CIRCULAR 013 DE 2023

(Abril 14)

Para: Representantes legales, revisores fiscales y contadores (as) de corporaciones, asociaciones, fundaciones y demás entidades sin ánimo de lucro (ESAL), que están bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C; así como entidades distritales con competencia de inspección, vigilancia y control de dichas entidades sin ánimo de lucro (ESAL).

De: Secretaría Jurídica Distrital.

Asunto: Modificar parcialmente la Circular 058 del 18 de noviembre de 2022, que imparte "Instrucciones para la elaboración y presentación del programa de transparencia y ética empresarial".

Radicado No. 2-2023-5690

De conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 2195 de 2022 el numeral 16 del artículo 5° del Decreto Distrital 323 de 2016 y las disposiciones del capítulo I del Título III del Decreto Distrital 848 de 2019, la Secretaría Jurídica Distrital expidió la Circular 058 del 18 de noviembre de 2022, por medio de la cual impartió instrucciones a las Entidades sin ánimo de lucro (ESAL) que están bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para la elaboración y presentación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

Esta entidad elevó consulta ante la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República el día 18 de agosto de 2022 con respecto a los lineamientos contenidos en los programas de transparencia y ética empresarial, obteniendo respuesta el día 26 de agosto de 2022 en la cual informa que: (...) "se encuentra en el proceso de construcción de unos lineamientos mínimos que deben prever los programas de transparencia y ética empresarial" y recomienda "en el entretanto, avanzar tal y como lo señala el artículo 9^° en el sentido de ir determinando el contenido de los programas"(...)

Que a la fecha, la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República no ha emitido los lineamientos mínimos con los que deben contar los Programas de Transparencia y Ética empresarial contemplados en el parágrafo segundo del artículo 9 de la Ley 2195 de 2022 con el fin de (...) "estandarizar las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo, de conformidad con lo establecido" (...)

Que de conformidad con lo señalado en el inciso segundo del artículo 9 de la Ley 2195 de 2022, las autoridades de inspección, vigilancia o control determinarán el contenido de los programas de transparencia y ética empresarial teniendo en cuenta criterios tales como el sector, los riesgos del mismo, el monto de los activos, ingresos, el número de empleados y objeto social.

Que en el inciso tercero ibídem se estableció que para el caso de las Pymes y Mipymes, se deberá procurar que la elaboración e implementación de los programas de transparencia y ética empresarial no generen costos adicionales para las mismas.

Por lo anterior y con el fin de permitir que dichas entidades tengan un tiempo prudente para la adopción e implementación adecuada del PT EE, acogiendo los lineamientos que para el efecto expida la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, cuando ello ocurra. La Secretaría Jurídica Distrital considera procedente modificar parcialmente los numerales 6, 7 y 8 de la Circular 058 de 2022, los cuales quedarán en los siguientes términos:

"6.  Aprobación, implementación y vigencia

Sin importar su tipología, todos los programas de transparencia y ética empresarial, incluida la política de cumplimiento en ellos contenida, deberán ser aprobados por la Junta Directiva de la ESAL, o por el máximo órgano social, en caso de no contar con Junta Directiva.

Una vez aprobado, debe ser implementado y tendrá una vigencia de cuatro (4) años.

No obstante, podrá ser actualizado en cualquier momento, cuando se presenten cambios en la dinámica de desarrollo de su objeto social; cambios en su estructura patrimonial, en el monto de los activos (1.000 SMMLV a 31 de diciembre de cada año), en la dinámica de sus cooperantes o donantes; o ante cualquier otra situación que modifique o que pueda alterar su nivel de riesgo de CIST (Riesgo de Corrupción y/o de Soborno Trasnacional)".

"7. Responsable de su implementación y cumplimiento

Cada ESAL- debe designar a la persona encargada de la implementación y cumplimiento del programa aprobado, decisión que informará a la respectiva autoridad de inspección, vigilancia y control al momento de presentarlo.

Para el caso de las entidades obligadas a contar con la versión integral del Programa, es decir, que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de cada vigencia, sean iguales o superiores a mil (1 .000) salarios mínimos legales mensuales vigentes y/o que tengan implementado un sistema de administración de riesgos. El responsable de esta versión, no podrá ser el representante legal, ni pertenecer a los órganos sociales o de administración de la entidad, ni podrá ser el revisor fiscal, en los casos donde exista.

En aquellas entidades sin ánimo de lucro (ESAL) que ya cuenten con un responsable encargado del sistema de administración de riesgos, también podrá asumir la función de implementación y cumplimiento del PTEE-I.

Por su parte, para las ESAL- las entidades obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial, en la modalidad simplificado (PTEE-S), es decir, que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de cada vigencia, sean inferiores a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes y que no tengan implementado un sistema de administración de riesgos. El responsable podrá pertenecer a los órganos sociales y/o de administración. En todo caso, el representante legal y el revisor fiscal no podrán actuar en calidad de responsables del cumplimiento de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial simplificado (PTEE-S).

Es importante resaltar que, para el cumplimiento de las instrucciones impartidas mediante la presente Circular, las ESAL- no están obligadas a vincular a un oficial de cumplimiento, ni a crear dicha figura. No obstante, si la entidad decide hacerlo; sus requisitos, funciones, mecanismos de selección y responsabilidades, serán las establecidas por la Superintendencia de Sociedades mediante la Circular Externa 100000012 de 2021, en lo que sea aplicable".

"8. Forma y Plazo para su presentación

El programa deberá suscribirse por el representante legal de la entidad, y remitirse acompañado de copia del acta de aprobación, la cual debe ser tomada del libro de actas registrado en aquellos casos donde dicha aprobación sea realizada por el máximo órgano de la entidad.

La presentación del PT EE para las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) activas se realizará en la vigencia 2024, junto con la documentación de fin de ejercicio 2023 que se debe aportar en los términos del numeral 3.2 de la Circular 016 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, dentro de los plazos definidos en el numeral 5, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el número de verificación, así:

Para las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) que se constituyan a partir del 01 de enero de 2024, la presentación del PT EE se realizará en la siguiente vigencia dentro de los plazos definidos anteriormente, junto con la documentación de fin de ejercicio. En este caso, para la determinación de los activos totales se tomará como fecha de corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al establecido para su presentación.

Una vez presentado el PTEE ante la entidad que ejerce competencia de inspección, vigilancia y control, conservará plena vigencia hasta su finalización o hasta tanto la autoridad de inspección, vigilancia y control, actualice los lineamientos mínimos que debe contener (no requiere presentación anual), no obstante, se tendrán que observar las excepciones señaladas en el numeral 6 de la presente Circular.

Por otra parte, si la ESAL- decide realizar una actualización o ajuste al programa, deberá remitir copia del documento renovado ante la entidad que ejerce la inspección, vigilancia y control, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su aprobación, junto con la copia del acta respectiva tomada del libro de actas en caso de haberse aprobado por el máximo órgano de la entidad.

Adicionalmente, las ESAL- deberán acreditar anualmente la realización de la verificación de su cumplimiento y eficacia, para lo cual deben atender las instrucciones contenidas en el numeral 10 de la presente Circular".

Los demás lineamientos e instrucciones impartidas en la Circular 058 de 2022 continúan vigentes y surten todos sus efectos legales.

La presente Circular se publica en Régimen Legal, en la página del Sistema de información de Personas Jurídicas -SIPEJ- y en la página: www.secretariajuridica.qov.co

Lo anterior sin perjuicio de que cada autoridad distrital con funciones de inspección, vigilancia y control, pueda adelantar mecanismos adicionales para su divulgación y socialización ante sus entidades vigiladas.

Cordialmente,

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

Nota: Ver norma original en Anexos.

Proyectó: Luz Dary Merchan Lara. Profesional Especializado — Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control; Octavio Quintero Lara. Profesional Especializado — Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control; Miguel Pinto Segura. Profesional Universitario — Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control

Revisó: Yudy Zuleyma Rodríguez. Profesional Especializada — Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control; Rubén Dario Gallego González - Profesional Especializado — Subsecretaría Jurídica Distrital; 

Aprobó:  Julies Katherine León Beltrán - Directora Distrital de Inspección, Vigilancia y Control; Iván David Márquez Castelblanco - Subsecretario Jurídico Distrital