RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Octubre 16)

Derogada por el art. 4, Acuerdo 002 de 2023.

EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL,

en uso de sus atribuciones estatutarias, legales y,

CONSIDERANDO:

Que el Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital en adelante UAECD- es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre la prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad.

Que el Comité decide en cada caso sobre la procedencia o no de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas sustantivas jurídicas, procedimentales y de control vigentes, y señala la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación analiza las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la Jurisprudencia reiterada. Lo anterior a la luz de lo establecido en el numeral 5 del artículo .2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015.

Que la Ley 1285 del 22 de enero de 2009 estableció la conciliación prejudicial en materia Contenciosa Administrativa como requisito de procedibilidad para las acciones consagradas en los artículos 85, 86 87 del Código Contencioso Administrativo, hoy Artículos 138, 140 Y 141 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que la Ley 446 de 7 de julio de 1998 adiciono el articulo 65B a la Ley 23 de 1991 estableciendo que las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. Las entidades de derecho público de los demás órdenes tendrán la misma facultad.

Que la Ley 640 de 24 de enero de 2001 modifica las normas relativas a la conciliación y dicta otras disposiciones. Adicionalmente como reglamentación de la Ley 1285 de 2009, Ley 446 de 1998 y ley 640 de 2001, el Gobierno Nacional promulgó el Decreto Reglamentario 1716 de 2009 hoy Decreto 1069 de 2015, para el funcionamiento del Comité de Conciliación y establece las acciones específicas, tales como: formulación de políticas para la defensa de la Entidad y la prevención del daño, la determinación de la procedencia de la acción de repetición y el llamamiento en garantía, entre otras.

Que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, como cabeza del Sector Gestión Pública tiene dentro de sus atribuciones la de formular, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital; así como definir, adoptar y ejecutar las políticas en materia de gestión jurídica y de prevención del daño antijurídico para la ciudad, según lo estipulado en el artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 de 2006.

Que mediante el Decreto 654 de 2001, se adoptó el modelo de Gerencia Jurídica Pública Integral de las entidades y organismos del Distrito Capital, mediante la institucionalización de los instrumentos y estrategias desarrolladas por el Distrito, los capítulos sexto y séptimo del citado reglamentaron todo lo concerniente con la prevención del daño y las políticas en materia de supresión del daño.

Que una política de prevención del daño efectiva implica que la entidad de manera responsable y planificada decida resolver los problemas que generan las sentencias en su contra, interpretando las condenas en los procesos judiciales como un síntoma que refleja dificultades en los procesos administrativos que afectan los derechos de los usuarios y por ello debe entenderse que la política de prevención del daño antijurídico es esencialmente la solución de los problemas administrativos que generan reclamaciones y demandas.

Que en concordancia con el Decreto 1069 de 20 (sic) y frente al alcance y obligaciones del comité de conciliación en materia de prevención del daño antijurídico, la Agencia Nacional de defensa jurídica del Estado a través de sus lineamientos oficiales conceptúa que "No basta con que el comité de conciliación identifique la causa del problema y proponga una solución que efectivamente esté encaminada a su solución. Esa propuesta debe ser incorporada en las rutinas y procedimientos de la entidad para que la solución se implemente de modo efectivo y sea incorporada en el comportamiento de los funcionarios a cargo del área que da origen a las reclamaciones".

Que las entidades públicas, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1437 de 2011, tienen la obligación de observar y cumplir de manera uniforme las normas y la jurisprudencia, debiéndose, al resolver los asuntos de su competencia, aplicar "...las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias de manera uniforme a situaciones que tengan los mismos supuestos tácticos y jurídicos. (...)".

Que para ello al interior Comité de Conciliación, se han generado la formulación de políticas derivadas del conocimiento de las acciones judiciales y extrajudiciales, de las condenas judiciales y otros casos en la materia sometidos a su consideración

Que mediante Resolución interna No.1599 del 29 de diciembre se adoptaron las políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa judicial de la UAECD, la cual fue modificada por la Resolución 1257 del 21 de septiembre de 2012 y adicionada por la Resolución No. 828 del 27 de junio de 2013.

Que al interior del comité de conciliaciones, se ha formulado y ejecutado políticas de prevención del daño antijurídico, las cuales están consignadas en sus actas.

Que es conveniente y se hace necesario actualizar, unificar y ratificar las estrategias trazadas a través de una política de prevención del daño antijurídico y de defensa judicial del UAECD, con el propósito de asegurar su efectividad.

Que se han producido cambios normativos y jurisprudenciales, que ameritan que el Comité de Conciliación del UAECD, actualice los lineamientos generales que sirvan de marco de referencia para determinar las políticas para la prevención del daño antijurídico para la mitigación de sus propios riesgos, partiendo de las propias demandas que recibe y la fijación de los indicadores de gestión que se adoptarán para reflejar la eficacia de las mismas y las directrices que se impartan al interior del Comité.

Que conforme al informe de seguimiento al comité de Conciliaciones realizado por la Oficina de Control Interno, se encontró oportuno llevar a cabo un ajuste a las disposiciones normativas relativas e integrar en un solo acto administrativo todas las concernientes a las políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa judicial.

Que en mérito de lo anterior,

Artículo 1. Objeto. Las normas del presente acto administrativo, actualizan la adopción de la política de la Entidad en orden a la prevención del daño antijurídico y defensa judicial que pueda ser generador de conflictos judiciales, en los diferentes campos de las actuaciones de la entidad. El objeto es el de establecer directrices en materia de administración del riesgo y de prevención de litigios, normas de comportamiento y estrategias en la defensa judicial de la entidad y las políticas a seguir por el Comité de Conciliación.

Artículo 2. Adoptar como políticas de prevención del Daño Antijurídico y de Defensa Judicial para la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, las establecidas en el Decreto Distrital 654 de 2011, o las normas que lo establezcan, modifiquen o adicionen.

Artículo 3: Adoptar como políticas de prevención del Daño Antijurídico y de Defensa Judicial para la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, las formuladas por el Comité de Conciliación, la cuales estarán enmarcada dentro de los siguientes lineamientos y actividades generales:

a) La identificación de las correcciones, ajustes y en general el fortalecimiento de la actuación institucional de la UAECD a través de la evaluación de la política de prevención del daño antijurídico que en desarrollo de la sesiones del comité se formulen con el propósito de determinar su pertinencia y eficacia.

b) La identificación de las actuaciones administrativas que son sometidas a demandas recurrentes, con base en el conteo de condenas y categorización de ellas por hechos generadores de daño que evalúe el comité de conciliación, a fin de determinar cuáles de tales actuaciones administrativas implican riesgo de ser modificadas por la jurisdicción ante la que fueron demandadas, al no haberse considerado en su ejecución los fundamentos legales ni jurisprudenciales que las rigen.

c) La presentación de recomendaciones a la dirección, sobre la implementación de las soluciones que se consideren pertinentes, para su inclusión formal dentro de la política de prevención del daño antijurídico, junto con los demás mecanismos jurídicos y administrativos que se consideren idóneos para evitar la repetición de las actuaciones que generan condenas.

e) (sic) El análisis, dentro de las funciones y atribuciones señaladas en el comité de conciliación, de los asuntos o casos concretos que como problema jurídico complejo presente la Dirección, Gerencias o Oficinas Asesoras, cuya resolución requiera la emisión de conceptos o lineamientos correspondientes, los cuales serán de aplicación obligatoria por las dependencias o procesos que tengan participación, responsabilidad o impacto directo en la materia bajo estudio.

d) La solicitud a los comités, grupos de trabajo, dependencias y funcionarios que en razón de sus competencias y responsabilidades estén relacionados con la optimización de la defensa judicial; el mejoramiento del funcionamiento administrativo; la supresión de trámites y la modernización y adecuación de la operación de la entidad a los lineamientos y directrices del servicio que legalmente compete a la UAECD, de los informes que se consideren oportunos y necesarios, y con la periodicidad que se determine.

e) La implementación de herramientas, en plazos razonables, a cargo de la Gerencia de tecnologías que permitan a la Entidad adoptar soluciones tecnológicas que faciliten la verificación de documentos expedidos por la Entidad y minimizar el riesgo del uso indebido de los documentos expedidos por la Entidad.

Artículo 4: En materia de derechos de petición. Los servidores públicos de la UAECD deberán acatar el procedimiento interno establecido para dar respuesta a los derechos de petición, las quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), conforme a los principios de celeridad, eficacia, economía, imparcialidad y publicidad.

Artículo 5: En materia de acciones de tutela. Los servidores públicos de UAECD, deberán acatar el procedimiento interno para dar trámite a las acciones de tutela, contenido en el Sistema de Gestión Integrado (SIG).

Por el deber de colaboración las dependencias de la Unidad tienen la obligación de proporcionar de manera eficaz y oportuna los informes que se requieran debidamente soportados y de ser procedente con las constancias de notificación correspondiente.

Solamente en casos excepcionales, cuando las circunstancias lo ameriten y debidamente soportados técnicamente se solicitará plazo adicional al juez para atender el trámite objeto de la acción de tutela.

La Oficina Asesora Jurídica será el competente para responder las acciones de tutela remitidas a la entidad. Con el objetivo de dar contestación a la tutela, en los términos señalados por la ley, La Oficina solicitará el insumo del área (o áreas) que corresponda, como respuesta deberá radicarse oportunamente el informe técnico correspondiente.

Deberá documentarse mediante acta o cualquier otra herramienta la atención a usuarios, sobre temas técnicos con la finalidad que puedan utilizarse como defensa.

Debe tenerse en cuenta que la jurisprudencia de la Corte Constitucional obliga a la Administración a emprender todos los esfuerzos que estén a su alcance para lograr que los peticionarios reciban las respuestas a los derechos de petición interpuestos por estos. Por tanto, no puede enviarse a la Oficina Asesora Jurídica ninguna respuesta a derecho de petición respecto de la cual no conste el recibido.

Si el fallo de la acción de tutela es desfavorable a la entidad se impugnará en todos los casos.

Si el fallo está dirigido a un tema específico de una dependencia o área, esta deberá realizar todas las gestiones necesarias para su cumplimiento y deberá informar lo actuado Oficina Asesora Jurídica, en el término que le haya sido asignado por el juez de conocimiento.

Artículo 6: En materia contractual Para lograr el fortalecimiento de la gestión contractual y la observancia de lo dispuesto en las Leyes 80 de 1993, 1150 del 2007, Ley 1474 de 2011, las demás leyes que lo modifiquen, aclaren o sustituyan, los decretos reglamentarios vigentes, se deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos en el proceso de gestión contractual.

Para lograr el fortalecimiento de la gestión contractual y la observancia de lo dispuesto en las Leyes 80 de 1993, 1150 del 2007, Ley 1474 de 2011, las demás leyes que lo modifiquen, aclaren o sustituyan y los decretos reglamentarios vigentes, se deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado.

Deberán surtirse las etapas preparatorias o de planeación, precontractual, contractual y postcontractual según lo establecido en las normas referidas en precedencia, el proceso de contratación interno, que regulan cada una de las etapas.

Artículo 7: Solución de conflictos: la UAECD deberá hacer uso de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos, como una forma de arreglo extrajudicial a los conflictos surgidos.

Artículo 8: Sede Administrativa: Para los trámites de revisión de avalúos catastrales y autoavalúos, incluidos la interposición de recursos, se deberán verificar todos los medios de prueba con que cuenta la Entidad.

Artículo 9: Expedición de certificados: Solamente el propietario o poseedor de un inmueble, o en su defecto la persona autorizada por ellos, podrán adquirir las certificaciones catastrales de sus predios sin restricción ni costo alguno. No obstante, cuando la solicitud provenga de un tercero, esta le será suministrada mediante la expedición de registros alfanuméricos que no contengan información privada del titular de los derechos reales o poseedor, previo pago de la suma establecidas por la UAECD.

Parágrafo: En los trámites de solicitud de avalúo catastral para adelantar diligencias de remate, en virtud de lo establecido en el Código General del Proceso, o la norma que lo establezca, modifique o adicione se expedirá a costa del interesado un registro alfanumérico, que para tal fin desarrollo la Gerencia de Tecnología.

Artículo 10: Implementación de herramientas Tecnológicas: Desarrollar herramientas tecnológicas en la posibilidad que se cuente con presupuesto, que permitan implementar la verificación de los documentos necesarios para atender servicios externos, tales como boletines catastrales, certificaciones de cabida y linderos, levantamiento de gravámenes etc, con el fin de garantizar la autenticidad de los mismos y evitar su uso indebido.

Artículo 11: Obligaciones de los Apoderados de la Entidad. Los apoderados designados deberán tener en cuenta que una vez repartido el asunto deberán avocar el estudio del mismo y solicitar a la dependencia comprometida con los hechos, la respectiva argumentación y los soportes documentales necesarios para asumir la defensa de la Entidad.

Las dependencias de la Unidad tienen la obligación de proporcionar a los apoderados de la misma, de manera eficaz y oportuna los informes que se requieran debidamente soportados para todos los trámites judiciales y extrajudiciales que se requieran para la defensa de los intereses de la Entidad.

Todas las etapas procesales deben ser atendidas en forma oportuna por el Apoderado designado para tal fin, en ningún caso se asumirá el silencio como mecanismo de defensa.

Artículo 12: Los informes técnicos para atender solicitudes de conciliaciones extrajudiciales, judiciales o demandas que deban someterse a discusión del Comité de Conciliaciones, deberán en todos los casos ser asignados a profesionales expertos, efectuarles control de calidad, de ser procedente serán verificados por los líderes de grupo y será obligatoria la presencia en la discusión de los mismos y de los respectivos Gerentes, Subgerentes o Jefes de Oficina según sea el caso, en aquellos eventos en que exista complejidad en el estudio se le dará el tratamiento de caso especial o predio de alto impacto y se le hará seguimiento en el comité. .

Artículo 13: Cuando exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas al caso y en la jurisprudencia reiterada de las altas cortes, los apoderados deberán analizar las líneas jurisprudenciales consolidadas, en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con jurisprudencia reiterada y, presentarlas al comité de conciliaciones, para que éste pueda considerar la pertinencia de conciliar.

La UAECD, para la solución de peticiones o expedición de actos administrativos, tendrán en cuenta los precedentes jurisprudenciales, que por los mismos hechos y pretensiones, se hubieren proferido en cinco o más casos análogos. Por ende los estudios que anteceden a la decisión de conciliar deberán contemplar el precedente jurisprudencial que por mandato legal está dispuesto en el Decreto 1069 de 2015 y en concordancia con el artículo 114 de la Ley 1395 de 2010, o las normas que lo modifiquen adicionen o aclaren. .

Artículo 14: La entidad deberá informar a las entidades del orden Distrital y Nacional, la existencia de cualquier solicitud o trámite catastral presentado por particulares cuando afecten a predios que se encuentren incorporados a nombre de dichas entidades.

Artículo 15: El comité de conciliaciones, con el apoyo permanente de la Oficina Asesora Jurídica, dentro de sus competencias específicas, será el responsable del desarrollo, ejecución y seguimiento a los lineamientos y responsabilidades aquí fijadas.

Artículo 16: La oficina de Control Interno de la UAECD verificará el cumplimiento de estas directrices al interior de la entidad y hará las recomendaciones que considere necesario como mínimo una vez al año.

Artículo 17: Comuníquese y publíquese el presente acto administrativo

Artículo  18: El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones No 1599/2011, 1257/2012 y 828/2013 y las demás que le sean contrarías.