RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 016 DE 2023

(Mayo 11)

PARA: SUBSECRETARIOS(AS) JURÍDICOS, DIRECTORES (AS) JURÍDICOS Y JEFES OFICINAS JURÍDICAS DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ, D.C., SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR ESE, SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD NORTE ESE, SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD SUR OCCIDENTE ESE, SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SALUD CENTRO ORIENTE ESE, ÓRGANOS DE CONTROL Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO

DE: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

ASUNTO: ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES

Radicación: 2-2023-7618

La Secretaría Jurídica Distrital, en el marco de sus funciones contenidas en el Acuerdo Distrital 638 de 2016[1], modificado por el artículo 2° del Decreto Distrital 798 de 2019, se erige como rector de los asuntos jurídicos del Distrito Capital, poniendo en práctica diferentes estrategias para definir las líneas de gestión judicial, representación judicial, extrajudicial y prevención del daño antijurídico.

El Decreto 430 de 2018, mediante el cual se adoptó el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital, en su artículo 52, otorgó a la Secretaría Jurídica Distrital la administración general de los sistemas de información y a las entidades y organismos distritales la corresponsabilidad en la gestión de la información, entendiendo por sistemas de la información jurídica aquellos mecanismos que permiten a las entidades del Distrito Capital y al cuerpo de abogados adelantar la administración, tratamiento, gestión, organización, seguimiento y control de la información jurídica de impacto para el Distrito Capital.

En este contexto se expidió la Resolución 104 de 2018, mediante la cual se establecen los parámetros para la administración, seguridad y gestión de la información jurídica a través del sistema de información de procesos judiciales SIPROJ WEB, en la cual se estableció el deber de los jefes de las oficinas jurídicas o dependencias que realicen la función de representación judicial y los jefes de las oficinas financieras de los organismos y entidades distritales, de "velar por el adecuado registro, actualización y seguimiento del sistema SIPROJ-WEB, de conformidad con los parámetros, lineamientos e instrucciones señalados en la presente Resolución, así como los aspectos contenidos y detallados en el manual del usuario, según los roles asignados al personal a cargo"[2].

En noviembre de 2021, la Contraloría de Bogotá expidió el informe de auditoría No. 37 de 2021 cuyo objeto es "Evaluar transversalmente los diferentes componentes de la información del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB entre los sujetos de control y la Secretaría Jurídica Distrital SJD para las vigencias 2016-2020", encontrando un hallazgo administrativo, por deficiencias en la administración de la plataforma SIPROJ WEB por parte de las entidades y organismos responsables según la Resolución 104 de 2018.

Con ocasión del informe de auditoría, la Secretaría Jurídica Distrital elaboró un Plan de Mejoramiento para implementar acciones tendientes a la solución de los hallazgos, el cual, se encuentra en ejecución y ha permitido solventar las deficiencias de información en un gran porcentaje.

Con todo, la Secretaría Jurídica Distrital evidencia que en la actualidad se siguen presentando fallas en el registro y actualización de la información, motivo por el cual, se formulan las siguientes instrucciones:

1. MÓDULO DE PROCESOS

1.1. Judiciales.

Los procesos deben ser actualizados cuando se produzca la respectiva actuación o a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

En caso de que no se generen actuaciones procesales se deberá revisar el proceso como mínimo cada tres (3) meses, previo a la calificación del contingente judicial. Así mismo, se deben incorporar las actuaciones, providencias y demás documentos que resulten relevantes, dependiendo de la naturaleza del proceso, dando aplicación a la Circular 30 de 2021 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital[3].

En virtud de lo anterior, se ha encontrado, del análisis del sistema y de las mesas de trabajo realizadas en cumplimiento de la circular 003 del 19 de enero de 2023, que en varios casos el registro del proceso y la actualización de los estados procesales se realiza por fuera de los términos antes indicados, por lo cual, se han generado alertas frente la información registrada por las entidades, por lo que la Dirección Distrital de Gestión Judicial continuamente debe entrar a validar la información cargada.

Así las cosas, la información relativa a los procesos deberá ajustarse de acuerdo con los parámetros mencionados, de tal forma que la totalidad de la información de procesos judiciales se encuentre completamente registrada y actualizada para el 31 de mayo de 2023, fecha de corte para la cual, los Jefes de las oficinas Jurídicas o dependencias que ejercen la representación judicial deberán certificar que la información cargada en el SIPROJ-WEB refleja de manera fidedigna el número de procesos en el que es parte la Entidad y el estado procesal actual.

El certificado deberá contener por lo menos los siguientes datos:

1. Nombre y firma del jefe de la oficina jurídica o de la oficina de representación que emite el certificado.

2. Afirmación o certificación de que los procesos que componen el módulo judicial del SIPROJ-WEB corresponden a la realidad a la fecha de corte (31 de mayo de 2023), indicando por supuesto el número de procesos activos sobre el cual se emite el certificado.

Los Jefes de las oficinas jurídicas o dependencias que ejercen la representación judicial deberán cargar la certificación en la carpeta correspondiente al módulo en la siguiente dirección https://drive.google.com/drive/folders/1FdQtteTiGmlYPYtqWp31JJ2uKKaKKc4X

La depuración de la información y el cargue del certificado deberán realizarse a más tardar el 16 de junio de 2023.

1.2. Tutelas.

En lo que va corrido del año, la Dirección Distrital de Gestión Judicial ha enviado siete requerimientos a distintas Entidades para la actualización y cierre de las acciones de tutela, dado el número de casos que pese a estar inactivos en la jurisdicción siguen abiertos en el SIPROJ-WEB.

Es importante anotar que el criterio adoptado para que una tutela se encuentre "activa" en el sistema obedece a que se registre el inicio de la acción constitucional y se encuentre aún a la espera de decisión judicial o que, habiéndose proferido sentencia, dicho proceso haya sido seleccionado para revisión por la Corte Constitucional.

El sistema ha establecido como plazo prudencial un término de seis (6) meses contados a partir de la ejecutoria del último fallo proferido, y transcurrido dicho término se presume la exclusión de la tutela de dicha revisión.

Para efectos operativos del SIPROJ-WEB, para dar por terminada una tutela dentro del sistema se deberá ingresar el estado de "Sentencia Ejecutoriada Fallo de Primera Instancia Favorable" o en caso contrario "Desfavorable" ya sea en 1ra o 2da instancia, incluyendo la fecha de ejecutoria de dicha providencia, dando así por terminado el proceso.

En el evento en que la sentencia que haya puesto fin al proceso, sea seleccionada para revisión por la Corte Constitucional, se deberá solicitar ante la Dirección de Gestión Judicial al correo electrónico siproweb@secretariajuridica.gov.co que se reabra el proceso con el fin que procedan a la actualización del mismo de forma oportuna y confiable.

Así las cosas, la información relativa a las acciones de tutela debe estar actualizada para el 31 de mayo de 2023, fecha de corte para la cual, los Jefes de las oficinas jurídicas o dependencias que ejercen la representación judicial deberán certificar que la información cargada en el SIPROJ-WEB refleja de manera fidedigna el número de tutelas en las que es parte la Entidad.

El certificado deberá contener por lo menos los siguientes datos:

1. Nombre y firma del jefe de la oficina jurídica o de la oficina de representación que emite el certificado.

2. Afirmación o certificación de que las acciones de tutela que componen el módulo del SIPROJ-WEB corresponden a la realidad a la fecha de corte (31 de mayo de 2023), indicando por supuesto el número de procesos activos sobre el cual se emite el certificado. Los Jefes de las oficinas jurídicas o dependencias que ejercen la representación judicial deberán cargar la certificación en la carpeta correspondiente al módulo en la siguiente dirección https://drive.google.com/drive/folders/1FdQtteTiGmlYPYtqWp31JJ2uKKaKKc4X

La depuración de la información y el cargue del certificado deberán realizarse a más tardar el 16 de junio de 2023.

1.3. Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos - MASC.

La implementación de este submódulo responde al propósito de mitigar los riesgos derivados del control y gestionamiento de las solicitudes de conciliación radicadas ante cada una de las entidades que conforman el Distrito Capital, se reitera la necesidad de mantenerlo actualizado conforme al lineamiento impartido mediante Circular 034 de 2018.

Igualmente, con el fin de revisar la información se solicita que, a más tardar el 16 de junio de 2023, la Entidad deberá remitir la siguiente información con corte al 31 de mayo de 2023:

1. Número de solicitudes de conciliación estudiadas por el Comité de Conciliación presentadas durante cada uno de los años a saber 2016, 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, 2022 y 2023.

2. Número de solicitudes de conciliación frente a las cuales el Comité de Conciliación decidió CONCILIAR durante cada uno de los años a saber 2016, 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, 2022 y 2023.

3. Número de solicitudes de conciliación frente a las cuales el Comité de Conciliación decidió NO CONCILIAR durante cada uno de los años a saber 2016, 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, 2022 y 2023.

Los Jefes de las oficinas jurídicas o dependencias que ejercen la representación judicial deberán cargar la certificación en la carpeta correspondiente al módulo en la siguiente dirección https://drive.google.com/drive/folders/1FdQtteTiGmlYPYtqWp31JJ2uKKaKKc4X

La depuración de la información y el cargue del certificado con la información solicitada deberán realizarse a más tardar el 16 de junio de 2023.

2. MÓDULO CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS.

Se trata de un Instrumento administrativo idóneo para registrar la información de lo pagado por el Distrito Capital como consecuencia de fallos adversos (condenas) y pago de costas judiciales, así como el control y seguimiento del procedimiento de cumplimiento y pago de sentencias a cargo de cada entidad u organismo distrital.

El módulo de pagos, constituye uno de los principales componentes del sistema SiprojWeb y sirve de instrumento para el registro de los valores desembolsados por concepto de sentencias judiciales (condenas, costas judiciales, intereses de mora, indexaciones y otros), que ya han sido formalizados por parte de las entidades y organismos distritales, obligadas a realizarlos y que permite monitorear el cumplimiento de los fallos adversos, al Distrito Capital.

De allí que, el adecuado y oportuno registro de los pagos en el sistema constituye una valiosa fuente de información para:

- Presentar ante el comité de conciliación, los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

- Estimar las apropiaciones con cargo al rubro de sentencias y conciliaciones, del presupuesto anual del Distrito necesarias para dar cumplimiento a las providencias judiciales.

- Realizar el análisis de las obligaciones contingentes judiciales en el Marco Fiscal de Mediano Plazo.

- Emitir cálculos y estadísticas confiables.

No obstante, se ha evidenciado que en algunos casos no se registra la información de manera precisa sobre el cumplimiento de sentencias cuando estas contienen ordenes de dar sumas de dinero, puesto que algunas entidades u organismos no discriminan apropiadamente los conceptos de los pagos realizados (condena, costas, intereses moratorios, indexaciones, entre otros).

Así las cosas, es necesario que cada entidad verifique que la información reportada en las fichas de pago, sea consistente a la sentencia relacionada en el sistema SIPROJ-WEB, es decir, que se encuentre la información indicando de forma específica lo correspondiente a los conceptos de: Condenas, valor costas procesales, valor Interés de mora, otros valores (como rubros indexados y demás) y los pagos realizados, para lo cual será necesario verificar las actuaciones del historial de cada proceso, así como de los soportes que debe contener dicho historial, o en su defecto, los expedientes documentales en archivos de su entidad.

Esta información relativa a los conceptos de pagos de sentencias deberá estar depurada a más tardar el 16 de junio de 2023.

Cordialmente,

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

Elaboró: Nicolás Cardozo Ruiz — Contratista Despacho Secretaría Jurídica

Revisó: Diego A Lozano F - Administrador sistema de información, Profesional especializado

Aprobó: Luz Elena Rodríguez Q - Directora Distrital de gestión Judicial

Iván David Márquez Castelblanco Subsecretario Jurídico Distrito

Nota: Ver norma original en Anexos.

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