RESOLUCIÓN SDH–000439 DE 2021

(Julio15)

Por medio de la cual se adopta el Sistema de Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos de la Secretaría Distrital de Hacienda

EL SECRETARIO DISTRITAL  DE HACIENDA DE BOGOTÁ D.C

En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 3 de la Ley 489 de 1998, el artículo 48 de la Ley 909 de 2004, el artículo 5 del Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015 y el artículo 4 del Decreto Distrital 601 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, establece que la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que el parágrafo, del artículo 3º de la Ley 489 de 1998 establece que los principios de la función pública deberán ser tenidos en cuenta al evaluar el desempeño de las entidades y organismos administrativos y al juzgar la legalidad de la conducta de los servidores públicos en el cumplimiento de sus deberes constitucionales, legales o reglamentarios.

Que el artículo 47 de la Ley 909 de 2004 señala que los cargos que conlleven ejercicio de responsabilidad directiva en la administración pública de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial tendrán el carácter de empleos de gerencia pública.

Que los numerales 2 y 3 del artículo 47 de la Ley 909 de 2004 indican que los cargos de gerencia pública serán de libre nombramiento y remoción, comprendiendo aquella todos los empleos del nivel directivo de las entidades y organismos a los cuales se les aplica dicha ley, entre ellos la Secretaría Distrital de Hacienda.

Que los numerales 2, 5 y 6 del artículo 48 de la Ley 909 de 2004 establecen que los gerentes públicos formularán, junto con los jefes del organismo, las políticas públicas o las acciones estratégicas a cargo de la entidad y serán responsables de su ejecución, que estarán sujetos a la responsabilidad de la gestión, lo que significa que su desempeño debe ser valorado de acuerdo con los principios de eficacia y eficiencia por lo que todos los cargos gerenciales están sujetos a un sistema de evaluación de la gestión.

Que el artículo 50 ibidem señala que una vez nombrado el gerente público este de manera concertada con su superior jerárquico, deberá determinar los objetivos a cumplir concretando en dicho acuerdo los compromisos, la descripción de los resultados esperados en términos de cantidad y calidad, los indicadores y los medios de verificación de los mismos, el cual será evaluado por escrito en el término máximo de tres (3) meses después de acabar el ejercicio dejando constancia del grado de cumplimiento de los objetivos.

Que el artículo 2.2.13.1.5 del Decreto 1083 de 2015, establece que dicha evaluación se realizará con base en los acuerdos de gestión; documentos que deben ser escritos y firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público.

Que de conformidad con el artículo 2.2.13.1.6 ibidem los acuerdos de gestión se pactarán para la vigencia anual, que debe coincidir con los períodos de programación y evaluación previstos en el ciclo de planeación de la entidad.

Que el artículo 2.2.13.1.7 ibidem señala que el acuerdo de gestión debe ser producto de un proceso concertado entre el superior jerárquico y cada gerente público.

Que el artículo 2.2.13.1.8 de esta misma norma, indica que son responsables del proceso de evaluación del desempeño la Oficina de Planeación y el Área de Recursos Humanos.

Que el artículo 2.2.13.1.9 del citado decreto fija que en un plazo no mayor de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de la posesión en su cargo, el gerente público y su superior jerárquico concertarán y formalizarán el acuerdo de gestión.

Que en cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.13.1.12 del Decreto 1083 de 2015, el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió la “Guía para la Gestión de los empleos de Naturaleza Gerencial” versión 1 fechada octubre de 2015, la “Guía metodológica para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos” fechada enero de 2017 y la “Guía para la gestión de los empleos de naturaleza gerencial” en su versión 3 fechada de marzo 2020, a través de las cuales se definió la metodología para la elaboración, seguimiento y evaluación de los Acuerdos de Gestión junto con los respectivos formatos para tal fin.

Que en la metodología para este proceso, se establece la evaluación de pares del gerente público, entendiendo el par como aquel que interactúa de manera directa con la actividad misional del área del gerente público evaluado.

Que el literal O del artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014 señala como funciones de la Secretaría Distrital de Hacienda: “Establecer las políticas generales de la Secretaría Distrital de Hacienda, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones, organizar el funcionamiento de la entidad, y proponer ajustes a la organización interna y demás disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos.”

Que en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de resolución se publicó en el aplicativo “LEGALBOG PARTICIPA” de la Secretaría Jurídica del Distrito, del primero (1) al cinco (5) de junio de dos mil veintiuno (2021), recibiendo solo un comentario en el que el ciudadano manifestó: “de acuerdo” sin que se recibieran más observaciones o sugerencias por parte de la ciudadanía.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Adopción. Adoptar el Sistema de Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos de la Secretaría Distrital de Hacienda cuya estructura, desarrollo y procedimiento han sido definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Parágrafo. Los anexos de la “Guía Metodológica Para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos” y la “Guía Para la Gestión de los Empleos de Naturaleza Gerencial” contentivos de los formatos definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública harán parte integral del presente Sistema de Gestión, así como los que lo modifiquen, actualicen o sustituyan.

Artículo 2. Gerentes Públicos. El Sistema de Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos se aplicará a quienes ocupen los siguientes empleos en la Secretaría Distrital de Hacienda:

a. Subsecretario de Despacho

b. Director Técnico

c. Tesorero Distrital

d. Subdirector Técnico

e. Jefe de Oficina

Parágrafo. Los jefes de las oficinas asesoras de planeación y comunicaciones se encuentran excluidos del sistema de Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos de la Secretaría Distrital de Hacienda, toda vez que dentro de la planta de personal forman parte del nivel asesor; por lo tanto su evaluación de desempeño laboral estará sujeta a lo dispuesto en la Resolución 0013 de 2018 o la que la modifique, aclare, adicione o sustituya.

No está obligado a la suscripción de acuerdos de gestión el jefe de la oficina de Control Interno, puesto que conforme a lo establecido en el artículo 8º de la Ley 1474 de 2011 son empleados de libre nombramiento y remoción designados por un período fijo.

Artículo 3. Etapas de los Acuerdos de Gestión. Las etapas de los acuerdos de gestión de los gerentes públicos serán los siguientes:

1. Etapa de Concertación: Es el momento en el cual el superior jerárquico y el gerente público, realizan un intercambio de expectativas personales y organizacionales acordando los compromisos gerenciales los cuales contarán con las siguientes características:

a. Deben ser claros, medibles, demostrables y concretos y basados en los objetivos institucionales.

b. Debe incluir las competencias y los compromisos de gestión establecidos para el nivel directivo.

c. El acuerdo se fijará para una vigencia anual o por un periodo inferior dependiendo de la fecha de vinculación del Gerente Público.

d. En caso de que el cumplimiento de un compromiso requiera tiempo mayor al de la vigencia del acuerdo, se deberá determinar un indicador con el fin de evaluarlo con algún resultado en el periodo anual estipulado.

e. Cada compromiso concertado con el superior jerárquico, tendrá un peso porcentual que no podrá ser mayor de cuarenta por ciento (40%) ni menor a diez por ciento (10%).

f. Para fijar los porcentajes se debe tener en cuenta la importancia estratégica de cada meta y compromiso concertado.

2. Etapa de formalización: El acuerdo de gestión debe quedar siempre por escrito y se formalizará con las firmas del superior jerárquico y el gerente público. En lo posible la formalización debe efectuarse de forma simultánea con la etapa de concertación con el fin de lograr una óptima sincronización.

La concertación y formalización de los acuerdos de gestión deberá realizarse a más tardar el último día del mes de febrero de cada vigencia. Para el caso de los Gerentes Públicos que se posesionen durante la vigencia, el plazo de la concertación no debe ser superior a cuatro (4) meses, contados a partir de la diligencia de posesión, acorde con lo dispuesto en el art. 2.2.13.1.9 del Decreto 1083 de 2015.

3. Etapa de seguimiento: Corresponde a la etapa en la que se realizan seguimientos semestrales entre el gerente público y su superior con el fin de verificar el cumplimiento de los compromisos concertados, sin perjuicio que durante la vigencia en cualquier momento el superior jerárquico pueda realizar el respectivo seguimiento.

Esta fase debe coincidir con los períodos de seguimiento de la planeación institucional y el avance de la gestión, debiéndose registrar con sus respectivas evidencias mediante el instrumento establecido para tal fin.

El seguimiento correspondiente al primer semestre, esto es al período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de cada vigencia, así como el envío de esa información a la Subdirección del Talento Humano deberá realizarse dentro de los primeros quince (15) días hábiles del mes de julio.

El portafolio de evidencias es el elemento en el cual deben registrarse los soportes de la ejecución de los compromisos de los acuerdos de gestión. Ese portafolio puede darse de forma física y/o virtual y será responsabilidad del gerente público mantenerlo actualizado y suministrar las evidencias correspondientes durante la etapa de evaluación.

Para realizar el seguimiento es necesario contar con uno o varios indicadores asociados a los compromisos concertados, los cuales deben ser definidos desde la etapa de concertación y cuyos resultados deben registrarse en el mismo momento en que se realice cada seguimiento, esto es uno para cada semestre.

4. Etapa de evaluación y retroalimentación: Corresponde a la etapa en la cual el superior jerárquico evalúa el cumplimiento de las metas, identificando los aspectos a mejorar y realizando la respectiva retroalimentación. La evaluación de los Acuerdos de Gestión se debe realizar en un término máximo de tres (3) meses, después de finalizada la vigencia, esto es a más tardar el 31 de marzo de cada año.

El total de la evaluación del acuerdo de gestión corresponde a un ciento por ciento (100%), pudiendo concertar un cinco por ciento (5%) adicional con el fin de acceder al nivel de desempeño sobresaliente. Estos compromisos adicionales, al igual que los compromisos iniciales, deberán ser claros, medibles, demostrables y concretos.

a. Compromisos Gerenciales: Comprenden los resultados a ser medidos, cuantificados y verificados que adelantará el gerente público para el cumplimiento efectivo de los objetivos de la entidad. Cada gerente público deberá concertar con su jefe inmediato un mínimo de tres (3) y un máximo de cinco (5) compromisos gerenciales.

Para este componente el porcentaje de evaluación que le corresponde es del ochenta por ciento (80%), acorde con los seguimientos semestrales y al final de la vigencia, la sumatoria arrojará el resultado para la evaluación. El factor adicional del cinco por ciento (5%) se concertará en este componente.

b. Competencias Comunes y Directivas: Corresponde a la valoración de las competencias por parte del superior jerárquico, los pares y subalternos de acuerdo con las competencias adoptadas para el nivel directivo por la Secretaría Distrital de Hacienda, conforme los anexos mencionados en el parágrafo del artículo 1º de la presente resolución.

Esta valoración contempla la percepción que el superior jerárquico, el par y los subalternos tienen sobre las competencias comunes y directivas del Gerente Público. Estos puntajes son fijos y dados en números enteros.

A este componente le corresponde el restante veinte por ciento (20%) y se realizará una vez al final de cada vigencia. Este veinte por ciento (20%) se distribuirá así:

c. Rangos de Calificación: De la sumatoria de los dos resultados obtenidos de los compromisos gerenciales y de la valoración de las competencias comunes y directivas, se obtiene la calificación final, la cual se enmarca en los siguientes rangos:

Parágrafo 1. Independientemente de la calificación que obtenga el gerente público en el marco del acuerdo de gestión, el superior jerárquico realizará retroalimentación con el fin de destacar las fortalezas y revisar los aspectos a mejorar.

Cuando el gerente público obtenga una calificación en la evaluación de su gestión, igual o inferior al setenta y cinco por ciento (75%) se establecerá un plan de mejoramiento; si obtiene una calificación igual o inferior al cincuenta por ciento (50%), será potestad del nominador su permanencia, sin perjuicio de la discrecionalidad con la que cuenta para retirarlo.

Parágrafo 2. Los servidores públicos que dependen directamente del gerente público de cada dependencia serán los encargados de calificarlo. La calificación de este componente se obtendrá del promedio de los puntajes otorgados por los servidores que participaron en ella, de acuerdo con los formatos y/o el aplicativo diseñados para tal fin.

Parágrafo 3. La consolidación de la evaluación final corresponderá al superior jerárquico del gerente público evaluado, a través del formato establecido para tal fin. El evaluador, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la consolidación de la segunda evaluación semestral, remitirá a la Subdirección del Talento Humano, la consolidación de la evaluación final realizada.

Parágrafo 4. Para acceder al nivel de desempeño sobresaliente, será necesario que el gerente público haya convenido desde la etapa de concertación el cinco por ciento (5%) adicional en su gestión, pues solo se podrá calificar este ítem si así se pactó inicialmente; en todo caso este factor adicional no hará parte del cálculo para el reconocimiento de la prima técnica por evaluación del desempeño.

Artículo 4. Plan de Mejoramiento y Retroalimentación. Conforme lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo anterior se deberá establecer un plan de mejoramiento en el evento en que el gerente público obtenga una calificación en la evaluación de su gestión igual o inferior al setenta y cinco por ciento (75%). Para ello, el superior jerárquico, conforme la evaluación final, deberá identificar las áreas de mejora, en términos de las habilidades y comportamiento, definirá los tres comportamientos principales y establecerá las acciones de mejora a desarrollar por el evaluado en un periodo no superior a seis (6) meses, en el cual el superior jerárquico valorará el mejoramiento del gerente público y le dará la retroalimentación correspondiente, conforme el formato establecido para tal fin.

Artículo 5. Competencias Comportamentales. Las competencias comportamentales objeto de evaluación a los gerentes públicos serán las comunes a los servidores públicos y las establecidas para el nivel Directivo definidas en el Decreto 815 de 2018 y adoptadas en los formatos relacionados en el parágrafo del artículo 1º de la presente resolución.

Artículo 6. Designación de pares. Para efectos de la evaluación del Sistema de Gestión del Rendimiento de los gerentes públicos de la Secretaría Distrital de Hacienda a continuación se designa el par de cada uno de los gerentes públicos así:

Artículo 7. Responsables del Sistema. Las siguientes áreas harán parte fundamental del Sistema de Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos y tendrán las siguientes responsabilidades de conformidad con lo dispuesto en los artículos 2.2.13.1.8, y 2.2.13.1.11 del Decreto 1083 de 2015:

1. Oficina Asesora de Planeación. La Oficina Asesora de Planeación será responsable de:

a. Apoyar el proceso de concertación de los acuerdos de gestión suministrando, antes de la fecha de concertación anual de los acuerdos de gestión, la información definida en los respectivos planes operativos o de gestión anual de la entidad y los correspondientes objetivos de cada dependencia.

b. Orientar el diseño de los indicadores de gestión a través de los cuales se realizará el seguimiento y la evaluación de los acuerdos pactados.

c. Elaborar y presentar oportunamente los informes de gestión de las áreas para la evaluación de los acuerdos de gestión de los respectivos gerentes públicos.

d. Apoyar el proceso de seguimiento a los acuerdos de gestión, suministrando la información de los planes operativos y de gestión de cada dependencia, conforme los períodos de seguimiento al proceso de planeación institucional.

e. Asesorar el proceso de formulación de planes de mejoramiento brindando los formatos establecidos para tal fin.

2. Oficina de Control Interno. La oficina de Control Interno será responsable de elaborar y suministrar los informes de las auditorías internas y externas y otros informes de seguimiento y control como insumos para el proceso de seguimiento.

3. Subdirección del Talento Humano. La Subdirección del Talento Humano será responsable de:

a. Proveer los instrumentos adoptados para la concertación y formulación.

b. Liderar las acciones necesarias para la implementación, divulgación y capacitación del Sistema de Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos.

c. Garantizar la custodia de los acuerdos de gestión en la respectiva historia laboral de cada Gerente Público, una vez notificada la evaluación final.

d. Reportar al Secretario Distrital de Hacienda los resultados de la evaluación y el cumplimiento de los plazos por parte del equipo de evaluadores o superiores jerárquicos.

4. Superior jerárquico o evaluador. El superior jerárquico o evaluador será responsable de:

a. Concertar con el gerente público los acuerdos de gestión.

b. Efectuar una valoración para determinar y analizar los logros en el cumplimiento de los compromisos y resultados alcanzados por el gerente público, con base en los indicadores definidos.

c. Evaluar el grado de cumplimiento del acuerdo, con base en los informes de planeación y control interno que se produzcan, así como las demás evidencias que pueda aportar el gerente público frente al cumplimiento de sus compromisos, información que deberá reposar en el portafolio de evidencias.

d. Desarrollar su función de evaluador de manera indelegable dejando constancia escrita, en un plazo no mayor de tres meses contados a partir de la finalización de la vigencia del Acuerdo.

e. Remitir a la Subdirección del Talento Humano, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la realización de la concertación de los acuerdos de gestión el formato debidamente diligenciado y formalizado.

f. Remitir a la Subdirección del Talento Humano el resultado del seguimiento semestral dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su realización.

g. Solicitar a los subalternos del gerente público la evaluación de este último conforme los formatos establecidos para tal fin y consolidar la respectiva información.

h. Consolidar la evaluación final y remitirla a la Subdirección del Talento Humano, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la realización de la segunda evaluación semestral. Dicha evaluación deberá incluir la evaluación del respectivo par y de los subalternos.

5. Gerente Público o evaluado. El evaluado será responsable de:

a. Concertar y formalizar los acuerdos de gestión a más tardar el 28 de febrero de cada año.

b. Atender las recomendaciones realizadas por el superior jerárquico durante los momentos en que se produzca retroalimentación.

c. Atender el plan de mejoramiento en caso de ser objeto de este.

d. Alimentar de manera permanente el portafolio de evidencias (donde se pueda constatar el cumplimiento de los acuerdos de gestión) y mantenerlo disponible cada vez que sea requerido por el superior jerárquico para los seguimientos y la evaluación final.

e. Solicitar ser evaluado, atendiendo que la fecha límite para la evaluación es el 31 de marzo de cada año.

Parágrafo. La información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, la oficina de Control Interno y la Subdirección del Talento Humano, necesaria para la elaboración, seguimiento y evaluación de los acuerdos de gestión estará disponible en la carpeta compartida en el SharePoint que se disponga para ello o en la herramienta que se determine. Así mismo y con el fin de brindar el apoyo al proceso de Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos, se contará con la figura de los enlaces de planeación, control interno y talento humano quienes conforme los temas requeridos por las áreas asesorarán acerca de cada uno de los temas solicitados.

Artículo 8. Derogatoria y vigencia. El presente acto administrativo deroga las Resoluciones 000137 de 2017 y 000011 de 2018 y rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 15 días del mes de julio del año 2021.

JUAN MAURICIO RAMÍREZ CORTES

Secretario Distrital de Hacienda