RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 006 DE 2023

(Febrero 24)

Manual de Lineamientos para el Estudio, Elaboración y Seguimiento de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico

El COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que le confiere la

Ley 2220 de 2022, el Decreto Distrital 073 de 2023 y el Acuerdo 003 de 2019 del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, y

Ver Acuerdo 007 de 2023, Acuerdo 10 de 2023.

CONSIDERANDO:

Que la Ley 446 de 1998 -“Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia”, establece en su artículo 75, que en las entidades y los organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como en los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por servidores del nivel directivo. 

Que la Resolución No. 023 del 31 de enero de 2007, modificada por la Resolución No. 305 de 2009, la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico creó el Comité de Conciliación como una instancia de carácter decisorio, de conformidad con las normas nacionales sobre la materia.

Que la Ley 2220 de 2022, “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Conciliación y se dictan otras disposiciones” establece en su artículo 117 que «los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.»

Que en virtud de lo dispuesto en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y el artículo 11 del Decreto Distrital 073 de 2023 el Comité de Conciliación tiene entre sus funciones la de formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico y diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

Que, conforme con el Decreto Distrital 430 de 2018, “por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, la Prevención del Daño Antijurídico es uno de los ejes transversales del Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital, abarcando todas las instancias administrativas y judiciales en las que desarrolla su gestión el Distrito Capital.

Que en virtud de lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto Distrital 430 de 2018, el Modelo de Gestión Jurídica Pública tiene como objetivos, entre otros, el garantizar herramientas que permitan la planeación, ejecución y control de la actividad desarrollada a nivel jurídico, para el seguimiento y la implementación de mejoras en los procesos y procedimientos adelantados y el promover la cultura de prevención del daño antijurídico y establecer medidas y acciones de defensa judicial del Distrito Capital para la protección del patrimonio público.

Que la competencia para proferir las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos públicos distritales, está consagrada entre otras normas, en el artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018, así: «Prevención del Daño Antijurídico. Las entidades y organismos distritales desarrollarán la prevención de conductas que puedan generar una lesión ilegítima o daños a los particulares o al Distrito Capital, que en el ejercicio de la función pública lleven a la administración a responder por los perjuicios patrimoniales y/o extrapatrimoniales que se causen.

 Adicionalmente, la Prevención del Daño Antijurídico hace parte de la Defensa Judicial y consiste en solucionar, mitigar o controlar la falencia administrativa o misional que genera litigiosidad. En este caso, la política de prevención del daño antijurídico debe ser proferida por el Comité de Conciliación de la entidad u organismo distrital atendiendo los lineamientos que defina la Secretaría Jurídica Distrital.

Las políticas que se formulen y emitan por parte de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales serán presentadas a la Secretaría Jurídica Distrital quien analizará la pertinencia de adoptarlas para el Distrito Capital.»

Que el Decreto Distrital 073 de 2023 - “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” estableció directrices para adoptar políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes, para asistir ante los despachos judiciales o extrajudiciales con una posición institucional unificada y coherente, cuando se debatan temas con identidad fáctica, jurídica y coincidencia temporal y espacial, cuando sea del caso.

Que el 27 de diciembre de 2018, la Secretaría Jurídica Distrital expidió la Directiva 025 de 2018, por medio de la cual se establecieron los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de políticas de prevención del daño antijurídico, como un instrumento para la gestión de la política en los Comités de Conciliación de los organismos y entidades distritales.

Que la Directiva 025 de 2018 señala entre otras cosas que, los conflictos entre la institucionalidad y los particulares disminuyen o pueden ser resueltos por virtud de la formulación, adopción y ejecución efectiva de políticas de prevención del daño antijurídico, que permite que asuntos que son susceptibles de ser decididos por los jueces «ni siquiera lleguen a esa etapa porque es posible preverlos y evitarlos».

Que conforme con la Directiva 025 de 2018 la adopción de estas políticas permite adicionalmente que «los recursos del organismo o entidad que están dispuestos para su defensa se concentren en los casos que no podrían evitarse mejorando los procesos administrativos internos».

Que el Comité de Conciliación deberá tener en cuenta todas las fuentes de responsabilidad del Estado (actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones), con ocasión de la gestión administrativa propia de cada ente público, como herramientas para el estudio, análisis, formulación y adopción de sus políticas de prevención del daño antijurídico, sin perjuicio de lo establecido en el inciso final del artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018.

Que dichas políticas determinarán acciones concretas que permeen a toda la entidad, mejorando los procesos internos de la misma, optimizando la eficiencia y eficacia del sector público distrital reduciendo demandas en el mediano plazo; minimizando los costos de enfrentar procesos judiciales, y disminuyendo los pagos a realizar por concepto de conciliaciones y sentencias.

Que se hace necesario que la prevención del daño antijurídico en la Secretaría permee a toda la institución, es decir, si bien la instancia competente para la formulación y adopción de una política en la materia es el Comité de Conciliación, todas las dependencias (estratégicas, misionales y de apoyo), deben aportar insumos bien sea para su elaboración o para su implementación a través del plan de acción correspondiente.

Que mediante Resolución 354 de 2019 se adoptaron los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Que mediante Acuerdo 004 de 2022 del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico se adoptó el documento “Manual de Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico”. 

Que, por lo anterior, se hace pertinente actualizar y armonizar los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, las cuales serán de obligatoria observancia.

Que el presente acto administrativo fue puesto a consideración de los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, quienes en sesión del 22 de febrero de 2023 impartieron su aprobación.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Adoptar los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, los cuales se encuentran integrados en el presente acto administrativo.

Artículo 2. Usar las siguientes definiciones para efectos de interpretación del presente acuerdo:

2.1 Daño Antijurídico. Aquel perjuicio, menoscabo, detrimento que carece de título jurídico válido y que excede el conjunto de las cargas que normalmente debe soportar el individuo en todas sus áreas de desarrollo, es decir, aquel frente al cual la persona no está en el deber jurídico de soportar, por no tener respaldo jurídico. Este puede ser causado por la acción o la omisión de las autoridades y genera un perjuicio que debe ser indemnizado.

2.2 Dependencia (s) en donde ocurre la falla. Es la encargada de prevenir la ocurrencia de la misma e implementar la política de prevención del daño antijurídico que formule y expida el Comité de Conciliación, ejecutando el correspondiente plan de acción.

2.3 Comité de Conciliación. Instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Está a cargo de decidir en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité (artículo 117 de la Ley 2220 de 2022).

2.4 Grupo interdisciplinario. Encargado de priorizar las causas recurrentes o reiteradas, así como de identificar la falla administrativa, la dependencia en donde ésta ocurre, y de proponer alternativas para solucionar, mitigar o controlar la falla.

2.5 Prevención del Daño Antijurídico. Las entidades y organismos distritales desarrollarán la prevención de conductas que puedan generar una lesión ilegítima o daños a los particulares o al Distrito Capital, que en el ejercicio de la función pública lleven a la administración a responder por los perjuicios patrimoniales y/o extrapatrimoniales que se causen. Adicionalmente, la Prevención del Daño Antijurídico hace parte de la Defensa Judicial y consiste en solucionar, mitigar o controlar la falencia administrativa o misional que genera litigiosidad. Conforme lo establece el Decreto Distrital 430 de 2018, consiste en solucionar, mitigar o controlar la falencia administrativa o misional que genera litigiosidad. De acuerdo con lo señalado en el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en este se asignarán las responsabilidades en el interior de cada entidad.

2.6 Secretaría Técnica del Comité de Conciliación. Será el enlace entre el Grupo Interdisciplinario, el Comité de Conciliación y la(s) dependencia(s) en donde ocurre la falla. También será la responsable del manejo, conservación y custodia de los documentos que se originen en la aplicación de los presentes lineamientos.

Artículo 3. Ejecutar las siguientes actividades para la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico:

3.1 Creación e Integración del Grupo Interdisciplinario

3.1.1. El Comité de Conciliación integrará un Grupo Interdisciplinario que se encargará de ejecutar las actividades contenidas en el presente Manual, según le corresponda.

3.1.2. El Grupo Interdisciplinario estará compuesto por cinco (5) miembros permanentes.

i. Un (1) funcionario designado por Despacho del Secretario Distrital de Desarrollo Económico, quien presidirá el Grupo Interdisciplinario, convocará las reuniones y servirá de enlace con el Secretario Técnico del Comité de Conciliación.

ii. Un (1) funcionario designado por la Oficina Asesora Jurídica.

iii. Un (1) funcionario designado por la Dirección de Gestión Corporativa.

iv. Un (1) funcionario designado por la Oficina Asesora de Planeación.

v. Un (1) funcionario designado por la Subsecretaría de Desarrollo que actuará como representante de las Direcciones de Estudios Económicos, Desarrollo Empresarial y Empleo, Economía Rural y Abastecimiento Alimentario y Competitividad Bogotá - Región.

3.1.3. La designación de los miembros del Grupo Interdisciplinario deberá hacerse atendiendo a criterios de formación, experiencia, discreción y conocimiento estratégico de la Entidad, de tal manera que sus integrantes cumplan con las calidades requeridas para cumplir con las actividades dispuestas en el presente Manual.

3.1.4. La asistencia a las reuniones que celebre el Grupo Interdisciplinario son obligatorias e indelegables.

3.1.5. Las designaciones para ser miembro del Grupo Interdisciplinario se realizan sin perjuicio de las demás funciones a cargo y no generan ningún tipo de derecho ni reconocimiento adicional alguno. En todo caso, mientras dure su pertenencia al Grupo Interdisciplinario, la actividad deberá ser desarrollada y cumplida con carácter prioritario.

3.1.6. Además de los funcionarios designados en 3.1.2., y según se requiera para un tema en particular, podrán ser parte del Grupo interdisciplinario los funcionarios y/o contratistas que, por su experticia, deban asistir previa convocatoria elevada por el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Para estos casos en particular, el Grupo Interdisciplinario podrá solicitar al Comité de Conciliación realizar una nueva convocatoria, según la necesidad.

3.1.7. El Grupo Interdisciplinario podrá presentar propuestas al Comité de Conciliación para la modificación del presente Manual de Lineamientos para el Diseño de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico.

3.2. Identificación del Problema y Priorización de Casos. Estarán a cargo del Grupo Interdisciplinario las siguientes actividades:

3.2.1. Determinar los casos en los cuales el organismo o la entidad distrital ha sido condenada, las solicitudes de conciliación extra judiciales y judiciales, las reclamaciones y actuaciones administrativas que puedan llegar a generar litigiosidad, entre otros.

3.2.2. Establecer el periodo a analizar, con un corte de mínimo de tres (3) años.

3.2.3. Identificar en una matriz o ficha los casos reiterados o recurrentes con base en los siguientes criterios:

i. Sentencias condenatorias y laudos arbitrales.

ii. Decisiones de conciliación extrajudicial o judicial tomadas por el Comité de Conciliación.

iii. Actividad pre contractual, contractual o pos contractual, entre otras, valores de los pagos que realice la entidad u organismo distrital por casos resultantes de la sumatoria de las sentencias, conciliaciones y reclamaciones realizadas en cada caso.

iv. La frecuencia con que se presentan los casos, esto es, la cantidad de veces que se repite en un lapso de tiempo determinado por la entidad u organismo distrital, conforme al numeral 3 de este paso.

v. Priorizar los casos, tanto en virtud de la cuantía como de la frecuencia, para focalizar los esfuerzos de generación de política de prevención del daño antijurídico.

3.3. Identificación de las causas y determinación de la dependencia en donde ocurre la falla. Cumplido el paso 3.2., el Grupo Interdisciplinario deberá:

i. Identificar la causa y extraer la falla y/o el error cometido.

ii. Establecer y analizar las causas.

iii. Identificar la (s) dependencia (s) en donde ocurre la falla.

iv. Presentar al Comité de Conciliación los resultados del análisis, por medio de un informe detallado y completo que precise cada uno de los puntos estudiados (administrativos, financieros, técnicos, jurídicos), y los demás que se consideren pertinentes.

v. El Comité de Conciliación asigna al Grupo interdisciplinario la elaboración de la propuesta de la política de prevención del daño antijurídico, y determina el plazo para su entrega.

3.4 Elaboración de la propuesta de la política de prevención del daño antijurídico. El Grupo Interdisciplinario elaborará la(s) alternativa(s) de solución y el plan de acción que contenga el proyecto de propuesta de la política, el cual contendrá frente a cada una de las fallas o error cometido lo siguiente:

i. Las acciones y medidas que mitiguen o resuelvan la causa primaria.

ii. El presupuesto estimado para la solución.

iii. El cronograma para su desarrollo el cual debe incluir el plazo o periodicidad de seguimiento del mismo.

iv. Los resultados esperados.

v. los indicadores para su medición.

vi. Las áreas responsables de la implementación de la propuesta.

3.5. Formulación y Adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico. Presentada formalmente la propuesta de política y el plan de acción sugerido por el Grupo Interdisciplinario, el Comité de Conciliación deberá:

i. Analizar la propuesta de política de prevención de daño antijurídico y el plan de acción asociado, así como solicitar los ajustes a que hubiere lugar.

ii. Formular la política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente.

iii. Solicitar a través de la Secretaría Técnica adelantar las gestiones a fin de que se disponga de los recursos técnicos, humanos, administrativos, financieros, etc, para su ejecución.

iv. Adoptar mediante Acuerdo la política. Dicho Acuerdo estará acompañado del documento de formulación de la política, el plan de acción y los demás soportes que fundamentaron la adopción de la misma.

v. Solicitar a las áreas correspondientes que las acciones y medidas del plan de acción sean incluidas, cuando se requiera, en la planeación operativa anual y estratégica de la entidad u organismo.

vi. Socializar la política al interior del organismo o entidad distrital (Intranet, página web, etc.).

3.6. Implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico. La Dependencia o dependencias en donde halla identificado la existencia de una falla deberá implementar el plan de acción aprobado por el Comité de Conciliación, ejecutando sus actividades en el periodo indicado y demás condiciones previstas allí.

3.7. Seguimiento y Evaluación. Para efectos de verificar el cumplimiento del plan de acción establecido y medir sus resultados se ejecutarán las siguientes actividades:

i. La dependencia a cargo de la implementación presentará al Comité de Conciliación un informe de la misma, según lo establecido en el documento de formulación y adopción de la política de prevención del daño antijurídico, y en el plan de acción

ii. El Comité de Conciliación realizará el seguimiento al avance de los indicadores definidos en el plan de acción, evaluando si la política formulada y adoptada ha funcionado y si se ha podido implementar.

iii. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación documentará el avance de la política de prevención del daño antijurídico con base en la información suministrada por la dependencia a cargo de la implementación y los pronunciamientos, análisis y recomendaciones del Comité de Conciliación.

3.8. Ajuste de la Política de Prevención del Daño Antijurídico e Institucionalización. El Comité de Conciliación deberá:

i. Ajustar, con base en los resultados del seguimiento y evaluación, la política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente.

ii. Modificar, de ser necesario, el documento mediante el cual se formuló la política de prevención del daño antijurídico.

iii. Adoptar las modificaciones a que haya lugar y realizar los ajustes en los procesos y procedimientos correspondientes.

Artículo 4. Adoptar las políticas de prevención del daño antijurídico mediante Acuerdo del Comité de Conciliación. Una vez adoptadas, y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación del Acuerdo, la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación deberá remitirla a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital para su archivo de políticas de prevención de daño antijurídico.

Artículo 5. Derogar el “Manual de prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico” adoptado el 14 de junio en 2022.

Artículo 6. Adelantar las gestiones necesarias para que el Secretario Distrital de Desarrollo Económico expida acto administrativo mediante el cual derogue la Resolución 354 de 2019.

Artículo 7. La presente disposición rige a partir de la fecha de su publicación.

Aprobado en Sesión Ordinaria N° 04 de 2023 del Comité de Conciliación.

Dado en Bogotá, D.C., a los 24 días del mes de febrero del año 2023.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

GLORIA MARTÍNEZ SIERRA

PRESIDENTE COMITÉ DE CONCILIACIÓN

DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

VALERIE SANGREGORIO GUARNIZO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

MARÍA CATALINA BEJARANO SOTO

DIRECTORA DE ESTUDIOS ECONÓMICOS

LILIANA HENAO OROZCO

ASESORA DE DESPACHO

ENRIQUE SILVA HURTADO

SECRETARIO TÉCNICO