RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DECRETO 073 DE 2023

 

(Febrero 15)

 

Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones

 

LA ALCALDESA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

 

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los numerales 1 y 3 del artículo 38 y artículo 39 del Decreto Ley 1421 de 1993 y,

Ver Decreto Distrital 597 de 2023.

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, adicionó el artículo 65B a la Ley 23 de 1991 estableciendo que corresponde a las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, el deber de integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

 

Que el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho”, modificado por el Decreto Nacional 1167 de 2016, reglamenta la conciliación en materia de lo Contencioso Administrativo, y conforme el artículo 2.2.4.3.1.2.1., las normas que contiene sobre comités de conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

 

Que el capítulo I, título V, de la Ley 2220 de 2022 “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Conciliación y se dictan otras disposiciones”, establece los principios, aspectos generales y asuntos susceptibles de conciliación en el ámbito contencioso administrativo, regula lo relacionado con los procedimientos en materia de conciliación extrajudicial, la conciliación como requisito de procedibilidad y los casos en los cuales es facultativa, entre otros.

 

Que la Ley 2195 de 2022 modifica aspectos fundamentales de la Ley 678 de 2001, señalando entre otros, las competencias del comité de conciliación de las entidades en los procesos de repetición.

 

Que el artículo 3º del Decreto Distrital 323 de 2016 modificado parcialmente por el Decreto 798 de 2019, establece que la Secretaría Jurídica Distrital es el ente rector de los asuntos jurídicos distritales y el encargado de definir, adoptar, gestionar, orientar, coordinar y ejecutar las políticas en materia de gestión judicial y prevención del daño antijurídico en el Distrito Capital.

 

Que el artículo 10 ibídem asigna como funciones a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, unificar y orientar los criterios de representación judicial y extrajudicial de la Administración Distrital, así como establecer directrices, lineamientos y realizar el seguimiento, apoyo y asesoramiento a los diferentes Comités de Conciliación del nivel Distrital.

 

Que el Decreto Distrital 430 de 2018,“Por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, establece dentro sus objetivos promover la cultura de prevención del daño antijurídico, a través de políticas que deben ser propuestas por los Comités de Conciliación de las entidades distritales, y puestas en consideración de la Secretaría Jurídica Distrital para analizar la pertinencia de su adopción para el Distrito Capital. 

 

Que el Decreto 839 de 2018 “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos en materia de conciliación y Comités de Conciliación en el Distrito Capital” constituye una herramienta de carácter jurídico y administrativo de carácter transversal a nivel Distrital, el cual establece los parámetros y lineamientos generales a sus Comités de Conciliación, no obstante, este Decreto tuvo como fundamento la aplicación en su momento, entre otras, de la Ley 23 de 1991, la Ley 446 de 1998, la Ley 640 de 2001, la Ley 137 de 2009 la Ley 1395 de 2010 y la Ley 1579 de 2012 a nivel nacional, así como a nivel Distrital los Decretos 323 de 2016 y 430 de 2018, normas que han sido derogadas o modificadas especialmente con la expedición de la Ley 2220 del 30 de junio de 2022 “Por la cual se expide el estatuto de Conciliación y se Dictan otras Disposiciones” y el Decreto Distrital 798 de 2019 “Por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto Distrital 323 de 2016”, siendo por lo tanto necesario realizar su actualización e integración normativa la cual se realiza con la expedición del presente Decreto.

 

Que el artículo 20 del Decreto Distrital 807 de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, otorgó a la Secretaría Jurídica Distrital el liderazgo de la Política de Gestión y Desempeño Institucional de Defensa Jurídica y, a través de la Directiva 006 de 2022, esta Secretaría adoptó el documento metodológico y guía de implementación de la Política de Defensa Jurídica, el cual contempla dentro de sus objetivos el fortalecimiento transversal de los Comités de conciliación.

 

Que el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”, señala las responsabilidades específicas de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, en particular, las relacionadas con el análisis y decisión sobre casos en los que se pongan en conocimiento daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad, así como la definición de criterios de análisis para determinar la relación del  costo - beneficio de iniciar un medio de control, acción judicial o la constitución como víctima en un proceso penal de las entidades a las que pertenecen.

 

Que mediante Directiva 025 de 2018 la Secretaría Jurídica Distrital fijó los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales.

 

Que con el objeto de fortalecer la gestión jurídica Distrital y los Comités de Conciliación de las entidades y organismos que integran el Distrito Capital de Bogotá, se hace necesario impartir directrices y lineamientos en materia de prevención de daño antijurídico, aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, recuperación de recursos públicos, seguimiento a la gestión judicial y extrajudicial, y la adecuación respecto de las normas nacionales recientemente expedidas.

 

En mérito de lo expuesto,

 

DECRETA:

 

CAPÍTULO I

 

GENERALIDADES

 

Artículo 1º. Objeto. Establecer directrices y lineamientos para el adecuado funcionamiento de los Comités de Conciliación del orden Distrital e impartir lineamientos en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial y la efectiva recuperación de recursos públicos.

 

Artículo 2º. Ámbito de Aplicación. Las directrices, recomendaciones y herramientas dispuestas en el presente decreto, deberán ser acogidas en su integridad por los Comités de Conciliación del sector central. Los Comités de Conciliación de las entidades del sector descentralizado podrán adoptarlas total o parcialmente conforme a su autonomía.

 

La Contraloría de Bogotá, D.C., la Personería Bogotá, D.C., la Veeduría Distrital, los establecimientos educativos y las empresas del sector descentralizado, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá- ETB ESP., el Grupo de Energía de Bogotá - GEB. SA. ESP., Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAB-ESP y Capital Salud EPS, desarrollarán sus esquemas de conciliación en el marco de su propia autonomía, sin perjuicio de que los mismos fortalezcan sus políticas de prevención del daño antijurídico, conciliación y gestión jurídica a través de la adopción de las directrices y lineamientos propuestos en el presente decreto.

 

Artículo 3º. Armonización Normativa. Para la adopción de los lineamientos, asignaciones y procedimientos previstos en el presente Decreto, que se dan en desarrollo, armonización y estandarización de normas del orden nacional y distrital, se deberán revisar y ajustar los reglamentos internos de los Comités de Conciliación para asegurar que se cumpla a cabalidad con los propósitos de este Decreto.

 

Artículo 4º. Definiciones. Para los efectos del presente Decreto se adoptan las siguientes definiciones:

 

Conciliación: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de diferencias, con la ayuda de un tercero neutral calificado denominado conciliador, quien, además de proponer fórmulas de arreglo, da fe de la decisión de acuerdo, la cual es obligatoria y definitiva para las partes que concilian. Es judicial, si se realiza dentro de un proceso judicial, o extrajudicial si se realiza antes o por fuera de un proceso judicial (artículo 3 de la Ley 2220 de 2022). 

 

Conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo. La conciliación extrajudicial en asuntos contencioso administrativos es un mecanismo alternativo de resolución de conflictos, autocompositivo, por medio del cual las partes, por conducto de apoderado, gestionan ante un agente del Ministerio Público neutral y calificado la solución de aquellas controversias cuyo conocimiento corresponda a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo (artículo 88 de la Ley 2220 de 2022). 

 

Comité de Conciliación: Instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Está a cargo de decidir en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

 

La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité (artículo 117 de la Ley 2220 de 2022).

 

Prevención del daño antijurídico: Conforme lo establece el Decreto Distrital 430 de 2018, consiste en solucionar, mitigar o controlar la falencia administrativa o misional que genera litigiosidad. De acuerdo con lo señalado en el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en este se asignarán las responsabilidades en el interior de cada entidad.

 

Política de prevención del daño antijurídico: En atención a lo señalado en la “Guía para la generación de política de prevención del daño antijurídico”^[1] es la solución que se plantea a los problemas administrativos que generan reclamaciones y demandas, y consiste en el uso consciente y sistemático de los recursos a cargo de la entidad a través de mandatos y sobre prioridades de gasto relacionadas con la reducción de eventos de daño antijurídico.

 

Recuperación del patrimonio público: Obtención de los recursos o reivindicación por la afectación de bienes, derechos y obligaciones, propiedad del distrito, mediante el ejercicio de medios de control, acciones judiciales, procesos penales y mecanismos alternativos de solución de conflictos iniciados y suscritos por las entidades y organismos distritales, es decir, distintos a aquellos que provienen de una obligación clara, expresa y exigible (artículo 13 del Decreto Distrital 556 de 2021). 

 

CAPÍTULO II

 

SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 5º. Conformación. Las entidades distritales, conforme con el ámbito de aplicación descrito en el artículo 2º del presente decreto, deberán tener conformado un Comité de Conciliación mediante acto administrativo, el cual será informado y remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 6º. Integración y participación de sus integrantes. Los Comités de Conciliación Distritales deberán estar integrados de acuerdo a la disposición prevista en el artículo 118 de la Ley 2220 de 2022. La participación de sus integrantes será indelegable, salvo las excepciones establecidas en el artículo referido.

 

Artículo 7º. Reglas generales y desarrollo de las sesiones. Además de lo previsto en los artículos 118 y 119 de la Ley 2220 de 2022, los comités tendrán en cuenta los siguientes aspectos en el desarrollo de sus sesiones:

 

7.1 En ningún caso un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.

 

7.2 Los Comités de Conciliación se reunirán de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. Constituye un deber de todos los miembros del Comité asistir a todas sus sesiones, salvo que se encuentre debidamente justificada su inasistencia.

 

7.3 Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación el(la) Secretario(a) Técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión.  De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

7.4 De manera ordinaria, el(la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos en consideración del Comité.

 

7.5 Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas elaboradas por el(la) apoderado(a) del caso, los documentos de política, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y/o decisión del Comité.

 

7.6 Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

7.7 El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate se decidirá conforme a los lineamientos establecidos de forma discrecional en el reglamento interno de cada Comité de Conciliación.

 

7.8 Los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

7.9 A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá informar a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. Los demás integrantes decidirán sobre si se acepta o no el impedimento y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

7.10 Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento o recusación y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el(la) Presidente del comité, designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

7.11 Los Comités de Conciliación podrán invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.

 

Artículo 8º. Competencias de los Comités de Conciliación referidas a la Representación Judicial y Extrajudicial del Distrito Capital de Bogotá. En concordancia con lo preceptuado en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y normatividad relacionada, los Comités de Conciliación Distritales, tendrán a su cargo las siguientes actividades: 

 

8.1 Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N°. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

8.2 Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

8.3 Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

8.4 Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, los Comités de Conciliación respectivos deberán remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

8.5 A efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse y aumentar el índice de recuperación de recursos públicos, los Comités de Conciliación de las entidades y organismos del Distrito Capital deberán aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por las oficinas jurídicas, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

8.6 Los Comités de Conciliación deberán realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

8.7 Los Comités de Conciliación deberán estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

Artículo 9º. Competencias de los Comités de Conciliación frente a la Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía con fines de Repetición. Corresponde a los Comités de Conciliación, de acuerdo a lo establecido en el numeral 7º del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, decidir sobre la procedencia de la acción de repetición y determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, para lo cual observarán las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022.

Parágrafo primero. En los casos en que la representación judicial o extrajudicial la haya ejercido la Secretaría Jurídica Distrital, es obligación de los respectivos Comités de Conciliación de las entidades u organismos que efectuaron el pago, decidir sobre la procedencia de la acción de repetición; de ser afirmativa la decisión, la entidad u organismo distrital interpondrá y llevará la representación judicial de la acción de repetición con cargo a su presupuesto.

Parágrafo segundo La entidad que lleve la representación extrajudicial o judicial de la Acción de Repetición deberá exigir al (a la) abogado(a) apoderado(a), el diligenciamiento en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, de la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

Artículo 10º. Competencias de los Comités de Conciliación frente a la recuperación de recursos públicos. Los Comités de Conciliación deberán realizar el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”.

 

CAPÍTULO III

 

FORTALECIMIENTO EN MATERIA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y DE DEFENSA JURÍDICA

 

Artículo 11º. Adopción de políticas de prevención del daño antijurídico. Las políticas de prevención del daño antijurídico adoptadas por los Comités de Conciliación deberán ser formuladas con apego a los lineamientos metodológicos dispuestos en la Directiva 25 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital. La eficacia y necesidades de actualización de la política deberán ser valoradas anualmente por los Comités de Conciliación.

 

Artículo 12º. Política de Defensa Jurídica. Corresponde a los Comités de Conciliación de cada entidad conocer y dar cumplimiento a los instrumentos establecidos en el documento Metodológico de Implementación de la Política adoptado mediante Directiva 006 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 13º. Banco de Políticas de Conciliación y Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. El Banco de Políticas de Conciliación y de Prevención del Daño Antijurídico tiene como propósito facilitar su consulta, para su fácil aplicación y homologación en las distintas entidades, como modelo o insumo técnico entre los Comités de Conciliación y la comunidad jurídica distrital.

 

Por lo anterior, es deber de los Comités de Conciliación, remitir las Políticas que sobre la materia expidan, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición o actualización, a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 14º. Seguimiento a las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. Corresponde a los Comités de Conciliación hacer seguimiento a la eficacia de los planes de acción de las políticas de prevención de cada entidad. La Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital podrá solicitar informes del desempeño y vigencia de las políticas, para fines de actualización y seguimiento.

 

Artículo 15º. Sistemas de Información Jurídica Distritales. Corresponderá a los miembros del Comité de Conciliación, a sus Secretarios(as) Técnicos(as) y a los (las) apoderados(as) de las entidades que presenten los casos ante el mismo, consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la  información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital - AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria - SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital  y en las normas que la actualicen o sustituyan.

 

Artículo 16º. Actualización en el Uso de las TICS y Neutralidad Tecnológica. Los integrantes del Comité de Conciliación en coordinación con los (las) Subsecretarios(as), Directores(as) o Jefes(as) Jurídicos(as) velarán para que la entidad y en especial los (las) apoderados(as) que lleven la representación judicial y extrajudicial de la misma, cuenten con las adecuadas herramientas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), a fin de poder participar y hacer seguimiento a las diferentes formas de llevar los  procesos  de conciliación previstos en la Ley 2220 de 2022 “Estatuto de Conciliación”; ya sea de manera presencial, virtual o mixta, garantizando las condiciones de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de la entidad, esta última cuando esté sometida a reserva legal.  

 

Parágrafo. Para lo anterior es necesario que la entidad cuente con los medios tecnológicos adecuados para garantizar la neutralidad tecnológica y la igualdad de acceso a la Administración Pública, acorde con lo establecido en los artículos 53 y 53A de la Ley 1437 de 2011.

     

Artículo 17º. Publicación de Acuerdos Conciliatorios. Los(Las) Secretarios(as) Técnicos(as) de los Comités de Conciliación verificarán que se publiquen en la página Web de sus entidades u organismos, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y/o laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos. Así mismo, el(la) Jefe jurídico(ca) de la respectiva entidad u organismo distrital remitirá oportunamente en medio magnético o virtual las citadas actas a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", en cumplimiento de lo establecido en los artículos 11 y 12.3 de la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

CAPÍTULO IV

 

LÍNEAS DECISIONALES PARA LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 18º. Líneas decisionales para los Comités de Conciliación. Los Comités de Conciliación de las entidades y organismos del Distrito Capital, dentro de la formulación de sus políticas de Conciliación, tendrán como criterios auxiliares en sus deliberaciones las siguientes líneas decisionales, respecto a la posibilidad de autorizar a sus apoderados para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia judicial o extrajudicial.

 

Estos criterios se toman a partir de la consideración de las acciones reiterativamente formuladas y las causas en que se sustentan las mismas. Deben ser criterios auxiliares que coadyuven la toma de la decisión, la cual - en todos los casos - depende exclusivamente del análisis de los hechos, las pretensiones, su fundamento legal y jurisprudencial, las pruebas aportadas y la viabilidad o probabilidad de una decisión en contra:

 

18.1 Con ánimo conciliatorio

 

18.1.1 Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad u organismo distrital.

 

18.1.2 Cuando se trate de un caso en el que exista clara aplicación de Sentencias de Unificación, solicitud de extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad u organismo distrital.

 

18.1.3 Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la entidad pública.

 

18.1.4 Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de ésta.

 

18.1.5 Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

18.1.6 Cuando medie acto administrativo de carácter particular podrá conciliarse sobre sus efectos económicos si se da alguna de las causales del artículo 93 de la Ley 1437 de 2011. 

 

18.2 Sin ánimo conciliatorio

 

18.2.1 Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

18.2.2 Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de las plantas de personal.

 

18.2.3 Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al Distrito Capital por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo, si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

18.2.4 Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará para conciliaciones extrajudiciales.

 

18.2.5 Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

18.2.6 Cuando el retiro de un empleado público nombrado en provisionalidad haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

 

18.2.7 En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

18.2.8 Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

18.2.9 En aquellos casos en que se aplique la definición de líneas decisionales propias de cada entidad u organismo distrital conforme a su competencia y autonomía.  

   

CAPITULO V

 

COMPETENCIAS ESPECIALES DE ALGUNOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN EN BOGOTÁ, D.C.

 

Artículo 19º. Competencias especiales del Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital. Dentro del principio de unidad jurídica de Bogotá, D.C., y teniendo en cuenta el liderazgo que debe ejercer la Secretaría Jurídica Distrital frente a la formulación, adopción, seguimiento y ejecución de políticas para el fortalecimiento de la Gerencia Jurídica en materia de gestión judicial y de prevención del daño antijurídico, el Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital, tendrá las siguientes atribuciones a nivel distrital:

 

19.1 Será la instancia de estudio, deliberación y análisis de temáticas de interés o impacto distrital, previo a la adopción de políticas de prevención de daño antijurídico y fortalecimiento de la defensa judicial relacionadas con los asuntos sometidos a su conocimiento.

 

19.2 Podrá unificar, coordinar y proponer las líneas decisionales en materia de políticas de defensa judicial y prevención del daño antijurídico frente a temáticas de interés o impacto distrital. Estas líneas revisadas y aprobadas por el Comité se oficializarán, mediante acuerdo firmado por sus integrantes, y servirán como criterio subsidiario para las entidades y organismos distritales en casos análogos a los que están allí previstos cuando exista un vacío normativo o una falta de definición de la estrategia de defensa a seguir en las decisiones precedentes de los Comités de Conciliación. Lo anterior sin perjuicio de las competencias que les corresponden al Comité de Conciliación de cada entidad y organismo, relacionadas con la posibilidad de determinar sus políticas en materia de prevención del daño antijurídico y defensa judicial al interior de cada uno de ellos.

 

19.3 Con el fin de unificar la postura en la representación judicial o extrajudicial del Distrito Capital de Bogotá, de oficio o a petición de los diferentes Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, convocará la realización de sesiones conjuntas, en los que se expongan, amplíen, debatan y/o definan las posiciones de cada entidad u organismo distrital.  

  

19.4 Cuando haya varias entidades convocadas en Acciones Populares o de Grupo, o dentro de un proceso asumido directamente por la Secretaría Jurídica Distrital, y exista contradicción entre las posiciones institucionales de las entidades y/u organismos distritales, respecto de la fórmula de conciliación o de no conciliación, de pacto o de no pacto, el abogado de la Secretaría Jurídica Distrital que lleva la representación del proceso, dejará constancia expresa de ello en la ficha técnica respectiva y solicitará al Secretario Técnico del Comité de la Secretaría Jurídica Distrital, citar a los Directores, Subsecretarios o Jefes de las oficinas jurídicas de las entidades u organismos distritales involucrados en el caso objeto de estudio, quienes deberán comparecer a sesión de dicho Comité, a fin de explicar y/o ampliar el fundamento de su posición institucional. Esta citación es de carácter obligatoria.

 

Una vez efectuada la exposición antes mencionada, el Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital, tomará la decisión que corresponda en última instancia.

 

19.5 Cuando en los medios de control para la protección de los derechos colectivos, concurran varias entidades u organismos distritales y los Comités de Conciliación de cada una presenten posturas diferentes, o la naturaleza, impacto o interés del asunto lo amerite, la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, deberá solicitar al Comité de Conciliación de la Secretaría jurídica Distrital conocer del tema, el cual decidirá en última instancia.

 

19.6 En los casos en los que la Secretaría Jurídica Distrital ejerza la representación judicial y/o extrajudicial de una o más entidades u organismos distritales, es obligación de los respectivos Comités de Conciliación pronunciarse sobre la procedencia o improcedencia de presentar fórmulas de arreglo.

 

Artículo 20º. Competencias especiales del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno. Se asigna al Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno la función de ejercer, en nombre de los Fondos de Desarrollo Local de Bogotá, D.C. o la entidad que haga sus veces, las atribuciones propias de los Comités de Conciliación de las entidades públicas, conforme a las disposiciones legales vigentes, especialmente las siguientes:

 

20.1 Estudiar la procedencia de acción de repetición, por pago de condenas, conciliaciones o de cualquier otro crédito surgido de la responsabilidad patrimonial con cargo al sector de las localidades conformado según lo preceptuado en el artículo del 30 del Acuerdo 257 de 2006, en concordancia con lo previsto en el Acuerdo 740 de 2019.

 

20.2 Estudiar la procedencia o improcedencia de presentar fórmula de pacto de cumplimiento en las acciones populares, cuyos hechos tengan relación con las funciones del sector de las localidades conformado según lo preceptuado en el artículo del 30 del Acuerdo 257 de 2006, en concordancia con lo previsto en el Acuerdo 740 de 2019.

 

Artículo 21º. Competencias especiales del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Hacienda. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Hacienda, conocerá sobre la procedencia de la conciliación judicial y extrajudicial en las causas litigiosas y asuntos de las entidades liquidadas frente a las cuales es imposible conformar dicho comité, esto es, el Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos -SISE-; la Empresa Distrital de Transporte Urbano -EDTU-; la Empresa Distrital de Servicios Públicos -EDIS- ; la Caja de Previsión Social Distrital -CPSD- y el Fondo de Educación y Seguridad Vial –FONDATT, relativos a temas de administración de personal, acciones contractuales, en procesos de liquidación, entre otros, salvo los relacionados con temas pensionales, las cuales serán de competencia del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP-; y los referentes a hechos, actos, omisiones u operaciones del FONDATT liquidado y de la Secretaría de Tránsito y Transporte que en ejercicio de la facultad transitoria de autoridad de tránsito, serán de competencia de la Secretaría Distrital de Movilidad -SDM-.

 

Artículo 22º. Competencias del Comité de Conciliación del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP. El Comité de Conciliación del FONCEP, conocerá:

 

22.1 La conciliación judicial y extrajudicial de las entidades liquidadas señaladas en el artículo anterior, respecto de los temas relacionados con el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá del Distrito Capital.

 

22.2 La procedencia de las acciones de repetición por pagos de condenas, conciliaciones o de cualquier otro crédito surgido de la responsabilidad patrimonial, efectuados con cargo a los recursos propios del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, Distrito Capital, con posterioridad al 10 de mayo de 2002 y hasta 31 de diciembre de 2006, o con cargo a los Fondos Cuenta de Pasivos del centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos SISE y la Empresa Distrital de Transporte Urbano EDTU, que se hubieren realizado a partir del 1º de enero de 2004; de los relativos a la Empresa Distrital de Servicios Públicos EDIS y la Caja de Previsión Social Distrital CPSD que se hubieran efectuado a partir del 15 de julio de 2002 y del Fondo de Educación y Seguridad Vial FONDATT, de condenas relacionadas con temas pensionales.

 

Parágrafo. Las anteriores atribuciones deberán ejercerse en todo caso conforme a las disposiciones que en materia de representación judicial y extrajudicial defina el Distrito Capital.

 

CAPÍTULO VI

 

SOBRE LOS DEBERES DE LOS APODERADOS FRENTE A LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 23º. Deberes de los apoderados que ejercen la representación judicial y Extrajudicial del Distrito Capital de Bogotá. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, corresponde a los apoderados que defienden los intereses del Distrito Capital y llevan representación judicial de procesos a cargo de los entes públicos y organismos distritales, los siguientes:

 

23.1 Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

 

23.2 Realizar la entrega de la ficha técnica a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas por el reglamento interno de cada entidad u organismo. 

 

23.3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.

 

23.4. Los apoderados de la Secretaría Jurídica Distrital, que tengan bajo su responsabilidad la representación judicial de un proceso donde se involucre más de un organismo o entidad pública, deberán solicitar que se fije la posición institucional de cada una de las entidades a través de sus respectivos Comités de Conciliación.

 

23.5 Salvo caso excepcional y justificado, los apoderados de la Secretaría Jurídica Distrital que representen a más de una entidad, comparecerán a la respectiva diligencia de conciliación o de pacto de cumplimiento con la posición unificada distrital, para lo cual aportarán al juez de conocimiento o al procurador según sea el caso, la certificación expedida por el secretario técnico del Comité de Conciliación respectivo, donde consta la autorización al apoderado de presentar o no fórmula de conciliación o de pacto de cumplimiento.

 

23.6. Las decisiones adoptadas por los Comités de Conciliación o por el representante legal de cada entidad u organismo distrital, serán de obligatorio cumplimiento para sus apoderados.

 

CAPÍTULO VII

 

SOBRE LOS DEBERES DE LOS SECRETARIOS TÉCNICOS

 

Artículo 24º. Funciones de los Secretarios Técnicos. Además de las funciones previstas en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, los secretarios técnicos de los Comités de Conciliación de los organismos y entidades del Distrito Capital, tendrán a su cargo las siguientes:

 

24.1 Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el plan anual de acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado No. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

24.2 Elaborar y cargar las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas serán suscritas por el secretario técnico y el (la) presidente del comité de cada una de las entidades, previa aprobación de cada uno de los miembros.  

 

24.3. Presentar un informe a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo. Este informe se realizará en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

24.4. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

24.5. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad.

 

24.6. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración de los Comités de Conciliación y la actualización de los Sistemas Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales –SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité:

 

- Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica de los Comités de Conciliación.

 

- Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo y su delegado, si lo hubiere.

 

- Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

- Actas suscritas por los respectivos Comités de Conciliación que no se hayan incorporado a la fecha al sistema SIPROJ.

 

- Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

- Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

Artículo 25º. Delegación en la Secretaría Jurídica Distrital. Delegar en la Secretaría Jurídica Distrital la expedición de lineamientos, directrices y/ o políticas necesarias para la correcta aplicación de la Ley 2220 de 2022 en las entidades indicadas en el ámbito de aplicación del presente decreto.

 

Artículo 26°. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación, y deroga el Decreto Distrital 839 de 2018.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 15 días del mes de febrero del año 2023.

 

CLAUDIA NAYIBE LÓPEZ HERNÁNDEZ

 

Alcaldesa Mayor

 

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

 

Secretario Jurídico Distrital

Nota: Ver norma original en Anexos.