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  Circular 77 de 2013 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 18/07/2013  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
  Medio de Publicación:  


 
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CIRCULAR 77 DE 2013

 

(Julio 18)

 

Para:

SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS E INSTITUTOS, GERENTES Y/O DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS Y OFICIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS POR ACCIONES.

 

De:

SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

 

Asunto:

TRÁMITE DE NOVEDADES DE PERSONAL - ACTOS ADMINISTRATIVOS PARA FIRMA DEL ALCALDE MAYOR Y/O SECRETARIO/A GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C

 

Ver Circular Sec. General 105 de 2014

Con el ánimo de efectuar el trámite oportuno y en debida forma de los actos administrativos relacionados con las novedades de personal, que por competencia deben conceder el Alcalde Mayor y/o la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., este Despacho se permite manifestar lo siguiente:

 

Que mediante Decreto Distrital 654 de 20111, el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., señaló los actos administrativos utilizados para las novedades de personal que debe ser firmadas por él y el Secretarío/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., así:

 

"Artículo 28. Tipo de acto administrativo utilizado para novedades de personal para firma del Alcalde Mayor. Con el fin de tramitar oportunamente y en debida forma, por parte de este organismo, los proyectos de actos administrativos sobre novedades de personal remitidos por cada una de las entidades u organismos, me permito señalar el formato a utilizar así:

 

28.1. En formato de decreto: Conforme con la excepción planteada en el artículo 20.1 de este decreto.

 

28.1.1. Las situaciones administrativas del Gabinete Distrital, tales como, comisiones al interior y exterior del país, licencias, permisos, vacaciones y encargos.

 

28.1.2. Situaciones administrativas de los Alcaldes Locales, tales como, comisiones al exterior del país, licencias, permisos, vacaciones y encargos; debe venir previamente suscrito por el Secretario Distrital de Gobierno.

 

28.1.3. Comisiones al exterior del país de los Gerentes de las Empresas Sociales del Estado, que generen erogación diferente a la asignación básica mensual, deben venir suscrito por el Secretario Distrital de Salud.

 

28.1.4. Las Licencias y designación provisional y definitiva de los Curadores Urbanos.

 

28.2. En formato de Resolución.

 

28.2.1. Comisiones al exterior del país de los servidores de las entidades descentralizadas, las cuales venir suscrito por el respectivo Director o Gerente.

 

Artículo 29. Tipo de acto administrativo utilizado para novedades de personal para firma del Secretario General: Se tramitarán en formato de resolución y para firma del Secretario General las comisiones al exterior de servidores de la Administración Central, diferentes a las del Gabinete Distrital. Cuando estas situaciones requieran autorización del Gobierno Nacional para aceptar invitaciones de Gobiernos Extranjeros u Organismos Internacionales, debe adjuntarse el Decreto Nacional de autorización como antecedente para surtir el trámite de expedición del acto administrativo”.

 

En ese sentido, la solicitud de trámite de cualquiera de los actos administrativos arriba señalados, deberá ser radicada en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., con ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la Situación Administrativa y debe contener para su trámite los siguientes documentos indispensables:

 

Comisión de Servicios

 

* Proyecto de Decreto o de Resolución en físico y medio magnético enviado a los siguientes correos electrónicos: jmmolina@alcaldiabogota.gov.co, amcruz@alcaldiabogota.gov.co y/o jmrodriguez@alcaldiabogota.gov.co.

 

* Solicitud de comisión.

 

* Invitación al evento. En el caso en que la invitación se encuentre en un idioma diferente al español, la misma deberá ser traducida.

 

* Visto Bueno del Superior inmediato y concepto favorable para la comisión.

 

* Justificación de la comisión.

 

* Decreto del Gobierno Nacional, autorizando aceptación de invitación de Gobierno Extranjero u organismos internacionales o privados en los casos a que haya lugar.

 

* Documento suscrito por quien asume los gastos. En caso que estos sean asumidos por la entidad se deberá anexar la disponibilidad presupuestal CDP para asumir los respectivos viáticos y gastos del viaje.

 

* Contrato de suministro de tiquetes.

 

Comisión de Estudios

 

* Proyecto de Decreto o de Resolución en físico y medio magnético enviado a los siguientes correos electrónicos: jmmolina@alcaldiabogota.gov.co, amcruz@alcaldiabogota.gov.co y/o jmrodriguez@alcaldiabogota.gov.co.

 

* Invitación al evento. En el caso en que la invitación se encuentre en un idioma diferente al español, la misma deberá ser traducida.

 

* Solicitud de comisión del funcionario.

 

* Visto Bueno del Superior inmediato y concepto favorable para la comisión.

 

* Decreto del Gobierno Nacional, autorizando aceptación de invitación de Gobierno Extranjero u organismos internacionales o privados en los casos a que haya lugar.

 

* Documento suscrito por quien asume los gastos. En caso que estos sean asumidos por la entidad se deberá anexar la disponibilidad presupuestal CDP para asumir los respectivos viáticos y gastos del viaje.

 

* Certificación tiempo de servicio.

 

* Convenio y la respectiva Póliza en los casos que la comisión de estudios sea remunerada.

 

* Certificación de Antecedentes de la Personería.

 

* Certificación de Antecedentes de la Contraloría.

 

* Certificación de Antecedentes de la Procuraduría.

 

* Certificación de Antecedentes de la Policía Nacional.

 

Para la autorización de las Comisiones se tendrá en cuenta las necesidades y las conveniencias de éstas para el Distrito Capital; situación que debe estar plenamente justificada en el proyecto de acto administrativo, en cumplimiento de la política de austeridad y racionalización del gasto público.

 

Las comisiones de servicios deben orientarse al cumplimiento de alguno de los programas establecidos en el Plan de Desarrollo BOGOTA HUMANA, en cumplimiento del artículo 77 del Decreto Nacional 1950 de 1973, el cual señala que solamente podrá conferirse comisión para fines que directamente interesen a la Administración Pública.

 

Los informes que deban rendir los comisionados, se sujetarán a lo establecido en la normatividad vigente relacionada con el tema, y deberán ser radicados en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la terminación de comisión si es al exterior y de ocho (8) días si es al interior.

 

Vacaciones, Renuncias, Licencias, Permisos y Encargos

 

* Proyecto de Decreto o de Resolución en físico y medio magnético enviado a los siguientes correos electrónicos: jmmolina@alcaldiabogota.gov.co, amcruz@alcaldiabogota.gov.co y/o jmrodriguez@alcaldiabogota.gov.co.

 

* Oficio del funcionario por medio del cual se comunica la solicitud, aplazamiento, interrupción y/o modificación de la situación administrativa.

 

En el evento en que se requiera la designación de un encargado, la dependencia competente deberá certificar el cumplimiento de los requisitos señalados en el respectivo manual de funciones y la inexistencia de inhabilidades e incompatibilidades, así como indicar que en la respectiva entidad reposan todos los documentos soportes de la posesión y que los mismos se encuentran vigentes.

 

Los Jefe de Talento Humano o quien haga sus veces deben remitir a la Subdirección de Talento Humano de esta Secretaría, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, la información que se detalla en la matriz relacionada en la Circular 019 de 2009 de este Despacho, y no esperar a ser requeridos por dicha Subdirección.

 

La observancia del contenido de la presente Circular, hará efectivo y eficaz el actuar de este Despacho, en cuanto a la atención de sus requerimientos, de lo contrario se abstendrá de tramitar cualquier solicitud que no se ajusten con lo relacionado anteriormente.

 

Cordialmente,

 

MARÍA SUSANA MUHAMAD GONZÁLEZ

Secretaria General

 

NOTA DE PIE DE PÁGINA

 

1 “Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Jurídica Pública para las entidades, organismos de control del Distrito Capital”.

 

Proyecto:

 

Angélica María Cruz Dajer

Revisó:

Juan Manuel Rodríguez Parra

Aprobó:

Tatiana Piñeros Laverde

 

 
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