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RESOLUCIÓN 200 DE 2018 (Junio
26) Por la cual se dicta el reglamento del Comité de
Conciliación del Instituto para la Economía Social – IPES y se derogan unas
disposiciones relacionadas con la materia. LA DIRECTORA DEL
INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL – IPES En ejercicio de sus
facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 10 del artículo
2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional No.1069 de 2015, el Acuerdo 257 de 2006 y el
Acuerdo 01 de 2007 de la Junta Directiva del IPES, CONSIDERANDO: Que
el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia incorpora los
principios con los cuales se desarrolla la función administrativa. Que
el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el artículo 2.2.4.3.1.2.1 del Decreto
Nacional No.1069 de 2015 establecen que en las
entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental,
distrital, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá
integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel
directivo. Que
el Alcalde Mayor de Bogotá profirió el Decreto Distrital 690 de 2011 “Por el cual se dictan lineamientos sobre la
conciliación y los Comités de Conciliación en Bogotá, D.C.”. Que
el Decreto 1069 de 2015 “Por medio del
cual se expide el decreto único reglamentario del sector justicia y del
derecho”, establece las normas aplicables a la conciliación extrajudicial
en asuntos de lo contencioso administrativo. Que
el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto 1069 de 2015, define el Comité de
Conciliación y como una instancia administrativa que actúa como sede de
estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño
antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Que
en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional No.1069 de
2015 y en el Acuerdo 257 de 2006 se establece como función de los comités de
conciliación de las entidades públicas, la de darse su propio reglamento. Que
el Decreto Nacional 1167 de 2016 modificó los siguientes artículos del citado
Decreto 1069 de 2015 que impactan a la gestión de los Comités de Conciliación:
2.2.4.3.1.1.2, 2.2.4.3.1.2.3 , 2.2.4.3.1.2.12. Que
el citado Decreto 1167 de 2016 suprimió las siguientes disposiciones del
Decreto 1069 de 2015 que impactan a la gestión de los Comités de Conciliación:
La frase “Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado” del numeral 3 y el parágrafo del artículo 2.2.4.3.1.2.6, y
los artículos 2.2.4.3.1.2.10; 2.2.4.3.1.2.11; 2.2.4.3.1.2.14. Qué
la Resolución FVP-G-No 026 de 2004 expedida por el Fondo de Ventas Populares
creó el Comité de Conciliación y Defensa Judicial. Dicho Fondo fue transformado
en virtud del Acuerdo 257 de 2006 en el Instituto Para la Economía Social-IPES.
Que
la Resolución No. 725 del 26 de diciembre de 2016 modificó el Reglamento
Interno del Comité de Conciliación y de Defensa Judicial del Instituto para la
Economía Social-IPES. Que
el Decreto 1499 de 2017 “Por medio del
cual se modifica el Decreto número 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario
del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión
establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” previó la adopción de la
versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el
cual “es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer
seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos
públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de
desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con
integridad y calidad en el servicio.” Que
el mencionado Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG previó en la
Política de Defensa Jurídica de su dimensión número 3 “Gestión con valores para resultados”, a los Comités de
Conciliación como instancias de carácter obligatorio para las entidades y
organismos de derecho público, que se constituyen como un mínimo para “(…) garantizar un adecuado ejercicio de
defensa jurídica del Estado, que permita el ahorro y buen uso de los recursos
públicos (…)” Que en consecuencia, es menester que el
procedimiento establecido sea observado sin excepción alguna por los servidores
públicos y agentes estatales al servicio del Instituto para la Economía Social -
IPES. Que
en mérito de lo expuesto es menester derogar el Reglamento Interno del Comité
de Conciliación y Defensa Judicial creado bajo las Resoluciones: 026 de 2004;
063 de 2012 y 725 de 2016 del Instituto para la Economía Social - IPES. Que
el presente Reglamento fue discutido y aprobado por los miembros del Comité de
Conciliación en sesión No. 50 del 25 de abril de 2018. RESUELVE: Artículo 1°. Dictar el Reglamento
del Comité de Conciliación del Instituto para la Economía Social-IPES- así: CAPÍTULO ÚNICO COMITÉ DE CONCILIACIÓN TÍTULO I INTEGRACIÓN Y FUNCIONES
DEL COMITÉ Artículo 2°:
INTEGRACIÓN DEL COMITÉ: El
Comité de Conciliación estará conformado así: a. Miembros
permanentes, con derecho a voz y voto: 1.
El/la Director/a del Instituto para la Economía Social o su delegado, quién
deberá ocupar cargo como empleado público de los niveles directivo y asesor. 2.
El/la Subdirector/a Administrativo y Financiero. 3.
El/la Subdirector/a Jurídico y de Contratación. 4.
EI/Ia Subdirector/a de Emprendimiento Servicios Empresariales y
Comercialización. 5.
El/la Subdirector/a de Gestión y Redes Sociales e Informalidad. b. Miembros
permanentes, con derecho a voz pero sin voto: 1.
El/la Asesor/a de Control Interno del IPES. 2.
El/la Secretario/a Técnico/a del Comité del IPES. c. Invitados, con
derecho a voz pero sin voto: 1.
El/la delegado/a de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. 2.
El/la Abogado/a del IPES que tenga a cargo la representación del asunto en
materia judicial o prejudicial. 3.
El/la Subdirector de Diseño y Análisis Estratégico del IPES, que tenga que ver
con el caso planteado o quien designe. 4.
El/la Subdirector de Formación y Empleabilidad del IPES, que tenga que ver con
el caso planteado o quien designe. 5.
Los servidores o ciudadanos cuya presencia se considere necesaria para la
comprensión de los asuntos sobre los que deban debatir los miembros del Comité
de Conciliación. 6.
El Subdirector o jefe de oficina donde se originó la controversia. Parágrafo Primero: La asistencia con base
en las convocatorias será de obligatorio cumplimiento para los miembros
permanentes y para el apoderado que tenga la representación judicial de la
Entidad del caso sometido a deliberación y aprobación; deberá ser consignada en
la respectiva acta y no será delegable excepto para los casos del/la Directora
General del IPES. Parágrafo Segundo: En el evento que el/la
presidente del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por
razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del
Comité será ocupada por el/la Subdirector/a Jurídico/a y de Contratación,
siempre y cuando no exista previa designación del delegado por parte del/la
Director/a General de la Entidad. Artículo 3°: FUNCIONES
DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN: El Comité de Conciliación ejercerá las
siguientes funciones: 1.
Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico. 2.
Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de
la entidad. 3.
Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del
Instituto, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice
de condenas; los tipos de daño por los cuales resulte demandado o condenado y
las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las
deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el
objeto de proponer correctivos. 4.
Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de
arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de
su estudio y decisión en cada caso concreto. 5.
Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y
señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales
el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de
conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las
pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos
casos donde exista identidad de supuestos con el precedente judicial o en su
defecto con la jurisprudencia reiterada. 6.
Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin
de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al
Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo
Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de
la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento
de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de
repetición. 7.
Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines
de repetición. 8.
Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su
idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento
sobre los procesos a ellos encomendados. 9.
Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité,
preferentemente un profesional del Derecho. 10.
Dictar su propio reglamento. 11.
Las demás que se establezcan en las normas vigentes relacionadas con la
materia. Parágrafo: Las decisiones tomadas
por el Comité constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán
desarrollarse las actuaciones de los apoderados del Instituto. Artículo 4°: FUNCIONES
DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. Las sesiones del Comité serán presididas por el/la
Directora/a General o su delegado/a, quien tendrá a su cargo: 1.
Presidir las sesiones del Comité. 2.
Suscribir conjuntamente con el Secretario Técnico las actas que se levanten con
ocasión de las reuniones del Comité. 3.
Las demás que sean asignadas por la autoridad competente o que se deriven de la
aplicación de la ley. Artículo 5°: SECRETARÍA
TÉCNICA:
El Comité designará a un funcionario/a para actuar como Secretario/a Técnico/a
del Comité. Parágrafo: La Secretaría Técnica
del Comité de Conciliación estará conformada por un equipo de profesionales y
de apoyo para la gestión de las actividades, quienes estarán bajo la
coordinación de la Subdirección Jurídica y de Contratación. Artículo 6°: FUNCIONES
DE LA SECRETARIA TÉCNICA: La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación tendrá
las siguientes funciones: 1.
Citar a los miembros del Comité indicando fecha, hora y lugar de celebración
del Comité. 2.
Elaborar el orden del día de cada sesión. 3.
Verificar que el abogado designado, en cada proceso o trámite conciliatorio,
presente los resúmenes, análisis y documentos necesarios para ilustrar al
Comité, en las fichas técnicas que son objeto de estudio por el Comité en el
Sistema de Información de Procesos Judiciales- SIPROJWEB o el que haga sus
veces. 4.
Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité
cumplan con los lineamientos y directrices establecidas en SIPROJWEB y las
directrices impartidas para ello. 5.
Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente
elaborada y suscrita por el/la Presidente/a y el/la Secretario/a del Comité que
hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente
sesión. 6.
Elaborar las certificaciones correspondientes a los casos tratados en cada una
de las cesiones indicando la decisión adoptada y si es procedente, el monto a
conciliar. 7.
Archivar y mantener la custodia de las actas de Comité, los antecedentes y
demás soportes documentales de acuerdo a las Tablas de Retención Documental,
así como la introducción de esta información en el SIPROJWEB. 8.
Realizar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus
decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros
del Comité cada seis (6) meses. El mismo será socializado a los miembros del
Comité en la segunda sesión correspondiente al mes de enero y julio en los
medios expeditos para el mismo. 9.
Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera
para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y
de defensa de los intereses del ente. 10.
Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la
Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el
Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de
repetición. 11
Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación e informar sobre sus
modificaciones a cada apoderado de la entidad y a los miembros del Comité. 12.
Las demás que le sean asignadas por la Ley o el Comité. TÍTULO II FUNCIONAMIENTO DEL
COMITÉ Artículo 7:
IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. A efecto de garantizar
el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones,
a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y
recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas
en el artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, en el Código General del Proceso, el artículo 40 de
Ley 734 de 2002, y demás normas pertinentes y concordantes. Artículo 8: TRÁMITE DE
IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno de los miembros del Comité de
Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento
citadas en el artículo anterior o las demás que la ley fijare, deberá
informarlo al Comité por escrito previamente a la sesión del Comité y de ello
se dejará constancia en la respectiva acta. De igual manera, los miembros del
Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo
trámite del impedimento. El trámite se adelantará en lo que proceda, de acuerdo
al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Si
se admitiera la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para
deliberar o tomar la decisión, el/la Presidente/a del Comité designará un
miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado, el
cual deberá ser de nivel directivo o asesor. Artículo 9: SESIONES
DEL COMITÉ: El
Comité de Conciliación se reunirá de forma ordinaria dos veces al mes y de
forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan. Parágrafo: Cuando las
circunstancias lo ameriten, y por las dinámicas propias de la Entidad, el
Presidente del Comité junto con el Secretario Técnico dejarán constancia de la
no realización de una reunión en el respectivo mes. Artículo 10: QUÓRUM
DELIBERATORIO Y DECISORIO: El Comité de Conciliación sesionará con un mínimo de tres
(3) integrantes. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría
simple. Artículo 11:
INASISTENCIA A LAS SESIONES: Cuando a alguno de los miembros del Comité no
le sea posible asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito dentro de
los dos (2) días siguientes a la citación, enviando a la Secretaría Técnica la
correspondiente excusa. En
la respectiva acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará
constancia de la asistencia de los miembros e invitados. Artículo 12:
CONVOCATORIA:
De manera ordinaria, la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación procederá
a convocar a los miembros del Comité por lo menos con tres (3) días de anticipación
a la fecha prevista para la celebración del Comité, indicando día, hora y lugar
de la reunión y el respectivo orden del día. El
plazo de la convocatoria para las sesiones extraordinarias podrá ser inferior,
de acuerdo con las necesidades del servicio, para lo cual se pondrá siempre a
disposición de los miembros del Comité los documentos e información necesarios
tendientes a tomar decisiones. Así
mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas que se requieran
en pro de la adopción de las decisiones a tomar. Al
efectuar la convocatoria, la Secretaría Técnica deberá remitir las fichas
técnicas junto con los soportes que las acompañen, preparadas por el abogado
designado o el apoderado del caso, que correspondan al orden del día. La
convocatoria se efectuará de forma previa y por escrito para lo cual se podrá
hacer uso de los medios electrónicos, requisito sin el cual no podrá llevarse a
cabo la sesión correspondiente. Artículo 13: SESIONES
NO PRESENCIALES:
Cuando las circunstancias así lo ameriten, el Comité de Conciliación podrá
decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la realización de
sesiones no presenciales. Las
sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de
conformidad con el siguiente procedimiento: 1.
El Secretario Técnico le informará al Presidente del Comité de Conciliación la
existencia de la circunstancia específica que amerite la realización de una
sesión no presencial. 2.
El Presidente, por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos, podrá
autorizar al Secretario Técnico para que se adelante la sesión no presencial. 3.
La Secretaría Técnica convocará a la sesión no presencial mediante cualquier
medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité, así
como a los abogados e invitados especiales que deban participar en el mismo. En
dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y anexar la
información requerida para adoptar las respectivas decisiones. 4.
Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa,
manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y
remitirá su decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos al
Secretario Técnico. Para tal efecto, los miembros del Comité de Conciliación
podrán deliberar o decidir por correo electrónico y todos aquellos medios
tecnológicos que se encuentren a su disposición. 5.
Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del
Comité, el Secretario Técnico la informará por cualquier medio de transmisión
de mensajes de datos a todos los miembros del Comité. 6.
De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se
levantará la correspondiente acta en la cual se deberá dejar constancia del
medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas. 7.
A las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se les aplicará en lo
pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999. Parágrafo: Los miembros
permanentes del Comité de Conciliación, con o sin voto, para el caso de las
sesiones no presenciales, se deberán encontrar en el ejercicio de sus funciones
y deberán tener comunicación simultánea o sucesiva en dicha sesión. En dicho
evento se utilizarán los medios tecnológicos que permitan acreditar las
deliberaciones y decisiones de las reuniones que se efectúen de manera no
presencial dejando constancia de lo actuado por ese medio usando los medios
necesarios para asegurar su autenticidad, conservación y consulta. Artículo 14: DESARROLLO
DE LAS SESIONES ORDINARIAS, EXTRAORDINARIAS Y NO PRESENCIALES: En el día y hora
señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión. A continuación, el
Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las
invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia,
verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será
sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente. El
abogado designado o apoderado, expondrá de forma verbal su concepto contenido
en la ficha técnica al Comité y absolverá las dudas e inquietudes que se le
formulen. Surtida
la intervención del abogado designado o apoderado, los miembros y asistentes al
Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las
determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio
cumplimiento para los apoderados de la entidad. Una vez se haya efectuado la
deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los
miembros el sentido de su voto. Evacuados todos los asuntos sometidos a
consideración del Comité, el Secretario informará al Presidente que todos los
temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión. Artículo 15: TRÁMITE DE
PROPOSICIONES:
Las recomendaciones presentadas por los apoderados se tramitarán como
proposiciones para su deliberación y votación. Los
miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas
o adicionar las antes indicadas. El
mismo trámite se surtirá para la reforma del reglamento y para la adopción de
directrices y políticas a cargo del Comité. Una
vez tomada la decisión por parte del Comité, las fichas técnicas y sus soportes
no podrán ser modificados, salvo que se efectúe el requerimiento por parte del
Comité en la sesión respectiva, caso en el cual se dejará constancia indicando
un término prudencial para complementarla o ajustarla. El Secretario Técnico
verificará que los ajustes requeridos se realicen. Así
mismo, se podrán proponer requerimientos a las dependencias correspondientes,
así como decidir dar traslado a organismos de control. Artículo 16: SALVAMENTO
Y ACLARACIÓN DE VOTO:
Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la
mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de
las cuales se dejará constancia de manera explícita en la respectiva acta. Artículo 17:
OBLIGATORIEDAD DE LAS DECISIONES DEL COMITÉ. Las decisiones adoptadas por el Comité
de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la
Entidad. TÍTULO III DOCUMENTOS DEL COMITÉ Artículo 19: ACTAS DEL
COMITÉ:
De todas las reuniones del Comité ordinarias o extraordinarias se levantará un
acta en la cual se dejará constancia de las deliberaciones de los asistentes y
las decisiones adoptadas por sus integrantes, indicando el voto de cada uno de
los miembros, de los salvamentos y/o aclaraciones, de los ajustes y/o
requerimientos a las propuestas o documentos soportes, solicitados por el
Comité y podrá dejarse las anotaciones que se consideren pertinentes. En
todos los casos se dejará constancia de la inasistencia de los miembros del
Comité, así como de la asistencia o inasistencia de los invitados y la calidad
en que intervienen. Las
fichas técnicas, la totalidad de los soportes documentales presentados para su
estudio en la sesión, sus ajustes o complementos, así como las excusas
presentadas por los miembros del Comité o los invitados, constituirán parte
integral del acta respectiva. En
caso de presentarse impedimentos de alguno de los miembros del Comité se
comunicará por escrito una vez recibida la convocatoria al respectivo Comité. Artículo 20: TRÁMITE DE
APROBACIÓN DE ACTAS: La
Secretaría Técnica deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la
respectiva sesión el proyecto de acta dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la celebración de la sesión, por el medio más idóneo, con el
objeto de que aquellos remitan sus observaciones. Si dentro de los dos (2) días
siguientes al recibo del proyecto de acta, no se elevan las respectivas
consideraciones a ésta, se entenderá acogida por todos los miembros. Recibidas
las respectivas observaciones, o de no presentarse ninguna dentro del término
establecido, se elaborará el acta definitiva, la cual será aprobada y firmada
por el Presidente y el Secretario Técnico. Artículo 21: ARCHIVO DE
DOCUMENTOS DEL COMITÉ: El archivo del Comité de Conciliación y el de su
Secretaría Técnica reposarán en el archivo de Gestión Jurídica de la
Subdirección Jurídica y de Contratación. Los
documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y
podrán ser consultados en las dependencias de la Subdirección Jurídica y de
Contratación, para lo cual, el interesado solicitará de manera escrita
motivando su solicitud de consulta dirigida al Secretario Técnico, quien
autorizará la misma, y posteriormente revisará que los documentos sean
devueltos íntegramente. Las
solicitudes de copias de las actas deberán efectuarse por escrito y la
expedición de certificaciones sobre las mismas será tramitada por el Secretario
Técnico del Comité. Artículo 22: CUSTODIA
DEL ARCHIVO:
La custodia de las actas, de las fichas de presentación de los casos, sus
soportes y las circulares expedidas estarán a cargo de la Secretaría Técnica,
quienes respecto de éstas procederán a efectuar su traslado al archivo, cuando
haya finalizado su trámite de conformidad con las Tablas de Retención
Documental. Artículo 23:
EXPEDIENTES:
La solicitud de conciliación extrajudicial, la citación a audiencia, oficios
remisorios, copia del acta de conciliación extrajudicial surtida ante la
respectiva Procuraduría, auto de aprobación o improbación, pago de la
conciliación y demás documentos pertinentes a la conciliación extrajudicial,
transacción o mecanismo de arreglo directo se archivarán en el respectivo
expediente debidamente foliados en la Subdirección Jurídica y de Contratación,
la cual será responsable de efectuar su traslado al archivo, cuando haya
finalizado su trámite y de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Artículo 24: FICHAS
TÉCNICAS:
Las fichas técnicas a ser expuestas en el Comité de Conciliación deberán
contener los siguientes datos: 1.
Datos Generales: Identificación de persona solicitante, fecha de la solicitud,
tipo de acción, fecha de citación a audiencia si la hubiere, responsable de la
ficha. 2.
Relación completa y detallada de los antecedentes de la situación objeto de la
controversia, hechos. 3.
Fundamentos de derecho. 4.
Análisis de pruebas. 5.
Análisis de precedente jurisprudencial. 6.
Relación de documentos soporte de los hechos objeto de conciliación contenidos
en el expediente del caso. 7.
Estimación de la cuantía de las pretensiones en controversia y contenido
obligacional. 8.
Concepto sobre la viabilidad de la conciliación. 9.
Indicación precisa de la suma total a conciliar de ser procedente, con
indicación detallada de los competentes anexando los debidos soportes. 10.
Nombre y firma del abogado designado. (sic) 12.
Inclusión de los soportes pertinentes en cada caso. Si es necesario adjuntar
liquidación ésta deberá contener como mínimo: fecha, nombre y firma de quien la
elabora e indicación clara y precisa de las cifras a conciliar, discriminando
las operaciones que arrojen dicho monto. Parágrafo Primero: En todos los casos,
las fichas deberán contener los requisitos mínimos exigidos dentro de las
normas que rigen el SIPROJWEB y ser tramitadas a través de dicho sistema. La
veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán
responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha. Parágrafo Segundo: Cuando se trate de
acciones de repetición deberá incluirse en el respectivo análisis los
requisitos de procedibilidad de la acción. Artículo 25: ANÁLISIS
DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA: Los abogados que actúen como apoderados
judiciales dentro de los procesos de responsabilidad patrimonial adelantados en
contra del Instituto, deberán determinar al momento de contestar las demandas
interpuestas, la procedencia del llamamiento en garantía con fines de
repetición de los agentes frente a los cuales aparezca prueba sumaria de haber
actuado con dolo o culpa grave, para lo cual presentarán la correspondiente
ficha técnica proporcionada por el SIPROJWEB o el que haga sus veces, al Comité
de Conciliación, con el fin de que éste pueda decidir sobre la procedencia del
llamamiento en garantía. TÍTULO IV PRESENTACIÓN DE
INFORMES Artículo 26: INFORMES: De conformidad con lo
establecido en el numeral 8° del artículo 6 de la presente resolución, la
Secretaría Técnica del Comité deberá presentar cada seis meses en las segundas
sesiones ordinarias de los meses de julio y enero un informe de gestión de sus
actividades, para lo cual deberá soportarse en la información contenida en
SIPROJWEB, módulo MASC, o el que haga sus veces. Al mismo se incorporará el
informe presentado por la Subdirección Jurídica y de Contratación respecto de
las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo. Todo
ello, con el propósito de que los miembros del Comité de Conciliación cuando lo
consideren pertinente, formulen políticas de prevención del daño antijurídico. Artículo 27: DEBER DE
ALIMENTACIÓN DEL SIPROJWEB: Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos
deberán subir la información pertinente al SIPROJWEB, o el que haga sus veces,
el cual servirá de base para remitir los informes que sean requeridos, en concordancia
con lo normado por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Artículo 28: INFORMES
DE LOS APODERADOS:
Los abogados que obren como apoderados del Instituto, deberán presentar con la
periodicidad que en cada caso resulte conveniente un informe completo y
detallado de las actuaciones procesales surtidas, mediante comunicación escrita
a la Secretaría Técnica del Comité para análisis y conocimiento por parte del
Comité de Conciliación. TÍTULO V Disposiciones Finales Artículo 29: La presente resolución
rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga las Resoluciones 026 de
2004; 063 de 2012 y 725 de 2016. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE
Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, D.C., a
los 26 días del mes de junio de 2018. MARÍA GLADYS VALERO
VIVAS Directora General Ver documento anexo |