RESOLUCIÓN 007 DE 2022

 

(Enero 14)

 

Por la cual se constituye y se establece el funcionamiento de la Caja Menor - Gastos de Inversión Gestión Predial - Gerencia Ejecutiva de la Primera Línea del Metro de Bogotá (PLMB) para la vigencia 2022

 

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A.

 

En uso de las facultades estatutarias y legales, especialmente las conferidas en el artículo 56° del Decreto Distrital 192 de 2021 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que la Empresa Metro de Bogotá S.A. fue constituida mediante escritura pública No. 5291 del 14 de diciembre del 2016, otorgada en la Notaría Primera del Círculo de Bogotá D.C., como una sociedad anónima por acciones del orden distrital, con participación exclusiva de entidades públicas, en los términos previstos en el Acuerdo 642 de 2016, sometida al régimen jurídico de las empresas industriales y comerciales del Estado.

 

Que, el Decreto Distrital 192 del 2 de junio de 2021, en el artículo 55 y siguientes reglamenta el “FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES Y LOS AVANCES EN EFECTIVO”, y define el campo de aplicación del mismo en los siguientes términos: “Quedan sujetos a las disposiciones del siguiente Decreto los Órganos que conforman el Presupuesto Anual y las Entidades Distritales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y comerciales del Estado respecto de las transferencias de la Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo Local.”

 

Que, el artículo 57° ibidem, establece que “Las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe de la respectiva entidad pública distrital, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas”.

 

Que, el Decreto Distrital 662 de 2018 constituye el reglamento que regula el proceso presupuestal de las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito (EICD), Sociedades de Economía mixta sujetas al régimen de EICD, Sociedades Limitadas o por Acciones Públicas del orden Distrital sujetas al régimen de EICD, Empresas de Servicios públicos Domiciliarios en cuyo capital el Distrito o sus entidades descentralizadas posean el 90% o más y, Empresas Sociales del Estado (ESE) constituidas como una categoría especial de entidad pública descentralizada del orden Distrital.

 

El artículo 20 del Decreto Distrital 492 del 15 de agosto de 2019 “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”, establece que: “el responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital deberá ceñirse estrictamente a los gastos que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto. Con los recursos de las cajas menores no se podrá realizar el fraccionamiento de compras de un mismo elemento y/o servicio, ni adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada, así como tampoco realizar ninguna de las operaciones descritas en el artículo 8 del Decreto Distrital 61 de 2007. Los representantes legales de las entidades y organismos distritales deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se reduzcan sus cuantías y su número no sea superior a dos (2) por entidad, salvo excepciones debidamente justificadas ante la Secretaría Distrital de Hacienda. Las entidades y organismos distritales deberán abstenerse de efectuar contrataciones o realizar gastos con los recursos de caja menor, para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo”.

 

Que mediante Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009, expedida por el Contador General de Bogotá D.C “Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores”, para los órganos que conforman el Presupuesto Anual y las entidades Distritales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado respecto de las transferencias de la Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo Local y se implementó la guía que facilita la gestión administrativa y contable, aplicable a los fondos de Cajas Menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

 

Que, mediante Resolución No. 1290 del 27 de diciembre de 2021 se liquidó el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de la EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A., para la vigencia fiscal comprendida entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2022, en la cual se clasificaron los rubros de gasto.

 

Que, la Empresa Metro de Bogotá S.A, cuenta con un presupuesto actual para la vigencia 2022 de TRES BILLONES SETECIENTOS VEINTIUN MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL PESOS M/CTE ($3.721.657.395.000), que corresponde a 3.721.657,40 SMMLV, por lo cual puede constituir una o varias cajas menores que sumadas no superen la cuantía máxima mensual de 350 SMMLV, lo que para el año 2022 asciende a la suma de TRESCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($350.000.000), de conformidad con lo establecido en el Artículo 1° del Decreto 1724 del 15 de diciembre de 2021.

 

Que, de conformidad con el artículo 56º del Decreto Distrital 192 de 2021 establece, “el monto de las cajas menores será determinado por el representante legal de la entidad distrital de conformidad con los lineamientos fijados en el aludido Decreto. En todo caso, el número de cajas menores no podrá ser superior a dos (2) por entidad y el representante legal de la entidad deberá reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se haga un uso razonable de las mismas, siguiendo lineamientos de austeridad y transparencia en el gasto público”.

 

Que, el Acuerdo No. 007 del 26 de agosto de 2021 de la Junta Directiva de la Empresa Metro de Bogotá S.A., “Por medio del cual se modifica la estructura organizacional de la Empresa METRO DE BOGOTÁ S.A., establecida mediante el Acuerdo de Junta Directiva No. 02 de 2016, modificada por el Acuerdo 02 de 2019” estableció dentro de las competencias de la Subgerencia de Gestión Predial, específicamente en el literal c) del artículo 14 la de “c) Liderar y gestionar la adecuada ejecución de las actividades de la gestión socio predial y del plan de reasentamiento para la generación de nuevo espacio público conexo al metro y para la construcción de los edificios de acceso a las estaciones, de acuerdo con los estudios, lineamientos establecidos y compromisos que en este sentido se establezcan con la banca multilateral (salvaguardas sociales) para la PLMB.”

 

Que, en el proceso de adquisición predial de los inmuebles que se encuentran ubicados en la zona del trazado de la Primera Línea del Metro de Bogotá (PLMB), necesariamente deben realizarse una serie de trámites de gestión predial que implican gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, tales como: Gastos notariales de otorgamiento de escrituras públicas, gastos de registro de escrituras públicas y actos administrativos, compra de certificados de libertad y tradición, fotocopias simples y/o auténticas de escrituras públicas, providencias judiciales, planos urbanísticos, licencias de construcción, entre otros.

 

Que, por la especialidad de los gastos enunciados en el párrafo anterior, se encuentra conveniente y necesario la constitución de la Caja Menor denominada “Caja Menor - Gastos de Inversión Gestión Predial – Gerencia Ejecutiva de la Primera Línea del Metro de Bogotá (PLMB)”, que facilite el control y clasificación de los gastos requeridos en el marco del proceso de adquisición predial para la PLMB - Tramo 1.

 

Que en el marco de la adquisición predial que adelanta la EMB de los inmuebles requeridos para la ejecución del proyecto Primera Línea del Metro de Bogotá D.C., la Subgerencia de Gestión del Predial se encuentra adelantando los trámites correspondientes a Gastos Notariales, de Beneficencia y Registro.

 

Que para la constitución de la Caja Menor la Empresa Metro de Bogotá S.A., cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 0022 de fecha 04/01/2022.

 

Que la Empresa Metro de Bogotá S.A., cuenta con Seguro de Manejo Global vigente a la fecha de expedición de la presente Resolución, para amparar la Caja Menor, este seguro deberá estar siempre vigente durante la existencia de la Caja Menor.

 

Que el Decreto Distrital 492 del 15 de agosto de 2019 “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en su artículo 20 establece los lineamientos por los cuales se debe ceñir el responsable y ordenador de las cajas menores en cada entidad del distrito, y deroga las Directivas Distritales 001 de 2001, Directiva Distrital 008 de 2007, así como la Directiva Distrital 007 de 2008, las cuales hacían parte del marco normativo para funcionamiento del manejo de las Cajas Menores, con respecto a Medidas de Austeridad en el Gasto público del Distrito Capital.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE

 

CAPÍTULO I - CONSTITUCIÓN DE LA CAJA MENOR

 

Artículo 1. Constitución y Cuantía. Constituir para la vigencia fiscal 2022, la caja menor denominada “Caja Menor - Gastos de Inversión Gestión Predial - Gerencia Ejecutiva PLMB”, con una cuantía mensual de DOSCIENTOS ONCE MILLONES DE PESOS M/ CTE. ($211.000.000), que corresponde a 211 SMLMV.

 

Parágrafo. Para los efectos de esta Resolución el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente para el año 2022, es de UN MILLON DE PESOS M/CTE. ($1.000.000), de conformidad con lo establecido en el Artículo 1° del Decreto 1724 del 15 de diciembre de 2021.

 

Artículo 2. Delegación de la Ordenación del Gasto. Se delega la Ordenación del Gasto de la Caja Menor denominada “Caja Menor - Gastos de Inversión Gestión Predial - Gerencia Ejecutiva PLMB”, en el (la) Subgerente de Gestión Predial, Código 090, Grado 02, de la Gerencia Ejecutiva PLMB, perteneciente a la Planta de Empleados Públicos de la Empresa Metro de Bogotá S.A.

 

Artículo 3. Responsable. La responsabilidad de la administración y manejo de la Caja Menor estará a cargo de un profesional adscrito a la Subgerencia de Gestión Predial que tenga a su cargo funciones administrativas y/o financieras, o relacionadas con la coordinación o ejecución de actividades de gestión predial. Será responsable del manejo y control de la Caja Menor - Gastos de Inversión Gestión Predial - Gerencia Ejecutiva de la Primera Línea del Metro de Bogotá (PLMB), la Profesional Andrea Liliana Garzón Alfonso profesional Grado 03 identificada con cédula de ciudadanía No. 20.645.732 de Guasca (CUND).

 

El profesional designado responderá por la administración y control, el manejo financiero y contable de la Caja Menor, la legalización periódica y final de la Caja Menor, la elaboración de la orden de pago para efectuar el reintegro en la oportunidad requerida y la presentación de informes correspondientes a su estado, y deberá estar amparado con una póliza de manejo expedida por una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado que garantice el 100% del monto del fondo de la Caja Menor.

 

Parágrafo 1. El responsable del Manejo de la Caja Menor deberá cumplir con las obligaciones, procedimientos y demás disposiciones consagradas en el artículo 6° de la presente Resolución.

 

Parágrafo 2. El Ordenador del Gasto de la Caja Menor, el responsable del Manejo de la Caja Menor, y aquellos que por cualquier circunstancia manejen recursos de la Caja Menor responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por sus acciones y omisiones en la administración y manejo de los fondos.

 

Parágrafo 3. Cambio Definitivo del responsable. Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha del cambio.

 

Parágrafo 4. Cambio Temporal del responsable. Cuando el Responsable de la Caja Menor se encuentre de vacaciones, licencia o comisión, el Jefe de la Entidad que haya constituido la respectiva caja menor y/u Ordenador del Gasto que para el caso que nos ocupa es el Subgerente de Gestión Predial de la Empresa Metro de Bogotá, podrá mediante resolución, encargar a otro servidor público debidamente afianzado, para el manejo de esta, mientras subsista la situación administrativa, para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de esta, lo que deberá constar en el libro respectivo.

 

Artículo 4. Funciones del responsable de la Caja Menor. Son funciones del responsable de la Caja Menor:

 

1. Llevar y mantener al día los libros de caja, bancos y demás auxiliares que se requieran para los registros contables y control de los fondos.

 

2. Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.

 

3. Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente correspondiente.

 

4. Efectuar las deducciones (retención en la fuente, retención de ICA, retención de IVA, entre otros) a que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las normas tributarias vigentes del orden nacional y distrital.

 

5. Responder por el buen manejo de los fondos entregados.

 

6. Las demás que sean similares, complementarias y necesarias para la debida administración de la Caja Menor.

 

Artículo 5. Modificado por el art. 1°, Resolución 771 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Finalidad. La Caja Menor atenderá los gastos de inversión, con cargo al Rubro 423011604507519 - Diseño, construcción y puesta en operación de la Primera Línea del Metro de Bogotá Tramo 1, incluidas sus obras complementarias, identificados y definidos dentro de los componentes elegibles para cofinanciación del proyecto PLMB, que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, tales como: 

1. Gastos de trámites notariales (Derechos e impuestos notariales de otorgamiento de escrituras públicas, copias simples y/o auténticas de escrituras públicas, presentaciones personales de poderes, autenticaciones, expedición de certificados de que tratan los artículos 89 y siguientes del Decreto 960 de 1970). 

2. Gastos de trámites de Registro de Instrumentos Públicos y Beneficencia (Derechos e impuestos de registro, inscripción y cancelación de títulos, actos y documentos). Constancias y Certificados de libertad y tradición. Actos de registro sin cuantía, tales como: Cancelaciones de inscripciones en el registro, constitución y cancelación de englobe, desenglobe, loteo, reloteo, corrección de errores aritméticos, aclaraciones y adiciones. 

3. Gastos de trámites ante Curadurías Urbanas. 

4. Fotocopias de documentos que reposen en entidades públicas o un tercero, tales como copias de planos urbanísticos, planos topográficos, decretos o resoluciones con o sin anexos, licencias de construcción, reglamentos de propiedad horizontal, providencias judiciales tales como autos y sentencias de tradición para estudio de títulos, documentos y copias en general relacionados con el proceso de adquisición predial. 

5. Compra de manzanas catastrales, aerofotografías. 

6. Gastos judiciales que deban ser atendidos para adelantar las expropiaciones judiciales y/o diligencias de entrega por vía de expropiación administrativa. Pago de imprevistos a que haya lugar en diligencias administrativas y/o judiciales con apoyo policivo. 

7. Levantamiento de medidas cautelares y/o gravámenes. 

8. Pago por concepto de servicios públicos domiciliarios, taponamientos, retiro de medidores, consumos o cargos básicos, y excedentes de servicios públicos, por ajuste y/o cambio en tarifas o cambio de vigencia en los predios recibidos debidamente por la EMB. 

9. Pagar los servicios públicos de las unidades sociales que por factor diferencial aprobado por el comité de gestión predial y reasentamiento deba ser efectuado por la Empresa Metro de Bogotá. 

10. Pagar los gastos notariales de los inmuebles de reposición o los correspondientes al factor diferencial, cuando este pago sea aprobado por el Comité de Gestión Predial y de Reasentamiento. 

11. Pagar los gastos notariales generados con la extinción de la propiedad horizontal, así como los gastos de registro y beneficencia. 

12. Y en general aquellos gastos de adquisición predial de carácter urgente, necesarios, imprescindibles e inaplazables. 

Parágrafo 1°. Para todos los eventos, al momento de efectuar gastos con cargo a la Caja Menor, tanto el Ordenador del Gasto como el responsable del Manejo de la Caja Menor, deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto. 

Parágrafo 2°. Cuando por cualquier circunstancia la Caja Menor constituida a través de la presente resolución quede inoperante, sólo se podrá constituir otra o reemplazarla cuando aquella haya sido legalizada en su totalidad.

El texto original era el siguiente:

Artículo 5. Finalidad. La Caja Menor atenderá los gastos de inversión, con cargo al Rubro 423011604507519 - Diseño, construcción y puesta en operación de la Primera Línea del Metro de Bogotá Tramo 1, incluidas sus obras complementarias, identificados y definidos dentro de los componentes elegibles para cofinanciación del proyecto PLMB, que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, tales como:

1. Gastos de trámites notariales (Derechos e impuestos notariales de otorgamiento de escrituras públicas, copias simples y/o auténticas de escrituras públicas, presentaciones personales de poderes, autenticaciones, expedición de certificados de que tratan los artículos 89 y siguientes del Decreto 960 de 1970).

2. Gastos de trámites de Registro de Instrumentos Públicos y Beneficencia (Derechos e impuestos de registro, inscripción y cancelación de títulos, actos y documentos). Constancias y Certificados de libertad y tradición. Actos de registro sin cuantía, tales como: Cancelaciones de inscripciones en el registro, constitución y cancelación de englobe, desenglobe, loteo, reloteo, corrección de errores aritméticos, aclaraciones y adiciones.

3. Gastos de trámites ante Curadurías Urbanas.

4. Fotocopias de documentos que reposen en entidades públicas o un tercero, tales como copias de planos urbanísticos, planos topográficos, decretos o resoluciones con o sin anexos, licencias de construcción, reglamentos de propiedad horizontal, providencias judiciales tales como autos y sentencias de tradición para estudio de títulos, documentos y copias en general relacionados con el proceso de adquisición predial.

5. Compra de manzanas catastrales, aerofotografías.

6. Gastos judiciales que deban ser atendidos para adelantar las expropiaciones judiciales y/o diligencias de entrega por vía de expropiación administrativa. Pago de imprevistos a que haya lugar en diligencias administrativas y/o judiciales con apoyo policivo.

7. Levantamiento de medidas cautelares y/o gravámenes.

8. Pago por concepto de servicios públicos domiciliarios, taponamientos, retiro de medidores, consumos o cargos básicos, y excedentes de servicios públicos, por ajuste y/o cambio en tarifas o cambio de vigencia en los predios recibidos debidamente por la EMB.

9. Y en general aquellos gastos de adquisición predial de carácter urgente, necesarios, imprescindibles e inaplazables.

Parágrafo 1. Para todos los eventos, al momento de efectuar gastos con cargo a la Caja Menor, tanto el Ordenador del Gasto como el responsable del Manejo de la Caja Menor, deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto.

Parágrafo 2. Cuando por cualquier circunstancia la Caja Menor constituida a través de la presente resolución quede inoperante, sólo se podrá constituir otra o reemplazarla cuando aquella haya sido legalizada en su totalidad.

 

Artículo 6. Prohibiciones. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 62° del Decreto Distrital 192 del 2 de junio de 2021, el numeral 6 del Título II de la Resolución DDC-000001 de mayo 12 de 2009 de la Contaduría General de Bogotá, y el Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital adoptado mediante Resolución SDH-000191 del 22 de septiembre del 2017, no se podrán realizar con los fondos de la Caja Menor ninguna de las siguientes operaciones:

 

1. Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en las bodegas y depósitos de la Entidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja menor.

 

2. Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.

 

3. Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares.

 

4. Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esté adscrita la caja menor.

 

5. Efectuar préstamos.

 

6. Realizar cualquier pago por concepto de contratos.

 

7. Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.

 

8. Contratar obligaciones a crédito.

 

9. Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el presente acto administrativo de creación de la caja menor.

 

10. Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalados en el presente acto de creación.

 

11. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización.

 

12. Efectuar reintegros por obligaciones contraídas con anterioridad a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la Caja Menor.

 

13. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

 

Parágrafo. Tampoco se podrán realizar con cargo a esta caja menor, gastos de funcionamiento (servicios personales, gastos generales) ni gastos no elegibles para cofinanciación.

 

Artículo 7. Unidad Ejecutora, Rubros Presupuestales y Cuantía. Los gastos realizados con cargo a la Caja Menor serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación, sin superar mensualmente las siguientes cuantías:

 

 

CAPÍTULO II - REGLAMENTACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA MENOR

 

Artículo 8. Requisitos para el Primer Giro de Recursos de la Caja Menor. Para realizar el primer giro de recursos de la Caja Menor, el presente acto administrativo debe acompañarse de la Póliza de Seguro de Manejo que ampare el monto total de constitución de la Caja Menor, constituida a nombre de la Empresa Metro de Bogotá S.A., debidamente aprobada.

 

Artículo 9. Del manejo del dinero. Los recursos asignados a la Caja Menor tendrán restricción de utilización para gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y correspondientes a los rubros definidos en el artículo 7° de la presente Resolución.

 

Parágrafo 1. La Empresa Metro de Bogotá S.A., deberá abstenerse de efectuar contrataciones o realizar gastos con los recursos de caja menor, para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 20 del Decreto 492 de 2019.

 

Parágrafo 2. Cuando sea estrictamente necesario que la compra la realice un servidor público distinto al responsable de la Caja Menor, ésta deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por los comprobantes definitivos y legalizados dentro del término de tres (3) días hábiles siguientes al desembolso, de acuerdo con lo establecido en el literal f) Numeral 5.4 "COMPROBANTES" de la Resolución DDC-0001 de 2009, “Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores”.

 

Parágrafo 3. Los gastos que se efectúen en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes del monto de constitución de la caja menor, y tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para poder superar este monto, de acuerdo con lo establecido en el Numeral 5.1 “LÍMITES. De la Resolución DDC-0001 de 2009, “Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores”.

 

Los pagos superiores a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, que se realicen a través de la Caja Menor, se girarán por transferencia electrónica a nombre del proveedor o autorización escrita de débito a cuenta.

 

Parágrafo 4. Del manejo del dinero. El manejo del dinero de Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de acuerdo con el Artículo 63º del Decreto 192 de 2021.

 

Artículo 10. Garantía de los Recursos de la Caja Menor. Para amparar los recursos que se manejan a través de la Caja Menor, el Responsable de su manejo y operación deberá estar amparado por póliza de manejo vigente expedida por una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado. Esta garantía debe cubrir el cien por ciento (100%) del monto del fondo establecido y estar aprobada con anterioridad al momento del primer giro.

 

Artículo 11. Libros para Registrar los Movimientos y Pagos de la Caja Menor. El Responsable de la Caja Menor, una vez recibido el primer desembolso, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes procederá a la apertura del libro en el que se deberán contabilizar diariamente las operaciones y movimientos de la Caja.

 

Cada vez que se realice un pago se deberán consignar en el libro los siguientes datos, según los comprobantes que respalden la operación:

 

1. Fecha del pago.

 

2. Imputación presupuestal del gasto y cuenta contable respectiva.

 

3. Concepto.

 

4. Monto bruto, deducciones practicadas y valor neto pagado.

 

5. Nombre y número de identificación (C.C., NIT., etc.) del beneficiario.

 

6. Los demás datos que se consideren necesarios.

 

Parágrafo. Los Libros de la Caja Menor deberán soportarse con los respectivos comprobantes de cada gasto, factura o documento equivalente.

 

Artículo 12. Legalización Individual de los Gastos de la Caja Menor. La legalización individual de los gastos de la Caja Menor deberá efectuarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su realización. En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaerá sobre el servidor público que firmó el recibo provisional y se procederá a determinar la correspondiente responsabilidad. Para tal efecto, se deberá registrar en el libro contable el gasto, de conformidad con el artículo anterior.

 

No se podrán entregar nuevos recursos a un mismo servidor público hasta tanto haya legalizado el gasto anterior.

 

Artículo 13. Legalización periódica de la Caja Menor. En la legalización periódica de los gastos acumulados, para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

 

1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

 

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores o proveedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

 

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal en la cual se está legalizando.

 

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería.

 

5. Que se haya expedido la Resolución de legalización y reconocimiento de los gastos efectuados con cargo a la Caja Menor, teniendo en cuenta lo dispuesto en las normas presupuestales.

 

Artículo 14. Reembolso de Recursos. El reembolso se hará en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni del setenta por ciento (70%) del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

 

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados con cargo a todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

 

Parágrafo. El reembolso de recursos requiere la expedición previa del Certificado de Registro Presupuestal, afectando el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que ampara la caja menor.

 

Artículo 15. Legalización Definitiva de los Gastos de la Caja Menor. La legalización definitiva de la Caja Menor constituida para la vigencia 2022, se realizará por parte del responsable de su manejo, antes del 28 de diciembre del mismo año, fecha límite para reintegrar el saldo sobrante.

 

Artículo 16. Modificado por el art. 2, Resolución 771 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Control y seguimiento. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente soportadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las respectivas dependencias financieras de los distintos órganos, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos, independientemente de la verificación por parte de las oficinas de auditoría o Control Interno.

El texto original era el siguiente:

Artículo 16. Control y seguimiento. Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente soportadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Empresa Metro de Bogotá S.A. deberá efectuar arqueos periódicos y sorpresivos, independientemente de la verificación por parte de la dependencia Administrativa y Financiera y de la Revisoría Fiscal.

 

Artículo 17. Normas Aplicables. El funcionamiento y manejo de esta Caja Menor debe sujetarse a lo dispuesto en el Decreto 192 del 2 de junio del 2021, Decreto Distrital 492 del 15 de agosto de 2019 y la Resolución DDC-01 del 12 de mayo de 2009, expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., y las demás disposiciones que se expidan sobre austeridad en el gasto público en el Distrito Capital.

 

Artículo 18. Vigencia. La presente Resolución rige a partir del día siguiente a su publicación y deberá ser comunicada al Subgerente de Gestión del Predial.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D. C., a los 14 días del mes de enero del año 2022.

 

JOSÉ LEONIDAS NARVÁEZ MORALES

 

Gerente General