RESOLUCIÓN 313 DE 2023

 

(Agosto 9)

 

Por medio de la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG en el Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal – IDPAC

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA

PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL-IDPAC

 

En uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los literales b) y e) y el parágrafo del artículo 56 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., en concordancia con el artículo 4 del Acuerdo N° 002 de 2007 expedido por la Junta Directiva del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC,

 

CONSIDERANDO:

 

Que, de acuerdo con lo anterior, el Gobierno Nacional mediante el Título 22 del Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015 estableció el nuevo Modelo de Gestión con criterios diferenciables en el territorio.

 

Que, dichas disposiciones fueron sustituidas por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017 que modifica lo relacionado con el Sistema de Gestión y adopta la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, así como el objeto y las instancias de dirección y coordinación.

 

Que, el artículo 2.2.22.1.1. del Decreto 1499 de 2017, señala respecto al Sistema de Gestión lo siguiente: “(…) El Sistema de Gestión, creado en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad”.

 

Que, el artículo 2.2.22.3.2. del Decreto 1499 de 2017, define el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG como el “(…) marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio”, modelo que debe ser adoptado por todos los organismos y entidades del orden nacional y territorial.

 

Que, el artículo 2.2.22.1.5. del Decreto 1499 de 2017, establece que “El Sistema de Gestión se complementa y articula, entre otros, con los Sistemas Nacional de Servicio al Ciudadano, de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información”.

 

Que, en el Distrito Capital se adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG de que trata el Decreto Nacional 1083 de 2015, sustituido por el Decreto 1499 de 2017, mediante el Decreto Distrital 591 del 16 de octubre de 2018, como marco de referencia para el ajuste del diseño, la implementación y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Distrital - SIGD, con el fin de fortalecer los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Distrito Capital y adecuar la institucionalidad del sistema y de las instancias correspondientes con el modelo nacional.

 

Que, el Decreto Distrital 221 de 2023 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital, se deroga el Decreto Distrital 807 de 2019 y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 1, adopta el Sistema de Gestión de qué trata el artículo 2.2.22.1.1 del Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015, sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, el cual se articula con el Sistema de Control Interno dispuesto en la Ley 87 de 1993 a través de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión —MIPG y las demás normas que lo modifiquen o sustituyan.

 

Que, el IDPAC mediante Resolución 242 del 24 de agosto de 2016, actualizó y adoptó el mapa de procesos, la plataforma estratégica, portafolio de bienes y/o servicios del IDPAC, la política, los objetivos, los niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que, mediante Resolución 329 del 2 de diciembre de 2019, se modificó parcialmente la Resolución 242 de 2016 y se dictaron disposiciones frente al sistema de información para el seguimiento y evaluación del desempeño del IDPAC.

 

Que, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, se hace necesario derogar las Resoluciones IDPAC 242 de 2016 y 329 de 2019 con el fin de adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG en el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, de acuerdo con lo señalado en el Decreto Distrital 221 de 2023.

 

Qué en sesión ordinaria N° 7 del 31 de julio de 2023 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño – CIGD reglamentado mediante Resolución 414 del 27 de octubre de 2022, se aprobó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, en atención a lo dispuesto en el artículo quinto del acto en mención y que dispone como una de las funciones de dicha instancia: “6. Aprobar y hacer seguimiento a las políticas, estrategias y herramientas necesarias para la implementación interna de las políticas de gestión”.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO. Objeto: Adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG en el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC, que se hace operativo mediante el Sistema Integrado de Gestión – SIG de la entidad.

 

ARTÍCULO SEGUNDO. Objetivos del Modelo. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión le permite a la Entidad mejorar su gestión y resolver las necesidades de los ciudadanos con integridad y calidad, para:

 

1. El fortalecimiento del liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados.

 

2. Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación de la entidad para la generación de bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de los ciudadanos.

 

3. Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.

 

4. Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión, evaluación y rendición de cuentas.

 

5. Promover la coordinación entre entidades públicas para mejorar su gestión por procesos y desempeño.

 

ARTÍCULO TERCERO. Dimensiones del Modelo. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG- se desarrolla mediante siete (7) dimensiones operativas, que a su vez contienen políticas, lineamientos, herramientas e instrumentos de gestión y evaluación.

 

Las dimensiones operativas son las siguientes:

 

Dimensión 1. Talento Humano

 

Dimensión 2. Direccionamiento Estratégico y Planeación

 

Dimensión 3. Gestión con valores para resultados

 

Dimensión 4. Evaluación de resultados

 

Dimensión 5. Información y comunicación

 

Dimensión 6. Gestión del Conocimiento y la Innovación

 

Dimensión 7. Control Interno

 

PARÁGRAFO. Cada dimensión se desarrolla a través de una o varias políticas de gestión y desempeño institucional, según lo relacionado en el artículo cuarto

de la presente Resolución.

 

ARTÍCULO CUARTO. Adopción de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional y sus Líderes. Las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional que desarrollan las dimensiones del modelo son diecinueve (19) y un componente ambiental, las cuales serán lideradas en su implementación por los líderes de los procesos asignados, quienes tendrán la calidad de líder de cada política sin que esto exima de su responsabilidad a otros procesos o dependencias que tengan asuntos de su competencia asociados con el adecuado desempeño de las políticas.

 

1. Planeación Institucional: Direccionamiento Estratégico.

 

2. Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público: Gestión Financiera

 

3. Compras y Contratación Pública: Gestión Contractual.

 

4. Gestión Estratégica del Talento Humano: Gestión del Talento Humano

 

5. Integridad: Gestión del Talento Humano.

 

6. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción: Comunicación Estratégica y Nuevas Tecnologías.

 

7. Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos: Direccionamiento Estratégico.

 

8. Servicio al ciudadano: Servicio a la Ciudadanía.

 

9. Racionalización de Trámites: Servicio a la Ciudadanía.

 

10.Participación Ciudadana en la Gestión Pública: Direccionamiento Estratégico y Promoción e Innovación de la Participación Ciudadana Incidente.

 

11.Gestión Documental: Gestión Documental.

 

12.Gestión de la Información Estadística: Direccionamiento Estratégico y Producción de Información para la Participación.

 

13.Gobierno Digital (Antes Gobierno en Línea): Comunicación Estratégica y Nuevas Tecnologías y Gestión de bienes, servicios e infraestructura.

 

14.Seguridad Digital: Comunicación Estratégica y Nuevas Tecnologías y Gestión de bienes, servicios e infraestructura.

 

15.Defensa Jurídica: Gestión Jurídica.

 

16.Gestión del Conocimiento y la Innovación: Gestión del conocimiento

institucional.

 

17.Control Interno: Direccionamiento estratégico

 

18.Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional: Aprende para la Mejora.

 

19.Mejora Normativa: Gestión Jurídica

 

PARAGRAFO. El componente de Gestión Ambiental será liderado por el proceso de Direccionamiento Estratégico.

 

ARTÍCULO QUINTO. Rol de los líderes de Políticas Institucionales de Gestión y Desempeño. Los líderes de las Políticas Institucionales de Gestión y Desempeño tendrán las siguientes responsabilidades.

 

1. Orientar la implementación de las Políticas a cargo atendiendo los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, con el objeto de superar brechas encontradas en los autodiagnósticos, formatos dispuestos por el DAFP.

 

2. Coordinar el diligenciamiento del instrumento de autodiagnóstico, con las dependencias que tienen responsabilidad en la política.

 

3. Efectuar seguimiento permanente y reportar como mínimo una vez cada trimestre el resultado de la implementación de las políticas a cargo y remitirlo a la Oficina Asesora de Planeación en su calidad de Secretaría Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

PARÁGRAFO. Los criterios para desarrollar la actualización, implementación y puesta en marcha de las dimensiones que agrupan las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional, prácticas, herramientas o instrumentos serán los definidos en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión expedido por el DAFP, así como los lineamientos e instrumentos que definan las entidades líderes de las políticas de gestión a nivel distrital.

 

ARTICULO SEXTO. Responsables del desarrollo, implementación, seguimiento, control y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

 

1. El Director General del IDPAC lidera la implementación del Sistema Integrado de Gestión, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG y dispone de los recursos necesarios para tal fin.

 

2. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, aprobará la formulación del Plan Estratégico Institucional que contiene Misión, Visión, Objetivos estratégicos, Mapa de Procesos, Diagnósticos de las necesidades internas y externas (DOFA), portafolio de servicios, entre otros aspectos de direccionamiento estratégico acorde con el Plan de Desarrollo Distrital.

 

3. Los líderes de procesos y políticas de MIPG, acorde con sus competencias y nivel de responsabilidad de acuerdo con la normatividad vigente en esta materia lideran, impulsan, apoyan, evalúan y hacen seguimiento al cumplimiento de los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, estableciendo las recomendaciones para la mejora continua.

 

4. La Oficina Asesora de Planeación orienta, promueve y coordina la articulación de los actores institucionales para implementar el Sistema Integrado de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG.

 

5. El Secretario General, como responsable de las políticas de gobierno digital y seguridad digital cumple el rol de ser representante de la estrategia de las tecnologías y sistemas de la Información y las comunicaciones ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

6. Todos los servidores públicos de la entidad deberán implementar las políticas, planes, programas, proyectos o estrategias, así como realizar el seguimiento y evaluación de resultados institucionales.

 

7. Todos los servidores públicos de la entidad son responsables de aplicar las directrices del Sistema Integrado de Gestión, en el ejercicio de sus funciones, obligaciones y demás roles y responsabilidades.

 

8. La Oficina de Control Interno evalúa el estado del diseño, implementación, funcionamiento y mejora del Sistema de Control Interno de la entidad, realiza la evaluación independiente a la implementación del Sistema de Gestión bajo el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG y propone las recomendaciones para el mejoramiento de la gestión institucional.

 

PARÁGRAFO: Los servidores públicos participarán en la planificación, implementación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión – SIG de la entidad para contribuir con el cumplimiento de lo definido en el Plan Estratégico Institucional.

 

ARTICULO SÉPTIMO. SIGPARTICIPO. Es la herramienta oficial para el procesamiento de la información de la gestión del IDPAC encaminada a permitir y facilitar la planeación, dirección, seguimiento, evaluación y control del desempeño de la entidad, de manera armónica con la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

 

Serán responsables de la producción todos los servidores públicos y del registro de la información los líderes de los procesos o dependencias, quienes deben garantizar que se haga de manera completa, precisa, de calidad, oportuna, veraz y actualizada.

 

ARTÍCULO OCTAVO. Responsabilidades de reporte en el SIGPARTICIPO. Para el reporte de información sobre los avances de la gestión institucional serán responsables los contratistas, conforme a sus obligaciones contractuales, y los funcionarios, de acuerdo con sus funciones y/o compromisos laborales, de acuerdo con los siguientes roles:

 

1. Reporte: registrar el seguimiento y efectuar el cargue de las evidencias de cumplimiento de los planes, indicadores, mejoras y riesgos.

 

2. Revisión: revisar el reporte realizado y verificar que las evidencias cumplan con lo establecido en los planes, indicadores, mejoras y riesgos.

 

3. Aprobación: realizar la aprobación del reporte revisado sobre los planes y mejoras lo que corresponderá al Director, Secretario General, Subdirectores, Gerentes y Jefes de Oficina.

 

PARÁGRAFO: La segregación de funciones está dispuesta en el manual de funciones para el desarrollo de las labores de los funcionarios y en el caso del personal contratado por prestación de servicios y apoyo a la gestión se establecen en sus obligaciones contractuales. Adicionalmente, la segregación se encuentra en los documentos que operativizan el Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTICULO NOVENO. Medición de la gestión y desempeño institucional. La recolección de información necesaria para la medición de la gestión y desempeño institucional se hará a través del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión (FURAG) o el que haga sus veces.

 

La medición de la gestión y desempeño institucional será a través del índice, las metodologías o herramientas definidas por el DAFP, sin perjuicio de otras mediciones que en la materia efectúen las entidades del Gobierno Nacional, Distrital o el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal.

 

ARTÍCULO DÉCIMO. Enlaces de los procesos y dependencias. Cada líder de política designará a un (os) funcionario (s) o contratista (s) del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC, quien apoyará la labor del líder de la política para facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG en la entidad.

 

Estos enlaces tendrán las siguientes responsabilidades:

 

1. Brindar asistencia técnica a su respectiva dependencia en la implementación de los procesos correspondientes en la planeación, diseño, ejecución, evaluación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.

 

2. Apoyar la ejecución de las estrategias definidas por la alta dirección, para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y mejora del Sistema Integrado de Gestión.

 

3. Atender los lineamientos y directrices emitidos por la Oficina de Control Interno para llevar a cabo la evaluación independiente.

 

4. Registrar, canalizar, reportar y atender oportunamente los requerimientos de información realizados por la Oficina Asesora de Planeación.

 

5. Participar en los talleres y eventos de capacitación y sensibilización relacionados con el Sistema Integrado de Gestión.

 

6. Apoyar la implementación de estrategias y mecanismos que propicien comunicación, sensibilización, apropiación y divulgación del Sistema Integrado de Gestión.

 

7. Preparar y atender las auditorías internas, externas, de autocontrol o las que se requieran en el marco del Sistema Integrado de Gestión.

 

8. Realizar el análisis de causas y el seguimiento a las observaciones o hallazgos emitidos por la Oficina de Control Interno u otro organismo de control sin perjuicio de atender los requerimientos en este sentido realizados por entidades que normativamente tengan competencia.

 

9. Hacer revisión a los reportes de la gestión de riesgos e indicadores a cargo de sus procesos.

 

10.Apoyar la revisión, actualización y creación de documentos que permitan operativizar los procesos a su cargo.

 

11.Las demás que se le asignen en el marco del Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Articulación. El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y Ley 489 de 1998, se articulará al Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG-, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de la entidad.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Roles del esquema de línea de defensa en el IDPAC. Las líneas de defensa de la entidad tendrán los siguientes roles y estarán conformadas de la siguiente forma:

 

Línea Estratégica: Se encuentra conformada por la Alta Dirección y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, su rol principal es analizar los riesgos y amenazas que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, así como definir el marco general para la gestión del riesgo (política de administración del riesgo) y el cumplimiento de los planes de la entidad.

 

Primera Línea de Defensa: Esta línea está conformada, por los líderes de procesos o proyectos así como de sus equipos de trabajo (en general servidores públicos de todos los niveles de la organización), su rol principal es el diseño y gestión efectiva de los servicios del IDPAC, así como la implementación y seguimiento a los controles internos en el día a día. Estosactores de primera línea identifican, evalúan, controlan y mitigan los riesgos a través del “Autocontrol”.

 

Segunda línea de defensa: Esta línea está conformada por la Oficina Asesora de Planeación, quien responde de manera directa por el aseguramiento de la operación; su rol principal es asegurar que los controles y procesos de gestión del riesgo de la 1ª Línea de Defensa sean apropiados y funcionen correctamente, supervisan la implementación de prácticas de gestión de riesgo eficaces. Así mismo, consolidan y analizan información sobre temas clave para la entidad, base para la toma de decisiones y de las acciones preventivas necesarias para evitar materializaciones de riesgos, todo lo anterior enmarcado en la “autogestión”. Igualmente, hacen parte de esta línea de defensa la Alta Gerencia que corresponde al Director General, Secretario General, Subdirectores y Gerentes y la Media Gerencia la cual corresponde a los Jefes de Oficina y Asesores de Dirección, además de los Comités institucionales y dependencias o procesos que generen información para el aseguramiento de la operación.

 

Tercera línea de defensa: Esta línea está conformada por la Oficina de Control Interno a quien corresponde desarrollar su labor a través de los siguientes roles: Liderazgo Estratégico, Enfoque hacia la Prevención, Evaluación de la Gestión del Riesgo, Relación con Entes Externos de Control y Evaluación y Seguimiento.

 

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. Vigencia. La presente Resolución rige partir de la fecha de publicación y deroga las Resoluciones 242 de 2016 y 329 de 2019.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en de Bogotá, D.C., a los 11 días del mes de agosto del año 2023.

 

ALEXÁNDER REINA OTERO

 

DIRECTOR GENERAL

 

NOTA: Ver norma original en anexos

 

Proyectó: Silvia Milena Patiño León, Contratista - Oficina Asesora de Planeación

Revisó: Ana Silvia Olano Aponte, Jefe Oficina Asesora de Planeación

Paula Lorena Castañeda Vásquez, Jefe Oficina Jurídica

Pedro Pablo Salguero Lizarazo, Jefe de Control Interno