RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 768 DE 2018

 

(Marzo 07)

 

Por la cual se adoptan las reglas y condiciones generales para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT)

 

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5° del Decreto-ley número 1281 de 2002, en el numeral 23 del artículo 2° del Decreto-ley número 4107 de 2011 y los artículos 2.1.2.1, 2.1.2.2 y 2.1.2.5 del Decreto número 780 de 2016, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el numeral 42.6 del artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del Sistema Integral de Información en Salud, con la participación de las entidades territoriales.

 

Que mediante el artículo 2.1.2.1 del Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, se contempló que este Ministerio, administrará el Sistema de Afiliación Transaccional y definirá la responsabilidad de cada uno de los actores en el registro y reporte de información en el sistema, la estructura de datos y los medios magnéticos o electrónicos que se requieran para procesar la información del mismo.

 

Que el artículo 2.1.2.2 ibidem facultó a esta cartera ministerial para solicitar la información que considere relevante relacionada con algunos de los elementos del Sistema de Afiliación Transaccional, como son la información de referencia y el registro de aportantes y afiliados.

 

Que el artículo 2.1.2.5 eiusdem previó medidas de transición al Sistema de Afiliación Transaccional, entre otras, estableció que si el documento de identidad del afiliado no figura o no coincide con la información de referencia, tratándose de mayores de edad no ingresarán a la Base de Datos de Afiliados del Sistema de Afiliación Transaccional y para el caso de los menores de edad, este Ministerio definirá el plazo y los términos para su ingreso a la misma.

 

Que se hace necesario definir la responsabilidad de los diferentes actores en el registro y reporte de información, la estructura de datos y los medios magnéticos o electrónicos que se requieran para procesar la información, así como definir la información relevante para la entrada en operación y adoptar las medidas necesarias para la transición entre el proceso de reporte y actualización de la información a la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) y la gradualidad de la información a registrar en el Sistema de Afiliación Transaccional para su plena operación.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

Disposiciones generales

 

Artículo 1°. Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), y las reglas que deben cumplir quienes intervengan en la afiliación, el reporte de novedades y de la información relevante para la operación del sistema.

 

Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Las condiciones y reglas fijadas en esta resolución aplican a las personas que van a afiliarse, a los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), a las entidades e instituciones responsables de la afiliación colectiva, institucional y de oficio, a los empleadores y otros aportantes, a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) de los regímenes contributivo y subsidiado, a las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), a las entidades territoriales, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), a los operadores de información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), a la Superintendencia Nacional de Salud, a las entidades que administran los regímenes especiales y de excepción, y a quienes deban adelantar trámites en el SAT.

 

Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones:

 

Afiliación Institucional: es aquella que realizan las instituciones responsables de la elaboración de los listados censales y la selección de EPS del régimen subsidiado de acuerdo con la normativa vigente.

 

Autenticación: es el proceso mediante el cual la persona ingresa su usuario y clave para acceder al SAT.

 

Autorizaciones: son permisos que el usuario otorga al SAT, para el uso y disposición de su información en los procesos que se requieran.

 

Declaraciones: son manifestaciones generales o específicas, que el usuario debe hacer al realizar transacciones en el SAT.

 

Registro: es el proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se registran en el SAT, previa validación de su identificación, con base en la información de referencia de las entidades responsables de la expedición de los documentos de identificación.

 

Rol: es la condición de un usuario registrado y autenticado en el SAT, que le da la competencia para realizar determinadas transacciones.

 

Transacción: es el trámite en línea que puede realizar un usuario en el SAT.

 

Usuario: persona que se registra y autentica en el SAT para realizar transacciones.

 

CAPÍTULO II

 

Operación del Sistema de Afiliación Transaccional

 

Artículo 4°. Operación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá, en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”, las funcionalidades para que los usuarios puedan registrarse y autenticarse, realizar las transacciones de afiliación, reportar novedades, registrarse con el “Rol Empleador” y consultar sobre la condición de afiliación en el SGSSS.

 

La operación del SAT no releva a las EPS o EOC, del cumplimiento de sus obligaciones legales relacionadas con la afiliación y verificación de novedades, así como de las obligaciones derivadas de la gestión del riesgo en salud.

 

Artículo 5°. Registro en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). La realización de transacciones en el SAT requiere que los usuarios se registren con su documento de identificación vigente en el portal web www.miseguridadsocial.gov.co, del Ministerio de Salud y Protección Social. El Sistema validará el documento de identificación con la información de referencia y asignará una clave, con la que se podrá acceder al SAT.

 

Si los datos del documento de identidad de los mayores de edad no coinciden con la información de referencia, la persona no podrá registrarse y deberá resolver su situación con la entidad que le expidió el documento.

 

Artículo 6°. Registro de personas autorizadas por las entidades e instituciones competentes para la afiliación de oficio o institucional. Las entidades e instituciones que tienen la competencia para realizar afiliaciones institucionales o de oficio, deberán reportar la información del representante legal de la entidad o institución y, efectuado dicho reporte, podrá autorizar o delegar a otras personas para adelantar las transacciones en el SAT.

 

Artículo 7°. Acceso al Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). Los usuarios deberán estar previamente registrados en el SAT para poder realizar las transacciones de acuerdo con los diferentes roles, para los cuales se encuentre autorizado de manera previa.

 

Los roles del SAT están definidos en el numeral 1 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

 

Artículo 8°. Transacciones en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). Los usuarios podrán realizar en el SAT las transacciones de afiliación, reporte de novedades y el registro con el “Rol Empleador”.

 

Cuando el SAT no disponga de información de referencia, los usuarios que tienen la calidad de cotizante o cabeza de familia deberán adjuntar al SAT los documentos y soportes documentales de que tratan los artículos 2.1.3.5 y 2.1.3.7 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de la EPS. Si se trata de la novedad de traslado por unificación de grupo familiar, para su aprobación la EPS verificará el soporte documental adjuntado, de manera previa a la fecha en que se haría efectivo el traslado.

 

Las entidades territoriales realizarán transacciones relacionadas con las novedades de la población a su cargo y que son de su competencia, a través de la funcionalidad que para tal fin se disponga en el SAT.

 

Las funcionalidades asociadas a los roles del SAT están definidas en el numeral 2 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

 

Parágrafo. Las autoridades de las entidades territoriales del orden departamental, municipal, y distrital deberán apoyar y acompañar a las personas que residan en zonas rurales y tengan dificultades para acceder al SAT, a realizar las transacciones en el sistema.

 

Artículo 9°. Disposición de las transacciones efectuadas. El SAT reportará la información a cada EPS y entidad territorial las transacciones de afiliación y reporte de novedades de los afiliados inscritos en la EPS o de la respectiva entidad territorial, sin perjuicio de que tales entidades consulten dichas transacciones en el sistema.

 

El SAT dispondrá para la consulta de los empleadores y otros aportantes, los datos básicos de la afiliación de las personas por las cuales se encuentran obligados a efectuar aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

 

La disposición de información de que trata el presente artículo está definida en el numeral 3 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

 

Artículo 10. Disponibilidad horaria del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). Las transacciones de afiliación y reporte de novedades se podrán realizar desde las 04:00 horas a las 24:00 horas, los 365 días del año.

 

Artículo 11. Operación simultánea del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) y la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA). Durante la incorporación gradual del reporte de novedades a través del SAT y hasta cuando el Ministerio de Salud y Protección Social determine la operación plena del SAT, se mantendrán sincronizadas la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) y el SAT, para lo cual el SAT reportará a la BDUA en los archivos establecidos en la Resolución 4622 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, las novedades que se reporten a través de este. Asimismo, ADRES dispondrá al Ministerio de Salud y Protección Social las novedades reportadas por las EPS y EOC, las Entidades Territoriales a través de la BDUA y la información reportada por Entidades responsables de los regímenes especiales y de excepción.

 

Cuando las novedades sean reportadas a través del SAT, los usuarios no requerirán el diligenciamiento del “Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al SGSSS”, establecido en la Resolución número 974 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.

 

Durante el término de operación simultánea, la información correspondiente a los datos de afiliación al SGSSS, para la consulta pública solo podrá efectuarse a través de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

 

Artículo 12. Prevalencia del medio de reporte de novedades. Durante el término de operación simultánea de la BDUA con el SAT, el reporte de novedades que se realice a través del SAT y de la BDUA, para efectos de la afiliación, primará la novedad reportada en el SAT. Si la novedad se reporta en el SAT y en la Planilla Integrada de Aportes (PILA), primará la novedad reportada en el SAT.

 

Si el traslado ha sido aprobado por el SAT y la entidad territorial hubiere reportado a través de la BDUA la novedad “Afiliado no pertenece al municipio reportado en BDUA (N13 causal 2)” dicha novedad no afectará el traslado.

 

CAPÍTULO III

 

Reporte de Información al SAT

 

Artículo 13. Reporte de información de los usuarios. Los usuarios deberán adjuntar el soporte documental para su identificación, cuando el SAT no disponga de la información de referencia.

 

Los afiliados podrán reportar, el último día calendario de cada mes, la internación del afiliado cotizante, cabeza de familia o de algún miembro del grupo familiar en una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) que para ese día se encuentren internados.

 

Artículo 14. Reporte de información del empleador y otros aportantes. Las personas jurídicas que tienen la calidad de empleador o de otros aportantes, al momento de la activación del “Rol Empleador”, deberán adjuntar el Registro Único Tributario (RUT), cuando el SAT no tenga esta información de referencia.

 

Artículo 15. Reporte de información de las entidades autorizadas para la afiliación institucional y de oficio. Las entidades e instituciones autorizadas para adelantar la afiliación institucional y de oficio deberán reportar, por una única vez o cuando una institución o entidad adquiera tal calidad, los datos en la estructura del archivo definida en el numeral 4.2 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

 

El reporte de información por una única vez deberá efectuarse a más tardar el día 30 de abril de 2018.

 

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) deberá reportar las dependencias, defensorías y comisarías de familia autorizadas para la afiliación institucional o de oficio y las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal reportarán las personerías municipales, las dependencias, entidades e instituciones autorizadas para adelantar la afiliación institucional y de oficio.

 

Artículo 16. Reporte de información de las EPS y EOC. Las EPS y EOC deberán reportar, a través del SAT, la siguiente información:

 

a) IPS primarias;

 

b) Acuerdos de pago suscritos con empleadores y trabajadores independientes;

 

c) Verificación de documentos de parentesco;

 

d) La modificación a la capacidad de afiliación, si estuvieren sometidas al régimen de autorización general;

 

e) Los afiliados que en el último día calendario de cada mes se encuentren internados, información que deberá reportarse ese mismo día.

 

Esta información se reportará a través de las funcionalidades definidas en los numerales 4.1 y 4.4 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

Artículo 17. Reporte de información de la Superintendencia Nacional de Salud (SNS). La Superintendencia Nacional de Salud, en aplicación de los numerales 4 y 5 del artículo 2.1.7.3 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya, efectuará el reporte a través del SAT, informando los datos de las personas que tienen excepción a la regla general de permanencia.

 

De igual manera, reportará la información de la cobertura de habilitación de las EPS y los actos administrativos relacionados con los numerales 1, 2 y 3 del artículo 2.1.7.3 y el artículo 2.1.13.8 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya y de cualquier acto administrativo que, en ejercicio de sus competencias limite la capacidad de afiliación de una EPS.

 

Esta información se reportará a través de las funcionalidades y estructuras de datos definidas en el numeral 4.3 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

 

Artículo 18. Reporte de información de las Instituciones Prestadoras de servicios de salud - IPS. Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud deberán reportar el último día calendario del mes, a través del SAT, la información de aquellos afiliados que para ese día se encuentren internados.

 

Esta información se reportará a través de las funcionalidades y estructuras de datos definidas en el numeral 4.4 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

 

Artículo 19. Reporte de información de las Entidades responsables de los Regímenes especial y de excepción. Las entidades responsables de los Regímenes especial y de excepción deberán reportar, a través del SAT, la información relacionada con sus afiliados en Salud, sin perjuicio del reporte a la BDUA durante el periodo de operación simultánea de que trata el artículo 11 de la presente resolución.

 

Artículo 20. Incumplimiento de los plazos, términos y condiciones para el reporte de información. De conformidad con lo previsto en los artículos 116 y 130 de la Ley 1438 de 2011, los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán reportados por el Ministerio de Salud y Protección Social, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que hubiere lugar.

 

Artículo 21. Incumplimiento del deber de suministrar información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna. Los usuarios que no cumplan con el deber de suministrar información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna o que no correspondan a la verdad material de las transacciones que realicen en el SAT, podrán ser reportados por la EPS ante las autoridades competentes.

 

Artículo 22. Incumplimiento de reporte por parte de las EPS y EOC. En el caso de la afiliación y de la novedad de inclusión de beneficiarios, si la EPS o EOC no realiza la verificación de los documentos dentro de los tres (3) meses siguientes a la disposición del soporte documental para la verificación, la EPS o EOC no tendrá derecho al reconocimiento de la UPC y tendrá la obligación de garantizar la prestación de los servicios de salud a los afiliados por los cuales se debió realizar la verificación.

 

Cuando el afiliado se encuentre internado en una IPS sin que se hubiere efectuado el reporte de la internación, y el traslado se aprueba en el SAT y se hace efectivo, la EPS de la cual se traslada será responsable del pago de los servicios de salud que demande el afiliado durante la internación y está facultada para solicitar a la EPS a la cual se trasladó, el reembolso de la UPC percibida durante el periodo de internación.

 

El Ministerio de Salud y Protección Social informará a la Superintendencia Nacional de Salud como una práctica no autorizada, cuando la EPS reporte una internación que no sea cierta.

 

Artículo 23. Inoportunidad en la información de los regímenes de excepción o especiales. Las entidades responsables de los regímenes especiales y de excepción, deberán garantizar la prestación de los servicios de salud de sus afiliados hasta tanto reporte su retiro en el SAT o la BDUA, según corresponda.

 

CAPÍTULO IV

 

Disposiciones finales

 

Artículo 24. Cartas de Derechos y Deberes del Afiliado y del Paciente y de Desempeño. Toda persona que se afilie o se traslade de EPS podrá acceder a la “Carta de Derechos y Deberes del Afiliado y del Paciente” y la “Carta de Desempeño” de las EPS y EOC a través del SAT, sin perjuicio de la obligación de estas entidades de entregarlas y mantenerlas publicadas, actualizadas y disponibles en su portal web, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 2° y 9° de la Resolución número 4343 de 2012 o la norma que la modifique o sustituya.

 

Artículo 25. Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con su tratamiento, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto número 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada sobre los datos a los cuales tiene acceso.

 

Artículo 26. Conservación de los documentos y soportes documentales requeridos por el SAT. Las EPS y EOC deberán conservar los documentos y soportes documentales que alleguen los usuarios a través del SAT, de manera física o en medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, por el término señalado en la normativa vigente.

 

En aquellos casos en que el SAT no contenga el soporte documental, será obligación de la EPS de la cual se traslada, un afiliado con su grupo familiar, entregar a la EPS a la cual se traslada, los documentos soporte de la afiliación de que tratan los artículos 2.1.3.5 y 2.1.3.7 del Decreto número 780 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. Para tal efecto, la EPS contará con un plazo no mayor a treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que se hizo efectivo el traslado. En ningún caso, podrá trasladarse al afiliado el suministro de estos soportes documentales.

 

Artículo 27. Divulgación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). Las EPS y entidades territoriales apoyarán la implementación del Sistema de Afiliación Transaccional a través de sus Oficinas de Atención al Afiliado o la dependencia correspondiente, para lo cual el Ministerio dispondrá los tutoriales en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”.

 

Las entidades señaladas en el artículo 2° de la presente Resolución, en el ámbito de sus competencias, podrán adelantar acciones tendientes a la divulgación del SAT.

 

Artículo 28. Validez del reporte de internación. El reporte de la internación de un afiliado al SAT, por cualquiera de los facultados, implica el aplazamiento de la efectividad del traslado.

 

Artículo 29. Migración de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) al Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). El Ministerio de Salud y Protección Social realizará la migración de la información de afiliados, empleadores y otros aportantes con inscripción vigente al corte del primer proceso BDUA del mes de marzo de 2018.

 

Las reglas de validación para la migración de afiliados, empleadores y otros aportantes son las señaladas en el numeral 5 del anexo que hace parte integral de la presente resolución.

 

Las inconsistencias que se detecten durante el proceso de migración serán reportadas a las EPS o EOC, entidades que deberán resolverlas en los procesos de BDUA de acuerdo con la Resolución número 4622 de 2016, o la norma que la modifique o sustituya, y dentro del plazo definido en el parágrafo del artículo 2.1.2.5 del Decreto número 780 de 2016; para menores de edad la EPS o EOC dispondrá de un término de cuatro (4) meses para resolver la inconsistencia. Una vez validadas y aceptadas las correcciones de inconsistencias en la BDUA, estas se actualizarán en el SAT, mediante el proceso de sincronización.

 

Los registros que no sean migrados de la BDUA al SAT se mantendrán en la BDUA hasta que se adelante la auditoría y depuración, en todo caso, la EPS o EOC continuará garantizando la prestación de los servicios de salud a los afiliados cuyos registros no migraron.

 

Artículo 30. Gradualidad en la implementación del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). La entrada en operación del SAT se realizará de manera gradual, a partir del 15 de marzo de 2018 se podrá realizar la transacción de la novedad de traslado y en el transcurso del segundo trimestre de 2018, se incorporarán las transacciones de afiliación y demás novedades del SGSSS.

 

A partir del mes de mayo de 2018, las EPS no podrán requerir los documentos para acreditar la calidad de empleadores y otros aportantes que hubieren realizado el registro del “Rol empleador” en el SAT, ni cuando estos realicen las transacciones de novedades que se encuentren en operación en el SAT. La anterior información deberá ser consultada por las EPS directamente al SAT.

 

Artículo 31. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 7 días del mes de marzo del año 2018.

 

El Ministro de Salud y Protección Social,

 

Alejandro Gaviria Uribe

Nota: Ver Anexos.