RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Septiembre 19)

Derogada por el art. 22, Resolución IDU 447 de 2012, Derogada por el art. 50, Resolución IDU 1463 de 2012

"Por la cual se modifica el artículo 10 de la Resolución No. 2178 del 10 de mayo de 2011 "por la cual se establece el Sistema de Coordinación Interna del IDU" y se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU el cual está conformado por el Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestión de la Calidad, el Sistema de Desarrollo Administrativo, el Sistema de Gestión Ambiental, el Sistema de Gestión Documental y Archivo, y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información".

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU,

en uso de sus atribuciones legales y estatutarias y en especial las conferidas por los Acuerdos Nos. 001 y 002 de 2009 expedidos por el Consejo Directivo y demás disposiciones concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que el Congreso de la República ha establecido diversos mecanismos de gestión, evaluación y mejoramiento de l a administración pública, entre ellos:

- La Ley 87 de 1993 que mediante el artículo 6º, establece el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, expresando que: "(…) El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente (…)".

- La Ley 99 de 1993 que en su artículo 65, dispone que en materia ambiental, corresponde a los municipios y distritos elaborar y adoptar planes, programas y proyectos ambientales y dictar normas para el control, la preservación y la defensa del patrimonio ecológico; y en el artículo 68, señala que los departamentos, municipios y distritos elaborarán sus planes, programas y proyectos de desarrollo, en lo relacionado con el medio ambiente y los recursos naturales renovables, con la asesoría y bajo la coordinación de las autoridades ambientales, quienes se encargarán de armonizarlos.

- La Ley 489 de 1998, en los Capítulos IV y VI dictó normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

- La Ley 872 de 2003 que mediante su artículo 3º, crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, estableciendo que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

Que las citadas leyes han sido objeto de reglamentación por parte del Gobierno Nacional, mediante las siguientes disposiciones:

- Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999, en los cuales se establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

- Decreto 1599 de 2005, norma que adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005, determinando las generalidades y estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y los agentes obligados conforme al artículo 5° de la Ley 87 de 1993; determina además, en el artículo 2° que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.

- Decreto 4485 de 2009 reglamentario de la Ley 872 de 2003 disposición que adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, determinando las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad, en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2º. de la ley 872 de 2003.

- Decreto 3622 de 2005 "adopta las políticas de desarrollo administrativo y reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo. Señala su ámbito de aplicación, define el Sistema de Desarrollo Administrativo, así como las políticas que lo orientan, define así mismo el Plan de desarrollo administrativo. Adopta las políticas de desarrollo administrativo formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, para las entidades y organismos de la Administración Pública, determina las instancias de participación y sus competencias, operatividad del Sistema de Desarrollo Administrativo, dispone que las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales, dispondrán la conformación del Comité de Desarrollo Administrativo en sus respectivas entidades territoriales y definirán las instancias que consideren necesarias para la operatividad del Sistema de Desarrollo Administrativo.

Que a nivel territorial, en el Distrito Capital las referidas disposiciones legales han tenido el siguiente desarrollo:

- Mediante el Acuerdo 122 de 2004 se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003, Acuerdo que fue reglamentado por el Decreto 387 de 2004.

- A través de la Directiva 004 de 2005 de la Secretaría General se impartieron orientaciones y directrices para la estructuración e implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las entidades y organismos distritales.

- La Circular Conjunta de la Veeduría Distrital y la Secretaría General No. 018 de 2006 sobre la compatibilidad de los Sistemas de Gestión de Calidad y Control Interno, estableció lineamientos para su implementación.

- Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno mediante Circular 03 del 27 de septiembre de 2005, impartió lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, fundamentándose en ello para indicar que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación en los dos Sistemas.

- Que la Circular 1000-002-07 del Departamento Administrativo de la Función Pública, señala que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004, son procesos paralelos, por tanto, es recomendable que un solo equipo al interior de cada entidad se responsabilice de la implementación correspondiente. Así mismo establece que el Comité de Coordinación de Control Interno podrá asumir funciones que le correspondan al Equipo Directivo en materia de calidad, de suerte que se cree una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos.

- Por el Acuerdo 19 de 1996 se adoptó el estatuto General de Protección Ambiental del Distrito Capital y dictaron normas básicas para garantizar la preservación y defensa del patrimonio ecológico, los recursos naturales y el medio ambiente, definiendo en su artículo 4º el Sistema Ambiental del Distrito Capital SIAC, como el conjunto de orientaciones, normas, actividades, recursos, programas e instituciones que regulan la gestión ambiental del Distrito Capital.

- Mediante el Decreto 456 de 2008, se reformó el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital y en su artículo 10° parágrafo segundo establece: "los Planes Institucionales de Gestión Ambiental - PIGA de las entidades del Distrito Capital concretarán sus compromisos, establecidos en el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental, y las acciones externas e internas que desarrollarán para prevenir daños al medio ambiente y contribuir a mitigarlos o compensarlos cuando éstos se hayan producido, o para hacer uso eficiente y sostenible de los recursos".

- El artículo 1º del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública del nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos "SIGA", estipula que el Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado a sistemas como el de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, entre otros.

- Mediante la Directiva 05 de 2005 el Alcalde Mayor al establecer "las Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital", dispone, en su numeral 4.3, lo relacionado con el tema de SEGURIDAD y CONTROL de la información, en aspectos tales como su disponibilidad, confiabilidad, accesibilidad e integridad.

- Mediante Resolución 305 del 20 de octubre de 2008, la Comisión Distrital de Sistemas (CDS) de Bogotá D.C. expidió las políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital en materia de tecnologías de la información y comunicaciones

- El artículo 5º del Acuerdo Distrital 257 de 2006, mediante el cual se realiza la reforma administrativa del Distrito Capital, estipula que en desarrollo de los principios de "Moralidad, Transparencia y Publicidad", las actuaciones administrativas serán públicas, soportadas en tecnologías de información y comunicación, de manera que el acceso a la información oportuna y confiable facilite el ejercicio efectivo de los derechos constitucionales y legales y los controles ciudadano, político, fiscal, disciplinario y de gestión o administrativo, sin perjuicio de la reservas legales.

- Que el Decreto Distrital 176 de 2010 "Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas funciones" se definen los Subsistemas que componen dicho Sistema Integrado de Gestión.

Que a nivel del Instituto de Desarrollo Urbano IDU las referidas disposiciones normativas han tenido el siguiente desarrollo:

- Mediante Resolución 3295 del 26 de agosto de 2009 por la cual se ajusta el Sistema Integrado de Gestión en el Instituto de Desarrollo Urbano y se crean y reglamentan los Equipos de Trabajo Institucional, se definen sus roles y Responsabilidades en el Diseño, Implementación y Evaluación del Sistema Integrado de Gestión.

- Mediante Resolución 2634 del 21 de julio de 2009, "Por la cual se crea el Sistema de Coordinación Interna del IDU" se define como el conjunto de políticas, estrategias, instancias, metodologías, técnicas y mecanismos de orden administrativo y organizacional, a través de los cuales se articulará la gestión de sus dependencias y de los agentes que desarrollan su función dentro de la organización, de manera que se garantice el cumplimiento de la misión institucional y se establecen las instancias del Sistema de Coordinación Interna del IDU.

- Mediante la Resolución 1248 del 27 de Abril de 2010, "Por la cual se deroga y sustituye la Resolución 2634 de 2009" y la Resolución 4142 del 16 de Diciembre de 2010, "Por la cual se modifica la periodicidad prevista en los artículos 3,6,7 y 8 de la Resolución 1248 de Abril de 2010" en lo relacionado con el Comité de Sistemas Integrados.

- Mediante la Resolución 2178 del 10 de Mayo de 2011, "Por la cual se establece el Sistema de Coordinación Interna del IDU"; En el artículo 10° se determinan, el objeto, funciones, composición y periodicidad del Comité de Sistemas Integrados de Gestión del IDU.

- Mediante la Resolución 1247 del 27 de Abril de 2010, "Por la cual se modifica el artículo 2° de la Resolución 3295 del 26 de agosto de 2009" y la Resolución 578 del 11 de Febrero de 2011 "Por la cual se determina el representante de la Alta Dirección para la Implementación del Sistema Integrado de Gestión, se ha determinado el Representante de la Dirección para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.

- Mediante la Resolución 4913 del 25 de noviembre de 2009, "Por la cual se ordena la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) en el Instituto de Desarrollo Urbano, IDU".

- Que no obstante lo anterior, se hace necesario involucrar y articular el Sistema de Gestión de Seguridad de la información, así como el Subsistema de Gestión Documental y Archivo "SIGA" en el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión, y de igual manera establecer la creación de Comités Técnicos que faciliten su operación.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Establecer en el Instituto de Desarrollo Urbano, un Sistema Integrado de Gestión, entendido como el conjunto articulado de herramientas de gestión, que permiten al Instituto de Desarrollo Urbano, el logro de sus objetivos Institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Entidad. Este Sistema Integrado de Gestión está compuesto por:

- El Sistema de Control Interno

- El Sistema de Gestión de la Calidad

- El Sistema de Desarrollo Administrativo

- El Sistema de Gestión Ambiental

- El Sistema de Gestión Documental y Archivo

- El Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

PARÁGRAFO: El desarrollo y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión del Instituto de Desarrollo Urbano, tendrá en cuenta los criterios y lineamientos que sean expedidos por las autoridades competentes en los temas que lo conforman.

ARTÍCULO SEGUNDO: Principios.- Son principios del Sistema Integrado de Gestión los propios de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de la Calidad, de Desarrollo Administrativo, de Gestión Ambiental, de Gestión Documental y Archivo y de Gestión de Seguridad de la Información, en especial, el autocontrol, la autogestión y la autorregulación, el enfoque al cliente, la participación activa de los servidores públicos, el enfoque basado en procesos, el trabajo en equipo y la transparencia; enmarcados dentro del contexto del desarrollo sostenible.

ARTÍCULO TERCERO: Objetivos del Sistema Integrado de Gestión.- Orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de las normas de los Sistemas de Control Interno MECI 1000:2005, del Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2009, del Sistema de Desarrollo Administrativo, y del Plan Institucional de Gestión Ambiental (Sistema de Gestión Ambiental), el Subsistema de Gestión Documental y Archivo - SIGA y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información; con el Plan de Desarrollo Distrital vigente, la orientación y Plan Estratégico de la Entidad, con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimización de recursos y procesos.

ARTÍCULO CUARTO: Políticas.- Son políticas del Sistema Integrado de Gestión las consagradas en el Modelo Estándar de Control Interno, el Sistema de Gestión de la Calidad, el Sistema de Desarrollo Administrativo, el Sistema de Gestión Ambiental, el Sistema de Gestión Documental y Archivo y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información; y las que en ejecución de su implementación, actualización y sostenibilidad, adopte la Alta Dirección del Instituto de Desarrollo Urbano.

ARTÍCULO QUINTO: Responsabilidad.- El establecimiento y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión será responsabilidad del Director General como la máxima autoridad del Instituto de Desarrollo Urbano, de los jefes de cada dependencia, los líderes de proceso, los servidores públicos de la entidad y en general, quienes presten servicios a ésta, así como los responsables para temas específicos establecidos en esta Resolución.

ARTÍCULO SEXTO: Equipos de Trabajo Institucional.- Reorganizar en el Instituto de Desarrollo Urbano tres (3) Equipos de Trabajo Institucional para el Sistema Integrado de Gestión: Equipo Directivo, Equipo Operativo y Equipo Evaluador, cuya conformación, roles y responsabilidades en el Diseño, Implementación, Evaluación, Mejora y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, serán los previstos en los artículos siguientes.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Equipo Directivo.- Está conformado por los servidores públicos del nivel Directivo del Instituto de Desarrollo Urbano que conforman el Comité del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con el Artículo Octavo de esta resolución y el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. El Equipo Directivo establecido según el artículo octavo actuará como Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, comité éste que a través de la presente Resolución, integra y fusiona el Comité de Coordinación de Control Interno y el Comité del Sistema de Gestión de Calidad, así como los Comités que correspondan a la normatividad específica de los Sistemas de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión Documental y Archivo, y Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. En los temas que se consideren pertinentes, el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión contará con el soporte de los Comités establecidos en la Resolución No. 2178 del 10 de mayo de 2011 "por la cual se establece el Sistema de Coordinación Interna del IDU".

PARÁGRAFO: El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión homologa o se asimila a los siguientes comités: Comité de Coordinación de Control Interno, Comité de Calidad, Comité de Gestión Ambiental, Comité de Gestión Documental y Archivo, y Comité de Gestión de Seguridad de la Información.

ARTÍCULO OCTAVO: Composición del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión.- El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, está conformado por:

a) El (la) Director (a) General, quien lo presidirá o su delegado.

b) El (la) Subdirector (a) General de Desarrollo Urbano.

c) El (la) Subdirector (a) General de Gestión Corporativa.

d) El (la) Director (a) Técnico Administrativo y Financiero

e) El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

f) El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

g) El (la) Jefe de la Oficina de Atención al Ciudadano

h) El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto.

i) El (la) Subdirector Técnico de Recursos Humanos, quien ejercerá la Secretaría Técnica.

PARÁGRAFO: La conformación de este Comité atiende a lo establecido en la Ley 87 de 1993 y los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999, en los cuales se establecen las funciones y composición del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, teniendo en cuenta la homologación que se establece en el parágrafo del artículo Séptimo.

ARTÍCULO NOVENO: El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión tendrá a su cargo los siguientes roles y responsabilidades:

1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el establecimiento, diseño, implementación, sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.

2. Evaluar la consistencia y validez de los diagnósticos del Sistema Integrado de Gestión.

3. Aprobar y evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el establecimiento, diseño, implementación, sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias.

4. Coordinar, administrar y supervisar la planificación e implementación del Sistema de Control Interno, del Sistema de Gestión de Calidad, del Sistema de Desarrollo Administrativo, del Sistema de Gestión Ambiental, del Sistema de Gestión Documental y Archivo, y del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

5. Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante:

a. La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad, acerca de la importancia del Sistema Integrado de Gestión y de satisfacer tanto los requisitos legales como los del cliente.

b. La determinación y difusión de las políticas del Sistema Integrado de Gestión.

c. La garantía de que se establezcan los objetivos del Sistema Integrado de Gestión del Instituto de Desarrollo Urbano.

d. La realización de las revisiones de calidad del Sistema.

e. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura, de talento humano y demás necesarios para el desarrollo, implementación, divulgación, mejoramiento sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

6. Fomentar en el Instituto de Desarrollo Urbano, la cultura de la mejora continua.

7. Revisar y aprobar el programa Anual de Evaluación presentado por la Oficina de Control Interno.

8. Asegurar que exista un direccionamiento y apoyo gerencial para soportar la administración y desarrollo de iniciativas sobre seguridad de la información, a través de compromisos apropiados y uso de recursos adecuados en la Entidad, así como de la formulación y mantenimiento de una política de seguridad de la información en todo el Instituto de Desarrollo Urbano.

9. Definir políticas, con el fin de que se normalice la gestión documental del Instituto de Desarrollo Urbano, para la racionalización y mejoramiento de su producción documental, la administración de sus archivos de gestión y la construcción del subsistema Interno de Gestión documental y Archivo "SIGA".

10. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión con base en los informes y en las encuestas de satisfacción de la ciudadanía, los usuarios, destinatarios y beneficiarios, entre otros.

11. Determinar la viabilidad y conveniencia de certificar o no los procesos del Instituto de Desarrollo Urbano que considere pertinentes.

ARTÍCULO DÉCIMO: Funcionamiento del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión.- Para el cumplimiento de sus roles y responsabilidades el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión actuará bajo los siguientes lineamientos.

1. Reuniones del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión.- El Comité sesionará, de manera ordinaria mensualmente y extraordinariamente, cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

2. Secretaría Técnica.- La Secretaría Técnica del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión la ejercerá el Subdirector Técnico de Recursos Humanos, quien tendrá las siguientes funciones:

a. Todo lo tratado en las sesiones del Comité, constará en Actas, las cuales se numerarán consecutivamente.

b. Organizar el archivo y custodia de las actas y documentos presentados a consideración.

c. Conservar los medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico de las sesiones.

d. Efectuar la citación de los miembros remitiendo un resumen ejecutivo de los temas a tratar y de los documentos que lo soportan, previa indicación efectuada por su presidente.

e. Enviar copia de las actas a la Secretaría Técnica del Comité Directivo del IDU, quien lo incorpora en la bitácora.

No obstante, en los temas inherentes al Sistema de Control Interno, distintos a la implementación del MECI, la Secretaría Técnica estará a cargo del (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, para lo cual se establecerán las agendas específicas.

3. Quórum.- Constituye quórum decisorio en las sesiones del Comité la asistencia de la mitad más uno del total de sus miembros. Constituye quórum aprobatorio el voto de la mitad más uno de los miembros del Comité.

4. Invitados.- A las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión podrán asistir otros servidores o contratistas de otras áreas y niveles del Instituto de Desarrollo Urbano en especial los Secretarios de los demás Comités establecidos en la Entidad, de acuerdo a la agenda establecida, cuando se considere conveniente por invitación cursada a través de la Secretaría Técnica.

5. Inasistencia.- Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro permanente del Comité del Sistema Integrado de Gestión, no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del Comité, con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse en la información, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y compromisos adquiridos. Los miembros permanentes no podrán delegar su participación en el Comité del Sistema Integrado de Gestión, salvo el (la) Director (a) General, quien delegará su participación en el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Equipo Operativo.- El Equipo Operativo está conformado por representantes de las distintas dependencias que conforman el Instituto de Desarrollo Urbano, quienes serán designados por los jefes de las diferentes dependencias por escrito, para atender lo referente a los sistemas que se integran; estos representantes se denominaran Gestores del Sistema Integrado de Gestión, Equipo que cumplirá los siguientes roles, actividades y responsabilidades:

1. Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión bajo las orientaciones del Representante de la Alta Dirección y en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

2. Ser el soporte principal y mantener informado al jefe de la dependencia sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

3. Divulgar y retroalimentar a su equipo de trabajo en los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión, bajo las directrices del Representante de la Alta Dirección.

4. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el representante de la Alta Dirección durante el desarrollo, implementación, mantenimiento, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

5. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión, tanto al responsable de proceso, como al Representante de la Alta Dirección, para su evaluación y aplicación.

6. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad, en especial los que conciernen a su dependencia y/o proceso.

7. Fomentar en la Entidad la cultura del autocontrol, la mejora continua y difundir los principios del Sistema Integrado de Gestión.

8. Promover el mejoramiento continuo de la entidad a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento de los procesos y procedimientos del Instituto.

11.(Sic.)Prevenir la improvisación y las interpretaciones diversas en la ejecución de los procesos y procedimientos de la entidad y asegurar que los mismos se pongan en práctica bajo el nuevo enfoque del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2009, así como las normas que se incorporan para los Sistemas de Gestión Ambiental, Gestión Documental y Archivo, y Gestión de Seguridad de la Información.

12. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados relacionados con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión del Instituto.

13. Informar al Representante de la Alta Dirección sobre las necesidades de capacitación de los diferentes Subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión.

14. Colaborar y apoyar a la Oficina de Planeación en todo lo referente al proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

15. Difundir los impactos ambientales que se generan durante la ejecución de sus procesos y promover las acciones de mitigación o prevención de los mismos, fomentando el compromiso hacia la conservación del medio ambiente.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Equipo Evaluador.- El Equipo Evaluador está conformado por el (la) Jefe (a) y los integrantes de la Oficina de Control Interno. Este equipo llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y se apoyará en los Auditores Internos de Gestión del Instituto, cuando así lo requiera.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Representante de la Alta Dirección.- El (la) Jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Alta Dirección para la implementación, desarrollo, sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades:

1. Ser el soporte principal del Director General para el impulso, construcción, consolidación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión del Instituto de Desarrollo Urbano atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.

3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

4. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

5. Coordinar con los jefes de cada dependencia o líderes de proceso las actividades que requiere realizar el Equipo Operativo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

6. Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión.

8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

9. Representar al Instituto de Desarrollo Urbano frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión.

10. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, a través de memorando y/o correo electrónico.

11. Supervisar las actividades que adelanten los Comités Técnicos de que trata el Artículo Décimo Cuarto y solicitar los informes que sean pertinentes.

PARÁGRAFO: El Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión y en ejercicio de sus roles y responsabilidades, se apoyará en los servidores de la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Comités Técnicos.- Para el adecuado desarrollo y funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión, se conformarán los siguientes Comités Técnicos, los cuales sesionarán quincenalmente:

1. Comité Técnico del Sistema de Gestión Ambiental, bajo la coordinación del Subdirector (a) General de Desarrollo Urbano.

2. Comité Técnico del Sistema de Gestión Documental y Archivo, bajo la coordinación del Subdirector(a) Técnico (a) de Recursos Físicos.

3. Comité Técnico del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, bajo la coordinación del Subdirector (a) Técnico (a) de Recursos Tecnológicos.

PARÁGRAFO: Las decisiones adoptadas en desarrollo de los Comités Técnicos, deberán ser presentadas ante el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación.

Vigencia y Derogatorias.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 3295 de Agosto 26 de 2009. Los demás artículos de la Resolución 2178 de Mayo 10 de 2011, continúan vigentes.