RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Abril 19)

 Derogada por el art. 19, Resolución FVS 305 de 2012.

POR LA CUAL SE CREA EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURÍDAD DE BOGOTÁ D.C.

LA GERENTE DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ D.C.,

En uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el Acuerdo No. 028 de 1992 y

CONSIDERANDO

Que mediante resolución número 108 del 14 de Diciembre de 2005 expedida por la Gerente del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, se conforma el Grupo de Conciliación, se designan sus integrantes y se definen las funciones, toda vez que no existía planta de personal autorizado.

Que el Acuerdo número 257 del 30 de Noviembre de 2006, en el parágrafo del artículo 56 autorizó la planta de personal del F.V.S.

Que mediante Acuerdo número 003 del 26 de Marzo de 2007 la Junta Directiva del F.V.S., establece la estructura organizacional de la entidad.

Que mediante Acuerdo número 004 del 26 de marzo de 2007 la Junta Directiva del F.V.S. establece la planta de cargos para la entidad.

Que la Ley 446 de 1998 y demás normas concordantes, establecen la conciliación judicial y extrajudicial como mecanismo de resolución de conflictos.

Que la mencionada ley en su artículo 75 establece que las entidades y organismos de derecho del Orden Nacional, Departamental y Distrital, así como los entes descentralizados en todos los niveles deberán integrar un comité de conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Que el Decreto 1214 de 2000 establece las funciones para los Comités de Conciliación de que trata la Ley 446 de 1998.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1. Crear el Comité de Conciliación, del F.V.S., que estará conformado por los siguientes funcionarios con voz y voto serán miembros permanentes:

1. La Gerente del Fondo de Vigilancia, o su delegado, quien lo presidirá.

2. Subgerente Técnico

3. El Subgerente Administrativo Financiero.

4. El Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

5. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Igualmente asistirá al Comité de Conciliación, con derecho a voz pero sin voto, el Secretario Técnico y los Asesores de la Gerencia con funciones de control Interno y de control disciplinario.

PARÁGRAFO 1. La participación de los integrantes será e indelegable, salvo la del Gerente.

PARÁGRAFO 2. Cuando la sesión sea presidida por el delegado del Gerente del Fondo de Vigilancia, las decisiones que allí se tomen deberán ser avaladas por el Gerente del F.V.S., mediante el visto bueno en la respectiva acta del Comité de Conciliación.

PARÁGRAFO 3. El Comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia quien podrá asistir con derecho a voz pero sin voto.

PARÁGRAFO 4. Sin perjuicio de la conformación aquí establecida, el Comité podrá invitar a sus sesiones con derecho a voz pero sin voto, a las personas que requieran para obtener una óptima comprensión del caso y así poder tomar una decisión en particular frente a cada caso en concreto. Así mismo, concurrirán solo con derecho a voz, los funcionarios o contratistas del F.V.S. que por la condición jerárquica o funcional frente al caso deban asistir.

ARTÍCULO 2. El Comité de Conciliación se reunirá al menos una vez cada tres (3) meses y cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

PARÁGRAFO 1. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender una sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectué dentro de la reunión.

ARTÍCULO 3. Las reuniones ordinarias, serán convocadas por Secretario Técnico del Comité con al menos de cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del Día.

Asimismo, extendería la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, que efectué el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

PARÁGRAFO. Las reuniones extraordinarias, serán convocadas por el Secretario Técnico del Comité, con al menos un (1) día de anticipación al mismo.

ARTÍCULO 4. El Comité de Conciliación del F.V.S., tendrá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

8. Designar al funcionario o contratista que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

9. Dictar su propio reglamento.

ARTICULO 5. Las recomendaciones y determinaciones adoptadas por el Comité de Conciliación, serán de obligatorio cumplimiento por parte de los apoderados de la entidad y/o representantes en cada conciliación, llamamiento en garantías o acción de repetición y en general, en la defensa de los intereses litigiosos del F.V.S.

ARTICULO 6. El Secretario Técnico tendrá como funciones las siguientes:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Gerente del F.V.S., y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

PARAGRAFO. La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informado inmediatamente a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia del Derecho.

ARTÌCULO 7. El Secretario Técnico del Comité, enviará dentro de los 3 días siguientes de la reunión respectiva, el proyecto de acta para que se efectúen las observaciones y correcciones a que hubieren lugar y dentro de este mismo término se firme el acta definitiva.

PARAGRAFO 1. Las actas serán firmadas por los miembros permanentes del Comité de Conciliación.

ARTÌCULO 8. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ARTICULO 9. Los asuntos a tratar en cada Comité, deberán ser enviados por lo menos con 8 días de anterioridad al Secretario Técnico por parte de los técnicos y abogados que sustentarán los casos. A su vez la invitación y fichas técnicas, deberán ser enviadas por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por lo menos con 5 días de anterioridad al día de efectuar la respectiva sesión.

PARAGRAFO 1. Las fechas técnicas y actas presentadas al Comité deberán adoptar el formato exigido por el programa SIPROJWEB de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

ARTICULO 10. Cuando se sometan a consideración del Comité de Conciliación asuntos de impacto distrital o en los que tenga interés otra entidad u organismo distrital, deberá invitarse al Comité de Conciliación, al menos a un representante del organismos o entidad comprometida en el caso, este deberá pertenecer al Nivel Directivo y asistirá con derecho a voz pero sin voto.

Estas invitaciones serán previamente coordinadas por la Secretaría Técnica del Comité.

ARTICULO 11. Las actas de los Comités, deberán ser enviadas a la Subdirección de Gestión Judicial de la Alcaldía Mayor de Bogotá dentro de los 5 días siguientes a su firma, en medio físico y magnético.

ARTICULO 12. La custodia y el archivo de las actas que se levantan en cada sesión corresponde al Secretario Técnico, las cuales reposarán en la Oficina Asesora Jurídica del FVS.

ARTICULO 13. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica las razones de su inasistencia.

PARAGRAFO 1. En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalar, indicando si lo comunico oportunamente.

ARTICULO 14. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y reacusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el articulo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de la Ley 734 de 2002.

ARTICULO 15. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Secretario Técnico previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la reacusación el mismo trámite del impedimento.

Si el gerente admitiere la causal de impedimento o reacusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedimento o recusado.

ARTICULO 16. El Comité de Conciliación del F.V.S., deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello, el Subgerente Administrativo y Financiero del F.V.S., al realizar el pago total de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en término no superior a 3 meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición.

Los apoderados encargados de iniciar los procesos de repetición tendrán un plazo máximo de tres (3) mese a partir de toma de la decisión para interponer la correspondiente demanda.

PARAGRAFO 1. El asesor de la Gerencia con funciones de Control Interno del F.V.S., deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

ARTICULO 17. Los apoderados de los procesos deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con el fin de iniciar o no la acción de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación.

ARTICULO 18. Cada seis meses preferencialmente en los meses de Julio y Enero, se remitirá a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

2. Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

3. Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

4. Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción de acuerdo logrado;

5. Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagados a la entidad y su correspondiente valor;

6. Número de llamamiento en garantías y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

PARAGRAFO 1. El envío de la información descrita en el presente artículo, se realizará según el formato único elaborado por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación, del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTICULO 19. El Asesor de la Gerencia con funciones de Control disciplinario, deberá analizar los casos sometidos al Comité de Conciliación y adelantar procesos disciplinarios, cuando haya lugar a ello.

ARTICULO  20. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la resolución 108 del 04 de Noviembre de 2005.