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Circular 17 de 2002 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
14/03/2002
Fecha de Entrada en Vigencia:
14/03/2002
Medio de Publicación:
No se publicó
Temas
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CISG00172002

CIRCULAR No. 017

Dependencia

1

Para

Jefes de todas las Dependencias, Funcionarios de la Secretaría General y encargados del trámite de correspondencia.

De

Subsecretario General (E).

Asunto

Recorridos de Correspondencia.

Ver Circular Secretaría General 44 de 1996, Ver Circular Secretaría General 06 de 2001, Ver Circular Secretaría General 11 de 2001, Ver Circular Secretaría General 18 de 2001

Con el propósito de mejorar los tiempos de respuesta y la calidad en el trámite de correspondencia me permito reiterarles las siguientes medidas administrativas a tener en cuenta:

  1. Clases de Comunicación:

    1. Comunicación Interna.

      2. Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.

    2. Comunicación Externa.

Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se deben tener encuenta los siguientes lineamientos:

    • Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada. La fecha y el número lo genera el sistema automático de trámites en el momento de su radicación. No se deben colocar consecutivos diferentes al de la radicación oficial, ya que estos causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de las comunicaciones en el Sistema de Radicación de la entidad.

    • Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen al C.D.I, en el número indicado.

    • Las comunicaciones externas, deben enunciar siempre la dirección del destinatario citando ciudad y departamento teniendo en cuenta que el C.D.I. utiliza sobres ventanilla.

    • Cuando en una comunicación se utilizan más de dos hojas, se deben coser los juegos correspondientes.

    • Debe citarse en la parte inferior izquierda de la Circular, oficio o memorando la cantidad de folios y cantidad de anexos.

    • Cuando es respuesta a una comunicación, se debe indicar el número de radicación de entrada.

    • Las copias extras en las comunicaciones, se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos.

    • Las copias extras en las comunicaciones internas se deben anunciar con los códigos de dependencias correspondientes, excepto cuando deban llegar a un funcionario en particular.

    • Las comunicaciones que no cumplan con estas normas, serán devueltas sin excepción a la oficina correspondiente por parte del Centro de Documentación e Información.

  1. Juego de Correspondencia:

    2. El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:

    Original

    :

    Destinatario.

    1ª Copia

    :

    Consecutivo General del C.D.I.

    2ª Copia

    :

    Dependencia responsable. (Código que aparece en la comunicación)

    Copias extras

    :

    Las que anuncie la comunicación

  2. Mensajería:

    3. El Centro de Documentación e Información realiza recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones y para tal efecto, se utilizan carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias. Se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información.

    Se recomienda de manera especial a las secretarias en cada dependencia, retirar los documentos que acompañan la carpeta inmediatamente llega el funcionario del C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.

     

    1. Mensajería Interna.

      2. La recolección y entrega de la correspondencia a las dependencias ubicadas en el edificio del Palacio Liévano, se realizará en los siguientes horarios:

      Mañana

      8 :30 a.m.

      10 :30 a.m.

      12 :30 m.

      Tarde

      2 :30 p.m.

      4:00 p.m.

      		  

      Para las Oficinas ubicadas en la Avenida Caracas # 53-80:

      Mañana

      8:30 a.m.

      12 :30 m.

      Tarde

      4 :30 p.m.

      		  

      Para la Imprenta Distrital:

      Mañana

      9 :30 a.m.

      Tarde

      3 :00 p.m.

    2. Mensajería Externa

El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.

Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior. Las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.

Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m. y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.

Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial y por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.

Finalmente, es importante reiterar que la implementación de estos procedimientos serán de beneficio operativo para las diferentes dependencias.

 

CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ

Subcretario General (E).