RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
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CIRCULAR 003 DE 2021
(Enero 25)
PARA: SECRETARIA DE DESPACHO, SUBSECRETARIO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y SERVIDORES/AS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL
DE: DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL
ASUNTO: REPORTE DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
Radicado: 3-2021-739
Para efectos de organización administrativa y presupuestal y con el fin de garantizar mayor oportunidad en el trámite de los procesos de nómina en la Dirección Gestión Corporativa, a continuación, se relacionan las situaciones administrativas y se establecen los lineamientos para el reporte de novedades de nómina: 1. REPORTE DE NOVEDADES DE NÓMINA
La recepción de todas las novedades que afecten la liquidación de la nómina se realizarán de acuerdo con el cronograma de nómina establecido por la Dirección de Gestión Corporativa anexo al presente memorando; deberán presentarse a través de memorando, a más tardar el tercer día hábil del respectivo mes, las novedades que se reciban con posterioridad al plazo señalado, se incluirán en la nómina del mes siguiente, a excepción de las horas extras, las cuales no pueden ser acumuladas.
En lo que se refiere a traslados de Fondos de Pensiones y Cesantías, Entidades Promotoras de Salud y Entidades Bancarias, deben ser comunicadas con antelación al cierre de novedades del mes correspondiente en la Dirección de Gestión Corporativa. 2. CUPO DE DESCUENTO POR NÓMINA
Con respecto a la capacidad de descuento de nómina, de conformidad con el numeral 5 del Artículo 3º de la Ley 1527 de 2012: "(...) la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contemplada en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo".
Las novedades que se enuncian a continuación, están a cargo de la Dirección de Gestión Corporativa y todos los trámites deben adelantarse ante el funcionario responsable de la nómina:
1. Créditos, libranzas,
2. Planes de medicina prepagada,
3. Embargos,
4. Cuota sindical,
5. Por concepto de convenios para Ahorro de Fomento a la Construcción (AFC),
6. Aportes Voluntarios a Pensión (AVP),
7. Sanciones pecuniarias impuestas al servidor/a con sujeción a los procedimientos que regulan las sanciones disciplinarias
En caso de que la Secretaría Jurídica Distrital no consigne el total de la cuota acordada entre la entidad acreedora y el deudor, por cualquiera que sea el motivo, es responsabilidad del deudor pagar directamente en la entidad acreedora los saldos pendientes.
Cabe precisar que el salario al que se hace referencia el artículo anterior, corresponde al cargo del cual es titular, es decir, si el servidor se encuentra encargado, el cupo de endeudamiento es el correspondiente al salario del cargo en el que es titular y no al del encargo. 3. VACACIONES
3.1 Programación Semestral de Vacaciones
El jefe de cada dirección u oficina presentará la programación semestral de las vacaciones del personal a cargo en el formato establecido (Formato 2311300-FT-021 Versión 01 “Programación de Vacaciones”), de la siguiente manera:
1. Las vacaciones que serán disfrutadas en los meses de marzo a julio de 2021 deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 3 de febrero de 2021.
2. Las vacaciones que serán disfrutadas en los meses de agosto de 2021 a febrero de 2022 deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 30 de junio de 2021.
En todos los casos, cada dependencia tendrá que organizar las vacaciones de sus servidores de manera que se garantice la prestación del servicio.
Para efectos de organización administrativa y presupuestal, se establecen para el disfrute de las vacaciones las siguientes condiciones:
1. La notificación al servidor de la resolución que concede las vacaciones con antelación al inicio del disfrute.
2. El pago de los conceptos de vacaciones con antelación al inicio del disfrute.
3. Una vez reconocido el disfrute de las vacaciones, éstas deben ser disfrutadas en su totalidad, no deberán ser autorizados aplazamientos o interrupciones. (salvo casos excepcionales)
4. Ningún funcionario debe acumular más de dos (02) periodos de vacaciones, por lo tanto, los funcionarios que a la fecha tengan vacaciones acumuladas o días pendientes, deberán solicitar el disfrute dentro de la vigencia 2021, sin que haya lugar a interrupción de las mismas, bajo ninguna circunstancia, y en caso de ser necesario la Entidad podrá autorizarlas de oficio, teniendo en cuenta que la ley faculta al competente para conceder vacaciones oficiosamente, (Decreto 1045 de 1978 Articulo 12).
3.2 Aplazamiento
Si por circunstancias excepcionales sobrevinientes a la programación de las vacaciones, un servidor/a debe reprogramar la fecha del disfrute, el aplazamiento se realizará por solicitud escrita dirigida a la Directora de Gestión Corporativa y con la aprobación del jefe inmediato, mencionando las razones concretas en que se fundamenta el aplazamiento, y deberá presentarse con antelación de diez (10) días calendario al inicio del disfrute; en la solicitud se debe especificar la nueva fecha en que iniciará las vacaciones, que deberá ser posterior a la fecha inicialmente programada.
3.3 Interrupción
Son causales de interrupción de vacaciones las siguientes:
a) Estricta necesidad del servicio.
b) Incapacidad ocasionada por enfermedad general o enfermedad profesional o accidente de trabajo.
c) Incapacidad por aborto
d) Licencia por luto
e) Licencia de paternidad
f) Licencia de maternidad
g) Otorgamiento de una comisión de servicios
h) El llamamiento a filas
En cuanto al literal a), la solicitud de la interrupción la realiza el jefe inmediato a través del formato establecido (Formato 2311300-FT-021 Versión 01 "Programación de Vacaciones"), anotando una breve descripción del motivo y mínimo con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha en la cual se solicita el reintegro del servidor. En este mismo formato se debe indicar la fecha en la que reanudará las vacaciones.
Los servidores/as que soliciten interrupción de las vacaciones por las causales de los literales b) a la h), deben anexar el soporte que justifique la interrupción de manera oportuna; si el servidor/a se encuentra disfrutando de sus vacaciones y tiene una incapacidad médica debe hacer llegar a la Dirección de Gestión Corporativa el certificado de la incapacidad para la interrupción automática de sus vacaciones y posterior reanudación. 4. HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS
Los servidores/as con derecho al reconocimiento y pago del trabajo suplementario o de horas extras, deben solicitar la autorización respectiva ante este Despacho, previa justificación del jefe inmediato, por lo que se deberá tener en cuenta lo siguiente:
- El trabajo suplementario o de horas extras, es aquel que, por razones especiales del servicio, es necesario realizar en horas distintas de la jornada ordinaria de trabajo.
- Este se deberá autorizar y remunerar o compensar, teniendo en cuenta los requisitos exigidos en el Decreto Nacional 1042 de 1978 y sus modificatorios.
- Destinatarios: Servidores/as que pertenezcan a los niveles asistencial y técnico.
EI pago de horas extras o reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar, y de descanso compensatorio está sujeto a las siguientes reglas:
1. Existencia de razones especiales del servicio: Las horas extras corresponden a una situación laboral temporal y encuentra justificación en la realización de trabajos urgentes y extraordinarios que no pueden ser realizados dentro de la jornada ordinaria, por lo que es deber de los jefes de las dependencias verificar que el cumplimiento del trabajo suplementario sea únicamente para el desarrollo de labores institucionales.
2. Solicitud previa para laborar horas extras: El jefe inmediato remitirá a la Dirección de Gestión Corporativa, para su autorización, comunicación escrita en la que indicará las razones especiales (plan de trabajo mes a mes) que justifican la solicitud y las actividades a realizar. En la solicitud y autorización de las horas extras, primará el adecuado uso de los recursos públicos.
La autorización de horas extras se hará en forma mensual y la solicitud se deberá radicar dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes, de conformidad con el numeral anterior.
Nota: Se exceptúan del numeral 1 y 2 los servidores/as con funciones de conductor. En cuanto a la autorización para laborar en horas extras sólo podrá otorgarse hasta que la liquidación de las horas extras o trabajo suplementario no supere el cincuenta por ciento (50%) de la asignación básica mensual del respectivo empleo.
Al momento de liquidar las horas extras, no podrán pagarse más del cincuenta por ciento (50%) de la asignación básica mensual. Para los servidores/as con funciones de conductores, que superen dicho valor, el excedente de horas será reconocido en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho (8) horas de trabajo.
Las solicitudes para el reconocimiento de horas extras se deben radicar en el formato establecido (Formato 2311300 - FT - 029 Versión 01) “Planilla horas extras y recargos”), debidamente diligenciado y acompañado del informe de actividades de las mismas, so pena de ser devueltas y no generarse el pago. 5. CERTIFICADOS PARA DEDUCIBLE DE LA BASE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES 2021
Para aquellos servidores/as que son sujetos de retención en la fuente, los certificados que disminuyen la base gravable de retención por concepto de intereses o corrección monetaria por efectos de:
1. Adquisición de vivienda,
2. Pagos de salud (Medicina Prepagada o Planes Complementarios de Salud)
3. Declaración Juramentada de Dependientes
deben ser enviados a la Dirección de Gestión Corporativa a más a tardar el 31 de marzo de 2021 para ser aplicado a partir de la nómina del mes de abril de 2021, por cuanto los deducibles del año anterior estarán vigentes hasta el 31 de marzo de 2021.
De conformidad con el Artículo 387 del Estatuto Tributario:
"Deducciones que se restarán de la base de retención. * -Modificado por el artículo 15 de la Ley 1607 de 2012- En el caso de trabajadores que tengan derecho a la deducción por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, la base de retención se disminuirá proporcionalmente en la forma que indique el reglamento.
El trabajador podrá disminuir de su base de retención lo dispuesto en el inciso anterior; los pagos por salud, siempre que el valor a disminuir mensualmente en este último caso, no supere dieciséis (16) UVT mensuales; y una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de treinta y dos (32) UVT mensuales. Las deducciones establecidas en este artículo se tendrán en cuenta en la declaración ordinaria del Impuesto sobre la Renta. Los pagos por salud deberán cumplir las condiciones de control que señale el Gobierno Nacional:
a. Los pagos efectuados por contratos de prestación de servicios a empresas de medicina prepagada vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen protección al trabajador, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes.
b. Los pagos efectuados por seguros de salud, expedidos por compañías de seguros vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, con la misma limitación del literal anterior.
Parágrafo 1. Cuando se trate del Procedimiento de Retención Número dos, el valor que sea procedente disminuir mensualmente, determinado en la forma señalada en el presente artículo, se tendrá en cuenta tanto para calcular el porcentaje fijo de retención semestral, como para determinar la base sometida a retención.
Parágrafo 2. DEFINICIÓN DE DEPENDIENTES: Para propósitos de este articulo tendrán la calidad de dependientes:
1. Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad.
2. Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente.
3. Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
4. El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y,
5. Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
Así mismo, conforme al numeral 2º (sic) del Artículo 388. DEPURACIÓN DE LA BASE DEL CÁLCULO DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE del Estatuto Tributario, el cual establece que:
“Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributaría y las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas. En todo caso, la suma total de deducciones y rentas exentas no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) del resultado de restar del monto del pago o abono en cuenta los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional imputables. Esta limitación no aplicará en el caso del pago de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos profesionales, las indemnizaciones sustitutivas de las pensiones y las devoluciones de ahorro pensional.” 6. CESANTÍAS
Para los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro (FNA) y Fondos Privados, las solicitudes de retiro parcial de cesantías se tramitarán así:
El servidor/a puede solicitar la carta para el retiro parcial de las cesantías para:
1. La compra de vivienda o lote
2. Construcción o mejora de vivienda, abono o cancelación de Crédito Hipotecario
3. Financiar los pagos por concepto de matrículas de estudio de educación superior del servidor, su cónyuge, compañera/o permanente, sus hijos, en entidades de educación superior reconocidas por el Estado.
El servidor debe presentar la solicitud en la Dirección de Gestión Corporativa, a través de un memorando anexando los soportes que justifiquen la solicitud.
En relación con lo anterior, el artículo 1° de la Ley 1809 de 2016 adiciona un parágrafo al artículo 102 de la Ley 50 de 1990, quedando así: “Parágrafo. El trabajador afiliado a un fondo de cesantías también podrá retirar las sumas abonadas por concepto de cesantías para destinarlas al pago de educación superior de sus hijos o dependientes, a través de las figuras de ahorro programado o seguro educativo, según su preferencia y capacidad".
Para los afiliados a FONCEP, las solicitudes de cesantías se tramitarán dentro de los siguientes términos:
1. Mejoras de Vivienda: Una vez recibido el informe de visita técnica realizado por el fondo, se dará trámite dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación en la Dirección de Gestión Corporativa.
2. Educación, compra de vivienda, abono o cancelación de Crédito Hipotecario: Se dará tramite dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud en Dirección de Gestión Corporativa, siempre que los soportes estén en cumplimiento de los requisitos legales exigidos. 7. PERMISOS REMUNERADOS
Los servidores/as de la Secretaría Jurídica Distrital podrán solicitar permiso remunerado para ausentarse de sus labores, siempre que medie una justa causa. La solicitud del permiso se realiza a través del “Formato 2311300-FT-028 versión 01”, la cual debe ser autorizada o negada por el superior inmediato o para concederlo.
En tal sentido el artículo 2.2.5.10.16 del Decreto Nacional 1083 de 2015 establece:
"Permiso: El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al jefe del organismo respectivo, o a quien haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos.”
Con relación a la norma anterior, el proceso para la solicitud y aprobación del permiso remunerado en la Secretaría Jurídica Distrital es el siguiente:
a) Hasta por dos (2) días, el competente para concederlo o negarlo es el Jefe Inmediato, previa solicitud escrita del servidor, con antelación no menor a un (1) día hábil a su inicio, y debe presentar el soporte que permita determinar la justa causa invocada.
b) Hasta por tres (3) días, el competente para concederlo o negarlo es el Director de Gestión Corporativa, por solicitud escrita del servidor con el visto bueno del jefe inmediato y antelación no menor a un (1) día hábil a su inicio, debe presentar el soporte que permita determinar la justa causa invocada y visto bueno del jefe inmediato.
7.1 PERMISO POR ESTUDIO COMPENSADO
El jefe inmediato deberá autorizar los permisos por estudio a los servidores/as a su cargo, y concertar la forma de reposición del tiempo laboral. Obligatoriamente el servidor debe hacer la solicitud formal de permiso por estudio a través de memorando dirigido a la Directora de Gestión Corporativa. En la solicitud debe indicar la forma de reposición del tiempo laboral, anexar los soportes con que se pueda constatar que efectivamente se encuentra matriculado en un programa académico, con antelación no menor a tres (3) días hábiles a la iniciación del estudio. El control sobre la reposición de tiempo de la jornada laboral lo ejercerá el jefe inmediato quien informará mensualmente a la Dirección de Gestión Corporativa; el incumplimiento frente a las obligaciones acordadas para conceder el permiso, debe ser informado por el jefe inmediato a la Dirección de Gestión Corporativa. 8. LICENCIAS REMUNERADAS
Para el reconocimiento de la licencia de maternidad ante la EPS, la servidora al iniciar la licencia debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico, enviado al correo institucional del jefe inmediato. Es su deber, además, entregar o hacer llegar el original la licencia y/o la incapacidad en la Dirección de Gestión Corporativa, a través de un memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al nacimiento del hijo.
Son soportes para el reconocimiento de la licencia de paternidad los siguientes:
1. Licencia de Maternidad
2. Registro Civil de Nacimiento
3. Certificado de Nacido Vivo
4. Para las madres adoptantes, fotocopia del acta de entrega en adopción del niño (a) o adolescente expedida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF o institución autorizada para la adopción.
El cónyuge o compañero permanente tiene derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. El inicio de la licencia se contará a partir del día de nacimiento del hijo. En caso de que este día no sea hábil, iniciará desde el primer día hábil posterior al nacimiento. El servidor en licencia debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito y enviar un mensaje al correo institucional del jefe inmediato. Además, es su deber radicar el soporte para el reconocimiento de la licencia de paternidad en la Dirección de Gestión Corporativa, a través de memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al nacimiento del hijo.
Son soportes para el reconocimiento de la licencia de paternidad los siguientes:
1. Certificado de Nacido Vivo
2. Registro Civil de Nacimiento
3. Para los padres adoptantes copia del acta de entrega en adopción del niño (a) o adolescente expedida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o institución autorizada para la adopción.
En caso de fallecimiento del cónyuge o compañero (a) permanente o de un familiar hasta segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, el servidor/a tiene derecho a una licencia remunerada por cinco (5) días hábiles.
La licencia se concede desde el día del fallecimiento; en caso de que no sea día hábil se contará a partir del siguiente día hábil posterior. El servidor/a debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato. Es deber del funcionario presentar ante la Dirección de Gestión Corporativa dentro de los treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del fallecimiento, los siguientes documentos:
1. Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente
2. Copia de los documentos que acrediten el parentesco con la persona fallecida. 9. LICENCIAS NO REMUNERADA ORDINARIA
Los servidores de la Secretaría Jurídica Distrital tienen derecho a licencia no remunerada hasta por sesenta (60) días hábiles continuos o discontinuos al año, prorrogables por treinta (30) días más, y procede si concurre una justa causa a juicio de la Directora de Gestión Corporativa. Al momento de concederla se tendrán en cuenta las necesidades del servicio.
La solicitud debe ser presentada mediante memorando, y debe llevar la autorización del jefe inmediato, acompañada de los documentos que la justifiquen. Se debe radicar con antelación no menor de ocho (8) días hábiles a su inicio.
Lo anterior en virtud de lo establecido en el Decreto 648 de 2017, el cual señala que:
“Artículo 2.2.5.5.5 del Decreto 648 de 2017. Licencia ordinaria: "Cuando la solicitud de esta licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.
La licencia ordinaria una vez concedida no es revocable por la autoridad que la confiere, no obstante, el empleado puede renunciar a la misma mediante escrito que deberá presentar ante el nominador.”
En caso de que un servidor/a decida renunciar a la licencia no remunerada, debe presentar la solicitud por escrito ante la Dirección de Gestión Corporativa con antelación mínima de tres (3) días hábiles a la fecha de suspensión.
9.1 LICENCIA NO REMUNERADA POR ESTUDIOS
La licencia no remunerada para adelantar estudios será concedida por la Directora de Gestión Corporativa dentro de los mismos términos y plazos del numeral anterior, pero adicionalmente el servidor/a debe reunir los siguientes requisitos:
1. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.
2. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de la Evaluación de Desempeño correspondiente al último año de servicio.
3. Acreditar la duración del programa académico.
4. Aportar copia del comprobante de pago de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia. (Art. 2.2.5.5.6 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). 10. INCAPACIDADES
10.1 INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD GENERAL
Procede únicamente por certificado expedido por la Empresa Promotora de Salud (EPS) a la cual se encuentra afiliado el servidor/a, de acuerdo con lo establecido en el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012.
El servidor/a que se encuentra en incapacidad médica, tiene la obligación de avisar oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato. Además, es su deber entregar o hacer llegar a la Dirección de Gestión Corporativa el documento original del Certificado de Incapacidad Médica, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la incapacidad.
La Dirección de Gestión Corporativa iniciará el trámite correspondiente para la liquidación y reconocimiento económico ante la respectiva EPS del servidor. Los valores reconocidos por la incapacidad se verán reflejados en el desprendible de pago.
En el caso de las incapacidades expedidas por médicos particulares o ajenos a la EPS del servidor, el trámite de transcripción lo debe adelantar el afiliado ante la EPS correspondiente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la incapacidad, y una vez transcrita la incapacidad debe ser remitida a la Dirección de Gestión Corporativa para que dé inicio al trámite de recobro, si hay lugar al mismo.
En caso de que la EPS no realice el reconocimiento de una incapacidad médica por haber sido atendido por un médico o un centro no autorizado, se procederá a descontar por nómina los días no laborados.
10.2 INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD PROFESIONAL O ACCIDENTE DE TRABAJO
Si el servidor/a se encuentra dentro de su horario habitual, debe reportar el accidente de trabajo a la Dirección de Gestión Corporativa como dependencia encargada del Sistema de Gestión de Seguridad y Seguridad y Salud de los empleados de la Entidad, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del accidente, a efecto de diligenciar el formulario de Reporte del Accidente de Trabajo, ante la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
Cuando el accidente ocurre fuera de la jornada de trabajo habitual, pero con ocasión a las funciones que desempeña en la entidad, el funcionario debe reportarlo directamente a la ARL.
El servidor/a tiene la obligación de avisar oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato; es su deber además entregar o hacer llegar a la Dirección de Gestión Corporativa el documento original de la Incapacidad Médica, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la incapacidad por accidente de trabajo.
11.1 Comisión de servicios al interior del país
La solicitud deberá ser radicada mediante memorando en la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital, con siete (7) días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la comisión y debe cumplir las siguientes condiciones y anexar para su trámite los siguientes documentos:
1. Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia y entidad a la cual pertenece la persona que requiere la comisión.
2. Denominación y fechas de inicio y terminación del evento.
3. Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017.
4. Indicar quién asume los gastos de tiquetes aéreos y viáticos, y si se requiere que la entidad realice un traslado presupuestal para los mismos. En caso que los gastos que genera la comisión sean asumidos en forma parcial por la entidad y un organismo, debe indicarse la diferencia.
5. Justificación del porqué la asistencia del comisionado al evento es importante para la entidad, adicionalmente debe exponerse la relación directa entre el objeto del evento y las funciones del(a) servidor(a) público(a) comisionado(a)
Toda solicitud de comisión debe ir acompañada de la invitación al evento o certificación del programa o curso al que se pretende asistir, si la invitación se presenta en idioma diferente al español, la misma deberá acompañarse de la respectiva traducción, la cual no tiene que ser "traducción oficial". En caso de que el organismo que extiende la invitación asuma algún gasto debe indicar cuál.
11.2 Comisión de estudios
La comisión de estudios se encuentra consagrada en el Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”, la cual puede ser al interior o al exterior del país, para que el servidor/a reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del que es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo de la Secretaría. La solicitud debe ser radicada a través de memorando en la Dirección de Gestión Corporativa, por lo menos con quince (15) días de antelación al inicio de la misma.
Para las solicitudes de comisiones de estudios al interior y exterior del país, el servidor/a debe cumplir con las siguientes condiciones:
1. Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa.
2. Acreditar mínimo 1 año continuo de servicio en la respectiva entidad.
3. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios.
4. El termino de duración de la comisión es de mínimo de 12 meses, prorrogable por un término igual hasta por 2 veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, debidamente acreditada con los certificados del respectivo Centro Académico.
5. Cuando se trate de obtener título académico de especialización científica o médica, la prórroga mencionada podrá otorgarse hasta por 3 veces, bajo las condiciones antes mencionadas.
6. Es una obligación del empleado en comisión suscripción un convenio en el que se compromete a:
a. Prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión.
b. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado y 1 mes más, y por el 100% del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante el tiempo que dure la comisión, cuando es de tiempo completo.
c. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado en el aparte anterior y 1 mes más, y por el 50% del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante la comisión, cuando esta es de medio tiempo.
d. Reintegrarse al servicio una vez termine la comisión. En caso que el empleado no se reintegre o se retire del servicio antes de dar cumplimiento a la totalidad del tiempo estipulado en el convenio, deberá devolverle a la cuenta del Tesoro Nacional el valor total de las sumas giradas por la entidad otorgante o lo correspondiente al tiempo de servicio que le falte por prestar, junto con sus respectivos intereses liquidados a la tasa de interés bancario corriente, sin perjuicio de las demás acciones previstas, cuando se hubiere otorgado beca a través del ICETEX. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento.
7. La Comisión de Estudios otorga los derechos de:
a. Percibir el salario y las prestaciones sociales que se causen durante la comisión.
b. A los pasajes aéreos, marítimos o terrestres.
c. Que el tiempo de la comisión se le cuente como servicio activo.
d. A los demás beneficios que se pacten en el convenio suscrito entre el empleado público y la entidad que otorga la comisión.
e. A ser reincorporado al servicio una vez terminada la comisión de estudios.
f. Las comisiones de estudios al interior del país, podrán concederse en dedicación de tiempo completo o por medio tiempo.
8. Vencida la comisión y en el término que se señale, el comisionado deberá presentar los respectivos soportes y certificaciones que acrediten los estudios adelantados.
9. La comisión de estudios al interior del país que se confiera dentro de la misma ciudad no dará lugar al pago de transporte.
10. En la comisión de estudios no hay lugar al pago de viáticos.
11. La comisión de estudios no incluye el pago de inscripción, matrícula y derechos de grado, salvo que el Jefe del organismo y por necesidades del servicio, así lo determine.
12. Se terminará cuando se demuestre que el rendimiento en el estudio, asistencia o la disciplina no son satisfactorios o cuando se han incumplido las obligaciones pactadas, el servidor debe reintegrase a sus funciones en el plazo señalado y prestar sus servicios por el doble del tiempo de duración de la comisión, so pena de hacer efectiva la garantía.
La solicitud de comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros debe ser radicada a través de memorando en la Dirección de Gestión Corporativa, por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación al inicio de la misma. Así mismo, debe cumplir las siguientes condiciones y anexar para su trámite los siguientes documentos:
1. Invitación al evento al que se pretende asistir, en idioma español.
2. Visto Bueno del jefe inmediato y concepto favorable para la comisión.
3. Justificación de la comisión donde se indiquen las razones por las cuales es importante la asistencia del servidor y la importancia para la Secretaría.
4. Decreto del Gobierno Nacional, autorizando aceptación de invitación de Gobierno Extranjero u organismos internacionales o privados en los casos a que haya lugar.
5. Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.26 del Decreto 1083 de 2015 Duración de la comisión de servicios y el articulo 2.2.5.5.21 Comisión, del decreto 648 de 2017.
6. Discriminación de los gastos indicando por quien serán sufragados Decreto 648 de 2017 Artículo 2.2.5.5.40.
7. Certificación de tiempo de servicios.
8. Certificación de Antecedentes de la Personería de Bogotá D.C.
9. Certificación de Antecedentes de la Contraloría General de la República
10. Certificación de Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación.
11. Certificación de Antecedentes de la Policía Nacional y Certificado del Sistema de registro Nacional de Medidas Correctivas RMNC
Si se trata del/la Secretario/a de Despacho, el oficio de solicitud de comisión, con el visto bueno del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., es deber informar:
1. Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia y nombre de la entidad.
2. Fechas de inicio y terminación.
3. Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión, cuando se trate de una comisión de servicios en el exterior del país. Decreto 1083 de 2015 y el Decreto 648 de 2017.
4. Indicar quien asume los gastos de los viáticos y si requiere que la entidad realice un traslado presupuestal para los mismos, en caso de que los gastos que genera la comisión sean asumidos en forma parcial por la entidad y un organismo, se debe indicar la diferencia.
5. Justificación del porqué la asistencia del comisionado al evento es importante para la Secretaría. Adicionalmente debe exponerse la relación directa entre el objeto del evento y las funciones que realiza el servidor/a público comisionado.
11.4 Comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción
El servidor/a en carrera administrativa, puede ser nombrado en libre nombramiento y remoción o de periodo, caso en el cual deberá informarlo a la Dirección de Gestión Corporativa a través de memorando con antelación no menor a siete (7) días hábiles.
Debe anexar la información solicitada y cumplir con las siguientes condiciones:
1. Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia.
2. Calificación sobresaliente en la última evaluación de desempeño laboral (es facultativo del jefe de la entidad conceder comisiones a servidores con calificación satisfactoria sin alcanzar el nivel sobresaliente).
3. Señalar el término de duración de la comisión.
De conformidad con el artículo el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 modificado por el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en empleos de carrera administrativa vacantes mientras se surte el proceso de selección para proveer estos empleos, si cumplen con las siguientes condiciones:
1. Acreditar los requisitos para el ejercicio del empleo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Funciones vigente para la fecha de provisión del empleo en la Secretaría.
2. Poseer las aptitudes y habilidades para su desempeño.
3. No haber sido sancionado disciplinariamente en el último año.
4. Haber obtenido calificación sobresaliente en la última evaluación del desempeño laboral.
5. Encontrarse desempeñando en titularidad el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente.
La postulación a un encargo se debe realizar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa dentro del plazo indicado en el correspondiente aviso de Convocatoria, para efectos de realizar el proceso correspondiente.
13. VACANCIA TEMPORAL POR NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA EN OTRA ENTIDAD
El servidor/a que ha sido nombrado en periodo de prueba luego de superar las etapas de un concurso de méritos para proveer el empleo en el sistema general o en un sistema especial de carrera, deberá informar a la Dirección de Gestión Corporativa a través de memorando con antelación no menor a cinco (5) días hábiles y debe anexar a la solicitud copia del acto que lo nombra en periodo de prueba en otra entidad.
Para efectos de tramitar el proceso mediante el cual se da por terminada la vinculación por renuncia del servidor/a se establece lo siguiente:
14.1 RENUNCIA
El servidor/a puede presentar solicitud de renuncia irrevocable no motivada en cualquier tiempo, debe hacerlo por escrito manifestando de manera inequívoca su voluntad de ser separado definitivamente del servicio, radicada a través de memorando y dirigido a la autoridad nominadora de la Entidad.
La fecha que se determine para el retiro podrá concederse hasta treinta (30) días siguientes de presentación de la renuncia; al cumplirse este plazo el empleado podrá separarse de su cargo sin incurrir en la causal de abandono del cargo. Artículo 2.2.11.1.3 del Decreto 1083 de 2015 y del Decreto 648 de 2017.
El servidor/a, bien sea por renuncia o por retiro, debe hacer entrega formal del cargo al jefe inmediato o a la persona que este designe, además de diligenciar el formato de paz y salvo con cada una de las diferentes dependencias de la Entidad.
En caso de que el servidor/a tenga créditos con descuentos de nómina, del valor de la liquidación sobre todos los factores que constituyan salario, se consignará a las entidades con las que tiene obligaciones financieras en proporción a lo adeudado, efectuados los descuentos autorizados y los de ley; el saldo a favor del servidor, si hubiere lugar a ello, será consignado en la cuenta bancaria registrada en la Entidad para efectos del pago del salario y demás emolumentos.
14.2 OTRAS CAUSALES DE RETIRO
Las demás causales de retiro (por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez, invalidez absoluta, edad de retiro forzoso, destitución, declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo, como consecuencia de proceso disciplinario, revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, orden o decisión judicial, supresión del empleo, muerte), se regirán por lo establecido en la Ley 909 de 2004, Decreto 1083 de 2015, Decreto 648 de 2017 y las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.
Cordialmente,
MAGDA MERCEDES ARÉVALO ROJAS
Directora de Gestión Corporativa
NOTA: Ver Anexo.
Proyectó: Germán Eduardo Pinzón Cruz, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa Revisó: Yomaira Amparo Alarcón, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa Vanessa Salas Sánchez, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa Aprobó: Magda Mercedes Arévalo Rojas, Directora de Gestión Corporativa
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