RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 00001982 DE 2010

Que el artículo 6º del Decreto-ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes especiales de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas instituciones que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el hoy Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del Fosyga.

Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de su financiación, la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, incluyendo los regímenes especiales del sistema, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de cobertura, control de la multiafiliación, seguimiento a los traslados entre administradoras y regímenes, así como la optimización en el flujo de los recursos.

Que para la conformación de la Base de Datos Única de Afiliados – BDUA, es indispensable definir las estructuras de datos que permitan la correcta, oportuna y completa identificación de los afiliados y su registro.

Que el Decreto 2280 de 2004, por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la Subcuenta de Compensación interna del Régimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispuso en su artículo 8º que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la Base de Datos Única de Afiliados. Del mismo modo, el giro de los recursos del Régimen Subsidiado en Salud, se hará a partir de la información de los afiliados que para este régimen repose en la BDUA, según lo establecido en la Ley 1122 de 2007 y en el Acuerdo 415 del CNSSS o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Que el artículo 3º de la Ley 1266 de 2008, establece que la fuente de información es la responsable por la calidad de los datos de los titulares de la información y se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos en la misma.

Que dada la dinámica del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los avances tecnológicos que influyen en sus sistemas de información y la necesidad de mejoramiento en los tiempos de respuesta, así como en la calidad y flujo de la información, se hace necesario redefinir los tiempos de proceso de novedades y el flujo de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a sus regímenes especiales, a las entidades de medicina prepagada y a los planes adicionales de salud,

Artículo 1°. Objeto. La presente resolución establece los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regímenes especiales del mismo, entidades de medicina prepagada y planes adicionales de salud, que los destinatarios de la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.

Artículo 2°. Campo de aplicación. La presente resolución aplica a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás Entidades Obligadas a Compensar (EOC), a las Entidades de Medicina Prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, al Distrito Capital, a los municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especiales del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, evitando su desviación o indebida apropiación.

El Sistema de Salud de las Fuerzas Armadas se encuentra exceptuado de la remisión de la información de que trata la presente resolución.

Artículo 3°. Disposición, Mantenimiento, Soporte y Reporte de Información. Los obligados a mantener y reportar información deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

La información de la afiliación y de los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del Ministerio de la Protección Social, de los organismos de justicia, de la Comisión Nacional de Regulación en Salud y del Administrador Fiduciario del Fosyga.

El Ministerio de la Protección Social definirá y dispondrá a través del sitio web del Administrador Fiduciario del Fosyga –www.fosyga.gov.co– la información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general.

Artículo  4°. Conformación y Actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA). Modificado por el art. 1, Resolución del Min. Protección Social 4712 de 2010. El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y al Sector Salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:

1. Reglas generales para la entrega de Archivos Maestro de Ingreso y/o Novedades de Actualización.

El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá un archivo Maestro de Ingresos y/o un archivo de novedades de actualización por cada EPS, en la estructura definida en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución y de acuerdo con el calendario establecido y en los horarios con él acordados.

2. Términos para la remisión al Fosyga de archivos maestros de reporte de novedades y/o actualización dentro de los procesos establecidos para la BDUA por parte de las entidades obligadas a reportar la información de afiliación en salud:

a) Primer proceso: sexto (6°) día hábil;

b) Segundo proceso: décimo (10) día hábil;

c) Tercer proceso: décimo cuarto (14) día hábil;

d) Proceso de Traslados: En el tercer (3er) día hábil las EPS remiten la solicitud de traslados al Fosyga, en el segundo proceso de BDUA; es decir, el décimo (10) día hábil, se recibe en el Fosyga la respuesta de las EPS sobre los traslados solicitados el tercer (3er) día hábil del mes.

A continuación se precisa para cada Régimen las fechas de entrega de novedades de ingreso y/o actualización:

a) En el Régimen Contributivo:

i) Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Entidades Obligadas a Compensar (EOC) reportarán las novedades de ingreso y/o actualización dentro de los procesos establecidos para BDUA, el 6º, 10 y 14 días hábiles de cada mes.

ii) En el tercer (3er) día hábil de cada mes las EPS reportarán los archivos R1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10) día hábil, las EPS remiten la respuesta a los traslados solicitados en los archivos R4.

b) En el Régimen Subsidiado: La remisión de novedades en el Régimen Subsidiado se hará de la siguiente manera por parte de las entidades:

i) Las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS’S), entregarán la información de ingreso y/o actualización en el primer y segundo proceso de BDUA, (sexto (6°) y décimo (10) días hábiles de cada mes).

ii) En el tercer (3er) día hábil de cada mes las EPS Subsidiadas reportarán los archivos S1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10) día hábil, las EPS subsidiadas remiten la respuesta a los traslados solicitados en el archivo S4.

iii) En el tercer proceso de BDUA, décimo cuarto (14) día hábil de cada mes, los municipios, el Distrito Capital y las departamentos que tienen a su cargo corregimientos, remitirán las novedades de anulación de ingreso no autorizados por el municipio que ocurrieron en el mismo mes, y/o actualización de la novedad de fallecido.

c) Entidades administradoras de planes adicionales de salud, entidades de medicina prepagada y entidades de régimen especial: Reportarán las novedades de ingreso y/o actualización en el tercer proceso de BDUA, es decir, el décimo cuarto (14) día hábil de cada mes a partir del mes de septiembre de 2010.

En ningún caso se recibirán archivos maestros de ingresos y/o de novedades de actualización después de las fechas definidas para tal fin.

3. Términos de reporte de Resultados de Validación y Actualización de la BDUA.

El Administrador Fiduciario del Fosyga validará la información entregada por las entidades obligadas a reportar y procederá a distribuir los resultados a todas las entidades en los siguientes días hábiles de cada mes, los cuales aplican para los Regímenes Contributivo y Subsidiado sin perjuicio de lo dispuesto en el literal c) del presente numeral:

a) Primer proceso: octavo (8°) día hábil;

b) Segundo proceso: décimo segundo (12) día hábil;

c) Tercer proceso: décimo sexto día (16) día hábil; término aplicable también para los regímenes Especiales, Entidades de Medicina Prepagada y para las Entidades Administradoras de Planes Adicionales de Salud del mes en que se reportó la información;

d) Proceso de Traslados: En el quinto (5°) día hábil, se dispone por parte del Fosyga los archivos R2, R3, S2 y S3 a las EPS para que generen la respuesta a la solicitud de traslado, y en el décimo segundo (12°) día hábil respuesta de la actualización de los traslados en BDUA, archivos R5, R6, S5 y S6.

Parágrafo 1°. Para el Régimen Subsidiado se dispondrá copia de los resultados de cada proceso en el FTP asignado por el Administrador del Fosyga a los departamentos, al Distrito Capital, a los municipios y a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) que reportaron novedades. Los resultados de la información de los afiliados que se actualizaron en la BDUA por los procesos de la misma, se verán reflejados en el Archivo Consolidado de Régimen Subsidiado que les proporciona a cada entidad el Consorcio Fiduciario del Fosyga en el FTP destinado para tal fin.

Parágrafo 2°. El Administrador Fiduciario del FOSYGA entregará al Ministerio de la Protección Social, copia de los resultados de todos los procesos de validación de los archivos de ingresos y/o actualización y de traslados presentados por las entidades, así como el resultado de la actualización de la BDUA después de cada proceso.

Artículo 5°. Responsabilidad por la calidad de los datos de la información de los afiliados al SGSSS y al sector salud. Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y demás Entidades Obligadas a Compensar (EOC), las Entidades de Medicina prepagada y quienes administren pólizas o seguros de salud, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales y los municipios tienen la responsabilidad por la calidad de los datos de los afiliados a salud, por lo que deberán aplicar los principios de la administración de datos consagrados en el artículo 4º de la Ley 1266 de 2008.

Por consiguiente, las novedades de ingreso que presenten las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS-S) deberán surtir previamente los procesos de identificación y selección de beneficiarios aplicados por las entidades territoriales.

Artículo 6°. Responsabilidades en el Cruce de Bases de Datos. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las Entidades obligadas a reportar la información de afiliación, para el control de la multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberán efectuar cruces que consideren pertinentes a fin de garantizar afiliados únicos en sus bases de datos. Igualmente, efectuarán cruces y validaciones entre su base de datos y la información consolidada entregada por el Administrador Fiduciario del Fosyga, con el objeto de remitir la información depurada.

El Administrador Fiduciario del Fosyga verificará la estructura y consistencia de los archivos reportados por cada entidad, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados – BDUA, con los registros válidos, efectuará los cruces que considere necesarios con el fin de garantizar la calidad de la información y generará y remitirá a los involucrados los archivos de registros válidos en el proceso y los registros inconsistentes para que procedan a solucionarlos.

La Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como para el flujo de recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

Artículo 7°. Identificación de los Afiliados. La identificación de los afiliados presentados a la BDUA se reportará de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. Las Entidades Territoriales y EPS tienen la responsabilidad de procurar la plena identificación de los afiliados de acuerdo con las normas expedidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Artículo 8°. Presentación y Recepción de la Información. La información se presentará en medio digital o por transferencia electrónica al Administrador Fiduciario del Fosyga dentro de los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido y en los horarios acordados con dicho administrador.

Los obligados a reportar la información a que se refiere la presente resolución deberán garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura definida en el Anexo Técnico.

Los medios digitales deberán entregarse acompañados de comunicación suscrita por el representante legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con los reportados por el afiliado o el aportante y que su consistencia ha sido evaluada. Cuando la información sea reportada a través de transferencia electrónica, la comunicación respectiva se remitirá al Administrador Fiduciario del Fosyga dentro del calendario establecido en la presente resolución.

Para que la información se entienda debidamente recibida dentro del calendario fijado, es necesario que al momento de su entrega supere la validación de estructura y consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicación remisoria suscrita por el representante legal del obligado.

Artículo 9°. Reserva en el Manejo de los Datos. Los organismos de dirección, vigilancia y control, el Administrador Fiduciario del Fosyga, el Distrito Capital, los departamentos con corregimientos departamentales, los municipios y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán garantizar la reserva de la información y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos previstos en la misma dentro de sus respectivas competencias.

Artículo 10. Disposición de la Información. La información que esté contenida en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) únicamente será suministrada cuando esta sea requerida por las entidades de control y/o las entidades encargadas de administrar justicia, previendo todos los mecanismos de seguridad que garanticen la privacidad de la información, según sea el caso.

Artículo 11. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. Sin perjuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, en especial en el artículo 2° de la Ley 1122 de 2007 y en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones en el suministro de la información sobre afiliación a que se refiere la presente resolución, con el fin de evitar una indebida apropiación o desviación de recursos, el Ministerio y/o el Administrador Fiduciario del Fosyga dará traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y tratándose de entes públicos, a la Procuraduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República, contralorías territoriales y demás organismos de control correspondientes.

Artículo 12. Soporte para el Giro de Recursos. El suministro de la información solicitada mediante la presente resolución y su Anexo Técnico serán indispensables para el giro de recursos en el Régimen Contributivo y Subsidiado, con el fin de evitar pagos o apropiaciones indebidos de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).

Artículo 13. Especificaciones Técnicas. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social, actualizará el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos.

Artículo 14. Transitorio. El administrador del encargo fiduciario del Fosyga, dispondrá a las Entidades a más tardar el 31 de mayo de 2010 el archivo maestro de la BDUA perteneciente al régimen subsidiado.

Artículo  15. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1° de julio de 2010, salvo lo dispuesto en el artículo 14. Deroga las Resoluciones 812 de 2007, 5089 de 2008, 123 de 2008, la Circular 0049 de 2009 y las demás disposiciones que le sean contrarias.