RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 039 DE 2022

(Julio 27)

PARA: SUBSECRETARIOS(AS) JURÍDICOS, DIRECTORES (AS) JURÍDICOS Y JEFES OFICINAS JURÍDICAS DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ, D.C., SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR ESE, SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE, SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR OCCIDENTE ESE, SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD CENTRO ORIENTE ESE, ÓRGANOS DE CONTROL Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO

DE: SUBSECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

ASUNTO: ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES

Radicado:. 2-2022-14108 

La Secretaría Jurídica Distrital, en el marco de sus funciones contenidas en el Acuerdo Distrital 638 de 2016[1] modificado por el artículo 2^° del Decreto Distrital 798 de 2019, se constituye como ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito Capital, poniendo en práctica diferentes estrategias para definir las líneas de gestión judicial, representación judicial, extrajudicial y prevención del daño antijurídico.

De conformidad con el Decreto 430 de 2018 el cual adoptó el Modelo de Gestión Jurídica Pública de Distrito Capital, en su artículo 52 otorgó a la Secretaría Jurídica Distrital la administración general de los sistemas de información y a las entidades y organismos distritales la corresponsabilidad en la gestión de la información, entendiendo los sistemas de la información jurídica como herramientas que permiten a las entidades del Distrito Capital y al cuerpo de abogados contar con los recursos e instrumentos para la administración, tratamiento, gestión, organización seguimiento y control de la información jurídica de impacto para el Distrito Capital.

En ese orden de ideas, se expidió la Resolución 104 de 2018, mediante la cual se establecen los parámetros para la administración, seguridad y gestión de la información jurídica a través de los sistemas de información de procesos judiciales como lo es - SIPROJ WEB, en consecuencia, esta Dirección de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital se encuentra realizando una labor de análisis, corrección y actualización de la información en dicho sistema, respecto de cada uno de los módulos que lo componen por lo cual resulta necesario que las entidades actualicen los procesos radicados en el SIPROJ WEB, de conformidad con los criterios establecidos en la mentada Resolución y en cumplimiento del artículo 29 de la misma:

Artículo 29. Responsabilidad de los organismos y entidades. Corresponde a los jefes de las oficinas jurídicas o las dependencias que realicen la función de representación judicial y a los jefes de las oficinas financieras o quien haga sus veces, de los organismos y entidades de la Administración Distrital de Bogotá D. C., velar por el adecuado registro, actualización y seguimiento del sistema SIPROJWEB, de conformidad con los parámetros, lineamientos e instrucciones señalados en la presente Resolución, así como los aspectos contenidos y detallados en el manual del usuario, según los roles asignados al personal a cargo.

Los abogados del Distrito Capital a quienes se haya encomendado la representación judicial o extrajudicial del Distrito Capital tendrán como función mantener actualizada, precisa y depurada la información particular de cada proceso judicial o actuación extrajudicial registrada en el Sistema. Los jefes de las oficinas jurídicas del Distrito Capital deberán exigir y requerir a los apoderados el cumplimiento de actualización de SIPROJ-WEB. (cursiva fuera de texto)

Por lo anterior se solicita se verifique la siguiente información por cada una de las entidades:

1. MÓDULO DE PROCESOS

1.1. Judiciales

Los procesos deben ser actualizados cuando se produzca la respectiva actuación o a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

En caso de que no se generen actuaciones procesales se deberá dejar constancia de la revisión del proceso por parte del abogado como mínimo cada tres (3) meses con el estado "informe" sin novedad en el estado procesal, todo ello previo a la calificación del contingente judicial. Así mismo, se deben incorporar las actuaciones, providencias y demás documentos que resulten relevantes, dependiendo de la naturaleza del proceso, dando aplicación a la Circular 30 de 2021 expedida por la Secretaria Jurídica Distrital[2].

1.2. Tutelas.

El criterio adoptado para que una tutela permanezca "activa" en el sistema, obedece a que registrado el inicio de la acción constitucional esta se encuentre a la espera de decisión judicial definitiva o haber sido seleccionada para revisión por la Corte Constitucional.

El sistema ha establecido como plazo prudencial un término de seis (6) meses contados a partir de la ejecutoria del último fallo proferido, y transcurrido dicho término se presume la exclusión de revisión de la tutela por parte del alto tribunal constitucional.

Para efectos operativos del SIPROJ-WEB, y con el fin de dar por terminado el registro de una tutela dentro del sistema, se deberá ingresar el estado de "Sentencia Ejecutoriada Fallo de Primera Instancia Favorable" o en caso contrario "Desfavorable" ya sea en 1ra o 2da instancia, incluyendo la fecha de ejecutoria de dicha providencia, dando así por terminado el proceso.

En el evento en que la sentencia que haya puesto fin al proceso sea seleccionada para revisión por la Corte Constitucional, se deberá solicitar ante la Dirección de Gestión Judicial al correo electrónico siprojweb@secretariaiuridica.gov.co  que se reabra el proceso con el fin que procedan a la actualización del mismo de forma oportuna y confiable.

1.3. Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos - MASC

Debido a que la implementación de este submódulo responde al propósito de mitigar los riesgos derivados del control y gestionamiento de las solicitudes de conciliación radicadas ante cada una de las entidades que conforman el Distrito Capital, se reitera la necesidad de mantenerla actualizada conforme al lineamiento impartido mediante Circular 034 de 2018.

1.4 PENALES

Se solicita la actualización y/o depuración de los procesos penales de su entidad u organismo registrados en sistema de información de conformidad con los criterios establecidos en la Circular 030 de 2021 expedida por parte de la Secretaría Jurídica Distrital.

2. MÓDULO COMITÉ DE CONCILIACIÓN

2.1 - Constituye una herramienta gerencial para los comités de conciliación de las entidades del Distrito Capital, para la toma de decisiones, la definición de políticas de prevención del daño antijurídico y la defensa judicial.

Este módulo permite que el abogado a cargo de los procesos judiciales y extrajudiciales diligencie las respectivas fichas de conciliación, repetición, acuerdo de pago, llamamiento en garantía y pacto de cumplimiento, según sea el caso, las cuales deberán encontrarse en estado terminado previo a ser llevadas a estudio ante el Comité de Conciliación respectivo.

2.2 - Así mismo, deben constar en las actas que serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, las decisiones adoptadas por los miembros del precitado Comité de Conciliación, y una vez suscritas deberán cargarse al aplicativo SIPROJ WEB y cambiarse al estado de "terminado" lo cual deberá hacerse dentro de un término no superior a 5 días posteriores al desarrollo de la sesión del Comité de conformidad con lo establecido en el Decreto 839 de 2018.

3. MÓDULO CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS

3.1 - Instrumento administrativo idóneo para registrar la información de lo pagado por el Distrito Capital como consecuencia de fallos adversos (condenas) y pago de costas judiciales, así como el control y seguimiento del procedimiento de cumplimiento y pago de sentencias a cargo de cada entidad u organismo distrital.

El registro de los pagos en el SIPROJ-WEB obedece a desembolsos que ya han sido formalizados por parte de la entidad obligada a realizarlo. Por lo anterior, se parte de la base que los pagos se hicieron efectivos y se deben registrar tantos pagos como se hayan efectuado por cada proceso; v.gr. si se hace el pago de la condena en 5 cuotas, deberá registrarse cada una de ellas en el respectivo módulo.

Debido a que el adecuado y oportuno registro de los pagos en el sistema constituye una fuente de información trascendental para el análisis económico de los mismos y para la emisión de estadísticas confiables, se presenta la necesidad urgente de que se verifiquen las sentencias desfavorables con obligaciones de pagar, para que sean incorporadas al SIPROJ-WEB junto con todas y cada una de las fichas de pago correspondiente, y así evitar posteriores desacatos o altas sumas de dinero por concepto de intereses moratorios a causa del incumplimiento de la respectiva obligación.

4. MÓDULO DE CONTINGENTE JUDICIAL.

4.1 - Para el cumplimiento del Procedimiento de Valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales, cada abogado que represente al ente distrital respectivo, deberá realizar la calificación de sus procesos judiciales en SIPROJ-WEB, cuatro veces al año, para lo cual se habilitará ordinariamente el módulo de valoración en el Sistema, durante los quince (15) primeros días de cada trimestre.

5. REGISTRAR RESPONSABILIDAD DESFAVORABLE

5.1 - Se solicita a las entidades que se encuentran pendientes por registrar responsabilidad desfavorable en contra, condenas a favor iniciadas, procesos en el módulo MASC, agregar responsabilidad en contra e iniciados, realizar la actualización correspondiente al interior del SIPROJ WEB.

6. ASIGNACIÓN LABORAL

6.1 - Se solicita verificar al interior del sistema de información judicial SIPROJ WEB, que cada uno de los procesos activos en la entidad, cuenten con un profesional de derecho ejerciendo la defensa y a cargo del mismo.

Por último, resulta importante reiterar que de conformidad con el Decreto 430 de 2018, el cual adoptó el Modelo de Gestión Jurídica Pública de Distrito Capital, en su artículo 52 otorgó a la Secretaría Jurídica Distrital la administración general de los sistemas de información pero las entidades y organismos distritales son corresponsables en la gestión de la información, en cuanto a su actualización y registro de información, razón por la cual se solicita a cada una de las entidades certificar que a la fecha se encuentra actualizado el sistema de información, dentro de lo de 20 días posteriores al recibo de la presente.

Para tal efecto, se deberá remitir la correspondiente certificación al correo electrónico siprojweb@secretariaiuridica.qov.co  o en medio físico a la Dirección Distrital de Gestión Judicial en el término señalado.

Cordialmente,

IVÁN DAVID MÁRQUEZ CASTELBLANCO

SUBSECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

Proyectó: José Oswaldo Gómez Leal Profesional U – María Pilar Escobar – Profesional U

Revisó.    Adriana Cuello Hermida - Asesora Gestión Judicial

Revisó    Luz Elena Rodríguez Quimbayo - Directora Distrital de Gestión

Revisó:   Esther Pinilla Serrano - Profesional Especializado-Subsecretaría Jurídica Distrital

Aprobó:    Iván David Márquez Castelblanco - Subsecretario Jurídico Distrital