RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 212 DE 2023

 

(Marzo 31)

 

Por la cual se reglamenta la mediación de controversias jurídicas que se presenten entre organismos y/o entidades distritales

 

EL SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

 

En ejercicio de sus facultades normativas, en especial las conferidas por los numerales 15 y 11 de los artículos 3 y 5 del Decreto Distrital 323 de 2016, el numeral 9.3 del artículo 9 del Decreto Distrital 430 de 2018, el artículo 19 del Decreto Distrital 089 de 2021 y,

Ver Decreto Distrital 597 de 2023.

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con el numeral 15 del artículo 3 y el numeral 13 del artículo 9 del Decreto Distrital 323 de 2016 adicionado y modificado por los artículos 2 y 7 del Decreto Distrital 798 de 2019, respectivamente, la Secretaría Jurídica Distrital tiene competencia para mediar en las controversias jurídicas que se susciten entre entidades u organismos distritales, en el ejercicio de sus funciones.

 

Que el numeral 9.3 del artículo 9 del Decreto Distrital 430 de 2018, establece como competencia especial de la Secretaría Jurídica Distrital, efectuar mediación entre las entidades y organismos distritales para resolver controversias jurídicas que se originen en la gestión jurídica.

 

Que el artículo 19 del Decreto Distrital 089 de 2021, determina que antes de iniciar cualquier acción judicial, extrajudicial, o administrativa, las entidades de la administración distrital deberán solicitar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia, procurando evitar que las entidades acudan a la jurisdicción. 

 

Que la norma en cita establece que corresponde a la Subsecretaría Jurídica Distrital de la Secretaría Jurídica Distrital, dirigir la negociación, para lo cual establecerá los lineamientos internos para adelantar la intervención, debiendo determinar entre otros, los siguientes aspectos: concurrencia de las dependencias que conforme a la temática deban apoyar la intervención y el registro del número de mediaciones realizadas.

 

Que en el marco del el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, la Secretaría Jurídica Distrital adoptó a través de la Directiva 006 de 2022, la Política de Defensa Jurídica, la cual establece dentro de sus objetivos lograr una disminución sostenida del número de demandas a través de intervenciones oportunas.

 

Que de conformidad con los datos obtenidos del Sistema de Procesos Judiciales del Distrito - SIPROJ, los procesos activos entre entidades distritales para el año 2022, representan, dentro de las obligaciones contingentes, un valor total de $265.475.892.427, sin contar los gastos que puedan darse en el curso de estos procesos; por lo que se requiere implementar medidas tendientes a disminuir el número de estas controversias, a través del desarrollo efectivo de acuerdos que permitan a las entidades solucionar sus controversias de manera satisfactoria antes de acudir a la jurisdicción o terminar anticipadamente procesos que se encuentren en curso mediante conciliación judicial.

 

Que de acuerdo con los numerales 1 y 4 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, los Comités de Conciliación tienen como objetivo formular políticas de prevención del daño antijurídico y fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo.

 

Que de acuerdo con el numeral 12 del artículo 120 de la citada Ley, corresponde a los Comités de Conciliación autorizar que los conflictos que se originen entre entidades y organismos se sometan a trámite de mediación; por lo que resulta pertinente que dichas instancias promuevan y constaten el ejercicio de este método de resolución de conflictos cuando surjan controversias entre entidades distritales.

Que la Directiva 003 de 2023 expedida por el Secretario Jurídico Distrital adoptó la política de compras y contratación pública, en donde se establece una ruta tendiente a la solución de problemas y controversias para la prevención del daño antijurídico, entre las que se destaca: 

a) Acudir a la solución de conflictos y/o controversias que se llegaren a suscitar entre organismos y/o entidades distritales.

 

b) Promover el arreglo directo; 

c) Documentar las acciones que se generan para materializar este propósito y poder compartir a posteriori con las demás entidades; y 

e) Acometer acciones afirmativas para alcanzar logros en la aplicación de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC), tales como la transacción, la mediación, la conciliación, la amigable composición y el arbitraje.

 

Que corresponde a la Secretaría Jurídica Distrital, como ente rector de todos los asuntos jurídicos del Distrito, especialmente en lo relacionado con la orientación, formulación y adopción de políticas en materia de prevención del daño antijurídico y representación judicial y extrajudicial, así como en calidad de entidad mediadora para las controversias entre entidades distritales, reglamentar el procedimiento para adelantar la mediación en procura de celebrar acuerdos voluntarios que pongan fin a las controversias interadministrativas en la ciudad de Bogotá D.C.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

Disposiciones generales

 

Artículo 1°. Objeto. La presente resolución tiene por objeto reglamentar la mediación entre organismos y/o entidades Distritales, para que mediante un proceso voluntario puedan llegar a un acuerdo respecto de sus controversias jurídicas y así evitar el inicio de acciones judiciales entre estas.

 

Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Las disposiciones reglamentarias contenidas en la presente resolución son aplicables a todas las entidades y organismos distritales.

 

Artículo 3°. Definición de la mediación en el ámbito distrital. La mediación constituye un mecanismo de negociación confidencial, a través del cual las partes involucradas en una controversia, con la ayuda de un facilitador neutral y capacitado denominado mediador, llegan a un acuerdo voluntario que dé solución a la controversia de manera definitiva y con efectos vinculantes para las partes.

 

Artículo 4°. Principios que orientan la mediación entre entidades distritales. El procedimiento de la mediación agenciado por la Secretaría Jurídica Distrital estará orientado por los principios de:

 

Buena fe: En todas las actuaciones de la mediación se presumirá la buena fe, que implica la disposición de las entidades para concurrir y procurar su desarrollo célere, con trascendencia jurídica, generando confianza y seguridad recíproca.

 

Celeridad: Las partes deberán concurrir a la mediación haciendo uso de los recursos técnicos y jurídicos necesarios para mitigar los eventuales retrasos, evitando actuaciones dilatorias injustificadas y acoger las medidas necesarias para poner fin a la controversia de la manera más expedita posible.

 

Confidencialidad: Las partes e intervinientes en el proceso de mediación, garantizarán la confidencialidad de los asuntos relacionados con la mediación a no ser que las partes acuerden algo diferente, lo cual quedará especificado en el formato de compromiso de confidencialidad, dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Economía: Las partes concurrirán al mecanismo de la mediación buscando el menor costo para las entidades, atendiendo al deber de coordinación y procurando el menor desmedro para Bogotá Distrito Capital.

 

Imparcialidad: El deber que tiene los intervinientes en el proceso de mediación, de actuar con independencia e imparcialidad, por lo que, en caso de evidenciar posibles conflictos de intereses, deberá abstenerse de intervenir en el proceso de mediación.

 

Eficiencia. Se entiende como la mejor utilización administrativa y económica de los recursos técnicos y financieros disponibles para que las entidades del Distrito Capital logren un acuerdo en procura de la reducción de la litigiosidad y la recuperación del patrimonio distrital.

 

Efectividad. Consiste en el incremento progresivo de acuerdos negociados entre entidades distritales, reduciendo el número de procesos llevados o fallados por la jurisdicción contencioso-administrativa.

 

Colaboración armónica entre entidades. Esta dada por la cooperación que deben tener las entidades distritales para propiciar gestiones articuladas y acciones eficientes que permitan a las partes contar con información necesaria para la toma de decisiones en el marco de las mediaciones de carácter distrital.

 

CAPÍTULO II

 

            PROCEDIMIENTO DE MEDIACIÓN      

 

Artículo 5°. Partes. Para el desarrollo de la mediación se tendrán como intervinientes y facilitadores de la negociación las siguientes partes:

 

5.1. Convocante: Entidad(es) que solicita(n) la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital para solucionar de manera voluntaria una controversia de carácter jurídico que involucra a otra(s) entidad(es) distrital(es).

 

La Secretaría Jurídica Distrital podrá convocar de oficio a las partes para intentar un arreglo voluntario entre entidades del orden distrital, tanto de procesos en curso como de eventuales conflictos susceptibles de ser llevados a la jurisdicción, en procura de prevenir el daño antijurídico, reducir el contingente y la litigiosidad.

 

Para estos efectos se solicitará a las entidades la información específica requerida por la Secretaría Jurídica Distrital para análisis respectivo. Con base en la información recibida se determinará convocar o no a las partes a una sesión informativa para instarles a participar de la negociación, la asistencia a esta sesión será de carácter obligatorio.

 

5.2. Convocada: Entidad(es) frente a la(s) cual(es) se eleva el trámite de mediación, solicitado por parte del convocante o de la Secretaría Jurídica Distrital.  La asistencia a la sesión inicial para determinar el inicio o no de la mediación será de carácter obligatorio.      

 

5.3. Mediador: Rol ejercido por el servidor o colaborador designado por la Secretaría Jurídica Distrital, quien de manera imparcial facilitará el dialogo entre los representantes de las entidades, considerando las particularidades del caso y las consideraciones que expresen las partes en procura de llegar a un acuerdo voluntario, en el que las propias partes están en control de la decisión para resolver definitivamente la controversia.

 

5.4. Entidades vinculadas: Cuando se evidencie una relación entre los hechos puestos en consideración con la misionalidad y funciones de entidades distritales que no fueron convocadas a la mediación, estas podrán ser vinculadas a la negociación por parte del mediador.

 

Del mismo modo, en caso de que los hechos que dieron origen a la solicitud puedan afectar intereses de otros organismos y/o entidades diferentes a quienes obran como convocante y convocada, dicha circunstancia se hará constar por escrito a efectos de determinar la conveniencia de vincularlos al trámite.

 

5.5. Invitado: En el evento de que en el proceso de mediación se requiera precisar información de carácter técnica o especial, el mediador podrá invitar a los servidores o colaboradores que puedan ampliar dicha información.

 

5.6. Secretaría Técnica: La Secretaría Técnica estará encargada de apoyar las gestiones y actividades jurídicas propias del proceso de mediación.

 

Artículo 6°. Solicitud de intervención. La entidad o entidades interesadas en promover la mediación ante la Secretaría Jurídica Distrital en calidad de convocante deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:

 

6.1. La(s) entidad(es) convocante(s) deberá(n) allegar a la Secretaría Jurídica una solicitud que deberá contener una narración de los hechos que generaron el conflicto o controversia, los antecedentes y fundamentos técnico-jurídicos que los respalden, junto con las distintas posiciones jurídicas planteadas por las entidades frente a los hechos objeto de controversia. Este escrito se deberá dirigir con copia a la parte convocada, para fines informativos.

 

6.2. La solicitud deberá contener un análisis de viabilidad del medio de control que se pretende iniciar indicando un análisis de la caducidad y las eventuales pretensiones. En caso de tratarse de un proceso en curso, se deberá informar la etapa procesal en la que se encuentra el proceso y el número de radicado, identificación en el sistema de procesos judiciales.

 

6.3. Las entidades deben acreditar la autorización para adelantar el trámite de mediación ante la Secretaría Jurídica Distrital por parte de sus Comités de Conciliación. La autorización para el fin señalado no debe incluir postura de la entidad y deberá ser tramitada antes del inicio de las respectivas sesiones.

 

6.4. Cuando el conflicto entre entidades involucre a una entidad del orden Nacional u otro ente territorial, las entidades podrán promover la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, lo que se deberá informas a la Secretaría Jurídica Distrital, para que determine su eventual participación en el proceso de mediación.

 

6.5. Cuando se pretenda adelantar la mediación de manera facultativa ante la Procuraduría General de la Nación, en consideración de la dirección institucional de las políticas de defensa y prevención del daño antijurídico a cargo de la Secretaría Jurídica Distrital, las entidades distritales deberán informar a esta Secretaría para que se emita un análisis de conveniencia y las recomendaciones procedentes para el caso.

 

Parágrafo. En caso de que las entidades concurran de manera conjunta, podrán presentar un escrito unificado el cual deberá ajustarse en lo pertinente a los parámetros establecidos en el presente artículo.

 

Artículo 7°. Desarrollo de la mediación. El procedimiento de mediación se surtirá bajo los siguientes lineamientos:

 

7.1. Recibida la solicitud allegada por la parte convocante, la Secretaría Técnica realizará un análisis previo de cumplimiento de requisitos, en caso de no cumplirlos se informará dentro de los 10 días siguientes, a la entidad convocante para que, de ser procedente, se corrija la solicitud para lo cual se otorgará un término de 5 días hábiles. En caso de no ser subsanada la Secretaría Jurídica evaluará realizar el trámite de oficio, de conformidad con lo previsto en el numeral 5.1. de la presente resolución o declarar fallida la intervención.

 

7.2. Cuando la solicitud cumpla con el lleno de requisitos, la Secretaría Técnica informará a la Subsecretaría Jurídica, para que de conformidad con lo establecido en el numeral 13 del artículo 9° del Decreto Distrital 323 de 2016, modificado por el artículo 7° del Decreto 798 de 2019, designe al mediador, así como a las áreas al interior de la entidad que conforme a sus competencias deban apoyar técnica y jurídicamente la mediación. La Secretaría Técnica realizará la articulación con la (s) área(s) designada (s) y remitirá la documentación para el análisis correspondiente.

 

7.3. Realizada la designación, la Secretaría Técnica convocará a las partes a las sesiones de mediación con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles a la realización de esta. Las sesiones podrán llevarse a cabo de manera presencial o virtual.

 

7.4. A las sesiones de mediación deberá asistir el representante legal de forma obligatoria y en caso de ser un proceso en curso, también el apoderado de la respectiva entidad o entidades.

 

7.5. Las partes y demás participantes a las sesiones de mediación deberán suscribir y aceptar el acuerdo de confidencialidad, respecto de los asuntos tratados en el proceso de mediación. Lo anterior conforme al formato dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital y las condiciones o los parámetros adicionales que consideren oportunos las partes. Una vez aceptado se da inicio al desarrollo de las sesiones.

 

7.6. El acuerdo voluntario total o parcial concertado por las partes podrá incorporarse en actos administrativos, negocios jurídicos o mecanismos que se estimen pertinentes con el fin de garantizar su observancia y acatamiento eficientes. Estas condiciones deberán quedar registradas en el acta respectiva, indicando detalladamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos que se definan.

 

7.7. Cuando se determine que el resultado de la negociación debe elevarse ante la Procuraduría General de la Nación para surtir un procedimiento de conciliación extrajudicial o según el caso ante el juez de instancia, se deberá presentar el caso ante el Comité de conciliación de la entidad para lo de su competencia.

 

7.8. En caso de no lograr un acuerdo voluntario, la Secretaría Jurídica Distrital por intermedio de la Secretaría Técnica expedirá una certificación del agotamiento del trámite especificando las razones por las cuales no se logró el acuerdo en desarrollo de la mediación, la cual se allegará a las partes dentro de los cinco (5) días siguientes al desarrollo de la sesión.

 

7.9. En caso de que una o más partes no asistan a la sesión y no alleguen dentro de los tres (3) días siguientes la respectiva justificación, el procedimiento se declarará fallido dejándose constancia por escrito y poniéndose en conocimiento de los respectivos Comités de Conciliación para que adelanten las gestiones pertinentes.

 

7.10. La duración de la mediación podrá ser concertada por las partes de acuerdo con la complejidad del caso y se realizarán las sesiones que se consideren necesarias en la búsqueda de un acuerdo que soluciones la controversia.

 

En caso de que las partes no pacten un plazo, la mediación deberá ser desarrollada y finalizada dentro de los dos meses siguientes a la solicitud o convocatoria de oficio de esta. Este término podrá prorrogarse por un mes, por una única vez previa justificación de las partes, lo que quedará documentado.

 

Artículo 8°. Dirección del proceso de mediación. De conformidad con lo establecido en el numeral 13 del artículo 9 del Decreto Distrital 323 de 2016 modificado por el artículo 7 del Decreto 798 de 2018, corresponde al Subsecretario Jurídico Distrital de la Secretaría Jurídica Distrital, dirigir la mediación entre entidades y/ o designar al funcionario que fungirá como mediador en el respectivo caso.

 

El mediador, que sea designado debe informar en cuanto lo advierta, de potenciales o existentes conflictos de intereses, que puedan ser razonablemente percibidos como susceptibles de comprometer su imparcialidad. Así como observar los deberes contemplados en el artículo 2.2.3.2.2.2.2., del Decreto Nacional 2137 de 2015.

 

Artículo 9°. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del proceso de mediación será ejercida por Dirección Distrital de Gestión Judicial y tendrá las siguientes funciones:

 

9.1. Convocar a las partes y dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital que deban participar en el procedimiento de mediación, de conformidad con lo indicado por la Subsecretaría Jurídica Distrital.

 

9.2. Proyectar las actas de las sesiones de mediación y gestionar las firmas de los asistentes.

 

9.3. Proyectar para firma del Subsecretario Jurídico Distrital las certificaciones y comunicaciones necesarias durante el proceso de mediación.

 

9.4. Documentar las actividades propias del proceso, hacer seguimiento a los compromisos establecidos y llevar el registro de las mediaciones realizadas indicando entidades participantes, naturaleza de la controversia, problema jurídico, resultado de la intervención y compromisos adquiridos.

 

9.5. Hacer seguimiento a los compromisos pactados por las entidades en el proceso de mediación. Para ello, las entidades que solicitaron la mediación deberán informar los trámites adelantados al respecto.

9.6. Realizar y presentar los informes requeridos por la Subsecretaría Jurídica Distrital.

 

9.7. En los casos en que se identifiquen causas reiterativas, sugerir a la Subsecretaría Jurídica Distrital establecer lineamientos o políticas distritales, sectoriales o temáticas para evitar que se presenten nuevas intervenciones susceptibles de ser llevadas a la jurisdicción.

 

Artículo 10°. Alcance del proceso de mediación. La naturaleza de la intervención realizada por la Secretaría Jurídica Distrital es el de una negociación de carácter voluntario que no agota requisito de procedibilidad alguno, ni interrumpe el término de prescripción de derechos o de caducidad de los medios de control judicial aplicables, ni el procedimiento de conciliación extrajudicial o procesos judiciales en curso.

 

Artículo 11°. Vigencia y derogatoria. La presente Resolución rige a partir del día siguiente a su publicación y deroga la Resolución 107 de 2019 de la Secretaría Jurídica Distrital. 

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D. C., a los 31 días del mes de marzo del año 2023.

 

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

 

SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

Nota: Ver norma original en Anexos.