RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN SDH-000355 DE 2022

(Septiembre 30)

Por la cual se modifica el Manual de Contratación de la Secretaría Distrital de Hacienda

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas mediante los artículos 209 y 211 de la Constitución Política; el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007; el artículo 37 del Decreto Ley 2150 de 1995; los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 489 de 1998; el artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto Nacional 1082 de 2015; el artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996, los artículos 14 y 17 del Acuerdo Distrital 257 de 2006; el artículo 60 del Decreto Distrital 854 de 2001 y el Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el Decreto Distrital 364 de 2015 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 144 del Decreto Ley 1421 de 1993, mediante el cual se expidió el Régimen Especial para el Distrito Capital, dispone que las normas del Estatuto General de Contratación Pública se aplicarán en el Distrito y sus entidades descentralizadas en todo aquello que no regule el mencionado Decreto.

Que de conformidad con el artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto Nacional 1082 de 2015, las entidades públicas deben contar con un Manual de Contratación que contenga las funciones internas en materia contractual, delegación o desconcentración de funciones, tareas de vigilancia y control de la ejecución contractual, de acuerdo con los lineamientos señalados por la Agencia Colombia Compra Eficiente, contenidos en el Documento Lineamientos para la expedición de Manuales de Contratación.

Que la última versión del Manual de Contratación adoptada según Resolución SDH - 489 de 2021 del 9 de agosto de 2021, aclarada con la Resolución 515 del 13 de agosto de 2021, corresponde a la versión No. 7, cuyo contenido se ajustó en cuanto a las funciones de la Junta de Contratación y se actualizó teniendo en cuenta la entrada funcionamiento del módulo IG4S/MM de la plataforma SAP.

Que la Ley 2591 (sic) de 2022, “Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones”, dispone en su artículo 12 el Principio de Debida Diligencia mediante el cual “La Entidad del Estado y la persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, que tenga la obligación de implementar un sistema de prevención, gestión o administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas o que tengan la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), debe llevar a cabo medidas de debida diligencia que permitan entre otras finalidades identificar el/los beneficiario(s) final(es) , teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios: (…) 3. Solicitar y obtener información que permita conocer el objetivo que se pretende con el negocio jurídico o el contrato estatal. Cuando la entidad estatal sea la contratante debe obtener la información que permita entender el objeto social del contratista”.

Que, por lo expuesto, se adicionará al párrafo final del numeral 1.5 ACCIONES ANTICORRUPCIÓN del Manual de Contratación, lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 12 de la Ley 2591(sic) de 2022 anteriormente transcrito.

Que se hace necesario precisar que la Junta de Contratación procederá a la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones, previa verificación de las áreas de la inclusión en el mismo de sus necesidades y de la expedición de concepto de viabilidad y aprobación por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera, debido a su función de dirigir y coordinar su elaboración, y de la Oficina Asesora de Planeación sobre la coherencia técnica en casos de proyectos de inversión. Igualmente, se requiere que el Plan Anual de Adquisiciones quede aprobado con anterioridad a la fecha límite a su publicación en Secop II para que la Subdirección Administrativa y Financiera de la SDH pueda cumplir con esta obligación legal.

A su vez, se hace necesario incluir también a los Asesores como responsables de tomar medidas internas para garantizar el cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones y precisar la redacción relacionada con la modificación y actualización del Plan, señalando que el tiempo que la misma tome no impide el cumplimiento de los plazos contractuales, según la modalidad de selección que corresponda.

Que, en consideración a los dos párrafos anteriores, se ajusta la redacción de los literales b), d) y e) del numeral 3.1.1.1. en el sentido indicado.

Que, según hallazgo de la Oficina de Control Interno de la entidad, “se deben realizar correctivos en la fase de planeación contractual, con el fin de que se contemplen todos los elementos necesarios para los contratos a celebrar, los tiempos y costos requeridos, evitando que se presenten costos adicionales que excedan significativamente los inicialmente pactados, (…)”.

Que al respecto conviene precisar que la fase de planeación contractual se origina en las áreas de la Secretaría Distrital de Hacienda que detectan una necesidad y determinan que la misma podrá solucionarse mediante la contratación de una obra, bien o servicio; por ello, se adiciona el primer párrafo del numeral 3.1.1.2.1 ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS del Manual de Contratación, indicando que corresponde a las áreas de origen hacer un análisis de la necesidad que requieren solucionar e indicar claramente las actividades particulares que requerirá el proyecto y el tiempo real en que el mismo podrá entregarse, información que es el insumo para que la Subdirección de Asuntos Contractuales elabore los documentos previos del proceso de selección.

Que tratándose de la contratación, a través de Compras Públicas de Innovación - CPI, respaldadas en el Decreto 442 de 2022, por medio del cual reglamenta el artículo 36 de la Ley 2069 de 2020, en lo relativo a la promoción de las compras públicas de tecnología e innovación, las áreas de origen tendrán en cuenta que para la planeación del proyecto y la estructuración de las Especificaciones y Condiciones Técnicas debe seguirse la metodología detallada en los documentos “Guía para entender la Compra Pública para la Innovación” y “Guía de Compra Pública para la Innovación - G-GCPI-01”, elaborados por Colombia Compra Eficiente, y la metodología que de forma particular desarrolle la SDH teniendo en cuenta la Guía para adelantar Compras Públicas de Innovación en el D.C., que para el efecto adopte Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que, por lo dicho en el considerando anterior, se adicionó el párrafo final al numeral 3.1.1.2.1 ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS del Manual de Contratación en el sentido indicado.

Que con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, en consonancia con el Artículo 12, “Principio de Debida Diligencia”, de la Ley 2195 de 2022, se complementa el numeral 3.1.1.3 PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN, con el deber de la Secretaría Distrital de Hacienda de identificar plenamente a las personas naturales y hasta los beneficiarios finales de las personas jurídicas que suscriban el contrato, así como el origen de sus recursos; con el fin de prevenir actividades delictivas e identificar los beneficiarios finales del contratista.

Igualmente, en la identificación de las personas naturales y la revelación de los beneficiarios finales de las sociedades, se solicitará la indicación de si se trata de una Persona Expuesta Políticamente según el Decreto 1674 de 2016.

Que la redacción del párrafo primero del numeral 3.1.2.4 SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS se ajusta según el contenido del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y se amplía el numeral con la inclusión del párrafo segundo, en el que se aclara en quién recae la supervisión y como se provee la misma en caso de ausencia del titular.

Que el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, y lo señalado en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, estableció el plazo para la liquidación de los contratos.

Que la Secretaría Distrital de Hacienda debe establecer un procedimiento relacionado con el cierre y/o el archivo de expedientes contractuales cuando no se ha realizado la liquidación de los contratos o convenios dentro del término fijado por la ley.

Que la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente (ANCP - CCE), creada con el Decreto 4170 de 2011, es el ente rector en materia de contratación pública y tiene como objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas para los procesos de compra y contratación estatal, con el fin de generar una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.

Que según la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las Entidades Estatales”, expedida por Colombia Compra Eficiente, el ordenador del gasto de la Entidad Estatal es responsable de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato, por lo cual es quien debe designar el supervisor de un contrato.

Que, a su vez, los “Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación” LGEMC-01, expedidos por el mismo ente rector, disponen que el Manual de Contratación debe contener el área encargada y el cargo responsable de las actividades de cada etapa del Proceso de Contratación, por lo que en el numeral 3.1.2.4.2 del Manual de Contratación de la Secretaría Distrital de Hacienda se indicará que corresponde al ordenador del gasto la designación del supervisor de los contratos de la entidad.

Que dada la extensión del numeral 3.1.3.1 LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS del Manual de Contratación, y la cantidad de eventos que allí se mencionan, es pertinente hacer una división numerada de los mismos a fin de facilitar su consulta o su mención, cuando haya necesidad de citar alguno de ellos; en consecuencia, los eventos “Serán objeto de liquidación los siguientes contratos o convenios" y “No serán objeto de liquidación los siguientes contratos o convenios” quedarán numerados como 3.1.3.1.1 y 3.1.3.1.2 respectivamente.

Que el numeral 3.1.3.2 del Manual de Contratación denominado “GARANTÍAS” señala la obligación de la Entidad de vigilar el cumplimiento de obligaciones contractuales posteriores a la liquidación del contratos, tratándose de aquellos eventos en los que quedan garantías vigentes y acto seguido aborda el tema de la pérdida de competencia para liquidar los contratos, materia que no guarda relación directa con el título y contenido inicial del citado numeral, por lo que es procedente ajustar el contenido del numeral 3.1.3.2 “GARANTÍAS” e incluir un nuevo numeral a la SECCIÓN TERCERA: PLANEAR, SELECCIONAR, EJECUTAR del Manual de Contratación denominado 3.1.3.4 “PÉRDIDA DE COMPETENCIA PARA LIQUIDAR CONTRATOS O CONVENIOS” a fin de que el contenido de cada numeral del Manual de Contratación guarde relación directa con el título que lo precede.

Que en concordancia con los “Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación” LGEMC-01, expedidos por Colombia Compra Eficiente, los Manuales de Contratación no deben incluir los procesos sancionatorios contra los contratistas y tampoco incluir o repetir las normas legales y reglamentarias.

Que, según el artículo 31 de la Ley 2591(sic) de 2022, la Secretaría Distrital de Hacienda deberá implementar un Programa de Transparencia y Ética Pública, con el fin de promover la cultura de la legalidad e identificar, medir, controlar y monitorear constantemente el riesgo de corrupción en el desarrollo de su misionalidad, por lo que el numeral 4.11 del Manual de Contratación hace mención de este deber tendiente a realizar una debida diligencia de manera continua del negocio jurídico o el contrato estatal. Igualmente, cumplir con la gestión de riesgo que implemente la Secretaría Distrital de Hacienda para prevenir los delitos de lavado de activos y la financiación del terrorismo - SARLAFT.

Que, según el Acuerdo Distrital 540 de 2013, “Por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones”, las Compras verdes en el sector público son el Proceso mediante el cual las autoridades tratan de adquirir bienes, servicios y obras con un impacto ambiental reducido durante todo su ciclo de vida; en comparación con los bienes, servicios, y obras con la misma función principal que normalmente se hubiera adquirido.

Que la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente (ANCP - CCE) en su enlace https://colombiacompra.gov.co/colombia-compra/compras-publicas-sostenibles-cps y en la “Guía de compras públicas sostenibles con el ambiente” GCPSMA- 02 señala que “Una compra es sostenible cuando satisface la necesidad y contribuye a la protección del ambiente, la reducción en el consumo de recursos, o la inclusión y la justicia social durante el desarrollo de un proceso de compra pública. Con base en lo anterior, las Entidades Estatales deben considerar los impactos ambientales, sociales y económicos de sus adquisiciones para desarrollar un programa de Compras Públicas Sostenibles. Para determinar dichos impactos, la Entidad Estatal debe realizar el análisis de todo el ciclo de vida del bien o servicio desde la producción, el uso de materiales y los métodos de fabricación, hasta las estrategias logísticas (empaque, transporte), las necesidades de mantenimiento y la posibilidad de reutilización”.

Que, si bien la Secretaría Distrital de Hacienda incluye en sus requerimientos de compra de bienes y/o servicios el cumplimiento de criterios de sostenibilidad ambiental, se considera necesario promover dentro de la Entidad la implementación de criterios de sostenibilidad con el ambiente en los procesos de adquisición de bienes y servicios, razón por la que se adiciona el numeral 4.12 COMPRAS PÚBLICAS SOSTENBLES.

Que, por lo anterior, se hace necesario expedir la versión No. 8 del Manual de Contratación de la Secretaría Distrital de Hacienda, con el fin de realizar los ajustes señalados en los considerandos que anteceden.

Que en cumplimiento del Artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el presente Acto Administrativo estuvo publicado en el portal LEGALBOG, desde el día 1º de septiembre de 2022 hasta el día 8 de septiembre de 2022, sin que se recibieran observaciones por parte de la ciudadanía.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Modificar el Manual de Contratación de la Secretaría Distrital de Hacienda, adoptado mediante Resolución SDH - 432 de 2016, y actualizado y modificado por medio del artículo 1° de la Resolución SDH – 489 de 2021, ajustando los numerales según lo expuesto en la parte motiva de esta Resolución. Este documento que hará parte integral del presente acto administrativo se publicará actualizado en la página de internet de la entidad.

Artículo 2. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el artículo 1° de la Resolución SDH - 489 del 9 de agosto de 2021.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 30 días el mes de septiembre del año 2022.

JUAN MAURICIO RAMÍREZ CORTÉS

Secretario Distrital de Hacienda