Cargando el Contenido del Documento
Por favor espere...
  Régimen Legal de Bogotá D.C.    © Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.  
  Directiva 8 de 1998 Alcalde Mayor
 
  Fecha de Expedición: 07/07/1998  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 07/07/1998  
  Medio de Publicación:  


 
Temas
  Contenido del Documento    
   
 
 

DIRECTIVA 8 DE 1998

(Julio 7)

Derogada por el art. 156, Decreto Distrital 654 de 2011

DE:

ALCALDE MAYOR

PARA:

Directores Unidades Ejecutivas de Localidad de Secretaría de Gobierno, Educación, Salud, Hacienda, DABS, DAAC, IDCT, IDU, DAMA, Alcaldes Locales.

ASUNTO.

Adición Instructiva de Procedimiento General de Contratación en las Localidades.

Ver la Directiva Distrital 3 de 1998 , Ver la Directiva Distrital 17 de 1998 , Ver el art. 36, Parágrafo 3, Decreto Distrital 854 de 2001

La Alcaldía mayor expidió los Decretos No. 176 del 10 de febrero de 1998 y 356 de marzo 25 de 1998, y el Instrumento denominado "Procedimiento General de Contratación de Localidades", encaminados a asegurar la eficacia en la ejecución de los recursos asignados a los Fondos de Desarrollo Local.

Durante el tiempo de implementación de estas medidas se han detectado aspectos que deben ser fortalecidos a través de procesos de mejoramiento continuo.

Por tal razón se ha expedido la adición que se anexa a la presencia Directiva, que busca optimizar el procedimientos, reducir tramites y tiempos de respuesta y en general hacer cada día más eficiente la contratación de las UEL.

Cordialmente,

ENRIQUE PEÑOLOSA LONDOÑO

Alcalde Mayor

PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACION EN LAS LOCALIDADES

INSTRUCTIVO

I. ETAPA PRECONTRACTUAL:

  1. ALCALDIA LOCAL.

La Alcaldía Local enviará a la Unidad Ejecutiva de Localidad, (UEL), para dar inicio al proceso contractual pertinente, la siguiente documentación:

  1. Solicitud de contratación de los proyectos discriminando el rubro, programas y subprograma al que pertenecen de acuerdo al Plan de Inversión.

  2. Análisis de conveniencia del objeto a contratar de que trata el numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

  3. Certificados de disponibilidad presupuestal, (artículo 25, Nal 6 de la Ley 80 de 1993), preparados por el analista económico del FD., según forma preestablecida.

  4. Estudios, diseños y proyectos previos, en cumplimiento a lo ordenado por el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, preparados por el Interventor del FDL.

    Dentro del presupuesto del proyecto, de incluirse de ser necesario, el valor de la elaboración de los estudios y diseños si estos no existen, lo mismo que el valor estimado para la interventoría, que se contratará con cargo al mismo proyecto.

  5. Las autorizaciones, aprobaciones, licencias y permisos previas que ordena el numeral 7 del artículo 25 de la ley 80 de 1993.

  6. Los Términos de Referencia con sus componentes técnico-económico, financiero y jurídico, preparados por el FDL.

Todos los formatos y minutas modelo serán preparados y comunicados a las Alcaldías Locales y a las Entidades delegatarias, por la Secretaría de Gobierno.

  1. UNIDAD EJECUTIVA DE LOCALIDADES DE CADA ENTIDAD (UEL):

Recibidos los documentos anteriores, La UEL procederá a iniciar los trámites conducentes a la celebración del contrato o iniciación del proceso de seleccionan según sea el caso, para lo cual:

  1. Evaluará la viabilidad técnica de la solicitud.

  2. Si la solicitud no es viable, y no es posible efectuar los ajustes en la misma UEL, la devolverá con precisas observaciones para ser ajustada por el Alcalde Local.

  3. Si la solicitud es viable, previo el proceso de selección objetiva de acuerdo a la cuantía del fondo destinatario del contrato, se adjudicará y elaborará la minuta del contrato.

  4. Surtido el perfeccionamiento del contrato, la UEL procederá a numerarlo de acuerdo con la siguiente codificación:

    NN

    00

    0000

    00

    00

     

     

         

     

     

     

     

    Ejemplo: contrato principal No. 17 celebrado en el año 1998, por la UEL del Institución de Desarrollo Urbano, correspondiente a la Localidad 16:

    ID-16-0017-00-98

  5. Una copia se entregará al responsable de presupuesto del FDL con el fin de que efectúe el registro presupuestal correspondiente. De este trámite, el responsable de presupuesto del FDL semanalmente acudirá a la UEL para dar fe del registro mediante se lo impuesto en el anverso de la última hoja del contrato original, con anotación del rubro y la fecha en que se efectúo la reserva definitiva.

  6. El contratista beneficiario de la adjudicación, por su parte, procederá a constituir la Garantía Unica, pagar el impuesto de timbre a que haya lugar y publicar el contrato en el registro Distrital en la UEL.

  7. Aprobada la garantía y efectuado el registro presupuestal, el contrato se entiende perfeccionado y desde este momento el interventor y el contratista podrán suscribir el acta de iniciación o dar la orden de entrega de los bienes según sea el caso. Para el efecto la UEL enviara a la localidad copia completa de los documentos del proceso.

  8. La UEL elabora la orden de pago del anticipo y la relación de giro, debidamente firmadas por el ordenador del gasto, con sus soportes respectivos, y los remite al FDL, lo cual quedará establecido en las minutas de los contratos.

  9. En caso que la entidad delegataria sea empresa descentralizada, el pago lo hará la tesorería de la misma, informando al alcalde local y a la Secretariía de Gobierno mensualmente.

El Responsable de presupuesto del FDL revisa la documentación y asigna la clave de seguridad a la relación del giro correspondiente, al registra y tramita directamente a la Dirección Distrital de Tesorería para su pago.

El mismo trámite se efectuará para los pagos inherentes a cada contrato.

  1. LA SECRETARIA DE HACIENDA

  1. Realizará los pagos.

  2. La Dirección Distrital de Tesorería presentará un informe mensual a cada Localidad sobre los pagos efectuados.

II. ETAPA CONTRACTUAL

  1. ALCALDE LOCAL:

  1. La Alcaldía Local ejercerá la supervisión general de todos los contratos de su localidad, lo cual quedará establecido en las minutas de los contratos.

  2. En cuanto a los pagos el responsable de presupuesto de la Localidad revisa la documentación y asigna la clave de seguridad a la relación de giro correspondiente, la registra y tramita directamente a la Dirección Distrital de Tesorería para su pago.

  1. UNIDAD EJECUTIVA DE LOCALIDADES:

La UEL de la entidad competente coordinará los pagos relativos a los contratos, de acuerdo a lo contemplado en la cláusula de forma de pago de cada contrato.

  1. Hacer el seguimiento técnico y asesorar a las alcaldías en la ejecución de los contrato.

  2. Evaluar la solicitud de adicional, prórrogas, aclaraciones conjuntamente con el Alcalde Local.

  3. Elabora la orden de la pago y la relación de giro, debidamente firmadas por el ordenador del gasto de la UEL, con sus soportes respectivos, y los remite al FDL, responsable del presupuesto.

  1. SECRETARIA DE HACIENDA

  1. Realizará los pagos.

  2. La Dirección Distrital de Tesorería presentará un informe mensual a cada Localidad sobre los pagos efectuados.

III. ETAPA DE LIQUIDACION:

  1. ALCALDE LOCAL:

    La Alcaldía Local coordinará, dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de terminación del plazo contractual, la elaboración de las actas de liquidación de conformidad al modelo establecido por la Secretaría de Gobierno. Para el efecto adjuntará al proyecto los documentos pertinente y una vez firmada por el interventor, el contratista y el supervisor general, lo enviará para visto bueno del ordenador del gasto y del pago de la UEL.

  2. UNIDAD EJECUTIVA DE LOCALIDADES:

  1. Aprueba el de liquidación correspondiente y ordena el último pago de ser pertinente.

  2. Envía copia de la liquidación al Alcalde Local, para su archivo y efectos presupuestales..

  1. SECRETARIA DE HACIENDA

  1. Realizará los pagos

  2. La Dirección Distrital de Tesorería presentaría un informe mensual a cada Localidad sobre los pagos efectuados.

IV. INFORMES ORGANISMOS DE CONTROL

Los responsables de cada Area del FDL, serán los encargados de presentar los informes a los organismos de control de acuerdo con sus funciones estableciendo para el efecto los procedimientos para el flujo eficiente de la información.

V. INDICADORES DE GESTION

Para lograr un seguimiento efectivo del proceso, cada una de las partes implicadas deberá presentar informe mensuales que permitan a la Alcaldía Mayor, a través de la Secretará de Gobierno, hacer un detallado seguimiento de la ejecución de estos recursos.

Los indicadores a considerar para la evaluación serán los siguientes:

  1. De calidad de los proyectos presentados:

    Cada UEL informará mensualmente a la Subsecretaría de Asuntos Locales la relación entre el número de proyectos recibidos y el número de proyectos contratados, discriminación por localidad.

  2. De tiempo de los procesos de contratación:

    El Alcalde Local informará mensualmente a la Subsecretaría de Asuntos Locales la fecha de solicitud de contratación y la fecha de firmó del contrato, discriminado por entidad.

    La Secretaría de Gobierno establecerá para cada uno de los procedimientos contractuales, los tiempo de ley mínimos y máximos, para efectos de obtener una medida de tiempo promedio por proceso.

    En todo caso se tendrá como fecha para efectos del indicador aquella en la que se radicó la solicitud, posteriormente viable, por parte de la UEL, descontando así los tiempos de devolución para correcciones.

  3. De tiempo y eficiencia en los proceso de pago:

  1. Alcalde Local deberá informar mensualmente a la Subsecretaría de Asuntos Locales la relación entre el día que solicitó los pagos y la fecha en que se ordenó el pago correspondiente, discriminado por entidad.

  2. La Secretaría de Hacienda informará mensualmente a la Subsecretaría de Asuntos Locales, la relación entre los pagos solicitados y los devueltos por mal elaboración, descriminados por entidad.

  1. De eficiencia en los procesos de liquidación

El Alcalde Local informará mensualmente a la Subsecretaría de Asuntos Locales las liquidaciones efectuadas, discriminando la fecha de vencimiento contractual la fecha de envío de la liquidación a la UEL, y la fecha de aprobación de la misma por parte del ordenador de la UEL.

La información necesaria para la aplicación de las formulas de cada indicador será presentada el primer viernes de cada mes.

La Subsecretaría de Asuntos Locales tendrá una semana para preparar el informe consolidado.

El tercer martes de cada mes de Comité de Seguimiento evaluará la información y sugerirá los correctivos y ajustes al procedimientos aquí establecido, en aras de su eficiencia y agilidad.

El Comité de seguimiento estará conformado de la siguientes forma:

  1. El Alcalde mayor o su delegado.

  2. Tres Alcaldes Locales elegidos por la reunión de todos los Alcaldes Locales.

    La designación deberá efectuarse dentro de los 5 días siguientes a la fecha del presente instructivo.

  3. El responsable de cada UEL.

  4. El Secretario de Gobierno o su delegado, y,

  5. El Secretario General o su delegado.

  6. El Secretario de Hacienda o su delegado.

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO

Alcalde Mayor

 

 

 
Temas