decisión final se sustentará en el acta respectiva. El voto opuesto a la decisión mayoritaria deberá sustentarse de manera individual.

La mesa de trabajo se realizará extraordinariamente, cuando las necesidades del servicio lo requieran, cuando lo estimen conveniente al menos el 50% de sus miembros o por instrucción precisa de la Presidencia, previa convocatoria en los términos señalados en este reglamento.

ARTÍCULO 8º. Funcionamiento de los grupos de trabajo permanentes y transitorios. Corresponde a los grupos de trabajo desarrollar las siguientes funciones, en los asuntos de su competencia:

a) Proponer políticas y estándares en el área de su competencia.

b) Definir criterios y proponer metodologías, herramientas y procedimientos para el desarrollo del Sistema Distrital de Información y hacer seguimiento del avance e impacto del mismo, en los temas de competencia del grupo de trabajo.

c) Adelantar diagnósticos y estudios técnicos y proyectar conceptos técnicos de viabilidad y conveniencia de proyectos de tecnología informática.

d) Brindar apoyo y asesoría técnica a las entidades y localidades que lo soliciten en los temas de su competencia.

e) Investigar, evaluar, proponer y generar espacios para el aprovechamiento de nuevas soluciones tecnológicas en los temas de su competencia.

f) Implementar mecanismos de coordinación con los sectores informáticos definidos en el Plan de Acción de la CDS, que aseguren el desarrollo informático articulado en las áreas de su competencia.

g) Realizar las tareas, encargos, labores, actividades y acciones que se les asignen en las sesiones plenarias, las mesas de trabajo, o mediante instrucciones precisas de la Presidencia o la Secretaría Técnica.

Los miembros del grupo de trabajo adoptarán las decisiones por el mecanismo de la concertación, por regla general, y excepcionalmente, cuando no logren el consenso se buscará utilizar el sistema de mayoría simple, con un voto por cada entidad integrante del grupo; la decisión final se sustentará en el acta respectiva.

El voto opuesto a la decisión mayoritaria deberá sustentarse de manera individual.

PARÁGRAFO. Cada grupo de trabajo que se conforme estará coordinado por un miembro permanente de la CDS designado por los miembros del mismo.

Corresponde al coordinador de cada grupo dirigir las acciones y relaciones con los sectores informáticos definidos en el Plan de Acción de la CDS, para asegurar el desarrollo informático articulado en las áreas de competencia del grupo de trabajo y velar porque las actividades del grupo de trabajo contribuyan al cumplimiento de los objetivos del Sistema Distrital de Información.

ARTICULO 9º. Convocatoria. El Presidente de la Comisión Distrital de Sistemas, la Secretaría Técnica de la Comisión y los coordinadores de grupo, según el caso, procederán a convocar a las reuniones con no menos de dos (2) días de anticipación, indicando día, hora, lugar de reunión y orden del día. Asimismo, extenderán la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se estime necesaria para debatir los temas a tratar.

Dicha convocatoria con sus anexos podrá realizarse por medios digitales.

ARTÍCULO 10º. Formalidad de la convocatoria. Los miembros de la Comisión Distrital de Sistemas podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día que efectúe el convocante.

ARTICULO 11º. De la asistencia y cumplimiento de las funciones. La asistencia a las sesiones plenarias, mesas de trabajo y los grupos de trabajo de la CDS es un derecho y un deber para todos y cada uno de sus miembros. Cuando alguno de los miembros de la Comisión no pueda asistir a una sesión, deberá comunicar por escrito tal circunstancia al Secretario Técnico de la misma, explicando las razones de su ausencia, antes de la fecha de la reunión y deberá enviar en representación su delegado. La delegación se podrá efectuar por medios digitales.

Para garantizar continuidad en las políticas, estrategias y actividades de la Comisión, sólo por necesidades expresas del servicio y de manera eventual, se podrá delegar la representación de un integrante de la Comisión en un miembro de la Oficina de Sistemas de su entidad, encargado del tema y designado previamente por el titular.

En cada sesión plenaria o mesa de trabajo de la Comisión, el Secretario Técnico dejará constancia en la correspondiente acta de la inasistencia de los miembros y señalará si presentaron en forma oportuna las justificaciones del caso y los documentos de delegación. En cada reunión del grupo de trabajo el coordinador dejará constancia en la correspondiente acta de la inasistencia de los miembros y señalará si presentaron en forma oportuna las justificaciones del caso y los documentos de delegación.

El cumplimiento de las actividades programadas en las sesiones plenarias, las mesas de trabajo y los grupos de trabajo es un deber para todos y cada uno de los miembros de la Comisión.

Mensualmente, la Secretaría Técnica informará al jefe de la entidad respectiva la inasistencia sin justificación o las inasistencias reiteradas a las sesiones plenarias, mesas de trabajo y grupos de trabajo de la CDS y sobre el incumplimiento de las actividades programadas para el adecuado funcionamiento de la Comisión.

ARTICULO 12º. Desarrollo de las sesiones plenarias y las mesas de trabajo. El día de la sesión el Secretario Técnico de la Comisión hará una presentación verbal del orden del día y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención, los miembros de la Comisión deliberarán sobre los asuntos sometidos a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para las entidades distritales.

ARTICULO 13º. Actas. Las actas de las sesiones plenarias, las mesas de trabajo y las reuniones de grupo deberán reflejar las decisiones adoptadas por los miembros y las responsabilidades adquiridas. Hacen parte de las actas los soportes documentales presentados en la correspondiente reunión.

Los proyectos de actas deberán ser presentados por el Secretario Técnico o quien haga las veces de secretario Ad hoc, para observaciones de los miembros que asistieron a la correspondiente sesión plenaria, mesa de trabajo o reunión de grupo, dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la celebración de la misma.

Las observaciones y recomendaciones a los proyectos de actas, realizadas por los miembros consultados, serán enviadas al Secretario Técnico o quien hizo las veces de secretario Ad hoc, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de elaborar el acta definitiva. Las actas y sus observaciones se podrán efectuar por medios digitales.

Las actas deberán estar suscritas por quien presida o coordina la reunión y por uno de los miembros, nombrado de manera rotativa, previa aprobación por parte de los asistentes a la correspondiente sesión plenaria, mesa de trabajo o reunión de grupo.

PARÁGRAFO. Vencido el término de tres (3) días hábiles si no se presentasen observaciones ante la Secretaría Técnica o quien hizo las veces de Secretaría Ad hoc, se entenderá que las actas han sido aprobadas.

ARTICULO 14º. Del informe de las actividades de la Comisión. Corresponde al Secretario Técnico presentar cada seis meses (6) al Presidente de la Comisión un informe detallado de las actividades y los logros alcanzados. Este informe de gestión debe ser proyectado por la Secretaría Técnica, en conjunto con los coordinadores de los grupos de trabajo y aprobado en una mesa de trabajo, previo a su presentación.

PARÁGRAFO. Los informes preparados por la Comisión, incluyendo el informe de avance del proceso de implementación y evaluación del funcionamiento del Sistema Distrital de Información previsto en el artículo 13 del Acuerdo 57 de 2002, deberán estar a disposición de la ciudadanía en la página Web del SDI.

ARTICULO 15º. Procedimiento para la evaluación de los proyectos de las entidades distritales. La Comisión Distrital de Sistemas-CDS, definirá un procedimiento para la recepción y trámite de las solicitudes de evaluación de la viabilidad técnica, pertinencia y grado de ejecución de los proyectos informáticos y de comunicaciones que sean de impacto interinstitucional o de mayor costo.

ARTÍCULO 16º. Decisiones. Las decisiones proferidas por la Comisión Distrital de Sistemas se adoptarán mediante Resoluciones, las cuales deberán ser suscritas por su Presidente y Secretario Técnico.

ARTÍCULO 17º. Manejo de la Correspondencia. Las siguientes son las directrices a tener en cuenta para el manejo de la correspondencia:

a) Las comunicaciones emitidas por la Comisión Distrital de Sistemas-CDS deberán ser firmadas por la Presidencia o la Secretaría Técnica de la Comisión. Se exceptúan los correos electrónicos y las comunicaciones de trámite, en desarrollo de las actividades de la Comisión.

b) Todas las comunicaciones internas o externas que realicen o reciban los miembros de la Comisión a través del correo electrónico deberán ser emitidas con copia al Secretario Técnico de la Comisión. De todas las comunicaciones que reciban los miembros de la Comisión a través del correo electrónico deberá efectuarse acuse de recibo.

c) Toda la correspondencia entrante y saliente tanto en medio impreso como digital relativa a la Comisión Distrital de Sistemas-CDS deberá ser archivada por la Secretaría Técnica e incorporada al archivo de la Secretaría General, según la normatividad de archivo establecida.

d) Se tendrá un sistema de radicación independiente de toda la correspondencia, inclusive la digital.

ARTÍCULO 18º. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.