RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 521 DE 2022

(Diciembre 30)

Por la cual se adopta y reglamenta el uso de firmas digitales, electrónicas y mecánicas en la Secretaría Jurídica Distrital y se dictan otras disposiciones

EL SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial la conferida por el numeral 11 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación.

Que el literal c del artículo 2 ídem, dispone que, se entiende por firma digital “(…) un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.”

Que el artículo 28 ibidem, señala que cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado en el contenido del mismo, y que dicha firma tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita siempre que cumpla con los atributos de ley.

Que, además en el Capítulo II de la mencionada ley, se señala la aplicación de requisitos jurídicos de los mensajes de datos, precisando la admisibilidad, fuerza probatoria, el criterio para valorar probatoriamente, conservación por parte de las entidades de certificación y a través de terceros.

Qué el inciso segundo del artículo 10 de la Ley 527 de 1999 prevee que, en toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y, probatoria a todo tipo de información en forma de mensaje datos, por el solo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

Que dando cumplimiento a los artículos 29, 30 y 32 de la Ley 527 de 1999, la Secretaría Jurídica Distrital cuenta con el ente de certificación acreditado para la emisión de las firmas digitales certificadas, utilizadas por el nivel directivo de la entidad.

Que el numeral 3 del artículo 2.2.2.47.1. Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en relación con la firma electrónica, reza: “(…) métodos tales cómo, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”, y precisa la neutralidad tecnológica e igualdad de tratamiento de las tecnologías para la firma electrónica.

Que el artículo 2.2.2.47.3 del decreto único reglamentario en mención, señala: “Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedara cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable cómo apropiada para los fines con los cuáles se generó o comunicó ese mensaje.”, igualmente, en su artículo 2.2.2.47.5. establece que la firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.47.3 del decreto en mención. 

Que de acuerdo con las memorias del II Encuentro de Equipos Transversales de Gestión Documental realizado por el Archivo General de la Nación la firma mecánica se entiende como la digitalización de la firma autógrafa, para incluirla como imagen a un documento electrónico.

Que el artículo 12 del Decreto Nacional 2150 de 1995, faculta a los jefes de las entidades que integran la Administración Pública para el uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándose de firmas masiva, en tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.

Que conforme al artículo 244 del Código General del Proceso todo documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. En tal sentido, los documentos electrónicos y las comunicaciones oficiales generados por esta secretaría gozan del atributo de autenticidad.

Que la Ley 594 de 2000 en el artículo 19 señala que las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático; medios que gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Que el artículo 4 del Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nación dispone que “Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.”

Que en concordancia con lo anterior en la Secretaría Jurídica Distrital se cuenta con el Manual de Gestión Documental y de Archivos, en el cual se establecen los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales.

Que el artículo 6 Ley 962 de 2005 dispone que, las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, en todo caso, dichos medios deberán garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

Que el artículo 2.8.2.7.4 del Decreto Nacional Reglamentario 1080 de 2015, define los requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo, y señala en su parágrafo que, “(…) para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes.”

Que los artículos 4 y 6 del Decreto Distrital 514 de 2006, modificados por artículo 17 Decreto Distrital 828 de 2018, establece que toda entidad y organismo de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), conformado por la unidad de correspondencia, los archivos de gestión, y el archivo central, y que la dependencia encargada del SIGA tiene entre sus funciones la de “e) Incorporar tecnologías de la información y la comunicación en los procesos de la gestión documental y en la administración de archivos”, respectivamente.

Que mediante la Resolución 054 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, se creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la entidad, el cual tratará los temas que se deriven en los comités que tienen relación con el MIPG.

Que el artículo 3 de la Resolución 054 de 2018, modificado por el artículo 1 de la Resolución 097 de 2020, establece las funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, entre estas la de”(...) 9. Implementar, operar, hacer seguimiento y evaluar la política de gestión documental y de archivos de la Secretaría Jurídica Distrital. (...)”

Que, de conformidad con la anterior función, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión ocho (8) llevada a cabo el 21 de octubre de 2021, aprobó el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, el cual incorpora el uso de firmas digitales y electrónicas como mecanismo para otorgar autenticidad a los documentos electrónicos.

Que de conformidad con las disposiciones antes indicadas del Decreto Distrital 514 de 2006 modificado por el Decreto Distrital 828 de 2018, la Secretaría Jurídica Distrital cuenta con el Sistema Integrado de Gestión Documental - SIGA, el cual cumple con los requisitos mínimos del Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, de modo que el sistema tiene la capacidad de capturar los siguientes componentes: metadatos del sistema y contextuales; lista de control de acceso; generación de estampas de tiempo (compatibles con los formatos XML de W3C para estampado cronológico); historial de eventos; permisos de acceso a los usuarios que han sido autenticados; asignación de código único y consecutivo de radicación a cada documento y hash de seguridad, entre otros, requisitos que garantizan la integridad de la información.

Que el Sistema Integrado de Gestión Documental - SIGA permite la parametrización de firmas digitales, electrónicas y mecánicas para su uso en la producción de las comunicaciones oficiales y documentos electrónicos, lo que hace necesario adoptar su uso al interior de la entidad.

Que la norma ISO/IEC 27001:2013: señala las directrices del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información y los Lineamientos del Modelo de Seguridad y Privacidad de Información (MSPI) establecida por Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones a través del Decreto Único Reglamentario 1078 de 2015.

Que esta secretaría atendiendo las mencionadas directrices formuló la Política de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación de los Servicios TIC, en la cual se establece el rol y responsabilidad de los funcionarios y grupos de interés de la entidad y así mismo establece la metodología de identificación de los activos de información, la valoración de los riesgos, la calificación de los controles, el plan de tratamiento para la mitigación de los riesgos asociados a los activos de información, las revisiones y auditorías que se le hacen al Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información.

Que con fundamento en las disposiciones normativas citadas con antelación se hace necesario expedir en la Secretaría Jurídica Distrital un acto administrativo que adopte y reglamente la firma digital, electrónica y mecánica.

Que, en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

Artículo 1. Objetivo: Adoptar y reglamentar el uso de la firma digital, electrónica y mecánica en la Secretaría Jurídica Distrital, y establecer las directrices para su aplicación y uso.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Las firmas digitales, electrónicas y mecánicas serán utilizadas por todos los funcionarios y colaboradores de la Secretaría Jurídica Distrital en la firma de comunicaciones oficiales y demás documentos electrónicos producidos a través del Sistema de Gestión Documental - SIGA, según la competencia que le asista.

a. Firmas digitales: Serán utilizadas por el Secretario(a) Jurídico(a), Subsecretario(a) Jurídico(a), Directores(as), Jefes(as) de Oficina, así como, por funcionarios designados por el jefe inmediato, previa autorización de la Dirección de Gestión Corporativa y asignación realizada por la Oficina de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TICs, para la firma de documentos electrónicos y comunicaciones oficiales.

b. Firmas electrónicas: Serán utilizadas por todos los funcionarios y colaboradores de la Secretaría Jurídica Distrital para la firma de documentos electrónicos y comunicaciones oficiales electrónicas producidas a través del Sistema de Gestión Documental - SIGA, según la competencia que les asiste.

c. Firmas mecánicas: serán utilizadas por el Secretario(a) Jurídico(a), Subsecretario(a) Jurídico(a), Directores(as), Jefes(as) de Oficina para la firma de documentos electrónicos y comunicaciones oficiales electrónicas producidos a través del sistema de gestión documental SIGA.

Artículo 3. Firmas autorizadas: La firma de las comunicaciones oficiales externas será realizada únicamente por el Secretario(a) Jurídico(a), Subsecretario(a) Jurídico(a), Directores(as), Jefes(as) de Oficina, Supervisores de Contrato y Funcionarios designados por el jefe inmediato previa autorización de la Dirección de Gestión Corporativa, no obstante, la elaboración, proyección y revisión de comunicaciones oficiales podrá ser realizada por los funcionarios o colaboradores de la secretaría según las competencias que le asistan.

Artículo 4. Validez de las firmas digitales, electrónicas y mecánicas. Las firmas digitales, electrónicas y mecánicas tendrán los mismos efectos jurídicos y validez de la firma manuscrita. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 10 de la Ley 527 de 1999.

Artículo 5. Implementación de las firmas digitales, electrónicas y mecánicas. Para la implementación de las firmas digitales, electrónicas y mecánicas se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos generales:

a. Firmas digitales: La Dirección de Gestión Corporativa solicitará a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la asignación de la firma digital a los funcionarios autorizados, para lo cual la mencionada oficina requerirá al firmante realizar el trámite correspondiente para el registro de la firma y procederá a su activación, descargando la aplicación para firma digital en los equipos de cómputo de los firmantes y realizará la parametrización en el Sistema de Gestión Documental - SIGA habilitando la funcionalidad firma digital.

b. Firmas electrónicas: la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones realizará la parametrización de la firma electrónica en el Sistema de Gestión Documental - SIGA mediante la asignación del identificador único universal (UUID) el cual estará asociado a las credenciales registradas en el directorio activo de la entidad (DA) de cada usuario del sistema.

c. Firmas mecánicas: La Dirección de Gestión Corporativa solicitará al firmante remitir mediante el correo electrónico institucional la imagen digitalizada de la firma autógrafa en formato PNG y solicitará a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la parametrización de la firma mecánica en el Sistema de Gestión Documental SIGA, que consiste en cargar la imagen digitalizada asociándola al identificador único universal (UUID) del usuario.

Artículo 6. Responsabilidades. Los funcionarios y colaboradores de la Secretaría Jurídica Distrital son responsables de la confidencialidad de las credenciales de acceso a los sistemas de información en el que se haga uso de firmas digitales, electrónicas y mecánicas, por tanto deberán protegerlas y dar cumplimiento a la Política de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación de los Servicios TIC, así como, a los procedimientos para el uso de las firmas digitales, electrónicas y mecánicas que establezca la Secretaría Jurídica Distrital.

Parágrafo. En el caso de que un responsable de una firma digital tenga una incidencia como la pérdida del certificado, deberá de manera expedita poner en conocimiento la situación ante la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para que adelanten los trámites necesarios para solicitar la revocación del certificado y demás acciones que estime pertinentes.

Artículo 7. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 30 días del mes de diciembre del año 2022.

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

NOTA: Ver norma original en Anexos.