ACUERDO 001 DE 2018

Derogado por art. 6, Acuerdo 001 de 2023

(Marzo 21)

Estatuto de Auditoría Interna

 

LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales en especial la conferida por el artículo 6 de la Ley 87 de 1993 y el numeral 13 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el inciso 2 del artículo 209 de la Constitución Política establece que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

 

Que el artículo 269 ídem dispone que “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas”.

 

Que en desarrollo de los mencionados preceptos se expidió la Ley 87 de 1993, mediante la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, norma que definió el control interno como “(...) el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.”

Que de conformidad con el artículo 6 ídem “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

 

Que el Decreto Nacional 648 de 2017, en su artículo 4 adicionó, entre otros, los artículos 2.2.21.1.5 y 2.2.21.1.6 al Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015 y dispuso que las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993 deben establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno el cual tendrá dentro de sus funciones, la de aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y verificar su cumplimiento.

 

Que mediante Acuerdo 001 de 2017, el Comité de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital, aprobó el Estatuto de Auditoría para la entidad, el cual requiere precisar y ajustar su contenido, de acuerdo a las normas establecidas por el Instituto de Auditores Internos de Colombia. 

 

Que se hace necesario aprobar los ajustes al Estatuto de Auditoría Interna de la Secretaría Jurídica Distrital que define el propósito, autoridad, independencia y objetividad, responsabilidad y aseguramiento y mejora de la actividad de auditoría interna dentro de la organización.

 

Que en la Sesión Extraordinaria del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del 21 de marzo de 2018, se aprobó el Estatuto de Auditoria Interna, como Acuerdo 001 de 2018.

 

En mérito de lo anterior,

 

RESUELVE:

 

ESTATUTO DE AUDITORIA INTERNA

 

CAPÍTULO I

 

PROPÓSITO DE LA AUDITORÍA INTERNA

 

ARTÍCULO 1°. PROPÓSITO: La Auditoría Interna es una actividad independiente y efectiva de aseguramiento y consultoría concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad. Ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para mejorar la eficacia de los Procesos de Gestión de Riesgos y Control.

La actividad de auditoría interna deberá evaluar y contribuir efectivamente a la mejora de los procesos, mejora en la gestión de riesgos, a través de la evaluación sobre la idoneidad de los controles, para lo cual desarrollará su labor a través de un enfoque sistemático y disciplinado.

 

La actividad de auditoría interna de la Secretaría Jurídica Distrital, reconoce y aplica las Normas emitidas por The Institute of Internal Auditors, el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna - MIPP y las normas colombianas vigentes.

 

La actividad de la Auditoria Interna se enmarca en dos (2) grandes ámbitos:

 

Servicios de aseguramiento: Se realizan a partir de una evaluación objetiva de las evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Servicios de consultoría: Son actividades de asesoramiento y servicios relacionados, proporcionadas a las diferentes dependencias de la Institución, cuya naturaleza y alcance deberán ser acordadas con las mismas; están orientadas a agregar valor y mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de la Secretaría Jurídica Distrital, sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestión.

 

La Auditoría Interna será ejercida en la Secretaría Jurídica Distrital por la Oficina de Control Interno y reportará los resultados de la misma al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, quien es órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno.

 

CAPÍTULO II

 

AUTORIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

 

ARTÍCULO 2°. AUTORIDAD: La actividad de auditoría interna ejercida por la Oficina de Control Interno, asume con total responsabilidad la confidencialidad y protección de la información y los registros, consecuentemente está autorizada para:

 

1. Acceder libremente a la información relacionada con: funciones, registros, bienes muebles e inmuebles, personal, sistemas, reuniones y en general a toda información de la secretaria jurídica, así como a informes de auditorías internas y externas realizadas en la entidad, para efectuar cualquier trabajo en desarrollo de sus obligaciones, excepto las prohibidas por la Ley.

 

2. Desarrollar las auditorias   aprobadas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

3. Recibir la ayuda y colaboración del personal responsable o competente de las operaciones de la unidad administrativa, área, proyecto o proceso auditable, del universo de auditoría.

 

4. Tener acceso a todos los aplicativos, desarrollos o sistemas que tiene la Entidad para su operación, en calidad de auditoría, consulta o modo de lectura.

 

5. Acceder en ejercicio de la auditoría interna, a toda la información técnica, administrativa, financiera y legal relacionada con los convenios o contratos suscritos por la Secretaría  Jurídica Distrital.

6. Establecer la periodicidad para la ejecución de las auditorías conforme al Plan Anual de Auditorías. Definir el universo auditable y las dependencias auditables, determinar los objetivos y alcance de las auditorías, aplicar las técnicas necesarias para cumplir con los objetivos de la actividad de auditoría.

  

CAPÍTULO III

 

INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD

 

ARTÍCULO 3°. INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD. La actividad de auditoría interna debe ser independiente y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo.

 

1.    Independencia dentro de la Organización

 

Nivel Jerárquico de la Oficina de Control Interno. La Oficina de Control Interno está definida en la Ley 87 de 1993, como uno de los componentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo, encargada de medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. En consecuencia, la Oficina de Control Interno hace parte de la estructura formal del nivel directivo de la SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.  

 

Designación del responsable de la Oficina de Control Interno. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, que modificó el artículo 11 de la Ley 87 de 1993, la designación quedo así: (…) Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente de la República designará en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción.

 

Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario será designado por un período fijo de cuatro años, en la mitad del respectivo período del alcalde (…).

 

Para garantizar la independencia de la Auditoría Interna, el Jefe de la Oficina de Control Interno de la SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL es nombrado por el ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, a través de un proceso meritocrático liderado por la Secretaría General.

 

2.    Objetividad Individual.

Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y neutral y evitar cualquier conflicto de Intereses. Cumplirán a cabalidad los principios y reglas de conducta señaladas en el Código de Ética del Auditor.

 

3.    Impedimentos a la Independencia u Objetividad.

Si la independencia o la objetividad se viesen comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer a las partes correspondientes. La naturaleza de esta comunicación dependerá del impedimento.

 

CAPÍTULO IV

 

RESPONSABILIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

 

ARTÍCULO 4. RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El Jefe de la Oficina de Control interno cumplirá las funciones previstas en el artículo 12 de la ley 87 de 1993, las establecidas en el manual de funciones del respectivo cargo y, además y en relación con este Estatuto de Auditoría las de:

 

1.    Elaborar y presentar el Plan Anual de Auditorías –PAA- al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

2.    Comunicar oportunamente los requerimientos de recursos de la actividad de Auditoria Interna y el impacto al PAA, de haber limitación de los mismos.

 

3.    Monitorear y evaluar las auditorías que se realicen.

 

4.    Comunicar los resultados finales de las auditorías que se realicen, para que los auditados garanticen las acciones de mejoramiento requeridas en su proceso, unidad, proyecto o área.

 

5.    Establecer un proceso de seguimiento para asegurar que los planes de mejoramiento, producto de las auditorías, sean gestionados adecuadamente y verificar la eficacia y eficiencia de las acciones implementadas.

 

6.    Presentar informes periódicos y realizar recomendaciones al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, cuando en desarrollo de la Auditoría Interna identifique incumplimientos o materialización de riesgos que impacten negativamente al cumplimiento de sus objetivos.

 

7.    Disponer de personal profesional, que, por sus conocimientos, experiencia y competencias, esté en condiciones de cumplir con los requisitos exigidos en este estatuto conforme la normatividad vigente.

 

8.    Estimular la formulación y ejecución del programa de formación profesional de los auditores internos y evaluar periódicamente su desempeño, conforme la normatividad que rige la carrera administrativa.

 

9.    Realizar las auditorías y evaluaciones que determine la norma, sin perjuicio de la independencia que rige la actividad de auditoría interna.

 

ARTÍCULO 5°. RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNOS. Los auditores internos cumplirán las funciones establecidas en el manual de funciones del respectivo cargo, y, en relación con este Estatuto de Auditoría las de:

 

1.    Apoyar la elaboración del Plan Anual de Auditorias.

 

2.    Elaborar los Programas de Auditoria asignados.

 

3.    Desarrollar los trabajos de auditoría, siguiendo los diferentes instrumentos establecidos para el efecto.

 

4.    Elaborar los informes de auditoría o seguimientos y presentarlos al Jefe de la Oficina de Control Interno para revisión y aprobación.

 

5.    Efectuar el seguimiento a la implementación de las acciones de mejora resultantes de los trabajos que desarrolle la auditoría interna, entes externos de control, conforme el procedimiento y la normativa vigente.

6.    Cumplir con el Código de Ética de la Auditoria Interna, el Estatuto de Auditoría, Manual de Auditoria, procesos y procedimientos establecidos por la entidad.

 

7.    Asumir el compromiso personal e institucional de estar en permanente formación, mejorando su experticia y su desarrollo profesional a partir de la capacitación y el entrenamiento.

 

CAPÍTULO V

 

ASEGURAMIENTO Y MEJORA

 

ARTÍCULO 6°. PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO Y MEJORA DE LA CALIDAD. Un programa de aseguramiento y mejora de la calidad (PAMC) es una evaluación continua y periódica del espectro completo del trabajo de auditoría y consultoría llevado a cabo por la Oficina de Control Interno. Estas evaluaciones continuas y periódicas están compuestas por procesos rigurosos e integrales; supervisión y pruebas continuas del trabajo de auditoría interna y consultoría; y validaciones periódicas del cumplimiento de la Definición de Auditoría Interna, Código de Ética y las Normas. Esto también incluye las mediciones y análisis continuos de indicadores de desempeño. Si los resultados de estas evaluaciones indican áreas de mejora para la actividad de auditoría interna, el Jefe de la Oficina de Control Interno implementará las mismas mediante el PAMC. 

 

La actividad de auditoría interna que desarrolla la Oficina de Control Interno de la SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL, será evaluada externamente cada cinco (5) años por entidad o auditor de calidad, que efectúe la evaluación del PAMC.

 

ARTÍCULO 7°. VIGENCIA: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga el Acuerdo 001 de 2017.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de mazo de 2018.

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Presidente

 

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

 

DIK MARTÍNEZ VELÁSQUEZ

 

Secretario Técnico

 

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno