RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Noviembre 9)

 Derogada por el art. 7, Resolución 035 de 2009

«Por la cual se modifican y suprimen documentos y procedimientos del Proceso de Gestión Documental y se dictan otras disposiciones».

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001; y

CONSIDERANDO:

De conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D. C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D.C. y faculta al Contralor de Bogotá, D. C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

Que el numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias".

Que la racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Que mediante Resoluciones Reglamentarias Nos. 01 del 24 de enero de 2003, 028 del 7 de mayo de 2003 y 052 del 27 de octubre de 2003, se adoptaron y modificaron documentos y procedimientos del Proceso de Gestión Documental.

Que es objetivo del Sistema de Gestión de la Calidad implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas.

Que en desarrollo del concepto de mejora contemplado en las normas NTC-ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004, algunos procedimientos del Proceso de Gestión Documental deben ser suprimidos o modificados en algunos apartes o en su totalidad.

Se considera pertinente unificar en el "Procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad Versión 3.0", los siguientes documentos: "Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad versión 2.0", "Procedimiento para el control de documentos internos adoptados por resolución reglamentaria versión 2.0" y "Procedimiento para el control de documentos internos - planes- versión 1.0".

Se considera pertinente unificar en el "Procedimiento para las transferencias documentales Versión 3.0", los siguientes documentos: "Procedimiento diseño del instructivo para organización documental y calendario de transferencias documentales al Archivo Central, versión 1.0", "Procedimiento para la transferencia de documentos del archivo de gestión al Archivo Central (transferencias primarias), versión 2.0", "Procedimiento para la transferencia de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico (transferencias secundarias), versión 2.0" y "Procedimiento para la organización de fondos acumulados, versión 2.0" .

Que los documentos y procedimientos modificados fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección de Planeación.

Ver la Resoluciòn de la Contraloría Distrital 17 de 2008

ARTÍCULO PRIMERO: Suprimir los siguientes procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión documental:

1. Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad versión 2.0

2. Procedimiento para el control de documentos internos adoptados por resolución reglamentaria versión 2.0

3. Procedimiento para el control de documentos internos - planes -, versión 1.0.

4. Procedimiento diseño del instructivo para organización documental y calendario de transferencias documentales al Archivo Central, versión 1.0

5. Procedimiento para la transferencia de documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central (transferencias primarias), versión 2.0

6. Procedimiento para la transferencia de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico (transferencias secundarias), versión 2.0

7. Procedimiento para la organización de fondos acumulados, versión 2.0.

8. Procedimiento microfilmación de documentos, revelado y control de calidad, versión 1.0

9. Procedimiento para descripción de series y/o grupos documentales de conservación total, versión 1.0

ARTÍCULO  SEGUNDO:  Modificado por la Resolución de la Contraloría Distrital 08 de 2008. Adoptar nueva versión de los siguientes documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Documental:

1. Caracterización del Proceso de Gestión Documental: Descripción del Proceso y Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones. Versión 3.0, código 70.

2. Procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad. Versión 3.0, código: 7001.

3. Procedimiento para el control de documentos externos. Versión 4.0, código 7002

4. Procedimiento diseño e implementación de tablas de retención documental. Versión 3.0, código 7003.

5. Procedimiento para la administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales. Versión 3.0, código 7004.

6. Procedimiento para la conservación, seguridad y recuperación de los registros en archivo de gestión y archivo central. Versión 2.0, código 7005.

7. Procedimiento para las transferencias documentales. Versión 3.0, código 7006.

8. Procedimiento para consulta o préstamo de documentos. Versión 2.0, código 7007.

9. Procedimiento para la recepción y entrega de comunicaciones oficiales internas. Versión 2.0, código 7008.

10. Procedimiento para la recepción de las comunicaciones oficiales externas. Versión 2.0, código 2.0, código 7009.

11. Procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas. Versión 2.0, código 7010.

12. Procedimiento para el manejo y control de registros magnéticos (Backups). Versión 3.0, código 7011.

ARTÍCULO TERCERO. Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, el mejoramiento continuo de los procedimientos del Proceso de Gestión documental.

ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad del Director Administrativo, Directores Técnicos, Jefes Oficinas Asesoras y Coordinadores de los Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación de los procedimientos modificados.

ARTÍCULO  QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones Reglamentarias Nos. 01 del 24 de enero de 2003, 028 del 7 de mayo de 2003 y 052 del 27 de octubre de 2003; así como la Resolución Reglamentaria No. 032 de 2003 en lo relacionado con la matriz de descripción del proceso y matriz responsabilidad y comunicaciones del Proceso de Gestión Documental.

Administrar la información de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C., para apoyar el mejoramiento de su eficiencia y eficacia soportada en la modernización de los sistemas de información y la plataforma tecnológica.

El proceso inicia con el establecimiento de los lineamientos de gestión documental y termina con la implementación de acciones correctivas, preventivas y su seguimiento.

En el proceso de gestión documental intervienen todas las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C.

Nota: Los indicadores del proceso, se incluirán en la MATRIZ DE AGREGACIÓN DE INDICADORES

FORMATO CÓDIGO 7001002

Establecer las actividades para el control de los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. El cual incluye los siguientes aspectos:

Elaboración y modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se adoptan por Resolución Reglamentaria.

Control y distribución de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Solicitud de copias controladas de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Devolución de copias controladas de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Este procedimiento aplica para todos los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. Comprende la elaboración y modificación de documentos del SGC que se adoptan por resolución reglamentaria, el control y distribución, la solicitud y devolución de copias controladas de los documentos del SGC.

Inicio: Identificación de la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento interno del Sistema de Gestión de la Calidad que se adopta por resolución reglamentaria.

Fin: Actualización de las listas de destinatarios de copias controladas, que reposan en la Dirección de Apoyo al Despacho, para el caso de las resoluciones reglamentarias que adoptan documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y las que reposan en la Subdirección de Servicios Administrativos para los planes.

Ley 57 de 1985 "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales"

Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones".

ACTA: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en un comité, junta o reunión. Ver formato "FORMATO PARA ELABORAR ACTAS" (Ver formato código 7001006).

COPIA CONTROLADA: Son las copias que se distribuyen a través de la "lista de destinatarios de copias controladas", para garantizar el uso de la versión vigente del documento y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Cada una de las copias se identifica con el sello "COPIA CONTROLADA".

COPIA NO CONTROLADA: Son copias de los "documentos del sistema de gestión de la calidad" que no cumplen con las características de copias controladas.

DOCUMENTO INTERNO: Se establecen como documento interno del Sistema de Gestión de la Calidad, los siguientes:

a. Planes:

Plan Estratégico

Plan Operativo anual POA

Plan de Capacitación

Plan de Auditoría Distrital PAD

Plan Anual de Estudios PAE

b. Manuales:

Manual de Calidad

Manual Específico de Funciones y Requisitos

Manual de Habilidades

c. Procesos y Procedimientos:

Proceso: Ver "ESTRUCTURA PARA CARACTERIZAR PROCESOS". que incluye la Matriz de Descripción del Proceso(Ver formato código 7001001) y la Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones. (Ver formato código 7001002),

Procedimiento: Ver "ESTRUCTURA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS". Ver formato código 7001003),

d. Otros documentos, (para los procesos misionales)

Plan de Calidad de seguimiento y medición del proceso: Ver "ESTRUCTURA PARA ELABORAR EL PLAN DE CALIDAD" (ver formato código 7001004)

Matriz para la caracterización del producto: Ver "ESTRUCTURA PARA LA CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTO" (ver formato código 7001005)

DOCUMENTO OBSOLETO: Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que han perdido vigencia por modificación o derogación.

HISTORIAL DE CAMBIOS: Formato en el cual se registra las modificaciones de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

LISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADAS: Es la relación de las dependencias a quienes debe entregarse copia de los documentos del sistema de gestión de la calidad.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relación de los documentos del sistema de gestión de la calidad que se encuentran vigentes.

VERSION: Identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad.

· Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

· Lista de destinatarios de copias controladas

· Libro de resoluciones reglamentarias

· Listado maestro de documentos

· Resolución Reglamentaria

- "Estructura para caracterizar procesos" :

"Descripción del proceso" (Formato código 7001001)

"Matriz de responsabilidad y comunicaciones" (Formato código 7001002)

- "Estructura para elaborar procedimientos" (Formato código 7001003)

- "Estructura para elaborar el plan de calidad" (Formato código 7001004)

- "Estructura para la caracterización del producto" (Formato código 7001005)

- Formato para elaborar actas (Formato código 7001006)

- Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad (Formato código 7001007)

- Lista de destinatarios de copias controladas (Formato código 7001008)

- Listado maestro de documentos (Formato código 7001009)

7.1 Elaboración y modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se adoptan por Resolución Reglamentaria

Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el formato diligenciado.

CODIGO DEL PROCESO (XX): Relacione el código del proceso según corresponda, así: Orientación Institucional 10, Enlace con Clientes 20, Ciudadanía 21, Opinión Pública 22, Concejo 23, Prestación de Servicio Macro 30, Prestación de Servicio Micro 40, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 50, Gestión Humana 60, Gestión Documental 70, Recursos Físicos y Financieros 80, Recursos Físicos 81 Recursos Financieros 82

VERSION: Identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad. Observar lo siguiente para el manejo de versión:

- Cuando se elabore un documento por primera vez se le asignará la versión No. 1.0

- Cualquier clase de modificación a un documento del Sistema de Gestión de Calidad, se realizará cambio de versión.

- Los cambios de versión de un documento del Sistema de Gestión de Calidad se hará por resolución reglamentaria, excepto el Plan Estratégico, Plan Operativo anual POA, Plan de Capacitación, Plan de Auditoría Distrital PAD y el Plan Anual de Estudios PAE.

FECHA: Describe la fecha de aprobación del documento. (dd/mm/aa). (Dirección de Planeación)

REVISADO POR: Se anotan los datos del responsable del proceso.

APROBADO POR: Se anotan los datos del Director Técnico de Planeación.

COPIA No. : Este recuadro lo diligencian la Subdirección de Servicios Administrativos y corresponde al número de la Lista de Destinatarios de Copias Controladas.

No. DE FOLIOS: Corresponde al No. de páginas que tiene el proceso, incluida la portada y el historial de cambios.

Describir el ¿Por qué? y ¿Para qué? del proceso.

Establecer qué comprende el proceso.

Se explica donde inicia y donde termina el proceso.

Establecer que dependencias intervienen en el desarrollo del proceso documentado.

Nota: Los indicadores del procesos, se incluirán en la MATRIZ DE AGREGACIÓN DE INDICADORES

No.: Identifica la secuencia lógica de las actividades.

PROVEEDOR INTERNO: Es el proceso de la entidad que entrega el insumo. Responde a la pregunta ¿QUIÉN LO SUMINISTRA?

PROVEEDOR EXTERNO: El Concejo de Bogotá, la ciudadanía o entidades, quién provee el insumo. Responde a la pregunta ¿QUIÉN LO SUMINISTRA?

ENTRADAS/INSUMOS: Aquella información que se requiere, bien sea en copia dura, medio magnético u otro soporte documental, para realizar la actividad. Responde a la pregunta ¿QUÉ NECESITA CONOCER, PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD?

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO: Registra cada una de las actividades principales que se establecen para cumplir con el objetivo del mismo.

SALIDAS: Es el resultado que se obtiene de la realización de las actividades claves del proceso. Responde a la pregunta ¿QUÉ SE OBTIENE?

CLIENTE INTERNO: Identifique procesos internos de la entidad a quién se entregan los productos. Responde a la pregunta ¿PARA QUIÉN?

CLIENTE EXTERNO: Identifique el Concejo de Bogotá, la ciudadanía o entidades a quienes se entregan los productos. Responde a la pregunta ¿PARA QUIÉN?

INDICADORES: La Dirección Técnica de Planeación, en coordinación con los responsables de procesos, diseña el Sistema de Medición de Resultados.

OBJETIVO: Establecer la responsabilidad y comunicación frente a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

REQUISITO APLICABLE: Corresponde a los requisitos generales establecidos en la norma internacional ISO-9001 versión 2000 y NTCGP 1000:2004 que debe cumplir el proceso.

RESPONSABILIDAD POR: Actividades o requisitos específicos que determina la norma internacional ISO -9001 versión 2000 y NTCGP 1000:2004 para el proceso.

RESPONSABLE: Cargo del funcionario responsable de ejecutar el requisito definido en la columna "Responsabilidad por"

DOCUMENTO QUE INDICA LA RESPONSABILIDAD: Documento o norma vigente donde se establece la responsabilidad y el responsable.

QUE SE COMUNICA: Corresponde a documentos o información que se comunica para cumplir con los requisitos establecidos en la norma.

QUIÉN LO COMUNICA: Cargo del funcionario encargado de difundir al interior de la Entidad lo establecido en el ítem anterior.

A QUIÉN SE COMUNICA: Cargo del funcionario(s) destinatario(s).

MEDIO DE COMUNICACIÓN: Oficios, informes, publicaciones, actas, memorandos, etc. que se utilizan al interior de la entidad.

REGISTRO DE LA COMUNICACIÓN: Documento o soporte donde se evidencia la comunicación a los destinatarios.

* El historial de cambios hace parte del documento del S.G.C., y va antes de la portada, con paginación independiente a la del documento.

* Cuando se crea un documento del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.) , debe incluirse el historial de cambios

Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el formato diligenciado.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO (****): La codificación de cada procedimiento está dada así: **, los dos primeros dígitos corresponde al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de Calidad y los dos siguientes dígitos corresponde al número de procedimiento, en orden consecutivo empezando por el 01.

VERSIÓN: Identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad. Observar lo siguiente para el manejo de versión:

- Cuando se elabore un documento por primera vez se le asignará la versión No. 1.0

- Cualquier clase de modificación a un documento del Sistema de Gestión de Calidad, se realizará cambio de versión.

- Los cambios de versión de un documento del Sistema de Gestión de Calidad se hará por resolución reglamentaria, excepto el Plan Estratégico, Plan Operativo anual POA, Plan de Capacitación, Plan de Auditoría Distrital PAD y el Plan Anual de Estudios PAE.

FECHA: Describe la fecha de aprobación del procedimiento. (dd/mm/aa). (Dirección de Planeación)

REVISADO POR: Se anotan los datos del responsable del proceso

APROBADO POR: Se anotan los datos del Director Técnico de Planeación.

COPIA No. : Este recuadro lo diligencian la Subdirección de Servicios Administrativos y corresponde al número de la Lista de Destinatarios de Copias Controladas.

No. DE FOLIOS: Corresponde al No. de paginas que tiene el procedimiento, incluida la portada y el historial de cambios

Se emplea para definir por qué y para qué se crea el procedimiento. Preferiblemente se escribe en una sola oración.

Establecer qué comprende el procedimiento. Se explica donde comienza y donde termina el procedimiento.

Precisa el entorno normativo sobre el cual se basa o afecta el procedimiento. Se debe señalar el inciso, parágrafo, numeral o literal, artículo o norma; además se debe describir el objeto de esta.

Es el glosario de términos utilizados en el procedimiento.

Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

Modelos de formatos, formularios, planillas o cuestionarios que se diligenciarán durante la ejecución del procedimiento o cualquier documento que ayude a aclarar el procedimiento. Los anexos deben llevar código el cual esta dado así: **.**.***.

**, Los dos primeros dígitos corresponden al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

**, Los siguientes dos dígitos corresponden al número del procedimiento dentro del proceso en orden consecutivo, empezando por el 01.

***, Los tres últimos dígitos corresponden al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.

Ejemplo: el formato con código 6002004, quiere decir que es el cuarto formato del segundo procedimiento del proceso de gestión humana.

FORMATO CODIGO 7001003 

Describa de manera lógica y secuencial las diferentes actividades necesarias para lograr el objetivo.

Para diligenciar la matriz para la descripción del procedimiento se debe tener en cuenta:

No.: Es el orden consecutivo para ejecutar las actividades.

RESPONSABLE: Cargo del funcionario responsable por la ejecución la actividad.

ACTIVIDAD: (Verbo) es la acción a ejecutar, redactado preferiblemente en tercera persona del tiempo presente y se agrega el complemento que hace referencia a los aspectos de modo, tiempo y lugar.

REGISTROS: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

OBSERVACIONES: Hace referencia a anotaciones importantes como identificación de puntos de control entre otros.

A Cada formato se colocará el código en la parte inferior derecha.

**, Los dos primeros dígitos corresponden al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

**, Los siguientes dos dígitos corresponden al número del procedimiento dentro del proceso en orden consecutivo, empezando por el 01.

***, Los tres últimos dígitos corresponden al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.

Ejemplo: el formato con código 6002004, quiere decir que es el cuarto formato del segundo procedimiento del proceso de gestión humana.

Los modelos como memorando, comunicaciones oficiales internas y externas y autos de responsabilidad fiscal tendrán asignados código en el procedimiento que los adopta, pero no se les colocará en el momento de su elaboración.

FORMATO CODIGO 7001004

FORMATO CÓDIGO 7001005

FORMATO CODIGO 7001006

NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA Y TRANSCRIBE EL ACTA

ENCABEZADO: Espacio para identificar el acta, este aparece en todas las hojas de la misma y contiene:

· NOMBRE DEL COMITÉ O REUNIÓN QUE SESIONA:

· ACTA No._______: Cada acta debe numerarse en forma consecutiva, iniciando con el No. 01 en cada vigencia fiscal

· LUGAR: Sitio donde se desarrolla la reunión.

· FECHA: Señala el día, mes y año en que se realiza la reunión

· HORA INICIO /HORA FIN: Hace referencia a la hora en que se inicia y culmina formalmente la reunión

OBJETIVO: Se expresa el motivo de la reunión.

ORDEN DEL DÍA: Se relacionan en forma secuencial los temas a tratar en la reunión. Ejm:

· Llamado a lista y verificación del Quórum

· Lectura y aprobación de los compromisos del acta anterior

· Temas Específicos a tratar (Objetivo de la reunión)

DESARROLLO TEMÁTICO: Se describen en orden los temas tratados, los resultados y el número de compromiso en orden secuencial por cada uno de los temas tratados.

RELACIÓN DE ANEXOS: Se describen en orden secuencial, el nombre de los diferentes formatos, formularios, planillas, o cualquier otro documento. En la columna "No. DEL TEMA TRATADO" anotar el numeral del tema tratado al cual corresponde el anexo.

COMPROMISOS: Se deben detallar claramente, el número del compromiso en orden secuencial, las acciones a realizar y el o los responsable (s) de su ejecución, así como la fecha limite.

LISTADO DE PARTICIPANTES: se relacionan los nombres completos, cargo y dependencia de cada una de las personas que asisten a la reunión, incluidos los invitados.

PRESIDENTE O DELEGADO O JEFE DE DEPENDENCIA Y SECRETARIO: En los comités el acta que se levante debe estar firmada por presidente o su delegado y el secretario. Si por disposición legal es necesario, el acta debe estar firmada con nombre completo y cargo por todos los miembros del comité.

En las reuniones de trabajo, firmará el acta el jefe de la dependencia y el secretario de la reunión.

NOMBRE DEL DOCUMENTO: Registrar el nombre del documento del SGC a elaborar o modificar:

· Manual de Calidad

· Manual Específico de Funciones y Requisitos

· Manual de Habilidades

· Procedimiento

· Plan de Calidad de seguimiento y medición del proceso

· Matriz para la caracterización del producto

· Planes:

· Plan Estratégico

· Plan Operativo anual POA

· Plan de Capacitación

· Plan de Auditoría Distrital PAD

· Plan Anual de Estudios PAE

VERSIÓN ACTUAL: Indicar la versión actual del documento del SGC que se va a elaborar o modificar

FECHA DE SOLICITUD: registrar la fecha en que se está realizando la solicitud de elaboración o modificación.

ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: Señale con una X el propósito de la solicitud.

TEMAS A ELABORAR, MODIFICAR O ELIMINAR: Describa brevemente el asunto del documento del SGC que se proyecta elaborar, modificar o eliminar.

JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: señale brevemente la justificación que origina la elaboración, modificación o eliminación del documento del SGC.

PROPUESTA DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: indique claramente en que consiste la modificación, elaboración o eliminación que se solicita.

ELABORADO POR: Registre el(os) cargo(s), nombre(s) y firma(s) del(os) funcionario(s) que propone la elaboración, modificación o eliminación del documetno del SGC.

APRUEBA LA SOLICITUD: Este espacio será diligenciado por el Responsable del Proceso al que pertenece el documento que se proyecta modificar. elaborar o eliminar, o por quienes señale el procedimiento adoptado para cada uno de los documentos.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA NO. FECHA. POR LA CUAL: Registre el número, la fecha y el encabezado de la Resolución Reglamentaria que adopta el documento del SGC. En caso de tratarse de un Plan este espacio se dejará en blanco.

PLAN, FECHA Y VERSIÓN: Indicar el nombre del plan, la última fecha de aprobación y la versión que se está distribuyendo.

COPIA No: Se registra en la primera fila el término ORIGINAL, y seguidamente el consecutivo de copias a distribuir conforme haya sido definido por el Responsable del Proceso, garantizando como mínimo los siguientes destinatarios: Despacho del Contralor Auxiliar, Direcciones, Oficinas Asesoras, Archivo Central y Biblioteca de la Entidad.

DESTINATARIO: Indicar el nombre de la dependencia conforme a la estructura orgánica-funcional vigente. La asignación de las copias controladas será responsabilidad del Jefe de cada Dependencia y se registrará en el Formato Único de Inventario Documental del Funcionario. El original de las Resoluciones Reglamentarias tiene como destino la Dirección de Apoyo al Despacho y el original de los Planes la Subdirección de Servicios Administrativos.

DEVOLUCIÓN. COPIA ANTERIOR, SI - NO: Indique claramente si la copia es devuelta por el destinatario. En caso de haber señalado NO, el destinatario deberá garantizar la identificación de la copia no devuelta, como documento obsoleto.

FECHA DE ENTREGA: El destinatario registrará la fecha en que recibe el documento del SGC. (Día, mes y año).

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE: El destinatario registrará claramente sus nombres y apellidos acompañados de la firma.

NOMBRE DEL PROCESO: El proceso en el cual se generan los documentos que se van a consignar en el listado.

FECHA: Fecha de actualización de la información. Está fecha la coloca la Dirección de Planeación al momento que llega copia controlada del documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

No.: Corresponde al número de orden del documento del listado.

TÍTULO: Es el nombre completo del documento que se relaciona.

VERSIÓN: Se escribe el número que identifica la última modificación que se hizo al documento y que por lo tanto se encuentra vigente en la fecha de actualización del listado.

FECHA DE APROBACIÓN: Fecha de aprobación por parte de la Dirección de Planeación para los documentos que se adoptan por resolución reglamentaria. Para los planes corresponde a la fecha de aprobación de la instancia competente.

No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO Y FECHA: Para los documentos que se adoptan por resolución reglamentaria corresponde al numero y fecha de la resolución reglamentaria. Para los planes corresponde al numero del acto administrativo y fecha según corresponda la instancia pertinente.

RESPONSABLE: En este campo se registra el cargo del responsable por el desarrollo y los resultados del documento que se relaciona.

VERSIÓN ANTERIOR: Es el número que identifica la penúltima modificación que se produjo en el documento y que por lo tanto ya perdió su vigencia.

OBSERVACIONES: Es un campo asignado para consignar algún tipo de comentario que aclare o complemente la identificación del documento o su relación con otros hechos u otros documentos.

APROBADO POR: Corresponde a los datos del Director Técnico de Planeación.

Establecer las actividades básicas para el control de los documentos externos, relacionados con el desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá.

Inicio. Elaboración o actualización del listado de documentos externos del sistema de gestión de la calidad.

Fin: Opciones de consulta de documentos externos.

* Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

BASE DE DATOS: Información básica jurídica necesaria para el desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C., organizada y clasificada para permitir su consulta y actualización.

DOCUMENTOS EXTERNOS: Normas Jurídicas básicas de consulta para el desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad y normatividad básica que aplica a los sectores y a los sujetos de control.

CONSTANCIA DE EXPEDICIÓN Y VIGENCIA DE NUEVOS DOCUMENTOS EXTERNOS: Corresponde a la constancia donde se informa la expedición y vigencia de nuevas normas aplicables a los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, que se remite a los destinatarios de documentos externos, hasta tanto se cumpla el plazo para la nueva actualización del listado de documentos externos.

CONSTANCIA DE REVISIÓN Y VIGENCIA: Corresponde al formato que se remite a los destinatarios de documentos externos, donde se certifica que durante un lapso de tiempo determinado el Listado de Documentos Externos del Sistema de Gestión de la Calidad, fue revisado y que no tuvo modificaciones, por lo cual el listado anterior continua vigente

PUNTOS DE CONSULTA. Los computadores donde se puede acceder a la base de datos jurídica.

· Listado de documentos externos del sistema de gestión de la calidad (SGC)

· Constancia de revisión y vigencia

· Constancia de expedición y vigencia

· Listado de puntos de consulta base de datos jurídica

· Planilla de entrega

· Impresión del correo de confirmación de entrega.

· Boletín Interno de Comunicaciones.

· Memorando o constancia de entrega.

· Listado de documentos externos del sistema de gestión de la calidad (Formato código 7002001).

· Constancia de revisión y vigencia (Formato código 7002002)

· Planilla de entrega del listado de documentos externos del SGC (Formato código 7002003)

· Listado de puntos de consulta base de datos jurídica (Formato código 7002004)

Dependencia: (Escriba el nombre de la dependencia donde se elabora).

Elaboró: (Escriba el nombre del funcionario que elabora).

Fecha: (Escriba la fecha de elaboración o actualización).

El responsable del Control de Documentos Externos

HACE SABER:

Que durante el periodo del al , no se presentaron modificaciones al Listado de Documentos Externos, relacionados con los procedimientos establecidos para cada proceso del SGC, por lo cual el Listado de Documentos Externos remitido el _____________ conserva su vigencia.

Firma de quien elabora:

Nombre:

Cargo:

Firma de quien aprueba

Nombre

Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica

Dependencia: Escriba el nombre de la dependencia donde se elabora

Elaboró: Escriba el nombre del funcionario que diligencia el formato

Fecha: Escriba la fecha de elaboración o actualización del formato.

Controlar la producción y trámite documental de la entidad, mediante el diseño e implementación de Tablas de Retención Documental, en los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Inicio: Identificación de las dependencias productoras de documentos a través de: recopilación de normas sobre la estructura orgánico - funcional en la entidad, resoluciones reglamentarias, manuales de procedimientos, organigramas.

Fin: El diseño e implementación de las tablas de Retención documental para cada una de las unidades productoras de documentos; y elaboración del informe de seguimiento dirigido a la Oficina Asesora de Control Interno.

· Ley 80 de diciembre 22 de 1989. "Por la cual se crea el archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones ".

· Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones". Artículo 24 (Obligatoriedad de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental por las entidades del estado).

· Decreto 1777 de agosto 3 de 1990. "Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación".

· Decreto 1382 de agosto 18 de 1995. "Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones".

· Decreto 173 de junio 4 de 2004. "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"

· Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No.12 de octubre 18 de 1995 Artículo 19. Creación del Comité de Archivo. Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 09 de octubre 18 de 1995. "Por la cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental ordenadas por el Decreto Número 1382 de 1995. Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 24 de abril 26 de 2001, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Concejo de Bogotá. D.C.

· Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001, "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

· Acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002. "Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2002. Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002. "Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y parágrafo, de la ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 042 de octubre 31 de 2002. "Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".

· Resolución Reglamentaria No. 011 de junio 12 de 2001. "Por la cual se adoptan los códigos para identificar las dependencias de la Contraloría de Bogotá", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá. D.C.

· Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002."por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá D.C.

· Circular No. 041 de noviembre 02 de 2001. "Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental". Alcaldía Mayor de Bogotá.

· Circular No. 046 de noviembre 12 de 2004. "Definición de criterios técnicos de la Serie Contratos". Alcaldía Mayor de Bogotá.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección ), de acuerdo a la estructura orgánico - funcional de la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres fases con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

La implantación eficaz de este procedimiento da por resultado los siguientes registros:

· Encuestas de estudio de unidad documental.

· Cuadro General de Clasificación Documental.

· Tablas de Retención Documental (TRD).

· Acta de Comité de Archivo.

· Concepto Técnico emitido por el Archivo General del Distrito.

· Resolución Reglamentaria.

· Cronograma de visitas para seguimiento y control.

· Informe de seguimiento.

· Encuesta Estudio Unidad Documental. (Formato código 7003001).

· Tabla de Retención Documental con instructivo de diligenciamiento. (Formato código 7003002).

7.1 Implementación de tablas de retención documental

El estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instructivo comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina.

Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica. Teniendo en cuenta el organigrama de la entidad se señalará la unidad administrativa de la cual dependa la oficina objeto de estudio.

2. Fecha de última asignación de funciones. Debe anotarse la fecha en la cual fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina en mención.

3. Acto administrativo. Debe especificarse el documento que le dio origen y/o asignó funciones (decreto, resolución, acuerdo de junta, entre otros).

4. Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de funciones y de procedimiento se anotarán aquellas que correspondan específicamente a la oficina en cuestión.

5. Unidades documentales que tramita. Se identificarán y anotarán las unidades documentales que se tramitan en la oficina. Las cuales son el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.

6. Realizan selección y descarte documental. Si ___ No ___. Se anotará si o no de acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni histórico.

7. Sistema de organización de los archivos de oficina. Deberá señalarse la clasificación y ordenación establecidas en la oficina para archivar los documentos. Podría darse como ejemplo una clasificación orgánico - funcional con una ordenación temática por asuntos o numérica por cronología.

8. Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? Deberá registrarse la producción documental ya sea por unidades de conservación (carpetas, libros, legajos, cajas, entre otros) o en metros lineales.

Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el numeral I.5 de la primera hoja.

1. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

2. Nombre de la unidad documental. Debe registrarse el nombre que le asigna la oficina que la tramita o conserva.

3. Función de la oficina que la genera o tramita. Anotar la función específica de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera (o custodia ) esta Unidad Documental.

4. Caracteres externos. Debe señalarse la materia, forma y estado de conservación de la Unidad Documental, objeto de análisis.

4.1 Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la información (papel, microfilm, cinta magnética, entre otros).

4.2 Formato. Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad Documental debe anotarse si se trata de un expediente de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la información especificando el tamaño que puede cambiar de acuerdo con el soporte y contenido de los documentos.

4.3 Ordenación. Se anotará el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora que puede atender a la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación cronológica, onomástica, numérica o alfatemática.

4.4 Estado de Conservación. Debe señalarse si la Unidad Documental está BUENA, REGULAR o MALA; indicando en lo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. Debe anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos, reglamentos, entre otros) como al interior de cada institución. Asimismo, debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutina institucional.

6. Trámite. Original. Número de copias. Se deben tener en cuenta los procedimientos que describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un asunto: señalando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas.

7. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra? Si ____ No ____ Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en mención está registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cuál o cuáles está incluído.

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad Documental? En el evento de que la Unidad Documental sea un expediente deben señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental. Deben anotarse las oficinas que intervienen en la gestión documental. Esta información debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6.

10. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad Documental: Diaria __ Semanal __ Mensual __ Anual ___ Otra ___ ¿Cuál? ___. Se debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar contemplada, citarla.

11. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y quién lo establece? Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años) en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.

12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan:

12.1 La misma oficina _______ 12.2 Otras oficinas ______ ¿Cuáles? ________

12.3 Otras entidades ______ ¿Cuáles? _________________________________________

12.4 Personas naturales ______________________________________________________________

12.5 ¿Por qué lo consultan? ___________________________________________________________

Deben registrarse los usuarios internos (administración) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la consulta.

13. Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?

Central _______Histórico _______Otros ________¿cuáles? __________

13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?

Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad. Es decir, de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias.

14. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando esta unidad documental?

14.1 ¿Con qué frecuencia?

14.2 ¿Qué años?

Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y años consultados.

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental?

Debe anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso, circulación y conservación de la Unidad Documental como paso y / o copias innecesarios, falta de claridad en la ejecución de procedimientos y funciones.

16. Observaciones. Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores.

Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres y cargo de los funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenció la encuesta.

Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotarán el nombre de la persona que realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicación.

Jefe de archivo. Se registrará el nombre y la firma del Jefe de Archivo de la institución quien liderará todas las labores archivísticas.

Ciudad y fecha. Se consignará la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.

FORMATO CÓDIGO 7003001

OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

CÓDIGOS: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras (Dependencias) de documentos como series y subseries respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

SERIES DOCUMENTALES (Series, subseries y tipos documentales): Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán las subseries y tipos documentales correspondientes.

RETENCIÓN EN AÑOS: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

TRADICION DOCUMENTAL: Se debe aclarar si el documento es original o copia, como también si se encuentra en otro medio magnético.

DISPOSICIÓN FINAL: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación total, eliminación, microfilmación o selección por muestreo.

CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

ELIMINACIÓN: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

MICROFILMACIÓN: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

SELECCIÓN: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.

PROCEDIMIENTO: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.

PAGINA ____ DE ____: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas de la dependencia.. El segundo espacio corresponde al total de hojas diligenciadas de la oficina productora en la elaboración de las Tablas de Retención Documental.

FIRMA JEFE DEPENDENCIA: Diligenciar en el espacio correspondiente la firma del jefe, quien puede ser: Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinador grupo Especial de Indagaciones Preliminares, Subdirectores o Jefes de Unidad.

FECHA: El jefe de la de la dependencia consignara la fecha en que da la aprobación de la Tabla de Retención Documental (TRD).

Controlar la producción documental, existencia física y transferencias en cada fase del archivo (Gestión, Central e Histórico) para que en el evento de presentarse novedades administrativas como traslados, retiros, fusión de dependencias o supresión de la entidad, se cuente con la documentación debidamente organizada e inventariada facilitando así las entregas oportunas.

Este procedimiento inicia con la recopilación de la información producida en los Archivos de Gestión en los diferentes soportes, para la preparación de inventarios documentales individuales y termina con la elaboración del inventario definitivo de toda la documentación que conforma la Memoria de la Contraloría de Bogotá, D.C. y que reposa en el Archivo Central.

· Ley 80 de diciembre 22 de 1989. "Por la cual se crea el archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones ".

· Ley 594 de 2000. Artículos 15,20 y 26. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

· Ley 734 de 2002, "Por medio de la cual se expide el Código Único Disciplinario" .

· Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo 08 de octubre 18 de 1995. "por el cual se reglamenta la transferencia histórica de los organismos del orden nacional, ordenada por el Decreto 1382 de 1995".

· Acuerdo No.12 de octubre 18 de 1995 Artículo 19. Creación del Comité de Archivo. Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 057 del 5 de julio de 2000 "Por el cual se establecen los procedimientos para la entrega de documentos y archivos de las entidades en proceso de liquidación, fusión o privatización y se dictan otras disposiciones". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". (establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos debidamente inventariados...) Archivo General de la Nación

· Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002. "Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2002 Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002. "Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y parágrafo, de la ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación.

· Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".

· Circular No. 046 de noviembre 12 de 2004. "Definición de criterios técnicos de la Serie Contratos". Alcaldía Mayor de Bogotá.

· Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002."por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá D.C.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas y procedimientos llevadas a cabo por una unidad administrativa (dependencias), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

· Formato único de inventario documental.

· Acta de entrega.

· Formato Único de Inventario Documental. (Formato código 7004001).

Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales.

ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslado y desvinculación.

HOJA No.: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De: se registrará el total de hojas del inventario.

REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia. (en nuestro caso la asigna el Archivo Central en orden consecutivo ascendente (001) de llegada y de acuerdo al calendario de transferencias anuales).

No DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

CÓDIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series subseries o asuntos relacionados.

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación.

En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse en lo posible en orden alfabético.

FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950 - 1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos ( CD, DK, DVD), etc.

FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ningún índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De esto debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

Así mismo, se anotará información en la columna de Notas sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil), biológico (ataque de hongos, insectos, roedores etc.).

En la columna de Notas, utilice las siguientes convenciones: O (si son documentos originales) C (para documentos en copia) O/C (para documentos en original y copia).

Inserte las filas requeridas y elimine las innecesarias. (Para ampliar o reducir la información digitada o incorporada por cada carpeta). Tal es el caso de los expedientes de Responsabilidad Fiscal, Disciplinarios y de la oficina Asesora Jurídica, donde la casilla "Serie Subserie y Grupos", se fraccionaría en tres (3), para incluír: Número de expediente, Implicados y número de identificación.

ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

VISTO BUENO DEL JEFE: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma del Jefe responsable de cada oficina así como el lugar y la fecha de aprobación.

RECOMENDACIÓN: Para facilitar el diligenciamiento del formato Unico de Inventario Documental y unificar criterios, se solicita tener en cuenta las siguientes observaciones:

· En la columna de nombres de series, subseries o asuntos; incorpore la información en letra minúscula con iniciales en mayúscula, para dar mayor capacidad de caracteres al campo.

· La columna de Fechas, esta predeterminada en "Formato": día-mes-año (14-may-05), para incorporarlo utilice las teclas numéricas; en el ejemplo del paréntesis será:

Garantizar la adecuada conservación impresa y en medio magnético de los registros que genera la Contraloría de Bogotá D.C. desde que nace el documento en los Archivos de Gestión hasta su disposición final en el Archivo Central, adoptando medidas básicas de seguridad, preservación y conservación de los registros.

Este procedimiento inicia con la asignación de un Administrador de Archivo de Gestión en cada una de las dependencias de la Entidad para el control de la documentación producida en los archivos de gestión a través de la aplicación de la tabla de retención documental y finaliza con el seguimiento y comunicación sobre irregularidades a la Oficina Asesora de Control Interno.

· Ley 80 de diciembre 22 de 1989. "Por la cual se crea el archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones ".

· Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones".

· Numeral 5, artículo 34 y numeral 13 artículo 35 de la Ley 734 de febrero 5 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

· Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 11 de mayo 22 de 1996. "Por la cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos ". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 047 de mayo 5 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V. Acceso a los documentos de Archivos. Restricciones por razones de seguridad. Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 048 de mayo 5 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo VII. Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre: Conservación Preventiva, conservación y restauración documental". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 049 de mayo 5 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII. Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre: Condiciones de edificios y locales, destinados a archivos". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 050 de mayo 5 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 64 del capítulo VII. Conservación de documentos, del reglamento General de Archivos sobre: Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 037 de septiembre 20 de 2002. "Por la cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización. Reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la ley General de Archivos 594 de 2000. Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". (establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos debidamente inventariados...) Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002. "Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2002 A.G.N.

· Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002. "Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y parágrafo, de la ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación.

· Circular interna No. 16000-0867 de diciembre 5 de 2002. "Asignación administrador archivo de gestión por dependencia y destinación de espacio físico para la debida conservación de los documentos. Dirección Administrativa y Financiera de la Contraloría de Bogotá, D.C.

· Resolución Reglamentaria No. 017 del 29 de junio de 2001 "Por la cual se asigna funciones de custodia y autenticación de documentos", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá.

· Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002."por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá D.C.

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una entidad.

ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACIÓN DE REGISTROS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición final de los registros.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

REGISTRO: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

· Memorando

· Formato Unico de inventario documental

· Informe de seguimiento.

Este procedimiento no contiene anexos.

Realizar la entrega de documentos de los archivos de Gestión al Archivo Central y de éste a las instancias competentes previo concepto del Comité de Archivo de la entidad, en concordancia con las normas de archivo vigentes.

Inicio: Elaboración del calendario de transferencias anuales, para remisión de Archivos de Gestión al Archivo Central (transferencias primarias), de acuerdo con las Tablas de Retención Documental

Fin: El envío oportuno de la documentación a la instancia competente, previa aprobación del Comité de Archivo de la entidad.

Ley 80 de diciembre 22 de 1989. "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones ".

Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Decreto 1777 de agosto 3 de 1990. "Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación".

Decreto 1382 de agosto 18 de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones".

Decreto 998 de abril 8 de 1997. "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos al Archivo General de la Nación, ordenada por el decreto 1382 de 1995".

Decreto 331 de 2003 "Por la cual se adopta la estructura interna de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y se dictan otras disposiciones".

Decreto 173 de junio 4 de 2004. "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos". Archivo General de la Nación.

Acuerdo 08 de octubre 18 de 1995. "por el cual se reglamenta la transferencia histórica de los organismos del orden nacional, ordenada por el Decreto 1382 de 1995".

Acuerdo No. 09 de octubre 18 de 1995. "Por la cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental ordenadas por el Decreto Número 1382 de 1995. Archivo General de la Nación.

Acuerdo 12 de octubre 18 de 1995 Artículo 19. Creación del Comité de Archivo. Archivo General de la Nación.

Acuerdo No. 24 de abril 26 de 2001, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Concejo de Bogotá. D.C.

Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001, "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". (Establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos debidamente inventariados...) Archivo General de la Nación

Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002. "Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2002. Archivo General de la Nación

Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002. "Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y parágrafo, de la ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación.

Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".

Resolución Reglamentaria No. 011 de junio 12 de 2001. "Por la cual se adoptan los códigos para identificar las dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C." o aquella que la modifique.

Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002, de la Contraloría de Bogotá, D.C.,"Por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad o aquella que la modifique.

- Circular No. 041 de noviembre 02 de 2001. "Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental". Alcaldía Mayor de Bogotá.

- Circular No. 046 de noviembre 12 de 2004. "Definición de criterios técnicos de la Serie Contratos". Alcaldía Mayor de Bogotá.

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo (Véase Fondo).

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una entidad.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional.

CALENDARIO DE TRANFERENCIAS: Programación que elabora el Archivo Central, para que las dependencias tengan claro las fechas en que se deben entregar los archivos de gestión.

CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico - funcional de la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CONSERVACIÓN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son transferidos al Archivo Histórico para su conservación permanente.

COPIA: Reproducción puntual de otro documento.

COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURACIÓN: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable) o sus valores secundarios (histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología).

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FECHAS EXTREMAS: Se refiere a la fecha más reciente y más antigua que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIO: Hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación de la Entidad.

FONDOS ACUMULADOS: Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

FUNCIÓN ARCHIVISTICA: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

ORIGINAL: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

REGISTRO DE DOCUMENTOS: Anotación de los datos del documento en los modelos de control (Formato Único de Inventario Documental).

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o para su conservación total o parcial.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TOMO: Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Remisión de los documentos del archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central (intermedio o semiactivo).

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico ya sea de la Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité de Archivo de la Entidad

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico operativa de una institución (dependencias).

UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística entre otras: un expediente.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivistica. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, una carpeta o un tomo.

VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

VALORES SECUNDARIOS: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

- Acta de Comité de Archivo.

- Calendario de transferencias anuales.

- Informe de seguimiento

- Formato único de inventario documental.

- Tabla de valoración documental

- Instructivo para la organización y transferencias documentales. Anexo No. 1

- Tabla de Valoración Documental. (Formato código 7006001)

La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia, sino el referente para la toma de decisiones. Al Archivo Central le corresponde velar por la administración, custodia y conservación del acervo documental de la entidad.

La Transferencia de Archivos, consiste en el traslado ordenado, clasificado e inventariado de documentos de archivos de gestión de las oficinas o dependencias al Archivo Central según calendario de transferencias debidamente aprobado y de éste a la instancia competente en el caso de transferencias secundarias (Archivo histórico de la entidad o Archivo de Bogotá, de acuerdo a comité de archivo). Transferencia que se hace cuando el documento ha dejado de tener una consulta frecuente en las oficinas, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental o el tiempo de permanencia de los documentos, determinado por cada productor del documento de acuerdo a sus actuaciones administrativas.

Para organizar los documentos que conforman los Archivos, se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Limpieza de los documentos: retirar bandas elásticas, clips metálicos grandes o pequeños, ganchos de cosedora, limpiar los documentos con plumilla o tela suave, arreglar folios y legajar documentos sueltos dentro de las carpetas. (Con el fin de no separar los documentos, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimiento que eviten la oxidación. En su defecto puede emplearse como barrera un fragmento o trozo de papel entre el material metálico y el documento).

- No debe usarse la cinta adhesiva conocida como Diurex, Masking-Tape o tela adhesiva, por que tiende a amarillarse, se vuelve quebradiza y mancha el documento.

- No se debe escribir sobre el contenido de los documentos o alterar sus originales.

- Hacer las aclaraciones (glosas) a los documentos preferiblemente en las copias, para conservar la integridad del documento original. Cuando sea indispensable realizarlas en el original, utilizar lápiz blando de grafito.

- Colocar dentro de las cajas de archivo, las carpetas sobre su lomo, es decir con marbetes fácilmente identificables, fácil de consultarlas y removerlas.

- Identificación del material afectado por biodeterioro: Si se detecta material afectado por hongos o insectos, debe identificarse en un lugar visible, informando en el mismo memorando de transferencias la relación de folios afectados, para que el Archivo Central determine las acciones correctivas o dejar aclaraciones en la casilla de Notas del respectivo inventario documental diligenciado.

- Se debe efectuar una revisión por lo menos anual de la documentación en estantes, para detectar presencia de hongos, deterioro de la misma o controles en caso de faltantes.

Se organiza toda la documentación, por series o grupos, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental o demás instrumentos de recuperación de información (inventarios documentales) del periodo que corresponda organizar.

Una verdadera selección permite reducir costos en espacio, tiempo y materiales. La selección se aplica a series documentales voluminosas donde el contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series o que de acuerdo a sus valores (primarios y secundarios) no amerita conservación total.

· Se debe evitar la conservación de impresos, periódicos, boletines, folletos o circulares de información general y de contenido intranscendente, (documentos que se definen de apoyo entre otros) siempre que no haga parte de una serie, grupo documental o que se constituya soporte de un expediente de carácter legal.

· Los documentos se identifican y seleccionan, clasificándolos por asunto o temas de mayor importancia y en orden cronológico (día 03 mes 01 año 05).

· Los documentos originales siempre se conservan, si existen originales repetidos se eliminan mediante acta (utilizando el formato estructura para documentar actas del Sistema de Gestión de Calidad) y debe ser avalada por el administrador del archivo de gestión, el Jefe de la dependencia respectiva o el comité de archivo según el caso.

· Se retiran copias duplicadas, del tal modo que solo se conserve una primera copia, archivando de preferencia los originales. Las copias se archivan cuando el documento original debe salir de la dependencia, es el caso de las comunicaciones oficiales externas. Todo documento para formalidades legales, debe llevar la firma de quien este autorizado.

· Se examinan los diferentes documentos para comprobar que han cumplido con los trámites legales y que por lo tanto pueden archivarse en la carpeta o expediente que les corresponde, teniendo en cuenta las series documentales creadas en la respectiva tabla de retención documental por dependencia o al grupo documental al cual pertenezca.

· Fotocopias de los formatos de concertación de objetivos, evaluación del desempeño, copias de circulares y de resoluciones, no deben incluirse en las transferencias documentales. Los originales de éstos reposan en las dependencias productoras y son remitidos por esas oficinas en sus respectivas entregas.

· Para la preparación de los inventarios documentales se debe utilizar el formato único de inventario documental Código 7004001 (anexo al procedimiento "administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales"), revisando cuidadosamente las instrucciones para no alterar el contenido original. (A excepción de las oficinas donde se generen expedientes).

· Los documentos deben ser numerados preferiblemente en la parte superior derecha con esfero de tinta negra, de manera legible sin enmendaduras (no utilizar marcadores, resaltadores, las manchas de la tinta afectan la originalidad del documento) y de enero a diciembre. Eje: Enero 02 / 2004; Folio No, 1 y así sucesivamente hasta finalizar último folio de cada carpeta o la cantidad de carpetas o expedientes resultantes por tema o contenido, es decir que si se encuentran dos o más carpetas de un mismo tema o expediente, la numeración se realizará en forma consecutiva y cronológica desde la primera carpeta hasta la última.

· No es estrictamente necesario que se contabilicen 200 folios por cada carpeta o expediente lo más importante de la foliación es que el contenido de cada carpeta o expediente no se interrumpa guardando coherencia con el contenido de la siguiente carpeta, numeración que igualmente debe ser consecutiva. Por fundamento legal, todo documento validado debe ser foliado, evitando con ello sustracción o inserción de folios o documentos. Cuando surja la necesidad de efectuar una nueva foliación, se debe eliminar con una X, todas las existentes para dejar una única foliación.

· En las carpetas o (expedientes) los folios completamente en blanco es decir, que no contengan información en ninguna de sus dos caras (recto ni vuelto) deben retirarse de la carpeta o expediente, para evitar fraude o adulteración del documento o si se encuentra con el foliado original colocar en letras grandes "ANULADO".

· Para el caso de los expedientes de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Asuntos Disciplinarios, entre otros, el concepto de los profesionales productores de los documentos o expedientes, será el único sustento legal a tener en cuenta para la organización de los mismos. El Archivo Central, únicamente recomienda principios generales de organización fundamentados en criterios archivísticos.

· Cada una de las carpetas debe tener un marbete de identificación, si ésta es continuación de la otra identifíquelas con números consecutivos guardando el orden cronológico del periodo al cual corresponda los documentos objeto de organización, es decir, una de tres (1/3, 2/3, 3/3), la fecha de la misma (año) debe formar parte de la identificación: junto con el nombre de la carpeta Ej.-(Transferencias documentales 2004 1/3 )

· Para identificar la carpeta en su portada utilice los siguientes datos:

Estructura jerárquica de la Dependencia (Dirección Administrativa Subdirección de Servicios Administrativos - Archivo Central); Tema, asunto o serie con el respectivo código de serie y subserie (Contratos) fechas extremas (inicial y final de esa carpeta) (01-01-04) (30-12-04) folios (cantidad resultante una vez efectuada la depuración y descarte si lo amerita) Carpeta No. Caja No. (Estas dos últimas se diligencian preferiblemente al efectuar la revisión final de entrega).

· Las carpetas de los papeles de trabajo deben identificarse con el periodo del año respectivo ejemplo: PAPELES DE TRABAJO-HOSPITAL GARCES NAVAS-PRIMER SEMESTRE DE 2004, PAPELES DE TRABAJO-HOSPITAL LA VICTORIA-SEGUNDO TRIMESTRE DE 2004 (Ver procedimiento para elaborar papeles de trabajo del equipo auditor del proceso de prestación de servicio micro).

· Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un solo folio. Los impresos insertos en la unidad documental carpeta o expediente (Folletos, boletines, estudios, plegables,) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo.

· La numeración o foliación es la última tarea que se debe aplicar en la organización de documentos, cuando se haya efectuado la preparación física, selección, depuración, descarte y eliminación, para evitar pérdida de tiempo, errores, tachones o refoliados. Dentro de las políticas de gestión documental, es requisito indispensable, que los documentos seleccionados para conservación sean controlados mediante la foliación, como prueba legal, evitando sustracción o inserción de folios sin una secuencia lógica que garantice la autenticidad e integridad del documento (especialmente historias laborales y expedientes).

Es la destrucción de documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. La eliminación de documentos debe formar parte de la preparación de las transferencias correspondientes.

· Una vez se identifiquen los documentos, se valoren, seleccionen y se haya preparado el Inventario Documental, de lo que se va a conservar en cada fase del archivo (Gestión, Central o Histórico) se procede a eliminar la documentación descartada, mediante acta (utilizar formato estructura para documentar actas del SGC) acompañada del respectivo inventario documental de los documentos a eliminar, firmada por el Jefe responsable de la oficina y los funcionarios que hayan intervenido en el proceso de organización y eliminación con la debida justificación del porqué se eliminó dicha documentación. Cuando se genera volúmenes altos de documentos para eliminar, se deben enviar al archivo central debidamente inventariadas e identificadas cada un de las cajas, para que allí se realice su destrucción previo concepto del Comité de Archivo de la entidad.

· A partir de la aplicación de la Tabla de Retención Documental la eliminación deberá realizarse tan pronto como se cumpla el plazo fijado dentro de ésta.

· Para las transferencias documentales revise cuidadosamente la matriz de este procedimiento y diligencie correctamente el formato único de Inventario Documental de acuerdo a sus instrucciones anexas. (véase procedimiento "Administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales").

· El Administrador del Archivo de Gestión responsable de la dependencia remitente, debe diligenciar en original (para el Archivo Central) y copia (para dependencia remitente) el formato único de inventario documental, detallando las series documentales o carpetas a transferir junto con su archivo magnético en Excel.

· El jefe de la dependencia remitente otorga visto bueno al inventario documental diligenciado por el administrador de archivo de gestión de la dependencia en mención, previa revisión detallada de la misma.

· El Archivo Central, no recibirá archivos que no cumplan con los principios básicos de organización contemplados en este instructivo. Cada dependencia abrirá una carpeta de "Transferencias Documentales" que conservará en su Archivo de Gestión, de tal forma que sirva de referencia para efectuar con precisión la solicitud de préstamo de documentos, mencionando el nombre de la serie, subserie y/o asunto y la fecha en que fue remitida al Archivo Central, y ubicación física correspondiente (cajilla y número de carpeta).

· No se aceptarán documentos que enuncien el envío de anexos sino vienen los soportes o en su defecto registrar en la casilla de "notas" del formato único de inventario documental diligenciado, dejando la observación de la fuente donde reposan.

· En las dependencias donde existen grupos de profesionales productores o generadores de documentos serán ellos los únicos responsables al interior de cada oficina de recomendar técnica y profesionalmente la depuración de los documentos y suministrar al Administrador del Archivo de Gestión, el inventario único documental individual diligenciado de los archivos a su cargo para que únicamente él unifique la totalidad de los inventarios documentales de la dependencia y realice una sola entrega al Archivo Central de lo pertinente, quién estará informando al jefe de la oficina, el estado de organización y conservación del mismo.

· En el caso de transferencias a entidades distintas de la Contraloría, se seguirá lo determinado en este procedimiento y los relacionados con temas afines a esta materia con la aprobación del comité de archivo de la entidad

· Antes de proceder al empaque dentro de las cajas, diligencie el formato único de Inventario documental, detallando cada una de las carpetas que planea transferir, conservando el nombre exacto que tienen los marbetes con las fechas de los documentos contenidos en éstas, así: NOMBRE DE LAS CARPETAS - FECHAS DEL PRIMER Y ULTIMO DOCUMENTO ARCHIVADO EN LA CARPETA (fechas extremas, por ejemplo: Departamento Administrativo de Catastro Distrital - 01-02-2002 / 03-11-2002) y número de carpeta, 1/3, 2/3, 3/3 y así sucesivamente

· Coloque dentro de la cajilla de archivo las carpetas sobre su lomo, es decir, con los marbetes de identificación en forma horizontal hacia arriba. Las cajillas no deben ser rotuladas o signadas en sus caras laterales, esta tarea la realizará el Archivo Central, previa verificación del contenido de cada cajilla y confrontación con el formato único de inventario documental diligenciado (Las cajillas deben ser solicitadas al Archivo Central por el Administrador del Archivo de Gestión de cada dependencia, una vez haya realizado todo el proceso de organización, y haber determinado el número preciso de cajillas que requiere para el empaque de las carpetas organizadas, teniendo en cuenta que su capacidad promedio es de mil (1000) folios.)

· El Archivo Central entregará las cajillas, las cuales deben ser devueltas con la documentación objeto de la transferencia, junto con las sobrantes en caso de no ser totalmente utilizadas.

· En cada caja se debe introducir el número de carpetas necesarias, de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas.

· Al empacar se debe mantener el orden estricto consecutivo y cronológico del formato único de inventario documental diligenciado. Las cajas de transferencias deben numerarse consecutiva y cronológicamente en la cara frontal y con lápiz de mina negra.

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

HOJA __ DE __: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de la tabla de valoración documental.

OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación valorada en ejercicio de sus funciones.

CÓDIGO N°: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series o grupos documentales respectivos.

SERIE O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán las subseries y/o grupos documentales correspondientes.

RETENCIÓN: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación objeto de análisis.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite y transferidos al Archivo Central, siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

DISPOSICIÓN FINAL: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con mira a su conservación permanente, eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación u otras técnicas.

CONSERVACIÓN TOTAL (CT): Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. En la Contraloría de Bogotá, D.C. se consideran documentos de conservación total entre otros, Historias laborales (hojas de vida), Nóminas, Expedientes de Responsabilidad Fiscal, Contratos, Resoluciones (reglamentarias, ordinarias).

ELIMINACIÓN (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal, contable y secundarios (que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología).

MICROFILMACIÓN (M): Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

SELECCIÓN (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.

PROCEDIMIENTOS: En esta columna deben consignarse las actividades aplicadas en los documentos de conservación total, modalidad de muestreo para la selección, microfilmación u otra técnica y eliminación.

Ofrecer el servicio de consulta y préstamo de los documentos que administran los Archivos Central y de Gestión de las diferentes dependencias, ya sea a funcionarios de la Contraloría, de otras entidades o ciudadanos en general, dando cumplimiento a las normas legales establecidas para tal fin.

Este procedimiento inicia con el acceso a la consulta y préstamo de documentos y termina con el control estadístico de consulta o préstamo de documentos, en sus diferentes modalidades.

· Ley 734 de febrero 5 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

· Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones". Artículos: 16,17, 27, 28, 29, 30 y 31.

· Ley 527 de agosto 18 de 1999. "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

· Ley 190 de junio 6 de 1995. "Estatuto Anticorrupción " Artículos 27 y 79.

· Ley 80 de diciembre 22 de 1989. "Por la cual se crea el archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones ".

· Ley 57 de julio 5 de 1985. "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales" Artículos del 12 al 25.

· Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos".

· Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos". Archivo General de la Nación.

· Acuerdo No. 042 de octubre 31 de 2002 "Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Archivo General de la Nación

· Resolución Reglamentaria No. 031 de julio 21 de 2005. "Por la cual se adopta a versión 3.0 del procedimiento para la recepción y tramite del Derecho de Petición" o aquella que lo modifique.

· Artículo 13 del Código Penal. "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición.

· Inciso 2º - Modificado Ley 594 de 2000, art. 28. "La reserva legal"

· Artículo 74.- "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley".

· Artículo 194 del Código Penal. Divulgación y empleo de documentos reservados. "El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor"

· Resolución reglamentaria N. 011 de junio 12 de 2001. "Por la cual se adoptan los códigos para identificar las diferentes dependencias que integran la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá D.C", o los actos que la modifiquen.

· Resolución reglamentaria N. 017 de junio 29 de 2001. "Por la cual se asignan funciones de custodia y autenticación de documentos", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá D.C.

· Resolución reglamentaria N. 035 de julio 29 de 2005. "Por la cual se establece el costo de la reproducción y duplicado de documentos que se expidan a persona interesadas" o aquellas que la modifiquen.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a utilizar la información contenida en los documentos de acuerdo a los reglamentos establecidos y en los términos consagrados por la Ley.

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios a obtener copia de los documentos en los términos consagrados por la Ley.

Ficha de consulta o préstamo de documentos.

Control estadístico de consulta o préstamo de documentos.

Memorando.

Reporte de usuarios morosos por no devolución de documentos.

Ficha de consulta o préstamo de documentos. (Formato código 7007001)

Tarjeta de afuera. (Formato código 7007002)

Control estadístico de consulta o préstamo de documentos. (Su diligenciamiento es opcional). (Formato código 7007003)

Lograr mediante el desarrollo de una secuencia de actividades organizadas que la recepción y distribución de las comunicaciones oficiales internas entre las diferentes dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C., sean más ágiles y oportunas, mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados definidos en el proceso de gestión documental y normas vigentes.

El Procedimiento inicia con la recepción de comunicaciones oficiales internas en cada dependencia y termina con la revisión y archivo diario de las comunicaciones oficiales y Planilla de distribución, en la correspondiente serie de la Tabla de Retención Documental respectiva.

· Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001. "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas". Archivo General de la Nación.

· Artículos 11 y 25, Titulo 5. "Peticiones incompletas. Código Contencioso Administrativo.

· Artículos 15,20 y 74 de la Constitución Política de Colombia, 1991. En las que se establece:

· Artículo 15.-"Toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y ratificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas o privadas".

· Artículo 20.-"Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial".

· Artículo 74.- "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley".

· Artículo 194 del Código Penal. Divulgación y empleo de documentos reservados. "El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor".

· Articulo 13 del Código Penal. "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición.

· INC. 2º - Modificado Ley 594 de 2000, art. 28. "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

· Decreto 2150 de diciembre de 1995. "Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

· Ley 734 de febrero 5 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único"

· Resolución Reglamentaria No. 028 de 22 de septiembre de 1999. "Por la cual se implementa y reglamenta el manejo y utilización del sistema de radicación de correspondencia "SICRE", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá, D.C.

· Resolución Reglamentaria No. 011 de junio 12 de 2001. "Se adoptan los códigos para identificar las diferentes dependencias que integran la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá, D.C.", o los actos que la modifiquen.

· Resolución Reglamentaria No. 017 de junio 29 de 2001. "Se asignan funciones de custodia y autenticación de documentos", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá, D.C.

· Resolución Reglamentaria No. 031 de 2002 "Por la cual se reglamenta el acceso y uso a internet en la Contraloría de Bogotá D.C.", o los actos que la modifiquen.

· Resolución Reglamentaria No. 031 de julio 21 de 2005 "Por la cual se adopta la versión 3.0 del procedimiento para la recepción y trámite del Derecho de Petición" o los actos que la modifiquen.

· Ley 527 del 18 de agosto de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

· Ley 962 de 2005 "Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos"

ARCHIVO MAGNÉTICO INFORMACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Y ENVIADAS "SICRE": Registro y control periódico aplicado a las comunicaciones oficiales internas (memorandos, circulares).

COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS: Son aquellas comunicaciones que se generan en cada oficina de la Contraloría, con destino a las diferentes dependencias de la misma entidad o las ubicadas en las distintas sedes.

Los tipos documentales básicos para el curso de las comunicaciones oficiales internas en la Entidad tanto enviadas como recibidas son el MEMORANDO y la CIRCULAR.

CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la institución, así como las normas generales, cambios, políticas, proposiciones, órdenes y asuntos de interés común. La dependencia que elabore una circular guardará en su archivo el original, junto con la relación de distribución, debidamente firmada por los funcionarios que recibieron cada ejemplar

DOCUMENTO FAX: El fax se considera como un adelanto de información, como prueba de trámite. Una vez recibido el original del documento se retira el fax y se conserva el original. Debe reproducirse el documento sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad en los archivos si no se anexa el original. Documentos voluminosos como manuales, libros, catálogos o informes no deben enviarse por este medio.

MEMORANDO: Comunicación escrita de carácter interno utilizado para tratar asuntos referentes a órdenes, autorizaciones, conceptos, informes, orientaciones, pautas, recordatorios, etc., que agilicen la gestión institucional entre dependencias de la misma Contraloría.

PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es un formato en el que se consignan los datos del documento a distribuir, número de radicación, fecha, remitente, asunto, referencia, número de anexos, folios, hora y firma de quien recibe.

· Planillas de Distribución de Comunicaciones oficiales.

· Archivo magnético.

Estructura memorando elaborado con instrucciones. (Formato código 7008001).

Estructura de circular elaborada con instrucciones. (Formato código 7008002).

Planilla para la distribución de comunicaciones oficiales. (Formato código 7008003)

Para su elaboración utiliza el modelo de BLOQUE, es decir las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. Se transcriben con letra preferiblemente estilo Arial, tamaño 10 a 12, utilizando papel tamaño carta con el membrete oficial de la entidad, en original y dos copias, salvo los casos excepcionales, donde, por la importancia de la información, se originarán las copias que se consideren estrictamente necesarias para su distribución.

- Cada dependencia escribe del centro hacia la derecha el código asignado por dependencias, seguido de un guión (-) en forma consecutiva su número de radicación, La serie se inicia desde el 001 cada año calendario.

- Cada dependencia escribe la fecha de envío, en orden de día, mes (en minúscula) y año, del centro del escrito hacia la derecha. La fecha puede ir con un sello fechador

Contra el margen izquierdo, se ubica:

- La preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) se registran los datos del destinatario: tratamiento con mayúscula inicial y nombre con mayúscula sostenida. En el siguiente renglón el cargo, alineado al tratamiento, con mayúscula inicial.

- A interlineas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) coloque los datos del remitente (cargo y dependencia), con mayúscula sostenida.

- A interlineas de la preposición DE coloque la palabra ASUNTO, en mayúscula sostenida, seguido de dos puntos (:), defina el motivo principal del documento, con mayúscula inicial. Este debe ser lo más claro y concreto posible, haciendo énfasis en el contenido del documento.

- A interlineas de la palabra ASUNTO, coloque la abreviatura REF. (Referencia), si la hay en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Registre con mayúscula inicial, los datos del documento al que se da respuesta.

- El Texto se inicia a interlineas del ASUNTO, contra el margen izquierdo, cuando no hay referencia o a interlineas cuando la hay; teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

- Redactarlo en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, en primera persona del singular o del plural, utilizando el tratamiento de usted, dejando una interlínea entre renglones y dos entre párrafos, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación, tratando en lo posible un solo tema por memorando.

- No termine el texto en una cara y la firma en otra, la última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

- La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

- Si la página se termina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en ésta y dos renglones en la siguiente.

Las páginas siguientes deben llevar un renglón explicativo de la continuidad y el número de página.

La expresión de cortesía se escribe a interlineas del texto, contra el margen izquierdo, seguida de coma (,).

Ejemplos: Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente,

El nombre del remitente se escribe en mayúscula sostenida, a interlineas de la expresión de cortesía, del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario autorizado en orden jerárquico de acuerdo a la norma vigente, firma encima del nombre digitado. En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, digitando en primer lugar el de mayor jerarquía.

Coloque la palabra anexo, (si hay), al final del memorando, a interlineas del firmante, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios enuncie la cantidad, de preferencia se clarifican el número de hojas (folios) por cada uno o el tipo de anexo.

Seguido de la línea de Anexo (si la hay) contra el margen izquierdo escriba la palabra Copia (si las hay), si son varias copias, se relacionan alineados los destinatarios en renglones separados.

Ejemplo: Copia: Dr. Hernando Ignacio Vega Camerano, Director Administrativo y Financiero

Dra. Nydia Gabriela Consuegra Rodríguez, Subdirectora de Fiscalización

A interlineas del último renglón escrito, toda comunicación tanto interna como externa, debe llevar el nombre completo de quién proyectó el documento, en mayúscula inicial y en minúscula, las iniciales de quién elaboró el documento, en letra tamaño ocho (8) preferiblemente, utilizando las expresiones:

Para los memorandos que requieren Visto Bueno, se puede distribuir debajo o en pareja con el firmante la abreviatura de visto bueno (Vo. Bo.) Seguida del nombre del funcionario responsable, en mayúscula sostenida, indicando el cargo en mayúsculas iniciales.

Cuando una dependencia prepara un memorando para la firma del Contralor o del Contralor Auxiliar, se debe radicar con el número consecutivo que corresponda en el Despacho del Contralor o del Contralor Auxiliar y no con el consecutivo de la dependencia donde se proyecto.

Para la elaboración de circulares se siguen las mismas especificaciones dadas para memorandos en cuanto a: estilo, letra, papelería utilizada y distribución, número de consecutivo o radicación, fecha de envío, páginas subsiguientes, despedida, remitente, anexos, transcriptor y visto bueno.

Las circulares internas se radican con el código de la dependencia que las produce y el número consecutivo que utiliza para memorandos. Las circulares externas sólo pueden ser suscritas por el Contralor, y se radican con el código de la dependencia que las produce y el número consecutivo que asigna la Oficina de Radicación.

Las diferencias con respecto a la elaboración de memorandos obedecen a:

La circular no lleva saludo. A tres interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida se escribe la preposición PARA, dejando un espacio coloque en mayúscula sostenida el grupo destinatario de la circular, conservando la margen izquierda.

Después del grupo destinatario, deje interlineado y escriba la palabra Asunto con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:), defina la síntesis del tema de la circular, conservando la margen izquierda.

El texto se inicia a interlineas del grupo destinatario o del asunto, contra el margen izquierdo,.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

Para el control en el envío o distribución de comunicaciones oficiales tanto internas como externas se utiliza esta planilla, teniendo en cuenta para su diligenciamiento las siguientes instrucciones:

HOJA No.: Número consecutivo de planillas elaboradas.

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: Identificación de la dependencia que envía las comunicaciones oficiales correspondencia.

CÓDIGO: Identificación numérica de la dependencia que envía las comunicaciones oficiales.

NÚMERO DE ÓRDEN: Orden consecutivo de los documentos relacionados.

NÚMERO CONSECUTIVO: Es el número asignado por la oficina de radicación para el envío de comunicaciones externas (Diligencie esta casilla solo en caso de envío de comunicaciones a otras entidades públicas, empresas privadas o personas naturales en ejercicio de sus funciones).

DOCUMENTO: Tipo de documento enviado (carta u oficio, memorandos, circulares).

DESTINATARIO: Nombre de la entidad, dependencia o persona a cual se dirige el documento.

ASUNTO: Motivo principal del documento.

No. ANEXOS: Cantidad de carpetas o grupos de documentos relacionados.

No. FOLIOS: Cantidad total de hojas que acompañan al documento, incluido éste.

NOMBRE: del funcionario que recibe el documento.

FECHA: día, mes y año de recibo del documento.

HORA: de recibo del documento.

FIRMA: del funcionario que recibe el documento.

Lograr mediante el desarrollo de una secuencia de actividades organizadas que la recepción de las comunicaciones oficiales externas en la entidad, sean más ágiles y oportunas, mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados definidos dentro del proceso de gestión documental y normas vigentes.

El Procedimiento inicia con la recepción de las comunicaciones oficiales externas que ingresan a la entidad a través de la oficina de Radicación con destino a las diferentes dependencias de la Contraloría y finaliza con el archivo de las "Planillas de Distribución de Comunicaciones oficiales externas" y documentos con firma de recibido, en la respectiva serie documental definida en la Tabla de Retención.

Este procedimiento no hace referencia a la recepción de la cuenta este tema se trata en un procedimiento del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001. "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas". Archivo General de la Nación.

Artículos 11 y 25, Titulo 5. "Peticiones incompletas". Código Contencioso Administrativo.

Artículos 15, 20 y 74 de la Constitución Política de Colombia, 1991. En las que se establece:

Artículo 15.-"Toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y ratificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas o privadas".

Artículo 20.-"Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial".

Articulo 13 del Código Penal. "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición.

INC. 2º - Modificado Ley 594 de 2000, art. 28. "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

Artículo 74.- "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley".

Artículo 194 del Código Penal. Divulgación y empleo de documentos reservados. "El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor"

Decreto 2150 de diciembre de 1995. "Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Ley 734 de febrero 5 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único"

Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001, "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". (establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos debidamente inventariados...) Archivo General de la Nación.

Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002. "Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2002 A.G.N.

Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002. "Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y parágrafo, de la ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación.

Acuerdo No. 042 de octubre 31 de 2002. "Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000"

Resolución Reglamentaria No. 028 de 22 de septiembre de 1999. "Por la cual se implementa y reglamenta el manejo y utilización del sistema de radicación de correspondencia "SICRE". Contraloría de Bogotá, D.C., o aquella que la sustituya, modifique o adicione.

Resolución Reglamentaria No. 011 de junio 12 de 2001. "Se adoptan los códigos para identificar las diferentes dependencias que integran la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá, D.C., o aquella que la sustituya, modifique o adicione.

Resolución Reglamentaria No. 017 de junio 29 de 2001. "Se asignan funciones de custodia y autenticación de documentos". Contraloría de Bogotá, D.C., o aquella que la sustituya, modifique o adicione.

Resolución Reglamentaria No. 033 de diciembre 27 de 2002. "Por el cual se adopta el procedimiento para la expedición y administración de Resoluciones en la Contraloría de Bogotá, D.C.,o aquella que la sustituya, modifique o adicione.

Resolución Reglamentaria No. 031 de julio 21 de 2005 "Por la cual se adopta la versión 3.0 del procedimiento para la recepción y trámite del Derecho de Petición", o aquella que la sustituya, modifique o adicione.

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS: Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la Contraloría de Bogotá, D.C., establece con entidades públicas, empresas privadas o personas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trámite de comunicaciones oficiales externas, la Contraloría de Bogotá, utiliza como documento básico la carta u oficio.

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS: Son las comunicaciones oficiales que ingresan a la Contraloría y que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.

CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES: Las comunicaciones oficiales del trámite oficial deben diligenciar diariamente los formatos, planillas y controles manuales o automatizados, que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y disponer de servicios de alerta, para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Para el control de las comunicaciones oficiales internas y externas (enviadas y recibidas), la Contraloría de Bogotá lleva los registros automatizados de SICRE Y RADICADO.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para la institución.

DERECHOS DE PETICION, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Presentados ante la Contraloría de Bogotá, deben ser recibidos con estricto cumplimiento a lo establecido en la Resolución Reglamentaria No. 31 de julio 21 de 2005 o aquellas que la sustituyan, modifiquen o adicionen.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente de información con todas los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

LEYENDA DE PIE DE PÁGINA: Debe contener la dirección, el número de conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad para anexar en memorando y oficio.

NUNERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeración de los Actos Administrativos debe ser consecutiva y las oficinas responsables de dicha actividad, deben llevar los controles, atender las consultas y reportes necesarios, siendo responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas dentro de las normas vigentes.

PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: En ella se consignan los datos del documento a distribuir, número de orden, número de radicación, fecha, código, remitente, (dependencia), referencia, asunto, número de anexos, folios, hora y firma de quien recibe.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan los registros en sistemas manuales o automatizados de comunicaciones oficiales, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como. Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s), dependencia (s), competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

· Archivo magnético

· Planilla para la Distribución de comunicaciones oficiales

Este procedimiento no tiene anexos

1. OBJETIVO:

Lograr mediante el desarrollo de una secuencia de actividades organizadas que la distribución y envío de las comunicaciones oficiales externas producidas por la Entidad con destino a personas naturales, jurídicas, públicas ó privadas, sean más ágiles y oportunas, mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados definidos dentro del proceso de gestión documental y normas vigentes.

El Procedimiento inicia con la recepción y verificación de comunicaciones oficiales externas por parte a la Oficina de Radicación y Correspondencia para ser remitidas a la diferentes empresas externas o destinatarios de la Contraloría ya sea mediante las firmas de correo contratadas o por funcionarios de la misma entidad y finaliza archivando diariamente las comunicaciones oficiales con firma de recibido y planillas en la correspondiente serie definida en la Tabla de Retención Documental respectiva.

Decreto 229 de 1995 Artículo 5. "Por el cual se reglamenta el Servicio Postal"

Numeral 3, del Parágrafo del Artículo 6 del Decreto 229 de 1995. "Por el cual se reglamenta el Servicio Postal". Admisión. El servicio de mensajería debe expedir un recibo de admisión o guía, por cada envío, en el cual debe constar:

_ Número de identificación del envío

_ Fecha y hora de admisión

_ Peso en gramos.

_ Valor del servicio.

_ Nombre y dirección completa del remitente y destinatario.

_ Fecha y hora de entrega.

Artículo 32, del Decreto 229 del 1 de febrero de 1995. "Por el cual se reglamenta el Servicio Postal". Pertenencia de los envíos postales. Los envíos postales pertenecerán al remitente hasta tanto no hayan sido entregados al destinatario.

Artículo 33, del Decreto 229 del 1 de febrero de 1995. "Por el cual se reglamenta el Servicio Postal". Devolución de los envíos postales. Los usuarios de los servicios de correos, tendrán derecho a la devolución de los envíos cuando estos no puedan ser entregados a su destinatario.

Ley 527 de agosto 18 de 1999. "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 60 de octubre 30 de 2001 "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS: Son las producidas por la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de sus funciones, con destino a otras personas naturales o jurídicas, independientemente del medio utilizado. Para su elaboración se debe tener en cuenta la "ESTRUCTURA DE CARTA U OFICIO" (Anexo No.1)

CORREO CERTIFICADO: Servicio público de recepción, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales. Envío postal en el que se asegura la recepción de la correspondencia o en su defecto, la devolución al remitente.

Para que las comunicaciones oficiales sean enviadas por correo, en la parte superior derecha del sobre debe contener la palabra CORREO, además de los datos del remitente y destinatario.

PLANILLA DEVOLUCIÓN COPIAS: Formato que contiene: código del área de destino, fecha, número de código y radicación, firma, fecha y hora de recibido

PLANILLA PARA CONSIGNACIÓN ENVÍOS CON LICENCIA DE CRÉDITO: Formato en el cual se consigna: la identificación de los documentos, destinatario, destino, peso, valor de certificado, valor asegurado, seguro, valor reembolsable, aviso de llegada, total de portes y tasas y las firmas del remitente y del empleado que recibe.

REPORTE SOBRE COMUNICACIONES OFICIALES NO DISTRIBUÍDAS: Es un formato en el que se registra la fecha, el código de la dependencia, origen de la correspondencia, motivo por el cual no fue posible su entrega, observaciones, firma y cédula de ciudadanía del responsable y Visto Bueno del encargado de la Oficina de Radicación y Correspondencia.

SERVICIOS POSTALES: Véase correo certificado.

SERVICIOS ESPECIALES Y FINANCIEROS DE CORREO: Los servicios especiales de correos estarán a cargo de los concesionarios de los servicios de correos y comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso, apartados postales, lista de correos, respuesta comercial, acuse de recibo, cupón de respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección, almacenaje, así como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en orden a ofrecer un servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los usuarios.

- Planilla Distribución de comunicaciones oficiales.

- Archivo magnético.

- Planillas de Servicios de Correo.

- Planilla de Devolución de Comunicaciones Oficiales.

- Estructura de carta u oficio con instrucciones de elaboración. (Formato código 7010001).

- Planillas de Servicios de Correo. (Formato código 7010002).

- Planilla de Devolución de Comunicaciones Oficiales. (Formato código 7010003).

· Para la elaboración de las cartas u oficios se debe tener en cuenta el anexo No. y seguir las mismas especificaciones dadas para los memorandos en cuanto a: estilo, letra, papelería utilizada, márgenes y distribución, páginas subsiguientes, despedida, remitente, anexos, copia, transcriptor y visto bueno.

Las diferencias con respecto al memorando obedecen a:

· Número de radicación y Fecha de envío: Cada dependencia escribirá en el centro del escrito, su respectivo código seguido por un guión (-). Una vez elaborada la carta u oficio, cada dependencia la remite a la Oficina de Radicación y Correspondencia, donde se le registra el número consecutivo de radicación y la fecha de envío.

· Toda carta u oficio debe llevar el código de la dependencia que la proyectó, sin importar que sea firmada en otra distinta.

· A partir del código de la dependencia se dejan de seis a ocho interlineas según la extensión de la carta, para escribir los datos del destinatario, así: Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial. Nombre del destinatario: se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida, de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido.

· El cargo se ubica en la tercera línea con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica. La empresa se registra en la línea siguiente al cargo, con la denominación mas ampliamente conocida, es decir, razón social o sigla.

· Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre o la indicada en la comunicación recibida. No se abrevian las palabras calle, carrera, diagonal, avenida y demás. Se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). El apartado se registra como un solo número.

· Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local. si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma línea de la ciudad, o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

· El Asunto o referencia es opcional, registrándose la palabra Asunto, con mayúscula inicial, o la abreviatura Ref. contra el margen izquierdo seguida de dos puntos (:) al frente se registra la síntesis del tema de la carta u oficio.

· Artículo décimo cuarto del Acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001, del Archivo General de la Nación, establece que la leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, número del fax institucional, la dirección de la página Wed y la dirección del correo electrónico de la entidad.

Mantener una o más copias magnéticas de los archivos relevantes de las dependencias de la Contraloría.

Este procedimiento inicia con la determinación del backup a realizar, bien sea, de las bases de datos en los servidores, de la información institucional o con la recuperación de información por parte de la Dirección de Informática y termina con la copia de la bases de datos de los servidores, de la información institucional o la restauración de los mismos y el almacenamiento de las cintas.

* Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

BACKUPS: Copia de seguridad

DATACARTRIDGE: Cinta magnética utilizada para el almacenamiento de la información.

DIRECTORIO: Espacio de almacenamiento en el disco duro de un computador que contiene varios subdirectorios y/o archivos.

SUBDIRECTORIO: Espacio de almacenamiento en el disco duro de un computador que se encuentra ubicado dentro de un directorio y a su vez puede contener otros subdirectorio o archivos.

· Memorando

· Cintas - Datacartridge

· Planilla de Control de Backup Institucional

· Planilla de Control de Backups

Planilla de control de Backups. (Formato código 7011001)

Planilla de control de Backup Institucional. (Formato código 7011002)