RESOLUCIÓN 329 DE 2019

 

(Diciembre 2)

 

Derogado por la Resolución 313 del 2023 del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC

 

Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 242 da 2016 y se dictan disposiciones frente al Sistema da Información para la seguimiento y evaluación del desempeño en el instituto Distrital de Participación y Acción Comunal IDPAC

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL-IDPAC

 

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las otorgadas en el Acuerdo 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, el Acuerdo 002 de 2007 emitido por la Junta Directiva del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal y, de conformidad con lo dispuesto por la Resolución 001 del 2001 del Contador General. de Bogotá, por la cual se expidió el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 2.2.22.3.2 del Decreto 1083 de 2015, sustituido por el Decreto Nacional 1499 de 2017, definió el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, como marco de referencia para, dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio".

 

Que mediante la Resolución No. 1099 de 2017 del Departamento Administrativo de la Función Pública, se establecieron los procedimientos para autorización de trámites y el seguimiento a la política de racionalización de trámites.

 

Que el literal e) del artículo 56 del Acuerdo Distrital No. 257 de 2006, expedido por el Concejo de Bogotá estableció como una de las funciones del Director(a) General del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPAC- la de expedir las reglamentaciones y establecer las funciones y procedimientos que requieran las dependencias y cargos de la entidad.

 

Que mediante la Resolución No. 242 del 24 de agosto de 2016, se actualiza y adopta el mapa de procesos, la plataforma estratégica, el portafolio de bienes y/o servicios del IDPAC y la política, los objetivos, los niveles de responsabilidad y la autoridad del sistema integrado de gestión.

 

Que mediante la Resolución No 123 del 23 de mayo de 2018 expedida por el IDPAC, se creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en el Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal- IDPAC-, encargado de orientar la implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG en la entidad y se derogaron los articulos 9 y 10 de la Resolución 242 de 2016 y otras disposiciones.

 

Que mediante el Decreto Distrital No. 591 del 16 octubre 2018, se adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG de que trata el Decreto Nacional 1083 de 2015~ sustituido por el Decreto 1499 de 2017, como marco de referencia para el ajuste del diseño, la implementación y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Distrital - SIGD, con el fin de fortalecer los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Distrito Capital y adecuar la institucionalidad del sistema y de las instancias correspondientes con el modelo nacional.

 

Que, tomando en consideración, la implementación de las 17 políticas que integran el MIPG, se hace necesario adoptar una herramienta para realizar seguimiento y evaluación del desempeño institucional, que proporcione la información requerida para tomar decisiones basadas en el análisis de los resultados de los seguimientos y evaluaciones, para lograr las metas, gestionar más eficiente y eficazmente los recursos y facilitar la rendición de cuentas a los ciudadanos y organismos de control.

 

Que, en este sentido, se hace necesario actualizar las disposiciones sobre el Sistema Integrado de Gestión del Instituto, con el fin de armonizarlo con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG de acuerdo con la nueva normatividad aplicable a la materia.

 

Que, con la entrada en vigencia del Decreto Distrital No. 591 de 2016, cambió el marco de referencia del Sistema Integrado de Gestión, por lo cual se debe derogar el artículo octavo de la Resolución No.242 de 2016, en el entendido de que el nuevo marco de referencia establece las políticas de gestión de la entidad; de tal forma ya no se deben establecer objetivos de los subsistemas, dado que el nuevo marco no está estructurado por subsistemas de gestión.

 

Que el artículo doce de la Resolución No. 242 de 2016 define la vigencia de los actos administrativos que adoptaron documentos del Sistema Integrado Gestión antes de la entrada en vigencia la referida resolución, la cual introdujo cambios en la adopción de los documentos del Sistema Integrado Gestión, por lo tanto, procede su derogatoria.

 

Que, el Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal -IDPAC- dispone del aplicativo SIGPARTICIPO, para realizar monitoreo, seguimiento, evaluación y control integral de la gestión institucional conformada por la planeación estratégica, planes, proyectos, indicadores, gestión del riesgos (sic), acciones de mejora y documentación de procesos y procedimientos para el cumplimiento de sus objetivos.

 

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

 

CAPITULO I

 

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

 

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Software SIGPARTICIPO 'como una herramienta de información gerencial en el Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal - IDPAC- que permite diseñar, ejecutar y hacer seguimiento a la Estrategia y Gestión de la Entidad bajo el marco de referencia "MIPG" basado en la metodología Balanced Scorecard suministrando información en tiempo real, agilizando la toma de decisiones, facilitando la trazabilidad de la gestión realizada y la ejecución de la estrategia. Este aplicativo cuenta con los siguientes módulos: Balanced Scorecard, planes, indicadores, documentos, mejoras, gestión del riesgo, analítico, población beneficiada, revisiones, reuniones, eventos y decisiones, presentaciones y administrador.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: El software SIGPARTICIPO será la fuente oficial de consulta en el Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal -IDPAC- para la elaboración de los informes de gestión y reportes a los entes de control.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Es responsabilidad de los líderes de los procesos y servidores públicos garantizar que la información registrada en SIGPARTICIPO sea completa, precisa, correcta, actualizada, oportuna y veraz.

 

PARÁGRAFO TERCERO: los Planes de Mejoramiento de la Contraloría de Bogotá, se deberán gestionar en el software SIGPARTICIPO. Sin embargo esto no exime a la entidad de la responsabilidad que tiene de reportar en los aplicativos dispuestos por el ente de control para tal fin.

 

PARÁGRAFO CUARTO: El registro, revisión, aprobación y consulta en los diferentes módulos del aplicativo SIGPARTICIPO se deberá realizar de acuerdo con los lineamientos que establezca la Oficina Asesora de Planeación para cada una de las prácticas del Sistema Integrado de Gestión.

CAPÍTULO 11

 

OTRAS DISPOSICIONES

 

ARTÍCULO SEGUNDO: Modificar el artículo Sexto de la Resolución No. 242 de 2016, el cual quedará así:

 

"Artículo Sexto: Actualizar y adoptar el Portafolio de bienes y/o Servicios del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal -IDPAC-. El Portafolio de bienes y/o Servicios asociados a la función institucional está basado en las necesidades y expectativas de los (as) ciudadanos(as) y partes interesadas y se encuentra compuesto por:

 

- Asesoría y acompañamiento a las organizaciones sociales, comunitarias y comunales.

 

- Acompañamiento a procesos eleccionarios de grupos poblacionales, organizaciones sociales y comunales e instancias de participación en el Distrito Capital.

 

- Procesos de formación en participación ciudadana.

 

- Apoyo al desarrollo de proyectos sociales y obras menores de infraestructura bajo Modelo Uno más Uno = Todos, Una más Una = Todas.

 

- Realización de diversas convocatorias para el fortalecimiento de organizaciones sociales, comunales y comunitarias en el Distrito Capital.

 

- Asesoría técnica a instancias de participación en el Distrito Capital.

 

- Asesoría técnica a los Consejos de Propiedad Horizontal.

 

- Promoción de la participación a través de herramientas digitales, cómo: Bogotá Abierta, Bogotá Cambalachea, Plataforma de la Participación y Agéndate con Bogotá.

 

- Fortalecimiento de las organizaciones juveniles, a través de formación, intercambio de experiencias en Iberoamérica y apoyo con entrega de elementos, mediante la Estrategia Bogotá Líder.

 

ARTÍCULO TERCERO: Modificar el artículo Séptimo de la Resolución NO.242 de 2016, el cual quedará de la siguiente manera:

 

'Artículo Séptimo: Actualizar y adoptar la Política del Sistema Integrado de Gestión del IDPAC en los siguientes términos: El Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal trabaja articuladamente para garantizar la participación ciudadana en el Distrito Capital mediante acciones de formación, fortalecimiento y promoción, buscando la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas, comprometiéndose a:

 

1. Generar un servicio eficiente, transparente y centrado en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los ciudadanos del Distrito Capital, las organizaciones sociales y comunales mediante acciones de formación, promoción y fortalecimiento.

 

2. Fortalecer el liderazgo y el talento humano bajo 105 principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados en la entidad.

 

3. Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal -1 DPAC-, para la generación de bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de 105 ciudadanos y 105 grupos de valor.

 

4. Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal Participación y Acción Comunal -IDPAC.

 

5. Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.

 

6. Propiciar el desarrollo de acciones para compartir el conocimiento entre los servidores públicos, con el objetivo de garantizar su apropiación y aprovechamiento, así mismo, promover la construcción de una cultura de análisis y retroalimentación para el mejoramiento continuo.

 

7. Prevenir la contaminación y/o promover la mitigación y/o compensación de los impactos ambientales derivados de las actividades propias de la entidad, mediante el cumplimiento de las normas vigentes en esta materia que le sean aplicables y el establecimiento de los instrumentos de planeación, evaluación, seguimiento y mejora de la Gestión Ambiental.

 

8.  Identificar y prevenir las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y seguridad del personal de la entidad, para garantizar un ambiente de trabajo adecuado".

 

ARTÍCULO CUARTO: Modificar el artículo Once de la Resolución No. 242 de 2016, el cual quedará así:

 

"Artículo Once: Aprobación de documentos del Sistema Integrado de Gestión. El procedimiento para la aprobación de documentos será el definido en el "Manual para la Elaboración de Documentos" del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal - IDPAC.

 

PARÁGRAFO TRANSITORIO: los cambios del procedimiento para la aprobación de los documentos, comenzarán a aplicarse una vez se actualice el "Manual para la Elaboración de Documentos", en el cual se definirá el procedimiento para la aprobación de la documentación del Sistema Integrado Gestión. la Oficina Asesora de Planeación dispondrá de quince (15) días a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución para actualizar el Manual para la Elaboración de Documentos de acuerdo con las disposiciones aquí establecidas.

 

ARTÍCULO QUINTO: Modificar el artículo Catorce de la Resolución No. 242 de 2016, el cual quedará así:

 

"Artículo Catorce. Actividades. la Oficina Asesora de Comunicaciones con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, coordinará las actividades necesarias para la divulgación' ;¡ socialización de la Plataforma Estratégica y del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal ­ IDPAC".

 

ARTÍCULO SEXTO: los trámites del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal -1 DPAC, se encuentran debidamente inscritos en el SUIT y son los siguientes:

 

- Apertura y registro de libros de las organizaciones comunales de primero y segundo grado (también se conoce como: reemplazo de libros).

 

- Cancelación de la personería jurídica de las organizaciones comunales de primero y segundo grado.

 

- Constitución de más de una Junta de Acción Comunal en un mismo territorio. (También se conoce como: división territorial).

 

- Inscripción de dignatarios de las organizaciones comunales de primero y segundo grado.

 

- Inscripción excepcional de un afiliado a una Junta de Acción Comunal.

 

- Inscripción o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primero y segundo grado.

 

- Reconocimiento de personería jurídica de los organismos de acción comunal de primero y segundo grado.

 

PARÁGRAFO PRIMERO; la ciudadanía podrá realizar de manera virtual los siguientes trámites a través del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT- o la Plataforma de la Participación Bogotá.

 

- Inscripción o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primero y segundo grado.

 

- Inscripción de dignatarios de las organizaciones comunales de primero y segundo grado.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO; la Certificación de la Personería Jurídica y Representación legal de las Organizaciones Comunales de Primero y Segundo Grado, constituye Otro Procedimiento Administrativo - OPA del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal -IDPAC, el cual se encuentra debidamente inscrito en el SUIT y los ciudadanos pueden realizarlo de manera virtual.

 

PARÁGRAFO TERCERO: Transitorio. la Subdirección de Asuntos Comunales y la Oficina Asesora Jurídica, dispondrán de quince (15) días para actualizar en el Sistema Único de Información y trámites SUIT, la información referente a la virtualización de los trámites del parágrafo primero (1) de este artículo.

 

ARTÍCULO SÉPTIMO: Vigencia y derogatorias. la presente Resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga los artículos 8 y 12 de la Resolución No. 242 de 2016 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en de Bogotá, D.C., a los 2 días del mes de diciembre del año 2019.

 

ANTONIO HERNÁNDEZ LLAMAS

 

DIRECTOR GENERAL

 

NOTA: Ver norma original en anexos