RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 039 DE 2020

(Diciembre 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

DE: PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

PARA: REPRESENTANTES LEGALES Y ORDENADORES DEL GASTO DE LAS ENTIDADES DE LOS SECTORES CENTRAL Y DESCENTRALIZADO DE LA RAMA EJECUTIVA NACIONAL Y TERRITORIAL, RAMA JUDICIAL, RAMA LEGISLATIVA, ORGANISMOS AUTÓNOMOS, ORGANISMOS DE CONTROL Y DE LA ORGANIZACIÓN ELECTORAL.

ASUNTO:  PUBLICIDAD DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL EN EL SECOP

Concordancias

Directiva PROCURADURÍA 25 de 2021

El Procurador General de la Nación, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las establecidas en el numeral 1 del artículo 277 de la Constitución Política y en los numerales 7 y 36 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, expide la presente Directiva con el fin de promover el cumplimiento de los principios y de las disposiciones normativas que rigen la contratación y su publicidad, la transparencia y el acceso a la información pública, la protección del ordenamiento jurídico y evitar la ocurrencia de hechos que afecten los derechos de las personas y los riesgos de corrupción o de mala gestión, previas las siguientes:

CONSIDERACIONES

La Procuraduría General de la Nación, en el marco del Estado Social de Derecho y por el mandato del artículo 277 de la Constitución Política, es el órgano de control que tiene, entre otras funciones, salvaguardar y promocionar los derechos humanos, propender por la vigencia de un orden social justo, proteger el interés público y vigilar la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas.

La Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, confía al Ministerio Público[1] ser su garante y velar por su cumplimiento mediante acciones preventivas que fomenten su conocimiento y aplicación por las entidades y demás sujetos obligados, y promuevan la transparencia de la función pública, y el acceso y publicidad de la información de las Entidades del Estado[2].

La Constitución Política en su artículo 209 establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrollará bajo los principios de moralidad y publicidad, cuyo seguimiento se hará a través de un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley.

Por su parte, la Ley 87 de 1993 y el Decreto 648 de 2017 disponen que las Unidades u Oficinas de Control Interno cumplirán su labor con un enfoque preventivo, y en particular en contratación, le atribuyen el control previo administrativo de la actividad contractual[3].

En el ámbito de la contratación pública, la Ley 80 de 1993[4]  dispone que el principio de transparencia permite a los interesados en los procesos de contratación conocer y controvertir los informes, los conceptos y las decisiones que rindan o adopten las Entidades.

La Ley 1150 de 2007[5] y el Decreto Ley 019 de 2012[6] establecen que la contratación pública y los actos derivados de esta actividad deben publicarse en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP, como el único punto de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía.

Bajo esa línea, el Decreto 1082 de 2015 en los artículos 2.2.1.1.1.4.3 y 2.2.1.1.1.7.1 prevé que las Entidades Estatales deben publicar oportunamente su Plan Anual de Adquisiciones, los Documentos del Proceso[7], y demás actuaciones que surjan en el proceso de contratación.

Al mismo tiempo, la Ley 1712 de 2014 ordena que es un deber de los sujetos obligados, entiéndase, toda entidad pública, incluyendo a las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital; publicar y divulgar la información de la actividad contractual, con el fin de promover y generar transparencia en el uso de los recursos.

Especialmente, en los literales e) y f) del artículo 9, el artículo 10 y el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014 se establece como un deber de los sujetos obligados la publicación del Plan Anual de Adquisiciones, de la actividad contractual correspondiente a la vigencia y su relación con el presupuesto de funcionamiento e inversión de la Entidad, los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisiciones y compras y todos los datos de adjudicación y de ejecución de los contratos, excepto la que se considere clasificada o reservada de conformidad con la ley.

En cumplimiento de sus funciones, la Procuraduría Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública, inició desde 2019 una actuación preventiva a la gestión administrativa y el cumplimiento de la publicación de los procesos de contratación y los documentos producidos en las etapas de planeación, selección, contratación, ejecución y liquidación; encontrando que existen posibles riesgos por el registro inadecuado, extemporáneo o deficiente de la información, imposibilitando la toma de decisiones correctas e informadas por los ciudadanos, los ejecutores de los recursos públicos, los formuladores de política pública y los órganos de control.

Por lo anterior, el Ministerio Público como constructor de convivencia, salvaguarda del ordenamiento jurídico, y vigilante del derecho de todas las personas al acceso a la información pública, considera pertinente, expedir la presente directiva sobre la publicidad de la contratación con el propósito de evitar posibles riesgos de corrupción o de mala gestión.

En virtud de lo anterior, el Procurador General de la Nación,

DISPONE

Exhortar a los Representantes Legales y Ordenadores del Gasto de las Entidades de los sectores central y descentralizado de la Rama Ejecutiva Nacional y Territorial, Rama Judicial, Rama Legislativa, Organismos Autónomos, Organismos de Control y de la Organización Electoral, a:

1. Cumplir con lo dispuesto en las disposiciones constitucionales y legales sobre la publicación de la información de los procesos de contratación a través de los cuales se ejecutan los recursos públicos, sin importar el régimen legal aplicable o la naturaleza jurídica de la entidad.

2. Garantizar la integridad y la calidad de los datos publicados, en todas las etapas del proceso de contratación, desde la planeación, selección, contratación, ejecución y hasta la liquidación o el vencimiento de las garantías, lo que ocurra más tarde.

3. Promover y generar una cultura de transparencia, publicando y divulgando los documentos que plasman la actividad contractual, de forma rutinaria y proactiva, en los plazos previstos en la normativa.

4. Producir, gestionar y difundir la información contractual de forma oportuna, objetiva, veraz, completa, actualizada, accesible, reutilizable, comprensible y procesable.

5. Publicar oportunamente la totalidad de los documentos y actos administrativos[8]^. expedidos por la entidad en las etapas de planeación, selección, contratación, ejecución y liquidación, tales como: el plan anual de adquisiciones, los estudios y documentos previos, el aviso de convocatoria, el proyecto y el pliego de condiciones, sus observaciones y las respuestas a ellas, las actas de audiencias, las adendas, los informes de evaluación, la oferta ganadora, los actos administrativos de apertura, de justificación de la contratación directa, de suspensión, de adjudicación, de declaratoria de desierta o revocatoria, el contrato, las adiciones, sus modificaciones, las suspensiones, las sanciones a los contratistas debidamente ejecutoriadas, el acta de liquidación y cualquier otro documento expedido por la entidad en ejercicio de la actividad contractual.

6. Evitar el registro inadecuado, inexacto, extemporáneo o deficiente de la información, incurriendo en errores, como: (a) que el monto de la adjudicación registrada no corresponde al monto del contrato en formato PDF, (b) que el registro de tipo de moneda o divisa es diferente a la utilizada en el proceso, (c) inconsistencias al seleccionar la modalidad de contratación, por ejemplo: contratación directa registrada como régimen especial, (d) procesos cuya fecha de inicio es posterior a la fecha de terminación, (e) errores en las fechas de inicio y terminación de los contratos, (f) información incompleta de entidades y proveedores, sin número de identificación o NIT, (g) mismas entidades registradas con nombres diferentes, y (h) uso de puntos en el número de identificación de entidades y proveedores [9].

7. Asegurar la correspondencia de los datos del contrato y demás documentos con los datos registrados en el SECOP.

8. Asegurar que las fechas de inicio y terminación de los procesos o del contrato registradas en el SECOP pertenezcan a las fechas reales en las que se adelantó el proceso o se suscribió el contrato.

9. Validar que el tipo de moneda y la modalidad de contratación, correspondan al proceso de contratación efectuado por la entidad.

10. Verificar que los nombres y números de identificación de las entidades y de los proveedores y contratistas sean los correctos y estén completos.

11. Usar correctamente la plataforma SECOP II, en los casos en que corresponda, ingresando la totalidad de los datos solicitados, sin limitarse a cargar la información en formato pdf o excel.

El Ministerio Público invita a las entidades territoriales a adoptar y gestionar sus procesos de contratación a través del SECOP II, y a la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente a incrementar los medios y mecanismos adecuados y necesarios para formar, preparar y capacitar a las entidades en el uso de este sistema de información.

Así mismo, la Procuraduría General de la Nación insta a la Defensoría del Pueblo, las Personerías, las Comisiones Regionales de Moralización y a las Unidades y Oficinas de Control Interno a que garanticen, coordinen y promuevan en su respectivo territorio y en el marco de sus competencias, las acciones de prevención de riesgos de corrupción o de mala gestión en la contratación, liderando actividades que contribuyan a la publicación oportuna de la información y a la mejora de la calidad de los datos reportados por las Entidades.

La Procuraduría General de la Nación reitera su compromiso con la prevención de la corrupción, el uso eficiente de los recursos públicos y la garantía de los derechos de la población, y advierte que estará vigilante al cumplimiento estricto de la normativa en materia de contratación.

La presente Directiva, deberá ser publicada en las páginas web e intranet institucionales de las entidades, en garantía de los principios de publicidad y transparencia y el derecho al acceso de la información pública.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

FERNANDO CARRILLO FLÓREZ

Procurador General de la Nación

NOTAS DE PIE DE PÁGINA: