RESOLUCIÓN 418 DE 2021

(Julio 26)

Por medio de la cual se hace una delegación en la Secretaría Distrital de la Mujer, relacionada con el trámite en el intercambio de información y/o conocimiento entre Entidades

LA SECRETARIA DISTRITAL DE LA MUJER

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el artículo 209 y 211 de la Constitución Política, los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 489 de 1998, el artículo 17 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 modificado por el Acuerdo Distrital 641 de 2016, el Acuerdo Distrital 490 de 2012, el Decreto Distrital 428 de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

Que el artículo 211 Ibídem señala que, la Ley fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar funciones en sus subalternos o en otras autoridades, cuyos actos o resoluciones podrá siempre reformar o revocar aquel, reasumiendo la responsabilidad consiguiente.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que el artículo 9 de la Ley 489 de 1998, señala que: “Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente Ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente Ley.

Que así mismo el artículo 10 de la Ley 489 de 1998 dispone: “En el acto de la delegación, que siempre será escrito, se determinará la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren.”

Que el artículo 11 de la Ley 489 de 1998 indica que: “(...) no podrán transferirse mediante delegación: 1. La expedición de reglamentos de carácter general, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley. 2. Las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de delegación. 3. Las funciones que por su naturaleza o por mandato constitucional o legal no son susceptibles de delegación”.

Que el artículo 3 del Decreto Nacional 235 de 2010 “Por el cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas” modificado por el artículo 1 del Decreto Nacional 2280 de 2010, dispuso: (…) “Para efectos de formalizar el intercambio de información, de manera ágil, oportuna y confiable, las entidades públicas o los particulares encargados de una función administrativa podrán emplear el mecanismo que consideren idóneo para el efecto, tales como cronograma de entrega, plan de trabajo, protocolo o convenio, entre otros”. (…).[1]

Que en este contexto, es importante tener en cuenta el Manual para la Implementación de Gobierno Digital que desarrolla la Política de Gobierno Digital elaborado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, dirigido a entidades públicas del orden nacional y territorial, que establece como propósito de la política, entre otros, el siguiente: “C. Tomar decisiones basadas en datos a partir del aumento en el uso y aprovechamiento de la información: consiste en mejorar la toma de decisiones por parte de la entidad, ciudadanos, usuarios y grupos de interés, para impulsar el desarrollo de servicios, políticas, normas, planes, programas, proyectos o asuntos de interés público, a partir del uso y aprovechamiento de datos que incorporan estándares de calidad y seguridad en su ciclo de vida (generación, recolección, almacenamiento, procesamiento, compartición, entrega, intercambio y eliminación)”[2].

Que la Directiva No. 009 de 2021 expedida por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y comunicaciones-TIC, mediante la cual se dan lineamientos para el intercambio de información entre las entidades y organismos del distrito capital, indica que: “(...) La Secretaría Jurídica Distrital expidió la Directiva Distrital 002 de 2018, cuyo asunto es el tratamiento de datos personales, en la que se describe en el numeral 5 que, la respectiva entidad y organismo del orden distrital, informará al Titular los datos personales que serán recolectados, las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, la posibilidad de que sean transmitidos, transferidos o consultados por otras entidades y el tiempo que permanecerán en las bases de datos.”

Que en ese sentido, y con el fin de hacer eficiente e integral la gestión pública Distrital, las entidades y organismos que conforman la administración distrital deberán intercambiar su información para el cumplimiento de sus funciones, con observancia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida, y las disposiciones vigentes en materia de protección de datos personales y reserva de la información, esto es, las Leyes 1266 de 2008, 1437 de 2011, 1581 de 2012, y la Ley 1712 de 2014, así como todas aquellas normas que las modifiquen o sustituyan.

Que con la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se establecieron las disposiciones generales para la protección de datos personales recolectados en bases de datos o archivos, señalando en su artículo 5º que los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, prohibiéndose en el artículo 6º que se prohíbe su tratamiento excepto cuando: “ a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular; (…)”

Vale la pena precisar que, conforme lo señaló la Secretaría Jurídica Distrital en la Directiva Distrital 002 de 2018, en armonía con lo dispuesto por la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011, que una vez la entidad y organismo distrital acceda, a través del intercambio de información, al dato personal, adoptará la posición jurídica de usuario dentro del proceso de administración de datos personales, hecho que le impone el deber de garantizar los derechos fundamentales del titular de la información, previstos en la Constitución Política.

Que, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente, y en el marco de las normas previamente citadas, el representante de la entidad deberá mantenerse informado en todo momento por parte del delegado, sobre el desarrollo de la delegación que le ha sido otorgada, para cuyos efectos la administración implementará herramientas idóneas que así lo garanticen, pudiendo impartir las orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas.

Que, de conformidad con las normas anteriormente citadas, las actuaciones del delegatario se desarrollarán con arreglo a los principios que rigen la función administrativa.

Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006, “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, establece en su artículo 17: “Las autoridades administrativas del Distrito Capital podrán delegar el ejercicio de sus funciones a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o complementarias, de conformidad con la Constitución Política y la ley, especialmente con la Ley 489 de 1998”

Que el Decreto Distrital 428 de 2013, “Por medio del cual se adopta la estructura interna de la Secretaría Distrital de la Mujer, y se dictan otras disposiciones”, señala en su artículo 5, literal u) como funciones del Despacho de la Secretaria Distrital de la Mujer, entre otras, la siguiente: “(...) u) Expedir los actos administrativos y celebrar, de acuerdo con su competencia, los contratos que sean necesarios para el cabal cumplimiento de las funciones de la Secretaría Distrital de la mujer, sin perjuicio de delegar tal responsabilidad en las servidoras y servidores públicos de la Secretaría.”

Que el Articulo 11 Ibídem, señala como funciones de la Dirección de Gestión del Conocimiento entre otras, las siguientes: “(…) c). Dirigir la producción y el análisis de información que dé cuenta de las condiciones de las mujeres en la ciudad, (…) f). Producir información, análisis y recomendaciones de política sobre presupuestos sensibles al género en la ciudad. (…) i). Gestionar con los sectores de la Administración Distrital la incorporación de variables en los sistemas de información, que den cuenta de la situación de las mujeres y permitan hacer análisis desde el enfoque de derechos y de género. j). Coordinar alianzas para acceder a información estadística relacionada con la misión de la Entidad. k). Coordinar la elaboración y difusión periódica de informes y boletines sobre el avance en los derechos de las mujeres y la equidad de género en el Distrito Capital (…)”.

Que resulta necesario realizar una delegación para la representación de la entidad en el trámite de intercambio de información y/o conocimiento con otras entidades públicas, con la finalidad de optimizar el funcionamiento institucional y el cumplimiento de los fines del Estado en aplicación de los principios constitucionales y legales de función administrativa.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Delegar en la/el Directora/o de Gestión de Conocimiento, las siguientes facultades:

a) Elaborar, estructurar y revisar los acuerdos para el intercambio de información y/o conocimiento entre entidades, en coordinación con las áreas involucradas, el cual debe diligenciarse teniendo en cuenta el anexo I “ FORMATO PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL DISTRITO CAPITAL” de la Directiva 009 de 2019 Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C de acuerdo a las necesidades de cada entidad y organismos, atendiendo al tipo de información que se pretenda intercambiar y realizar su respectivo seguimiento y control.

b) Realizar los informes requeridos por las diferentes entidades y los organismos de control sobre los acuerdos gestionados para el intercambio de información y/o conocimiento entre entidades, dentro de los términos y condiciones establecidos para tal efecto.

c) Verificar que los acuerdos para el intercambio de información entre entidades cumplan con los requisitos legales, de acuerdo con la naturaleza del mismo.

d) Publicar en el medio electrónico que corresponda la información correspondiente a la celebración de los acuerdos para el intercambio de información y/o conocimiento entre entidades que adelante la entidad de conformidad con la normativa vigente.

e) Asesorar y Orientar a las dependencias de la Secretaría en el desarrollo y estructuración de los acuerdos para el intercambio de información y/o conocimiento entre entidades.

f) Verificar en el ejercicio de intercambio de información y/o conocimiento entre entidades teniendo en cuenta la normatividad aplicable expedida por la Secretaría Jurídica Distrital relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales y demás que regulen la materia.

g) Mantener y actualizar información confiable derivada del desarrollo de los acuerdos para el intercambio de información y/o conocimiento entre entidades, de tal manera que facilite el control y seguimiento de los mismos.

h) Suscribir en nombre de la Secretaría los acuerdos para el intercambio de información y/o conocimiento entre Entidades.

i) Cumplir con lo dispuesto en el Capítulo 6 “TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACION” del Decreto Único Reglamentario 1078 de 2015 del Sector de Tecnologías de la Información y las comunicaciones respecto de las buenas prácticas del modelo de seguridad y privacidad de la información emitido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o un sistema de gestión de seguridad de la información, con el fin de salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información.

Artículo 2. Corresponde a la/el delegatario/a ejercer las atribuciones conferidas conforme a las disposiciones legales vigentes que regulan la materia y responder en los términos de la Constitución Política y la Ley.

Artículo 3. La/El delegatario/a no podrá subdelegar en otra/o funcionarios/a las facultades aquí delegadas.

Artículo 4. La presente Resolución rige a partir del día siguiente de su publicación en la página web de la Secretaría de la Mujer y en el diario oficial distrital.

Artículo 5. Contra la presente Resolución no procede recurso alguno.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C, a los 26 días del mes de julio del año 2021.

DIANA RODRÍGUEZ FRANCO

Secretaría Distrital de la Mujer

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