CIRCULAR 058 DE 2022

(Noviembre 18)

Para: Representantes legales, revisores fiscales y contadores (as) de corporaciones, asociaciones, fundaciones y demás entidades sin ánimo de lucro (ESAL), que están bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C; así como entidades distritales con competencia de inspección, vigilancia y control de dichas entidades sin ánimo de lucro (ESAL).

De: Secretaría Jurídica Distrital.

Asunto: Instrucciones para la elaboración y presentación del programa de transparencia y ética empresarial.

Radicación No.: 2-2022-24049

Ver Circular 013 de 2023

De conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 2195 de 2022; el numeral 16 del artículo 5° del Decreto Distrital 323 de 2016 y teniendo en cuenta las disposiciones del capítulo I del Título III del Decreto Distrital 848 de 2019[1], la Secretaría Jurídica Distrital, una vez socializado el contenido de la presente Circular ante las demás entidades distritales que ejercen inspección, vigilancia y control durante la tercera sesión del Comité Distrital de IVC de la vigencia 2022; se dispone a orientar a las ESAL- objeto de esta Circular, sobre las condiciones para la elaboración del Programa de Transparencia y Ética Empresarial y el plazo para su presentación ante la autoridad correspondiente.

1. Los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

A partir de la expedición de la Ley 2195 de 2022, las ESAL- hacen parte de las entidades obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Este programa contiene los mecanismos y normas internas de auditoría para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción o de soborno transnacional (C/ST) que las puedan afectar.

El artículo 9 de la citada Ley autorizó a las autoridades de inspección, vigilancia y control, en coordinación con la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, para determinar su contenido.

En tal sentido, mediante comunicación 1-2022-16701 del 26 de agosto de 2022, la Secretaría de Transparencia de la Presidencia, informó a la Secretaría Jurídica Distrital lo siguiente:

“(…) a la fecha la Secretaría de Transparencia se encuentra en el proceso de construcción de unos lineamientos mínimos que deben prever los programas de transparencia y ética empresarial, documento que esperamos compartir prontamente las (Sic) IVC, no obstante (Sic) nuestra recomendación para dichas entidades dependencias ha sido, en el entretanto, avanzar tal y como lo señala el artículo 9° en el sentido de ir determinando el contenido de los programas de transparencia y ética empresarial teniendo en cuenta criterios como el sector, los riesgos del mismo, el monto de los activos, ingresos, el número de empleados y objeto social.” (Subrayado fuera del texto original)

Adoptar este plan es una obligación para todas las ESAL. Por tal motivo, las entidades deben tener presente que esta nueva exigencia debe ser asumida como una oportunidad para adecuar o adoptar mecanismos internos que las protejan y eviten que sean utilizadas para el desarrollo de operaciones o actuaciones ilegales.

Lo anterior quedó claramente establecido desde la exposición de motivos del proyecto de Ley 341 del 2020, que derivó en la expedición de la Ley 2195 de 2022:

“Ahora bien, en cuanto a los programas de transparencia y ética empresarial se pretende que se genere una cultura de la legalidad, integridad y que se detecten, prevengan y reporten todos los riesgos de corrupción y de lavado de activos. Estos programas se conocen a nivel mundial como programas de cumplimiento o compliance y buscan la autorregulación empresarial y generar parámetros para los deberes de vigilancia y control que tienen las empresas sobre sus empleados.”

(…)"Con esta norma, se incentiva la cultura de la legalidad y la autorregulación, ampliando el número de empresas que deben implementar los programas. Lo anterior, con el fin de reforzar el principio de confianza que tiene la sociedad en las empresas.”

De esta manera, el PTEE es una herramienta que fortalece modelos organizacionales basados en la probidad y la ética, al tiempo que desarrolla un esquema de gestión de riesgos o se articula con el existente, para impedir la posible utilización de la ESAL- para fines ilegales por parte de sus administradores, colaboradores, asociados o de terceros. Finalmente, permite actuar de manera diligente frente a posibles conductas de corrupción o casos de soborno transnacional.

En la presente Circular se definen los contenidos mínimos del Plan que se debe aprobar. A partir de estos elementos básicos, y en el marco de su autonomía, las ESAL- pueden decidir si adoptan otros mecanismos de revisión y control interno adicionales o complementarios para prevenir, detectar o corregir los riesgos de corrupción y/o de soborno transnacional.

Corresponderá entonces a cada ESAL- realizar un ejercicio de introspección y reconocimiento sobre su sector y las actividades que adelanta, sus donantes o cooperantes habituales, sus proyectos y, en general, sobre la dinámica que le permite desarrollar su objeto social, así como los factores de riesgo propios o relacionados con sus actividades. A partir de allí, debe formular su propia política de cumplimiento y diseñar los contenidos finales para contar con el Programa que mejor se adapte a su contexto y realidad institucional dentro de los contenidos básicos que son señalados más adelante.

Finalmente, se destaca que la presente Circular no reemplaza las instrucciones impartidas por la Secretaría Jurídica Distrital mediante la Circular 011 de 2017, “Por la cual se imparten instrucciones relativas a la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo a las entidades sin ánimo de lucro - ESAL”. cuyas medidas conservan plena vigencia, y deben ser tenidas en cuenta por todas las ESAL- para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

2. Definiciones

Además de las contenidas en el artículo 2 del Decreto Distrital 848 de 2019, para efectos de la presente Circular, se adoptan las siguientes definiciones:

Activo Total[2]: son todos los activos, corrientes y no corrientes, reconocidos en el estado de situación financiera que corresponden a los recursos económicos presentes controlados por la Empresa.

Auditoría de cumplimiento: proceso de revisión periódica sobre los avances en la implementación y ejecución del Programa.

CIST: Sigla que hace referencia a los riesgos de corrupción y/o de soborno transnacional.

Debida diligencia: proceso de revisión y evaluación constante que realiza la ESAL de acuerdo con los riesgos de corrupción o de soborno transnacional a los cuales está expuesta. Dentro de la presente Circular, este concepto no se relaciona con las gestiones de debida diligencia utilizados en el SARLAFT y otros sistemas de gestión de riesgos, cuya realización se rige por normas diferentes.

Entidad obligada: son todas las entidades sin ánimo de lucro que están bajo la inspección vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Factores de riesgo: son los posibles elementos o causas generadoras del riesgo C/ST para cualquier entidad obligada.

Matriz de Riesgo: es la herramienta que le permite a la entidad obligada, identificar los riesgos de corrupción o de soborno transnacional.

Negocios o Transacciones Internacionales: se entiende como negocio o transacción de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado.

Oficial de Cumplimiento: es la persona natural que debe cumplir con los requisitos, funciones y obligaciones establecidas en la Circular Externa 100-00011 de 2021 de la Superintendencia de Sociedades o el lineamiento que la actualice o sustituya

Política de Cumplimiento: es la manifestación escrita mediante la cual, la Junta Directiva, o el máximo órgano de la entidad obligada, establece su compromiso para llevar a cabo sus iniciativas y operaciones de manera ética, transparente y honesta; y ofrece su respaldo a las acciones para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional. Esta Política se debe incorporar en la primera parte del Programa de Transparencia y Ética Empresarial.

Programa de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I): es el documento que materializa las determinaciones y lineamientos establecidos en la Política de Cumplimiento y establece los procedimientos para su implementación con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción o los Riesgos de Soborno Transnacional que puedan afectar a la entidad obligada.

Programa de transparencia y ética empresarial simplificado. (PTEE-S) es la versión alternativa del PTEE-I que podrán adoptar las entidades señaladas en la presente Circular para dar cumplimiento a lo establecido en el inciso tercero del artículo 9 de la Ley 2195 de 2022.

Riesgos de Corrupción: es la posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un beneficio privado.

Riesgos de Soborno Transnacional o Riesgo ST: es la posibilidad de que una persona jurídica, directa o indirectamente, dé, ofrezca o prometa a un servidor público extranjero sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional

Soborno Transnacional o ST: es la conducta establecida en el artículo 30 de la Ley 1778 de 2016, o en la norma que la sustituya.

3. Ámbito de aplicación y tipos de programas de transparencia y ética empresarial.       

3.1. Ámbito de aplicación.

Todas las ESAL - domiciliadas en el Distrito Capital de Bogotá y bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, están obligadas a elaborar, presentar e implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial, incluidas aquellas que están en proceso de disolución y/o liquidación.

Si la entidad ya cuenta con un sistema de administración de riesgos, podrá articularlo con el PTEE e incluir los riesgos que mediante el mismo se pretenden mitigar.

3.2. Tipos de Programas de Transparencia y Ética Empresarial.

Para cumplir con lo dispuesto en los incisos segundo y tercero del artículo 9 de la Ley 2195 de 2022, y sobre la base de los criterios de activos totales y de la existencia previa de un sistema de administración de riesgos, se consideran dos (2) tipos diferentes de programa:

- Programa de transparencia y ética empresarial integral (PTEE-I)

- Programa de transparencia y ética empresarial simplificado. (PTEE-S)

4. Programa de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I).

Este programa debe ser elaborado, presentado e implementado por las ESAL - que cumplan con una o más de las siguientes condiciones:

- Que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022, sean iguales o superiores a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales.

- Que tengan implementado un sistema de administración de riesgos.

Este programa integral deberá contener, como mínimo, lo siguiente

4.1. La política de cumplimiento.

4.2.Una matriz de riesgos que incorpore la identificación y la evaluación de los riesgos de corrupción y de soborno trasnacional detectados y los controles a implementar. Aunque las ESAL - son autónomas para definir la metodología a emplear, es posible utilizar como referencia la guía publicada en el sitio oficial del Departamento Administrativo de la Función Pública (Disponible en el enlace:

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/admon/files/empresas/ZW1wcmVzYV83Ng==/archivos/PAAC-95-117.pdf)

4.3. Las políticas y procedimientos generales para la gestión del riesgo de C/ST.

4.4. Un protocolo que incluya reglas para:

4.4.1. La entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros.

4.4.2. La autorización o reconocimiento, a cualquier persona, de gastos relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje.

4.4.3. Las contribuciones políticas de cualquier naturaleza realizadas con cargo a recursos de la ESAL, sean monetarios o de cualquier tipo.

4.5. Mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de recursos de donantes o cooperantes, sean habituales u ocasionales.

4.6. Mecanismos y normas de auto-control y auditoría. Exista o no la figura del revisor fiscal, la entidad debe establecer acciones para verificar la fidelidad de la contabilidad, adelantar ejercicios internos de inspección y, en general, adoptar medidas que garanticen un cuidado constante sobre sus bienes y valores, tales como:

4.6.1. La definición de los deberes específicos de las personas que estén expuestas al riesgo de C/ST, destinados a su prevención.

4.6.2. El establecimiento de un procedimiento interno de investigación y sanción, que respete las garantías procesales y las normas laborales o contractuales, para atender las posibles infracciones al PTEE cometidas por cualquier agente de la entidad o por un tercero.

4.6.3. La definición y socialización de un canal para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura, sobre actividades sospechosas relacionadas con el riesgo de C/ST.

4.7. Para los riesgos de soborno transnacional, se debe definir un procedimiento de archivo y conservación de documentos relacionados con los negocios, donaciones o transacciones internacionales, en los que esté involucrada o sea beneficiaria la ESAL.

4.8. Establecer los mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa.

5. Programa de transparencia y ética empresarial simplificado (PTEE-S).

Este programa debe ser elaborado, presentado e implementado por las ESAL - que cumplan con las condiciones siguientes:

- Que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022, sean inferiores a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales y;

- Que no tengan implementado un sistema de administración de riesgos.

Este programa simplificado deberá contener, como mínimo, lo siguiente:

5.1. La política de cumplimiento.

5.2. Una matriz de riesgos que incorpore la identificación y la evaluación de los riesgos de corrupción y de soborno trasnacional detectados y los controles a implementar. Para su elaboración, la entidad podrá utilizar como referencia la guía publicada en el sitio oficial del Departamento Administrativo de la Función Pública (Disponible enlace: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/admon/files/empresas/ZW1wcmVzYV83Ng==/archivos/PAAC-95-117.pdf) o cualquier otro documento que oriente su elaboración.

5.3. Mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de recursos de donantes o cooperantes, sean habituales u ocasionales.

5.4. Mecanismos y normas de auto-control y auditoría; la entidad debe establecer acciones para verificar la fidelidad de la contabilidad, adelantar ejercicios internos de inspección y, en general, adoptar medidas que garanticen un cuidado constante sobre sus bienes y valores.

5.4.1. La definición y socialización de un canal para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura, sobre actividades sospechosas relacionadas con el riesgo de C/ST.

5.4.2. Para los riesgos de soborno transnacional, se debe definir un procedimiento de archivo y conservación de documentos que estén relacionados con negocios, donaciones o transacciones internacionales, en los que esté involucrada o sea beneficiaria la ESAL -

5.5. Establecer los mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa.

6. Modificado por la Circular 013 de 2023 <El nuevo texto es el siguiente> Aprobación, implementación y vigencia

Sin importar su tipología, todos los programas de transparencia y ética empresarial, incluida la política de cumplimiento en ellos contenida, deberán ser aprobados por la Junta Directiva de la ESAL, o por el máximo órgano social, en caso de no contar con Junta Directiva.

Una vez aprobado, debe ser implementado y tendrá una vigencia de cuatro (4) años.

No obstante, podrá ser actualizado en cualquier momento, cuando se presenten cambios en la dinámica de desarrollo de su objeto social; cambios en su estructura patrimonial, en el monto de los activos (1.000 SMMLV a 31 de diciembre de cada año), en la dinámica de sus cooperantes o donantes; o ante cualquier otra situación que modifique o que pueda alterar su nivel de riesgo de CIST (Riesgo de Corrupción y/o de Soborno Trasnacional)".

El texto original era el siguiente:

6. Aprobación y vigencia

Sin importar su tipología, todos los programas de transparencia y ética empresarial, incluida la política de cumplimiento en ellos contenida, serán aprobados por la Junta Directiva de la ESAL, o por el máximo órgano social, en caso de no contar con Junta Directiva.

Una vez aprobado, el Programa tendrá una vigencia de cuatro (4) años.

No obstante, podrá ser actualizado en cualquier momento, cuando se presenten cambios en la dinámica de desarrollo de su objeto social; cambios en su estructura patrimonial, en la dinámica de sus cooperantes o donantes; o ante cualquier otra situación que modifique o que pueda alterar su nivel de riesgo de C/ST.

7. Modificado por la Circular 013 de 2023 <El nuevo texto es el siguiente> Responsable de su implementación y cumplimiento

Cada ESAL- debe designar a la persona encargada de la implementación y cumplimiento del programa aprobado, decisión que informará a la respectiva autoridad de inspección, vigilancia y control al momento de presentarlo.

Para el caso de las entidades obligadas a contar con la versión integral del Programa, es decir, que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de cada vigencia, sean iguales o superiores a mil (1 .000) salarios mínimos legales mensuales vigentes y/o que tengan implementado un sistema de administración de riesgos. El responsable de esta versión, no podrá ser el representante legal, ni pertenecer a los órganos sociales o de administración de la entidad, ni podrá ser el revisor fiscal, en los casos donde exista.

En aquellas entidades sin ánimo de lucro (ESAL) que ya cuenten con un responsable encargado del sistema de administración de riesgos, también podrá asumir la función de implementación y cumplimiento del PTEE-I.

Por su parte, para las ESAL- las entidades obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial, en la modalidad simplificado (PTEE-S), es decir, que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de cada vigencia, sean inferiores a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes y que no tengan implementado un sistema de administración de riesgos. El responsable podrá pertenecer a los órganos sociales y/o de administración. En todo caso, el representante legal y el revisor fiscal no podrán actuar en calidad de responsables del cumplimiento de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial simplificado (PTEE-S).

Es importante resaltar que, para el cumplimiento de las instrucciones impartidas mediante la presente Circular, las ESAL- no están obligadas a vincular a un oficial de cumplimiento, ni a crear dicha figura. No obstante, si la entidad decide hacerlo; sus requisitos, funciones, mecanismos de selección y responsabilidades, serán las establecidas por la Superintendencia de Sociedades mediante la Circular Externa 100000012 de 2021, en lo que sea aplicable.

El texto original era el siguiente:

7. Responsable de su implementación y cumplimiento

Cada ESAL- debe designar a la persona encargada de la implementación y cumplimiento del programa aprobado, decisión que informará a la respectiva autoridad de inspección, vigilancia y control al momento de presentarlo.

Para el caso de las entidades obligadas a contar con la versión integral del Programa, este responsable no podrá ser el representante legal, ni pertenecer a los órganos sociales o de administración de la entidad, ni podrá ser el revisor fiscal, en los casos donde exista.

Por su parte, para las entidades obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial Simplificado, este responsable podrá pertenecer a los órganos sociales de la entidad, aunque no puede ser el representante legal, ni pertenecer a los órganos de administración de la entidad, ni podrá ser el revisor fiscal, en los casos donde exista.

Cuando sea legalmente posible, en aquellas entidades que ya posean un sistema de administración de riesgos, la misma persona podrá asumir las responsabilidades frente a la implementación y cumplimiento del PTEE-I.

Es importante resaltar que, para el cumplimiento de las instrucciones impartidas mediante la presente Circular, las ESAL- no están obligadas a vincular a un oficial de cumplimiento, ni crear dicha figura. No obstante, si la entidad decide hacerlo; sus requisitos, funciones, mecanismos de selección y responsabilidades, serán las establecidas por la Superintendencia de Sociedades mediante la Circular Externa 100-000012 de 2021, en lo que sea aplicable.

8. Modificado por la Circular 013 de 2023 <El nuevo texto es el siguiente> Forma y Plazo para su presentación

El programa deberá suscribirse por el representante legal de la entidad, y remitirse acompañado de copia del acta de aprobación, la cual debe ser tomada del libro de actas registrado en aquellos casos donde dicha aprobación sea realizada por el máximo órgano de la entidad.

La presentación del PT EE para las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) activas se realizará en la vigencia 2024, junto con la documentación de fin de ejercicio 2023 que se debe aportar en los términos del numeral 3.2 de la Circular 016 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, dentro de los plazos definidos en el numeral 5, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el número de verificación, así:

Para las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) que se constituyan a partir del 01 de enero de 2024, la presentación del PT EE se realizará en la siguiente vigencia dentro de los plazos definidos anteriormente, junto con la documentación de fin de ejercicio. En este caso, para la determinación de los activos totales se tomará como fecha de corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al establecido para su presentación.

Una vez presentado el PTEE ante la entidad que ejerce competencia de inspección, vigilancia y control, conservará plena vigencia hasta su finalización o hasta tanto la autoridad de inspección, vigilancia y control, actualice los lineamientos mínimos que debe contener (no requiere presentación anual), no obstante, se tendrán que observar las excepciones señaladas en el numeral 6 de la presente Circular.

Por otra parte, si la ESAL- decide realizar una actualización o ajuste al programa, deberá remitir copia del documento renovado ante la entidad que ejerce la inspección, vigilancia y control, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su aprobación, junto con la copia del acta respectiva tomada del libro de actas en caso de haberse aprobado por el máximo órgano de la entidad.

Adicionalmente, las ESAL- deberán acreditar anualmente la realización de la verificación de su cumplimiento y eficacia, para lo cual deben atender las instrucciones contenidas en el numeral 10 de la presente Circular.

9. Iniciativas de acompañamiento para la elaboración de Programas Simplificados

Las entidades con competencia de inspección vigilancia y control, deberán establecer acciones para el acompañamiento a las entidades obligadas a elaborar la versión simplificada del Programa, de manera que puedan cumplir con su obligación legal, sin que ello les genere mayores costos. En desarrollo de esta actividad, las entidades podrán:

9.1.Elaborar y publicar guías, instructivos o modelos del PTEE-S

9.2. Adelantar jornadas de socialización u orientación.

9.3. Definir lineamientos detallados a partir de los contenidos básicos de la presente Circular.

9.4. Establecer cualquier otro mecanismo que permita la mayor difusión posible sobre la nueva obligación legal y los instrumentos o documentos para su implementación efectiva.

10. Verificación del cumplimiento y eficacia de los programas de transparencia y ética empresarial

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 2195 de 2022, la revisoría fiscal, en aquellas entidades que tengan definida esta figura, deberá valorar los PTEE-I o PTEE-S y emitir opinión sobre los mismos.

Para tal efecto, dentro de la documentación de fin de ejercicio que se debe presentar anualmente, el dictamen de la revisoría fiscal deberá incluir un numeral específico con dicha valoración y la opinión sobre el programa aprobado.

En estos términos se modifica el ítem 7 del numeral 3.2.1 “Documentos relacionados con los estados financieros de propósito general” de la Circular 016 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, el cual queda así:

“7. Dictamen del revisor fiscal acorde con el contenido establecido en el artículo 208 del Código de Comercio, el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, el parágrafo 4 del artículo 9 de la ley 2195 de 2022 y demás normas aplicables”.

Para las entidades que no contemplen la figura de revisor fiscal en sus estatutos, las autoridades de inspección, vigilancia y control, verificarán el cumplimiento y eficacia del programa mediante concepto emitido por el encargado de su implementación y cumplimiento, que deberá presentarse anualmente como parte de la documentación de fin de ejercicio fiscal de conformidad con la referida Circular 016 de 2022.

En estos términos se adiciona el ítem 8 al numeral 3.2.1 “Documentos relacionados con los estados financieros de propósito general” de la Circular 016 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, el cual quedará de la siguiente manera:

"8. Concepto emitido por el encargado de la implementación y cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial",

11. Publicación

La presente Circular se publica en Régimen Legal, en la página del Sistema de Información de Personas Jurídicas -SIPEJ- Y en la página. www.secretariaiuridica.gov.co.

Lo anterior sin perjuicio de que cada autoridad distrital con funciones de inspección, vigilancia y control, pueda adelantar mecanismos adicionales para su divulgación y socialización ante sus entidades vigiladas.

Cordialmente                                                       

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

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