RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 011 DE 2021

 

(Enero 04)

 

Por la cual se dictan directrices para la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos

 

EL SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO,

 

en ejercicio de las facultades legales, en especial las otorgadas por el parágrafo del artículo 3º del Decreto-Ley 960 de 1970, adicionado por el artículo 59 del Decreto-Ley 2106 de 2019; y

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con el artículo 1º de la Ley 29 de 1973, en consonancia con lo señalado en el artículo 131 de la Constitución Política, el notariado es un servicio público que se presta por los Notarios e implica el ejercicio de la fe pública o notarial;

 

Que el artículo 3° del Decreto-Ley 960 de 1970 indicó que le compete a los Notarios (i) recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad; (ii) autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados, (iii) dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos; (iv) dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal; (v) acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida; (vi) recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la ley o el juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera; (vii) expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos; (viii) dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y que no haya quedado dato formal en sus archivos; (ix) intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la ley civil deban otorgarse ante ellos; (x) practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados; (xi) llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritas en la ley; (xii) las demás funciones que les señalen las leyes;

 

Que el parágrafo segundo del artículo 1° de la Ley 588 de 2000, señaló que las notarías y consulados podrán transmitir como mensajes de datos, por los medios electrónicos, ópticos y similares a los que se refiere el literal a) del artículo 2° de la Ley 527 de 1999, a otros Notarios o cónsules, copias, certificados, constancias de los documentos que tengan en sus archivos, así como de los documentos privados que los particulares quieran transmitir con destino a otros Notarios y cónsules o personas naturales o jurídicas y que dichos documentos serán auténticos cuando reúnan los requisitos técnicos de seguridad que para transmisión de mensajes de datos que establece la Ley 527 de 1999;

 

Que mediante la Ley 527 de 1999 el Congreso de la República de Colombia define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación. A su vez, el Decreto 2364 de 2012, contempló que cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje;

 

Que el artículo 2.2.17.6.1. del Decreto 1078 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” señala que se deberán integrar a la sede electrónica las interacciones digitales existentes como trámites, servicios, ejercicios de participación, acceso a la información, colaboración y control social, entre otros;

 

Que a su vez, el artículo 2.2.17.6.2. ibidem señala que la sede electrónica compartida será el Portal Único del Estado a través del cual la ciudadanía accederá a los contenidos, procedimientos, servicios y trámites disponibles por las autoridades y que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones generará los lineamientos y evaluará el cumplimiento.

 

Así mismo, el artículo 2.2.9.1.2.1 establece la política de Gobierno Digital, que será definida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Mintic), y se desarrollará a través de componentes y habilitadores transversales que, acompañados de lineamientos y estándares, permitirán el logro de propósitos que generarán valor público en un entorno de confianza digital a partir del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones;

 

Que a través de los componentes y habilitadores transversales, lineamientos y estándares de la política de Gobierno Digital, se establecen los elementos fundamentales de la seguridad de la información, arquitectura y servicios ciudadanos digitales, así como los requerimientos mínimos que todos los sujetos obligados deberán cumplir;

 

Que de conformidad con el artículo 2.2.17.1.3 de la norma en comento, la identificación por medios digitales se hará a través de la cédula de ciudadanía digital y cotejo biométrico, que se regirán por las disposiciones que para tal efecto expida la Registraduría del Estado Civil, en el marco de sus competencias;

 

Que la Directiva Presidencial 07 del 1° de octubre de 2018, sobre “medidas para racionalizar, simplificar y mejorar los trámites ante entidades gubernamentales y el ordenamiento jurídico”, planteó en el Punto 3 que “[l]as iniciativas y medidas establecidas para reducir costos en materia regulatoria y racionalizar o suprimir trámites deben propender por que se empleen mecanismos tendientes a su digitalización y automatización, con el fin de promover y encontrar coordinación y eficiencia entre los distintos sistemas de información del Estado”;

 

Que el artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 - “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”, instó a las entidades estatales del orden nacional a incorporar en sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital siguiendo los estándares que para este propósito defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, orientándose por diferentes principios, entre los que se destacan (i) la plena interoperabilidad entre los sistemas de información públicos; (ii) la optimización de la gestión de recursos públicos en proyectos de tecnologías de la información ; (iii) la vinculación de todas las interacciones digitales entre el Estado y sus usuarios; y (iv) la implementación de todos los trámites nuevos en forma digital o electrónica sin ninguna excepción;

 

Que el parágrafo del artículo 3° del Decreto-Ley 960 de 1970, adicionado por el artículo 59 del Decreto Ley 2106 de 2019, estableció que “para el desarrollo y ejecución de las competencias relacionadas en este artículo, el Notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias”, por lo cual le asignó a la Superintendencia de Notariado y Registro la competencia para que esta expida las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos;

 

Que el artículo 18 del Decreto-Ley 960 de 1970, modificado por el artículo 60 del Decreto-Ley 2106 de 2019, consagró que las escrituras se extenderán por medios físicos, digitales o electrónicos, frente a lo cual indicó que “la escritura pública podrá realizarse en documento físico o electrónico, siempre que se garantice la autenticidad, disponibilidad e integridad del documento. En todo caso, la firma digital o electrónica tendrá los mismos efectos que la firma autógrafa para la autorización y otorgamiento de escrituras públicas”;

 

Que según lo previsto en el artículo 79 del Estatuto Notarial, modificado por el artículo 61 del Decreto Ley 2106 de 2019, el Notario podrá expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de su reproducción mecánica, digitalizada o electrónica;

 

Que igualmente, en observancia del artículo 80 del Estatuto Notarial, modificado por el artículo 62 del Decreto-Ley 2106 de 2019, toda persona tiene derecho a obtener copias simples o auténticas de las escrituras públicas y demás documentos del archivo notarial, a lo cual adicionó que la copia electrónica que presta mérito ejecutivo se expedirá conforme a las exigencias legales pertinentes;

 

Que los artículos 14 y 15 del Decreto-Ley 2106 de 2019, señalan que las autoridades deberán integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos de manera eficaz y que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones regulará la materia;

 

Que la referida disposición señala que el Portal Único del Estado colombiano será la sede electrónica compartida a través de la cual los ciudadanos accederán a la información, procedimientos, servicios y trámites que se deban adelantar ante las autoridades, y que, estas deberán integrar su sede electrónica al Portal Único del Estado colombiano, en los términos que señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones;

 

Que el artículo 9° del Decreto-Ley 2106 de 2019 precisó que, para lograr mayor nivel de eficiencia en la administración pública y una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos, las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales.

 

De conformidad con el Decreto Ley 2106 de 2019 el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. El uso y reutilización de la información que repose en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad, se deberá efectuar bajo los principios y reglas de protección de datos personales señaladas, entre otras, en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y conforme a los protocolos de clasificación, reserva y protección de datos, que deberán seguir las entidades para su uso;

 

Que el artículo 10 del Decreto-Ley 2106 de 2019 señaló que “[l]as autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales”;

 

Que el Gobierno nacional adoptó el Documento Conpes número 3975 de 2019, en el cual se formuló una política nacional para transformación digital e inteligencia artificial, que “tiene como objetivo potenciar la generación de valor social y económico en el país a través del uso estratégico de tecnologías digitales en el sector público y el sector privado, para impulsar la productividad y favorecer el bienestar de los ciudadanos, así como generar los habilitadores transversales para la transformación digital sectorial (...)”;

 

Que el Gobierno nacional adoptó el Documento Conpes número 3995 de 2020, cuyo objetivo general es el de establecer medidas para desarrollar la confianza a través de la mejora en la seguridad digital de manera que Colombia sea una sociedad incluyente y competitiva en el futuro digital mediante el fortalecimiento de capacidades y la actualización del marco de gobernanza en seguridad digital, así como con la adopción de modelos con énfasis en nuevas tecnologías;

 

Que de conformidad con el Título 17 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de 2015, subrogado por el Decreto 620 de 2020 se establecen “los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales”;

 

Que de conformidad con el Decreto 620 de 2020, la interoperabilidad deberá desarrollarse en atención a la gestión de las tecnologías de la información, teniendo en cuenta la eficiencia administrativa; gobierno, transparencia, centralización, estructuración, clasificación, consolidación, veracidad, confiabilidad, consistencia, control y seguimiento de la información; estadística, indicadores, patrones, oportunidad, alta personalización de procesos y procesamientos administrativos y de gestión, incorporación del modelo digital (gobierno digital, usabilidad, accesibilidad, disponibilidad, entre otros); uso eficiente del papel; análisis estadístico segmentado por puntos de interés (tiempo, costo, tipos, volumen, entre otros) y desmaterialización de trámites;

 

Que a su vez, la Ley 2052 de 2020 “por medio de la cual se establecen disposiciones transversales a la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplan funciones públicas y administrativas en relación con la racionalización de trámites y se dictan otras disposiciones”, contempló los sujetos obligados, los trámites en línea, la extensión e interoperabilidad de los trámites para su fácil acceso a colombianos en el exterior, el servicio ciudadanos digitales, el concepto de interoperabilidad, de consultas de acceso a la información pública y periodos de transición, entre otros;

 

Que de conformidad con las facultades otorgadas por el Decreto Ley 2106 de 2019, la Superintendencia de Notariado y Registro debe impartir los lineamientos necesarios para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, de forma tal que se entiendan regulados todos los actos, e incorporadas las normas aplicables a este servicio público y las disposiciones que en materia tecnológica emitan las autoridades competentes, observando la transversalidad digital, las normas, guías, procedimientos y políticas adoptadas por el Gobierno nacional;

 

Que con la presente resolución se pretende impartir directrices, de forma tal que se entiendan regulados todos los actos notariales, e incorporadas las normas aplicables al servicio público notarial y las disposiciones que en materia tecnológica emitan las autoridades competentes, observando la transversalidad digital, las normas, guías, procedimientos y políticas adoptadas por el Gobierno nacional;

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1°. Definiciones. Para efectos de la presente resolución y con el objeto de dar aplicación a las directrices que se establecen en esta para la prestación de los servicios notariales por medios electrónicos, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 

ACCESIBILIDAD: Es una característica deseable en las páginas web, interfaces gráficas y demás desarrollos digitales, dispuestos por las notarías del país respecto de los sistemas de información disponibles a los usuarios, para acceder a las actuaciones notariales.

 

ACTO NOTARIAL ELECTRÓNICO: Es la actuación que lleva a cabo el Notario a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias.

 

ACCESIBILIDAD INCLUSIVA: Los servicios ciudadanos digitales ofrecidos contarán con las características necesarias para que toda la población en general pueda acceder a ellos, en especial la población en situación de discapacidad o vulnerabilidad, conforme a lo establecido en la Ley 1618 de 2013 por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad.

 

AUTENTICIDAD: Es el atributo generado en un mensaje de datos cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, emitido, firmado o cuando existe certeza respecto de la persona a quien se atribuye el mensaje de datos.

 

Para que un documento electrónico se tenga como auténtico, se deben documentar e implementar procedimientos de seguridad y control durante todas las etapas del ciclo de vida del mismo para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo o cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas, así como la protección de los medios de almacenamiento y la tecnología.

 

CUANDI: Es el código único de acto notarial digital, el cual garantizará una codificación única para los actos notariales que se generen de manera digital, o electrónicamente, a fin de salvaguardar la seguridad y trazabilidad de los documentos, de la siguiente manera:

 

CÓDIGO DEPARTAMENTO (2) + CÓDIGO MUNICIPIO (3) + N° NOTARÍA (4) + CÓDIGO ACTO NOTARIAL (8) + AÑO ACTO (4) + CONSECUTIVO ACTO NOTARIAL (6).

 

DESMATERIALIZACIÓN: Es la conversión de un documento físico a un documento de soporte electrónico o digital.

 

DIGITALIZACIÓN: El término “digitalización” se asocia con el de desmaterialización, entendida esta como “el proceso por medio del cual un documento de papel o en cualquier otro formato análogo es transformado a un formato digital”. Podemos entender en sentido lato la desmaterialización, como un método por el cual la información contenida en un medio físico de lectura analógica es convertida por medios electrónicos o similares (particularmente a través del uso del lenguaje binario) a un formato electrónico, de manera que la información así reproducida sólo puede ser accesible por intermedio de un dispositivo computacional o similar[1].

 

DISPONIBILIDAD: Es la propiedad de la información que permite que esta sea accesible y utilizable cuando se requiera.

 

ENROLAMIENTO: Es el registro que hace el usuario del servicio público notarial en la herramienta que la notaría pone a disposición para la prestación de servicios notariales por medios electrónicos, en la forma prevista en los Anexos Técnicos expedidos por la Superintendencia de Notariado y Registro, la cual se deberá ajustar a las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias, conforme los lineamientos del Decreto 620 de 2020.

 

ESCRITURA PÚBLICA ELECTRÓNICA: Es la escritura pública que nace como mensaje de datos garantizando la autenticidad, disponibilidad e integridad del documento, de conformidad con la Ley 527 de 1999, además debe cumplir las normas sustanciales relativas a las diferentes actuaciones notariales que ella contiene y de los preceptos de derecho notarial, conforme al Decreto-ley 960 de 1970 y demás normas concordantes. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

 

Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

 

FIABILIDAD: Es la capacidad de un documento para asegurar que su contenido es una representación completa, fidedigna y precisa de las operaciones, las actividades, los hechos que testimonia o se puede establecer, declarar o sostener el acto o hecho del que es relativo, determinando la competencia del autor y examinando tanto la completitud en la forma del documento como el nivel de control ejercido durante su proceso de producción.

 

FIRMANTE: Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa.

 

FIRMA ELECTRÓNICA: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

 

FIRMA DIGITAL: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje de datos inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación[2].

 

INTEGRIDAD: Es la condición que garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición autorizada de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación.

 

MARCO DE INTEROPERABILIDAD: Es la estructura de trabajo común donde se alinean los conceptos y criterios que guían el intercambio de información. Define el conjunto de principios, recomendaciones y directrices que orientan los esfuerzos políticos, legales, organizacionales, semánticos y técnicos de las entidades, con el fin de facilitar el intercambio seguro y eficiente de información.

 

MATERIALIZACIÓN: Es la conversión de un documento de soporte electrónico o digital a un documento físico.

 

INDEXACIÓN DE DOCUMENTO: Es el proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información del archivo del Notario; índice que permitirá facilitar la búsqueda en la selección del documento.

 

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento.

 

OPERADOR DIGITAL: Los operadores digitales son las personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado, que a elección del Notario adelantarán el trámite de transferencia de los actos notariales digitales a la nube pública de la SNR, así como los procedimientos para la celebración de los actos a través de medios digitales de cara al usuario del servicio público notarial, conforme a los términos contenidos en los anexos técnicos expedidos por la SNR y la RNEC. Cabe aclarar que las notarías podrán actuar de forma directa en calidad de operadores digitales, siempre que acrediten el cumplimiento de las condiciones contenidas en los anexos técnicos.

 

Todas las notarías deberán contar con la correspondiente validación realizada por la Superintendencia Delegada para el Notariado que permita la prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, previo concepto favorable expedido por la OTI de la SNR.

 

Artículo 2°. Actuaciones notariales por medios electrónicos. El Notario podrá adelantar las actuaciones notariales dentro de su respectivo círculo notarial por medios electrónicos, generados en una plataforma tecnológica debidamente custodiada y bajo su responsabilidad, que garanticen las condiciones de seguridad, disponibilidad, interoperabilidad, integridad, accesibilidad y mecanismos de autenticación e identificación digital necesarios para la adecuada prestación del servicio, conforme a los anexos técnicos que expida la Superintendencia de Notariado y Registro y la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Para adelantar las actuaciones notariales por medios electrónicos, los Notarios y las partes deberán encontrarse en el círculo notarial al que pertenece el Notario, lo cual se verificará según lo señala el Anexo Técnico denominado Actos Notariales Electrónicos.

 

Artículo 3°. Autenticación biométrica. Si la autenticación se realiza utilizando medios biométricos se deberá contar con una plataforma que incluya un motor multibiométrico, lo cual permitirá identificar de múltiples maneras los usuarios, utilizando las diferentes posibilidades de reconocimiento biométrico (multidactilar, rostro, huella, voz), conforme a los lineamientos que para tal efecto expida la RNEC.

 

Parágrafo. Para efectos del enrolamiento al usuario por parte de la notaría, se deberá realizar la autenticación biométrica de forma presencial o a través de los mecanismos autorizados por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Artículo 4°. Registro electrónico de firma. Los Notarios, adicionalmente al registro físico de firmas de usuarios que conservan en su despacho, crearán un repositorio digital de usuarios, para la realización de las actuaciones notariales por medios electrónicos, a solicitud del interesado, para lo cual deberá consultarse en Anexo Técnico denominado Actos Notariales Electrónicos.

 

Artículo 5°. Aplicación de la política de protección de datos personales, privacidad y seguridad. El Notario cumplirá con las políticas de privacidad, protección de datos personales y el debido tratamiento de la información suministrada por el usuario, y garantizará que el procedimiento de enrolamiento de usuarios virtuales y firma electrónica, se ajusten a las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias, conforme los lineamientos trazados por el Decreto 620 de 2020 respecto de la carpeta de ciudadanos digitales y los anexos técnicos expedidos por la SNR.

 

Todo lo anterior de conformidad con los límites establecidos en la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, Ley 1581 de 2012, el cumplimiento de las funciones constitucionales, legales y reglamentarias de cada autoridad pública y/o particular que cumpla funciones públicas, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.

 

La inscripción de la firma en el registro electrónico de la notaría deberá contar con la suscripción de un acuerdo de voluntades mediante el cual se estipularán las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos, de conformidad con el Decreto 2364 de 2012, y tendrá una vigencia de un (1) año, contado a partir de la autorización del registro hecha por el Notario.

 

Parágrafo. Cuando una persona deje de ser apoderado, poderdante, representado y/o representante legal de una persona natural o jurídica, y tenga inscrita la firma en el registro electrónico, deberá informar sobre esta situación al Notario para que este lo cancele una vez pierda esa condición, sin perjuicio de hacerlo oficiosamente si tuviere conocimiento de esta circunstancia, con base en los documentos que la sustenten. La misma cancelación oficiosa procederá cuando el Notario tenga conocimiento del fallecimiento de un inscrito, con base en el registro civil de defunción o su consulta en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

 

Artículo 6°. Políticas para la protección y salvaguarda de los datos personales. La notaría deberá verificar que el usuario del servicio público notarial acepte que el registro o suministro de datos personales a través de los canales establecidos para tal fin, no se cederán a terceros sin su conocimiento, exceptuando los casos en que la ley lo permita.

 

La notaría deberá poseer un esquema tecnológico de protección de datos, a través de medidas de respaldo de la información y otros sistemas de protección tecnológico en su infraestructura.

 

A su vez, la notaría deberá generar una comunicación escrita, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar.

 

Artículo 7°. Extensión, numeración y fecha del instrumento electrónico e incorporación al protocolo notarial. La extensión electrónica es el equivalente funcional de la versión escrita de las declaraciones o manifestaciones de voluntad de los interesados.

 

Para los efectos del artículo 20 del Decreto Ley 960 de 1970, la escritura se podrá extender electrónicamente en páginas numeradas, la cual deberá ser una combinación alfanumérica de 10 dígitos, establecida por el Notario, para lograr la trazabilidad del documento.

 

Adicionalmente, y de conformidad con el anexo denominado “Actos Notariales Electrónicos”, cada instrumento público, deberá contener códigos CUANDI y QR que serán generados por el sistema, ostentando los atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad.

 

Las escrituras públicas o los instrumentos otorgados y no autorizados, se organizarán y conservarán en orden cronológico junto con las demás escrituras públicas. Tanto las escrituras públicas de formato físico como las electrónicas, obedecerán a una misma numeración anual y conformarán un mismo libro del protocolo.

 

Al realizar la clausura de los tomos físicos, el Notario dejará constancia del número de escrituras que los integran, especificando las solemnizadas por medios electrónicos que forman parte de los mismos. Igual anotación se llevará a cabo en los libros de relación e índice alfabético del periodo.

 

Artículo 8°. Comparecencia virtual en escrituras públicas. Los otorgantes enrolados en el repositorio electrónico de conformidad con los artículos 3° y 4° de esta resolución, estarán habilitados para otorgar escrituras públicas electrónicas.

 

Como mecanismo complementario para la verificación de rogación del trámite notarial, se deberá utilizar el recurso de video llamada siempre y cuando se cumplan con las características del Anexo Técnico denominado “Actos Notariales Electrónicos”. Las herramientas deberán ser suficientes y cumplir con los principios notariales, las atribuciones de los mensajes de datos y condiciones establecidas por la ley.

 

Parágrafo 1°. La audiencia en la cual se celebre un matrimonio, un testamento abierto, su aclaración y revocación y, la apertura de un testamento cerrado, se podrán realizar en forma virtual con la imagen y audio en tiempo real de todos los otorgantes y testigos, de tal forma que no se rompa la unidad del acto y se cumplan los requisitos legales, según el caso y, siempre y cuando los participantes, al momento del registro electrónico hayan aceptado expresamente este mecanismo de comparecencia virtual.

 

Por la naturaleza del testamento cerrado, se podrá adelantar por medios electrónicos, siempre que se brinden herramientas suficientes que cumplan con los principios notariales, las atribuciones de los mensajes de datos y condiciones establecidas por la ley y en las contenidas en el anexo denominado “Actos Notariales Electrónicos”.

 

Parágrafo 2°. Cuando un poder se encuentre consignado en el repositorio electrónico de poderes de la Ventanilla Única de Registro (VUR), no se requerirá la entrega física del mismo para efectos del otorgamiento de la escritura pública. El poder que se encuentre en el repositorio se incorporará a la misma mediante tránsito cibernético.

 

Artículo 9°. Reconocimiento espontáneo de documentos privados por medios electrónicos. La diligencia de reconocimiento de contenido y firma de documentos privados podrá realizarse sobre:

 

1. Los mensajes de datos, definidos por el artículo 2º de la Ley 527 de 1999.

 

2. Los documentos materiales que se desmaterialicen.

 

3. Los mensajes de datos que se materialicen.

 

La notaría deberá efectuar directamente la materialización y desmaterialización a la que se refiere este artículo, como requisito previo para otorgar y autorizar el reconocimiento.

 

El mensaje de datos o documento electrónico resultante, con su respectivo reconocimiento autorizado por el Notario, será objeto de transferencia cibernética con la firma digital del Notario al destinatario indicado por el usuario.

 

Artículo 10. Seguridad de la escritura pública electrónica y demás actos notariales creación del Código Único de Acto Notarial Digital (Cuandi). Se establecerá el nuevo código único de acto notarial denominado CUANDI, descrito en el anexo denominado: “Actos Notariales Electrónicos”, el cual garantizará una codificación exclusiva para los actos notariales que se generen digital o electrónicamente a fin de salvaguardar la seguridad y trazabilidad de los documentos, de la siguiente manera:

 

CÓDIGO DEPARTAMENTO (2) + CÓDIGO MUNICIPIO (3) + NÚMERO DE NOTARÍA (4) + CÓDIGO ACTO NOTARIAL (8) + AÑO DEL ACTO (4) + CONSECUTIVO ACTO NOTARIAL (6)

 

Artículo 11. Parámetros digitales de identificación de actos notariales. Cada acto notarial deberá identificarse bajo los siguientes parámetros digitales, conservando su especial configuración numérica:

 

a. Código CUANDI

 

b. Firma digital por parte del Notario

 

c. Certificado de autenticación digital

 

d. Sello electrónico (imagen que corresponde al sello físico del Notario)

 

e. Código QR

 

f. Firma electrónica usuario

 

g. Mecanismo opcional de identificación del operador

 

El código CUANDI será utilizado con varios propósitos, entre ellos:

 

• Identificador universal de los actos notariales que se generen digitalmente.

 

• Mecanismo del sistema técnico de control para validar la integridad y autenticidad de informaciones claves del ejemplar del acto notarial electrónico.

 

El CUANDI, tal como se relaciona en esta especificación técnica, está indicado y referenciado para las instancias o ejemplares que contienen datos con la sintaxis y la semántica de operaciones notariales y que se producen para dejar registro electrónico de la ocurrencia de estas.

 

Artículo 12. Autenticaciones por medios electrónicos. Para efectos del testimonio notarial del Decreto Ley 960 de 1970, a través de medios electrónicos y/o digitales, se deberá dar cumplimiento a los siguientes aspectos:

 

a) Reconocimiento de firma: El Notario podrá dar testimonio electrónico y/o digital de que la firma electrónica, puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él a través del enrolamiento, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de las firmas electrónicas puestas en su presencia.

 

La autenticación producto de dicha confrontación, debidamente autorizada por el Notario y junto con el documento privado, serán enviados por medio electrónico seguro al destinatario indicado por el usuario.

 

b) Autenticación de firmas: El Notario podrá autenticar copias mecánicas o literales, de fotografías y demás documentos contemplados en la ley, a través de medios electrónicos cuando haya correspondencia:

 

1. De mensajes de datos entre sí.

 

2. De un documento físico y su equivalente en mensaje de datos.

 

3. De un mensaje de datos y su equivalente en documento físico.

 

Con la finalidad de dar fe de la correspondencia entre un documento físico con su equivalente en mensaje de datos o, entre un mensaje de datos y su equivalente en documento físico, la notaría deberá efectuar directamente la materialización o desmaterialización.

 

Tratándose de aquellos documentos físicos que la ley exige que se presenten en original o en copia auténtica, bastará con que la notaría los desmaterialice, previo a la autenticación que deba adelantar el Notario, conforme a los lineamientos de seguridad establecidos en el anexo técnico denominado “Actos notariales electrónicos”.

 

Para tal efecto, el Notario deberá garantizar el estampado cronológico en cada una de las etapas que comprenda el acto que realiza de forma electrónica y/o digital.

 

Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se deberán garantizar las condiciones de integridad, disponibilidad y fiabilidad, conservando el documento completo y sin alteraciones, asegurando que su contenido y atributos estén protegidos a lo largo del tiempo; la capacidad actual y futura de que tanto el documento como sus metadatos asociados puedan ser consultados, localizados, recuperados, presentados, interpretados, legibles, y por tanto estar en condiciones de uso.

 

Artículo 13. Copias digitales de las escrituras públicas y documentos de los archivos notariales. En la copia autorizada que se expida por medio digital de las escrituras públicas o de los documentos que reposan en los archivos notariales, el Notario o el secretario delegado para copias, darán testimonio de su correspondencia con el original, autorizando su expedición y dando aplicación a las directrices impartidas por la SNR, así como los anexos técnicos.

 

La solicitud de reposición de copia o de compulsa de copia sustitutiva de aquella que presta mérito ejecutivo, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley, se podrá hacer por documento privado contenido en mensaje de datos.

 

Artículo 14. De las actas notariales. Todas las actas notariales, incluida su forma de autorización y expedición de copias, podrán solicitarse por parte del usuario del servicio público notarial y remitirse por la notaría, de forma electrónica a través de mensajes de datos, previas las formalidades establecidas en la ley.

 

Las constancias relacionadas con el trámite de conciliación se podrán expedir de forma electrónica, la misma forma que los certificados del protocolo.

 

Las audiencias de conciliación y las de insolvencia de persona natural no comerciante se podrán celebrar en forma virtual con la imagen y audio en tiempo real de las partes, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Anexo Técnico denominado “Actos Notariales Electrónicos”, siempre y cuando se encuentren registrados en la notaría de forma electrónica y que al momento del registro, las partes hayan aceptado expresamente este mecanismo de comparecencia virtual al igual que las respectivas citaciones por medios electrónicos. La suscripción del acta se hará a través de firma electrónica por las partes y mediante firma digital por parte del Notario. No se grabarán las audiencias, salvo en los casos que la ley autorice.

 

Artículo 15. Tránsito o transferencia cibernética, comunicaciones y publicaciones. El cobro por concepto de tránsito o transferencia cibernética será el establecido en la resolución de tarifas notariales, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 2° del artículo 6° del Decreto 188 de 2013.

 

La fijación de edictos o avisos en lugar visible de la notaría podrá ser reemplazada por la fijación de estos en lugar de fácil acceso de la página web de la respectiva notaría y las publicaciones en periódicos de amplia circulación nacional por la de periódicos electrónicos de amplia difusión.

 

Artículo 16. Términos para remisión de las actuaciones notariales por medios electrónicos a la infraestructura de la Superintendencia de Notariado y Registro. A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución y en la medida que se vayan consolidando las actuaciones notariales por medios electrónicos, previa autorización emitida por la SNR, siempre que ellos garanticen las condiciones de seguridad, disponibilidad interoperabilidad, integridad, accesibilidad y mecanismos de autenticación digital necesarios para la adecuada prestación del servicio, así como el archivo notarial digital y demás documentos a que se refiere el parágrafo del artículo segundo de la presente resolución, la notaría remitirá copia del mismo al repositorio que la Superintendencia de Notariado y Registro disponga, conforme al procedimiento y cronograma que establezca en el Anexo denominado “Procedimiento de transferencia electrónica de actos notariales al repositorio de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

 

Artículo 17. Observancia de los anexos técnicos. Deberá cumplirse con lo establecido en los anexos técnicos que, sobre lo previsto en esta resolución, publique la Superintendencia de Notariado y Registro en la página web de la entidad.

 

Artículo 18. Integridad entre los actos y las normas notariales con las disposiciones digitales. Dentro de las directrices previstas en esta resolución, se entienden regulados todos los actos notariales, e incorporadas las normas aplicables al servicio público notarial y las disposiciones que en materia tecnológicas emitan las autoridades competentes, observando la transversalidad digital, las normas, guías, estándares, modelos, procedimientos y políticas adoptadas por el Gobierno nacional.

 

Artículo 19. Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 04 días del mes de enero del año 2021.

 

El Superintendente de Notariado y Registro,

 

RUBÉN SILVA GÓMEZ.

 

NOTA: Ver Anexo.