RESOLUCIÓN 2388 DE 2016

(Junio 10)

Por la cual se unifican las reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de la conferida en el artículo 3.2.3.4 del título 3 de la parte 2 del libro 3 del Decreto 780 de 2016, el numeral 23 del artículo 2 del Decreto - Ley 4107 de 2011 y,

CONSIDERANDO:

Ver Resolución 2421 de 2020. Ministerio de Salud y Protección Social.

Que el literal b del artículo 15 de la Ley 797 de 2003, dispone que corresponde al Gobierno Nacional definir el diseño, organización y funcionamiento del sistema que permita la integración de los pagos de cotizaciones y aportes parafiscales a los sistemas de pensiones, salud, riesgos laborales, al SENA, ICBF y a las Cajas de Compensación Familiar.

Que en desarrollo de la citada disposición, entre otras, se expidió el Decreto 1465 de 2005, compilado en los artículos 3.2.3.4 a 3.2.3.8 del título 3 de la parte 2 del Libro 3 del Decreto 780 de 2016, mediante los cuales se estableció que será la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA, el mecanismo utilizado para la autoliquidación de los aportes de manera unificada al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Que mediante la Resolución 1747 de 2008 se adoptó el diseño y contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales para el caso de los cotizantes activos, la cual ha sido modificada por las Resoluciones 2377 y 3121 de 2008; 199, 504, 990, 1184, 1622, 2249,2020, 3119, 3123, 3667 de 2009; 1004 de 2010; 661,773, 2640, 2641,3251. 475, 476 y 993 de 2011; 610 y 3214 de 2012; 1300, 2087, 2415, 3336, 4268, 5094 de 2013; 78, 1715, 2634 y 3527 de 2014; 225, 673 y 1015 de 2015.

Que mediante la Resolución 2145 de 2006 se adoptó el diseño y contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación y pago de aportes al Sistema de Segundad Social Integral y Parafiscales para el caso de los pensionados, la cual ha sido modificada por la Resolución 3214 de 2012.

Que actualmente la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, está sujeta a interpretación tanto de aportantes, como de operadores de información y administradoras del sistema generando para los aportantes inconsistencias en su liquidación de aportes.

Que en ese contexto, se hace necesario unificar y actualizar las reglas de negocio de aplicación para el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILA, con el fin de ser aplicados por parte de aportantes, de los operadores de información y administradoras del Sistema.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Modificado por el art. 1, Resolución 728 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> La presente resolución tiene por objeto unificar y actualizar las reglas de aplicación para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales y adoptar los anexos técnicos de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por aportantes, pagadores de pensiones y operadores de información, así:

Anexo Técnico 1°. Glosario de términos PILA. Contiene las expresiones a tener en cuenta en la liquidación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales a través de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA).

Anexo Técnico 2. Aportes a Seguridad Social de Activos. Contiene la información que deben reportar los cotizantes activos al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Anexo Técnico 3. Aportes a Seguridad Social de Pensionados. En este anexo se reporta la información de los pensionados al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Anexo Técnico 4. Estructura de los archivos de salida con destino al Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga). Contiene la información de recaudo de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud que es reportada al Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga).

Anexo Técnico número 5. Archivos de salida con destino al Ministerio de Salud y Protección Social. Contiene la definición de los archivos del Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales que los operadores de información deben reportar diariamente al Ministerio de Salud y Protección Social.

Anexo Técnico número 6. Estructura de los archivos de salida con destino al Administrador del Fondo de Riesgos Laborales. Contiene la información de recaudo de los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales que es reportada al Administrador del Fondo de Riesgos Laborales.

El texto original era el siguiente:

Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto unificar y actualizar las reglas de aplicación para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales y adoptar los anexos técnicos de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA- contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por Aportantes, Pagadores de Pensiones y Operadores de Información, así;

1. Anexo técnico 1. Glosario de términos PILA. 1. Acápite “Tarifas a cotizar para el Sistema General de Pensiones” adicionado por el art. 1°, Resolución 686 de 2020. <El texto adicionado es el siguiente>:

Las tarifas a cotizar para el Sistema General de Pensiones son las siguientes:

1. Normal sin novedades: 16%

2. Con novedad SLN en X: 12% o 16%

3. Con novedad SLN en X naturaleza jurídica pública: 75% del valor de la tarifa total correspondiente.

4. Cotizante alto riesgo: 26%

5. Congresistas: 25,5%

6. Cotizantes trabajadores del CTI: 35%

7. Aviador: 21%

Para los periodos de cotización al Sistema General de Pensiones de los meses de abril y mayo de 2020 que se deben pagar en los meses de mayo y junio de la misma anualidad, respectivamente, los empleadores del sector público y privado y los trabajadores independientes pueden optar por reportar las siguientes tarifas al Sistema General de Pensiones:

1. Normal sin novedades: 16% o 3%

2. Con novedad SLN en X: 3%, 12% o 16%

3. Con novedad SLN en X naturaleza jurídica pública: 3% o el 75% del valor de la tarifa total correspondiente.

4. Cotizante alto riesgo: 26%

5. Congresistas: 25,5%

6. Cotizantes trabajadores del CTI: 35%

7. Aviador: 21%

Los aportantes que coticen por trabajadores con las tarifas especiales de: alto riesgo, Congresistas, trabajadores del CTI y aviadores que opten por reportar la tarifa del 3% deberán reportar como una tarifa normal en el campo “79 - Indicador tarifa especial pensiones” del registro tipo 2 del archivo tipo 2.

Otras modificaciones: Modificado por el art. 1, Resolución 5858 de 2016.  

2. Anexo técnico 2. Modificado por el art. 2, Resolución 728 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> 

1. En el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las validaciones y origen de los datos de los campos “9 - Tipo persona” y “29 - Período de pago”; así:

(...)

2. En el numeral 2.1 “Estructura de datos archivo tipo 2” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las validaciones y origen de los datos de los campos “8 - Tipo de planilla”, “9 - Número de la planilla asociada a esta planilla”, “15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud”, “16 - Período de pago para el sistema de salud” y “19- Número total de cotizantes reportados en esta planilla”; así:

(...)

(...)

En el numeral 2.1.1.2.2 “Campo 8. Tipo de planilla” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” adicionar la aclaración del tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”; así:

“2.1.1.2.2 “Campo 8. Tipo de planilla”.

Los valores permitidos son:

(…)

Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones: Este tipo de planilla solamente puede ser utilizada de manera electrónica por los aportantes para el pago de aportes derivados de la liquidación de cálculo actuarial por omisión en la afiliación o en la vinculación del trabajador o del cotizante independiente al Sistema General de Pensiones de conformidad con lo establecido en los artículos 2.2.8.11.3 y 2.2.8.11.6 del Decreto número 1833 de 2016, adicionados por el Decreto número 1296 de 2022.

Este tipo de planilla también puede ser utilizada por la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP), para efectuar en nombre de un tercero, el pago de los valores por concepto de cálculo actuarial con ocasión de un proceso de determinación de obligaciones parafiscales derivado de sus funciones legales y reglamentarias.

Para el uso de este tipo de planilla, el aportante o la UGPP previamente deberá ingresar y registrarse en la herramienta www.soyactuario.com.co, en la cual el aportante reportará los datos solicitados por la herramienta para que esta genere la liquidación con la referencia de pago, la que deberá ser reportada por el aportante en el portal del operador de información, una vez ingrese a la planilla tipo Z.

Para el uso de este tipo de planilla el operador de información debe:

a) Conectarse mediante webservice a la herramienta tecnológica www.soyactuario.com.co para que con la referencia de pago reportada por el aportante, esta le disponga el tipo y número de identificación del aportante, tipo y número de identificación del cotizante, tipo de cotizante, primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre, Código de la administradora de fondos de pensiones a la cual pertenece el afiliado, IBC pensión, cotización obligatoria a pensiones, periodo de pago y, fechas límites de pago.

b) El operador de información debe validar que el tipo y número de identificación del aportante coincida con el que se encuentra reportado en su plataforma tecnológica, en caso de que no corresponda, no le permitirá el pago y le informará al aportante esta situación.

c) La herramienta www.soyactuario.com.co suministrará la información del tipo y número de identificación del cotizante y la administradora de pensión a la que se debe realizar el pago, información a la que el operador de información no le debe realizar validaciones.

d) Cuando el portal www.soyactuario.com.co le indique al operador de información que la referencia de pago se encuentra vencida, no se permitirá el pago, e informará al aportante, quien debe ingresar al citado portal y realizar la reliquidación del cálculo actuarial para actualizar los valores a la nueva fecha de pago.

e) Cuando el aportante haya realizado el pago, el operador de información, deberá notificar este pago a la herramienta www.soyactuario.com.co mediante webservice para marcar la referencia de pago como “pagado”.

f) En el campo “Período de pago para los sistemas diferentes al de salud” se debe reportar el periodo de pago inicial de los rangos omisos reportados por la herramienta tecnológica www.soyactuario.com.co.

g) El operador de información deberá reportar la información del registro tipo 1 del archivo tipo 1 y tipo 2 de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico 2.

h) La información del registro tipo 2 del archivo tipo 2 se deberá reportar de la siguiente manera:

Los demás campos se dejan en blanco, cero o N (No), según corresponda. Cuando se utilice este tipo de planilla no aplica el reporte de ninguna novedad.

Sobre este tipo de planilla el aportante no puede realizar ajustes a través de la planilla “N - Planilla de Correcciones”.

4. En el numeral 2.1.1.2.4. “Campo 15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar la aclaración de este campo; así:

“2.1.1.2.4 Campo 15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud

Este campo contiene el período de pago al que corresponden los aportes a los Sistemas Generales de Pensiones, Riesgos Laborales, cajas de compensación familiar, ICBF, Sena, ESAP y Ministerio de Educación Nacional, de acuerdo con la obligación de realizar aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales o alguno de sus subsistemas.

Cuando se marque Y, I o H en el campo “8 - Tipo de Planilla” del registro tipo 1 del archivo tipo 2, el valor del campo “15 - Periodo de pago para los sistemas diferentes al de Salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2 debe ser igual al del campo “16 - Periodo de pago para el sistema de salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2.

Cuando se marque un valor diferente a Y, I o H en el campo “8 -Tipo de Planilla” del registro tipo 1 del archivo tipo 2, el valor del campo “15 - Periodo de Pago para los sistemas diferentes al de salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2, debe corresponder al del mes anterior al del campo “16 - Periodo de pago para el sistema de salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2.

Cuando se marque N o A en el campo “8 - Tipo de Planilla” del registro tipo 1 del archivo tipo 2, para los tipos de cotizantes que se relacionan a continuación el valor del campo “15 - Periodo de pago para los sistemas diferentes al de Salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2 debe ser igual al del campo “16 - Periodo de pago para el sistema de salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2:

Cuando se utilice el tipo de planilla “Z - Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones” en este campo se relacionará el periodo de pago inicial de los rangos omisos reportados por la herramienta tecnológica www.soyactuario.com.co”. 5. En el numeral 2.1.2.1 “Descripción detallada de las variables de novedades generales. Registro tipo 2” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las validaciones y origen de los datos del campo “98 - Actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales” y los dos incisos de este numeral; así:

(…) “Cuando el aportante haya pagado aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales del mes anterior con el mismo operador y el valor del campo 10 -”Forma de presentación” sea U, el operador de información deberá verificar en los tipos de planilla E y A, que los cotizantes reportados, en el periodo correspondan a los mismos del periodo anterior, y no se haya reportado una novedad de retiro en dichas planillas o a través del tipo de planilla N; en caso de presentarse diferencia con los cotizantes reportados en el mes anterior, el aportante deberá reportar la novedad de ingreso o retiro, según sea el caso”.

6. En el numeral 2.1.2.3.1 “Campo 5 - Tipo de cotizante” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones del tipo de cotizante “32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana”; así:

“32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana: Es utilizado cuando el tipo de aportante del archivo tipo 1, sea una “Misión diplomática, consular o de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana” y se deban aplicar al cotizante condiciones especiales o diferentes para el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Cuando se use este tipo de cotizante, el tipo de documento deberá corresponder a alguno de los siguientes:

CE. Cédula de extranjería

CD. Carné diplomático.

Este tipo de cotizante puede hacer aportes a uno o más de los subsistemas del Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales. Es responsabilidad del aportante suministrar la información correspondiente a los sistemas respecto de los cuales realiza los aportes. Su base de cotización es el salario mensual sin que este sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente proporcional a los días laborados”.

7. En el numeral 2.1.2.3.3 Campo “7 - Extranjero no obligado a cotizar a pensiones” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo_”; así:

“2.1.2.3.3 Campo 7 - Extranjero no obligado a cotizar a pensiones

Es utilizado cuando el cotizante es un ciudadano extranjero que no está obligado a cotizar al Sistema General de Pensiones de acuerdo con la Ley, pero debe cotizar a los demás sistemas según el tipo de cotizante que corresponda. No deben diligenciar los campos 19, 20, 28, 31, 32, 36, 42, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 y 53 del registro tipo 2 del archivo tipo 2.

El tipo de documento deberá corresponder a alguno de los siguientes:

CE. Cédula de extranjería

PA. Pasaporte

CD. Carné diplomático.

SC. Salvoconducto de permanencia

PE. Permiso Especial de Permanencia

PT. Permiso por Protección Temporal”.

8. En el numeral 2.1.2.3.7 “Campo 15 - Ingreso - ING” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo; así:

“2.1.2.3.7 Campo 15 - Ingreso (ING)

Este campo puede tener los siguientes valores:

X Cuando se usa este valor, se indica que el aportante da ingreso al cotizante a todos los sistemas para los cuales está liquidando los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

R Este valor solo puede ser utilizado cuando el tipo de cotizante sea “16 - Independiente agremiado o asociado”, “57- Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” o “59 Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes”. Cuando se usa este valor, se indica que el cotizante ingresa únicamente al Sistema General de Riesgos Laborales y solo en el archivo de salida para el Sistema General de Riesgos Laborales se marca esta novedad de ingreso con una X. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.

C Este valor solo puede ser utilizado cuando el tipo de cotizante sea “3- Independiente”, “4- Madre Sustituta”, “16 - Independiente agremiado o asociado”, “33 - Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional”, “34 - concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá amparado por póliza de salud”, “35- Concejal municipal o distrital”, “53- Afiliado partícipe”, “57- Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” o “59 Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes”. Cuando se usa este valor, se indica que el cotizante ingresa únicamente al Sistema de Subsidio Familiar y solo en el archivo de salida para el Sistema de Cajas de Compensación Familiar se marca esta novedad de ingreso con una X. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.

Cuando no hay novedad de ingreso este campo se deja en blanco”.

9. En el numeral 2.1.2.3.8 “Campo 16 - Retiro - RET” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo; así:

“2.1.2.3.8 Campo 16 - Retiro – RET

Este campo puede tener los siguientes valores:

X Cuando se usa este valor, se indica que el aportante retira al cotizante de todos los sistemas para los cuales está liquidando los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

P Cuando se usa este valor, se indica que el aportante retira al cotizante únicamente del Sistema General de Pensiones y solo en el archivo de salida para pensiones se marca esta novedad de retiro con una P. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.

R Este valor solo puede ser utilizado cuando el tipo de cotizante sea “16 - Independiente agremiado o asociado”, “57- Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” o “59- Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes”. Cuando se usa este valor, se indica que el cotizante se retira únicamente del Sistema General de Riesgos Laborales y solo en el archivo de salida para el Sistema General de Riesgos Laborales se marca esta novedad de retiro con una R. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.

C Este valor solo puede ser utilizado cuando el tipo de cotizante sea “3- Independiente”, “4- Madre Sustituta”, “16 - Independiente agremiado o asociado”, “33 - Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional”, “34 - Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá amparado por póliza de salud”, “35- Concejal municipal o distrital”, “53- Afiliado partícipe”, “57- Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” o “59 - Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes”. Cuando se usa este valor, se indica que el cotizante se retira únicamente del Sistema de Subsidio Familiar y solo en el archivo de salida para ese Sistema se marca esta novedad de retiro con una C. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.

Cuando no hay novedad de retiro este campo se deja en blanco”.

10. En el numeral 2.1.2.3.11 “Campo 36 - número de días cotizados al Sistema General de Pensión” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo; así:

“2.1.2.3.11 Campo 36 - número de días cotizados al Sistema General de Pensión

La sumatoria de los días a reportar en el Sistema General de Pensiones de cada cotizante debe corresponder a 30 días indistintamente de si el mes tiene 28, 30 o 31 días. Es permitido reportar menos de 30 días cuando exista una novedad de ingreso o retiro para aquellos cotizantes que aportan al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Este campo es obligatorio y solo permitirá valores entre 0 y 30. El valor “0” solo podrá ser diligenciado si el tipo de cotizante no está obligado a cotizar al Sistema General de Pensiones o si el cotizante ya se encuentra pensionado.

Cuando se utilice el tipo de planilla “Z - Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”, este campo se reportará en cero (0).

11. En el numeral 2.1.2.3.15 “Campo 47 - Cotización obligatoria al Sistema General de Pensiones” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo; así:

“2.1.2.3.15 Campo 47 - Cotización obligatoria al Sistema General de Pensiones

Se debe validar el cálculo de esta cotización, multiplicando el valor del campo 42- “IBC Pensión” del registro tipo 2 del archivo tipo 2, por el valor del campo 46 - “Tarifa de aportes a pensiones” del registro tipo 2 del archivo tipo 2. El valor incluido en este campo debe cumplir las reglas de redondeo o aproximación para las cotizaciones, de acuerdo con las normas vigentes.

Cuando se utilice el tipo de planilla “Z - Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”, en este campo se registrará el valor reportado en el campo “valor total del cálculo actuarial” generado por la herramienta www.soyactuario.com.co. 12. En el numeral 1 “REGISTRO TIPO 3. TOTAL APORTES DEL PERÍODO PARA PENSIONES” del capítulo 2 “REGISTROS DE TOTALES GENERADOS POR LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” modificar las validaciones y origen de los datos de los campos “11 - Número de días de mora liquidados”, “12 - Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado”, “13 - Valor intereses de mora sobre el valor total aporte al Fondo de Solidaridad Pensional -Subcuenta de Solidaridad” y “14 - Valor intereses de mora sobre el valor total aporte fondo de solidaridad pensional subcuenta de subsistencia”; así:

13. En el numeral 6 “RELACIÓN TIPO DE COTIZANTE VS. TIPO DE APORTANTE” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” modificar la “Tabla 11. Tipos de planillas” y la “Tabla 12. R06- Regla de validación - tipo de planilla vs. tipo de aportante”, adicionando el tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”; así:

“Tabla 11. Tipos de planillas

Tabla 12. R06 - Regla de validación - tipo de planilla vs. tipo de aportante

Resultado: Cuando en la información de una planilla reportada por un aportante se presente que el cruce entre tipo de planilla y tipo de aportante NO sea “X”, el archivo no pasa la malla de validación y el operador de información le debe informar al aportante el error presentado”.

14. En el numeral 7 “RELACIÓN TIPO DE COTIZANTE VS. TIPO DE PLANILLA” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” modificar la “Tabla 13. R07 - Regla de validación - Tipo de cotizante vs. tipo de planilla”, adicionando el tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”; así:

Resultado: Cuando en la información de una planilla reportada por un aportante se presente que el cruce entre tipo de cotizante y tipo de planilla NO sea “X”, el archivo no pasa la malla de validación y el operador de información le debe informar al aportante el error presentado”.

15. En el numeral 20 “INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” adicionar los campos “13 - Estado” y “14 - Régimen”; así:

“20.  INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN

La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), preparará y dispondrá periódicamente para consulta, descargue o acceso de los operadores, la información extraída de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), que a continuación se relaciona:

Este Ministerio establecerá las condiciones técnicas mínimas para la disposición y entrega de esta información y comunicará a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) y a los operadores de información dichas condiciones”.

16. En el numeral 21 “VALIDACIÓN DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” modificar las validaciones de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud; así:

“21. VALIDACIÓN DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

El operador validará la información reportada sobre los cotizantes a cargo del aportante, cruzando:

a. El tipo de documento del cotizante o beneficiario de UPC adicional de que trata el campo 3 del registro tipo 2 del archivo tipo 2, se debe cruzar con el tipo de documento del afiliado de la BDUA definido en el campo 3 de la tabla “información de la Base de Datos Única de Afiliados -BDUA con destino a los operadores de información” del artículo anterior.

b. El número de identificación del cotizante o beneficiario de UPC adicional, reportado en el campo 4 del registro tipo 2 del archivo tipo 2, se debe cruzar con el número de documento del afiliado de la BDUA definido en el campo 4 de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” del artículo anterior.

Como resultado de estos cruces se deberá proceder de la siguiente forma:

Verificación EPS

Caso 1. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la EPS reportado en PILA no coincide con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud, el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 1 y el valor del campo 14 “Régimen” es “C” Contributivo.

En este caso, el operador de información reemplazará el valor del campo 33 del registro tipo 2 del archivo “Código EPS o EOC a la cual pertenece el afiliado” con la información registrada en el campo 2 de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información”.

Caso 2. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la EPS reportado en PILA no coincide con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud, el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 14 “Régimen” es “C” Contributivo.

En este caso, el operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.

Caso 3. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12

“coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 1 y el valor del campo 14 “Régimen” es “S” Subsidiado.

En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante debe legalizar su proceso de afiliación al régimen contributivo en salud ante su EPS o a través de www.miseguridadsocial.gov.co

Caso 4. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12

“coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 13 “Estado” es “RE” retirado.

En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante debe legalizar su proceso de afiliación al régimen contributivo en salud ante su EPS o a través de www.miseguridadsocial.gov.co

El operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.

Caso 5. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12

“coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 13 “Estado” es “SM” Suspendido por mora.

En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante se encuentra en mora con su EPS y que debe contactarse con la misma para que le indique los periodos en los cuales se encuentra en mora para que pueda acceder a los servicios de salud.

El operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.

Caso 6. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12

“coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 13 “Estado” es “SD” Suspendido por documentos.

En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante se encuentra suspendido de su EPS por documentos y que debe contactarse con la misma para que le indiquen los documentos por los cuales se encuentra suspendido para que pueda acceder a los servicios de salud.

El operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.

Caso 7. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12

“coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 13 “Estado” es “RX” Residente en el exterior.

En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante se encuentra marcado como residente en el exterior ante la EPS y que debe contactarse con la misma para corregir (en caso de ser necesario) el estado de afiliación.

El operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.

Verificación nombres y apellidos

Caso 8. Coincide el tipo y número de identificación; En este caso se le informará al aportante los nombres y apellidos registrados en la BDUA y el operador de información reemplazará los nombres y apellidos registrados en la BDUA y no deberá permitir al aportante ningún tipo de ajuste a la información que ya se encuentra registrada.

Verificación de UPC Adicional

Caso 9. Coincide el tipo y número de identificación del Beneficiario de UPC adicional de la planilla (cotizante tipo 40). En este caso el operador de información reemplazará el valor del campo 56 del registro tipo 2 del archivo tipo 2 “valor de la UPC Adicional” con la información registrada en el campo 11 de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” y le comunicará inmediatamente al aportante que se realizó el cambio del valor de la UPC Adicional, siempre y cuando el tipo de afiliado sea A y el valor de la UPC no sea cero.

Para periodos anteriores al mes en el que se esté realizando el pago, se debe permitir el valor reportado por el aportante, teniendo en cuenta que los valores de la UPC Adicional reportados en el archivo que se dispone a los operadores de información solo tienen los valores correspondientes a la fecha en que se dispone dicho archivo.

17. En el Capítulo 5 “PLAZO DE IMPLEMENTACIÓN DE ACTUALIZACIONES” del Anexo Técnico 2 “Aportes a Seguridad Social de Activos” adicionar los siguientes numerales; así:

“(…)

5.58 Las modificaciones de las validaciones y origen de los datos del campo “29 - Período de pago” establecidas en el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1”; las modificaciones de las validaciones y origen de los datos de los campos “8 - Tipo de planilla”, “9 - Número de la planilla asociada a esta planilla”, “15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud”, “16 - Período de pago para el sistema de salud.” y “19- Número total de cotizantes reportados en esta planilla”, establecidas en el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1”; la adición a la aclaración del tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones” establecida en el numeral 2.1.1.2.2; la modificación a la aclaración del campo “15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud” establecida en el numeral 2.1.1.2.1;, la modificación a la aclaración del “Campo 36 - número de días cotizados al Sistema General de Pensión” establecida en el numeral 2.1.2.3.11; la modificación a la aclaración del campo Cotización obligatoria al Sistema General de Pensiones establecida en el numeral 2.1.2.3.15 del Capítulo 1 “Archivos de entrada”; las modificaciones a las validaciones y origen de los datos de los campos “11 - Número de días de mora liquidados”, “12 - Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado”, “13 - Valor intereses de mora sobre el valor total aporte al Fondo de Solidaridad Pensional -Subcuenta de Solidaridad” y “14 - Valor intereses de mora sobre el valor total aporte fondo de solidaridad pensional subcuenta de subsistencia” establecidas en el numeral 1 “REGISTRO TIPO 3. TOTAL APORTES DEL PERÍODO PARA PENSIONES” del capítulo 2 “REGISTROS DE TOTALES GENERADOS POR LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”; la modificación de las tablas “11. Tipos de planillas” y “12. R06- Regla de validación - tipo de planilla vs tipo de aportante”, establecidas en el numeral 6 “RELACIÓN TIPO DE COTIZANTE VS TIPO DE APORTANTE”; la modificación de la “Tabla 13. R07 - Regla de validación - Tipo de cotizante vs tipo de planilla”, establecida en el numeral 7 “RELACIÓN TIPO DE COTIZANTE VS TIPO DE PLANILLA” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS”; deberán ser implementadas por los operadores de información para los pagos que realicen los aportantes a partir del 1° de junio de 2023.

5.59 La modificación a las validaciones y origen de los datos del campo “98 - Actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales” del numeral 2.1.2.1 “Descripción detallada de las variables de novedades generales. Registro tipo 2_” deberán ser implementadas por los operadores de información para los pagos que realicen los aportantes a partir del 1° de junio de 2023, y la validación de que trata el inciso del mencionado numeral deberá implementarse por los operadores de información a partir del mes de junio con alcance informativo y a partir de los pagos que se realicen en el mes de septiembre de 2023 tendrá alcance obligatorio para los aportantes.

5.60 Las modificaciones de las validaciones y origen de los datos del campo “9 - Tipo persona” establecidas en el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1”; la modificación de la aclaración del tipo de cotizante “32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana” establecida en el numeral 2.1.2.3.1 “Campo 5 - Tipo de cotizante”; la modificación de la aclaración del campo “7 - Extranjero no obligado a cotizar a pensiones” establecida en el numeral 2.1.2.3.3, la modificación de la aclaración del campo “15 - Ingreso - ING” establecida en el numeral 2.1.2.3.7; y, la modificación de la aclaración del campo “16 - Retiro - RET establecida en el numeral 2.1.2.3.8 del Capítulo 1 “Archivos de entrada” deberán ser implementadas por los operadores de información para los pagos que realicen los aportantes a partir del 1° de julio de 2023.

5.60 La modificación de los numerales 20 “INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” y 21 “VALIDACIÓN DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” deberán ser implementadas por los operadores de información a más tardar el 1° de marzo de 2024 una vez la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) realice los desarrollos necesarios para ajustar el archivo “INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”

Otras Modificaciones: Modificado por el art. 1, Resolución 2012 de 2022. Modificado por el art.3, Resolución 2421 de 2020 

El texto original era el siguiente:

2. Aportes a Seguridad Social de Activos:1. En el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” del Anexo Técnico 2 “Aportes a Seguridad Social de Activos” modificar las validaciones y origen de los datos del campo “3 - Número de Identificación del aportante”; así: