Resolución Reglamentaria 37 de 2015 Contraloría de Bogotá D.C.

Fecha de Expedición:

15/07/2015

Fecha de Entrada en Vigencia:

21/07/2015

Medio de Publicación:

Registro Distrital 5636 de julio 21 de 2015.

La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 037 DE 2015

(Julio 15)

Por la cual se adoptan nuevas versiones de documentos y procedimientos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y las conferidas por el Acuerdo 519 de 2012 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que mediante Resolución Reglamentaria 034 del 5 de noviembre de 2014, se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI en la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad con la estructura definida en el manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014; el cual determina que las entidades públicas deben implementar un Modelo de Operación por Procesos, que asegure la generación de productos o servicios con las características previamente especificadas, de acuerdo con los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas. La forma en que se realizan los procesos se puede evidenciar a través de los procedimientos, entendidos éstos como el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá D.C.

Que el Concejo de Bogotá, expidió el Acuerdo 519 del 26 de diciembre de 2012: "Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones", en su artículo 6º establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo".

Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la entidad."

Que mediante Resolución Reglamentaria 055 del 18 de diciembre de 2013 "Por la cual se modifican nombres, se eliminan procedimientos, se adoptan nuevas versiones de documentos y procedimientos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal de la Contraloría de Bogotá D. C. y se dictan otras disposiciones" se adoptaron nuevas versiones de los siguientes documentos y procedimiento del Proceso: "Procedimiento para la identificación y trazabilidad del ‘producto", "Plan de Calidad del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal", "Caracterización del Producto", "Procedimiento para el control de producto no conforme", "Procedimiento para la Preservación del Producto" y "Procedimiento para realizar seguimiento a los resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal".

Que mediante Resolución Reglamentaria 009 del 13 de Marzo de 2015 "Por la cual se adopta nuevas versiones de procedimientos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones" se adoptaron nuevas versiones de los siguientes procedimientos del Proceso: "Procedimiento para la elaboración y actualización del Plan de Auditoria Distrital – PAD", "Procedimiento para Adelantar Auditoría de Desempeño", "Procedimiento para adelantar Visita de control fiscal", "Procedimiento para la elaboración del Memorando de Asignación y Planeación de la Auditoría", "Procedimiento para elaborar el Informe de Auditoría y Cierre de Auditoría", "Procedimiento para la identificación, evaluación, cualificación, cuantificación y certificación de los beneficios del control fiscal".

Que mediante Sentencia C-103 de fecha 11 de marzo de 2015, la Corte Constitucional de la República de Colombia declaró INEXEQUIBLE el numeral 7 del artículo 5 del Decreto 267 de 2000, relacionado con la función de "advertir sobre operaciones o procesos en ejecución para prever graves riesgos que comprometen el patrimonio público y ejercer el control posterior sobre los hechos así identificados".

Que mediante Resolución Reglamentaria 010 del 6 de Mayo de 2015 "Por la cual se elimina el procedimiento para la elaboración, comunicación y seguimiento a la función de advertencia correspondiente al Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones", se determinó la necesidad de ajustar los documentos y procedimientos que regulan el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, atendiendo lo establecido en esa resolución.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y procedimientos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

Nº	PROCEDIMIENTO	Versión	Código
1	Procedimiento para la identificación y trazabilidad del producto.Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	8.0	PVCGF-01
2	Plan de calidad del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	12.0	PVCGF-02
3	Caracterización de producto. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	11.0	PVCGF-03
4	Procedimiento para el control del producto no conforme. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	7.0	PVCGF-04
5	Procedimiento para la preservación del producto. Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 40 de 2016.	10.0	PVCGF-07
6	Procedimiento para la elaboración y actualización del Plan de Auditoria Distrital – PAD. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	12.0	PVCGF-08
7	Procedimiento para la elaboración del Memorando de Asignación y Planeación de la Auditoría. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	12.0	PVCGF-09
8	Procedimiento para elaborar el Informe de Auditoría y Cierre de Auditoría. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	15.0	PVCGF-12
9	Procedimiento para la identificación, evaluación, cualificación y cuantificación de los beneficios del control fiscal Aclarado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 064 de 2015. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	12.0	PVCGF-18
10	Procedimiento para adelantar Visita de control fiscal. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	6.0	PVCGF-23
11	Procedimiento para realizar seguimiento a los resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	2.0	PVCGF-25
12	Procedimiento para Adelantar Auditoría de Desempeño. Derogado por el art. 6, Resolución Reglamentaria 001 de 2018.	7.0	PVCGF-27

ARTÍCULO SEGUNDO. Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con las Direcciones Sectoriales de Fiscalización y la Dirección de Reacción Inmediata, el mejoramiento continuo de los documentos y procedimientos del Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores Técnicos, Subdirectores de Fiscalización y Gerentes velar por la divulgación de las disposiciones adoptadas en la presente Resolución.

ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los numerales 1, 2, 3, 4 y 6 del artículo 3 y el numeral 2 del artículo 4 de la Resolución Reglamentaria No. 055 del 18 de diciembre de 2013 y los numerales 1 y 2 del artículo 2 y los numerales 2, 3, 4 y 5 del Artículo 3º de la Resolución Reglamentaria Nº 009 de marzo 13 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 15 días del mes de julio del año 2015.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralora de Bogotá D.C.

.	PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PVCGF-01 Versión: 8.0
		Página 1 de 6

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación (Responsable de Proceso)	Revisión técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades para realizar la identificación y trazabilidad del Producto "Informe de Auditoría¹"

2. ALCANCE:

Inicia con la identificación del producto "Informe de Auditoría" y termina con la realización de la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando los registros de los procedimientos.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Constitución Política	20/07/1991	Artículos 268 y 272
Ley 42	26/01/1993	Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen
Decreto Ley 1421	22/07/1993	Por el cual se dicta el Régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá (artículo 105 y 109
Acuerdo 519	26/12/2012	"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, d. c., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones"
Norma NTC - ISO 9000:2005	22/12/2005	Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
Norma NTC-ISO 9001:2008	14/11/2008	Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Norma NTCGP 1000:2009	18/11/2009	Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

4. DEFINICIONES:

IDENTIFICACIÓN: Relación de atributos que distingue el informe de auditoría e informe de visita de control fiscal.

PRODUCTO: Es el resultado de un proceso en el que participan varias actividades interrelacionadas. El producto del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal corresponde al informe de auditoría².

TRAZABILIDAD: Es la capacidad de identificar un producto y proveer información acerca de su historia, origen y su proceso de elaboración.

5. ANEXOS:

No aplica.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	CUALQUIER CARGO QUE SE PROPONGA REALIZAR LA IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO	Identifica el producto "Informe de Auditoría", verificando que contenga las siguientes características o atributos: Nombre del Sector. Nombre del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. Periodo Auditado (vigencia) (aplica para auditorías). Modalidad de Auditoría (de regularidad, de desempeño o visita de control fiscal).	.	.
2	CUALQUIER CARGO QUE SE PROPONGA REALIZAR LA TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO.	Realiza la trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto: Informe de Auditoría; verificando los registros determinados en los procedimientos que aplique.	.	.

7. ANEXOS

No aplica

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 04 de febrero 06 de 2003	Modificación total del Procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 004 de febrero 6 de 2003, de la siguiente manera: Modificación del Alcance del Procedimiento, así: "Se inicia con la identificación del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral que contiene cada una de las actividades conducentes a su aprobación y termina con la trazabilidad de cada una de dichas actividades a través de los registros de los procedimientos: Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque integral; Informe Preliminar de Auditoría Gubernamental con Enfoque integral; Actas de Mesas de Trabajo; Formatos de Traslado de hallazgos; Programas de Auditoría; Memorando de Planeación; Memorando Encargo de Auditoría y Plan de Auditoría Distrital PAD. La Trazabilidad se puede efectuar desde la aprobación del PAD hasta la firma del informe o viceversa. Modificación de las dos actividades del procedimiento, así: La primera: Identifique el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, verificando que contenga cada una de las siguientes actividades, conducentes a su aprobación: Periodo del PAD, Nombre del Sector, Nombre del Sujeto de Control, Periodo Auditado (vigencia), Modalidad de Auditoría y Fase del PAD y la segunda: Realiza la Trazabilidad de cada una de las mencionadas actividades a través de los registros de los procedimientos.
2.0	R.R. 030 de mayo 21 de 2003	El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0. Actividad 1: Se modifica la Identificación del Producto suprimiendo el atributo "fase del PAD", en consecuencia se ajusta el alcance del procedimiento. Así mismo, se ajusta redacción de la actividad No. 2.
3.0	R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004	El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
4.0	R.R. 018 de 14 de agosto de 2006	Se cambia de versión. Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se modifica la definición de trazabilidad y se ajusta el nombre de Fase a Ciclo de Auditoría.
5.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	Se modifica en la actividad 2 del procedimiento que no es Traslado de Hallazgos, sino Concluir Hallazgo de Auditoría.
6.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión Se elimina Ciclo del PAD Se cambia para la trazabilidad el procedimiento Memorando de encargo y memorando de planeación por Memorando de asignación de auditoría Se incluye la trazabilidad para los productos relacionados con la Visita Fiscal y la función de advertencia. Se incluye como producto la Función de Advertencia, por tanto se modifica el nombre del procedimiento, con el fin de dejarlo general.
7.0	R.R. 055 de Diciembre 18 de 2013	Se ajusta a la estructura determinada en el anexo 2 del procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión SIG. Se ajusta la denominación de informe de auditoría modalidad de regularidad, de desempeño, de visita de control fiscal. Se elimina lo concerniente a la Función de Advertencia.
8.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL	Código formato: PGD-01-005
		Código documento: PVCGF-02 Versión:12.0
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FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)	Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

Nº	ACTIVIDAD A CONTROLAR	MÉTODO DE CONTROL	VARIABLES A CONTROLAR	REQUISITOS	RESPONSABLE	FRECUENCIA DE CONTROL	REGISTRO	ACCIONES DE CORRECCIÓN	OBSERVACIONES
1	Elaborar y actualizar el PAD	Procedimiento para la elaboración y Actualización del Plan de Auditoría Distrital – PAD	COMPLETO: El documento del PAD debe tener como mínimo lo establecido en el anexo de estructura del Plan de Auditoría Distrital PAD incorporado en el procedimiento respectivo. COHERENTE: La programación de las auditorías debe ser coherente con los lineamientos de la Alta Dirección y los requerimientos de los demás procesos.	Que el PAD cumpla con las variables a controlar.	Contralor Auxiliar Dirección de Planeación	Cada vez que se apruebe el PAD o cualquier solicitud de modificación.	PAD Actualizado en la Intranet	Devolver al Director respectivo para realizar los ajustes correspondientes	Aplica para las auditorías modalidad de regularidad o de desempeño
2	Elaborar Memorando de Asignación	Procedimiento para la elaboración del memorando de Asignación y planeación de la Auditoría. Procedimiento para adelantar auditoría de desempeño. Procedimiento para adelantar visita de control fiscal	ESTRUCTURADO: Que esté acorde con el modelo presentado en el procedimiento respectivo.	Que el memorando de asignación cumpla con las variables a controlar.	Director Técnico Sectorial Director de Reacción Inmediata Coordinador Grupo Especial	Cada de vez (sic) que se planea una auditoría modalidad: de regularidad, de desempeño, visita de control fiscal.	Memorando de asignación	Devolver y realizar los ajustes correspondientes.	Aplica para las auditorías modalidad de regularidad, de desempeño, visita de control fiscal.
3	Elaborar Plan de trabajo	Procedimiento para la elaboración del memorando de Asignación y planeación de la Auditoría. Procedimiento para adelantar auditoría de desempeño. Procedimiento para adelantar visita de control fiscal.	ESTRUCTURADO: Que los planes de trabajo se encuentren acorde con la estructura establecida en los procedimientos respectivos e incorpore los programas de auditoría y cronograma. COHERENTE: Que los planes de trabajo sean coherentes con lo establecido en los memorandos de asignación.	Que los planes de trabajo cumplan con las variables a controlar.	Director Técnico Sectorial Director de Reacción Inmediata. Coordinador Grupo Especial	Cada vez que se planea una auditoría de regularidad, de desempeño o visita de control fiscal.	Plan de trabajo aprobado.	Devolver al equipo auditor y realizar los ajustes correspondientes.	Aplica para auditoría modalidad: de regularidad, de desempeño y visita de control fiscal. El plan de trabajo contiene los programas de auditoría y cronograma.
4	Validar la observación de Auditoría	Procedimiento para la ejecución de la Auditoría. Procedimiento para adelantar auditoría de desempeño. Procedimiento para adelantar visita de control fiscal	OBJETIVO: La observación se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición. RELEVANTE: Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor. VERIFICABLE: Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. SOPORTADO: Que los hallazgos estén soportados en papeles de trabajo.	Que la observación cumpla con las variables a controlar.	Director Técnico Sectorial Director de Reacción Inmediata Coordinador Grupo Especial	Durante la ejecución de la Auditoría.	Acta de mesa de trabajo.	Devolver al equipo auditor y realizar los ajustes correspondientes.	Aplica para auditoría modalidad: de regularidad, de desempeño y vista de control fiscal.
5	Elaborar y Comunicar Informe de auditoría	Procedimiento para elaborar el informe de Auditoría y Cierre de Auditoría. Procedimiento para adelantar auditoría de desempeño. Procedimiento para adelantar visita de control fiscal.	ATRIBUTOS: Que se cumplan con los requisitos especificados en la matriz de caracterización del producto. PRESENTACIÓN: Que se cumpla con los requisitos de presentación determinados en la matriz de caracterización del producto. ESTRUCTURADO: Que cumpla con la estructura definida para cada producto.	Cumplimiento de los criterios de aceptación o rechazo incluidos en la caracterización del producto	Director Técnico Sectorial Director de Reacción Inmediata Coordinador Grupo Especial	Cada vez que culmina el proceso de elaboración del producto.	Informe auditoría modalidad de regularidad, de desempeño o visita de control fiscal.	Aplicar el procedimiento para el control del producto no conforme	Aplica para las auditorías modalidad de regularidad, de desempeño y vista de control fiscal.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1.0	RR 4 Feb-6/03	En la tercera columna del formato relacionar los procedimientos a la actividad a controlar. Actividad 1, columna modificar por Dirección Técnica de Planeación. Actividad 4, columna 5, modificar por Memorando de Planeación. Actividad 8, columna 8, agregar: Mesas de trabajo Jurídica. Actividad 9, columna 9, modificar por realizar seguimiento a la comunicación del hallazgo. Actividad No. 10, columna 4, primer párrafo, suprimir lo correspondiente a fenecimiento. Actividad 11, columna 8, agregar: o documento que permita evidenciar la reunión con el sujeto de control. En la Modalidad de Auditoría Especial, realizar un nota pie de página, donde se indique que la Auditoría Transversal está contenida en esta modalidad de auditoría. Columna 5 cambiar la palabra característica por variable. Actividad 2 columna 9, agregar la Responsable Subsectorial. Actividad 5 columna 6 cambiar Subdirector de Fiscalización por Director Sectorial. Actividad 8 columna 9 agregar "por el Comité Técnico Sectorial y por la mesas jurídica.
2.0	RR 30 May-21/03	El documento cambia de versión. Actividad 3: Modificar Evaluar Preliminarmente el SCI por Evaluar el SCI y el requisito de completo suprimir lo correspondiente a "antes de terminar la fase de planeación". Actividad 12: Redefinir el último párrafo de la actividad, así: "Que se evidencie el análisis de la respuesta del sujeto de control. Si bien es cierto comunicar el informe es posterior al producto final informe, las Direcciones Sectoriales deben garantizar la característica de Completo. Completo: Una vez firmado por el Director Sectorial, debe remitirse al sujeto de control y copia dura a la Subdirección de Servicios Administrativos para fotocopiado y empaste para distribución; la copia Original será devuelta a la Dirección que origina el Informe. (El Subdirector de Servicios Administrativos debe coordinar con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias a duplicar, incluyendo una para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales). Así mismo, el Director Sectorial debe enviar un resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Comunicaciones.
3.0	RR 48 Sept-30/03	El documento cambia de versión. Se unifican en una sola variable a controlar la "Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría; Concluir Hallazgos de Auditoría y Comunicar Hallazgos a otras Instancias". Así mismo, se suprimieron como actividades a controlar la Evaluación del Sistema de Control Interno, Desarrollar Objetivos Subsectoriales, Elaborar el Informe Preliminar y Presentar al sujeto de control los resultados de la auditoría, con el fin de que las variables a controlar sean consecuentes con las actividades claves del proceso definido en la Descripción del Proceso Micro. De igual manera, se estableció que el Plan de Calidad diseñado para la Auditoría Especial Aplica para cualquier otra clase de actuación fiscal.
4.0	RR 51 Dic-30/04	Se suprime la modalidad de Auditoría de Seguimiento. Se modifica la característica de estructurado, así: Objetivo General, Componentes de integralidad, Objetivos subsectoriales, Objetivos de Articulación, Objetivos transversales y Duración de la Auditoría. Se ajusta la estructura del Memorando, así: Análisis del Sujeto, Áreas Criticas, Objetivos de Auditoría, Plan de Trabajo Sectorial, Programas por componente de integralidad y cronograma. Se modifica la estructura del Informe de Auditoría: Dictamen Integral, Análisis Sectorial y Resultados de Auditoría.
5.0	RR 45 Nov-30/05	Cambia de versión.
6.0	RR 18 Ago-14/06	Para la elaboración del PAD se incluye concepto de integración y aseguramiento de la evaluación sectorial. El memorado de encargo debe contener los hechos relevantes de la revisión de la cuenta y una adecuada evaluación del sujeto de control, al igual que para el memorando de Planeación, así como la aplicación de la Metodología para la Evaluación de la Gestión y los Resultados. Para la elaboración del informe se dispone que el concepto sobre la gestión se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y los resultados y la inclusión de un concepto breve sobre la revisión de la cuenta. Se adiciona seguimiento a los Planes de Mejoramiento y advertencias y pronunciamientos comunicados.
7.0	RR 29 Nov-3/09	En la actividad 1 – Completo, se incluye "el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual". En la actividad 2 – Estructurado, se incluye "universo de la muestra". En la actividad 3 – Completo, se incluye "muestra". En la actividad 6 – Completo, se cambia la Subdirección de Servicios Administrativos por la Dirección de Apoyo al Despacho y se aclara que a la Dirección de Economía y Finanzas el medio magnético será de las auditorías regulares.
8.0	RR 7 de Mar-31/11	Se incorpora la modalidad de auditoría abreviada, especificando las actividades a controlar que le aplican y las especificidades en el caso que aplican.
9.0	RR 33 Dic-9/11	El plan de calidad cambia de versión. Se modifica el nombre del memorando de encargo de auditoría por "memorando de asignación de auditoría. Se suprime la modalidad de auditoría abreviada. Se suprime el procedimiento "memorando de planeación y programas de auditoría". Del procedimiento "informe" se suprime el análisis sectorial, el informe ejecutivo y se establece para el componente de evaluación al SCI NO transcribir el significado de cada uno de los subsistemas y componentes, se debe hacer un análisis concreto por cada subsistema, indicando únicamente cual de los componentes no cumplió.
10.0	R.R. 030 de Diciembre 28 de 2012	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión. Se ajustan las variables a controlar que apliquen a los productos del proceso.
11.0	R.R. 055 de Diciembre 18 de 2013	Se actualiza la denominación de las modalidades de auditoria en: de regularidad y de desempeño. Se elimina lo concerniente a la Función de Advertencia.
12.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTO	Código formato: PGD-01-006
		Código documento: PVCGF-03 Versión:11.0
		Página 1 de 7

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)	Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

ÍTEM	CARACTERÍSTICA	REQUISITO, CRITERIO DE ACEPTACIÓN O RECHAZO	PROCEDIMIENTO NORMA O LEY	OBSERVACIONES
1	ATRIBUTOS	Se debe cumplir con los siguientes atributos: * Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. * Preciso: Diga lo que tiene que decir. Rd conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. * Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. * Objetivo: El texto del producto debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. * Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. * Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad.	.	Aplica para informes de auditoría (modalidad de regularidad, de desempeño o visita de control fiscal). En los informes de auditoría, para el caso de los hallazgos se debe tener en cuenta que la redacción debe ser en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CB.
2	DE PRESENTACIÓN	Se debe cumplir los siguientes requisitos de presentación: * Protocolo: Debe redactarse en: - Letra Arial tamaño 12 de Word - Margen superior, 4 centímetros - Margen inferior, 3 centímetros - Margen izquierdo, 3 centímetros - Margen derecho, 3 centímetros - Espacio interlineado sencillo * Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúscula, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. 1.2.1.1 Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla a la izquierda. * Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítulo resultados de auditoría. * Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios. * Cuadros, tablas y gráficos. En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra Arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. El análisis de las gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Se debe incluir la fuente de la información manejada. * Cifras: Las cifras presentadas en el informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: pesos, miles, millones de pesos, etc. Las cifras se separarán con puntos y no con comas. * Marca de agua: El informe preliminar debe llevarlo, para identificar que no es un documento oficial definitivo y protegerlo de posibles filtraciones. Se debe incluir como marca de agua el concepto "Informe Preliminar".	.	Aplica para informes de auditoría (modalidad de regularidad, de desempeño o visita de control fiscal). Para el caso de los Hallazgos en los informes de auditoría, siempre se deberá utilizar como unidad de medida pesos.
3	ESTRUCTURADO	Que cumpla con la estructura definida para cada producto.	Procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría. (Aplica a auditoría modalidad de regularidad) Procedimiento para adelantar auditoría de desempeño. Procedimiento para adelantar visita de control fiscal.	Para cada producto se determina la estructura respectiva.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1.0	RR 4 Feb-6/03	En la cuarta columna de la Caracterización de Producto "Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral", relacionar el Procedimiento "Elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral".
2.0	RR 30 May-21/03	Se suprime la modalidad de auditoría Abreviada, redefiniendo las características para los informes de auditorías Modalidad Especial y de Seguimiento. Así mismo, se define que la caracterización del Informe de Auditoría Especial aplica para cualquier otra clase actuación fiscal.
3.0	RR 51 Dic-30/04	Se suprime la columna correspondiente a Seguimiento. Se suprime de la estructura del Informe la Introducción y Hechos Relevantes, quedando así: Dictamen, Análisis Sectorial, Resultados de Auditoría y Anexo. El dictamen se estructura así: Introducción, Alcance, Concepto sobre la Gestión y Resultados, Opinión sobre los Estados Contables, Fenecimiento y Anexos. Se agrega en el Capitulo de Resultados Síntesis por Componente de Integralidad.
4.0	RR 45 Dic-30/05	Cambia de versión
5.0	RR 18 Nov-14/06	En el dictamen se incluye concepto sobre la revisión de la cuenta. En completo que el concepto de Gestión y Resultados debe ser producto de la aplicación de la Metodología establecida. En el capitulo de resultados se señala que debe hacerse seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados. En estructurado para el informe de auditoría especial se señala que se haga seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados en las áreas o aspectos evaluados en la auditoría. En coherente incluye el tema de metodología para la evaluación de la gestión y los resultados. En soportado que los hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.
6.0	RR 29 Nov-29/09	Se adiciona la modalidad de Auditoría a Entidades con Participación Accionaria. En cada uno de los ítems se hicieron las observaciones pertinentes.
7.0	RR 7 Mar-31/11	Cambia de Versión. Se incorpora la modalidad de auditoría abreviada, especificando las características que le aplican y las especificidades en cada caso.
8.0	RR 33 Dic-9/11	Cambia de versión. Se suprime la modalidad de auditoría "Abreviada". En la característica "Estructurado" se suprime el numeral de análisis sectorial.
9.0	RR 30 Dic 28/12	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se determinan tres grandes características para los productos del proceso, con base en esto se actualiza el formato. Se asegura el manejo de la fuente en la elaboración de cuadros y gráficas.
10.0	R.R. 055 de 18 de Diciembre de 2013	Se actualiza la denominación de la modalidad así: de regularidad, de desempeño o de visita de control fiscal. Se elimina lo correspondiente a la Función de advertencia.
11.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PVCGF-04 Versión:7.0
		Página 1 de 8

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)	Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO:

Estandarizar el tratamiento del producto que no es conforme con los requisitos y prevenir su uso o entrega no intencionado.

2. ALCANCE:

Inicia cuando el Director Sectorial, Director de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo Especial; identifica los requisitos y las características del producto objeto de la No conformidad y culmina con la firma y comunicación del informe.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Constitución Política	20/07/1991	Artículos 268 y 272
Ley 42	26/01/1993	Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen
Decreto Ley 1421	22/07/1993	Por el cual se dicta el Régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá (artículo 105 y 109
Acuerdo 519	26/12/2012	Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, d. c., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones.
Norma NTC - ISO 9000:2005	22/12/2005	Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
Norma NTC-ISO 9001:2008	14/11/2008	Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Norma NTCGP 1000:2009	18/11/2009	Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Resolución Reglamentaria 018	10/06/2015	Por la cual se crea y se reglamenta el Comité de Aseguramiento de la Calidad del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal en la Contraloría de Bogotá D.C., y se dictan otras disposiciones.

4. DEFINICIONES:

ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PRODUCTO: Resultado de un proceso.

PRODUCTO NO CONFORME: Producto, que no cumple con uno o varios de los requisitos o características de calidad definidas.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

5. ANEXO:

Formato Control del Producto No Conforme PVCGF. Formato Código: PVCGF-04-001.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO	Identifica los requisitos y las características del producto objeto de la No conformidad. Establece las acciones, los responsables y la fecha límite de ejecución Diligencia el Formato de Control de Producto No Conforme,	Formato Control del Producto No Conforme PVCGF	Observaciones: El comité de Aseguramiento de la Calidad del Proceso de Vigilancia y Control a la gestión fiscal1 podrá determinar Producto NO Conforme, evento en el cual dará traslado a la Dirección Sectorial correspondiente y remite copia a la oficina de asuntos disciplinarios para lo de competencia. Corresponde al comité de Aseguramiento de la Calidad del Proceso de Vigilancia y Control a la gestión fiscal definir las acciones derivadas, cuando se presente Producto No Conforme después de su entrega. Ver anexo 1.
2	SUBDIRECTOR, ASESOR, GERENTE, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo auditor)	Ejecuta las acciones determinadas en el Anexo 1, teniendo en cuenta las fechas estipuladas en el mismo.	.	.
3	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO	Presenta el Informe si ha sido corregido o si se ha aceptado su uso, liberación o una concesión, para su aprobación final.	.	Punto de control: Verifica que el informe se haya ajustado de conformidad con las acciones establecidas en el formato.
4	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO	Firma y comunica el informe. Activa procedimiento para la preservación del producto.	.	.

7. ANEXOS

ANEXO 1

FORMATO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PVCGF

.	FORMATO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PVCGF	Código formato: PVCGF-04-001
		Código documento: PVCGF-04 Versión:7.0
		Página X de Y

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 04 de febrero 06 de 2003	Modificación página 2 del Procedimiento, en lo correspondiente al alcance, de tal manera que concuerde con las actividades inicial y final de la Descripción del procedimiento; así: "Inicia con la presentación del Informe al Comité Técnico Sectorial y culmina con la aprobación del informe".
1.0	R.R. 030 de mayo 21 de 2003	El Procedimiento cambia de versión. Se eliminó la actividad No. 1, en consecuencia se modifica la secuencia de la descripción del procedimiento y el alcance del mismo.
2.0	R.R. 051 de diciembre 30 de 2004	El Procedimiento cambia de versión. El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
3.0	R.R. 018 de agosto 14 de 2006	Se cambia de versión. Se modifica la redacción del alcance. Se ajusta fase por ciclo. Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se establece punto de control. Se reorganizan las actividades en el sentido que el formato para el control del producto no conforme, se diligencia como resultado de la revisión por parte del Director Sectorial o del cliente. En la actividad No. 4 se establece un punto de control.
4.0	R.R. 029 de noviembre 03 de 2009	Cambia de versión. El cambio obedece a la necesidad de mantener unificados los procedimientos en una sola Resolución Reglamentaria.
5.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos. Se incorporan definiciones. Se incluyen actividades para dar mayor claridad al procedimiento.
6.0	R.R. 055 de 18 de Diciembre de 2013	Se ajusta a la estructura determinada en el anexo 2 del procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión. Se adiciona una observación en la primera actividad relaciona con las funciones del comité de aseguramiento de la calidad del PVCGF Se incorpora la base legal. Se elimina lo concerniente a la Función de Advertencia. Se actualiza el anexo 1
7.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PVCGF-07 Versión:10.0
		Página 1 de 8

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación (Responsable de Proceso)	Revisión técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO:

Definir las actividades para preservar los productos del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente.

2. ALCANCE:

Inicia con el envío en medio magnético - formato PDF, de los informes finales debidamente firmados a la Dirección de Apoyo al Despacho y termina con la publicación en la página WEB e intranet de los productos del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Acuerdo 519	26/12/2012	"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, d. c., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones".
Norma NTC - ISO 9000:2005	22/12/2005	Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
Norma NTC-ISO 9001:2008	14/11/2008	Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Norma NTCGP 1000:2009	18/11/2009	Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

4. DEFINICIÓN:

ALMACENAMIENTO: Etapa en la cual se guarda el producto en condiciones apropiadas y controladas para conservar y mantener sus condiciones.

PRESERVACIÓN: La protección física del producto para mantener su conformidad.

PROTECCIÓN: Son las medidas que se toman para evitar alteración del producto.

PRODUCTO: Resultado de un proceso.

5. ANEXOS:

Anexo 1: Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho.

Código PVCGF-07-001.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL	Envía en medio magnético - formato PDF, el informe final, debidamente firmado, a la Dirección de Apoyo al Despacho	Memorando remisorio. Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho¹.	Observación: El envío de los informes se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su comunicación. Ver Anexo 1 - Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho.
2	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL	Archiva los productos junto con los respectivos soportes en la serie documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.	.	.
3	DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO	Remite los productos a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y solicita la publicación en la página web e intranet, previa coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones para su divulgación en medios de comunicación.	.	Observación: Dentro de los productos se incluyen: informes de auditoría modalidad de regularidad, de desempeño y visita de control fiscal.
4	DIRECTOR TÉCNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES	Asigna funcionario, quien publica en la página WEB e intranet los productos del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, identificando producto, sector, año de elaboración y sujeto de control.	.	Observación: La identificación de producto, sector, año de elaboración y sujeto de control aplica para los informes de auditoría de regularidad, de desempeño o visita de control fiscal. Punto de Control: La Dirección Sectorial, Dirección de Reacción Inmediata o Coordinador de Grupo Especial serán los encargados de verificar que la Dirección de tecnologías de la información y las comunicaciones haya realizado la publicación de los productos.
5	DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO	Elabora y radica oficio dirigido a los Honorables Concejales en el que se informa que los productos se encuentran a disposición en la página WEB de la entidad.	Oficio remisorio	.

7. ANEXOS

ANEXO No. 1.

CERTIFICADO DE ARCHIVOS ENVIADOS A LA DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO

.	CERTIFICADO DE ARCHIVOS ENVIADOS A LA DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO	Código formato: PVCGF-07-001
		Código documento: PVCGF-07 Versión:10.0
		Página X de Y

DIRECCIÓN / GRUPO ESPECIAL: ________________

Informe Final de Auditoría Modalidad² __________ de los siguientes sujetos de control:

NOMBRE DEL DIRECTOR /COORDINADOR GRUPO ESPECIAL: ___________________

En mi calidad de Director(a) Técnico o Coordinador de Grupo Especial, certifico que los archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho, son fiel copia de los originales Informe de Auditoría Modalidad ___________, vigencia ______, correspondiente al PAD ____, presentados a los Representantes Legales de sujetos de control, toda vez que los mismos serán colgados en la Página Web institucional para su consulta.

_____________________________________________

FIRMA DIRECTOR / COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Copia:

Proyectó:

Elaboró:

Revisó:

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	Nº ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 04 de febrero 06 de 2003	El procedimiento cambia de versión. Adición del registro oficio remisorio. Modificación Descripción del Procedimiento, así: Actividad 1: Envía informe debidamente firmado a la Subdirección de Servicios Administrativos Actividad 2. Establece en coordinación con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias del informe a duplicar con destino a los clientes. (Fotocopias y empaste). Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos. Actividad 3. Embala los informes. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos. Actividad 4. Envía producto embalado a la Dirección de Apoyo al Despacho. El original lo regresa a la Dirección Sectorial que originó el Informe. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos. Actividad 5. Elabora y radica oficio de remisión de informes a los clientes en la Oficina de Radicación de la Contraloría, incluyendo una copia para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales. Actividad 6. Entrega Informe Final a los Clientes.
2.0	R.R. 048 de septiembre 30 de 2003	El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0. Se modifica redacción de objetivo y alcance del procedimiento. Se ajusta redacción de las actividades de la Descripción del procedimiento.
3.0	R.R. 051 de diciembre 30 de 2004	En la Descripción del Proceso se incluye actividad 4 relacionado con incluir en la página WEB de la Contraloría los Informes de Auditoría.
4.0	R.R. 045 de noviembre 30 de 2005	Cambia de versión.
5.0	R.R. 018 de 14 de agosto de 2006	Se elimina en actividad 1 copia dura para la Dirección de Informática para ahorro de papel. En la actividad 2 se dispone que las copias para los clientes sean preferiblemente en medio magnético. Se incluye que el Director de Apoyo al Despacho informe a los clientes que el producto se encuentra disponible en la página WEB. Se cambia fase por ciclo.
6.0	R. R. 029 de Noviembre 03 de 2009	Se modifican las actividades 1 y 2 del procedimiento.
7.0	R.R. 015 de Mayo 14 de 2010	Se modifica el alcance del procedimiento, la base legal, los registros, la actividad 1 del procedimiento. Se establece una observación respecto del tiempo de envió a la Dirección de Apoyo al Despacho. En la actividad 3 se establece una observación que da el término para la publicación y un punto de control para la verificación de la publicación por parte de las Direcciones Sectoriales. Se adiciona el Anexo 1.
8.0	R.R. 007 de marzo 31 de 2011	Se modifica el nombre del procedimiento, con el fin de dejarlo general para los productos del proceso. Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se complementan las definiciones. Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos.
9.0	R.R. 055 de 18 de Diciembre de 2013	Se ajusta el procedimiento a la estructura determinada en el Anexo 2 del Procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión. Se elimina lo pertinente a la Función de Advertencia. Se modifica el responsable de publicar los informes en la página web.
10.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL - PAD	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PVCGF-08 Versión:12.0
		Página 1 de 8

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)	Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para la elaboración y actualización del Plan de Auditoria Distrital - PAD como herramienta que permite la programación del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

2. ALCANCE:

El procedimiento contempla la Elaboración y actualización del PAD.

La elaboración inicia con el análisis de los insumos, con el fin de establecer los sujetos a auditar, la modalidad de auditoria, los recursos (talento humano y tiempo) y resultados esperados y termina con la publicación del PAD en la Intranet de la Contraloría y el registro de la información en el Plan Nacional de Auditorias (PNA) del SINACOF.

La actualización del PAD inicia con la presentación al Director Técnico Sectorial de la propuesta de modificación del PAD y termina con la publicación del PAD actualizado, identificando la versión y la vigencia, en la Intranet de la Contraloría y el registro de los ajustes del PAD en el Plan Nacional de Auditorias (PNA) del SINACOF.

3. BASE LEGAL

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Acuerdo 519	26/12/2012	"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones"
Ley 190	6/06/1995	Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT.	Noviembre de 2012	Metodología adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial construida por la Contraloría General de la República, a través del SINACOF, en cumplimiento a lo normado en el artículo 130 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
Resolución Reglamentaria No. 015	27/05/2015	Por la cual se agrupan por sectores, se clasifican y se asignan los sujetos de vigilancia y control fiscal a las Direcciones Sectoriales de Fiscalización de la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones.
Resolución Reglamentaria No. 007	05/03/2015	Por la cual se reglamenta el Comité Técnico para el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, en la Contraloría de Bogotá, D.C.

4. DEFINICIONES:

ACTUALIZACIÓN DEL PAD. Conjunto de actividades que tiene como propósito incluir, excluir, modificar la programación contenida en el PAD.

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL: revisión o examen de la gestión fiscal, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, que se realiza mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal con el objeto de determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal, en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del estado; la confiabilidad en la información financiera, el cumplimiento en la aplicación de la normatividad vigente y el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos, de manera que permita fundamentar las opiniones, pronunciamientos y conceptos. (Adaptada de la Guía de Auditoría de la CGR, febrero de 2013).

LINEAMIENTOS DE LA ALTA DIRECCIÓN. Orientaciones generales dadas por el Contralor de Bogotá y su equipo directivo tendientes a lograr las políticas y objetivos del plan estratégico institucional, las cuales deberán observarse para la elaboración, revisión, aprobación y modificación de los planes, buscando asegurar la armonización, integración y articulación de todos los procesos.

MODALIDADES DE AUDITORIA: En la Contraloría de Bogotá D.C., se aplican tres modalidades:

* Auditoría de Regularidad¹: es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las Normas de auditoría gubernamental colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia, la economía, la equidad y los costos ambientales, con que logra los resultados, de manera que permitan fundamentar el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno.

* Auditoría de Desempeño²: ejercicio de control fiscal mediante la cual se evalúan políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia con el propósito de emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado.

* Visita de Control Fiscal: actuación adelantada por las direcciones sectoriales de fiscalización de la Contraloría de Bogotá D.C. Grupo Especial y la Dirección de Reacción Inmediata, mediante la cual un equipo de auditoria, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Distrital.

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL PAD. Documento que consolida la planeación del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal y establece las acciones a desarrollar en una vigencia, con el fin de hacer efectiva la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo.

PLAN NACIONAL DE AUDITORIA PNA. Programación anual armonizada y articulada entre la Contraloría General de la República y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio independiente y autónomo del control fiscal micro de las Contralorías en todo el país. (Art. 5 Resolución Orgánica 6193 de 2010, expedida por la CGR).

SINACOF. Es el conjunto de organismos, políticas, principios, normas, métodos, procedimientos, herramientas tecnológicas y mecanismos, estructurados lógicamente, que permiten la armonización, unificación y estandarización del proceso de control fiscal; la coordinación de acciones, la integración y el fortalecimiento de los entes de control fiscal; para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal de las entidades públicas y de los particulares que manejan fondos y bienes públicos. (Art. 1 Resolución Orgánica 6193 de 2010, expedida por la CGR).

5. ANEXOS:

* Anexo 1: Modelo matriz de formulación PAD. Código PVCGF-08-001

* Anexo 2: Estructura Plan de Auditoria Distrital PAD. Código PVCGF-08-002

* Anexo 3: Solicitud de Modificación del PAD. Código PVCGF-08-003

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 ELABORACION DEL PAD

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TÉCNICO DE FISCALIZACIÓN, SUBDIRECTOR Y GERENTE	Analiza los siguientes insumos, con el fin de establecer los sujetos a auditar, la modalidad de auditoria, los recursos (talento humano y tiempo) y resultados esperados: Proceso Direccionamiento Estratégico: Plan Estratégico, Lineamientos de la Alta Dirección e Insumos para la Planificación del control y vigilancia a la gestión fiscal (Observatorio de control fiscal). Proceso de Estudios de Economía y Política Pública: Diagnóstico Sectorial, Mapa de Política Pública, políticas públicas priorizadas y Matriz de Riesgo por Proyectos Proceso de Participación Ciudadana: Respuesta a solicitudes y/o Cuestionarios y Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos. Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal: Informes de Auditoria Anteriores.	.	Observación: Las auditorias de desempeño deben focalizar la temática (procedimiento, proceso, área, contrato, entre otros.) objeto de auditoria. Dicha focalización debe obedecer a temas de impacto o coyunturales que ameritan su ejecución. La priorización de las políticas públicas las realiza la Alta Dirección a partir del mapa de política pública presentado por la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública.
2	SUBDIRECTOR TÉCNICO DE FISCALIZACIÓN Y GERENTE	Diligencia la Matriz de Formulación del PAD.	.	Observación Ver Anexo 1. Matriz de Formulación PAD
3	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL	Aprueba la formulación y programación de auditorias del sector a su cargo, contenida en la Matriz de Formulación del PAD en Comité Técnico. Remite la Matriz de Formulación del PAD a la Dirección de Planeación.	Acta de Comité Técnico Matriz de Formulación PAD Aprobada.	Punto de Control. Verifica que la programación sea coherente con los lineamientos de la Alta Dirección y los requerimientos de los demás procesos.
4	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Y/O TÉCNICO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN	Consolida la Matriz de Formulación del PAD.	.	.
5	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN	Estructura el Plan de Auditoria Distrital - PAD	.	Ver Modelo PAD Anexo 2.
6	DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓN	Revisa el Plan de Auditoría Distrital - PAD y lo presenta al Comité Directivo para su aprobación.	.	Punto de Control: Se verifica el cumplimiento de los lineamientos de la Alta Dirección, requerimientos de otros procesos, cobertura de los sujetos de control, entre otros aspectos.
7	CONTRALOR Y/O CONTRALOR AUXILIAR	Aprueba el PAD en Comité Directivo. En caso de observaciones solicita los respectivos ajustes.	Acta de Comité Directivo Plan de Auditoria Distrital PAD Aprobado	Punto de Control: Conforme a la Ley 190 de 1995, los planes deberán aprobarse antes del 31 de diciembre de cada vigencia.
8	TÉCNICO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN	Publica en la Intranet de la Contraloría el PAD, identificando la versión y la vigencia. Registra la información del PAD en el Plan Nacional de Auditorias (PNA) del SINACOF.	.	Observación: La publicación del PAD en el Plan Nacional de Auditorias, se debe realizar antes del 20 de Enero de cada año, en cumplimiento de los términos establecidos por la Resolución Orgánica 6193 de 2010 de la CGR o la norma que este vigente.

6.2 ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL – PAD

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓN O GERENTE	Presenta al Director Técnico Sectorial las propuestas de modificación del PAD.	.	Ver Anexo 3. Solicitud de Modificaciones al PAD. Punto de control: Las solicitudes de modificaciones deben ser justificadas acorde con los requerimientos del control fiscal.
2	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL	Aprueba en comité técnico la modificación del PAD Remite y sustenta la modificación ante el despacho del Contralor Auxiliar.	Acta de Comité Técnico Memorando remisorio	Punto de control El formato de solicitud debe ser original y debidamente firmado. Las solicitudes de modificación, deben presentarse con mínimo cinco días de antelación a la situación a modificar (fecha de inicio, fecha de terminación).
3	CONTRALOR AUXILIAR	Remite a la Dirección de Planeación la solicitud debidamente firmada.	Solicitud de modificación al PAD	Observación Los originales de las solicitudes debidamente firmadas deben reposar en la Dirección de Planeación.
4	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN	Actualiza el PAD con base en las modificaciones aprobadas.	PAD actualizado	Punto de control: Se debe asegurar que las visitas fiscales realizadas durante la vigencia deben quedar relacionadas en el PAD al finalizar la vigencia.
5	TÉCNICO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN	Publica en la Intranet de la Contraloría el PAD actualizado, identificando la versión y la vigencia. Registra la información del PAD actualizado en el Plan Nacional de Auditorias (PNA) del SINACOF.	.	Observación: El registro en el PNA del SINACOF se realizará en la forma que indique la Oficina de Planeación de la CGR. (Resolución Orgánica 6193 de 2010 expedida por la CGR o la norma que esté vigente)

7. ANEXOS

Anexo 1

	MATRIZ DE FORMULACIÓN PAD	Código formato: PVCGF-08-001
		Código documento: PVCGF-08 Versión: 12.0
		Página: x de y

DIRECCIÓN SECTOR: _______________________

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
No.	SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL	PRESUPUESTO EJECUTADO VIGENCIA ANTERIOR ($ pesos)	GRUPO (I o II)	MODALIDAD DE AUDITORIA	NOMBRE AUDITORIA DE DESEMPEÑO	FECHA PROGRAMADA DE INICIO	FECHA PROGRAMADA DE TERMINACIÓN	AUDITORES PROGRAMADOS	JUSTIFICACION DE LA PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORIA
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
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Aprobación:

Número y Fecha del Acta de CT	Nombre Director Sectorial	Firma
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Instrucciones de diligenciamiento

1. No. Registre el número consecutivo de la relación de auditorias.

2. SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL: Relacione el nombre del sujeto de vigilancia y control fiscal, de conformidad con la norma vigente.

3. PRESUPUESTO EJECUTADO VIGENCIA ANTERIOR ($pesos). Determine el presupuesto ejecutado por la entidad en la vigencia anterior. Esta solamente aplica para el caso de las auditorias regulares.

4. GRUPO. Registre el grupo al cual pertenece el sujeto de control de acuerdo con las siguientes consideraciones: GRUPO I. Sujetos de vigilancia y control fiscal que administran o manejan recursos públicos del Distrito Capital y su composición presupuestal y patrimonial está conformada en un ciento por ciento (100%) y aquellos cuya composición de su capital correspondiente al Distrito Capital sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%). GRUPO II. Sujetos de vigilancia y control fiscal con participación directa o indirecta del Distrito Capital, inferior al cincuenta por ciento (50%) y los particulares, las entidades o empresas que administren, manejen o inviertan recursos públicos.

5. MODALIDAD DE AUDITORIA: Indique la modalidad de auditoría practicada (de regularidad o de Desempeño).

6. NOMBRE AUDITORIA DE DESEMPEÑO: Establezca el nombre de la auditoria de desempeño.

7. FECHA PROGRAMADA DE INICIO. Indique la fecha de inicio de la auditoria desde el inicio de la fase de planeación.

8. FECHA PROGRAMADA DE TERMINACIÓN. Indique la fecha programada de terminación de la auditoria.

9. AUDITORES PROGRAMADOS. Indique el número de auditores programados para adelantar el ejercicio auditor.

10. JUSTIFICACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA. Soportar técnicamente los resultados esperados de la auditoria y las razones por las cuales se escoge el tema de control fiscal, especialmente para el caso de las auditorias de desempeño.

ANEXO 2

.	PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL PAD	Código formato: PVCGF-08-002
		Código documento: PVCGF-08 Versión:
		Página: x de y

MODELO ESTRUCTURA PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL PAD

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL PAD

(VIGENCIA)

CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

CONTRALOR AUXILIAR

BOGOTA, D.C.

CONTENIDO

INDICE

INTRODUCCIÓN. Sección inicial cuyo propósito principal es contextualizar el contenido y alcance del Plan, debe incluir como mínimo la articulación con el Plan Estratégico y al final el número y fecha del acta de Comité Directivo en el cual se aprobó el Plan.

Al leer la introducción deberá hacerse una idea sobre el contenido del documento.

1. OBJETIVOS Y LINEAMIENTOS

Se enuncian de manera sucinta los principales objetivos y estrategias contemplados en los lineamientos de la alta dirección, los requerimientos de los Procesos de Estudios de Economía y Política Pública y de Participación Ciudadana.

2. RESULTADOS DEL PROCESO DE VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL – Vigencia Anterior (indicando la fecha de corte de la información).

* Cobertura del Control fiscal

* Hallazgos de Auditoria

* Indagaciones Preliminares

* Procesos Administrativos Sancionatorios

* Beneficios del Control Fiscal

* Pronunciamiento de la Gestión Fiscal

3. PROGRAMACIÓN PLAN DE AUDITORIA PAD.

Horizonte del Plan. Lapso que comprende el plan.

Cubrimiento Presupuestal. Análisis del presupuesto del distrito frente a la acción fiscalizadora programada

Cobertura Sujetos de Vigilancia y Control Fiscal. Análisis de la cobertura de los sujetos de vigilancia y control fiscal.

Modalidad de Auditorias. Porcentaje de auditorias por modalidad.

Recursos. Criterios que se tuvieron en cuenta para asignar los recursos de tiempo y humanos en la conformación de los equipos de auditoria; determinar el número de funcionarios disponibles por nivel en la dirección sectorial y su asignación.

4. ANEXO.

Relación de las Auditorias programadas. Incluir la matriz consolidada que relacione las auditorias programadas durante la vigencia, determinando el código de cada una.

ANEXO 3

.	SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DEL PAD	Código formato: PVCGF-08-003
		Código documento: PVCGF-08 Versión: 12.0
		Página: x de y

Dirección Sector_____________________________ Fecha _________________

SUJETO DE CONTROL	GRUPO (I, II)	MODALIDAD DE AUDITORIA	NOMBRE DE LA AUDITORIA DE DESEMPEÑO	TIPO DE MODIFICACIÓN (I, E, P, CN, CA)3	JUSTIFICACIÓN	FECHA PROGRAMADA DE INICIACIÓN (Para Inclusión o Prórroga)	FECHA PROGRAMADA DE TERMINACIÓN (Para Inclusión o Prórroga	NUEVO NOMBRE DE LA AUDITORIA DE DESEMPEÑO	NÚMERO DE AUDITORES ASIGNADOS
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DIRECCIÓN SECTORIAL

Presenta Subdirector de Fiscalización ó Gerente: _______________________ Firma: _______________

Aprueba Director Sectorial _____________________________ Firma: ___________________________

CONTRALOR AUXILIAR

Aprobó: SI ____________ NO_________________

Nombre: _______________________________ Firma _________________________________

(Nombre del Contralor (a) Auxiliar)

Observaciones:

___________________________________________________

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1.0	RR 4 Feb-6/03	Se modifica totalmente el procedimiento: "Elaboración Planes de Auditoría Sectorial PAS y su consolidación en el Plan de Auditoría Distrital PAD" adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 04 febrero 6 de 2003, dada la magnitud de las modificaciones determinadas por el equipo de Mejoramiento del Proceso de Prestación de Servicio Micro, las cuales incluyen cambios en su denominación, Alcance, Definiciones, Registros, Descripción de Actividades y Anexos.
2.0	RR 30 May-21/03	El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0. El procedimiento se unificó con el Procedimiento de Seguimiento y Actualización del PAD. Se ajusto redacción de objetivo, alcance, base legal y definiciones. Se modificaron los anexos 1, 2, y 3, haciéndolos más ágiles y concretos en su estructura.
3.0	RR 51 Dic-30/04	Se suprime la Modalidad de Auditoría de Seguimiento. Se incluye la definición de Control Social. Se incluye la actividad relacionado con enviar a la Dirección de Informática el PAD, con el fin de ser publicado en la Página WEB de la entidad, por ende se modifica el consecutivo de actividades del procedimiento. Se deja como ejecutor solo al Contralor Auxiliar en la aprobación de las solicitudes de modificación. Se Ajustó el anexo Nº 1.
4.0	RR 45 Nov-30/05	Cambia de versión.
5.0	RR 18 Ago-14/06	Se modifica el alcance del procedimiento en el sentido que su elaboración y consolidación inicia con la socialización de los lineamientos de la Alta Dirección que deben orientar la armonización, integración y articulación del Proceso de Prestación de Servicio Micro con los demás procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital; termina con la activación del procedimiento para el Control de Documentos Internos. Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. Se establecen dos tipos de auditoria: Regular y especial esta última puede ser de seguimiento y Transversal.
5.0	RR 18 Ago-14/06	Se redefinen los lineamientos de la Alta Dirección buscando asegurar para el PAD y el PAE la armonización, integración y articulación de todos los procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital. Se ajusta fase por ciclo. Se incluye cuadro sobre nivel de complejidad de los sujetos.
6.0	RR 29 Nov-3/09	Se ajusta el número de auditores del cuadro sobre nivel de complejidad de los sujetos de control. Se incluyen registros para las actividades 1, 2 y 9. En la actividad 2 se excluye como responsable a los Jefes de Oficinas Asesoras. En la actividad 3 se incluye el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual. Se elimina la actividad 9 y se renumeran las actividades.
6.0	RR 29 Nov-3/09	Se incluye Punto de Control a la actividad 9. Se modifica la redacción del Punto de Control de la actividad 14. Se incluye en la actividad 15 la aprobación de la modificación al PAD y el registro, respectivamente. Se cambia el reporte de millones a pesos del Presupuesto Ejecutado del Anexo 3. Se modifica el Anexo 3 incluyendo Cantidad de Pronunciamientos, valor de los Beneficios de Control Fiscal, valor de las Advertencias Fiscales comunicadas y Resultados Actuaciones Especiales de Control Fiscal.
7.0	RR 7 Mar-31/11	Se incorpora en definiciones la modalidad de auditoria abreviada y el operativo. En la parte correspondiente a la actualización del PAD se aclara que para el caso de las auditorias abreviadas la actualización se genera en desarrollo de los respectivos seguimientos liderados por la Dirección de planeación, Despacho de Contralor Auxiliar y sectorial respectiva, el ajuste se soporte en acta.
8.0	RR 33 Dic-9/11	El Procedimiento cambia de versión. Se suprime la modalidad de auditoría Abreviada, en todas las partes del procedimiento y anexos. En la Descripción del Procedimiento se suprimen las actividades 9 y 10 relacionadas con la publicación del PAD en la Intranet, la cual queda bajo la responsabilidad de la Dirección de Planeación. Se precisan los puntos de control en aquellas actividades claves del procedimiento que ameritan aprobación. En la solicitud de modificación al PAD (Anexo 4), se agrega un nuevo tipo de modificación relacionado con "CN: cambio de nombre".
9.0	R.R. 30 Dic- 28/12	El procedimiento se adecua a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se actualizan cargos de acuerdo con la nueva estructura interna y denominación de empleos, acorde con lo establecido en el Acuerdo 519 de Diciembre 26 de 2012. Se elimina el Modelo de PAS y la matriz de Administración del Talento Humano. Se actualizan y complementan las definiciones de conformidad con la Guía de Auditoria para las Contralorías Territoriales GAT.
9.0	R.R. 30 Dic- 28/12	Se suprime lo correspondiente al seguimiento del PAD, el cual se incorpora como un nuevo procedimiento con el fin de consolidar la información resultado de la vigilancia y control a la gestión fiscal. Se incorporan actividades relacionadas con el registro y actualización de la información del PAD en el Plan Nacional de Auditorias (PNA) del SINACOF.
10.0	R.R. 045 del 7 de noviembre de 2013	Se actualiza de conformidad con lo establecido en el Procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 033 de 2014. Se incluye en el formato de solicitud de modificación del PAD la aprobación por parte del Director de Planeación. Se incluye la actividad No. 4 de actualización del PAD y se actualizan los puntos de control del procedimiento. En el formato de solicitud de modificación se incluye la modificación relacionada con el cambio del número de auditores.
11.0	R.R. 009 de marzo 13 de 2015	Se eliminan las actividades 3 y 4 correspondientes a la actualización del Plan de Auditoria Distrital PAD, numeral 6.2; en el sentido que las solicitudes de modificación deberán sustentarse por parte de cada director al despacho del Contralor Auxiliar como responsable del proceso. Se modifica el anexo 3.
12.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ASIGNACIÓN Y PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PVCGF-09 Versión: 12.0
		Página 1 de 39

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015.

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO(S):

Estandarizar las actividades que se realizan para la elaboración y comunicación del Memorando de Asignación y la fase de planeación de la auditoría gubernamental.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la Elaboración y comunicación del Memorando de Asignación de Auditoría y termina con la remisión del Plan de Trabajo aprobado al equipo auditor.

La fase de planeación de la auditoría comienza en la fecha programada de inicio de la auditoría en el PAD y termina con la aprobación del Plan de Trabajo.

Este procedimiento aplica para las auditorías de regularidad.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Constitución Política	20/07/1991	Artículos 268 y 272
Ley 42	26/01/1993	Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen
Decreto Ley 1421	22/07/1993	Por el cual se dicta el Régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá (artículo 105 y 109)
Acuerdo 519	26/12/2012	"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones"
Ley 1474	12/07/2011	"Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública".
Normas relativas al Trabajo NART		NART -01 Planeación estratégica NART -02 Plan de Auditoría Distrital PAD NART -03 Memorando de Asignación de Auditoría NART -04 Fases del proceso de auditoría
Normas para la fase de planeación NAFP		NAFP -01 Planeación del trabajo de auditoría NAFP -02 Trabajo del equipo auditor NAFP -03 Integralidad del control NAFP -04 Integración con el proceso de control fiscal macro NAFP -05 Integración con os clientes y partes interesadas NAFP -06 Conocimientos de los procesos de responsabilidad fiscal NAFP -07 Consulta de los sistemas de información NAFP -08 Objetivos de la Auditoría NAFP -09 Evaluación del control fiscal interno NAFP -10 Riesgos institucionales NAFP -11 Alcance de la Auditoría NAFP -12 Apoyo especializado NAFP -13 Criterios de Auditoría NAFP -14 Plan de Trabajo NAFP -15 Programas de Auditoría
Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT.	Noviembre de 2012	Metodología adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial construida por la Contraloría General de la República, a través del SINACOF, en cumplimiento a lo normado en el artículo 130 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
Resolución Reglamentaria No. 007	Marzo 5 de 2015	Por la cual se reglamenta el Comité Técnico para el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, en la Contraloría de Bogotá D.C.

4. DEFINICIONES:

ALCANCE DE AUDITORÍA: marco o límite de una auditoría que se establece a partir del conocimiento de los asuntos misionales, políticas, planes, procesos, riesgos, áreas, proyectos, o temas a evaluar del sujeto de vigilancia y control fiscal, con el fin de determinar los componentes de integralidad que cubre la auditoría y la profundidad o materialidad de los procedimientos de control a aplicar. (Adaptada de la Guía de Auditoría de la CGR, febrero de 2013).

ÁREAS CRÍTICAS: dependencias, proyectos, procesos, áreas o temas del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal que a criterio del equipo auditor presentan aspectos de especial relevancia y que por su importancia deben ser objeto de evaluación por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C.

COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: conjunto de factores que evaluados de manera global y simultánea, permiten obtener elementos de juicio para emitir una opinión sobre los estados contables, el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre el control fiscal interno.

Para la Contraloría de Bogotá D.C., se establece como componentes de integralidad, los previstos en la matriz de calificación de la gestión fiscal: Control de Gestión, Control de Resultados y Control Financiero.

EQUIPO DE AUDITORÍA: equipo interdisciplinario conformado por profesionales comisionados para evaluar la gestión fiscal, mediante la aplicación de diferentes procedimientos de auditoría.

FASE DE PLANEACIÓN: la fase de planeación de la auditoría inicia en la fecha programada en el Plan de Auditoría Distrital PAD. En desarrollo del Memorando de Asignación de Auditoría durante esta fase se elabora el Plan de Trabajo. Tiene como objetivo conocer al Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal para determinar la estrategia de auditoría y la muestra a examinar; se determina que esta fase no debe extenderse por más del 20% del tiempo previsto para el desarrollo de la auditoría.

En esta fase se pondrá especial énfasis en los aspectos relativos a la comprensión del control fiscal interno del auditado y el análisis de los riesgos, mediante el conocimiento de la estructura organizativa del área o dependencias involucradas en el factor a cargo para determinar la segregación de las funciones, la definición de las responsabilidades, los procedimientos y los controles que aplica.

GESTIÓN FISCAL: conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales¹.

MARCA DE AUDITORÍA: son símbolos que pueden ser numéricos o alfabéticos y requieren ser explicados de forma específica y clara. Se utilizan para identificar los procedimientos de auditoría, facilitar y abreviar la clasificación y archivo de los papeles de trabajo.

MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE AUDITORÍA: documento elaborado por el Nivel Directivo de la Dirección Sectorial, a partir del conocimiento y análisis del sector y las particularidades del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar, la comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, la Matriz de Importancia Relativa - MIR, la Matriz de Riesgo por Proyecto y la Política Pública a evaluar en la vigencia, entre otros aspectos.

En este documento se registra de manera concreta y precisa los aspectos de mayor relevancia y los criterios que orienten al equipo de auditoría y coadyuven a focalizar y obtener resultados de calidad en el ejercicio auditor.

MODALIDADES DE AUDITORÍA: En la Contraloría de Bogotá D.C., se aplican tres modalidades:

* AUDITORÍA DE REGULARIDAD²: es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las Normas de auditoría gubernamental colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia, la economía, la equidad y los costos ambientales, con que logra los resultados, de manera que permitan fundamentar el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno.

* AUDITORÍA DE DESEMPEÑO³: ejercicio de control fiscal mediante la cual se evalúan políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia con el propósito de evaluar si lo actuado se ajusta a los principios de la gestión fiscal y emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado.

* VISITA DE CONTROL FISCAL: actuación adelantada por las direcciones sectoriales de fiscalización de la Contraloría de Bogotá D.C. Grupo Especial y la Dirección de Reacción Inmediata, mediante la cual un equipo de auditoría, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Distrital.

MUESTRA: elementos de un universo, seleccionados mediante técnicas estadísticas o no estadísticas, que permiten al auditor obtener evidencias suficientes y competentes para emitir una opinión o un concepto, por tanto su materialidad debe ser representativa.

PAPELES DE TRABAJO: registros efectuados por el auditor, de aquella información obtenida en el desarrollo de la auditoría. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. Tienen como propósito ayudar al auditor a documentar todos los aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los programas de auditoría. Respaldan el informe de auditoría, sirven como fuente de información y facilitan la administración de la auditoría.

Se pueden registrar en papel, en forma electrónica, digital y otros medios similares, deben ser legibles, lógicos, completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente. Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para fácil identificación, se clasifican en: archivo permanente, archivo general y archivo corriente, tal como establece la NAG - 07 Papeles de trabajo⁴.

PARTE INTERESADA: Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal al que se le realiza la respectiva auditoría o se adelanta la visita fiscal.

PLAN DE TRABAJO: documento que se elabora a partir de la orientación y los objetivos definidos en el Memorando de Asignación de Auditoría, del conocimiento del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar y la experticia del equipo auditor. Se constituye en la carta de navegación de la auditoría, contiene el objetivo, el alcance, la muestra, los programas y el cronograma de auditoría.

El Plan de Trabajo contiene:

- Objetivo general de la auditoría

- Alcance de la auditoría

- Identificación de la muestra de auditoría

- Programas y cronograma de auditoría

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA: conjunto de pasos específicos, comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar acabo en forma sistemática y razonable para examinar la gestión, recopilar evidencia para determinar observaciones (hallazgos).

PROGRAMA DE AUDITORÍA⁵: guía del trabajo del auditor; que establece los objetivos, fuentes y criterios de auditoría y procedimientos que se pueden desarrollar durante la fase de planeación y/o ejecución.

El propósito de los programas de auditoría es disponer de un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar sus tareas de manera coherente y lógica, teniendo en cuenta que los procedimientos definidos incluyan la evaluación de la efectividad de los controles y de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales con énfasis en la medición de la efectividad (resultados e impacto) (NAFP – 15).

REFERENCIACIÓN: Identificación alfanumérica colocada en la parte superior derecha de los papeles de trabajo. Se asignará en mesa de trabajo, según criterio seleccionado para agrupar por componentes de integralidad, como por ejemplo: C= Contratación, P= Presupuesto, EC= Estados Contables, PD= Plan de Desarrollo, BS= Balance Social, GA= Gestión Ambiental, entre otras.

REFERENCIACIÓN CRUZADA: Se refiere a la interrelación de asuntos contenidos en uno o varios documentos analizados o papel de trabajo, con las anotaciones de datos, cifras, entre otros incluidos en otros papeles de trabajo. Las reglas básicas de referenciación cruzada son:

* Sólo se referencian de forma cruzada las cifras idénticas;

* Se deberá hacer siempre en ambas direcciones;

* La posición de la referencia en relación con el número referenciado indica la dirección del flujo

5. ANEXOS:

* Anexo 1 Formato: Modelo Memorando de Asignación de Auditoría. Código PVCGF-09-001

* Anexo 2 Formato: Modelo carta de presentación. Código PVCGF-09-002

* Anexo 3 Formato: Inventario Parte Interesada. Código PVCGF-09-003

* Anexo 4 Formato: Modelo Plan de Trabajo. Código PVCGF-09-004

* Anexo 5 Aspectos a tener en cuenta en la Referenciación de papeles de trabajo y marcas de auditoría. Código PVCGF-09-005

* Anexo 6 Formato: Modelo Programa de Auditoría. Código PVCGF-09-006

* Anexo 7 Formato: Cronograma de Auditoría. Código PVCGF-09-007

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN	Elabora y comunica el Memorando de Asignación de Auditoría al equipo auditor.	Memorando de Asignación de Auditoría.	Observación La elaboración del Memorando de Asignación de Auditoría corresponde al Nivel Directivo de la sectorial a partir del conocimiento del sector, los temas de impacto y las particularidades del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar. Punto de control: El Memorando de Asignación de Auditoría, debe notificarse con anterioridad a la fecha programada para el inicio de la auditoría en el PAD, y se elabora conforme con la estructura definida. Ver Anexo 1. Formato Modelo Memorando de Asignación de Auditoría.
2	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN	Remite oficio al representante legal o quien haga sus veces, indicando los objetivos, el inicio de la auditoría y los integrantes del equipo auditor. Solicita en el oficio los recursos logísticos para el desarrollo de la auditoria.	Oficio de comunicación de la auditoría	Observación: En la comunicación se solicita los accesos directos sobre sistemas en línea, previa autorización de claves y atributos y los espacios físicos y elementos logísticos apropiados para el equipo de auditoría, de tal manera que garanticen condiciones adecuadas de salubridad, iluminación y seguridad para el trabajo e independencia de la gestión fiscalizadora. La fecha de notificación del oficio debe ser realizada previa al inicio de la auditoría. Ver Anexo 2. Formato Modelo Carta de Presentación.
3	SUBDIRECTOR⁶ Y/O GERENTE	Recibe por escrito el inventario de bienes devolutivos suministrado por el sujeto de vigilancia y control fiscal.	Anexo 3: Formato Inventario Parte Interesada o documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal	Observación: Se diligenciará el Anexo No. 3: Formato Inventario Parte Interesada. El equipo auditor velará por la seguridad de los bienes suministrados. En caso de no recibir bienes del sujeto de vigilancia y control fiscal la actividad no Aplica. Punto de Control Verificar el estado de los bienes puestos a disposición. El formato debe estar firmado por quien entrega y recibe.
4	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE ⁷ PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O ESPECIALIZADO (Equipo Auditor)	Elaboran el Plan de Trabajo a partir de la orientación y los objetivos definidos en el Memorando de Asignación de Auditoría y el análisis de la siguiente información del sujeto de vigilancia y control fiscal: SIVICOF Cuenta Anual y mensual. Plan de Mejoramiento Información disponible en la Intranet Ficha Técnica. Informe auditorías anteriores, visitas de control fiscal y pronunciamientos Página Web Plan de Desarrollo y/o plan estratégico Informes de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, Mapa de Riesgos Plan de acción Otras fuentes: Temas de impacto del Sector Peticiones, Quejas y Reclamos Información Observatorio de Control Fiscal Informe de Diagnóstico Sectorial Otros documentos de interés para la auditoría.	.	*Observación* La fase de planeación de la auditoría inicia en la fecha programada en el Plan de Auditoría Distrital PAD y corresponde al 20% del total de tiempo asignado para el desarrollo de la auditoría. El Plan de Trabajo incluye objetivo general, alcance, identificación de la muestra objeto de evaluación, los programas y el cronograma de auditoría, en donde se detallan responsables, términos de entrega de informes parciales y el avance de las actividades a ser desarrolladas por el equipo auditor. *Punto de control:* El Subdirector y/o Gerente debe asegurar que los programas de auditoría contengan actividades coherentes y suficientes para el cumplimiento de los lineamientos, el objetivo, el alcance y el tiempo programado para el desarrollo de la auditoría. Ver Anexo 4. Formato Modelo Plan de Trabajo
5	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O ESPECIALIZADO (Equipo Auditor)	Determina la forma cómo se va realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo.	.	Observación El equipo de auditoría debe utilizar las marcas de auditoría ajustadas al Anexo 5 "Aspectos a tener en cuenta en la referenciación de Papeles de Trabajo y Marcas de Auditoría".
6	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O ESPECIALIZADO (Equipo Auditor)	Selecciona la Muestra de Auditoría	.	Observación La muestra se determina de manera clara y precisa por factor, área, proceso, proyecto, contrato, cuenta principal, acciones, metas a evaluar, responsable y justificación de la selección. En este punto se debe registrar claramente qué aspectos o etapas se evalúan y las fechas en que se deben presentar los resultados. A partir de la muestra se busca la integralidad en el proceso auditor, mediante la aplicación de los sistemas y principios de la gestión fiscal.
7	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O ESPECIALIZADO (Equipo Auditor)	Elaboran el (os) programa (s) de Auditoría	.	Observación El programa de auditoría se elabora por factor. Para asegurar la integralidad en la evaluación se incluyen actividades relacionadas con Control Fiscal Interno, Gestión Legal, Rendición y Revisión de la cuenta, Pronunciamientos y Plan de Mejoramiento. Para facilitar la calificación de la Gestión Fiscal se incluirán las actividades necesarias que garanticen su aplicación. Ver Anexo 6: Formato Modelo Programa de Auditoría.
8	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE	Elaboran el cronograma de Auditoría	.	Observación Se elabora un cronograma por auditoría. El cronograma incluye todas las actividades lógicas y secuenciales que permitan la planeación, la ejecución, el seguimiento y el logro de los resultados de la auditoría. Debe ser consensuado con el equipo auditor. Ver Anexo 7: Formato Modelo Cronograma de la Auditoría.
9	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE ⁸ PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O ESPECIALIZADO (Equipo Auditor)	Consolida el plan de trabajo y lo presenta para revisión y aprobación.	.	Observación El plan de trabajo deberá presentarse con antelación a la fecha de terminación de la fase de planeación de la auditoría, para su aprobación. El plan de trabajo se constituye en la carta de navegación de la auditoría, contiene el objetivo, el alcance, la muestra, los programas y el cronograma de auditoría.
10	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN SUBDIRECTOR GERENTE ASESOR Comité Técnico	Revisan y aprueban el Plan de Trabajo. Con observaciones: solicita ajuste dejando evidencia del requerimiento. Sin Observaciones: El Director Técnico Sectorial de Fiscalización firma el Plan de Trabajo aprobado y lo remite al equipo auditor.	Acta de Comité Técnico Plan de Trabajo aprobado	Observación Director Técnico Sectorial de Fiscalización remite copia en medio magnético del Plan de Trabajo aprobado al Responsable del Proceso y a la Dirección de Planeación. El plan de trabajo aprobado hace parte de los papeles de trabajo

7. ANEXOS

(Los documentos que se presentan a continuación como Anexos, son modelos que se deben ajustar de acuerdo con las características propias del sujeto de vigilancia y control fiscal, reemplazando los términos a que haya lugar y eliminando el texto de instrucciones que generalmente se encuentran en cursiva, o en paréntesis; de tal forma que su lectura sea coherente, consistente y lógica)

ANEXO 1

FORMATO MODELO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE AUDITORÍA⁹

PARA:	NOMBRE Y CARGO – SUBDIRECTOR NOMBRE Y CARGO – GERENTE NOMBRE Y CARGO - EQUIPO DE AUDITORÍA
DE:	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN
ASUNTO:	ASIGNACIÒN DE AUDITORÍA

Me permito comunicarles que en desarrollo del Plan de Auditoría Distrital – PAD XXXX han sido asignados para practicar auditoría de regularidad a (nombre completo del sujeto de vigilancia y control fiscal asignado), bajo los siguientes parámetros:

1. OBJETIVO GENERAL

Evaluar la gestión fiscal de (nombre del sujeto de vigilancia y control fiscal) realizada durante la vigencia XXXX, mediante la aplicación simultánea y articulada de los sistemas de control fiscal¹⁰, que se definan¹¹ (enunciar los que se aplican) con el propósito de examinar si los recursos económicos, físicos y humanos, tecnológicos, entre otros, puestos a disposición del gestor fiscal, fueron utilizados de manera eficiente, eficaz, económica, con equidad, valoración de los costos ambientales (enunciar los que se aplican) en que se haya incurrido en el cumplimiento de los objetivos, planes y programas del auditado; de tal forma que permita opinar sobre los estados financieros, emitir el fenecimiento o no de la cuenta correspondiente a la vigencia auditada y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno¹².

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

* Evaluar de manera integral la gestión fiscal en la contratación pública realizada por (nombre sujeto de vigilancia y control fiscal).

* Evaluar la gestión y resultados respecto de la preparación, ejecución y control del presupuesto.

* Establecer si los estados financieros reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación.

* Determinar en qué medida la entidad logró sus objetivos y cumplió los planes, programas y proyectos de inversión, según corresponda, dadas las características del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar.

* Verificar la efectividad de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de evaluación.

* Determinar la calidad y eficiencia del control fiscal interno del sujeto de vigilancia y control fiscal.

* Determinar si durante la vigencia examinada, la gestión de los recursos públicos puestos a disposición se realizó cumpliendo los principios de la gestión fiscal (enumerar los que aplican), de manera que garantice la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir la misión institucional y los fines esenciales del Estado, con el fin de evaluar los resultados de la gestión fiscal, opinar sobre los estados financieros, emitir el fenecimiento o no de la cuenta y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno.

3. VIGENCIA O PERÍODO A AUDITAR

El periodo a evaluar corresponde a la vigencia XXXX.

4. DURACIÓN DE LA AUDITORÍA

(Registrar los parámetros vigentes relacionados con el tiempo, número de funcionarios, nivel de riesgo y porcentaje asignado a cada fase de la Auditoría de regularidad)

La circular No. 010 del 22 de octubre de 2014 y el Memorando radicado No. 3-2014-20695 del 5-11-2014, el periodo para el desarrollo de la auditoría de regularidad es de 100 días hábiles (riesgo alto), 60 días hábiles (riesgo medio), 40 días hábiles (riesgo bajo), contados a partir de su fecha de inicio establecidas en el PAD XXX, según el nivel de riesgo determinado para el sujeto de vigilancia y control fiscal, resultado de la Matriz de Importancia Relativa MIR.

Igualmente se establece los siguientes porcentajes para cada fase de la auditoría

Planeación 20%,

Ejecución 60%

Informe y cierre 20%

(Incluir sólo el cuadro de acuerdo con el riesgo de la auditoría que se esté adelantando):

AUDITORÍAS DE RIESGO (ALTO/MEDIO/BAJO)

FASE	PERIODO
Planeación (20%)	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX
Ejecución (60%).	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX
Informe y cierres de auditoría (20%).	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX

AUDITORÍAS DE RIESGO MEDIO

FASE	PERIODO
Planeación (20%)	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX
Ejecución (60%).	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX
Informe y cierre de auditoría (20%).	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX

AUDITORÍAS DE RIESGO BAJO

FASE	PERIODO
Planeación (20%)	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX
Ejecución (60%).	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX
Informe y cierre de auditoría (20%).	Del XX de xxx hasta el XX de xxx de XXXX

5. ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA EVALUACIÓN

El nivel directivo sectorial, con base en el conocimiento del sector y del sujeto de vigilancia y control fiscal, debe registrar los aspectos puntuales del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar con el fin de orientar al Equipo Auditor hacia la obtención de los resultados esperados y facilitar la focalización de la auditoría, haciendo énfasis en uno o varios de los temas que se relacionan a continuación:

* Nivel de riesgo del sujeto,

* Resultados anteriores auditorías (hallazgos fiscales y temáticas de impacto, pronunciamientos, fenecimiento o no de la cuenta en vigencias anteriores, entre otros),

* Recursos puestos a disposición para la vigencia XXXX, nivel de ejecución de los recursos.

* Proyectos de Inversión vigencia XXXX

* Información contractual (contratos suscritos (cantidad y valor), modalidad de contratación, contratos liquidados, contratos en ejecución, contratos adicionados, según el régimen aplicable).

* Criterios para la determinación de la muestra.

* Temas que por su impacto hayan sido objeto de titulares de prensa o denuncias ciudadanas.

* Otros aspectos que sean de conocimiento del equipo directivo y que puedan brindar información útil para la focalización.

Nota: En este numeral se busca precisar y sintetizar el(os) aspecto(s) sobresaliente(s) del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar. Debe ser breve y conciso evitando realizar transcripciones textuales. No obstante, el Equipo Auditor podrá encontrar en desarrollo de la fase de planeación de la auditoría nuevos elementos, los cuales se incluirán en el Plan de Trabajo. El desarrollo de este numeral se reflejará en la selección de la muestra y la focalización de la auditoría.

6. PLAN DE TRABAJO

El plan de trabajo debe ser presentado ante esta Dirección, para revisión y aprobación, con anterioridad a la fecha de terminación de la etapa de planeación de la auditoría.

Cordialmente,

_______________________________________________

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN

Proyectó:

Elaboró:

Revisó:

ANEXO 2

FORMATO MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN¹³

Doctor (a)

XXXXXXX

CARGO

NOMBRE DEL SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL

Dirección

Código Postal

Asunto: Vigilancia de la gestión fiscal mediante Auditoría de regularidad

Respetado (a) Doctor (a) XXXXXXXXX

La Contraloría de Bogotá D.C., en cumplimiento de las funciones previstas en la Constitución Política, las Leyes y los Acuerdos y en desarrollo del Plan de Auditoría Distrital – PAD, (vigencia), ha programado evaluar la gestión fiscal realizada durante la vigencia XXXX, mediante la aplicación simultánea y articulada de los sistemas de control y principios de la gestión fiscal; a partir del XX de XXXX al XX de XXXX de la vigencia en curso.

En cumplimiento a lo anterior y con el fin de realizar la labor a continuación se presenta el equipo directivo y auditor a cargo de adelantar la auditoría:

Subdirector de Fiscalización

Nombre

Profesión

Gerente de la Auditoría:

Nombre

Profesión

Auditores:

Nombre	Cargo	Profesión
Nombre	Cargo	Profesión
Nombre	Cargo	Profesión
Nombre	Cargo	Profesión

La vigilancia de la gestión fiscal se realizará de acuerdo con las normas de auditoría de general aceptación como guías de desarrollo y evaluación del trabajo en la aplicación de los sistemas de control y los principios de la gestión fiscal.

Para el cumplimiento de los objetivos establecidos, se requiere de su oportuna colaboración, mediante el diligente suministro de la información y demás solicitudes relacionadas con el trabajo que determine el equipo auditor.

Es importante precisar, que es responsabilidad de la administración a su cargo el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C.

Le agradezco impartir las instrucciones pertinentes a quien corresponda, en virtud a que le asiste al sujeto de vigilancia y control fiscal la obligación de suministrar la información con las especificaciones requeridas por la Contraloría de Bogotá D.C., así como los accesos directos sobre sistemas en línea, previa autorización de claves y atributos y de conceder espacios físicos y elementos logísticos apropiados para los equipos de auditoría asignados, de tal manera que garanticen condiciones adecuadas de salubridad, iluminación y seguridad para el trabajo e independencia de la gestión fiscalizadora.

Cordial Saludo,

____________________________________________________

Nombre y Firma - Director Técnico Sectorial de Fiscalización

Proyectó:

Elaboró:

Revisó:

ANEXO 3

FORMATO INVENTARIO PARTE INTERESADA

.	INVENTARIO PARTE INTERESADA	Código formato: PVGF-09-003
		Código documento: PVCGF-09 Versión: 11.0
		Página X de Y

PERIODO PAD:					PERIODO AUDITADO (Vigencia):
SECTOR:					SUJETO:
MODALIDAD DE AUDITORÍA:
Nº	Descripción	Cantidad	Placa	Serie	Estado			Observaciones
					B	R	M

AL INICIO DE LA AUDITORÍA
Contraloría					Parte Interesada
Quien Recibe: Nombre:____________________ Cargo: _____________________ C.C:_______________________ Fecha.______________________ Firma.______________________					Quien Entrega: Nombre:____________________ Cargo: _____________________ C.C.:_______________________ Fecha.______________________ Firma.______________________
AL FINAL DE LA AUDITORÍA
Contraloría					Parte Interesada
Quien Recibe: Nombre:____________________ Cargo: _____________________ C.C:_______________________ Fecha.______________________ Firma.______________________					Quien Entrega: Nombre:____________________ Cargo: _____________________ C.C.:_______________________ Fecha.______________________ Firma.______________________

ANEXO 4

FORMATO MODELO PLAN DE TRABAJO

.	PLAN DE TRABAJO	Código formato: PVCGF-09-004
		Código documento: PVCGF-09 Versión: 11.0
		Página X de Y
AUDITORÍA DE REGULARIDAD (NOMBRE SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL – SIGLA) Período Auditado (Vigencia) PAD XXXX DIRECCIÓN SECTOR ( ______________ ) NOMBRE – Gerente NOMBRE y cargo NOMBRE y cargo Equipo de Auditoría NOMBRE – Subdirector de Fiscalización NOMBRE - Director Fecha de aprobación: _________________ Acta: (No. y Fecha)

1. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

(Transcribir el numeral 1 del Memorando de Asignación de Auditoría).

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

(Definir claramente el marco o límite de la auditoría que se establece a partir del conocimiento de los asuntos misionales, políticas, planes, procesos, riesgos, áreas, proyectos, o temas a evaluar del sujeto de vigilancia y control fiscal, con el fin de determinar los componentes de integralidad que cubre la auditoría y la profundidad o materialidad de los procedimientos de control a aplicar. (Adaptada de la Guía de Auditoría de la CGR, febrero de 2013)).

La evaluación de la gestión fiscal de (nombre del sujeto de vigilancia y control fiscal), se realiza de manera posterior y selectiva, a partir de una muestra representativa, mediante la aplicación de las normas de auditoría de general aceptación, del examen de las operaciones financieras, administrativas y económicas, para determinar la confiabilidad de las cifras, la legalidad de las operaciones, la revisión de la cuenta, la economía y eficiencia con que actuó el gestor público, con el fin de opinar sobre los estados financieros, emitir el fenecimiento o no de la cuenta correspondiente a la vigencia auditada y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno.

(El ((nombre del sujeto de vigilancia y control fiscal) hace parte de la Administración Distrital y tiene como misión: (…) tal como lo establece el (Acuerdo, Decreto vigente) Vr. Gr. Acuerdo 257 de 2006).

La evaluación incluye los siguientes componentes y factores:

(Matriz para sujetos de vigilancia y control fiscal con participación y patrimonio del 100% del Distrito Capital, para los demás se ajustará de acuerdo con sus particularidades y naturaleza jurídica).

Matriz de calificación de la gestión fiscal

COMPONENTE	OBJETIVO DE EVALUACIÓN	FACTOR	PONDERACIÓN	PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL
COMPONENTE	OBJETIVO DE EVALUACIÓN	FACTOR	PONDERACIÓN	EFICACIA	EFICIENCIA	ECONOMÍA
CONTROL DE GESTIÓN (50%)	Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad¹⁴	CONTROL FISCAL INTERNO	20%	X	X	.
		PLAN DE MEJORAMIENTO	10%	X	.	.
		GESTIÓN CONTRACTUAL	60%	X	X	X
		GESTIÓN PRESUPUESTAL	10%	.	X	.
CONTROL DE RESULTADOS (30%)	Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de vigilancia logran sus objetivos y cumplen sus planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un periodo determinado.¹⁵	PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS GESTIÓN AMBIENTAL	100%	X	X	.
CONTROL FINANCIERO (20)	Es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera , comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.¹⁶	ESTADOS CONTABLES	70%	X	.	.
CONTROL FINANCIERO (20)		GESTIÓN FINANCIERA	30%	.	X	.

RESULTADO ESPERADO DE LA AUDITORÍA

(Ajustar para cada componente el propósito que se busca con su evaluación para asegurar el cumplimiento del objetivo y alcance de la auditoría, en el sujeto de vigilancia y control fiscal)

COMPONENTE	FACTOR	RESPONSABLES	RESULTADOS ESPERADOS
CONTROL DE GESTIÓN (50%)	CONTROL FISCAL INTERNO	(Registrar el o los integrante(s) del equipo auditor asignado(s))	Conceptuar sobre la calidad y eficacia del Control Fiscal Interno, a partir de la evaluación de la efectividad de los controles orientados a la protección de los recursos públicos.
	PLAN DE MEJORAMIENTO	(Registrar el o los integrante(s) del equipo auditor asignado(s))	Determinar si las acciones implementadas por el sujeto de vigilancia y control fiscal son efectivas y contribuyen al mejoramiento continuo de la gestión y al adecuado uso de los recursos públicos.
	GESTIÓN CONTRACTUAL	(Registrar el o los integrante(s) del equipo auditor asignado(s))	Determinar si la contratación se realizó cumpliendo con las normas, de manera eficaz, eficiente y económica en coherencia con la misión, los objetivos y las metas institucionales del sujeto de vigilancia y control fiscal auditado y los fines esenciales del Estado.
	GESTIÓN PRESUPUESTAL	(Registrar el o los integrante(s) del equipo auditor asignado(s))	Determinar la efectividad del presupuesto como instrumento de gestión y control para el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales, la legalidad, exactitud, oportunidad e integridad de las operaciones y registros en la ejecución y cierre presupuestal de la vigencia XXXX.
CONTROL DE RESULTADOS (30%)	PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS GESTIÓN AMBIENTAL	(Registrar el o los integrante(s) del equipo auditor asignado(s))	Determinar el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo, el Balance Social y la Gestión Ambiental, para establecer si el sujeto de vigilancia y control fiscal cumplió con los principios de la gestión fiscal y sus resultados acordes con la misión, los objetivos y metas previstas para la vigencia XXXX.
CONTROL FINANCIERO (20%)	ESTADOS CONTABLES	(Registrar el o los integrante(s) del equipo auditor asignado(s))	Establecer si los estados financieros reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
CONTROL FINANCIERO (20%)	GESTIÓN FINANCIERA	(Registrar el o los integrante(s) del equipo auditor asignado(s))	Observar los niveles de liquidez y sostenibilidad empresarial.

Es importante destacar que en la presente auditoría de regularidad se requiere evaluar el aspecto legal, el control fiscal interno y la rendición y revisión de la cuenta de manera integral en cada uno de los componentes descritos en el cuadro anterior.

3. IDENTIFICACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA

La auditoría se hará de forma selectiva e integral a los siguientes factores: programas, planes y proyectos, gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta, gestión legal, control fiscal interno, gestión presupuestal, estados contables y gestión financiera. Además incluye el seguimiento a los Pronunciamientos y el Plan de Mejoramiento. (Ajustar según el objetivo y alcance de la auditoría).

(A continuación se presentan en cada factor, los formatos a diligenciar con un ejemplo a modo de ilustración. Es importante incluir en cada factor un párrafo introductorio que contenga los datos generales que lo contextualice y señale los criterios de selección de la muestra)

3.1 Planes, programas y proyectos

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

Se seleccionarán aquellos proyectos y metas con mayor riesgo, según el resultado de la Matriz de Riesgo por Proyecto¹⁷; así como, los que estén orientados a ejecutar la política pública seleccionada por la Alta Dirección, o, los de mayor impacto.

No. Proy.	Proyecto Inversión	Código Meta	Descripción de la metas proyectos de inversión	Ponderador Meta	Presupuesto asignado a la meta en pesos	Justificación de la selección	Auditor Responsable	Fecha programada de inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
232	Fortalecimiento institucional para el mejoramiento de la gestión del IDU	25	Adelantar El 100 Por Ciento De Las Acciones Requeridas Para Soportar Administrativa Y Jurídicamente La Gestión Institucional	75.4	4.155.995.151	Se toma este proyecto porque responde a la Política de Movilidad y esta es la meta más representativa (75.4% )	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector / Gerente
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.

3.2 Gestión Contractual

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección, Porcentaje con respecto al valor total de los contratos).

La muestra se deberá enfocar a los contratos más significativos y de alto nivel de riesgo, se debe seleccionar el mayor número de contratos a ser auditados en su conjunto por el equipo. No sólo se deben tener en cuenta los contratos suscritos en la vigencia de evaluación, sino los que vienen ejecutándose de vigencias anteriores, siendo necesario el examen de las reservas presupuestales, pasivos exigibles o vigencias futuras constituidas para su ejecución.

No. Contrato	No. Proyecto	Tipo de contrato	Objeto	Valor en pesos	Alcance	Justificación de la selección del contrato	Auditor Responsable	Fecha programada inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
202-2014	232	Obra		559.951.510	Verificar la etapa precontractual y de ejecución.	Sobre este contrato existe una queja y el Tiempo de fecha XX/XX/XX, publicó algunas fallas en su adjudicación.	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector/Gerente

.	.	.	.	.	.	..	.	.	.	.

3.3 Plan de Mejoramiento

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

Seleccionar aquellas acciones cuya fecha programada de terminación es anterior a la fecha de evaluación. En caso de encontrar un número significativo, se seleccionarán las de mayor incidencia en la gestión, en especial en el mejoramiento y en el manejo de recursos públicos. La verificación del cumplimiento (eficacia) y de la efectividad de las acciones así como la calificación corresponde a cada auditor en el factor asignado.

Factor	No. Acción - Vigencia	Descripción de la Acción	Justificación de la selección	Fecha de Terminación prevista	Auditor Responsable	Fecha programada inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
.	232	Formalizar el Manual del Interventor y/o supervisor.	Esta acción tiene un alto impacto en la gestión contractual de la entidad.	31/12/2014	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector
.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.

3.4 Control Fiscal Interno

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

Factor que se evalúa de manera transversal a todos los componentes a partir del conocimiento de los procesos, procedimientos, dependencias involucradas y actividades, donde se identifican los puntos de control relacionados con el manejo de recursos o bienes del Estado.

Factor	Procedimiento y/o Fuente	Punto crítico o actividad clave identificada	Descripción del Control y/o punto de control	Justificación	Auditor Responsable	Fecha programada inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
Gestión Contractual	Procedimiento para el manejo y control de Almacén e inventarios	Recibo a satisfacción de elementos devolutivos	Verificar la existencia en bodega de los elementos y se deja registro magnético.	Se encuentran reiteradas pérdidas de elementos y se identifican procedimientos, actividades y puntos de control sobre este riesgo.	Leonel Camargo	15/02/2014	23/02/2014	26/02/2014 Gerente / Subdirector / Director
.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.

3.5 Gestión Presupuestal

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

Con base en el análisis de la ejecución presupuestal de la vigencia a auditar y los lineamientos de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública, se seleccionan los rubros presupuestales a evaluar, incluyendo: los pasivos exigibles, las reservas, las cuentas por pagar u obligaciones por pagar. Igualmente, cada auditor examina la gestión presupuestal en los contratos a su cargo.

Referencia y/o nombre del rubro, pasivos exigible, reserva presupuestal, cuenta por pagar u obligación por pagar	Valor	Justificación	Auditor Responsable	Fecha programada de inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
Cuentas por pagar - funcionamiento	410.225.320	Se observa un incremento del 22% con respecto a la vigencia anterior.	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector
.	.	.	.	.	.	.

(Aquí se referencian o transcriben de manera resumida los lineamientos de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública)

Estados Contables

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

A partir del análisis vertical y horizontal se establecen las variaciones significativas de los saldos presentados a 31 de diciembre de la vigencia a auditar y las correspondientes cuentas.

Cuenta	Valor	Justificación para su selección	Auditor Responsable	Fecha programada de inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
Edificaciones en curso	5.420.000.000	Según informe de la Contraloría, esta entidad presenta este valor como obra inconclusa. Se busca verificar el estado, los gastos y las razones por las cuales no se han terminado la obra.	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector
.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.

3.7 Gestión Financiera

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

En caso que el sujeto de vigilancia y control fiscal maneje recursos de tesorería, inversiones y/o deuda pública se seleccionarán aquellos indicadores, que a juicio del auditor permitan evaluar la gestión financiera realizada en el periodo auditado.

Concepto o Variable a evaluar	Justificación	Auditor Responsable	Fecha inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
Indicadores	El sujeto de vigilancia y control fiscal presenta liquidez, tiene inversiones y deuda pública	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector
.	.	.	.	.	.

4. PROGRAMAS DE AUDITORÍA

El programa de auditoría se elabora por factor. Para asegurar la integralidad en la evaluación se incluyen actividades relacionadas con Control Fiscal Interno, Gestión Legal, Rendición y Revisión de la cuenta, seguimiento a Pronunciamientos y Plan de Mejoramiento. Igualmente para facilitar la calificación de la Gestión Fiscal se incluirán las actividades necesarias que garanticen su aplicación.

(Ver modelo propuesto, anexo 6 Programa de Auditoría, el cual debe ajustarse a las particularidades del sujeto de vigilancia y control fiscal, el alcance y el objetivo de la auditoría)

5. CRONOGRAMA DE AUDITORÍA

El cronograma incluye todas las actividades lógicas y secuenciales que permitan la planeación, la ejecución, el seguimiento y el logro de los resultados de la auditoría.

(Ver modelo propuesto, Anexo 7 Formato Modelo Cronograma de Auditoría.)

Cordialmente,

(Nombre completo y firma)

Gerente

(Nombre completo, cargo y firma)

Equipo Auditor

(Nombres completos y firmas)

Director y Subdirector Técnico de Fiscalización

Acta Comité Técnico No. ______________ Fecha:

ANEXO 5

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA REFERENCIACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO Y MARCAS DE AUDITORÍA

REFERENCIACIÓN PAPELES DE TRABAJO

Referenciar en auditoría es identificar los papeles de trabajo utilizados.

La referenciación debe hacerse en la parte superior derecha del papel de trabajo y en color diferente al utilizado en la elaboración del mismo, que de acuerdo con la norma de archivo se hace en lápiz rojo.

Se recomienda utilizar una referenciación alfanumérica, es decir, la combinación de letras y números.

La referenciación cruzada es la utilización de códigos para seguir el flujo de trabajo de auditoría.

Las reglas básicas de referenciación cruzada son:

* Sólo se referencian cruzadamente cifras idénticas.

* Se deberá hacer siempre en ambas direcciones.

* La posición de la referencia en relación con el número referenciado indica la dirección del flujo.

Todas las cifras, la información de los componentes de gestión, resultados y financieros del ente o asunto a auditar deben rastrearse fácilmente con los papeles de trabajo.

Cuando los papeles de trabajo se lleven de manera electrónica el archivo, referenciación y marcas de auditoría se hará de conformidad con el sistema que cada contraloría territorial tenga adoptado.

Los papeles de trabajo, físicos o magnéticos podrán ser organizados en carpetas y ser referenciados tal como se muestra en el siguiente esquema para el caso del archivo corriente:

A/C ARCHIVO CORRIENTE
Referenciación	Contenido
A/CP	FASE DE PLANEACIÓN
A/CP -2	Índice
A/CP -3	Memorando de Asignación de Auditoría
A/CP -4	Plan de Trabajo (Programas de Auditoría y Cronograma)
A/CP -5	Determinación de la muestra
A/CP -7	Actas
A/CP -8	Otros

A/CE	FASE DE EJECUCIÓN
A/CE -2	Índice
A/CE -3	Componente XXX
A/CE -4	Componente XXY
A/CE -5	Componente XXZ
A/CE -6	Actas - Informes de Avance
A/CE -7	Otros

A/CI	FASE DE INFORME
A/CI -2	Índice
A/CI -3	Informe Preliminar (*)
A/CI -4	Calificación de la Gestión Fiscal
A/CI -5	Respuesta de la Entidad
A/CI -6	Análisis Respuesta
A/CI -7	Informe Final (*)
A/CI -8	Actas
A/CI -9	Otros

(*) Estos documentos definitivos son responsabilidad de la Dirección Sectorial de Fiscalización.

Nota: Este es un modelo por lo tanto, está sujeto a los cambios y sugerencias para la debida utilización en los resultados de su trabajo. Las marcas de auditoría y la referenciación se realizarán en color rojo.

MARCAS DE AUDITORÍA

Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para un componente de integralidad o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados de forma clara en la parte inferior en los papeles de trabajo.

Las marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la elaboración del papel de trabajo (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo, compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz. Si se elaboran en computador, debe escogerse una letra diferente y preferiblemente resaltada.

Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:

* La explicación de las marcas debe ser específica y clara.

* Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.

* Una misma marca de auditoría no se debe utilizar en una misma hoja de trabajo con significado distinto.

Algunos ejemplos de marcas

MARCA	SIGNIFICADO
¥	Confrontando con libros oficiales de contabilidad
§	Confrontado con documentos fuente
µ	Corrección realizada
ç	Comparado con Auxiliar contable
©	Confrontado sin excepción
^	Sumas verificadas
«	Pendiente de registro
Ø	No reúne requisitos
£	Solicitud de confirmación enviada
∑	Totalizado
©	Conciliado
Ψ	Inspeccionado

ANEXO 6

FORMATO MODELO PROGRAMA DE AUDITORÍA

.	PROGRAMA DE AUDITORÍA	Código formato: PVCGF-09-006
		Código documento: PVCGF-09 Versión: 11.0
		Página X de Y

PAD: (Vigencia)			PERÍODO AUDITADO: ( vigencia)
SECTOR:			SUJETO:
MODALIDAD AUDITORÍA:			.
PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA: (Factor¹⁸)
Responsables: Procedimientos:
DETALLE	FECHA INCIO	FECHA TERMINACION		REF. P/T	OBSERVACIONES
Inicie con verbos rectores en tiempo infinitivo, dado que se debe expresar que se va a hacer-acción concreta a cumplir, en concordancia con el objetivo.	(Se registra la fecha real de evaluación)	(Se registra la fecha real de evaluación)		.	.

ANEXO 7

FORMATO MODELO CRONOGRAMA DE AUDITORÍA

SECTORIAL:	.
PAD: (Vigencia)	.
SUJETO:	.
AUDITORÍA MODALIDAD:	.
VIGENCIA AUDITADA:	.

TIEMPO	.	MES				MES				MES				MES				AUDITOR RESPONSABLE
ACTIVIDAD	.	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	AUDITOR RESPONSABLE
FASE DE PLANEACIÓN	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
FASE DE PLANEACIÓN	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Análisis de Información del sujeto de vigilancia y control fiscal	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Selección de la muestra	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Selección de la muestra	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Elaboración de los programas y el cronograma de la auditoría	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Entrega plan de trabajo	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Entrega plan de trabajo	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
FASE DE EJECUCIÓN	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
FASE DE EJECUCIÓN	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Desarrollo de Programas de Auditoría	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Desarrollo de Programas de Auditoría	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Validación de las observaciones de Auditoría (Mesa de trabajo)	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Presentación Informe por Factor	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Presentación Informe por Factor	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Validación matriz de calificación de la Gestión Fiscal	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Validación matriz de calificación de la Gestión Fiscal	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
FASE DE INFORME Y CIERRE DE AUDITORÍA	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
FASE DE INFORME Y CIERRE DE AUDITORÍA	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Elaboración Informe Preliminar	P		.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Elaboración Informe Preliminar	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Sustentación Informe Preliminar	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Sustentación Informe Preliminar	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Comunicación del Informe Preliminar	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Comunicación del Informe Preliminar	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Valoración respuesta Entidad (valoración Hallazgos) Mesa de Trabajo	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Comunicación Informe Final	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Comunicación Informe Final	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Traslado de Hallazgos	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Traslado de Hallazgos	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Entrega Papeles de Trabajo	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Entrega Papeles de Trabajo	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Reporte Beneficios de Control Fiscal	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Reporte Beneficios de Control Fiscal	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Actualizar y remitir ficha técnica	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Actualizar y remitir ficha técnica	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Presentación Plan de Mejoramiento	P	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
Presentación Plan de Mejoramiento	E	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
P: Programado E: Ejecutado	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha	Descripción de la modificación
1.0	RR 4 Feb-6/03	Modificación del Alcance del Procedimiento de la siguiente forma: "Se inicia con la Consulta de los lineamientos del PAD y termina con la Comunicación al Equipo de Auditoría de las condiciones en que se aprueba el cronograma de actividades, coincidiendo de esta forma con las actividades inicial y final de la Descripción del Procedimiento". Ajustes en las definiciones del procedimiento: Análisis del sujeto de control; Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral; Designación del Equipo de Auditoría y Encargo de Auditoría y Términos de Referencia. Modificación de las siguientes actividades contenidas en la Descripción del Procedimiento, así como en algunos de sus ejecutores: Se modificó el ejecutor de la actividad No. 1: El Responsable Subsectorial consulta los lineamientos del PAD. Se complementó el ejecutor de la actividad No. 3: El Subdirector Técnico de Análisis Sectorial o Director de Desarrollo Local y Participación Ciudadana designa el Analista Sectorial. Se modificó el ejecutor de la actividad No. 4: El Analista Sectorial elabora el Análisis Global del Sector. Se complementó el ejecutor de la actividad No. 5: El Subdirector Técnico de Análisis Sectorial o Analista Sectorial de Participación Ciudadana define los objetivos subsectoriales. Se modificó el ejecutor de la actividad No. 6: El Responsable Subsectorial Elabora el Análisis del Sujeto de Control. Se complementó el ejecutor de la actividad No. 7: El Subdirector Técnico de Fiscalización o Responsable Subsectorial define el Objetivo General de Auditoría. La actividad 15 modificada se convirtió en la No. 14: "En caso de no ser aprobado, devuelve el Memorando de Encargo a los Subdirectores".
1.0	RR 4 Feb-6/03	Se complementó el ejecutor de la actividad No. 8: El Subdirector Técnico de Fiscalización o Responsable Subsectorial define Objetivos Específicos de Auditoría. Agrupación de las actividades Nos. 12, 13, 14, 17, 18, 19 y 20 en las Nos. 12 y 13, así: No. 12: "El Subdirector de Fiscalización recibe del responsable Subsectorial el proyecto de Memorando de Encargo de Auditoría, lo revisa y lo presenta para aprobación en el Comité Técnico Sectorial" y No. 13: "En caso de ser aprobado, firma y comunica el Memorando de Encargo al Equipo de Auditoría y al Analista Sectorial, continuando con la actividad No. 16)". La actividad 16 modificada y complementada en sus ejecutores, se convirtió en la No. 15: "El Subdirector de FIS y/o de Análisis Sectorial, y los Analistas Sectoriales Ajustan el Memorando de Encargo de Auditoría, continuando con la actividad No. 12". La actividad 21 se convirtió en la No. 16: "Presenta al Subdirector de Fiscalización dentro de los tres (3) días siguientes el Cronograma de Actividades para la Fase de Planeación". La actividad 22 se convirtió en la No. 17: "Aprueba el Cronograma de Actividades". La actividad 23 modificada se convirtió en la No. 18: "Comunica al Equipo de Auditoría las condiciones en que se aprueba el cronograma de actividades de la Fase de Planeación", incluyendo además, la siguiente observación: Si en el término de dos (2) días, el Equipo de Auditoría no recibe respuesta, el cronograma se entenderá aprobado. Supresión en la carátula del Anexo 1 "Modelo Memorando Encargo de Auditoría" del renglón 4 "Memorando Encargo de Auditoría", por encontrarse ya contemplado en el renglón 2. Inclusión dentro del primer párrafo del cuerpo del Modelo de la fase, el periodo del PAD auditado y la vigencia. Así mismo, ajustes a las inconsistencias de redacción, sintaxis, ortografía y morfología presentadas en el procedimiento.
2.0	RR 30 May-21/03	Se modificó el Alcance del procedimiento dado que se incluyó la actividad No. 1 "Conforma los Equipos de Auditoría. Se ajustó redacción de algunas definiciones. Se incluyó al Equipo Auditor en la elaboración del Memorando de Encargo de Auditoría, lo que generó modificación en las actividades del procedimiento. La Duración de las fases de auditoría se ajustó así: planeación hasta 15%, Ejecución hasta 70% e Informe hasta el 15% Se ajustó el Modelo de Encargo de Auditoría haciéndolo más ágil y flexible.
3.0	RR 51 Dic-30/04	Se suprime lo relacionado con: Análisis Sectorial, el análisis del Sujeto de Control y los Objetivos Específicos de la Auditoría. Se establece que el tiempo máximo en la fase de informe y cierre de auditoría es de veintiún (21) días hábiles teniendo en cuenta que este puede variar dependiendo de la comunicación del informe preliminar y la conformidad al plan de mejoramiento. Para la fase de planeación y ejecución el comité técnico sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance de la auditoría, etc., para la distribución del tiempo. Se incluye la actividad relacionado con el establecimiento de las acciones ciudadanas. Así mismo, el Subdirector Técnico Sectorial y/o Subdirectores, presenta ante el Director de la Entidad o Sujeto de Control, el Equipo Auditor y determina los recursos necesarios para la auditoría.
3.0	RR 51 Dic-30/04	Los parámetros del Memorando de Encargo de Auditoría quedaron de la siguiente manera: 1. Objetivo general de la auditora. 2. Componentes de integralidad básicos. 3. Objetivos subsectoriales. 4. Acciones ciudadanas. 5. Objetivos de articulación con los procesos de la entidad. 6. Objetivos transversales. 7. Duración de la auditoría.
4.0	RR 45 Nov-30/05	Cambia de versión
5.0	RR 18 Ago-14/06	Se modifica el alcance del procedimiento inicia con el análisis del sujeto de control, la socialización y comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, continua con la integración del equipo de auditoría y termina con la presentación del mismo ante el sujeto de control. Se ajusta la base legal al Acuerdo No 361 de 2009. En la definición del Memorando de Encargo, se señala que deben incluirse los elementos de articulación, integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital. Se incluye una actividad para los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, así mismo que debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión del sujeto de control.
5.0	RR 18 Ago-14/06	Se eliminan los porcentajes de las fases de auditoría incluida la de cierre y se dispone que el tiempo máximo en la fase de informe y cierre de auditoría es de veintiún (21) días hábiles, y que para la fase de planeación y ejecución el comité técnico sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance, entre otros, para la distribución de los días hábiles asignados a la respectiva auditoría. Se modifica el Anexo 2 Modelo Encargo de Auditoría y se incluyen los siguientes aspectos: en los componentes de integralidad se insiste en los objetivos de articulación los elementos de integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital, así como los hechos relevantes establecidos en la revisión de la cuenta. Se crea una actividad orientada a asegurar por parte del representante legal de la entidad una presentación al equipo auditor que contenga: una visión global de la entidad, como está organizada y administrada sus principales cambios normativos y situación de control interno. Se incluye solicitar al representante legal del sujeto el suministro de equipos de cómputo, herramientas e instalaciones adecuadas para el equipo auditor.
6.0	RR 29 Nov-03/09	Se ajustan las definiciones del procedimiento, se incluye la definición de componente de integralidad, equipo de análisis; se elimina la nota respecto de los veintiún días hábiles en la fase de informe y cierre de auditoría, teniendo en cuenta que no es procedente. Se modifican los registros. Se modifican las actividades del procedimiento: Actividad 2 se establece una observación para el equipo de análisis en las auditorías transversales. Actividad 4 se elimina una de las observaciones. Actividad 5 se elimina en su totalidad. Actividad 5 (nueva) se modifica la redacción de la actividad y se establece un punto de control. Actividad 6 (nueva) se modifica la redacción de la actividad. Actividad 8 (nueva) se modifica la columna de registros y se adiciona una observación. Se modifica el Anexo 1 y 2 del procedimiento.
7.0	RR 7 Mar-31/11	Se incorpora la modalidad de auditoría abreviada especificando las actividades y/o registros que no aplican a la misma.
8.0	RR 33 Dic-9/11	Se modificó el nombre por "Procedimiento para la elaboración del memorando de asignación de auditoría". Del procedimiento se suprime la modalidad de auditoría abreviada y lo relacionado con el análisis sectorial. Se ajusta el alcance del procedimiento y se complementan las definiciones técnicas del mismo. En base legal se actualiza el normograma, incorporando la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública". En la descripción del procedimiento, se ajustan las actividades, observaciones y puntos de control. Se incorporaron los siguientes anexos: * Modelo carta de presentación. * Modelo programa de auditoría y cronograma de actividades. * Metodología para evaluar el sistema de control interno – SCI. * Metodología para la evaluación de la gestión y resultados. * Metodología para la evaluación de la gestión y resultados en Fondos de * * * Desarrollo Local. * Metodología para la evaluación de la gestión y resultados en Curadurías Urbanas. * Procedimiento auditoría especial empresas de capital mixto en las empresas de servicios públicos mixtas con participación accionaria del Distrito Capital. * Muestra de auditoría * Metodología evaluación gestión ambiental.
9.0	RR 030 Diciembre 28 de 2012	Se modificó el nombre por "Procedimiento para la elaboración del memorando de asignación y planeación de la auditoría". Se ajusta el procedimiento a la nueva estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos determinada en el Acuerdo 519 de 2012. Se complementan definiciones de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT. Se eliminan los anexos relacionados con las metodologías, en el entendido que éstas se desarrollan durante la fase de ejecución de la auditoría. Se elimina el anexo de acciones ciudadanas. Se incluyen actividades del procedimiento parte interesada y papeles de trabajo y se incorporan anexos de los mismos Se incorpora anexo relacionado con algunos aspectos a tener en cuenta para determinar las áreas críticas.
10.0	RR 055 del 18 de diciembre de 2013	La actualización del procedimiento obedece a: Ajustar el procedimiento a la nueva estructura determinada para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión SIG. Incorporar las directrices de las Circulares 013 y 014 de 2014. Incluir el documento Plan de Trabajo como resultado de la fase de planeación de la auditoría, que contiene el objetivo general, el alcance, la identificación de la muestra, los programas y el cronograma de auditoría. Definir que el seguimiento al plan de trabajo corresponde al Subdirector y/o Gerente en las fechas programadas en los formatos de identificación de la muestra de auditoría.
11.0	R.R. 009 del 13/03/2015	Este procedimiento se actualiza teniendo en cuenta que la Corte Constitucional mediante Sentencia C-103/15 declara inexequible el numeral 7º del artículo 5º del Decreto 267 de 2000 "Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República, se establece su estructura orgánica, se fijan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones" relacionado con la función de "7. Advertir sobre operaciones o procesos en ejecución para prever graves riesgos que comprometan el patrimonio público y ejercer el control posterior sobre los hechos así identificados".
12.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORÍA Y CIERRE DE AUDITORÍA	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PVCGF-12 Versión: 15.0
		Página 1 de 50

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO(S):

Establecer las actividades para elaborar el informe y cierre de auditoría.

2. ALCANCE:

Inicia con la elaboración del informe preliminar con base en los informes por factor, de conformidad con la estructura determinada en el anexo 1 y termina con la revisión y remisión a la Dirección de Planeación de la Ficha Técnica del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal actualizada.

Este procedimiento aplica para las auditorias de regularidad.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Constitución Política	20/07/1991	Artículos 268 y 272
Ley 42	26/01/1993	Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen
Decreto Ley 1421	22/07/1193	Por el cual se dicta el Régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá (artículo 105 y 109)
Acuerdo 519	26/12/2012	"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones"
Ley 1474 de 2011	12/07/2011	"Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública".
Normas relativas a la Fase de Informe NAFI		Normas para la fase de Informe NAFI-01 Elementos constitutivos el informe NAFI-02 Comunicación y traslado de las observaciones y hallazgos NAFI-03 Respuesta de la entidad NAFI-04 Declaración sobre las normas de auditoria del proceso auditor territorial NAFI-05 Dictamen integral NAFI-06 Concepto sobre la gestión fiscal NAFI-07 Concepto NAFI-08 Plan de mejoramiento Normas para las actividades de cierre NAPA-01 Aspectos Generales NAPA-02 Beneficios de control fiscal NAPA-03 Papeles de trabajo NAPA-04 Preservación del producto informe
Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT.	Noviembre de 2012	Metodología adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial construida por la Contraloría General de la República, a través del SINACF, en cumplimiento a lo normado en el artículo 130 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
Resolución Reglamentaria 018	10/06/2015	Por la cual se crea y se reglamenta el Comité de Aseguramiento de la Calidad del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal en la Contraloría de Bogotá D.C., y se dictan otras disposiciones.

4. DEFINICIONES:

Archivo: ordenamiento clasificado de documentos y archivos magnéticos que correspondan al Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal – PVCGF.

Archivo Corriente: en este archivo se consignan las evidencias obtenidas en el desarrollo de la auditoría. Se organizan y reverencian en concordancia con las tres fases de la auditoría: planeación, ejecución e informe.

Archivo General: documentos que soportan la organización, planificación y administración de la auditoría. En ese archivo se conserva la correspondencia, los informes de la entidad, entre otros documentos.

Archivo Permanente: documentos que sirven de información para la auditoría. En este archivo se consigna la normatividad interna y externa que rige tanto al ente de control como al sujeto auditado.

Auditoría Gubernamental: revisión o examen de la gestión fiscal, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, que se realiza mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal con el objeto de determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal, en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del estado; la confiabilidad en la información financiera, el cumplimiento en la aplicación de la normatividad vigente y el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos, de manera que permita fundamentar las opiniones, pronunciamientos y conceptos. (Adaptada de la Guía de Auditoría de la CGR, febrero de 2013).

Componente de Integralidad: conjunto de factores que evaluados de manera global y simultánea, permiten obtener elementos de juicio para emitir la opinión sobre los estados contables, el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre el control fiscal interno.

Control de Gestión: examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.

Control de Legalidad: comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.

Control de Resultados: examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de vigilancia logran sus objetivos y cumplen sus planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un periodo determinado.

Control Financiero: examen que se realiza, con base en las normas de auditoria de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera , comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Control Fiscal Interno: conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad para el desarrollo de las actividades, operaciones y actuaciones económicas, jurídicas y tecnológicas, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado. Es ejercido por los sujetos de vigilancia y control fiscal, bajo responsabilidad de la alta dirección, en procura que la administración de los recursos o bienes del Estado, se realice con sujeción a los principios de la gestión fiscal: eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales y estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Dictamen Integral: expresión de las conclusiones finales a las que ha llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y evaluación del sistema de control interno. Es integral por cuanto se ha hecho una evaluación conjunta al aplicar en forma articulada los diferentes sistemas de control.

En el dictamen integral de la auditoría, se incluye el fenecimiento de la cuenta, el concepto sobre la gestión fiscal, la opinión sobre la razonabilidad de los estados contables, conceptualización del sistema de control interno, así como el cumplimiento del plan de mejoramiento.

Equipo de Auditoria: equipo interdisciplinario conformado por profesionales comisionados para evaluar la gestión fiscal, mediante la aplicación de diferentes procedimientos de auditoria.

Evaluación de Control Interno: análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

Fase de Informe y Cierre de Auditoría: en esta fase se consolidan los resultados de la evaluación de los componentes y factores de auditoría, que se comunican al sujeto de control a través del informe preliminar. Con base en los ajustes producto de la respuesta de la entidad se elabora el informe final que contiene el consolidado de la calificación de la gestión fiscal, el fenecimiento, el concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno y el párrafo de presentación del plan de mejoramiento.

Incluye las actividades necesarias y la entrega de todos los documentos para la culminación del proceso auditor.

El informe empieza a elaborarse desde la fase de planeación de la auditoría, es responsabilidad del Nivel Directivo su supervisión, comprobando que éste revele todos los aspectos que contribuyan al objetivo de la auditoría y describa los resultados fundamentados y soportados en las evidencias obtenidas a lo largo del examen de manera que brinden suficiente información sobre las situaciones o deficiencias más importantes que afectan adversamente la gestión de los recursos públicos.

Fase de seguimiento: comprende la comprobación de qué acciones ha formulado el sujeto de vigilancia y control fiscal en el plan de mejoramiento, para solucionar de manera definitiva los hallazgos de auditoria determinados por el Organismo de Control, así como la verificación del grado de avance de las acciones ejecutadas y la efectividad de las mismas para subsanar las causas de los hallazgos.

El seguimiento se realiza en la siguiente auditoria con el fin de constatar las acciones y medidas adoptadas por el sujeto de vigilancia y control fiscal para asegurar la corrección de los informes de auditoría y los estudios de economía y política pública, comunicados por la Contraloría. En caso de encontrar que no se han adoptado las acciones o medidas adecuadas, el Auditor analiza la pertinencia de aplicar el proceso administrativo sancionatorio.

Fenecimiento: es el acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría por los sujetos de vigilancia y control fiscal. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará juicio fiscal¹.

El fenecimiento o no de la cuenta es el resultado de la evaluación que realiza la Contraloría mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal para determinar si la gestión se realizó cumpliendo los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad, efectividad y valoración de los costos ambientales. Es emitido a través del dictamen integral contenido en el Informe de Auditoría de regularidad, que comprende una "opinión" sobre la razonabilidad de los estados contables, la calificación de la gestión fiscal y el concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno.

Foliar: numerar los folios de un impreso, libro o documento.

Gestión Fiscal: conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales².

Informe de Auditoría: documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el memorando de asignación. Corresponde a un documento "ejecutivo", que contemple una sinopsis de los principales aspectos obtenidos en ejecución de la actuación fiscal.

Matriz de Calificación de la Gestión Fiscal: es un instrumento de apoyo y soporte para los equipos auditores, que facilita calificar de manera objetiva los resultados de la auditoría a los sujetos de vigilancia y control fiscal, aplicando los principios de eficacia, eficiencia y economía con el fin de calificar la gestión fiscal, emitir el fenecimiento y el concepto sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno.

Memorando de Asignación de Auditoría: documento elaborado por el Nivel Directivo de la Dirección Sectorial, a partir del conocimiento y análisis del sector y las particularidades del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar, la comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, la Matriz de Importancia Relativa - MIR, la Matriz de Riesgo por Proyecto y la Política Pública a evaluar en la vigencia, entre otros aspectos.

Modalidades de Auditoria

En la Contraloría de Bogotá D.C., se aplican tres modalidades:

* Auditoría de regularidad³: es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las Normas de auditoría gubernamental colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales, con que logra los resultados, de manera que permitan fundamentar el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre la calidad/eficacia y eficiencia del control fiscal interno.

* Auditoría de desempeño⁴: ejercicio de control fiscal mediante la cual se evalúan políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia con el propósito de evaluar si lo actuado se ajusta a los principios de la gestión fiscal y emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado.

* Visita de control fiscal: actuación adelantada por las direcciones sectoriales de fiscalización de la Contraloría de Bogotá D.C. y la Dirección de Reacción Inmediata, mediante la cual un equipo de auditoria, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Distrital.

Muestra: elementos de un universo, seleccionados mediante técnicas estadísticas o no estadísticas, que permiten al auditor obtener evidencias suficientes y competentes para emitir una opinión o un concepto, por tanto su materialidad debe ser representativa.

Papeles de Trabajo: registros efectuados por el auditor, de aquella información obtenida en el desarrollo de la auditoría. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. Tienen como propósito ayudar al auditor a documentar todos los aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los programas de auditoría. Respaldan el informe de auditoría, sirven como fuente de información y facilitan la administración de la auditoría.

Parte Interesada: Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal al que se le realiza la respectiva auditoría o se adelanta la visita fiscal.

Plan de Mejoramiento: es el documento que contiene el conjunto de acciones que se compromete a implementar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones en materia de gestión, de control interno, de contratación, contable y financiera y de resultados que se derivan de las auditorias y de los estudios de economía y política pública que adelanta la Contraloría de Bogotá, D.C., producto de la vigilancia y control a la gestión fiscal.

Procedimiento de Auditoría: conjunto de pasos o actividades específicas, comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar acabo en forma sistemática y razonable para examinar la gestión, recopilar evidencia para determinar observaciones (hallazgos).

Programa de Auditoría: guía del trabajo del auditor; que establece los objetivos, fuentes y criterios de auditoría y procedimientos que se pueden desarrollar durante la fase de planeación y/o⁶ejecución.

Propiedad: dominio que tiene el Sujeto de Control sobre los bienes que están siendo utilizados durante el desarrollo de la auditoria.

Principios de la Gestión Fiscal: la ley 42 de 1993, en el Artículo 8º establece que "la vigilancia de la gestión fiscal del Estado, se fundamenta en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un período determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados (eficiencia); que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo (economía); que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas (eficacia). Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales (equidad) y cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos" (valoración de costos ambientales). Paréntesis fuera del texto.

Revisión de Cuentas: estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

Sistema de Vigilancia y Control Fiscal (SIVICOF): sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, anual y ocasional, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.

Sistema de Gestión de Procesos (SIGESPRO): herramienta que administra, gestiona y controla la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

Socialización de Resultados: es el evento mediante el cual se divulgan los resultados obtenidos en el desarrollo del PAD. Se incluirá el resultado de la auditoría con el énfasis adecuado sobre el producto de los insumos originados en las inquietudes de la comunidad. De acuerdo con el número de ciudadanos participantes en el ejercicio de la auditoría social se realizará mesa final del equipo auditor con los participantes.

5. ANEXOS:

* Anexo No. 1 Modelo estructura Informe auditoría de regularidad. Código PVCGF-12-001

* Anexo No. 2 Cuadro consolidado de observaciones (Hallazgos). Código PVCGF-12-002

* Anexo No. 3 Formato Análisis Respuesta Informe Preliminar. Código PVCGF-12-003

* Anexo No. 4 Formato Traslado Hallazgo Fiscal. Código PVGF-12-004

* Anexo No. 5 Oficio Traslado presunto hallazgo penal y/o disciplinario. Código PVCGF-12-005

* Anexo No. 6 Modelo "Dictamen Integral". Código PVCGF-12-006

* Anexo No. 7 Modelo Informe Ejecutivo. Código PVCGF-12-007

* Anexo No. 8 Formato Ficha Técnica. Código PVCGF 12-008

* Anexo No. 9 Archivo de papeles de trabajo. Código PVCGF-12-009

* Anexo No. 10 Carátula de la carpeta de archivo. Código PVCGF-12-010

* Anexo No. 11 Modelo de entrega papeles de trabajo en CD. Código PVCGF-12-011

* Anexo No. 12 Modelo lista de chequeo para recibo papeles de trabajo. Código PVCGF-12-012

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
6.1 ELABORACIÓN INFORME DE AUDITORIA
1	PROFESIONAL ESPECIALIZADO⁷	Consolida el Informe preliminar con base en los informes por factor, atendiendo la estructura determinada en el anexo 1 y lo presenta al Subdirector y/o Gerente	.	Observación: Las cifras utilizadas en el informe deben ir en una sola unidad de medida: pesos, miles, millones, billones de pesos, etc. El valor de los hallazgos fiscales será en pesos. El informe debe ser técnico, su contenido debe ser breve, conciso, claro y básicamente relacionar los resultados en cumplimiento del objetivo de la auditoría. Ver matriz caracterización del producto Para dar cumplimiento a los requerimientos de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública y el aplicativo AUDIBAL⁸, el informe de los factores de presupuesto y estados contables con su respectiva opinión deben remitirse al sujeto de vigilancia y control fiscal con anterioridad al informe preliminar de auditoria⁹, Para su validación se adelantara la actividad No 6 valoración de respuesta de la entidad. Ver anexo 1: Modelo estructura Informe auditoría de regularidad.
2	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE	Revisa con el equipo auditor el Informe preliminar. Con observaciones: solicita al equipo auditor efectuar los ajustes, dejando evidencia del requerimiento efectuado. Sin observaciones: remite al Director el informe preliminar en medio magnético para su revisión y aprobación.	.	Punto de control: Verifica que se hayan cumplido los objetivos establecidos en el Memorando de Asignación de Auditoria y el porcentaje de la muestra determinada para cada factor en el Plan de Trabajo. Verifica que el informe cumpla con los atributos y características de presentación determinadas en la caracterización del producto, así como la estructura establecida en el anexo 1. Verifica que las observaciones de auditoria se redacten de manera sucinta, en el numeral correspondiente, indicando la presunta incidencia disciplinaria y/o penal, la cuantía en caso de incidencia fiscal y la situación evidenciada, de tal forma que la lectura del primer párrafo permita una visión general de la deficiencia o irregularidad encontrada. Verifica que el total de observaciones de auditoria relacionados, en el anexo 2 coincida con lo establecido en el cuerpo del informe en cantidad y referenciación. Verifica que el informe preliminar contenga la totalidad de resultados de la auditoria y que las afirmaciones, conceptos, opiniones y/o observaciones, estén respaldadas con evidencia valida, suficiente, pertinente y competente
3	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE	Sustenta el informe preliminar ante el Director Sectorial de Fiscalización.	.	.
4	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN	Revisa y aprueba de forma y de fondo el informe preliminar: Aprobado: Continua con la actividad No 5 No aprobado: aplica procedimiento para el control de Producto no Conforme	Informe preliminar de auditoria	Observación: El informe preliminar no incluye los numerales 1.6 Concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno, 1.7 Concepto sobre fenecimiento ni el párrafo de presentación del plan de mejoramiento que hacen parte del dictamen integral. El informe validado de los factores de presupuesto y estados contables SERA INCLUIDO EN EL INFORME PRELIMINAR¹⁰ situación que será informada al sujeto de control en el oficio de remisión, aclarando que el sujeto ya ejerció el derecho de contradicción en estos dos factores¹¹ Punto de control: Constata que el informe preliminar contemple lo definido en la caracterización del producto, para garantizar su conformidad. Y cumpla los objetivos definidos en el Memorando de Asignación de Auditoria y Plan de Trabajo.
5	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN	Comunica el informe preliminar aprobado al sujeto de vigilancia y control fiscal	Oficio remisorio	Observación: En la comunicación se le debe precisar al auditado que es la ÚNICA oportunidad para que presente los argumentos y soportes necesarios que permitan desvirtuar dichas observaciones. Dependiendo el nivel de riesgo del sujeto de vigilancia y control fiscal y el alcance de la auditoria, a criterio del Director Sectorial de Fiscalización, se puede otorgar entre tres (3) y ocho (8) días calendario para dar respuesta al informe preliminar. Podrá concederse prórroga de máximo tres (3) días hábiles por caso fortuito o fuerza mayor debidamente justificada.
6	SUBDIRECTOR Y GERENTE PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Recibe y analiza la respuesta del sujeto de vigilancia y control fiscal. Valida en mesa de trabajo, las observaciones con base en el análisis efectuado a la respuesta de la entidad: Respuesta satisfactoria: desvirtúa la observación. Si la respuesta no desvirtúa la observación, se configura en hallazgo definitivo. En caso de desvirtuarse alguna presunta incidencia se ajustará su redacción. Si no se logra consenso sobre la observación, se recurre al Comité Técnico del PVCGF, de conformidad con la normatividad vigente y se deja constancia en mesa de trabajo No se tiene la evidencia suficiente, se activa procedimiento para la indagación preliminar.	Acta de mesa de trabajo¹²	Observaciones: Si el sujeto de vigilancia y control fiscal no presenta argumentos ni soportes, el equipo auditor dejará constancia en acta, configurándose el hallazgo de auditoria. Las situaciones que no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, podrán ser objeto de pronunciamiento activándose el procedimiento correspondiente. Para el análisis en detalle de cada observación utilizar el anexo 3 "Formato Análisis Respuesta Informe Preliminar". Este formato quedará como anexo del acta de mesa de trabajo respectiva. Las observaciones desvirtuadas por el sujeto de vigilancia y control fiscal, conservaran el numeral y la descripción con el cual se identificó en el informe preliminar, concluyendo con el siguiente texto "Según el análisis efectuado a la respuesta remitida, se acepta los argumentos planteados y se retira la observación".
7	GERENTE PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Consolidan el informe final de auditoría y lo presenta al Director Sectorial de Fiscalización.	.	Observación: Aquellos hallazgos de auditoria que presenten condiciones similares y se repitan en los factores evaluados deben unificarse, para facilitar su análisis y seguimiento. Punto de control: Verifica que el informe final contenga la totalidad de resultados de la auditoria y que las afirmaciones, conceptos, opiniones y/o observaciones, estén respaldadas con evidencia valida, suficiente, pertinente y competente El informe final de auditoria incluye los numerales 1.4 "concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno y 1.7 "concepto sobre el fenecimiento" y el párrafo de presentación del plan de mejoramiento. Las observaciones desvirtuadas por el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal, conservaran el numeral y la descripción con el cual se identificó en el informe preliminar, concluyendo con el siguiente texto: "Según el análisis efectuado a la respuesta remitida, se aceptan los argumentos planteados y se retira la observación". Ver Anexo No. 6: Modelo "Dictamen de Auditoria Integral". Ver anexo No 2: Cuadro consolidado de observaciones (Hallazgos) de auditoria.
8	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN	Revisa y aprueba informe final. Sin observaciones: Aprueba el informe Con observaciones: aplica procedimiento para el control de Producto no Conforme.	Informe final de Auditoria	Punto de control: Verifica que el informe cumpla con los requisitos establecidos en la caracterización del producto.
9	PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR) PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (DIRECCIÓN DE ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA)	Aplica procedimiento para la formulación del plan de mejoramiento	Número de radicación	Observación: Esta actividad se realiza conforme al instructivo del Formato de Plan de Mejoramiento previsto en la Resolución Reglamentaria vigente con anterioridad a la radicación del informe final de auditoria.
10	SUBDIRECTOR Y/O GERENTE	Verifica la inclusión en el formato de formulación del plan de mejoramiento de la totalidad de hallazgos comunicados en el informe final de auditoria o estudio de economía y política pública revisando cantidades y contenidos que concuerden con el descrito en el informe final.	.	.
11	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL, DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA, DIRECTOR DE ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA	Comunica el informe definitivo al sujeto de vigilancia y control fiscal. Remite copia del oficio remisorio con el radicado del sujeto de vigilancia y control fiscal a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la habilitación del SIVICOF al sujeto de vigilancia y control fiscal para que incorpore el plan de mejoramiento correspondiente. Envía copia magnética del informe final a la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública –. (DEEPP), en los casos que aplique. Activa el Procedimiento para la Preservación del Producto.	Oficio remisorio del informe final Memorando remisorio de la copia magnética del informe final a la DEEPP.	Observaciones: En el oficio remisorio del informe final de auditoría, al sujeto de vigilancia y control fiscal se solicita e indica la fecha de presentación del plan de mejoramiento, en los términos y forma establecidos en la resolución vigente. Igualmente se debe informar el código de la actuación que debe ser utilizado para la formulación del plan de mejoramiento en el SIVICOF. El código de la auditoria se encuentra en el PAD vigente y en la carátula del informe Punto de Control: El plan de mejoramiento se presentará únicamente a través del sistema de vigilancia y control fiscal – SIVICOF. El Director Técnico Sectorial de Fiscalización, el Director de Reacción Inmediata o el Director de Estudios de Economía y Política Pública, según corresponda, podrá conceder prórroga por fuerza mayor o caso fortuito, debidamente justificado, por solicitud escrita del sujeto de vigilancia y control fiscal.
12	SUBDIRECTOR Y GERENTE	Elabora informe ejecutivo que señale de manera concreta los resultados obtenidos en la auditoria y los presenta al Director Sectorial de Fiscalización.	.	Observación: El informe ejecutivo impreso y en medio magnético se remite a la Oficina Asesora de Comunicaciones y a la Dirección de Apoyo al despacho, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la radicación del informe final al sujeto de vigilancia y control fiscal auditado.
13	PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Diligencia el formato para el traslado del hallazgo fiscal.	.	Ver anexo 4 – Formato Traslado Hallazgo Fiscal.
14	SUBDIRECTOR Y GERENTE	Revisa el formato de traslado de hallazgo fiscal de auditoría y sus soportes, registrando su firma y los remite al Director Sectorial.	.	Observación: Los formatos se diligencian de manera completa, sin tachones ni enmendaduras.
15	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN	Traslada los hallazgos de auditoria verificando el cumplimiento de los requisitos: Cumple: firma los formatos de traslado de hallazgo fiscal y el oficio remisorio de los presuntos hallazgos disciplinarios y/o penales a las autoridades competentes. No cumple: solicita su diligenciamiento de manera completa, dejando evidencia del requerimiento	Memorando y/o Oficio de traslado de hallazgos.	Punto de control: Verificar que los hallazgos de auditoria a trasladar correspondan al total de los comunicados en el informe final de auditoria. El traslado de los hallazgos se debe realizar máximo dentro de los (5) cinco días hábiles siguientes al cierre de auditoría. Ver anexo 5 – Oficio Traslado del presunto hallazgo disciplinario y/o penal.
16	GERENTE PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo auditor)	Cuantifican y trasladan los beneficios de control fiscal (en caso que aplique) de acuerdo con el procedimiento.	.	Observación: Activa Procedimiento para la Identificación, Evaluación, Cualificación y Cuantificación de los Beneficios del Control Fiscal.
6.2. CIERRE DE AUDITORÍA
17	GERENTE, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo auditor)	Actualizan la "Ficha Técnica del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal", y la remiten a la Dirección Sectorial de Fiscalización en copia física y magnética.	.	Observación: La actualización de la ficha técnica aplica para las auditorías de regularidad. La copia física hace parte de los papeles de trabajo y la magnética debe ser remitida a la Dirección de Planeación. Ver Anexo 8: Ficha Técnica del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal
18	GERENTE PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo auditor)	Preparan los papeles de trabajo debidamente foliados y clasificados según corresponda y los entregan al administrador de archivo y/o funcionario designado. Diligencian el Formato Único de Inventario Documental¹³ y entrega al administrador de archivo o funcionario designado Entrega los papeles de trabajo al Archivo Central, codificados según tabla de retención documental, aplica para el caso de las Gerencias de Localidades.	Formato Único de Inventario Documental	Observación: Los Papeles de Trabajo están conformados por los documentos contenidos en los Archivos; Corriente, General y Permanente. Cuando sea en Medio Magnético se hará en CD, de conformidad con la tabla de retención documental. En la auditoría de regularidad que realizan las Gerencias de Localidades se archivan los papeles de trabajo debidamente foliados y referenciados en las dependencias de dichas oficinas. Ver Anexo 9 - Archivo de Papeles de Trabajo. Ver Anexo 10 - Carátula de la Carpeta de Archivo. Ver Anexo 11 - Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD.
19	ADMINISTRADOR DE ARCHIVO Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO	Revisa la foliación, referenciación y codificación de los papeles de trabajo, según la Tabla de Retención Documental de la dependencia. En caso de encontrar inconsistencias en los papeles de trabajo, proyecta memorando para firma del Subdirector solicitando los ajustes al Equipo Auditor.	Papeles de trabajo	Observación: Aplica lista de chequeo para recibo papeles de trabajo, Anexo 12.
20	GERENTE	Devuelve los bienes suministrados para la ejecución del trabajo.	Formato Inventario parte Interesada	Observaciones: Se diligencia y firma el Formato Inventario parte Interesada, en el título correspondiente (Al Final de la Auditoria).
21	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN	Revisa y remite a la Dirección de Planeación: Ficha Técnica del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal, actualizada en medio magnético.	Ficha Técnica, actualizada	Observación: La ficha técnica del sujeto de vigilancia y control fiscal será publicada en la intranet.

7. ANEXOS

ANEXO No. 1.

MODELO ESTRUCTURA INFORME AUDITORÍA DE REGULARIDAD¹⁴

INFORME DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD

CÓDIGO ____¹⁵

NOMBRE SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL – SIGLA

Período Auditado (Vigencia)

PAD XXX

DIRECCIÓN SECTOR ______________

Ciudad, Fecha

MODELO "HOJA DE PRESENTACIÓN"

Nombres y Apellidos

Contralor de Bogotá D.C.

Nombres y Apellidos

Contralor Auxiliar

Nombres y Apellidos

Director Sectorial

Nombres y Apellidos

Subdirector de Fiscalización

Nombres y Apellidos

Asesor

Equipo de Auditoría:

Nombres y apellidos:	Gerente
Nombres y apellidos:	Cargo

MODELO "TABLA DE CONTENIDO"

1. DICTAMEN INTEGRAL. Ver Anexo 6

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA: Resultados por componente discriminado por factor, debe ser lo suficientemente ilustrativo, sin que corresponda a la transcripción completa de los papeles de trabajo, de acuerdo con la siguiente estructura.

2.1 Componente (Nombre del Componente)

2.1.1 Factor (Nombre del Factor)

Indicar claramente el alcance y la muestra de auditoría de cada factor evaluado y la relación de observaciones (hallazgos para el caso del informe final) de auditoría debidamente tipificados, junto con un breve análisis de la respuesta de la entidad.

Para el informe final, las observaciones desvirtuadas por el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal, conservarán el numeral y la descripción con el cual se identificaron en el informe preliminar, concluyendo con el siguiente texto: "Según el análisis efectuado a la respuesta remitida, se aceptan los argumentos planteados y se retira la observación".

Se deben desarrollar todos los factores auditados incluyendo la revisión y rendición de la cuenta y pronunciarse sobre la totalidad de la muestra auditada (Se debe elaborar un párrafo que dé cuenta de los contratos auditados que no presentan observaciones y/o hallazgos). Aspectos como la gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones, la gestión ambiental y el balance social serán evaluados en el factor de planes, programas y proyectos cuando aplique.

3. OTROS RESULTADOS

3.1. SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTOS

3.2. ATENCIÓN DE QUEJAS

3.3. BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL

4. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES (HALLAZGOS). Ver Anexo 2

Anexo 2.

"CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES¹⁶ (HALLAZGOS)¹⁷

TIPO DE HALLAZGO (Observaciones)18	CANTIDAD	VALOR (En pesos)	REFERENCIACIÓN19
1. ADMINISTRATIVOS	XX	N.A	.
2. DISCIPLINARIOS	XX	N.A	.
3. PENALES	XX	N.A	.
4. FISCALES	XX	$XX	.

N.A: No aplica.

ANEXO No. 3

Formato Análisis Respuesta Informe Preliminar

.	ANÁLISIS RESPUESTA INFORME PRELIMINAR	Código formato: PVCGF-12-002
		Código documento: PVCGF-12 Versión: 15.0
		Página X de Y

(1) Observación establecida en el Informe Preliminar		(2) Respuesta Sujeto de Vigilancia y Control, al Informe Preliminar	(3) Análisis Repuesta Sujeto de Vigilancia y Control	(4) Decisión
Numeral	Descripción		(3) Análisis Repuesta Sujeto de Vigilancia y Control	(4) Decisión
.	.	.	.	.
.	.	.	.	.
.	.	.	.	.
.	.	.	.	.
.	.	.	.	.
.	.	.	.	.
.	.	.	.	.
.	.	.	.	.
.	.	.	.	.

Instructivo:

(1) Observación establecida en el Informe Preliminar: Se registra el número de la Observación y se trascribe la descripción tal como se presenta en el Informe Preliminar.

(2) Respuesta Sujeto de Control al Informe Preliminar: De cada hallazgo se transcribe de manera sucinta los aspectos importantes presentados por el sujeto de control, de manera que permita tener claro los argumentos que justifican la contradicción a la observación establecida por la Contraloría.

(3) Análisis Repuesta Sujeto de Control: Presenta el resultado del análisis que permite señalar de manera clara y concisa las razones por las cuales la observación se ratifica como hallazgo, o no procede, así mismo, cuando se toma la decisión de cambio de incidencia.

(4) Decisión: Se establece básicamente si se ratifica como hallazgo y con qué incidencia, o de lo contrario, si a partir de la argumentación dada por el sujeto de control se retira la observación y no se configura como hallazgo.

ANEXO 4

FORMATO TRASLADO HALLAZGO FISCAL

FORMATO DE TRASLADO DE HALLAZGO FISCAL – Cód²⁰:

Si el hallazgo es por irregularidades en CONTRATACIÓN, diligenciar el siguiente cuadro:

Nº Contrato (Reportado en la Cuenta)	Objeto del Contrato	Valor (en pesos)	Nombre del Contratista	Vigencia (Año de suscripción del contrato)	Tipo- registro Convenio Contrato Orden Aceptación oferta mercantil	Tipología (1) Ver códigos última hoja
.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.

I. DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA QUE EFECTÚA LA AUDITORÍA

a. Dirección Sectorial: ________________________________________________

b. Sujeto de Control, programa o proyecto: _______________________________

c. Auditoría, Modalidad:

1. Regularidad ___________

2. Desempeño ___________

3. Visita de Control Fiscal ___________

4. Otra _________

d. PAD________ PERIODO: ________

e. Fecha de iniciación de la auditoría o actuación fiscal: DD____ MM _____AA___

f. Fecha de terminación de la auditoría o actuación fiscal ²¹: DD___ MM ___AA___

g. Fecha de reporte del hallazgo al Jefe inmediato DD___ MM ___AA___

h. Auditor que configuró el hallazgo:

5. NOMBRE ____________________________ CARGO ____________________

II. DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD AUDITADA, PROGRAMA O PROYECTO

a. Nombre o Razón Social:	.
b. NIT:	.
c. Naturaleza Jurídica:	.
d. Domicilio:	.
e. Representante Legal:	.
f. Cargo:	.
g. Cédula:	.
h. Dirección:	.
i. Teléfonos:	.

III. ANTECEDENTES DEL INFORME DE AUDITORÍA

a. Origen:

PAD: ______

DENUNCIA: _______

OTRO______ ¿Cuál?: ______________________________________

b. Período evaluado: de: _________________ a: ______________________

c. Características del Hallazgo Fiscal:

6. Faltante de Bienes: ________

Faltante de Fondos: ________

Irregularidades en Contratación: ________

Irregularidades en Cuentas: ________

7. Otros: ______ ¿Cuál?_______________________________________

IV. DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS PRESUNTAMENTE IRREGULARES

¿Qué ocurrió? (Hechos): _________________________________________________

(Aquí se deben plasmar la condición del hallazgo - irregularidades)

DETRIMENTO AL PATRIMONIO

CONCEPTO (máximo utilizar 3 líneas)	VALOR
.	.
.	.
Total detrimento	.

FUENTE: Carpeta contractual (En que folios si aplica)

¿Cuándo? (Fechas):

Suscripción del Contrato:	.
Acta de Inicio:	.
Acta de suspensión:	.
Acta de renovación:	.
Acta de Terminación:	.
Liquidación:	.
Órdenes de Pago:	.

(En caso de ser por irregularidades en contratación)

¿Dónde? (Entidad, Lugares):

________________________________________

¿Cómo? (Método):

________________________________________

(Aquí el cómo del hallazgo)

¿Por qué? (Causas y Efectos):

________________________________________

(Aquí se plasman las causas del hallazgo y sus correspondientes efectos)

V. NORMAS PRESUNTAMENTE VIOLADAS (Criterio)

Especiales	Generales
.	.

VI. MATERIAL PROBATORIO QUE SUSTENTA EL (LOS) HALLAZGO(S)

.	Descripción del documento	# Folios
1	Formato de Traslado de hallazgo fiscal	1-4
2	Contrato de obra texto total de obra	5-10
3	Actas iniciación	.
4	Actas de suspensión	.
5	Actas de renovación	.
6	Actas de terminación	.
7	Actas de liquidación	.
8	Resoluciones	.
9	Órdenes de pago (anticipo – avances - transacciones virtuales )	.
10	Liquidación Final	.
11	Texto del contrato de interventoría	.
12	Director de interventoría	.
13	Órdenes de pago a la interventoría	.
14	Informes de interventoría	.
15	Requerimientos realizados	.
16	Otros	.

El # Folios es en forma de índice no la cantidad de folios

VII. VALOR DEL MONTO O DAÑO PATRIMONIAL

$ ________________________ (Letras) __________________________

Observaciones:

_______________________________________________

VIII. PRESUNTOS RESPONSABLES

Persona Natural

1. Nombre	.
2. Cédula	.
3. Cargo	.
4. Dirección	.
5. Teléfono	.
6. Cuantía	.
7. Período de Gestión	.

(Se deben diligenciar todos los espacios, por favor que la información este completa, ya que por falta de estos datos devuelven los hallazgos) (Funcionarios)

Persona Jurídica

1. Nombre	.
2. NIT	.
3. Representante Legal	.
4. Cédula	.
5. Dirección	.
6. Teléfono	.
7. Cuantía	.

Contratista

IX. GARANTE:

Del Presunto Responsable	.
Del Bien	.
Del Contrato	.
Otros	.

(Se marca X dependiendo que se ampara)

Compañía que expide la garantía	.
Numero contrato de garantía o póliza	.

Amparo	Vigencia desde	Vigencia hasta	Suma Asegurada
.	.	.	.
.	.	.	.
.	.	.	.

(Citar el valor asegurado, el riesgo asegurado y la vigencia del seguro y acompañar copia completa y legible del contrato de garantía o póliza de seguro).

X. MONTO DE LA MENOR CUANTÍA PARA CONTRATACIÓN DE LA ENTIDAD AFECTADA:

Vigencia	Menor cuantía
.	.

(En la vigencia anual en que se causó el daño patrimonial)

XI. RESPUESTA DE LA ENTIDAD

No. Radicado Entidad	No. Radicado Contraloría	Fecha Radicado Contraloría
.	.	.

Respuesta Entidad	Valoración Equipo Auditor
(Texto de la respuesta)	(texto de la valoración)

XII. OTRO TIPO DE INCIDENCIA

Incidencia	Oficio	Fecha
Disciplinaria	.	.
Penal	.	.

Enunciar si este hallazgo además tiene presuntas incidencias disciplinarias y penales e indicar el Nº del radicado utilizado en SIGESPRO si se comunicó a las instancias competentes.

XIII. FIRMAS

________________________ ________________________

Subdirector o Gerente (Nombre y firma) Director Sectorial (Nombre y firma)

Director de Reacción Inmediata (Nombre y firma)

Coordinador Grupo Especial (Nombre y firma)

TIPOLOGÍAS DE CONTRATOS

ANEXO 5

MODELO OFICIO TRASLADO DE PRESUNTO HALLAZGO PENAL Y/O DISCIPLINARIO²²

Señores

XXXX

(FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Unidad de Delitos contra la Administración Pública

o PERSONERÍA DE BOGOTÀ D.C.)

Ciudad

REFERENCIA: Traslado de Presunto(s) Hallazgo (s) (Penal y/o Disciplinario) resultado de la evaluación a la Gestión Fiscal de la vigencia xxxx a (Sujeto De Vigilancia Y Control Fiscal), realizada por la Dirección Sector (xxxx) mediante Auditoria (Modalidad).

Respetados Señores:

En cumplimiento de los deberes constitucionales de colaboración y coordinación institucional, la Contraloría de Bogotá D.C., se permite dar a conocer el (los) siguiente (s) hecho(s):

(Primer hallazgo)

I. IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO

(Numeral y descripción)

II. DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS PRESUNTAMENTE IRREGULARES

Relato de los hechos concretos de manera lógica y coherente.

(Segundo hallazgo)

I. IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO

(Numeral y descripción)

(…)

Atentamente,

_________________________________________

Director Sectorial (Nombre y firma)

Director de Reacción Inmediata (Nombre y firma)

Coordinador Grupo Especial (Nombre y firma)

Copia:

Anexo: Informe final de Auditoria comunicado al Sujeto de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal en un CD.

(Pie de página comunicaciones oficiales)

ANEXO 6

MODELO DICTAMEN INTEGRAL²³

Doctor

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Ciudad

Asunto: Dictamen de Auditoría de regularidad vigencia XXXX

La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría de regularidad a la entidad XYZ evaluando los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales (Enumerar solamente los principios evaluados) con que administró los recursos puestos a su disposición; los resultados de los planes, programas y proyectos; la gestión contractual; la calidad y eficiencia del control fiscal interno; el cumplimiento al plan de mejoramiento; la gestión financiera a través del examen del Balance General a 31 de diciembre de XXXX y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de XXXX; (cifras que fueron comparadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizó conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados financieros de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en la aplicación de los sistemas de control de Gestión, Resultados y Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros), el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno.

El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización, la adecuada gestión de los recursos públicos y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.; compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el dictamen integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno.

En el trabajo de auditoría se presentaron las siguientes limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría (describir las limitaciones si las hubo; en caso contrario, el presente párrafo debe hacer expresa alusión de que no hubo limitaciones en el alcance), por lo que la Contraloría se reserva el derecho de revisar el tema y pronunciarse al respecto en un próximo informe de auditoría, con relación a los hechos que pudieron ocurrir durante esta vigencia.

Las observaciones se dieron a conocer a la entidad en el informe preliminar de auditoria, la respuesta de la administración fue valorada y analizada tal como se señala en el Capítulo de resultados del presente informe de auditoría.

1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

Producto de la evaluación realizada por este organismo de control se determinaron los siguientes aspectos: (hacer énfasis en los principios de gestión fiscal evaluados en cada uno de ellos).

1.1 Control de Gestión

Incluir de forma sucinta y concreta las debilidades que afectan la gestión e inciden en el concepto de fenecimiento. (El detalle de cada uno de los hallazgos se plasmará en el Capítulo de resultados del informe de auditoría). Explicar de manera clara y concreta el resultado de cada principio evaluado fundamentado y soportado en las evidencias obtenidas en la auditoría de manera que brinde información sobre las situaciones o deficiencias más importantes que afecta positiva o adversamente la gestión de los recursos públicos.

1.2 Control de Resultados

Incluir de forma sucinta y concreta las debilidades que afectan la gestión e inciden en el concepto de fenecimiento. (El detalle de cada uno de los hallazgos se plasmará en el Capítulo de resultados del informe de auditoría). Explicar de manera clara y concreta el resultado de cada principio evaluado fundamentado y soportado en las evidencias obtenidas en la auditoría de manera que brinde información sobre las situaciones o deficiencias más importantes que afecta positiva o adversamente la gestión de los recursos públicos.

1.3 Control Financiero

1.4 Concepto sobre la rendición y revisión de la cuenta

El Representante Legal del (nombre del sujeto de vigilancia y control fiscal), rindió (o no) la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del XXXX, dentro de los plazos previstos en la Resolución (colocar número y fecha de la Resolución vigente relacionada con la rendición de la cuenta), presentada a la Contraloría de Bogotá a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF con fecha de recepción (colocar la fecha día del mes de XXX del año), dando cumplimiento a lo establecido en los procedimientos y disposiciones legales que para tal efecto ha establecido la Contraloría de Bogotá D.C..

1.5 Opinión sobre los Estados Contables

En este numeral de acuerdo con los resultados obtenidos de la evaluación a los estados contables, se establece el tipo de opinión respectivo, ajustándolo como se presenta a continuación:

Párrafo del tipo de opinión

Opinión Limpia

En nuestra opinión, los estados contables arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la entidad XYZ, a 31 de diciembre de XXXX así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General.

Opinión Con Salvedades

En nuestra opinión, "excepto por" o "con sujeción a" lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables de la Entidad XYZ, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de XXXX y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General de la Nación.

Opinión Negativa o Adversa

En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables de la Entidad XYZ, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la entidad XYZ a 31 de diciembre de XXXX, y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General de la Nación.

Abstención de Opinión

Debido a que el auditado no suministró la información requerida, tales como documentos fuentes de los registros contables, sus soportes, los libros principales oficiales y libros auxiliares; y que el auditor, por las mismas limitaciones en el suministro de información, no le fue posible aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar la razonabilidad de los registros y saldos de las cuentas que se presentan en los estados contables con corte a 31 de diciembre del año XXX, la Contraloría se abstiene de emitir una opinión y no emite opinión alguna sobre la razonabilidad de los estados contables mencionados.

Cuando se emite una abstención de opinión, el párrafo introductorio se cambia de "hemos auditado" por "fuimos designados para auditar" y se elimina el párrafo de alcance.

1.6 Concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno

Corresponde a la Contraloría conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades, en cumplimiento del numeral 6 del Artículo 268 de la Constitución Política.

A modo de ejemplo se presenta el siguiente modelo de concepto, que hace parte del Dictamen Integral de auditoría, siendo necesario ajustarlo a los resultados particulares de la evaluación; en los siguientes términos:

El control fiscal interno implementado en la entidad xxx en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno y de los principios de la gestión fiscal: eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales (Enunciar solamente los principios evaluados) obtuvo una calificación del YY% de calidad y del ZZ% de eficiencia, para un total del(XX%), porcentaje que permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e instrumentos establecidos por el sujeto de vigilancia y control fiscal, para salvaguardar los bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, (garantizan o no garantizan) su protección y adecuado uso; así mismo ( permite o no permiten) el logro de los objetivos institucionales.

Señalar los resultados de la evaluación del sistema de control fiscal interno en cada uno de los factores evaluados:

Los resultados se soportan en los hallazgos de auditoría determinados en la evaluación al control fiscal interno realizada a los diferentes factores, en los que se evidenció ineficacia de los controles, inadecuada gestión de riesgos, inadecuada segregación de funciones, responsabilidades, competencias, o autoridad, débiles mecanismos de denuncia, inexistencia de rendición de cuenta, carencia de recursos apropiados; entre otros.

Los resultados descritos deben guardar coherencia con la calificación de cada elemento a considerar establecido en la matriz y los resultados generales de la auditoría, debidamente soportados y sustentados en los papeles de trabajo del Auditor.

1.7 Concepto sobre el fenecimiento

Los resultados descritos en los numerales anteriores, producto de la aplicación de los sistemas de control de gestión, de resultados y financiero permiten establecer que la gestión fiscal de la vigencia XXXX realizada por el (sujeto de vigilancia y control fiscal); en cumplimiento de su misión, objetivos, planes y programas, se ajustó (no se ajustó) a los principios de (Enunciarlos) evaluados.

Con fundamento en lo anterior, la Contraloría de Bogotá D.C. concluye que la cuenta correspondiente a la vigencia XXXX, auditada se (FENECE o NO FENECE).

Presentación del Plan de mejoramiento

A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita subsanar las causas de los hallazgos, en el menor tiempo posible, dando cumplimiento a los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de (indicar la fecha de presentación del plan de mejoramiento, en los términos y forma establecidos en la resolución vigente), en la forma, términos y contenido previstos por la Contraloría de Bogotá D.C.. El incumplimiento a este requerimiento dará origen a las sanciones previstas en los Artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993.

El presente informe contiene los resultados y hallazgos evidenciados por este Organismo de Control. "Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal²⁴".

Atentamente,

Director Técnico Sectorial de Fiscalización

Revisó: Subdirector de fiscalización y/o gerente

Elaboró: Equipo Auditor

ANEXO 7

MODELO INFORME EJECUTIVO²⁵

PORTADA

(Se mantiene la portada y contraportada del Informe de Auditoria)

CONTENIDO

(No podrá exceder de diez (10) páginas)

1 DICTAMEN INTEGRAL (Concepto sobre el fenecimiento, Opinión de los Estados Contables y Concepto sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno).

Para la auditoria de desempeño este numeral corresponde al concepto sobre las políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico transversal evaluado.

2 DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS (Numeral y descripción).

3 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS.

TIPO DE HALLAZGO	CANTIDAD	VALOR (En pesos)	REFERENCIACIÓN²⁶
1. ADMINISTRATIVOS	XX	N.A	.
2. DISCIPLINARIOS	XX	N.A	.
3. PENALES	XX	N.A	.
4. FISCALES	XX	$XX	.

4 TEMAS DE IMPACTO (Registrar los temas o resultado de mayor impacto que considera debe divulgarse).

ANEXO No. 8

FICHA TÉCNICA

.	FICHA TÉCNICA	Código formato: PVCGF-12-008
		Código documento: PVCGF-12 Versión: 15.0
		Página X de Y

Dirección Sectorial: ________________________________________________

Fecha de actualización: ____________________________________________

I. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
Nombre:	______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
	______________________________________
Naturaleza Jurídica:	(Enuncie si la entidad es un establecimiento público, empresa industrial y comercial, sociedad de economía mixta sometida al régimen de las empresas industriales y comerciales del estado, unidad administrativa especial con o sin personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.)
	________________________________
Misión:	_______________________________ _______________________________ ( Escriba la misión de la entidad )


	________________________________
Visión:	_______________________________ _______________________________ ( Escriba la visión de la entidad )


	________________________________ ________________________________
Objetivos corporativos:	________________________________ ________________________________ (Escriba los objetivos corporativos de la entidad)

II. HECHOS O TENDENCIAS DEL AÑO, RELEVANTES EN EL SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL

(Descripción de las normas de creación de la entidad, las reestructuraciones o modificaciones que haya tenido, y los hechos más importantes en el desarrollo de sus actividades de manera concisa)

III. ORGANIGRAMA: (Incluya en este recuadro la estructura orgánica de la entidad)

(Verifique que la estructura orgánica de la entidad se encuentre formalmente establecida y anexe una copia de la misma, que incluya el acto administrativo mediante el cual se aprobó)

IV. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD

1. NORMATIVIDAD GENERAL²⁷:

AMBITO	NORMA	ARTÍCULO Y/O NUMERAL
CONSTITUCIONAL	.	.
LEGAL	.	.
OTRO (especifique)	.	.

2. NORMATIVIDAD ESPECÍFICA²⁸:

TEMAS	NORMA	ARTÍCULO Y/O NUMERAL
PERSONAL:	.	.
CONTRATACION:	.	.
CONTROL INTERNO:	.	.
PRESUPUESTO:	.	.
ESTADOS CONTABLES:	.	.
OTROS (especifique):	.	.

V. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS OFRECIDOS POR LA ENTIDAD:

PRODUCTO Y/O SERVICIO	UNIDAD DE MEDIDA	CANTIDAD	VALOR
.	.	.	.
.	.	.	.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

PRODUCTO O SERVICIO: Enuncie los principales servicios o productos que la entidad ofrece, en cumplimiento de su objeto social.

UNIDAD DE MEDIDA: Registre el nombre de la unidad de medida del bien o servicio ofrecido (Ej.: metros cúbicos de agua, KW/H, cupos escolares, consultas realizadas etc.).

CANTIDAD: Registre el número total de unidades de medida vendidas por cada uno de los productos o servicios ofrecidos por la entidad.

VALOR: Escriba el valor total facturado por cada servicio ofrecido por la entidad.

VI. ESTADOS FINANCIEROS

CONCEPTO	PERIODO
CONCEPTO	N-1	N
ACTIVO	.	.
PASIVO	.	.
PATRIMONIO	.	.
INGRESOS	.	.
EGRESOS	.	.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría.

PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando autoría.

ACTIVO: Enuncie el total de activos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

PASIVOS: Escriba el total de Pasivos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

PATRIMONIO: Escriba el total de Patrimonio que aparece en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

INGRESOS: Escriba el total de Ingresos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente.

EGRESOS: Enuncie el total de Gastos y Costos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente.

VII. PRESUPUESTO

CONCEPTO	N-1		N
CONCEPTO	DEFINITIVO	% EJECUCION	DEFINITIVO	% EJECUCION
RENTAS E INGRESOS: * Corrientes * Rec. de Capital * Transferencias * Contribuciones Parafiscales	.	.	.	.
GASTOS: * Funcionamiento * Servicio de la Deuda * Inversión	.	.	.	.
TOTAL	.	.	.	.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría.

PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando auditoría.

CONCEPTO: De conformidad con el Decreto de liquidación del presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones del Distrito Capital para la vigencia correspondiente, al frente de cada rubro presupuestal registre las cifras de presupuesto definitivo y porcentaje de ejecución de las tres últimas vigencias, según corresponda.

PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto aprobado por el órgano competente, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales.

PORCENTAJE DE EJECUCION: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado entre el valor del presupuesto definitivo para cada una de las tres vigencias, discriminado por rubros.

VIII. COMPORTAMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO

PRIORIDAD	ESTRATEGIA	PROGRAMAS	METAS	PROYECTOS DE INVERSIÓN	PRESUPUESTO	% DE EJECUCION
.	.	.	.	.	.	P/PTAL	FISICA
.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

PRIORIDADES, ESTRATEGIAS, PROGRAMAS Y METAS: Corresponde a los definidos en el Plan de Desarrollo Distrital, dentro de los cuales se enmarcan los proyectos de inversión debidamente inscritos ante el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. Para cada uno de los proyectos se registrará:

PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto finalmente aprobado, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales.

PORCENTAJE DE EJECUCION PRESUPUESTAL: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo para cada uno de los proyectos de inversión.

PORCENTAJE DE EJECUCION FISICA: Corresponde al producto de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo.

IX. PRINCIPALES INDICADORES

NOMBRE	CLASE	PRINCIPIO MEDIDO	RESULTADO DE APLICACION
.	.	.	N-1	N
.	.	.	.	.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO:

N-1: Escriba el año anterior al periodo para el cual se está aplicando auditoría.

N: Escriba el año para en el cual se está aplicando auditoría.

NOMBRE: Corresponde a la denominación dada al indicador diseñado por la entidad para medir el cumplimiento de lo programado.

CLASE: En esta columna se registra:

* Número 1 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cuantitativo

* Número 2 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cualitativo, así:

Indicador cuantitativo: Si el resultado reportado corresponde a una magnitud producto de la aplicación de una fórmula

Indicador Cualitativo: Si el resultado reportado refleja características o cualidades del proceso objeto de medida.

PRINCIPIO MEDIDO: En esta columna se registra el nombre del principio que busca ser medido a través del indicador (Eficiencia, Eficacia, Equidad, Economía o Valoración de Costo Ambiental).

RESULTADO DE LA APLICACION: Para cada uno de los tres últimos años ejecutados, se registrará el resultado de la aplicación de los indicadores.

X RESULTADOS AUDITORÍAS ANTERIORES

VIGENCIAS	OPINION ESTADOS CONTABLES	CONCEPTO GESTION	CONCEPTO CONTROL INTERNO Calificación y/o Riesgo	TIPO DE FENECIMIENTO	No. DE HALLAZGOS
.	.	.	.	.	FISCALES	DISCIPLINARIOS	PENALES	ADMINISTRATIVOS
.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.

XI. OBSERVACIONES Y ESTADO DE LOS PRONUNCIAMIENTOS COMUNICADOS

_________________________________

Firma Director Sectorial

ANEXO 9

ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO

.	ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO	Código formato: PVCGF-12-009
		Código documento: PVCGF-12 Versión: 15.0
		Página X de Y

Las clases de archivo que se manejan en el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal por parte de los integrantes de los equipos de auditoría, son los siguientes:

A/P ARCHIVO PERMANENTE
Referenciación²⁹	Contenido
.	Índice
.	Ficha Técnica
.	Listado de normas aplicables actualizada
.	Otros

Nota: Para el caso del archivo permanente no se requiere tener copia física de la normatividad aplicable.

A/G ARCHIVO GENERAL
Referenciación	Contenido
.	Índice
.	Actas resultantes de las Mesas de Trabajo.
.	Comunicaciones Oficiales recibidas externas.
.	Comunicaciones Oficiales enviadas externas.
.	Comunicaciones Oficiales recibidas internas.
.	Comunicaciones Oficiales enviadas internas.
.	Cuentas rendidas por los sujetos de control.
.	Inventario parte interesada
.	Otros.

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIÓN
Referenciación	Contenido
.	Índice
.	Memorando de asignación auditoría
.	Programas de auditoría aprobados
.	Otros

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE EJECUCIÓN
Referenciación	Contenido
.	Índice
.	Programa de auditoría por factor debidamente diligenciado.
.	Papel de trabajo que desarrolla un procedimiento determinado
.	Soportes
.	Proyecto de Informe de los resultados de la evaluación del componente de integralidad

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE INFORME
Referenciación	Contenido
	Índice
.	Informe Preliminar
.	Respuesta de la Entidad
.	Informe Final

Nota: Los papeles de trabajo se archivan en orden cronológico, con sus respectivos soportes

ANEXO 10

CARÁTULA DE LA CARPETA DE ARCHIVO

.	CARÁTULA DE LA CARPETA DE ARCHIVO	Código formato: PVCGF-12-010
		Código documento: PVCGF-12 Versión: 15.0
		Página X de Y

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

DIRECCIÓN:

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN:

CODIGO:

PAPELES DE TRABAJO: LOCALIDAD, HOSPITAL, (NOMBRE DE LA ENTIDAD O SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL)

PAD:

VIGENCIA AUDITADA:

AUDITORIA: (MODALIDAD)

(AQUÍ VA LA REFERENCIACIÓN RESPECTIVA EJEMPLO A/G-CM: ARCHIVO GENERAL CUENTA MENSUAL)

FECHA INICIAL: --------------------------------- FECHA FINAL: -------------------------------

FOLIOS DEL ---------------------- AL ---------------------

CARPETA Nº ------------------------------ CAJA Nº --------------------------------

OTROS ------------------------------

ANEXO 11

MODELO DE ENTREGA PAPELES DE TRABAJO EN CD

.	MODELO DE ENTREGA PAPELES DE TRABAJO EN CD	Código formato: PVCGF-12-011
		Código documento: PVCGF-12 Versión: 15.0
		Página X de Y

SECTOR: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
PERIODO PAD: XXXX	PERIODO AUDITADO: XXXX
SUJETO DE CONTROL: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
MODALIDAD DE AUDITORÍA: XXXXXXXXXX

ARCHIVOS DISPONIBLES EN CD

DIRECTORIO			SUBDIRECTORIOS	ARCHIVOS
No.	Nombre			Ref. P/T (*)	Nombre		Formato (**)
.	.		.	.	.		.
.	.		.	.	.		.
.	.		.	.	.		.
.	.		.	.	.		.
.	.		.	.	.		.
Observaciones:
Preparó:				Revisó:
Nombre		.		Nombre		.
Cargo		.		Cargo		.
Firma		.		Firma		.
Fecha		.		Fecha		.

(*) De conformidad con las acordadas en Mesa de Trabajo

(**) Word, Excel, PowerPoint, WinZip, PDF, etc.

ANEXO 12

MODELO LISTA DE CHEQUEO PARA RECIBO PAPELES DE TRABAJO

.	MODELO LISTA DE CHEQUEO PARA RECIBO PAPELES DE TRABAJO	Código formato: PVCGF-12-012
		Código documento: PVCGF-12 Versión: 15.0
		Página X de Y

No.	ITEM	SI	NO
1	Se determinó y utilizó la referenciación y marcas de auditoría en cada uno de los Papeles de trabajo	.	.
2	Se incluyen conclusiones y firmas en los Papeles de trabajo	.	.
3	Cada carpeta de archivo contiene carátula, índice y los documentos que hacen parte del respectivo archivo o fase.	.	.
4	Se encuentran foliados los papeles de trabajo	.	.
5	Ubicar como mínimo los siguientes documentos: Memorando de Asignación de auditoría Plan de Trabajo Informe por Factor Ficha técnica del sujeto de vigilancia y control fiscal (aplica para auditoría de regularidad) Actas de Mesas de Trabajo Soportes de auditoría por Componente o factor Formatos Contraloría General de la Republica (aplica para auditoría de regularidad) Informe preliminar trasladado al Sujeto de Vigilancia y control Fiscal Respuesta de la entidad Informe final Comunicación de solicitud de prórroga (en caso que aplique) Formato propiedad de la parte interesada , con sus respectivas comunicaciones oficiales ya sean internas o externas Formato único de Inventario documental	.	.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	RR 20 Mar-14/03	* Modificación del alcance del procedimiento, así: se inicia con la estructuración del informe de auditoría y termina con el envío del resumen ejecutivo del mismo a la Oficina Asesora de Comunicaciones. * Agrupación de las actividades 1 al 5. * Supresión de las actividades 13, 18, 19, 20, 21, 22 y 23 * Modificación de las actividades 6, 7, 8 y 25 * Modificación del título del procedimiento, así: "Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y Cierre de Auditoría". * Supresión del registro memorando remisorio * Ajuste en la definición de Fenecimiento. * Agregación de la actividad de cierre de auditoría (Actualización del SIDRI, actualización ficha técnica, referenciación final y entrega de papeles de trabajo, información para la Dirección de Economía y Finanzas, formatos de cuantificación de beneficios de control fiscal, aplicar procedimiento "propiedad de la parte interesada" y otras actividades inherentes al cierre).
2.0	RR 30 May-21/03	En la definición de informe preliminar cambiar "línea de auditoría" por componente de integralidad. Adición del registro "oficio remisorio (entrega del informe al sujeto de control). Modificación de los anexos 7, 8 y 9. Modificación de las actividades: * Actividad 1: Agregar en Observaciones "En los Informes Producto de cualquier modalidad de auditoría, se debe garantizar las características definidas en las variables definidas en la Caracterización del Producto.
2.0	RR 30 May-21/03	* ACTIVIDAD 5: cambiar "…..y los hallazgos administrativos por línea de auditoría…." Por y los hallazgos administrativos por componente de integralidad. * ACTIVIDAD 13: Agregar el registro "acta de mesa de trabajo o documento que permita evidenciar la realización de la reunión con el sujeto de control. * ACTIVIDAD 18: Agregar registro "Oficio remisorio. Modificación de las actividades 19, 20 y 21 del procedimiento.
3.0	RR 48 Sept-30/03	Como consecuencia de la aplicación de las orientaciones dadas por el Señor Contralor relacionadas con la presentación del informe de auditoría, se redefinieron algunas actividades de la descripción del procedimiento, conllevando al ajuste del objetivo, alcance y base legal. Se ajusta redacción de algunas actividades de la descripción del procedimiento.
4.0	RR 51 Dic-30/04	Se modifica la denominación del procedimiento, agregando "…Y REALIZAR ACTIVIDADES DE CIERRE DE AUDITORÍA". Se especifica que el fenecimiento se origina en una Auditoría Regular. Se incluye el registro de Acta de Mesa de Trabajo, originado en la actividad 1. Se incluyeron como registros los memorandos remisorios del resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Comunicaciones, del informe final a la Subdirección de Servicios Administrativos y del Informe Final en medio magnético a la Dirección de Informática. La actividad 1 se incorpora en la actividad y se incluye una nueva actividad inicial para hacerla concordante con el nuevo alcance del procedimiento.
4.0	RR 51 Dic-30/04	La actividad 2 relacionada con el análisis sectorial, se incorporó a la nueva actividad 1. La actividad 3 de hechos relevantes se elimina y se incluyen las actividades de sustentación de informe preliminar. Se incluye como ejecutor a los profesionales del equipo auditor. Se elimina de las actividades de cierre la Ficha Técnica que ahora se hará en la Fase de Planeación de auditoría y se incorpora la aplicación del procedimiento del Plan de Mejoramiento y se incluye la socialización de los resultados con la ciudadanía u otros entes sociales. Se modifican y redefinen los anexos.
5.0	RR 45 Nov-30/05	Cambia de versión.
6.0	RR 18 Ago-14/07	En mesa de trabajo con el sujeto de control podrá presentarse los resultados por componente de integralidad, especialmente los de la evaluación de estados contables para validar y reportar oportunamente la información definitiva a la Dirección de Economía y Finanzas Distritales. Se establecen diez días para que el sujeto de control presente la respuesta al Informe preliminar y hasta cinco días para que el equipo auditor la analice y prepare el informe de auditoría definitivo. En el cierre de auditoría se actualiza la ficha técnica y se remite en medio físico y magnético a la Dirección de Planeación para actualizar las estadísticas internas de la Contraloría (Numeral 8 del Art. 42 del Acuerdo 24 de 2001). Se señalan las actividades que se realizan a través de los aplicativos implementados en la Entidad como el SIGESPRO.
7.0	RR 26 Dic-28/07	Cambia de versión. Se modifica el alcance y se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009. En definición de componente de integralidad se incluye balance social y gestión ambiental. En la actividad 1 se dispone que el Director Técnico Sectorial debe asegurar la elaboración del análisis sectorial correspondiente, de igual manera el Subdirector de Fiscalización verifica con el Equipo auditor el cumplimiento de los objetivos contenidos en el Memorando de Planeación. Se ordena el uso de la metodología para la evaluación de la gestión y los resultados. En la actividad 6 se otorga hasta cinco días hábiles para que el sujeto de control en caso de que tuviese pruebas que desvirtuaren los presuntos hallazgos comunicados, solicite a la Dirección Sectorial convocar a una mesa de trabajo con el propósito de presentar elementos adicionales. En la misma actividad si el sujeto de control no presenta objeción alguna al informe preliminar, se pasa a la actividad 8. En la actividad 8, se señala que se dejan en el informe definitivo los hallazgos administrativos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria que quedaron en firme luego de la mesa de trabajo con el sujeto de control. Se incluye tres actividades orientadas a garantizar la calidad del producto, que implica verificar previamente a su liberación, preliminar o definitiva, que cumpla con su caracterización. En la actividad 14, se incluyen las actividades programadas por la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local en las que se presenten resultados de auditoría de las Direcciones Sectoriales. Se incluye una actividad nueva sobre levantamiento del fenecimiento de la cuenta.
7.0	RR 26 Dic-28/07	En el anexo 3 se incluye concepto sobre la revisión de la cuenta, Aplicación de metodología a la gestión y resultados, seguimiento a advertencias y pronunciamientos comunicados. Para efectos del concepto sobre la gestión y resultados se sustente en la utilización de la Metodología prevista en los Anexos 7, 8, 9 y 10 del "Procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría". Se reduce el tiempo de ocho a cinco días hábiles, para que el sujeto de Control presente un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el informe. En el anexo 9 se limita el contenido del resumen ejecutivo a diez páginas incluyendo la carátula. Se incluye un anexo nuevo para verificar que el producto cumpla con las características establecidas.
8.0	RR 29 Nov-3/09	Se modifica la redacción de la actividad 1 del procedimiento y se adiciono como registro el acta de mesa de trabajo. En la actividad 2, se establece como un punto de control el hecho de que el Director y Subdirector serán los encargados de asegurarse de la elaboración e inclusión del capítulo de análisis sectorial. En la actividad 3, se incorpora que se debe hacer una síntesis del resultado de los PQR utilizados como insumo de auditoría, así como un punto de control relacionado con el fenecimiento de la cuenta y el levantamiento del mismo y la aclaración que en la auditoría especial únicamente aplica concepto sobre gestión y resultados y control interno respecto del área o aspecto evaluados. En las actividades 4, 7 y 12 se adiciona en cada una de ellas un registro.
8.0	RR 29 Nov-3/09	En la actividad 8, se reformula la observación y se establece un punto de control para dejar constancia de la evaluación de la respuesta al informe preliminar, cuando no se realiza mesa de trabajo con el sujeto de control. En la actividad 9, se reformula la redacción de la misma y se adiciona una observación para la mesa de trabajo con el sujeto de control. En la actividad 11, se cambia la redacción de la actividad y del punto de control. Se elimina la actividad 12 y 16 del procedimiento. En la actividad 13 se replantea la descripción de la actividad y se establece una observación para la información que debe ser enviada a la Dirección de Economía y Finanzas. Se elimina el Anexo 11 – Evaluación Parte Interesada. Se modifican los anexos del procedimiento.
9.0	RR 7 Mar-31/11	Se incorpora la modalidad de auditoría abreviada especificando las actividades y/o registros que no aplican a la misma.
10.0	RR 33 Dic-9/11	Se suprime la modalidad de auditoría abreviada, el análisis sectorial y el informe ejecutivo. En Base Legal, se incluye la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública". Se ajusta el alcance del procedimiento y se complementan las definiciones técnicas del mismo. En la descripción del procedimiento, se ajustan las actividades, junto con observaciones y puntos de control. Se suprimen los anexos 9 y 10 relacionados con modelo resumen ejecutivo y ficha evaluación auditoría, respectivamente. Se incorpora el Anexo "Ficha Técnica" Del procedimiento "informe" se suprime el análisis sectorial, el informe ejecutivo y se establece para el componente de evaluación al SCI NO transcribir el significado de cada uno de los subsistemas y componentes, se debe hacer un análisis concreto por cada subsistema, indicando únicamente cuál de los componentes no cumplió.
11.0	R.R. 030 de Diciembre 28 de 2012	Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos. Se actualizan definiciones de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría Territorial GAT. Se elimina el anexo 10 Lista de verificación – Producto no conforme, teniendo en cuenta que corresponde al documento caracterización del producto. Se actualizan modelos con lo establecido en la Guía de Auditoría Territorial GAT.
12.0	R.R. 015 de abril 15 de 2013	Se ajusta a la nueva estructura de procedimientos determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema integrado de gestión. Se actualizan y complementan algunas definiciones de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría para las Contralorías territoriales. Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos Se elimina el anexo 1 Modelo de presentación Informe de Auditoría, toda vez que esta hace parte de la caracterización del producto. Se retoman actividades y formatos relacionados con los papeles de trabajo, establecidas en el procedimiento para elaborar papeles de trabajo, versión 7.0 adoptado mediante resolución reglamentaria No.007 de 2011. Se incorporan definiciones y se ajustan otras de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT. Se modifica la estructura del informe de auditoría de conformidad con el modelo previsto en la Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT. Se incorporan actividades y formatos relacionados con traslado de hallazgos, por ser actividades propias del cierre de auditoría.
13.0	R.R. 055 del 18 de Diciembre de 2013	Se ajusta el procedimiento a la nueva estructura determinada para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión. El Dictamen de Auditoria Integral se ajusta conforme con lo establecido en la Metodología para la calificación de la gestión fiscal. Se precisa la definición de Auditoria Gubernamental, fases y modalidad de Auditoria, entre otras. Se incluye un nuevo formato para el traslado de hallazgo penal o disciplinario. Se modifican actividades y anexos del procedimiento.
14.0	R.R.009 del 13 de marzo de 2015	Se elimina todo lo relacionado con la función de advertencia para dar cumplimiento a la sentencia C-103/15 En la primera actividad se adiciona una observación relacionada con el informe del factor de presupuesto y estados contables para dar cumplimiento al requerimiento de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública En la segunda actividad se adiciona una observación donde se dice que el informe cumpla con los atributos y características de presentación determinadas en la caracterización del producto. En la tercera actividad se suprime la observación debido a que se trasladó a la segunda actividad En la actividad cuatro se da claridad que información debe contener el informe preliminar y se trasladan dos observaciones a la nueva actividad cinco Se adiciona la actividad cinco relacionada con la comunicación del informe preliminar al sujeto de vigilancia y control fiscal Se incluye un párrafo en la actividad de recibe y analiza la respuesta del sujeto de vigilancia y control fiscal cuando no se tiene la evidencia suficiente, se activa procedimiento para la indagación preliminar Se reorganiza la secuencia de las actividades. La actividad No 7 se distribuye en las actividades 12 y 14 Se adiciona una actividad relacionada con la incorporación de los hallazgos definitivos en el SIVICOF antes de la firma del informe final por el Director Sectorial, el Director de Reacción Inmediata o el Director de Estudios de Economía y Política Pública Se independiza la actividad de comunicación del informe definitivo al sujeto de vigilancia y control fiscal con sus respectivas observaciones. Se ajusta el Anexo No. 3 formato traslado de hallazgo fiscal Se elimina la actividad No. 15 diligencia formato de reporte traslado de hallazgos de auditoria con su respectivo anexo No. 8 Se independiza el cuadro consolidado de observaciones (hallazgos) de la presentación de tabla de contenido y se deja como el anexo No.2 igualmente se estableció que el alcance y muestra de auditoria este inmerso dentro del resultado del factor correspondiente. Se reenumeran todos los anexos Se incluyen los modelos de opinión a los estados contables. Se reorganiza el anexo del modelo del dictamen integral Se elimina el cuadro del resultado calificación de la gestión fiscal del numeral 1.7 del modelo dictamen integral Se elimina del anexo de la ficha técnica el numeral IX megaproyectos incluidos en el Plan de Desarrollo Distrital Se ajustan las actividades relacionadas con el plan de mejoramiento
15.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, CUALIFICACIÒN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL		Código formato: PGD-01-002
	.	Código documento: PVCGF-18 Versión:13.0
	Página 1 de 9	.

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó, elaboración o Modificación	Revisión Técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades a seguir para identificar, evaluar, cualificar, cuantificar, documentar, clasificar, analizar e informar los beneficios de control fiscal, ambiental, los impactos sociales y obtenidos en ejercicio de los Procesos de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, Estudios de Economía y Política Pública, Participación Ciudadana y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

2. ALCANCE:

Inicia con el seguimiento a los hechos generadores de beneficios de control fiscal del Sujeto de Control que se esté auditando, y termina con la publicación del boletín de beneficios de control fiscal en diversos medios de comunicación.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Constitución Política	20/07/1991	Artículos 268 y 272
Ley 42	26/01/1993	Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen
Decreto Ley 1421	22/07/1993	Por el cual se dicta el Régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá
Ley 1474	12/07/2011	Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Acuerdo 519	26/12/2012	Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones"
Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT.	Noviembre de 2012	Metodología adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial construida por la Contraloría General de la República, a través del SINACOF, en cumplimiento a lo normado en el artículo 130 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
Resolución Reglamentaria No. 007	05/03/2015	Por la cual se reglamenta el Comité Técnico para el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, en la Contraloría de Bogotá D.C.

4. DEFINICIONES:

Acción Correctiva. Actividad(es) adelantada(s) por el sujeto de control para subsanar, o corregir la observación efectuada por la Contraloría de Bogotá D.C. en alguna de sus actuaciones.

Acción Preventiva. Acción adoptada por el sujeto de control, que efectivamente elimina las causas de hallazgos fiscales potenciales para prevenir su ocurrencia.

Ahorro. Erogación dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al realizar una acción correctiva.

Ejemplos:

* Supresión o modificación de actividades, procesos o dependencias. Estos beneficios pueden ser medidos calculando los ingresos o recursos ahorrados.

* Modificación de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o inequitativas para la Entidad haciéndolas menos gravosas.

Beneficio. Dato cualificable y/o cuantificable, que sea producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o planes de mejoramiento u otra actuación de la Contraloría de Bogotá D.C.

Beneficio Ambiental. Mejora de las condiciones, que una acción puede generar en los recursos naturales y calidad del ambiente de Bogotá D.C., que surge como consecuencia de la observación o actuación de la Contraloría de Bogotá D.C.

Beneficio de Control Fiscal.¹ Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconómicos comunicados o acciones del control fiscal participativo.

Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen en el mejoramiento de la gestión pública, en aras de mejorar la calidad de vida de la comunidad.

Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles o cuantificables. Sin embargo, cuando la medición no sea posible, se deberá documentar, describir y demostrar claramente el beneficio cualitativo, social, de mejoramiento o impacto obtenido, en este último indicando el número aproximado de población beneficiada.

En cada caso, deberá describirse y demostrarse plenamente la forma en que el riesgo patrimonial fue prevenido. O el ahorro, la recuperación, la compensación o la mitigación efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestión pública y prestación del servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.

Existen otro tipo de actuaciones del control fiscal que benefician e impactan positivamente a los ciudadanos cuando, por ejemplo, se impiden cobros indebidos por parte de la administración. En este caso, la contraloría contribuye a generar en el ciudadano confianza frente al control fiscal e igualmente confianza y legitimidad frente a las instituciones vigiladas.

Se clasifican en:

* Beneficios Directos. Recuperaciones y ahorros de recursos, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos plenamente soportados, evidentes, cuantificables y/o cualificables.

* Beneficios Indirectos. Son acciones que no generan ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos por sí mismas, pero indirectamente, apoyan actividades que sí lo hacen. Ejemplos:

- Pronunciamientos o actuaciones de control que traen como consecuencia la generación de una política pública inexistente o ajustes a las que están vigentes, en beneficio de determinada población objetivo.

- Pronunciamientos o actuaciones del control fiscal que generen un mejoramiento en el apoyo técnico al control político.

- Ajustes a los planes, programas o proyectos y/o presupuestos de la entidad territorial o cualquiera de sus entidades en beneficio de determinada población objetivo.

- Supresión de cobros ilegales a los contribuyentes.

- Ajustes contables (Incremento de activos, de patrimonio; disminución en pasivos, entre otros siempre y cuando sean cuantificables).

- Pronunciamientos efectivos frente a alianzas estratégicas. Cuantificables sólo con base en el aumento de valor de las empresas y la mejora del servicio en cobertura y calidad

- Programas de capacitación o actualización que mejoren la gestión pública,

- Mejoramiento en procesos de planeación, medición y control de actividades, entre otros

Compensación. Acción correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular ante un hallazgo o pronunciamiento de la Contraloría, que genere como resultado el resarcimiento por el daño causado al patrimonio ambiental. Consiste en igualar en opuesto sentido el efecto negativo causado.

Control Fiscal. El objetivo principal del control fiscal es contribuir al mejoramiento de la gestión fiscal que se vigila y el consecuente mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos a quienes va dirigida la gestión de la administración y el control a la misma.

Criterio para Establecer Beneficios de Control Fiscal. Para calificar y certificar la existencia de beneficios derivados de las actuaciones del control fiscal se deben tener en cuenta uno o varios de los siguientes criterios orientadores:

* Que se trate de acciones derivadas del control fiscal de los Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, Estudios de Economía y Política Pública, Participación Ciudadana o Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, debidamente evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera:

a. Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto de observaciones, hallazgos o pronunciamientos efectuadas por la Contraloría, implementadas y debidamente soportadas y/o cuantificadas por el sujeto de control.

b. En cada caso particular, deberá describirse y demostrarse plenamente la efectividad de las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgo patrimonial fue prevenido. O el ahorro, la recuperación, la compensación o la mitigación efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestión pública y prestación del servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. O los ajustes a las políticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a determinada población.

Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.

* Que exista una relación directa entre la observación de la Contraloría, la acción de mejora realizada por el sujeto de control y el beneficio

* Que correspondan al seguimiento de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento de los Procesos Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, Estudios de Economía y Política Pública y Participación Ciudadana, según el caso, para lo cual se definirá como beneficio el resultado de aquellas acciones correctivas o preventivas que efectivamente hayan superado en la práctica las causas que originaron el hallazgo, pronunciamiento u observación de la Contraloría.

* Que correspondan a acciones producto de observaciones o hallazgos efectuadas por la Contraloría de Bogotá D.C., implementadas y debidamente soportadas por el sujeto de control.

* Que el Equipo Auditor y el Equipo Directivo aprueben la acción tomada por el Sujeto de Control.

* Que sea cuantificable. De no ser posible la cuantificación, deberá explicarse claramente y describirse brevemente en qué consiste el beneficio que se puede dar en una observación y así demostrar su efecto e impacto social u organizacional positivo y la población beneficiada

Impacto. Cambio (positivo o negativo), generado - a partir de una línea de base - por una política, programa o proyecto, sobre la población a la cual va dirigida la acción

Impacto de Control Social. Mejora que, gracias al ejercicio de control y como resultado de una intervención de la administración, experimenta una comunidad respecto a una situación problemática deficitaria precedente.

Línea de Base. Es el valor del indicador del problema social identificado que se va a solucionar o a mitigar con la intervención del sujeto de control a través de sus planes, programas y proyectos. La Contraloría evalúa la consistencia de las líneas de base para medir su propia contribución al mejoramiento de la gestión pública desde su labor de control fiscal

Mitigación. Acción correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular ante un hallazgo u otro tipo de pronunciamiento de la Contraloría, que genere como resultado la mitigación o disminución de los efectos negativos del daño causado al patrimonio ambiental

Observación de Auditoría. Se genera cuando la condición no se ajusta al criterio y se configura como hallazgo una vez evaluada, valorada y aprobada en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el Ente auditado.

Recuperación. Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de control en cuanto a la recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes, reincorporación bienes o derechos por devolución, reintegro, cancelación, supresión o reducción de obligaciones existentes. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin erogación de fondos, producto de un incremento en los activos o disminución de pasivos e incluye recuperaciones de humedales, rondas, espacio público, usos de suelo, población beneficiada de todos los anteriores gracias a los pronunciamientos de la Contraloría de Bogotá. En aquellos casos en los que no sea posible la cuantificación de los beneficios, por lo menos deberán explicarse en cuadro anexo las evidencias fácticas de los mismos y el número aproximado de población beneficiada.

Se incluye el cobro persuasivo y coactivo generado por el Proceso de Responsabilidad Fiscal. Algunos de los casos son:

* Identificación de derechos que las entidades no ejercen, tales como la acreditación de la propiedad de muebles o inmuebles, aplicación de multas, cobro de intereses moratorios, recuperación coactiva de cartera, entre otros. El beneficio de este tipo de hallazgos inicialmente puede equipararse al valor de los bienes incorporados o el dinero proveniente de los derechos ejercidos.

Soportes. Documentos idóneos, que evidencian de manera objetiva:

* Hechos o situaciones irregulares detectadas y comunicadas por la Contraloría de Bogotá.

* Documentos u otro tipo de pruebas que establezcan la relación de causalidad entre el pronunciamiento de la Contraloría y la acción emprendida por el Sujeto de Control.

Algunos ejemplos pueden ser oficios de los sujetos de control, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, registros fílmicos, fotográficos, entrevistas, encuestas, correspondencias, actas de visita de inspección física, peritajes técnicos, pruebas de laboratorios, fallos judiciales, sentencias, entre otros, señalando la fecha de conocimiento por parte de la Entidad auditada. Se debe señalar claramente la referencia de los papeles de trabajo que permitan su oportuna y fácil localización en un momento dado.

5. ANEXOS:

Anexo 1: Reporte de beneficios del control fiscal cuantificables. Código PVCGF-18-001

Anexo 2: Reporte de beneficios del control fiscal – Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Código PVCGF-18-002

Anexo 3: Reporte de beneficios del control fiscal cualificables. Código PVCGF-18-003

Anexo 4: Reporte de beneficios ambientales. Código PVCGF-18-004

Anexo 5: Reporte de Resultados e Impactos del Control Social. Código PVCGF-18-005

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTRO	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TÉCNICO SUBDIRECTOR TÉCNICO	Efectúa seguimiento a los hechos generadores de beneficios de control fiscal, tales como plan de mejoramiento, observaciones, hallazgos, actuaciones de control fiscal, y pronunciamientos comunicados vigentes.	Memorando de Asignación de auditoria	Observación: Indicar en cada caso el monto de lo causado, cobrado o pagado. Se considera necesario que el Director Sectorial deje como registro en el Memorando de Asignación de Auditoría, los hechos generadores de beneficios de control fiscal, para que el equipo auditor proceda a realizar el respectivo seguimiento.
2	PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO, (Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, Estudios de Economía y Política Pública, Participación Ciudadana, Responsabilidad Fiscal y J.C.) ASESOR DIRECCIÓN DE REACCIÓN INMEDIATA GERENTE DE LOCALIDAD	De acuerdo con los hechos generadores de control fiscal planteados en la actividad Nº 1 se obtiene evidencia de la nueva situación detectada con base en los soportes reales obtenidos a la fecha, según corresponda, estableciendo: El hecho o situación irregular El cálculo de la cuantificación realizada Acción correctiva adoptada por el Sujeto de Control Tipo de beneficio y/o impacto logrado o La cualificación del beneficio	Papeles de trabajo	.
3	PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO, ASESOR DIRECCIÓN DE REACCIÓN INMEDIATA, GERENTE DE LOCALIDAD (Proceso Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, Estudios de Economía y Política Pública, Participación Ciudadana, Responsabilidad Fiscal y J.C.)	Valida en mesa de trabajo el hecho o situación irregular que posiblemente genera algún tipo de beneficio y/o impacto social. Si es aprobado diligencia el respectivo formato de reporte de beneficios del control fiscal cuantificables, responsabilidad fiscal y J.C., reporte de beneficios del control fiscal cualificables, ambientales y/o impacto del control social según sea el caso y lo remite al Director Técnico (Anexos 1-5)	Acta de mesa de trabajo	Punto de Control: Los beneficios de control fiscal, obtenidos del cobro persuasivo y coactivo, como producto de los hallazgos fiscales, solo serán reportados por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
4	DIRECTOR TÉCNICO SUBDIRECTOR TÉCNICO	Presenta al Comité Técnico el reporte de beneficios de control fiscal, para su aprobación, invitando al(los) funcionario(s) que determinó (aron) los hechos generadores de posibles beneficios y/o impactos.	Acta de comité técnico y/o de reunión de dependencia	Punto de Control: Aquellas dependencias que no manejen comité técnico, realizan reunión de aprobación, dejando acta como evidencia.
5	DIRECTOR TÉCNICO	Envía a la Dirección de Planeación, el reporte de beneficios del control fiscal cuantificables, responsabilidad fiscal y J.C., reporte de beneficios del control fiscal cualificables, ambiental y/o impacto social aprobado, en medio físico y a través de SIGESPRO, junto con los respectivos soportes, en las fechas establecidas por la alta dirección para tal fin.	Memorando remisorio Anexo 1, 2, 3, 4 y 5 (el que corresponda)	Observación: La Dirección de Planeación guardará los soportes de los beneficios de control fiscal.
6	PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓN	Analizan y aprueban los beneficios reportados por las dependencias de la entidad	.	Observación : Si la Dirección de Planeación no aprueba algún beneficio, informará por escrito mediante memorando, cuantas veces sea necesario, acerca de la respectiva devolución al proceso correspondiente, informando las causas y/o los soportes que hagan falta o comunicando del por qué no ha sido aprobado.
7	PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO	Consolida los beneficios de control fiscal aprobados y elabora el respectivo boletín.	.	.
8	PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO	Presenta el boletín de beneficios de control fiscal al director de planeación para su aprobación y visto bueno	Boletín de beneficios de control fiscal	.
9	DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓN	Remite a la Dirección de Tecnologías de la Información y las comunicaciones y a la Oficina Asesora de Comunicaciones en medio magnético y/o vía Outlook.	Memorando remisorio	.
10	DIRECTOR TÈCNICO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES	Aplica procedimiento para la divulgación de información y Asigna funcionario quien publica el boletín de beneficios de control fiscal en la página WEB de la entidad.	.	.
11	JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES	Gestiona publicación de beneficios del control fiscal en diversos medios de comunicación	.	.

7. ANEXOS

ANEXO Nº 1

REPORTE DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL CUANTIFICABLES

.	REPORTE DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL CUANTIFICABLES	Código formato: PVCGF-18-001
		Código documento: PVCGF-18 Versión:13.0
		Página X de Y

Proceso: ____________________

Convenciones:

* Informe de Auditoría (IA), Plan de Mejoramiento (PM), Indagación Preliminar (IP), Pronunciamiento (P), Informe Obligatorio (IO), Informe Estructural (IE), Informe Sectorial (IS), hallazgos (H) y Observaciones (o)

** Indirectos: en el evento de ser cuantificables

____________________________________ ______________________

RESPONSABLE: (Nombre y Cargo) FIRMA

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 1

1. ANÁLISIS

Nombre Sujeto de Control: Escriba el nombre de la entidad de la cual se determina el beneficio

Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve, clara y concisa explicación de la situación detectada que dio origen al beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia.

Tipo de documento: Señale el registro o documento mediante el cual la Contraloría de Bogotá solicita explicaciones(es) al sujeto de control la(s) sobre la situación irregular detectada.

Fecha: Señale la fecha del documento en que la Contraloría solicita la explicación al sujeto de control

Origen o Clase: Señale el origen del hecho o situación irregular de acuerdo con las siguientes convenciones: Informe de Auditoría (IA), Plan de Mejoramiento (PM), Indagación Preliminar (IP), Pronunciamiento (P), Informe Obligatorio (IO), Informe Estructural (IE), Informe Sectorial (IS), Hallazgo (H) y Observaciones (O)

Fecha: la fecha en que la Contraloría lo dio a conocer al sujeto de control

2. SUJETO DE CONTROL

Acción correctiva o preventiva: describa la solución dada por el sujeto de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Fecha: Señale la fecha que plantea la entidad para ejecutar la acción correctiva o preventiva

3. CLASIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE BENEFICIOS

Determine si el beneficio es directo o indirecto y ubíquese en la columna respectiva

Beneficios directos: Registre el valor del ahorro o de la recuperación según sea el caso en pesos, de acuerdo con las definiciones dadas en el numeral 4 de este procedimiento.

Beneficios indirectos cuantificables: Señale la cuantía del beneficio indirecto generado en pesos.

Soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por el sujeto de control. Ejemplo: oficios del Sujeto de Control, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, entre otros.

4. APROBACION

Mesa de trabajo: Señale número y fecha de la mesa de trabajo en que el equipo auditor ratifica el beneficio. Para el caso de dependencias que no utilizan el mecanismo de mesas de trabajo, se levanta acta donde se realiza el estudio preliminar en conjunto con el Director Técnico.

Comité técnico: Indique el número de acta y la fecha del Comité Técnico en el cual se acepta el beneficio y los soportes que lo sustentan. Corresponde su diligenciamiento al Director Técnico o Director de Reacción Inmediata, según sea el caso.

ANEXO Nº 2

REPORTE DE BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL – PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA

.	REPORTE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA	Código formato: PVCGF-18-002
		Código documento: PVCGF-18 Versión:13.0
		Página X de Y

Resultados Globales

SECTOR	SUJETO DE CONTROL	BENEFICIOS DIRECTOS
		COBRO PERSUASIVO*		COBRO COACTIVO**
		CLASE	CUANTIA	CLASE	CUANTIA
.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.
.		.	.	.	.

* Señale con 1 si se trata de archivo por pago o reposición dentro del proceso de Responsabilidad fiscal Ley 610/00. Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva - Subdirección Proceso de Responsabilidad Fiscal y con 2 si se trata de archivo por pago o reparación dentro del proceso de Responsabilidad fiscal Ley 42/93. Subdirección de Jurisdicción Coactiva.

** Señale con 1 si se trata de multas y con 2 si se trata de Fallos con Responsabilidad Fiscal.

*** Indique la cuantía de los Fallos con Responsabilidad Fiscal en firme y ejecutoriados que pasan a Jurisdicción Coactiva.

OBSERVACIONES:

RESPONSABLE

Nombre del Funcionario: __________________________ Cargo:______________________

Firma: ________________________________________

ANEXO Nº 3

REPORTE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL CUALIFICABLES²

.	REPORTE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL CUALIFICABLE	Código formato: PVCGF-18-003
		Código documento: PVCGF-18 Versión:13.0
		Página X de Y

DIRECCIÓN:	SUJETO DE CONTROL:	PERIODO DE REPORTE:
TEMA:
A. DESCRIPCION DEL HECHO
.
B. BENEFICIOS GENERADOS : ANALISIS CUALITATIVO
.
C. ACCION(ES) CORRECTIVA(S), PREVENTIVA O DE MEJORA IMPLEMENTADA(S)
.
D. RELACIÓN DE SOPORTES
.
E. RESPONSABLE
Nombre del Funcionario:
Cargo:
Fecha de Reporte

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 3

Este anexo es específico para utilizar el registro de los beneficios cualificables, se especializa este formato en la medida que estos no son fácilmente cuantificables y se describe su retribución de forma cualitativa.

Dirección: Escriba el nombre de la Dirección, donde se determinó el beneficio

Sujeto de Control: Escriba el nombre de la entidad de la cual se determina el beneficio

Periodo de reporte: Indicar el dd/mm/aa de reporte de los beneficios

Tema: Relacione brevemente el hecho generador del beneficio

A. Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve y concisa explicación de la situación detectada que dio origen al beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia.

B. Beneficios generados: Indique claramente el beneficio que se obtuvo y describa brevemente la situación que lo generó a partir del análisis cualitativo y la razón para clasificarlo dentro de este concepto y de ser necesario identifique la población beneficiada.

C. Acción(es) correctivas, preventiva o de mejora implementada(s): describa la solución dada por el sujeto de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma.

D. Relación de soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por la administración. Ejemplo: oficios, actas, contratos, documentos, fotografías, material fílmico, etc.

E. Observaciones: Relacione o indique comentarios adicionales a los que haya lugar en el reporte de los beneficios ambientales.

F. Responsable: Indique la identificación correspondiente, a partir de:

* Nombre: Director o del Jefe de Dependencia donde se originan los beneficios

* Cargo: El que corresponda al punto anterior

* Fecha: Indique la fecha de reporte

ANEXO Nº 4

REPORTE DE BENEFICIOS AMBIENTALES ³

.	REPORTE DE BENEFICIOS AMBIENTALES	Código formato: PVCGF-18-004
		Código documento: PVCGF-18 Versión:13.0
		Página X de Y

Proceso: ____________________

DEPENDENCIA:	SUJETO DE CONTROL:	PERIODO DE REPORTE:
A. DESCRIPCION DEL HECHO
.
B. ACCION(ES) CORRECTIVA(S), PREVENTIVA O DE MEJORA IMPLEMENTADA(S)
.
C. BENEFICIOS GENERADOS .
ANALISIS CUALITATIVO		BENEFICIARIOS
.		.
D. RELACIÓN DE SOPORTES
.
E. OBSERVACIONES
.
F. RESPONSABLE
Nombre del Funcionario:
Cargo:
Fecha de Reporte

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 4

Este anexo es específico para utilizar el registro de los beneficios ambientales, se especializa este formato en la medida que estos no son fácilmente cuantificables y se describe su retribución de forma cualitativa. En primera instancia, se considera para ser utilizado por la Dirección Sector Hábitat y Ambiente, pero cabe aclarar que cualquier Dependencia puede arrojar esta clase de beneficios en ejercicio del control fiscal que ejerce.

Dependencia: Escriba el nombre de la Dirección, donde se determinó el beneficio

Sujeto de Control: Escriba el nombre de la entidad de la cual se determina el beneficio

Periodo de reporte: Indicar el dd/mm/aa de reporte de los beneficios

B. Acción(es) correctiva(s), preventiva(s) o de mejora implementada(s): describa la solución dada por el sujeto de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma.

C. Beneficios generados: Indique el beneficio que se originó, a partir de:

* Análisis cualitativo: Puntualice el texto breve e informativo del hecho detectado como beneficio

* Beneficiarios: Describa a que población, grupo, comunidad, organización civil, junta, etc., a la cual se derivó la comunicación del beneficio. Indicar el número aproximado de personas.

E. Observaciones: Relacione o indique comentarios adicionales a los que haya lugar

F. Responsable: Indique la identificación correspondiente, a partir de:

* Nombre: Director o del Jefe de Dependencia donde se originan los beneficios

* Cargo: El que corresponda al punto anterior

* Fecha: Indique la fecha de reporte

ANEXO Nº 5

REPORTE DE RESULTADOS E IMPACTOS DEL CONTROL SOCIAL

.	REPORTE DE RESULTADOS E IMPACTOS DEL CONTROL SOCIAL	Código formato: PVCGF-18-005
		Código documento: PVCGF-18 Versión:13.0
		Página X de Y

Proceso: ____________________

FECHA:	.
DEPENDENCIA:	.
A. DESCRIPCIÓN DEL HECHO O SITUACIÓN IRREGULAR DETECTADA Y ORIGEN:
.
B. ACCIÓN(ES) CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA IMPLEMENTADA(S)– COMPROMISOS:
.
C. IMPACTO GENERADO
DESCRIPCIÓN:		BENEFICIARIOS (1)	VALOR (2)
.		.	.
LOCALIDAD(ES):		UPZ(S):	BARRIO(S):
D. RELACIÓN DE SOPORTES:
.
Nombre: __________________________ Cargo: ______________________ Firma: _______________________________________

^{1 Es necesario indicar el número aproximado de personas beneficiadas
^{2 En el evento de generar beneficios cuantificables

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO Nº 5
Este anexo es específico para utilizar el registro de los impactos sociales, se especializa este formato en la medida que estos no son fácilmente cuantificables y se describe su retribución de forma cualitativa, más sin embargo, si se puede valorar existe la respectiva casilla para ello. En primera instancia, se considera para ser utilizado por la Dirección Participación Ciudadana y Control Social pero cabe aclarar que cualquier dependencia puede arrojar esta clase de impactos en ejercicio del control fiscal que ejerce.

Fecha: Indicar el dd/mm/aa de reporte de los impactos

Dependencia: Escriba el nombre de la Dirección, donde se determinó el impacto social.

A. Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve explicación de la situación detectada que dio origen al impacto, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia.
Es necesario señalar el origen del hecho o situación irregular de acuerdo con las siguientes convenciones Demandas Ciudadanas (DC) definidas en las audiencias públicas, Mesas de trabajo (MT), Verificaciones en Terreno (VT), Revisiones de Contratos (RC) y otras acciones ciudadanas especiales realizadas entre la ciudadanía y la Contraloría de Bogotá.

B. Acción(es), Correctivas, Preventivas o de Mejora implementada(s) - Compromisos: Describa la solución dada por el sujeto(s) de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, obras, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) a la observación de la Contraloría de Bogotá, D.C. y la fecha que plantea la entidad para ejecutar la misma.

C. Impacto generado: Indique el impacto que se originó, a partir de:
* Descripción: Puntualice el texto breve e informativo del hecho detectado como impacto
* Beneficiarios: Describa a que población, grupo, comunidad, organización civil, junta, etc., a la cual se derivó la comunicación del impacto. Indicar el número aproximado de personas.
* Valor: Relacionar el valor o la cifra, en el evento de generar impactos susceptibles de ser cuantificables. El espacio quedará en blanco cuando se den impactos cualificables.
* Localidad: Enuncie el nombre del sitio geográfico donde se originó el impacto.
* UPZ: Enuncie el nombre de la Unidad Programática Zonal
* Barrio: Enuncie el lugar donde convive la comunidad beneficiada

D. Relación de soportes: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por la Administración. Ejemplo: oficios, actas, contratos, documentos, fotografías, material fílmico, etc. y en especial pruebas que registren comunicaciones certificadas por la misma comunidad.

Nombre: Director o Jefe de Dependencia donde se originan los impactos sociales.

Cargo: El que corresponda al punto anterior.

8. CONTROL DE CAMBIOS:}

VERSIÓN

Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R. 020 de marzo 14 de 2003

En la portada se incluye como participante de la elaboración el Asesor del GEIP - Grupo Especial de Indagaciones Preliminares y en la parte pertinente a revisión al Coordinador del GEIP y el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Cambia el número de folios por reducción de anexos.
La definición de Beneficios se modifica aclarándola.
La descripción del procedimiento se presenta de manera más sencilla y clara, incluyendo en la columna de observaciones notas y reduciendo pasos comunes, consolidándose así en 8 actividades de 12 iniciales.
El anexo de Formato Básico se modifica incluyendo columnas que permiten clasificar y cuantificar los beneficios, de esta manera el formato número 1 de Reporte de Beneficios del Control Fiscal se eliminaría.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

Modificación del Alcance, así: Inicia con la documentación de la observación hecha por la Contraloría de Bogotá determinando, el momento y medio adoptado por el sujeto de control de la acción aplicada y termina con la colocación del Boletín de Beneficios de Control Fiscal en la página WEB de la entidad.
Base Legal: Ley 42 de 1993 "por la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen.
Numeral 5: Complementación de la relación de registros teniendo en cuenta los definidos en la cuarta columna del procedimiento.
Numeral 6: ANEXOS: Inclusión de los anexos 1, 2, 3, 4, 5 y 6
Numeral 7: Modificación de las actividades:
1. Documenta situación detectada, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho, y el medio de comunicación de la misma.
2. Registre la(s) Acción(es) correctivas implementadas por el sujeto de control y los resultados obtenidos.
3. Establezca la relación Causa Efecto (observación acción correctiva) y clasifique el tipo de beneficio logrado, con base en los soportes reales obtenidos a la fecha y cuantifíquelo según corresponda.
4. Convoca a mesa de trabajo para consensuar los beneficios relacionados en el Reporte de Beneficios de Control Fiscal Cuantificables anexo 1 y .no cuantificables anexo 2.
5. Remite al Subdirector o Coordinador GEIP el Reporte de Beneficios de Control Fiscal validados y soportados, anexo 1 y 2.
6. Presenta al Comité Técnico Sectorial el Reporte de Beneficios de Control Fiscal, para su aprobación.
7. Realiza reunión de aprobación en la dependencia.
8. Envía al Director Técnico de Planeación, dentro de los diez (10) primeros días hábiles siguientes a cada bimestre, el Reporte de Beneficios de Control Fiscal Cuantificables aprobados, en medio físico y medio magnético, junto con los soportes que evidencian el beneficio reportado.
9. Analiza y consolida los beneficios reportados por las dependencias de la entidad, en coordinación con el Contralor Auxiliar y Coordinador del GEIP.
10. Presenta ante el Comité Operativo el Informe Consolidado de Beneficios de Control Fiscal.
11. Aprueba el Informe de Beneficios de la entidad.
12. Efectúa ajustes al Informe de Beneficios, de acuerdo con lo aprobado en Comité Operativo.
13. Consolida y expide el Boletín de Beneficios de Control Fiscal, el último día hábil del mes siguiente al bimestre, con base en lo aprobado por el Comité Operativo.
14. Envía a la Oficina Asesora de Comunicaciones el Boletín de Beneficios de Control Fiscal.
15. Coloca el Boletín en la página WEB de la entidad.

2.0

R.R. 030 de mayo 21 de 2003

Eliminación del anexo la parte conceptual, toda vez que en el numeral 4 "Definiciones y en la descripción del procedimiento ya está incluido y dejar únicamente como anexos los formatos indicados.
Redefinir la numeración de anexos.

3.0

R.R. 048 de septiembre 30 de 2003

El procedimiento cambia de versión 3.0 a 4.0.
Se suprimen los registros de beneficios de control fiscal no cuantificables y los reportes de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción coactiva relacionados con el cobro persuasivo, coactivo y fallos con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriados.
Se eliminan los anexos 2, 4, 5 y 6.
El anexo No. 3 queda como anexo No. 2.
Se eliminan las actividades 9 y 10 de la descripción del procedimiento.

4.0

R.R. 051 de diciembre 30 de 2004

El procedimiento cambia de versión 4.0 a 5.0
Se cambia el alcance del procedimiento en cuanto a su inicio.
Se eliminan los literales b y d de ejemplos de beneficios indirectos.
Se actualiza la denominación del Grupo de Actuaciones Especiales (GAE) por Grupo Especial de Investigaciones Forenses (GUIFO).
Se modifica la actividad 1 para ser concordante con el nuevo alcance del procedimiento.
Se suprime como ejecutor de la actividad 6 al Contralor Auxiliar.
Se actualizan los formatos y se aclara su diligenciamiento a través del instructivo.

5.0

R.R. 045 de noviembre 30 de 2005

Cambia de versión.

6.0

R.R. de 018 de agosto 14 de 2006

El procedimiento cambia de versión 6.0 a 7.0
Se modifica y complementan los numerales 3, 4, 5 y 6 relacionados con la base legal; Definiciones; Registros y Anexos.
Se aumentan las actividades al pasar de 8 a 9; sin embargo, se disminuyen y concretan las tareas que las conforman.
Se incorpora el concepto de impactos de control social y beneficios ambientales, los cuales materializan el nuevo modelo de control fiscal "control Fiscal con la Mano del ciudadano", a los cuales se les elabora los anexos 4 y 5, e instructivos correspondientes.
Se actualizan los formatos y se aclara su diligenciamiento a través del instructivo.

7.0

R.R. 026 de diciembre 28 de 2007

Cambia de versión, se modifica el alcance y se ajusta la base legal al acuerdo 361 de 2009.
En la actividad 1 se incluye efectuar seguimiento a los hechos generadores de beneficios de control fiscal, tales como plan de mejoramiento, advertencias y pronunciamientos comunicados vigentes.
En la actividad 5 se incluye un punto de control.

8.0

R.R. 029 de noviembre 03 de 2009

Cambia de versión.
Se modifican las siguientes actividades:
Actividad 1, se incluyó las actuaciones de control fiscal.
Actividad 2, se eliminó la observación
Actividad 3, se modifica la redacción
Actividad 5, se suprimió
Actividad 7, se incluyó una observación en cuanto a las devoluciones de los beneficios.
Actividad 8, se establece un punto de control.

9.0

R.R. 007 de marzo 31 de 2011

Se cambia el nombre del procedimiento por identificación, evaluación, cuantificación y certificación de los beneficios del control fiscal.
Cambia de versión
Se actualiza la base legal incluyendo la Ley Anticorrupción
Se incluyen las definiciones de Acción Preventiva, advertencias, control fiscal, compensación, impacto, mitigación, y observaciones
Se complementa las definiciones de beneficio de control fiscal, beneficios directos, beneficios indirectos, criterios para establecer beneficios de control fiscal, recuperación y soportes
Se elimina la definición de recuperaciones o ahorros potenciales.
Se complementa la actividad 1 de la descripción del procedimiento
Se incluye en la actividad 5 la observación de los soportes de beneficios
Se incluye la Actividad 9 para la publicación de los beneficios para la oficina de comunicaciones.
Se modifica el formato Nº 1 con su correspondiente instructivo
Se elimina la columna y observación de beneficios potenciales del anexo 2.

10.0

R.R. 030 de Diciembre 28 de 2012

El procedimiento se adecua a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión.
El procedimiento se ajusta de acuerdo con las directrices dadas en el Art. 127 de la Ley 1474 de 2011
Se actualizan y complementan las definiciones de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría para las Contralorías territoriales
Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos
Se incluye un nuevo formato para los beneficios cualificables producto de las observaciones de auditoría o pronunciamientos

11.0

RR 055 de Diciembre 18 de 2013

Se actualiza de conformidad con lo establecido en el Procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 033 de 2014.
Se ajusta el Comité técnico sectorial por Comité técnico con el fin que pueda ser aplicable a la Dirección de Reacción Inmediata, así como la denominación del registro respectivo, de conformidad con lo establecido en la Resolución Reglamentaria No. 007 de Marzo 5 de 2015.
Se modifica la actividad 8 en el sentido que el Director de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones no es quien publica directamente, sino que asigna el funcionario responsable de publicar el Boletín en la Página Web.

12.0

R.R. 009 de marzo 13 de 2015

* Se elimina todo lo relacionado con la función de advertencia para dar cumplimiento a la sentencia C-103/15
* Se suprime del encabezado del procedimiento la palabra certificación
* Se modifica la actividad relacionada con la aprobación de los beneficios de control fiscal y se cambia de responsable.
* Se adiciona en la actividad Nº 8 que pasa a ser la actividad No 10 la aplicación del procedimiento para la divulgación de información.

13.0

R.R. 037 de julio 15 de 2015

.

.

PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR
VISITA DE CONTROL FISCAL

Código formato: PGD-01-002

Código documento: PVCGF-23
Versión:6.0

Página 1 de 26

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación
(Responsable de Proceso)

Revisión técnica
(Director de Planeación)

Firma:

Firma:

Nombre:
Ligia Inés Botero Mejía

Nombre:
Biviana Duque Toro

Cargo:
Contralora Auxiliar

Cargo:
Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO:
Estandarizar las actividades que se deben llevar a cabo para adelantar Visita de Control Fiscal por parte de las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, la Dirección de Reacción Inmediata o Grupos Especiales de la entidad.

2. ALCANCE:
El procedimiento inicia cuando el Director Sectorial de Fiscalización, el Director de Reacción Inmediata o el Coordinador Grupo Especial informa al Responsable del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal el inicio de una Visita de Control Fiscal debidamente justificada y termina con la entrega de papeles de trabajo, de conformidad con el procedimiento vigente.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA

FECHA

DESCRIPCIÓN

Constitución Política de Colombia

20/07/1991

Artículos 268 y 272

Ley 42

26/01/1993

"Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen". Artículo 105

Decreto Ley 1421

22/07/1993

"Por el cual se dicta el Régimen Especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá". Artículo 105

Acuerdo 519

26/12/2012

Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajusta el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones

Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT.

Noviembre de 2012

Metodología adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial construida por la Contraloría General de la República, a través del SINACF, en cumplimiento a lo normado en el artículo 130 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.

Resolución Reglamentaria No. 007

05/03/2015

Por la cual se reglamenta el Comité Técnico para el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

4. DEFINICIÓN:
EQUIPO DE AUDITORIA: equipo interdisciplinario conformado por profesionales comisionados para evaluar la gestión fiscal, mediante la aplicación de diferentes procedimientos de auditoria.

GESTIÓN FISCAL: conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales¹.

HALLAZGO DE AUDITORÍA: hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada - SER] con el criterio [deber ser - Norma]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas [o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio] y efectos [resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición encontrada].
Todos los hallazgos determinados son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto)².

MARCA DE AUDITORÍA: Son símbolos que pueden ser numéricos o alfabéticos y requieren ser explicados de forma específica y clara. Se utilizan para identificar los procedimientos de auditoría, facilitar y abreviar la clasificación y archivo de los papeles de trabajo.

MEMORANDO DE ASIGNACIÓN: documento suscrito por el Director Sectorial de Fiscalización, Director de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo especial, en el que se define el sujeto de control, el objetivo de la visita de control fiscal y la duración de la misma.

MUESTRA: elementos de un universo, seleccionados mediante técnicas estadísticas o no estadísticas, que permiten al auditor obtener evidencias suficientes y competentes para emitir una opinión o un concepto, por tanto su nivel de materialidad debe ser representativo.

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA: hechos constitutivos de posibles hallazgos, generados a partir de la comparación entre una situación encontrada frente a un criterio de auditoria, los cuales una vez evaluados, valorados y validados en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, se configuran como hallazgos. (Adaptada de la Guía de Auditoría Territorial, noviembre de 2012).

PAPELES DE TRABAJO: registros efectuados por el auditor, de aquella información obtenida en el desarrollo de la auditoría. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. Tienen como propósito ayudar al auditor a documentar todos los aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los programas de auditoría. Respaldan el informe de auditoría, sirven como fuente de información y facilitan la administración de la auditoría.
Se pueden registrar en papel, en forma electrónica, digital y otros medios similares, deben ser legibles, lógicos, completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente. Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para fácil identificación, se clasifican en: archivo permanente, archivo general y archivo corriente, tal como establece la NAG - 07 Papeles de trabajo³.

PLAN DE TRABAJO: documento que se elabora a partir de la orientación y los objetivos definidos en el Memorando de Asignación de Auditoría, del conocimiento del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar y la experticia del equipo auditor. Se constituye en la carta de navegación de la auditoría, contiene el objetivo, el alcance, la muestra, los programas y el cronograma de auditoría.
El Plan de Trabajo contiene:
* Objetivo general de la auditoría
* Alcance de la auditoría
* Identificación de la muestra de auditoría
* Programas y cronograma de auditoría

VISITA DE CONTROL FISCAL: actuación adelantada por las direcciones sectoriales de fiscalización de la Contraloría de Bogotá D.C. Grupo Especial y la Dirección de Reacción Inmediata, mediante la cual un equipo de auditoría, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Distrital.

5. ANEXOS:
Anexo No. 1. Modelo Memorando de asignación Visita de Control Fiscal. Código PVCGF-23-001
Anexo No. 2. Modelo Oficio de Presentación. Código PVCGF-23-002.
Anexo No. 3. Modelo Plan de Trabajo Visita de Control Fiscal. Código PVCGF-23-003.
Anexo No. 4. Modelo Acta de Visita de Control Fiscal. Código PVCGF-23-004
Anexo No. 5. Modelo Estructura Informe Visita de Control Fiscal. Código PVCGF-23-005
Anexo No. 6. Modelo Carta de Conclusiones. Código PVCGF-23-006
Anexo No. 7. Modelo cuadro de tipificación de observaciones (hallazgos). Código PVCGF-23-007

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

1

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN
DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Informa el inicio de la visita de control fiscal⁴ al Responsable del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, con copia a la Dirección de Planeación para control y estadísticas.

Memorando

Punto de control:
Se debe informar el objetivo, personal, recursos asignados, fecha de inicio y fecha probable de terminación.
Los términos para la visita de control fiscal están establecidos mediante Circular.

2

DIRECTOR DE PLANEACIÓN

Comunica el código de la visita fiscal, para que se registre en la portada del informe final y sea el referente para la incorporación del plan de mejoramiento.

Memorando

.

3

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN
DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Asigna al equipo de profesionales para que realice la visita de control fiscal y comunica el memorando de asignación.
Remite oficio al representante legal o quien haga sus veces, indicando los objetivos, el inicio de la visita de control fiscal y los integrantes del equipo auditor.
Solicita en el oficio los recursos logísticos para el desarrollo de la misma.

Memorando de asignación Visita de control fiscal
Oficio de presentación

Ver Anexo 1. Modelo memorando de asignación visita de control fiscal.
Ver Anexo 2. Modelo oficio de presentación.

Observación:
Acorde con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 610 de 2000, "Los servidores de las contralorías que realicen funciones de investigación o de indagación, o que estén comisionados para la práctica de pruebas en el proceso de responsabilidad fiscal, tienen el carácter de autoridad de policía judicial (…)".

4

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(Equipo auditor)

Elaboran el Plan de Trabajo a partir de la orientación y los objetivos definidos en el memorando de asignación de visita de control fiscal.

.

Ver Anexo 3 – Modelo Plan de trabajo.
El Plan de Trabajo, se constituye en la carta de navegación de la visita de control fiscal, contiene el objetivo, el alcance y las pruebas a realizar.

5

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN

DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Revisan y aprueban el Plan de Trabajo.
Con observaciones: solicita ajuste dejando evidencia del requerimiento.
Sin Observaciones: El Director Técnico o Coordinador de Grupo Especial, firma el Plan de Trabajo aprobado y lo remite al equipo auditor.

Acta de Comité Técnico⁵
Plan de trabajo aprobado.

Punto de control:
Verifica que el plan de trabajo contenga las actividades necesarias para cumplir con el objetivo definido en el memorando de asignación.
El plan de trabajo aprobado hace parte de los papeles de trabajo

6

ASESOR,
GERENTE, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(Equipo auditor)

Ejecuta el Plan de Trabajo, aplicando las pruebas y técnicas que conduzcan a identificar las observaciones de auditoría y el cumplimiento del objetivo de la visita de control fiscal.
Levanta acta(s) de visita de control fiscal, que contenga inicio, desarrollo y finalización de la actuación.
Determina la forma como se va a realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo.

Acta(s) visita de control fiscal

Ver Anexo 4 – Modelo acta de visita de control fiscal.

Observación:
En caso que se requiera prolongar la fecha de culminación de la visita de control fiscal, la misma deberá quedar debidamente justificada en acta de mesa de trabajo.
Para la referenciación y marcas de auditoria tener en cuenta lo establecido en el Anexo respectivo del procedimiento para la elaboración del memorando de asignación y planeación de la auditoría.

7

GERENTE
Y/O
SUBDIRECTOR

Realiza seguimiento a la ejecución del Plan de Trabajo.

.

Observación
El seguimiento tiene como objetivo orientar la visita de control fiscal, en campo, retroalimentar y liderar su desarrollo.

Punto de control
Los aportes y la evidencia del seguimiento, deben plasmarse en papeles de trabajo.

8

GERENTE
ASESOR,
PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)

Obtiene evidencia que sustenta el hecho constitutivo de observación de auditoría, indicando:
El hecho sucedido.
La transgresión de criterios definidos en las normas o reglamentos de carácter general o los adoptados internamente por el Sujeto de Control.
El daño (en caso de que sea una observación fiscal) debidamente cuantificado.
Cargo del presunto(s) responsable(s) del daño por omisión o por acción en el ejercicio de sus funciones.
La fecha, lugar y dependencias en que sucedieron los hechos.
Las causas que ocasionaron la ocurrencia de los hechos y los efectos que estos produjeron entre otros.
Clasifica la observación de auditoría determinando su incidencia fiscal o presunta incidencia disciplinaria o penal y la presenta en mesa de trabajo, junto con los soportes para su aprobación.

.

Punto de control:
Para validar la observación se debe tener en cuenta los aspectos contemplados en el anexo respectivo del procedimiento para la ejecución de la auditoría.
El término observación se utilizará ante hechos constitutivos de posibles hallazgos que inicialmente se presentan en el informe preliminar y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo con base en la respuesta presentada por el ente auditado.

Observación
Los soportes sustento de la observación deben ser claros y contundentes.
La observación debe fundarse en hechos ciertos, narrados en forma lógica, clara y coherente.

9

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN,
SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN,
DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
GERENTE
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL
ASESOR, PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)

Analizan las observaciones de auditoría:
Validadas, se incluyen en el Informe Preliminar.
Desvirtuadas, se deja constancia en mesa de trabajo por cada observación y no se incluyen en el informe preliminar
No se logra consenso, se recurrirá al Comité Técnico, de conformidad con la normatividad vigente y se deja constancia en mesa de trabajo.
Evidencia insuficiente, se activa procedimiento para Indagación Preliminar.

Acta de mesa de trabajo⁶

Punto de Control:
Para la validación de la observación se debe tener en cuenta los aspectos contemplados en el anexo respectivo del procedimiento para la ejecución de la auditoría.

10

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)

Elabora el informe preliminar con base en las observaciones y resultados de la visita de control fiscal y lo presenta al Director Técnico o Coordinador del Grupo Especial.

.

Ver Anexo 5, Modelo Estructura Informe Visita de control Fiscal, sin incluir la carta de conclusiones.

Observación:
Las cifras utilizadas en el informe deben ir en una sola unidad de medida: pesos, miles, millones, billones de pesos, etc.
El valor de los hallazgos fiscales será en pesos
El informe debe ser técnico, su contenido debe ser breve, conciso, claro y básicamente relacionar los resultados en cumplimiento del objetivo de la visita de control fiscal (Ver caracterización del producto).

11

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN
DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Revisa y aprueba de forma y de fondo el informe preliminar:
Aprobado: Comunica el informe preliminar al sujeto de vigilancia y control fiscal.
No aprobado: Aplica procedimiento para el control del producto no conforme.

.

Punto de control.
Verifica que se hayan cumplido los objetivos establecidos en el Memorando de Asignación de visita de control fiscal y el Plan de Trabajo.
Verifica que el informe cumpla con los atributos, y características de presentación determinados en la caracterización del producto, así como con la estructura establecida en el anexo 5 de este procedimiento.
Verifica que las observaciones de auditoria se redacten de manera sucinta, en el numeral correspondiente, indicando la presunta incidencia disciplinaria y/o penal, la cuantía en caso de incidencia fiscal y la situación evidenciada, de tal forma que la lectura del primer párrafo permita una visión general de la deficiencia o irregularidad encontrada.
Verifica que el total de observaciones de auditoria relacionados en el cuadro final coincida con lo establecido en el cuerpo del informe en cantidad y referenciación.
Verifica que el informe preliminar contenga la totalidad de resultados de la auditoria y que las afirmaciones, conceptos, opiniones y/o observaciones, estén respaldadas con evidencia valida, suficiente, pertinente y competente.

12

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN
DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Comunica el informe preliminar aprobado, al sujeto de vigilancia y control fiscal.

Oficio

Observación:
En la comunicación se le debe precisar al auditado que es la ÚNICA oportunidad para que presente los argumentos y soportes necesarios que permitan desvirtuar dichas observaciones.
Los términos otorgados al sujeto de control serán establecidos por el Director Técnico o Coordinador Grupo Especial de acuerdo con lo establecido por la Alta Dirección.
En caso de no presentarse observaciones, se comunica el informe preliminar sin requerir respuesta y se da por terminada la visita de control fiscal.

13

SUBDIRECTOR,
ASESOR,
GERENTE,
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(Equipo auditor)

Recibe y analiza la respuesta del sujeto de vigilancia y control fiscal.
Valida en mesa de trabajo las observación, con base en el análisis efectuado a la respuesta de la entidad:
Respuesta satisfactoria: desvirtúa la observación.
Si la respuesta no desvirtúa la observación, se configura en hallazgo definitivo, en caso de desvirtuarse alguna incidencia se ajusta la redacción.
Si no se logra consenso sobre la observación, se recurre al Comité Técnico, de conformidad con la normatividad vigente y se deja constancia en mesa de trabajo.
Si no se tiene la evidencia suficiente, se activa el procedimiento para la Indagación Preliminar.
Presenta el informe final al Director o Coordinador del Grupo Especial.

Acta de mesa de trabajo

Observaciones:
Si el sujeto de vigilancia y control fiscal no presenta argumentos ni soportes, el equipo auditor dejará constancia en acta, configurándose el hallazgo de auditoria.
Las situaciones que no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, podrán ser objeto de pronunciamiento, activándose el procedimiento correspondiente.
Para el análisis en detalle de cada observación utilizar el anexo "Formato Análisis Respuesta Informe Preliminar" establecido en el procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoria. Este formato quedará como anexo del acta de mesa de trabajo respectiva.
Las observaciones desvirtuadas por el sujeto de vigilancia y control fiscal, conservaran el numeral y la descripción con el cual se identificó en el informe preliminar, concluyendo con el siguiente texto: "Según el análisis efectuado a la respuesta remitida, se aceptan los argumentos planteados y se retira la observación".

14

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)

Diligencian el formato de traslado de los hallazgos fiscales de auditoria y los soportes respectivos y entrega al Subdirector o Gerente.

.

Observación:
Ver anexo "Formato traslado de hallazgo fiscal" del procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría.
Los formatos se diligencian de manera completa, sin tachones ni enmendaduras.

15

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN
DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Revisa y aprueba el informe final.
Sin observaciones, aprueba informe.
Con observaciones aplica procedimiento para el control de Producto no Conforme.

.

Punto de control.
Verifica que el informe cumpla con los atributos, y características de presentación determinados en la caracterización del producto, así como con la estructura establecida en el anexo 5.
Verifica que se hayan cumplido los objetivos establecidos en el Memorando de Asignación de visita de control fiscal y el Plan de Trabajo.
Verifica que las observaciones de auditoria se redacten de manera sucinta, en el numeral correspondiente, indicando la incidencia, la cuantía (si fuere del caso) y la situación evidenciada, de tal forma que la lectura del primer párrafo permita una visión general de la deficiencia o irregularidad encontrada.
Verifica que el total de observaciones de auditoria relacionados en el cuadro final coincida con lo establecido en el cuerpo del informe en cantidad y referenciación.
Verifica que el informe preliminar contenga la totalidad de resultados de la auditoria y que las afirmaciones, conceptos, opiniones y/o observaciones, estén respaldadas con evidencia valida, suficiente, pertinente y competente.

16

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
(Equipo auditor)

Aplica procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento

Número de radicación

Observación:
Esta actividad se realiza conforme al instructivo del Formato de Plan de Mejoramiento previsto en la Resolución Reglamentaria vigente, con anterioridad a la radicación del informe final de auditoria.

17

SUBDIRECTOR O GERENTE

Verifica la inclusión en el formato de formulación plan de mejoramiento de la totalidad de hallazgos comunicados en el Informe final visita de control fiscal.

.

.

18

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN
DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Comunica el informe definitivo al sujeto de vigilancia y control fiscal.
Remite copia del oficio remisorio con el radicado del sujeto de vigilancia y control fiscal a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la habilitación del SIVICOF al sujeto de vigilancia y control fiscal para que incorpore el plan de mejoramiento correspondiente.
Aplica procedimiento para la preservación del producto.

Oficio remisorio
Informe final de visita de control fiscal

Observación:
En el oficio de comunicación del informe final se debe informar el código de la actuación que debe ser utilizado para la formulación del plan de mejoramiento en el SIVICOF. El código está registrado en la portada del informe. Este código de visita fiscal lo asigna y comunica el Director Técnico de Planeación.

19

SUBDIRECTOR
O
GERENTE

Revisa los formatos de traslado de hallazgos fiscales de auditoria y los soportes, registrando su firma y los remite el Director Técnico.

.

Observación
Los formatos se diligencian de manera completa, sin tachones ni enmendaduras.

20

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN
DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA
COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

Traslada los hallazgos de auditoria verificando el cumplimiento de los requisitos:
Cumple: firma los formatos de traslado de hallazgo fiscal y el oficio remisorio de los presuntos hallazgos disciplinarios y/o penales a las autoridades competentes.
No cumple: solicita su diligenciamiento de manera completa, dejando evidencia del requerimiento

Memorando y/o Oficio de traslado de hallazgos.

Punto de control:
Verificar que los hallazgos de auditoria a trasladar correspondan al total de los comunicados en el informe final.
El traslado de los hallazgos se debe realizar máximo dentro de los (5) cinco días hábiles siguientes al radicado del informe final al sujeto de vigilancia y control fiscal.
Ver "Modelo oficio traslado presunto hallazgo penal y/o disciplinario" del procedimiento para elaborar el Informe de auditoría y cierre de auditoria.

21

GERENTE
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(Equipo auditor)

Cuantifican y trasladan los beneficios de control fiscal (en caso que aplique) de acuerdo con el procedimiento.

.

Observación:
Activa Procedimiento para la Identificación, Evaluación, Cualificación y Cuantificación de los Beneficios del Control Fiscal.

22

GERENTE
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(Equipo auditor)

Preparan los papeles de trabajo debidamente foliados y clasificados según corresponda y los entregan al administrador de archivo y/o funcionario designado.
Diligencian el Formato Único de Inventario Documental⁷ y entrega al administrador de archivo o funcionario designado
Entrega los papeles de trabajo al Archivo Central, codificados según tabla de retención documental, aplica para el caso de las Gerencias de Localidades.

Formato Único de Inventario Documental⁸

Observación
Los Papeles de Trabajo están conformados por los documentos contenidos en los Archivos; Corriente, General y Permanente.
Cuando sea en Medio Magnético se hará en CD, de conformidad con la tabla de retención documental.
Para la organización de los papeles de trabajo, tener en cuenta los anexos "Archivo de Papeles de Trabajo", "Carátula de la Carpeta de Archivo" y "Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD" del procedimiento del procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría.
Cada carpeta contentiva de un archivo, deberá llevar un índice.

23

ADMINISTRADOR DE ARCHIVO
Y/O
FUNCIONARIO DESIGNADO

Revisa la foliación, referenciación y codificación de los papeles de trabajo, según la Tabla de Retención Documental de la dependencia.
En caso de encontrar inconsistencias en los papeles de trabajo, proyecta memorando para firma del Subdirector solicitando los ajustes al Equipo Auditor.

Papeles de trabajo

Observación
Aplica "Modelo lista de chequeo para recibo papeles de trabajo", del Procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría.

7. ANEXOS
ANEXO No. 1.
MODELO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN VISITA DE CONTROL FISCAL⁹}

PARA:	NOMBRE Y CARGO - EQUIPO DE AUDITORÍA
DE:	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL / DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA / COORDINADOR GRUPO ESPECIAL

ASUNTO:	ASIGNACION VISITA DE CONTROL FISCAL

Me permito comunicarles que han sido asignados para adelantar visita de control fiscal ante (nombre sujeto de control), bajo los siguientes parámetros:

1. OBJETIVO GENERAL DE LA VISITA DE CONTROL FISCAL

Descripción del tema a evaluar y de los resultados que se esperan lograr con la visita de control fiscal. (Indicando el QUÉ y PARA QUÉ).

2. DURACION DE LA VISITA DE CONTROL FISCAL

Establecer fecha de inicio y terminación de la Visita de Control Fiscal, fecha en la cual deberá entregarse el informe final.

FASE	PERIODO
Ejecución.	Del…………….hasta el……………
Informe.	Del…………….hasta el……………

La ejecución del trabajo se deberá realizar según lo establecido en los procedimientos vigentes.

Cordialmente,

_____________________

Director Técnico Sectorial

Director Reacción Inmediata

Coordinador Grupo Especial

ANEXO No. 2

MODELO OFICIO DE PRESENTACIÓN¹⁰

Doctor (a)

XXXXXXX

CARGO

Entidad

Dirección

Asunto: Visita de Control Fiscal a XXXXXXXXXXXXXX

Respetado (a) Doctor (a) XXXXXXXXX

La Contraloría de Bogotá D.C., ha programado la realización de Visita de Control Fiscal a (sujeto o asunto a auditar que pueden ser, Políticas, Planes, Programas, Proyectos, Procesos o temas de interés), bajo los siguientes parámetros:

1. EQUIPO AUDITOR

Nombre	Cargo	Profesión
1. Nombre	Cargo	Profesión
2. Nombre	Cargo	Profesión
3. Nombre	Cargo	Profesión
4. Nombre	Cargo	Profesión

2. DURACIÓN

La Visita de Control Fiscal se iniciará a partir del XXXX y culminará el XXXX.

3. VIGENCIA O PERÍODO A AUDITAR

Determine aquí el año o período al que corresponden las operaciones a evaluar.

Para el cumplimiento de los objetivos y los términos de referencia establecidos en nuestra programación, requerimos la oportuna colaboración de su parte, mediante el diligente suministro de la información que soliciten los auditores y demás aspectos relacionados con el trabajo. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C.

Así mismo, le agradezco impartir las instrucciones pertinentes a quien corresponda, para efectos de que los miembros del Equipo Auditor tengan acceso a las instalaciones de la Entidad, se les asigne el espacio físico necesario para el desarrollo de sus labores¹¹, y se les brinden las facilidades necesarias para la realización de la visita de control fiscal.

Cordial Saludo,

____________________________

Director Técnico Sectorial

Director Reacción Inmediata

Coordinador Grupo Especial

ANEXO No. 3

MODELO PLAN DE TRABAJO VISITA DE CONTROL FISCAL

.	PLAN DE TRABAJO VISITA DE CONTROL FISCAL	Código formato: PVCGF-23-003
		Código documento: PVCGF-23 Versión:5.0
		Página X de Y

VISITA DE CONTROL FISCAL

(NOMBRE SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL – SIGLA)

DIRECCIÓN SECTOR (______________)

NOMBRE y cargo

Equipo de Auditoría

NOMBRE – Subdirector de Fiscalización

NOMBRE – Director

Fecha de aprobación: _________________________ Acta: (No. y Fecha)

1. OBJETIVO GENERAL DE LA VISITA DE CONTROL FISCAL

(Transcribir el numeral 1 del Memorando de Asignación de Visita de Control Fiscal).

2. ALCANCE DE LA VISITA DE CONTROL FISCAL

Se debe especificar claramente el alcance que va a tener la visita de control fiscal.

3. APLICACIÓN, EVALUACIÓN DE PRUEBAS.

Señala cronológicamente las posibles fechas de realización de pruebas y diligencias, su análisis y tiempo previsto para la realización del Informe de verificación de conformidad con las fechas establecidas en el memorando de asignación.

Cordialmente,

(Nombre completo, cargo y firma)

Equipo Auditor

(Nombres completos y firmas)

Director y Subdirector Técnico de Fiscalización

Acta Comité Técnico No. ___________________ Fecha:

ANEXO No. 4

MODELO ACTA DE VISITA DE CONTROL FISCAL

.	ACTA VISITA DE CONTROL FISCAL	Código formato: PVCGF-23-004
		Código documento: PVCGF-23 Versión:5.0
		Página 18 de 25

"… (Tema de la Visita de Control Fiscal)"

En la ciudad de Bogotá D.C. a los (-- fecha y hora en letras y números), presentes en la (entidad/dependencia competente), comparece por una parte el (la) dr (a) XXX, en su carácter de delegados de la Contraloría de Bogotá D.C., y por otra el (la) dr (a) YYYYY, con cargo vvvv de la entidad, quien atenderá el requerimiento de los funcionarios de la Contraloría. Acto seguido se informa que las razones por las cuales se procede a levantar la presente acta de visita de control fiscal son: -------------------.

Una vez informado al representante de la entidad, de la delegación proferida por el Director (Sectorial de Fiscalización vvv o de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo Especial) de la Contraloría de Bogotá D.C. se procede a desarrollar la presente acta en los siguientes términos:

1. Pregunta: (funcionarios de la contraloría). Respuesta: (Entidad).

2. Pregunta: (funcionarios de la contraloría). Respuesta: (Entidad).

No siendo otro el objeto de la presente visita se termina y firma por los que en ella intervinieron, una vez leída y aprobada en todas y cada una de sus partes.

(Firma, nombre y cargo o identificación de todos los que participaron en la diligencia, empezando por el Profesional comisionado).

NOTA: Cuando por cualquier circunstancia la diligencia de visita no pueda terminarse, se suspenderá dejando constancia en el acta en tal sentido y expresando la fecha y hora en que habrá de continuar; el acta será suscrita en el momento de la suspensión por todos los que en la diligencia intervienen y continuarse en la hora y fecha previstas, para finalmente ser suscrita nuevamente una vez terminada la visita.

ANEXO 5

MODELO ESTRUCTURA INFORME VISITA DE CONTROL FISCAL

"Por un control fiscal efectivo y transparente"

INFORME VISITA DE CONTROL FISCAL

CODIGO ______¹²

NOMBRE DE LA DIRECCIÓN O GRUPO QUE ADELANTA LA VISITA

NOMBRE SUJETO DE CONTROL – SIGLA

VIGENCIA:

Elaboró: (Equipo asignado)

Aprobó: Director Sectorial de Fiscalización o Director de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo Especial

FECHA

TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES (Ver modelo anexo 6).

2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORIA: indicar claramente el alcance y la muestra de auditoría evaluada

3. RESULTADOS OBTENIDOS: relacionar los resultados y las observaciones (hallazgos) administrativos, fiscales, penales y disciplinarios determinados.

ANEXO: Cuadro de observaciones (hallazgos) detectados y comunicados debidamente referenciados. Deben ir en una sola unidad de medida: ($) pesos. (Ver modelo anexo 7).

ANEXO No. 6

MODELO "CARTA DE CONCLUSIONES"

Ciudad

Doctor

XXXXXXXXXXX

Representante legal

Entidad

Ciudad

Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría de Bogotá, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política y el Decreto 1421 de 1993, practicó visita de control fiscal a la entidad _________________________________ (razón social de la entidad) vigencia XXXX, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales (colocar los principios evaluados, de acuerdo con el alcance de la auditoría) con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área actividad o proceso examinado.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de este ente de control consiste en producir un Informe de visita de control fiscal que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos establecidos por la Contraloría; de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Bogotá D.C.

CONCEPTO DE GESTIÓN SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría de Bogotá D.C. como resultado de la visita de control fiscal adelantada, conceptúa que la gestión en el área (s), proceso (s), actividad(es) o asunto (s) auditados, cumple o no con los principios evaluados xxxxxxxxxxxx.

Nota: Cuando se evalúa el aspecto contractual se debe especificar el número y el valor de los contratos celebrados por la Entidad durante la vigencia evaluada, y el número y valor de los contratos tomados como muestra en caso que no se haya realizado la evaluación a la totalidad de los mismos.

Así mismo, se evaluará los controles establecidos de control fiscal interno para el asunto auditado.

PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

Frente a los hallazgos evidenciados en el presente informe, la entidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación del informe final, debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra ejecutando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.

Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Producto de la evaluación, se anexa Capítulo resultados visita de control fiscal, que contiene los resultados y hallazgos detectados por este Órgano de Control.

Atentamente,

Director Técnico Sectorial /

Director de Reacción Inmediata /

Coordinador (a) Grupo Especial

ANEXO No. 7

MODELO "CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE OBSERVACIONES¹³ (HALLAZGOS¹⁴)"

TIPO DE OBSERVACIONES¹⁵ (HALLAZGOS¹⁶)	CANTIDAD	VALOR (En pesos)	REFERENCIACIÓN¹⁷
1. ADMINISTRATIVOS	XX	N.A	.
2. DISCIPLINARIOS	XX	N.A	.
3. PENALES	XX	N.A	.
4. FISCALES	XX	$XX	.

N.A: No aplica.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	Nº ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 014 de junio 15 de 2012	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos, se incluye la Dirección de Reacción Inmediata. Se aclaran actividades.
2.0	R.R. 014 de marzo 20 de 2013	Se elimina de las actividades 6 y 11 la observación relacionada con la presencia del funcionario de enlace de Responsabilidad Fiscal y la Oficina Asesora Jurídica.
3.0	R.R. 015 de abril 15 de 2013	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se unifica el procedimiento para ser aplicado en desarrollo de una auditoría especial o una visita fiscal. Se incorporan las actividades necesarias para concluir Hallazgo de auditoría y para la elaboración del informe. Se incluyen los siguientes formatos: Carta de presentación, modelo acta de visita fiscal, modelo estructura informe auditoría especial, modelo carta de conclusiones.
4.0	RR 055 del 18 de diciembre de 2013	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión -SIG. Se separan los procedimientos de Visita Fiscal y Auditoria especial, para dar mayor claridad en el entendido que son dos actuaciones diferentes. Se actualiza en todo el procedimiento el término visita fiscal por visita de control fiscal. Se incorpora la definición de Plan de trabajo. Se eliminan el Anexo No. 6. Modelo Estructura Informe Auditoría Especial y se renumeran los que permanecen. Se aclara en la primera actividad que la visita de control fiscal debe programarse cuando se tenga conocimiento de un hecho que por su importancia, riesgo o impacto amerite intervención inmediata por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C. Por lo tanto, la asignación del talento humano deber ser coherente con esta realidad, asignando el (los) profesionales con el perfil requerido, en promedio dos (2) auditores. En la actividad 5 se incluye la necesidad de determinar la forma como se va a realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo002E Se eliminan las actividades 9 y 10 que aplican para la auditoria especial.
5.0	R.R. 009 de 13 de marzo de 2015	Se elimina lo correspondiente a la Función de advertencia. Se eliminan las actividades 19 y 20 toda vez que se suprime la elaboración del Formato de reporte traslado de hallazgos de auditoria. Se incluye la actividad 16 relacionada con la comunicación del informe definitivo al sujeto de control, con el fin de hacerla más específica. Se modifica el modelo plan de trabajo visita de control fiscal, incluyendo carátula y ajustando los numerales respectivos. Se eliminan las actividades 19, 20 y 22. Se ajustan las actividades relacionadas con el plan de mejoramiento.
6.0	R.R.037 de julio 15 de 2015	.

.	PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS DE LA VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PVCGF-25 Versión:2.0
		Página 1 de 17

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración y/o Modificación (Responsable de Proceso)	Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para efectuar seguimiento a los resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal realizada por las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, la Dirección de Reacción Inmediata y el Grupo Especial en los sujetos de control, con el fin que sirva de insumo para la toma de decisiones.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la determinación de la periodicidad para efectuar seguimiento a los resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal por parte de la Alta Dirección y termina con la presentación, consolidación y análisis respecto a los resultados.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Constitución Política	20/07/1991	Artículos 268 y 272
Ley 42	26/01/1993	Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen
Decreto Ley 1421	22/07/1993	Por el cual se dicta el Régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá (artículo 105 y 109
Acuerdo 519	26/12/2012	"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, d. c., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones"

4. DEFINICIONES:

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL. revisión o examen de la gestión fiscal, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, que se realiza mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal con el objeto de determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal, en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del estado; la confiabilidad en la información financiera, el cumplimiento en la aplicación de la normatividad vigente y el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos, de manera que permita fundamentar las opiniones, pronunciamientos y conceptos. (Adaptada de la Guía de Auditoría de la CGR, febrero de 2013).

BENEFICIO DE CONTROL FISCAL.¹ Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconómicos comunicados o acciones del control fiscal participativo.

Se clasifican en:

* Beneficios Directos. Recuperaciones y ahorros de recursos, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos plenamente soportados, evidentes, cuantificables y/o cualificables.

- Pronunciamientos o actuaciones del control fiscal que generen un mejoramiento en el apoyo técnico al control político.

- Ajustes a los planes, programas o proyectos y/o presupuestos de la entidad territorial o cualquiera de sus entidades en beneficio de determinada población objetivo.

- Supresión de cobros ilegales a los contribuyentes.

- Ajustes contables (Incremento de activos, de patrimonio; disminución en pasivos, entre otros siempre y cuando sean cuantificables).

- Pronunciamientos efectivos frente a alianzas estratégicas. Cuantificables sólo con base en el aumento de valor de las empresas y la mejora del servicio en cobertura y calidad

- Programas de capacitación o actualización que mejoren la gestión pública.

- Mejoramiento en procesos de planeación, medición y control de actividades, entre otros

INDAGACIÓN PRELIMINAR: conjunto de actuaciones pre procesales administrativas adelantadas por la Contraloría a efectos de establecer el mérito para abrir un proceso de responsabilidad fiscal, garantizando la reserva y el recaudo de pruebas, destacando como requisito de procedibilidad la existencia de un daño patrimonial del Estado y la identificación de los presuntos responsables, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 610 de 2000.

PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL PAD. Documento que consolida la planeación del Proceso de Vigilancia y control a la gestión fiscal en los sujetos de control de competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL. Es el conjunto de actuaciones administrativas que adelanta la Contraloría de Bogotá, con el fin de facilitar el ejercicio de Investigaciones fiscales y de la vigilancia fiscal, e impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas obligaciones que permiten el adecuado, transparente y eficiente control fiscal. Con este proceso no se pretende resarcir, ni reparar el daño, sino se busca un medio conminatorio que se fundamenta en el poder correccional del Estado.

SEGUIMIENTO. Conjunto de actividades mediante las cuales se evalúan los resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal en un determinado periodo de tiempo; con el fin de asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Alta Dirección. Se analizan resultados entre otros de: Auditorías, Visitas Fiscales, Indagaciones Preliminares, Procesos Administrativos Sancionatorios, entre otros

VISITA FISCAL. Actuación adelantada por las Direcciones Sectoriales de Fiscalización, la Dirección de Reacción Inmediata o el Grupo Especial de la Contraloría de Bogotá D.C., mediante la cual un equipo de profesionales, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Distrital.

5. ANEXOS:

Anexo 1: Matriz de Resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal.

Anexo 2: Trazabilidad Hallazgos Fiscales

Anexo 3: Seguimiento Indagación Preliminar

Anexo 4: Seguimiento Proceso Administrativo Sancionatorio

Anexo 5: Reporte Beneficios de Control Fiscal

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	CONTRALORA AUXILIAR	Establece periodicidad para efectuar seguimiento a los resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal. Solicita a las Direcciones Sectoriales, la Dirección de Reacción Inmediata y el Grupo Especial el reporte de información.	Circular	.
2	GERENTE ASESOR2 PROFESIONAL	Diligencia la Matriz de Resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal (Anexo 1).	.	Punto de Control. Verifica que la fuente de información corresponda a los informes y actuaciones de control fiscal y coincida con lo reportado en los informes finales.
3	GERENTE ASESOR3 PROFESIONAL	Consolida información de los Hallazgos fiscales reportados en informes finales, de conformidad con lo establecido en el anexo 2 de este procedimiento, atendiendo lo determinado en las instrucciones de diligenciamiento.	.	Punto de control. El total y la cuantía de Hallazgos fiscales reportados en el anexo de esta actividad debe coincidir con los totales reportados en las celdas 16 y 17 del anexo 1 de este procedimiento.
4	GERENTE ASESOR4 PROFESIONAL	Diligencia el anexo 3 relacionado con el seguimiento a las indagaciones preliminares.	.	Observación Se deben incluir todas las Indagaciones Preliminares que tuvieron algún trámite durante la vigencia, así hayan sido aperturadas en vigencias anteriores
5	GERENTE ASESOR5 PROFESIONAL	Diligencia el anexo 4 relacionado con el seguimiento a los procesos administrativos sancionatorios.	.	.
6	GERENTE ASESOR6 PROFESIONAL	Diligencia el anexo 5 relacionado con el reporte de beneficios de control fiscal.	.	Punto de Control. Verifica que los datos coincidan con lo reportado a la Dirección de Planeación, de conformidad con lo establecido en el procedimiento para la identificación, evaluación, cualificación y cuantificación de los beneficios del control fiscal vigente.
7	GERENTE ASESOR⁷ PROFESIONAL	Entrega los anexos consolidados debidamente diligenciados al Director Sectorial, Director de Reacción inmediata o Coordinador Grupo Especial.	.	.
8	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL	Remite vía SIGESPRO u Outlook a la Dirección de Planeación los anexos mencionados anteriormente debidamente diligenciados y relacionados a continuación así: Matriz de resultados de la vigilancia y control a la gestión fiscal. Trazabilidad de los hallazgos fiscales. Seguimiento Indagaciones preliminares. Seguimiento a procesos administrativos sancionatorios. Beneficios de control fiscal generados.	.	Punto de control. Verifica que la información reportada en los anexos, sea consistente, veraz y refleje el resultado de la gestión realizada por la Dirección a la fecha de reporte. Observación La periodicidad y fecha de reporte, será la establecida a través de circular.
9	PROFESIONAL DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN	Analiza la información y presenta observaciones en caso que se encuentren; incorpora análisis en los informes de gestión del proceso.	.	Observación La periodicidad y fecha de presentación de los informes de gestión, será la establecida a través de circular.

7. ANEXOS (FORMATOS)

ANEXO 1

MATRIZ DE RESULTADOS DE LA VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
No.	DIRECCIÓN SECTORIAL	SUJETO DE CONTROL	MODALIDAD DE AUDITORIA	NOMBRE AUDITORIA DE DESEMPEÑO O VISITA DE CONTROL FISCAL	No. AUDITORES ASIGNADOS	FECHA DE INICIO	FECHA DE TERMINACIÓN	OPINION ESTADOS CONTABLES	PRONUNCIAMIENTO DE LA CUENTA	CANTIDAD HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS	CANTIDAD TRASLADO HALLAZGOS FISCALES (RF)	CUANTIA TRASLADO HALLAZGOS FISCALES (en $)	CANTIDAD TRASLADO HALLAZGOS PENALES	CANTIDAD TRASLADO HALLAZGOS DISCIPLINARIOS
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INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

1. No. Registre el número consecutivo de las auditorias y visitas de control fiscal.

2. Dirección Sectorial: Determine el nombre de la dependencia que reporta la información.

3. Sujeto de Control: Relacione el nombre del sujeto de control fiscal, de conformidad con la norma vigente.

4. Modalidad de Auditoria: Indique la modalidad de auditoría practicada (de Regularidad, de desempeño, Visita de control Fiscal, Otra).

5. Nombre auditoria desempeño o visita de control fiscal: Establezca el nombre determinado para la auditoria de desempeño o visita fiscal. Únicamente aplica para el caso de auditorías de desempeño o visitas de control fiscal.

6. No. auditores asignados: Establezca la cantidad de auditores asignados para el desarrollo de la auditoria o visita de control fiscal.

7. Fecha de inicio: Indique la fecha de inicio de la auditoría, de conformidad con lo establecido en el PAD.

8. Fecha de terminación: Indique la fecha de terminación de la auditoría, de conformidad con lo establecido en el PAD.

9. Opinión estados contables: Indique el tipo de opinión emitido a los Estados Financieros de la entidad vigilada, en el periodo rendido (Limpia, Con Salvedades, Negativa o Adversa ó Abstención de Opinión). En los casos en que por la modalidad de auditoría no se dictamina anotar "No Aplica".

10. Pronunciamiento de la cuenta: Indique el pronunciamiento emitido por la Contraloría al ente vigilado como resultado de la revisión de la cuenta, en el periodo rendido (Fenece o no fenece). En los casos en que el por la modalidad no se hace pronunciamiento se debe anotar "No Aplica".

11. Cantidad hallazgos administrativos: Reporte el número de hallazgos de tipo administrativo que fueron identificados en el informe final de la auditoria.

12. Cantidad hallazgos fiscales: Reporte el número de hallazgos cuya connotación es de tipo fiscal.

13. Cuantía hallazgos fiscales: Reporte el valor de la sumatoria de los hallazgos trasladados y que tuvieron connotación de tipo fiscal.

14. Cantidad hallazgos penales: Reporte el número de hallazgos de tipo penal que fueron trasladados.

15. Cantidad hallazgos disciplinarios: Reporte el número de hallazgos de tipo disciplinario que fueron trasladados.

ANEXO 2

TRAZABILIDAD HALLAZGOS FISCALES

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO:

1. No: Corresponde al consecutivo de la relación de Hallazgos.

2. Dirección Sectorial: Indique la Dirección sectorial respectiva, de acuerdo con la resolución vigente.

3. Sujeto de Vigilancia y control fiscal: Diligencie el nombre del Sujeto Vigilado en el que se determinó el Hallazgo.

4. Modalidad de Auditoría: Indique la modalidad de auditoría practicada (Regularidad, Desempeño, Visita de Control Fiscal).

5. Nombre auditoría de desempeño o visita de control fiscal: Determine el nombre de la auditoría de desempeño o visita de control fiscal (para el caso de la auditoría de regularidad coloque NA).

6. Fecha comunicación informe final: Indique la fecha en que se comunicó el informe definitivo de auditoría al auditado. Utilice formato día/mes/año.

7. Componente/Factor: relacione el componente y factor evaluado que corresponde al hallazgo.

8. Datos del contrato: Incorpore el No. del contrato, contratista y valor total del contrato, para el caso en que el hallazgo tenga relación específica con el factor de contratación. Aplica únicamente en la evaluación de este factor.

9. No. Hallazgo según Informe: Incorpore el número determinado en el informe final para el respectivo hallazgo.

10. Descripción del Hallazgo: Determine la descripción del respectivo hallazgo.

11. Cuantía del Hallazgo: Relacione el valor estimado al momento del traslado del Hallazgo Fiscal, del presunto detrimento ocasionado por las situaciones o hechos mencionados anteriormente.

12. Código del Hallazgo: Incorpore el código del Hallazgo Fiscal, determinado en el formato de traslado de Hallazgo Fiscal.

13. Traslado Hallazgo Fiscal a la Dirección de Responsabilidad Fiscal: Relacione el número del radicado y fecha del memorando con el que se da traslado del hallazgo a la Dirección de Responsabilidad Fiscal, así como la fecha de recibido del físico es esta dependencia.

14. Auditor que configuró el Hallazgo: Determine el nombre y cargo del auditor que configuró el hallazgo que se esta reportando. Esta información se encuentra relacionada en el formato de traslado de hallazgo fiscal.

15. Devolución Hallazgo por parte de Responsabilidad a sectorial: Establezca el radicado y la fecha con que la Dirección de Responsabilidad Fiscal devuelve el hallazgo para ajustes a la Dirección sectorial.

16. Decisión de trámite en la Dirección sectorial: Determine el número del acta y fecha, así como la decisión tomada frente al hallazgo devuelto por la Dirección de Responsabilidad Fiscal; es decir: ajuste o complemento, archivo, apertura indagación preliminar, otro.

17. Devolución Hallazgo ajustado a Responsabilidad Fiscal: Establezca el número de radicado y fecha en que se devuelve el hallazgo ajustado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal.

ANEXO 3

SEGUIMIENTO INDAGACIÓN PRELIMINAR

FECHA DE CORTE:

Anexo 3. SEGUIMIENTO INDAGACION PRELIMINAR

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO:

(1) Fecha de corte: Establezca la fecha de corte en que se está presentando el seguimiento.

(2) No.: Registre el número consecutivo de la relación de expedientes.

(3) Dependencia: Determine el nombre de la dependencia que reporta la información.

(4) Indagación Nº: Corresponde al número de la indagación preliminar asignado por la Dependencia. Incluir todas las Indagaciones Preliminares en trámite de la dependencia.

(5) Fecha de ocurrencia de los hechos: Relacionar la fecha en que se supone ocurrió el hecho que originó el presunto detrimento patrimonial. Para los hechos instantáneos el día de su realización y los de tracto sucesivo, de carácter permanente o continuado la del último hecho.

(6) Descripción de hechos que originaron la actuación: Describir de manera concreta el hecho irregular.

(7) Mecanismos de conocimiento del hecho: Determinar el medio por el que se tuvo conocimiento del hecho: revisión cuenta, proceso auditor, queja o denuncia, audiencia, foro, cabildo, comité veedurías, correo certificado o electrónico, personal, línea telefónica.

(8) Fecha del traslado del Hallazgo: Relacionar la fecha en que el grupo auditor trasladó el hallazgo para dar trámite a la indagación preliminar, en caso que aplique.

(9) Fecha auto de apertura: Registre la fecha en que se profirió auto de apertura de la indagación preliminar.

(10) Estado actual: Describir brevemente la situación en que se encuentra la indagación (etapa probatoria, auto de archivo, grado de consulta, traslado a Responsabilidad Fiscal).

(11) Valor presunto detrimento: Relacione la cuantía del presunto detrimento patrimonial causado al erario.

(12) No. presuntos responsables: Relacionar la cantidad de responsables dentro de la indagación preliminar.

(13) Entidad afectada: Establezca el nombre del sujeto de control a quien se adelanta la Indagación preliminar.

(14) Decisión: Determinar la decisión adoptada en las indagaciones preliminares terminadas, así: Apertura de proceso, Archivo por improcedencia, Archivo por pago ó Archivo por caducidad.

(15) Fecha decisión: Relacionar la fecha en que se adoptó la decisión relacionada en el item anterior.

Nota: se deben incluir todas las Indagaciones Preliminares que tuvieron algún trámite durante la vigencia, así hayan sido aperturadas en vigencias anteriores. En caso que no aplique dejar la celda en blanco.

ANEXO 4

SEGUIMIENTO PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

FECHA DE REPORTE DEL SEGUIMIENTO:

Anexo 4. SEGUIMIENTO AL PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

(1) Fecha de reporte del seguimiento: Establezca la fecha de reporte en que se está presentando el seguimiento.

(2) No: Registre el número consecutivo de los procesos sancionatorios -PAS. Incluir todos los PAS que se encuentran en trámite en la dependencia.

(3) Dependencia: Determine el nombre de la dependencia que reporta la información.

(4) No. del expediente: Corresponde al número del proceso administrativo sancionatorio asignado por la Contraloría.

(5) Entidad donde trabaja el implicado: Citar la entidad donde trabajó el implicado para la fecha de ocurrencia de los hechos.

(6) Descripción de los hechos: Describir en forma concreta los hechos que originaron el proceso administrativo sancionatorio.

(7) Fecha auto de apertura/ apertura y formulación de cargos: Señalar la fecha en que se profirió el auto de apertura. La fecha de apertura y formulación de cargos aplica para procesos iniciados a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1437 de 2011.

(8) Acto administrativo que pone fin al Proceso y fecha: Determine el acto administrativo que pone fin a proceso sancionatorio, es decir Resolución por la cual se impone sanción de multa ó auto por el cual se archiva y establecer la fecha respectiva.

(9) Tipo de sanción: Determinar el tipo de sanción: amonestación, multa, solicitud de remoción y suspensión, etc.

(10) Cuantía multa: En caso que la sanción sea multa, especificar la cuantía.

(11) Valor recaudado: Corresponde a las cuantías canceladas por el sancionado con multa durante el término señalado por la resolución que la impone.

(12) Fecha de traslado a Jurisdicción Coactiva: Citar la fecha en que la sanción pecuniaria debidamente ejecutoriada se remite para cobro coactivo.

Nota: se deben incluir los procesos administrativos sancionatorios que tuvieron algún trámite durante la vigencia, así hayan sido aperturados en vigencias anteriores. En caso que no aplique dejar la celda en blanco.

ANEXO 5

REPORTE BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL

DIRECCION SECTORIAL (1)	ORIGEN (2)	SUJETO VIGILADO (3)	DESCRIPCION (4)	FECHA DE COMUNICACIÓN (5)	TIPO DE BENEFICIO (6)	VALOR (7)	NOTAS DEL AUDITOR (8)
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INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO:

1. Dirección sectorial: Determine el nombre de la Dirección Sectorial respectiva.

2. Origen: Indique qué originó el beneficio de auditoría así: Proceso Auditor-Hallazgos, Proceso Auditor-Observaciones, Proceso Auditor-Seguimiento plan de mejoramiento, Pronunciamientos, estudios de política pública, informes macro fiscales, control fiscal ambiental, Otros

3. Sujeto vigilado: Determine el sujeto de control en el que se generó el beneficio de auditoría.

4. Descripción: Redacte brevemente en que consistió el beneficio de auditoría generado.

5. Fecha de comunicación: Diligenciar la fecha en se comunicó el beneficio de auditoría al sujeto vigilado y/o la fecha del acta de aprobación del beneficio.

6. Tipo de beneficio: Determine si corresponde a un Beneficio: 1) Cualificable, 2) Cuantificable ó 3) Mixto.

7. Valor: registre el valor del beneficio de auditoría cuando corresponda a Cuantificable o Mixto

8. Notas del auditor: Si se requiere aclaración respecto al beneficio, diligencie esta casilla.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1.0	R.R. 055 de Diciembre 18 de 2013	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión -SIG. Se ajustan las definiciones. Se elimina lo concerniente a la Función de Advertencia, es decir la definición reflejada en el numeral 4, la actividad 4 y el anexo 3. Se ajustan los Anexos.
2.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

.	PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR AUDITORÍA DE DESEMPEÑO	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PVCGF-27 Versión: 6.0
		Página 1 de 29

FECHA: 23 DE JUNIO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación (Responsable de Proceso)	Revisión técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía	Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Contralora Auxiliar	Cargo: Directora Técnica de Planeación (E)

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades que se deben llevar a cabo para adelantar Auditoría de Desempeño sobre políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas, factores o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia con el propósito de evaluar si lo actuado se ajusta a los principios de la gestión fiscal y emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la elaboración del Memorando de Asignación de Auditoria y la comunicación al equipo de profesionales por el Director Sectorial de Fiscalización, Director de Reacción Inmediata o Coordinador Grupo Especial y termina con la entrega de los papeles de trabajo, de conformidad con el procedimiento vigente.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Constitución Política	20/07/1991	Artículos 268 y 272
Ley 42	26/01/1993	Por la cual se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen
Decreto Ley 1421	22/07/1993	Por el cual se dicta el Régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá (artículo 105 y 109)
Acuerdo 519	26/12/2012	"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones"
Ley 1474 de 2011	12/07/2011	"Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública".
Normas relativas al Trabajo NART	.	NART -01 Planeación estratégica NART -02 Plan de Auditoria Distrital PAD NART -03 Memorando de Asignación de Auditoria NART -04 Fases del proceso de auditoria
Normas para la fase de planeación NAFP	.	NAFP -01 Planeación del trabajo de auditoria NAFP -02 Trabajo del equipo auditor NAFP -03 Integralidad del control NAFP -04 Integración con el proceso de control fiscal macro NAFP -05 Integración con los clientes y partes interesadas NAFP -06 Conocimientos de los procesos de responsabilidad fiscal NAFP -07 Consulta de los sistemas de información NAFP -08 Objetivos de la Auditoria NAFP -09 Evaluación del control fiscal interno NAFP -10 Riesgos institucionales NAFP -11 Alcance de la Auditoria NAFP -12 Apoyo especializado NAFP -13 Criterios de Auditoria NAFP -14 Plan de Trabajo NAFP -15 Programas de Auditoria
Normas para la Fase de Ejecución NAFE	.	NAFE-01. Aplicación y desarrollo de los programas de auditoria NAFE-02. Aplicación de pruebas y obtención de evidencias NAFE-03. Evaluación de la Gestión Fiscal NAFE-04. Evaluación y valoración del hallazgo de auditoria NAFE-05. Interrelación con otros organismos
Normas relativas a la Fase de Informe NAFI	.	Normas para la fase de Informe NAFI-01 Elementos constitutivos el informe NAFI-02 Comunicación y traslado de las observaciones y hallazgos NAFI-03 Respuesta de la entidad NAFI-04 Declaración sobre las normas de auditoria del proceso auditor territorial NAFI-05 Dictamen integral NAFI-06 Concepto sobre la gestión fiscal NAFI-07 Concepto NAFI-08 Plan de mejoramiento Normas para las actividades de cierre NAPA-01 Aspectos Generales NAPA-02 Beneficios de control fiscal NAPA-03 Papeles de trabajo NAPA-04 Preservación del producto informe
Guía de Auditoría para las Contralorías Territoriales GAT.	Noviembre de 2012	Metodología adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de control fiscal en el nivel territorial construida por la Contraloría General de la República, a través del SINACOF, en cumplimiento a lo normado en el artículo 130 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
Resolución Reglamentaria No. 007	05/03/2015	Por la cual se reglamenta el Comité Técnico para el Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

4. DEFINICIÓN:

AUDITORÍA DE DESEMPEÑO: ejercicio de control fiscal mediante la cual se evalúan políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia con el propósito de evaluar si lo actuado se ajusta a los principios de la gestión fiscal y emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado.

EQUIPO DE AUDITORIA: equipo interdisciplinario conformado por profesionales comisionados Para evaluar la gestión fiscal, mediante la aplicación de diferentes procedimientos de auditoria.

GESTIÓN FISCAL. conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales¹.

HALLAZGO DE AUDITORÍA: hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada - SER] con el criterio [deber ser - Norma]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas [o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio] y efectos [resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición encontrada].

Todos los hallazgos determinados son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto)².

MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE AUDITORIA: documento elaborado por el Nivel Directivo de la Dirección Sectorial, a partir del conocimiento y análisis del sector y las particularidades del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar, la comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, la Matriz de Importancia Relativa - MIR, la Matriz de Riesgo por Proyecto y la Política Pública a evaluar en la vigencia, entre otros aspectos.

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA: hechos constitutivos de posibles hallazgos, generados a partir de la comparación entre una situación encontrada frente a un criterio de auditoria, los cuales una vez evaluados, valorados y validados en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, se configuran como hallazgos. (Adaptada de la Guía de Auditoría Territorial, noviembre de 2012).

PLAN DE TRABAJO: documento que se elabora a partir de la orientación y los objetivos definidos en el Memorando de Asignación de Auditoria, del conocimiento del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar y la experticia del equipo auditor. Se constituye en la carta de navegación de la auditoria, contiene el objetivo, el alcance, la muestra, los programas y el cronograma de auditoria.

PROGRAMA DE AUDITORÍA: guía del trabajo del auditor; que establece los objetivos, fuentes y criterios de auditoría y procedimientos que se pueden desarrollar durante la fase de planeación y/o⁴ejecución.

5. ANEXOS:

Anexo No. 1. Modelo Memorando de asignación Auditoría de desempeño. Código PVCGF-27-001

Anexo No. 2. Modelo Carta de Presentación. Código PVCGF-27-002

Anexo No. 3. Modelo Plan de Trabajo Auditoría de Desempeño. Código PVCGF-27-003

Anexo No. 4. Modelo Estructura Informe Auditoría de desempeño. Código PVCGF-27-004

Anexo No. 5. Modelo Carta de Conclusiones. Código PVCGF-27-005

Anexo No. 6. Modelo "Cuadro de Tipificación de Observaciones (Hallazgos)" Código PVCGF-27-006

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL	Elabora y comunica el Memorando de Asignación de Auditoria al equipo auditor. Remite oficio al representante legal o quien haga sus veces, indicando los objetivos, el inicio de la auditoria de desempeño y los integrantes del equipo auditor. Solicita en el oficio los recursos logísticos para el desarrollo de la auditoria.	Memorando de asignación Auditoría Desempeño. Oficio de presentación	Ver Anexo 1. Modelo Memorando de asignación auditoría desempeño. Ver Anexo 2. Modelo carta de presentación. En la comunicación se solicita los accesos directos sobre sistemas en línea, previa autorización de claves y atributos y los espacios físicos y elementos logísticos apropiados para el equipo de auditoría, de tal manera que garanticen condiciones adecuadas de salubridad, iluminación y seguridad para el trabajo e independencia de la gestión fiscalizadora. Observación: Los funcionarios de la Dirección de Reacción Inmediata son los únicos revestidos con facultades de policía judicial⁵.
2	SUBDIRECTOR⁶ Y/O GERENTE	Recibe por escrito el inventario de bienes devolutivos suministrado por el sujeto de vigilancia y control fiscal.	Formato Inventario Parte Interesada o documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal	Observación: Se diligenciará el Anexo "Formato Inventario Parte Interesada" del procedimiento para la elaboración del memorando de asignación y planeación de la auditoria. El equipo auditor velará por la seguridad de los bienes suministrados. En caso de no recibir bienes del sujeto de vigilancia y control fiscal la actividad no Aplica. Punto de Control Verificar el estado de los bienes puestos a disposición. El formato debe estar firmado por quien entrega y recibe.
3	SUBDIRECTOR, ASESOR, GERENTE, COORDINADOR GRUPO ESPECIAL PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo Auditor)	Elaboran el Plan de Trabajo⁷ a partir de la orientación y los objetivos definidos en el Memorando de Asignación de Auditoría.	.	Observación El Plan de Trabajo contiene objetivo general, alcance, identificación de la muestra, el programa y el cronograma de auditoria, en donde se detallan responsables, términos de entrega de informes parciales, avance de las actividades a ser desarrolladas por el equipo auditor. Ver Anexo 3: Modelo Plan de Trabajo Auditoría de Desempeño.
4	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL SUBDIRECTOR, GERENTE, ASESOR (Comité Técnico)	Revisan y aprueban el Plan de Trabajo. Con observaciones: solicita ajuste dejando evidencia del requerimiento. Sin Observaciones: El Director Técnico o Coordinador Grupo Especial, firma el Plan de Trabajo aprobado y lo remite al equipo auditor.	Acta Comité Técnico Plan de Trabajo Aprobado	Punto de control: Verifica que el programa de auditoria contenga las actividades necesarias para cumplir con el objetivo definido en el Memorando de Asignación de auditoria. Observación Director Técnico Sectorial de Fiscalización remite copia en medio magnético del Plan de Trabajo aprobado al Responsable del Proceso y a la Dirección de Planeación.
5	ASESOR GERENTE, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo Auditor)	Ejecuta el Plan de Trabajo, aplicando las pruebas y técnicas que conduzcan a identificar las observaciones de auditoría y el cumplimiento del objetivo de la auditoria.	.	.
6	GERENTE Y/O SUBDIRECTOR	Realiza seguimiento a la ejecución del Plan de Trabajo.	.	Observación El seguimiento tiene como objetivo orientar la auditoría en campo, retroalimentar y liderar su desarrollo. Punto de control Los aportes y la evidencia del seguimiento, deben plasmarse en papeles de trabajo.
7	GERENTE ASESOR, PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Obtiene evidencia que sustenta el hecho constitutivo de observación de auditoría⁸, indicando: El hecho sucedido. La transgresión de los criterios definidos en las normas o reglamentos de carácter general o los adoptados internamente por el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. El daño patrimonial debidamente cuantificado. Cargo del presunto(s) responsable(s) del daño patrimonial. La fecha y lugar en que sucedieron los hechos. Las causas que ocasionaron la ocurrencia de los hechos y los efectos que estos produjeron entre otros. Clasifica la observación de auditoría determinando su incidencia según corresponda así: fiscal, presunta disciplinaria o penal y la presenta en mesa de trabajo, junto con los soportes para su aprobación.	.	Punto de control: El término observación de auditoría se utilizará ante hechos constitutivos de posibles hallazgos que inicialmente se presentan en el informe preliminar y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo con base en la respuesta presentada por el ente auditado. El auditor debe obtener la evidencia suficiente, pertinente y competente que permita soportar las conclusiones, opiniones o conceptos de la auditoría y presentar la información sobre la situación encontrada, las causas, los efectos y las conclusiones. Observación La observación debe ser puntual y contener: condición, criterio, causa y efecto. Ver Anexo "Aspectos a tener en cuenta para validar la observación (hallazgo) de auditoría" del procedimiento para la ejecución de la auditoria".
8	GERENTE ASESOR, PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Presenta la observación de auditoria en mesa de trabajo, junto con los soportes, con el fin de evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de las evidencias o complementarlas.	.	Observación La observación debe fundarse en hechos ciertos, bien soportados y narrados en forma lógica, clara y coherente, estableciendo la incidencia (fiscal, presunta penal y/o disciplinaria). El Equipo Auditor debe asegurar que las evidencias que sustentan las observaciones de auditoría, las causas y los efectos sean discutidos de manera integral, aportando el conocimiento y experiencia de todos los integrantes.
9	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN, SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN, GERENTE COORDINADOR GRUPO ESPECIAL ASESOR, PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Analizan las observaciones de auditoría: Validadas, se incluyen en el Informe Preliminar. Desvirtuadas, se deja constancia en mesa de trabajo por cada observación y no se incluyen en el informe preliminar No se logra consenso, se recurrirá al Comité Técnico y se deja constancia en mesa de trabajo. Evidencia insuficiente, se activa procedimiento para Indagación Preliminar.	Acta de mesa de trabajo⁹	Punto de Control: Para la validación de la observación se debe atender lo establecido en el anexo "Aspectos a tener en cuenta para validar la observación (Hallazgo) de auditoría", del procedimiento para la ejecución de la auditoria.
10	PROFESIONAL ESPECIALIZADO¹⁰ GERENTE Y/O SUBDIRECTOR (Equipo Auditor)	Elabora el informe preliminar con base en las observaciones y resultados de la auditoría y lo presenta al Director Técnico.	.	Ver Anexo 4: Modelo Estructura Informe Auditoría de Desempeño. En el informe Preliminar no se incluye la carta de conclusiones. Observación: Las cifras utilizadas en el informe deben ir en una sola unidad de medida: pesos, miles, millones, billones de pesos, etc. El valor de los hallazgos fiscales será en pesos El informe debe ser técnico, su contenido debe ser breve, conciso, claro y básicamente relacionar los resultados en cumplimiento del objetivo de la auditoría de desempeño. Ver Caracterización del producto.
11	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL	Revisa el informe preliminar de la auditoría de desempeño. Aprobado: Continúa Actividad No. 12. No aprobado: aplica procedimiento para el producto no conforme.	Acta de mesa de trabajo¹¹	Punto de control. Verifica que se hayan cumplido los objetivos establecidos en el Memorando de Asignación de Auditoria y el Plan de Trabajo. Verifica que el informe cumpla con los atributos, y características de presentación determinados en la caracterización del producto, así como con la estructura establecida en el anexo 4 de este procedimiento. Verifica que las observaciones de auditoria se redacten de manera sucinta, en el numeral correspondiente, indicando la presunta incidencia disciplinaria y/o penal, la cuantía en caso de incidencia fiscal y la situación evidenciada, de tal forma que la lectura del primer párrafo permita una visión general de la deficiencia o irregularidad encontrada. Verifica que el total de observaciones de auditoria relacionados en el cuadro final coincida con lo establecido en el cuerpo del informe en cantidad y referenciación.
12	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL	Comunica el informe preliminar aprobado al sujeto de vigilancia y control fiscal.	Oficio Informe preliminar	Observación: Dependiendo del alcance de la auditoria, a criterio del Director Técnico o Coordinador Grupo Especial, otorgarán hasta cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente de su radicación, para que el sujeto de vigilancia y control fiscal presente los argumentos y soportes necesarios que permitan desvirtuar las observaciones; si dentro de este tiempo, el sujeto de vigilancia y control fiscal no presenta objeción alguna al informe preliminar, se entenderá aceptado. En la comunicación se le debe precisar al auditado que es la ÚNICA oportunidad para que presente los argumentos y soportes necesarios que permitan desvirtuar dichas observaciones. Podrá concederse prórroga de máximo tres (3) días hábiles por caso fortuito o fuerza mayor debidamente justificada.
13	SUBDIRECTOR, ASESOR, GERENTE, COORDINADOR GRUPO ESPECIAL PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo auditor)	Recibe y analiza la respuesta del sujeto de vigilancia y control. Valida en mesa de trabajo las observaciones, con base en el análisis efectuado a la respuesta de la entidad: Respuesta satisfactoria: desvirtúa la observación. Si la respuesta no desvirtúa la observación, se configura en hallazgo definitivo. En caso de desvirtuarse alguna presunta incidencia, se ajustará su redacción. Si no se logra consenso sobre la observación, se recurre al Comité Técnico, de conformidad con la normatividad vigente. No se tiene la evidencia suficiente, se activa procedimiento para Indagación Preliminar. Presenta el informe final al Director o Coordinador del Grupo Especial.	Acta de mesa de trabajo	Ver Anexo 5: Modelo Carta de Conclusiones Observación Si el sujeto de vigilancia y control fiscal no presenta argumentos ni soportes, el equipo auditor dejará constancia en acta, configurándose el hallazgo de auditoria. Las situaciones que no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, podrán ser objeto de pronunciamiento activando el procedimiento correspondiente. Para el análisis en detalle de cada observación utilizar el anexo "Modelo Formato Análisis Respuesta Informe Preliminar" establecido en el procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoria. Este formato quedará como anexo del acta de mesa de trabajo respectiva. Las observaciones desvirtuadas por el Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal, conservaran el numeral y la descripción con el cual se identificó en el informe preliminar, concluyendo con el siguiente texto: "Según el análisis efectuado a la respuesta remitida, se aceptan los argumentos planteados y se retira la observación".
14	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL	Revisa y aprueba el informe final. Sin observaciones: Aprueba informe final. Con observaciones: aplica procedimiento para el control de Producto no Conforme. Activa el Procedimiento para la Preservación del Producto	Acta de mesa de trabajo	Punto de control: Verifica que el informe cumpla con los requisitos establecidos en la caracterización del producto. Verifica que el Informe Final contenga la totalidad de los resultados de la auditoria y que los hallazgos, conceptos u opiniones estén respaldadas por evidencias válidas, suficientes y competentes. Observación En el oficio remisorio del informe final de auditoría, al sujeto de vigilancia y control fiscal se solicita e indica la fecha de presentación del plan de mejoramiento, en los términos y forma establecidos en la resolución vigente. Igualmente se debe informar el código de la actuación que debe ser utilizado para la formulación del plan de mejoramiento en el SIVICOF. El código se encuentra en el PAD vigente y en la carátula del informe.
15	GERENTE PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Aplica procedimiento para la evaluación del Plan de Mejoramiento.	Número de radicación.	Observación: Esta actividad se realiza conforme al instructivo del Formato de Plan de Mejoramiento previsto en la Resolución Reglamentaria vigente, con anterioridad a la radicación del informe final de auditoria.
16	GERENTE Y/O SUBDIRECTOR	Verifica la inclusión en el formato de formulación del plan de mejoramiento de la totalidad de hallazgos comunicados en el Informe final de auditoria, revisando cantidades y contenidos que concuerden con el descrito en el informe.	.	.
17	Director Técnico Sectorial, Director de Reacción Inmediata, Director de Estudios de Economía y Política Pública	Comunica el informe final al sujeto de vigilancia y control fiscal. Remite copia del oficio remisorio con el radicado del sujeto de vigilancia y control fiscal a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la habilitación del SIVICOF al sujeto de vigilancia y control fiscal para que incorpore el plan de mejoramiento correspondiente. Aplica procedimiento para la preservación del producto.	Oficio remisorio del informe final	Observaciones El término para la formulación del plan de mejoramiento está previsto en la Resolución Reglamentaria sobre el Trámite del plan de mejoramiento. Punto de Control El plan de mejoramiento se presentará únicamente a través del sistema de vigilancia y control fiscal – SIVICOF.
18	SUBDIRECTOR Y GERENTE	Elabora informe ejecutivo que señale de manera concreta los resultados obtenidos en la auditoria y lo presenta al Director Sectorial de Fiscalización.	.	Ver Anexo Modelo Informe Ejecutivo del procedimiento para Elaborar informe y cierre de auditoria. Observación El Informe ejecutivo impreso y en medio magnético se remite a la Oficina Asesora de Comunicaciones y a la Dirección de Apoyo al Despacho, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la comunicación del informe final.
19	PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO (Equipo auditor)	Diligencian el formato para el traslado del hallazgo fiscal.	.	Ver anexos "Formato de traslado de hallazgo fiscal del procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría.
20	SUBDIRECTOR Y GERENTE ASESOR	Revisa el formato de traslado de hallazgo fiscal y los soportes, registrando su firma y los remite al Director Sectorial.	.	Observación Los formatos se diligencian de manera completa, sin tachones ni enmendaduras.
21	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN DIRECTOR TÉCNICO DE REACCIÓN INMEDIATA COORDINADOR GRUPO ESPECIAL	Traslada los hallazgos de auditoria verificando el cumplimiento de los requisitos: Cumple: firma el formato de traslado de hallazgo fiscal y el Oficio remisorio del presunto hallazgo penal y/o disciplinario. No cumple: solicita su diligenciamiento de manera completa, dejando evidencia del requerimiento	Memorando y/o Oficio de traslado de hallazgos.	Ver "Modelo de Oficio de traslado de presunto hallazgo penal y/o disciplinario" del procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría. Punto de control Verificar que los hallazgos de auditoria a trasladar correspondan al total de los comunicados en el informe final de auditoria. El traslado de los hallazgos se debe realizar máximo dentro de los (5) cinco días hábiles siguientes al radicado del informe final en el sujeto de vigilancia y control fiscal auditado.
22	GERENTE PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo auditor)	Cuantifican y trasladan los beneficios de control fiscal (en caso que aplique) de acuerdo con el procedimiento.	.	Observación: Activa Procedimiento para la Identificación, Evaluación, Cualificación y Cuantificación de los Beneficios del Control Fiscal.
23	GERENTE PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (Equipo auditor)	Preparan los papeles de trabajo debidamente foliados y clasificados según corresponda y los entregan al administrador de archivo y/o funcionario designado. Diligencian el Formato Único de Inventario Documental¹² y entrega al administrador de archivo o funcionario designado Entrega los papeles de trabajo al Archivo Central, codificados según tabla de retención documental, aplica para el caso de las Gerencias de Localidades.	Formato Único de Inventario Documental	Observación Los Papeles de Trabajo están conformados por los documentos contenidos en los Archivos; Corriente, General y Permanente. Ver Anexos Archivo Papeles de Trabajo, Carátula de la Carpeta de Archivo y Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD; del procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoria.
24	ADMINISTRADOR DE ARCHIVO Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO	Revisa la foliación, referenciación y codificación de los papeles de trabajo, según la Tabla de Retención Documental de la dependencia. En caso de encontrar inconsistencias en los papeles de trabajo, proyecta memorando para firma del Subdirector solicitando los ajustes al Equipo Auditor.	Papeles de trabajo	Observación: Aplica lista de chequeo para recibo papeles de trabajo según Anexo del procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoria.
25	SUBDIRECTOR¹³ Y/O GERENTE	Devuelve los bienes suministrados para la ejecución del trabajo.	Formato Inventario parte Interesada	Observaciones: Se diligencia y firma el Formato Inventario parte Interesada, en el título correspondiente (Al Final de la Auditoria).

7. ANEXOS

ANEXO No. 1.

MODELO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN AUDITORÍA DE DESEMPEÑO¹⁴

PARA:	NOMBRE Y CARGO - EQUIPO DE AUDITORÍA
DE:	DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL DE FISCALIZACIÓN / DIRECTOR DE REACCIÓN INMEDIATA/COORDINADOR GRUPO ESPECIAL
ASUNTO:	ASIGNACION AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

Me permito comunicarles que han sido asignados para adelantar Auditoría de desempeño ante (nombre sujeto de vigilancia y control fiscal), bajo los siguientes parámetros:

1. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

Descripción del tema a evaluar y de los resultados que se esperan lograr con la Auditoría de Desempeño. (Indicando el QUÉ y PARA QUÉ).

2. DURACION DE LA AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

Establecer fecha de inicio y terminación de la Auditoría de Desempeño, fecha en la cual deberá entregarse el informe final.

FASE	PERIODO
Planeación¹⁵.	Del…………….hasta el……………
Ejecución.	Del…………….hasta el……………
Informe.	Del…………….hasta el……………
Cierre de Auditoría.	Del…………….hasta el……………

La ejecución del trabajo se deberá realizar según lo establecido en los procedimientos vigentes.

3. ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA EVALUACIÓN

De manera sucinta se determinan los aspectos a auditar con el fin de orientar al Equipo Auditor hacia la obtención de los resultados esperados y facilitar la focalización de la auditoría.

4. PLAN DE TRABAJO

A partir del Memorando de Asignación de Auditoria el Equipo Auditor debe presentar un plan de trabajo con anterioridad a la fecha de terminación de la etapa de planeación de la auditoria.

Cordialmente,

_____________________________________

Director Técnico Sectorial de Fiscalización

Director Reacción Inmediata

Coordinador Grupo Especial

ANEXO 2

MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN¹⁶

Doctor (a)

XXXXXXX

CARGO

NOMBRE DEL SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL

Dirección

Código Postal

Asunto: Vigilancia de la gestión fiscal mediante Auditoría de desempeño

Respetado (a) Doctor (a) XXXXXXXXX

La Contraloría de Bogotá D.C., en cumplimiento de las funciones previstas en la Constitución Política, las Leyes y los Acuerdos y en desarrollo del Plan de Auditoría Distrital – PAD, (vigencia), ha programado evaluar (tema, asunto, proyecto, contrato), mediante auditoría de desempeño; a partir del XX de XXXX al XX de XXXX de la vigencia en curso.

En cumplimiento a lo anterior y con el fin de realizar la labor a continuación se presenta el equipo directivo y auditor a cargo de adelantar la auditoria:

Subdirector de Fiscalización

Nombre

Profesión

Gerente de la Auditoría:

Nombre

Profesión

Auditores:

Nombre	Profesión
Nombre	Profesión
Nombre	Profesión
Nombre	Profesión

Es importante precisar, que es responsabilidad de la administración a su cargo el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C.

Cordial Saludo,

_____________________________________

Director Técnico Sectorial de Fiscalización

Director Reacción Inmediata

Coordinador Grupo Especial

Proyectó:

Elaboró:

Revisó:

ANEXO 3

FORMATO MODELO PLAN DE TRABAJO AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

.	PLAN DE TRABAJO AUDITORÍA DE DESEMPEÑO	Código formato: PVCGF-27-003
		Código documento: PVCGF-27 Versión: 5.0
		Página X de Y
AUDITORÍA DE DESEMPEÑO (NOMBRE SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL – SIGLA) Período Auditado (Vigencia) PAD XXXX DIRECCIÓN SECTOR ( ______________ ) NOMBRE – Gerente NOMBRE y cargo NOMBRE y cargo Equipo de Auditoría NOMBRE – Subdirector de Fiscalización NOMBRE - Director Fecha de aprobación: ______________________________ Acta: (No. y Fecha)

1. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

(Transcribir el numeral 1 del Memorando de Asignación de Auditoría).

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

(Definir claramente el marco o límite de la auditoría que se establece a partir del conocimiento de los temas a evaluar del sujeto de vigilancia y control fiscal.)

3. IDENTIFICACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA

(Ajustar según el objetivo y alcance de la auditoría de desempeño, los numerales que no apliquen se suprimen y enumeran consecutivamente).

3.1 Planes, programas y proyectos

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

No. Proy.	Proyecto Inversión	Código Meta	Descripción de la metas proyectos de inversión	Ponderador Meta	Presupuesto asignado a la meta en pesos	Justificación de la selección	Auditor Responsable	Fecha programada de inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
232	Fortalecimiento institucional para el mejoramiento de la gestión del IDU	25	Adelantar El 100 Por Ciento De Las Acciones Requeridas Para Soportar Administrativa Y Jurídicamente La Gestión Institucional	75.4	4.155.995.151	Se toma este proyecto porque responde a la Política de Movilidad y esta es la meta más representativa (75.4% )	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector / Gerente
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.

3.2 Gestión Contractual

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

No. Contrato	No. Proyecto	Tipo de contrato	Objeto	Valor en pesos	Alcance	Justificación de la selección del contrato	Auditor Responsable	Fecha programada inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
202-2014	232	Obra		559.951.510	Verificar la etapa precontractual y de ejecución.	Sobre este contrato existe una queja y el Tiempo de fecha XX/XX/XX, publicó algunas fallas en su adjudicación.	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector/Gerente
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.	.	.

3.3 Plan de Mejoramiento

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

Factor	No. Acción - Vigencia	Descripción de la Acción	Justificación de la selección	Fecha de Terminación prevista	Auditor Responsable	Fecha programada inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
.	232	Formalizar el Manual del Interventor y/o supervisor.	Esta acción tiene un alto impacto en la gestión contractual de la entidad.	31/12/2014	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector
.	.	.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.	.	.

3.4 Gestión Presupuestal

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

Referencia y/o nombre del rubro, pasivos exigible, reserva presupuestal, cuenta por pagar u obligación por pagar	Valor	Justificación	Auditor Responsable	Fecha programada de inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
Cuentas por pagar - funcionamiento	410.225.320	Se observa un incremento del 22% con respecto a la vigencia anterior.	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector
.	.	.	.	.	.	.

3.6 (sic) Estados Contables

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

Cuenta	Valor	Justificación para su selección	Auditor Responsable	Fecha programada de inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
Edificaciones en curso	5.420.000.000	Según informe de la Contraloría, esta entidad presenta este valor como obra inconclusa. Se busca verificar el estado, los gastos y las razones por las cuales no se han terminado la obra.	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector
.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.
.	.	.	.	.	.	.

3.7 Gestión Financiera

(Párrafo introductorio del factor – datos generales, contexto y criterios de selección).

Concepto o Variable a evaluar	Justificación	Auditor Responsable	Fecha inicio evaluación	Fecha programada de Terminación evaluación	Seguimiento (Fecha programada y responsable)
Indicadores	El sujeto de vigilancia y control fiscal presenta liquidez, tiene inversiones y deuda pública	Carlos Pérez	2/02/2014	13/02/2014	16/02/2014 JVF, Subdirector
.	.	.	.	.	.

5. PROGRAMAS DE AUDITORÍA

En el programa de auditoría se incluirán las actividades necesarias que garanticen el logro del objetivo de la auditoria de desempeño.

(Ver modelo propuesto, anexo 6 Programa de Auditoría del Procedimiento para la elaboración del Memorando de Asignación y Planeación de la Auditoría, el cual debe ajustarse a las particularidades del sujeto de vigilancia y control fiscal, el alcance y el objetivo de la auditoría)

5. CRONOGRAMA DE AUDITORÍA

El cronograma incluye todas las actividades lógicas y secuenciales que permitan la planeación, la ejecución, el seguimiento y el logro de los resultados de la auditoría.

(Ver modelo propuesto, Anexo 7 Cronograma de Auditoría del Procedimiento para la elaboración del Memorando de Asignación y Planeación de la Auditoría.)

Cordialmente,

(Nombre completo y firma)

Gerente

(Nombre completo, cargo y firma)

Equipo Auditor

(Nombres completos y firmas)

Director y Subdirector Técnico de Fiscalización

Acta Comité Técnico No. _____________________ Fecha:

ANEXO No. 4

MODELO ESTRUCTURA INFORME AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

INFORME DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

CÓDIGO ____¹⁷

NOMBRE SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL – SIGLA

Período Auditado (Vigencia)

DIRECCIÓN SECTORIAL O GRUPO ______________

Ciudad, Fecha

MODELO "HOJA DE PRESENTACIÓN"

NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA

Contralor de Bogotá	Nombre

Contralor Auxiliar	Nombre
Director sectorial de Fiscalización	Nombre
Subdirector de Fiscalización	Nombre
Coordinador Grupo Especial	Nombre
Asesor	Nombre
Gerente	Nombre
Equipo de Auditoría	Nombre Auditores

MODELO "TABLA DE CONTENIDO"

1. CARTA DE CONCLUSIONES. Ver modelo Anexo 5.

2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORIA: (Indicar claramente el alcance y la muestra de auditoría evaluada).

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA: (Debe ser lo suficientemente ilustrativo, sin exceder a la transcripción total de los papeles de trabajo).

4. OTROS RESULTADOS¹⁸

4.1 ATENCIÓN DE QUEJAS

4.2 PLAN DE MEJORAMIENTO

4.3 BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL

ANEXO: (Cuadro de observaciones (hallazgos) detectados y comunicados debidamente referenciados. Deben ir en una sola unidad de medida: ($) pesos.) Ver anexo No. 6 modelo "Cuadro de tipificación de observaciones (hallazgos)".

ANEXO No. 5

MODELO "CARTA DE CONCLUSIONES"

Ciudad

Doctor

XXXXXXXXXXX

Representante legal

Entidad

Ciudad

Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, practicó auditoría de desempeño a la entidad _________________________________ (razón social de la entidad) vigencia XXXX, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales (enunciar los principios evaluados, de acuerdo con el alcance de la auditoría) con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área actividad o proceso examinado.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de auditoría desempeño que contenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

CONCEPTO DE GESTIÓN SOBRE EL ASPECTO EVALUADO

La Contraloría de Bogotá D.C. como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en las políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia auditados, cumple o no con los principios evaluados xxxxxxxxxxxx.

Así mismo, se conceptuará sobre el control fiscal interno para el asunto auditado.

PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menor tiempo posible y atender los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá, D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de este informe, en la forma, términos y contenido previsto en la normatividad vigente, cuyo incumplimiento dará origen a las sanciones previstas en los artículos 99 y siguientes de la ley 42 de 1993.

Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones para subsanar las causas de los hallazgos, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C., y presentarse en la forma, términos y contenido establecido por este Organismo de Control.

El anexo a la presente Carta de Conclusiones contiene los resultados y hallazgos detectados por este órgano de Control.

Atentamente,

Director Técnico Sectorial de Fiscalización

/ Director de Reacción Inmediata/

Coordinador Grupo Especial

Revisó: Subdirector de Fiscalización o Gerente

Elaboró: Equipo Auditor

ANEXO No. 6

MODELO "CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE OBSERVACIONES¹⁹ (HALLAZGOS²⁰)"

TIPO DE OBSERVACIONES21 (HALLAZGOS)22	CANTIDAD	VALOR (En pesos)	REFERENCIACIÓN23
1. ADMINISTRATIVOS	XX	N.A	.
2. DISCIPLINARIOS	XX	N.A	.
3. PENALES	XX	N.A	.
4. FISCALES	XX	$XX	.

N.A: No aplica.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	Nº ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	Resolución Reglamentaria 014 de junio 15 de 2012	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se actualiza la columna de responsable de acuerdo con la nueva planta de empleos, se incluye la Dirección de Reacción Inmediata. Se aclaran actividades.
2.0	R.R. 014 de marzo 20 de 2013	Se elimina de las actividades 6 y 11 la observación relacionada con la presencia del funcionario de enlace de Responsabilidad Fiscal y la Oficina Asesora Jurídica.
3.0	R.R. 015 de abril 15 de 2013	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Se unifica el procedimiento para ser aplicado en desarrollo de una auditoría desempeño o una visita fiscal. Se incorporan las actividades necesarias para concluir Hallazgo de auditoría y para la elaboración del informe. Se incluyen los siguientes formatos: Carta de presentación, modelo acta de visita fiscal, modelo estructura informe auditoría desempeño, modelo carta de conclusiones.
4.0	R.R. 055 de Diciembre 18 de 2013	Se ajusta a la estructura determinada en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión -SIG. Se modifica el nombre de Auditoria especial por Auditoria de desempeño, de conformidad con lo establecido en el artículo 124 de la Ley 1474 de 2011 y se incluye su definición. Se separan los procedimientos de Visita de Control Fiscal y Auditoria Desempeño, para dar mayor claridad en el entendido que son dos actuaciones de control fiscal diferentes. Se actualiza el alcance del procedimiento, se elimina la definición de Visita Fiscal. Se eliminan los anexos: Modelo Acta de visita fiscal y modelo estructura Informe Visita Fiscal. Se incluye modelo Estructura informe de auditoría de desempeño y se actualiza la base legal.
5.0	R.R. 009 de 2015 13 de marzo de 2015	Este procedimiento se actualiza teniendo en cuenta que la Corte Constitucional mediante Sentencia C-103/15 declara inexequible el numeral 7º del artículo 5º del Decreto 267 de 2000 "Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República, se establece su estructura orgánica, se fijan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones" relacionado con la función de "7. Advertir sobre operaciones o procesos en ejecución para prever graves riesgos que comprometan el patrimonio público y ejercer el control posterior sobre los hechos así identificados". Se ajustan las actividades relacionadas con plan de mejoramiento.
6.0	R.R. 037 de julio 15 de 2015	.

NOTAS DE PIE DE PÁGINA
^{1. Incluye informe de auditoría modalidad de regularidad o de desempeño o de visita de control fiscal
^{2. Ibidem.
^{1. Resolución reglamentaria No.
^{2. INTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del producto es detectada al interior de la Dirección Sectorial o Director de Reacción Inmediata, antes de la liberación del producto.
^{3. EXTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del producto es detectada por el Cliente: Concejo y/o Ciudadanía.
^{4. Comité de Aseguramiento de la Calidad del Proceso de Vigilancia y Control a la gestión fiscal
^{5. Ibídem
^{1. Aplica para la entrega de los informes de auditoría de Regularidad, de Desempeño o de Visita de Control Fiscal.
^{2. De Regularidad, de Desempeño o Visita de Control Fiscal.
^{1. Artículo 124 Ley 1474 de 2011.
^{2. Ibídem.
^{3. (I, E, P, CN): I = Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga ó modificación de fechas de inicio ó de terminación. CN = Cambio de nombre. CA: Modificación cantidad de auditores.
^{1. Ley 610 del 15 de agosto de 2000. Artículo 3º
^{2. Artículo 124 de la Ley 1474 de 2011
^{3. IBIDEM
^{4. Guía de Auditoría Territorial – GAT. Noviembre de 2012
^{5. IBIDEM
^{6. Aplica para las Direciones (sic) sectoriales que tienen Subdirecciones de Fiscalización.
^{7. Aplica para las Direciones (sic) sectoriales que tienen Subdirecciones de Fiscalización.
^{8. Aplica para las Direciones (sic) sectoriales que tienen Subdirecciones de Fiscalización.
^{9. Este anexo por ser una comunicación oficial interna, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales internas.
^{10. Ley 42 de 1993 - Artículo 9º.- Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes.
^{11. Ley 42 de 1993 - Artículo 19º.-. Los sistemas de control a que se hace referencia en los artículos anteriores, podrán aplicarse en forma individual, combinada o total. Igualmente se podrá recurrir a cualquier otro generalmente aceptado.
^{12. Constitución Política. Artículo 268, numeral 6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado.
^{13. Este anexo por ser una comunicación oficial externa, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas.
^{14. Ley 42 de 1993, artículo 12
^{15. Ley 42 de 1993, artículo 13
^{16. Ley 42 de 1993, artículo 10
^{17. Documento elaborado por la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública de la Contraloría de Bogotá, D.C., que contiene todos los proyectos de inversión formulados para el periodo de Plan de Desarrollo, calificados y cualificados técnicamente a través de ponderaciones, criterios y variables que los ubican en rangos de: altísimo, alto, mediano o bajo riesgo.
^{18. En la auditoría de regularidad se requiere evaluar el aspecto legal, el control fiscal interno, la rendición y revisión de la cuenta, el plan de mejoramiento de manera integral en cada uno de los factores.
^{1. Artículo 17 Ley 42 de 1993.
^{2. Ley 610 del 15 de agosto de 2000. Artículo 3º
^{3. Artículo 124 de la Ley 1474 de 2011
^{4. IBIDEM
^{5. Guía de Auditoria Territorial – GAT. Noviembre de 2012
^{6. IBIDEM.
^{7. En caso de no contar con este cargo en el equipo auditor, se asignará de manera consensuada.
^{8. Aplica para las auditorias de regularidad del primer semestre del PAD que terminan con posterioridad al 30 de abril
^{9. Incluye la totalidad de factores evaluados.
^{10. Aplica para las auditorias de regularidad del primer semestre del PAD que terminan con posterioridad al 30 de abril
^{11. Incluir estos dos factores facilita la numeración o referenciación, la integralidad del informe preliminar y la comprensión de los resultados
^{12. Para el acta de mesa de trabajo, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental. En esta mesa de trabajo se debe diligenciar el formato "Análisis respuesta informe preliminar Anexo No. 3 el cual hará parte integral de la respectiva acta.
^{13. Este formato se ubica en el procedimiento para la administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales, que hace parte del Proceso de Gestión Documental.
^{14. Este Anexo por ser una comunicación oficial externa, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas
^{15. Este corresponde al Código asignado en el Plan de Auditoria PAD de la vigencia respectiva, el cual deberá ser utilizado por el sujeto de vigilancia y control fiscal al momento de registrar el Plan de mejoramiento en el SIVICOF.
^{16. Aplica para el caso del Informe preliminar.
^{17. Deben ir en una sola unidad de medida: ($) pesos; en ningún caso se debe adjuntar al informe (preliminar y final), los documentos de estados contables y Plan de Mejoramiento del sujeto de vigilancia y control fiscal.
^{18. Aplica para el caso del Informe Preliminar
^{19. Detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe
^{20. Código: Las primeras celdas corresponde al código de la Dirección Sectorial y/o Dirección de Reacción Inmediata; las cuatro siguientes al consecutivo en el traslado de hallazgo que debe llevar cada Dirección Sectorial y/o Dirección de Reacción Inmediata y las dos restantes a los dos últimos dígitos de la vigencia en la que se traslada del hallazgo.
^{21. Si aún no se ha culminado la auditoría o actuación fiscal, se indicará la fecha de terminación prevista en el PAD, acto administrativo o norma que establezca términos.
^{22. Este anexo por ser una comunicación oficial externa, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas.
^{23. Este anexo por ser una comunicación oficial externa, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas
^{24. Artículo 17 ley 42 de 1993. Se mantiene en el evento de obtener el fenecimiento de la cuenta en caso contrario se debe retirar.
^{25. Este anexo por ser una comunicación oficial externa, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas
^{26. Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.
^{27. Cite el (los) artículo(s) de la Constitución Política, las Leyes, los Decretos, los Acuerdos u otras disposiciones jurídicas que enmarquen el funcionamiento general de la entidad.
^{28. Cite el (los) artículo(s) de las Resoluciones, circulares, instructivos u otros actos administrativos que enmarquen el funcionamiento de los diferentes procesos de la entidad.
^{29. De conformidad con lo acordado en mesa de trabajo
^{1. Tomado de la metodología para la identificación, evaluación, cuantificación y certificación de los beneficios de control fiscal de la Auditoría General de la República
^{2. En la medida que se considera un beneficio que no es cuantificable, sino su retribución es de carácter cualitativo se utiliza este formato para reportarlo. En el evento que se genere beneficios que consideren un valor (sean cuantificables) en desarrollo del Control Social y del Control Fiscal ejercidos por cualquiera de las Direcciones, deben ser reportados en los Anexos Nº 1 ó Nº 2, según sea el caso.
^{3. En la medida que se considera un beneficio que no es cuantificable, sino su retribución es de carácter cualitativo se utiliza este formato para reportarlo. En el evento que se genere beneficios que consideren un valor (sean cuantificables) en desarrollo del Control Social y del Control Fiscal ejercidos por cualquiera de las Direcciones, deben ser reportados en los Anexos Nº 1 ó Nº 2, según sea el caso.
^{1. Ley 610 del 15 de agosto de 2000. Artículo 3º
^{2. Guía de Auditoria Territorial – GAT. Noviembre de 2012
^{3. Guía de Auditoria Territorial – GAT. Noviembre de 2012
^{4. La visita de control fiscal debe programarse cuando se tenga conocimiento de un hecho que por su importancia, riesgo o impacto amerite intervención inmediata por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C. Por lo tanto, la asignación del talento humano debe ser coherente con esta realidad, asignando el (los) profesionales con el perfil requerido, en promedio dos (2) auditores.
^{5. Para el acta, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental.
^{6. Para el acta de mesa de trabajo, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental.
^{7. Este formato se ubica en el procedimiento para la administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales, que hace parte del Proceso de Gestión Documental.
^{8. Este formato se ubica en el procedimiento para la administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales, que hace parte del Proceso de Gestión Documental.
^{9. Este anexo por ser una comunicación oficial interna, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales internas.
^{10. Este anexo por ser una comunicación oficial externa, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas.
^{11. Se solicitará espacio físico, solamente en los casos que se requiera.
^{12. Este código es asignado y comunicado por el Director Técnico de Planeación
^{13. Aplica para el caso del Informe preliminar.
^{14. Aplica para el caso del Informe final.
^{15. Aplica para el caso del Informe preliminar.
^{16. Aplica para el caso del Informe final.
^{17. Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.
^{1. Tomado de la metodología para la identificación, evaluación, cuantificación y certificación de los beneficios de control fiscal de la Auditoría General de la República
^{1. Para el caso de la Dirección de Reacción Inmediata y el Grupo Especial.
^{2. Idem.
^{3. Idem
^{4. Idem
^{5. Idem
^{6. Idem
^{7. Para el caso de la Dirección de Reacción Inmediata.
^{1. Ley 610 del 15 de agosto de 2000. Artículo 3º
^{2. Guía de Auditoria Territorial – GAT. Noviembre de 2012
^{3. Guía de Auditoria Territorial – GAT. Noviembre de 2012
^{4. IBIDEM.
^{5. Numeral 3 del Artículo 29 del Acuerdo 519 de 2012.
^{6. Aplica para las Direcciones sectoriales que tienen Subdirecciones de Fiscalización.
^{7. El Modelo de Plan de Trabajo, programas y cronograma de auditoría corresponde al anexo 4, 6 y 7 del procedimiento para la elaboración del Memorando de asignación y planeación de la auditoría.
^{8. La observación debe cumplir con las características y requisitos establecidos en el anexo 1 del procedimiento para la ejecución de la auditoría
^{9. Para el acta de mesa de trabajo, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental.
^{10. En caso de no contar con este cargo en el Equipo se asignará por consenso.
^{11. Para el acta de mesa de trabajo, utilizar el formato establecido en el procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión, que hace parte del proceso de Gestión Documental.
^{12. Este formato se ubica en el procedimiento para la administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales, que hace parte del Proceso de Gestión Documental.
^{13. Aplica para las Direcciones sectoriales que tienen Subdirecciones de Fiscalización.
^{14. Este anexo por ser una comunicación oficial interna, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales internas
^{15. Relacionada con el tiempo de elaboración del programa de auditoría específico y el cronograma.
^{16. Este anexo por ser una comunicación oficial externa, el encabezado será el logo símbolo de la entidad y se deberá tener en cuenta los aspectos contemplados en el procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas.
^{17. Este corresponde al Código asignado en el Plan de Auditoría PAD de la vigencia respectiva, el cual deberá ser utilizado por el sujeto de vigilancia y control fiscal al momento de registrar el Plan de mejoramiento en el SIVICOF.
^{18. Aplica en caso que el tema, área, proceso evaluado en la auditoría de desempeño presente una denuncia o queja relacionada; se realice seguimiento al plan de mejoramiento, en caso contrario para la auditoría especial, no se tomará este numeral en el contenido del informe.
^{19. Aplica para el caso del Informe preliminar.
^{20. Aplica para el caso del Informe final.
^{21. Aplica para el caso del Informe preliminar.
^{22. Aplica para el caso del Informe final.
^{23. Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}}
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5636 de julio 21 de 2015

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Resolución Reglamentaria 37 de 2015 Contraloría de Bogotá D.C.

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