RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Secretaría
Jurídica Distrital

Cargando el Contenido del Documento
Por favor espere...

Concepto 3201823711 de 2018 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
30/08/2018
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

MEMORANDO

 

Código Dependencia: 4203000

 

Para: JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA

SUBDIRECCION DEL SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS

 

De: OFICINA ASESORA JURIDICA

 

Asunto: ALCANCE AL CONCEPTO RADICADO 3-2018-22242. APLICABILIDAD DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA A LA ETB Y A LA EEB

 

No. Referenciados: N/A  

 

Trámite:


NOTA: Ver Recomendación en Anexos

 

Apreciado doctor Parra:

 

Teniendo en cuenta la consulta elevada por la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos sobre la posibilidad de aplicar la Ley 594 de 2000 “[p]or medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” a entidades públicas del distrito capital que prestan servicios públicos, esta Oficina Asesora de Jurídica se permite dar alcance de oficio al concepto jurídico emitido sobre el asunto mediante radicado 3-2018-22242, en la medida que, una vez enviado el concepto se advirtió que la Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos de la Secretaría Jurídica Distrital con radicado No. 1-2017-18368 del 17 de julio de 2017 emitió previamente concepto sobre el asunto, razón por la cual no hay lugar a solicitar un nuevo concepto a la Dirección tal como se había indicado inicialmente.

 

En virtud de tal aclaración, esta Oficina Asesora de Jurídica en ejercicio de la función del numeral 8 del artículo 13 del Decreto No. 425 de 2016, se permite retirar del texto inicial las afirmaciones relacionadas con la solicitud de concepto a la Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos de la Secretaría Jurídica Distrital, y en su lugar, integra el concepto y adjunta para su conocimiento y fines pertinentes el nuevo texto sobre el asunto interrogado en la forma que sigue:

 

l. ANTECEDENTES

 

1. Señaló el consultante que en atención al compromiso adquirido en la sesión del Comité de Conciliación del 22 de marzo de 2018, en la cual se trataron temas relacionados con la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y la obligatoriedad de cumplimiento de la normatividad archivística por parte de las entidades de economía mixta o privadas que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos, casuística puntual de la Empresa de Energía de Bogotá y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, presenta esta solicitud ante la Oficina Asesora de Jurídica.

 

2. Anotó que la Secretaría General interpreta que las empresas prestadoras de servicios públicos, ya sean de carácter oficial, mixto o privado, al hacer parte de la administración pública se encuentran sometidas al acatamiento y cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normatividad archivística.

 

3. Allegó el consultante con la solicitud lo siguientes documentos, como antecedentes jurídicos, frente al caso en cuestión:

 

- Concepto emitido por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Honorable Consejo de Estado, Consejero Ponente William Zambrano Cetina. Con radicación interna No. 11001030600020140011200 del 29 de enero de 2015.

 

- Concepto emitido por la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, bajo radicado interno No. 3-2016-25968 del 13 de julio de 2016.

 

- Concepto emitido por la Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos del Archivo General de la Nación, con radicado de la Secretaría General No. 1-2016- 43369 del 25 de octubre de 2016.

 

- Concepto emitido por la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación, con radicado de la Secretaría General No. 1-2016-47786 del 15 de diciembre de 2016.

 

- Respuesta emitida por la Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos de la Secretaría Jurídica Distrital, con radicado de la Secretaría General No. 1-2016-18368 del 17 de julio de 2017.

 

4. Afirmó que, a pesar de los conceptos jurídicos existentes, la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB y la Empresa de Energía de Bogotá EEB expresan que no son sujetos de aplicación de la normatividad archivística distrital en amparo a la naturaleza jurídica de las entidades, en razón a que el archivo de la empresa es de naturaleza privado y que en consecuencia quedaría exceptuado del régimen general del tratamiento de los archivos públicos.

 

5. Agregó que, las entidades cuentan con documentos amparados por reserva y confidencialidad, como soporte de su afirmación anexó las comunicaciones sostenidas con ETB y EEB así:

 

- Oficio del Vicepresidente de Capital Humano y Cadena de Abastecimiento de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, con radicado de la Secretaría General No. 1-2015-43050 del 13 de agosto de 2015.

 

- Oficio del Secretario Técnico del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., con radicado de la Secretaría General No. 2-2016-1298 del 18 de enero de 2016.

 

- Oficio del Vicepresidente de Capital Humano y Cadena de Abastecimiento (E) de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, con radicado de la Secretaría General No. 1-2016-5757 del 12 de febrero de 2016.

 

- Oficio del Vicepresidente de Capital Humano y Cadena de Abastecimiento de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, con radicado de la Secretaría General No. 1-2017-18860 del 21 de julio de 2017.

 

- Correo electrónico de la Gerente Administrativa de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, remitido el 22 de marzo de 2018.

 

- Oficio de la Secretaria General de la Empresa de Energía de Bogotá, con radicado de la Secretaría General No. 1-2014-41734 del 29 de agosto de 2014.

 

- Oficio del Vicepresidente de Gestión Humana y Servicios de la Empresa de Energía de Bogotá, con radicado de la Secretaría General No. 1-2016-22484 del 12 de mayo de 2016.

 

- Oficio del Vicepresidente de Gestión Humana y Servicios de la Empresa de Energía de Bogotá, con radicado de la Secretaría General No.1-2016-27844 del 13 de agosto de 2016.

 

6. Comentó que en el año 2009 se suscribieron los convenios interadministrativos Nos. 2215100- 0842009 y 2215100-090-2009 con la ETB y la EEB respectivamente, a través de los cuales se aunaron esfuerzos con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá para la orientación y asesoría técnica en la organización e implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental SIGA, y que en el desarrollo de dichos convenios, durante la vigencia 2012 se realizaron transferencias documentales secundarias.

 

7.    Como constancia de su afirmación anexó los siguientes oficios:

 

- Oficio de la Subdirectora del Sistema Distrital de Archivos (E) de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, con radicado No.2-2012-20402 del 26 de abril de 2012.

 

- Oficio del Gerente de Servicios Administrativos (E) de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, con radicado de la Secretaría General No. 1-2012- 23200 del 9 de mayo de 2012.

 

- Oficio del Profesional de Gestión Documental de la Empresa de Energía de Bogotá, con radicado de la Secretaría General No. 1-2012-30572 del 22 de junio de 2012.

 

Con fundamento en los hechos señalados y los documentos aportados SE CONSULTÓ:

 

¿La Empresa de Energía de Bogotá EEB y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB se encuentran obligadas a cumplir lo establecido en la Ley 594 de 2000, el marco normativo archivístico y demás normas que la desarrollan?

 

ll. CONSIDERACIONES:

 

A. PROBLEMA JURÍDICO

 

Con base en los antecedentes expuestos por el consultante, esta Oficina deberá establecer si son aplicables a la Empresa de Energía de Bogotá (en adelante EEB) y a la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá (en adelante ETB), la Ley 594 de 2000 “[p]or medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, y las demás normas que la desarrollan.

 

B. MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL DEL PROBLEMA JURÍDICO PLANTEADO

 

1. Importancia del principio de transparencia y del derecho al acceso a la información en el asunto

 

En este asunto resulta importante empezar por resaltar como en contraste con el antiguo secretismo gubernamental, en los últimos tiempos la transparencia se ha convertido en un atributo propio de las democracias modernas, hecho que desde hace unos años, destacó el escritor Norberto Bobbio en su texto “La democracia y el poder invisible”[1], en el que señaló que una de las cualidades de la democracia es justamente la de ser “el gobierno del poder público en público”.

 

Esta primera reflexión que proviene de la ciencia política, resultaba pertinente traerla a colación en este punto, pues introduce y ayuda a comprender desde una perspectiva jurídica las características del denominado principio de transparencia, cuya importancia en la Administración Pública, como se verá, resulta determinante en este asunto.

 

En primer lugar, debe señalarse que con la expedición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, el principio de transparencia tomó entidad propia pues hasta entonces se consideraba subsumido dentro del principio de publicidad. En el nuevo código la transparencia implicó para la administración asumir el reto de dejar ver a los ciudadanos permanentemente sus actuaciones, y no únicamente cuando lo solicitaran, pues conforme a la redacción de la norma las actuaciones de la administración se destinaron permanentemente al dominio público. El artículo 3° de dicho estatuto, definió la transparencia y la publicidad en la forma que sigue:

 

Artículo 3°. Principios. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales.

 

Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.

 

(…)

 

8. En virtud del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio público. por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.

 

9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los Interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma”.

 

(...) (Resaltado fuera del texto).

 

Como se lee en esta disposición, más allá de la publicidad, la transparencia se refiere a la claridad del obrar público y constituye una consecuencia de la presunción de que los intereses generales deben presidir la actuación de cualquiera que realiza una actividad administrativa pública.

 

Por otra parte, es preciso indicar que el principio de transparencia contemplado en el numeral  del artículo 3° de la Ley 1437 de 2011, también se articula con el derecho de acceso a la información administrativa respecto del cual se ocupó de forma integral la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

 

Dentro de los desafíos que propuso la ley que reguló el derecho de acceso a la información administrativa, el más importante fue justamente el de superar la denominada "cultura del secreto" tan arraigada en nuestra institucionalidad, la cual es fuente de ineficiencia y corrupción al generar suspicacia entre los servidores y administradores públicos y crear sistemas de privilegios en la información y formas selectivas de compartirla. Para lograr superar esta práctica la Ley 1712 de 2014 introdujo, entre otras, las siguientes novedades:

 

a. Además de que todas las entidades públicas estarán obligadas a visibilizar la información, la ley incluye como sujetos obligados a las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas que presten función pública, a los partidos políticos y a las empresas prestadoras de servicios públicos (artículo 5).

 

b. Se establecen unos criterios mínimos de publicación de información sobre los servicios y estructura de las entidades. Las entidades deberán entregar de forma proactiva información sobre presupuesto, funcionarios, resultados de auditoría, y contratación, entre otros (artículo 9).

 

c. Señaló la ley que todo sujeto obligado deberá adoptar y difundir de manera amplia un esquema de publicación, en el cual deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, "d) Los cuadros de clasificación documental que faciliten la consulta de los documentos públicos que se conservan en los archivos del respectivo sujeto obligado, de acuerdo con la reglamentación establecida por el Archivo General de la Nación" (artículo 12).

 

d. Se estableció también la obligación de crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información, además se resaltó que todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la constitución de las Tablas de Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales (artículo 13).

 

e. Otra de los deberes que fijó la ley consiste en que los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos y que los procedimientos adoptados observen los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación (artículo 16).

 

f. La ley indica que las excepciones a la información pueden darse de dos formas: i) Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas (artículo 18) e ii) información exceptuada por daño a los intereses públicos, esta clase de reserva debe constar en la ley o en la Constitución. Se establecen en cada artículo taxativamente las razones por las cuales excepcionalmente las leyes pueden limitar el acceso a la información, y en todo caso, para las circunstancias enunciadas se redujo el período máximo de las reservas, pues el tope según la Ley 57 de 1985, era de 30 años, y según la nueva ley es de 15 años (artículo 22).

 

g. Se dejó claro que, si parte de una información es reservada, no significa que todo el documento lo sea. Además, se indicó que la reserva de acceso a la información opera respecto del contenido de un documento público, pero no de su existencia (artículo 21).

 

h. El Ministerio Público será el encargado de velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la ley (artículo 23).

 

i. Se exigió que, en el caso de que la administración rechace las solicitudes de información, debe presentar pruebas y argumentos para mantener la reserva (artículo 28).

 

j. Se creó la obligación de formular una política pública de acceso a la información (artículo 32).

 

Como se observa, esta ley demuestra el interés por garantizar el ejercicio del derecho a la información y al acceso, con énfasis en el acceso de documentos públicos y el importante rol que cumple el Archivo General de la Nación en esta tarea.

 

En todo caso se destaca que desde antes de la Ley 1712 de 2014, y en un esfuerzo porque el principio de transparencia y el derecho al acceso de la información se cumpliera a cabalidad, el Congreso había aprobado la Ley 594 de 2000, que se conoce como la Ley General de Archivos, la cual como veremos guarda estrecha relación con el principio de transparencia y con el derecho de acceso a la información, e impone, en razón al cumplimiento de altos propósitos públicos el acceso a los archivos tanto públicos como privados con el fin de su preservación en el tiempo.

 

2. Alcance y ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000

 

En este punto, es preciso recordar que la archivística constituye uno de los elementos modernos más eficaces para contribuir a la identidad de los pueblos, por esa razón, la Ley General de Archivos no se refiere exclusivamente al patrimonio documental existente en el sector público, sino que, promueve también la organización, conservación y consulta de los archivos privados de interés económico, social, tecnológico, científico y cultural.

 

La Ley General de Archivos constituye un instrumento indispensable en la creación de una nueva cultura de información, para lograr este propósito la Ley 594 de 2000 señaló como propósitos generales los siguientes:

 

ARTÍCULO 4°. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

 

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

 

Por lo mismo, los archivos harán -suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;

 

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

 

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

 

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

 

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;

 

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

 

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla;

 

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

 

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

 

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;

 

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano”. (Resaltado fuera del texto).

 

Asimismo, la Ley 594 de 2000 se ocupó de regular todos los aspectos relacionados con el sistema nacional de archivos, la clasificación, gestión y administración de los archivos, se ocupó incluso de los archivos privados, reglamentó el acceso, consulta, conservación y salida de documentos y las facultades del Archivo General en materia archivística, y en el artículo 2° especificó el campo de aplicación de esta ley, textualmente señaló:

 

ARTÍCULO 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley". (Resaltado fuera del texto).

 

De la lectura de esta norma se desprende que el ámbito de aplicación está dado por tres criterios diferentes.

 

a. En primer lugar, la Ley 594 de 2000 envuelve un criterio orgánico, (“ARTÍCULO 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles...). Para el efecto es importante recordar que conforme a la Ley 489 de 1998, la administración pública se integra de la siguiente forma:

 

“Artículo 39°. - Integración de la Administración Pública. La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano.

 

La Presidencia de la República, los ministerios y los departamentos administrativos, en lo nacional, son los organismos principales de la Administración.

 

Las gobernaciones, las alcaldías, las secretarías de despacho y los departamentos administrativos son los organismos principales de la Administración en el correspondiente nivel territorial. Los demás les están adscritos o vinculados, cumplen sus funciones bajo su orientación, coordinación y control en los términos que señalen la ley, las ordenanzas y los acuerdos, según el caso.

 

Las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley". (Resaltado fuera del texto).

 

Como se observa, la redacción de la norma implica que la Ley 594 de 2000 le es aplicable a cualquier organismo o entidad de la rama ejecutiva en el nivel nacional o territorial ya sea que se trate de un organismo principal, adscrito o vinculado, o de entidades que de manera permanente tengan a su cargo, entre otras, la prestación de servicios públicos.

 

De igual manera, se recuerda que conforme al artículo 68 de la Ley 489 de 1998, las entidades descentralizadas están sujetas al control político y a la suprema dirección del órgano de la administración al cual están adscritas de la forma que sigue:

 

Artículo 68°. - Entidades descentralizadas. Son entidades descentralizadas del orden nacional, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades públicas y las sociedades de economía mixta, las superintendencias y las unidades administrativas especiales con personería jurídica, las empresas sociales del Estado, las empresas oficiales de servicios públicos y las demás entidades creadas por la ley o con su autorización, cuyo objeta principal sea el ejercicio de funciones administrativas, la prestación de servicios públicos o la realización de actividades industriales o comerciales con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. Como órganos del Estado aun cuando gozan de autonomía administrativa están sujetas al control político y a la suprema dirección del órgano de la administración al cual están adscritas.

 

Las entidades descentralizadas se sujetan a las reglas señaladas en la Constitución Política, en la presente Ley, en las leyes que las creen y determinen su estructura orgánica y a sus estatutos internos.

 

Los organismos y entidades descentralizados, sujetos a regímenes especiales por mandato de la Constitución Política, se someterán a las disposiciones que para ellos establezca la respectiva ley.

 

Parágrafo 1°. - De conformidad con el inciso segundo del artículo 210 de la Constitución Política, el régimen jurídico aquí previsto para las entidades descentralizadas es aplicable a las de las entidades territoriales sin perjuicio de las competencias asignadas por la Constitución y la ley a las autoridades del orden territorial. (Resaltado fuera de texto).

 

b. En segundo lugar, la norma remarca un criterio funcional, (ARTÍCULO 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a (...) las entidades privadas que cumplen funciones públicas...). Esta redacción de la norma hace que independientemente de la naturaleza jurídica de la entidad, esto es que así se trate de una entidad privada, existe una especie de fuero de atracción que hace que por el hecho de que las entidades privadas cumplan funciones públicas queden cobijadas por la ley de archivos.

 

c. Por último, la Ley 594 de 2000 fija una especie de criterio residual, así: (“ARTÍCULO 2°. Ámbito de aplicación... y a los demás organismos regulados por la presente ley). Sobre este asunto sostuvo la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en una interpretación que integró los artículos 7, 8 y 9 de la citada ley lo siguiente:

 

"Bajo este contexto, encuentra la Sala que al referirse la Ley 594 de 2000 en sus artículos 7°, 8° y 9° a los archivos de las entidades y órganos allí señalados, entre los que se encuentran los de las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial, así como también los pertenecientes a los órganos de control y autónomos, debe concluirse que la expresión "los demás organismos regulados por la presente ley", se refiere a aquellos organismos y entidades indicados en esos artículos. De esta suerte, se incluye dentro de esa expresión a los señalados en el artículo 9°.

 

Cabe anotarse, además, que estos órganos y entidades se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, en virtud de que sus archivos gozan de la calidad de públicos al estar los artículos 7°, 8° y 9° ubicados bajo el Título III de Ja ley, denominado "de los archivos públicos (...)". (Resaltado fuera del texto).

 

Por tanto, conforme a la última parte del artículo 2 de la Ley 594 de 2000 y al concepto antes transcrito, también se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000 todos los archivos públicos indicados en los artículos 8° y 9°, que incluyen a las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial en todos sus niveles, y los órganos de control y autónomos.

 

Adicionalmente, resulta importante revisar las definiciones que trae el artículo 3° de la ley 594 de 2000 e integrar dicha comprensión al ámbito de aplicación del artículo 2 de la ejusdem. En efecto el artículo 3° dispuso:

 

ARTÍCULO 3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:

 

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

 

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

 

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos gue se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

 

Archivo privado de interés público. Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

 

(…) (Resaltado fuera del texto).

 

Sobre la interpretación de este artículo para concluir la sujeción que tienen a la Ley 594 de 2000 los archivos de las entidades privadas que se derivan de la prestación de un servicio público, sostuvo la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en el concepto 2209 del 29 de enero de 2015 lo siguiente:

 

La sujeción a la Ley 594 de 2000 de los archivos de las entidades privadas que se derivan de la prestación de un servicio público, surge en virtud de su calidad de archivos públicos reconocida a partir de lo dispuesto por el artículo 3° de la ley, el cual señala:

 

“Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:

 

(…)

 

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas".

 

De esta suerte, como el Estado tiene la obligación de administrar los archivos públicos, es razonable que los archivos provenientes de la prestación de un servicio público por entidades privadas se sometan a la Ley 594 de 2000.

 

Finalmente, los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas también se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley General de Archivo en atención a lo dispuesto expresamente por su artículo 2°.

 

El sujetar a estos particulares a la Ley 594 de 2000 encuentra justificación en el entendido que en razón de la función pública que ejercen, sus actuaciones deben estar debidamente registradas y organizadas para que de esta forma tanto la administración como los ciudadanos puedan acceder y servirse adecuadamente de la información contenida en los archivos derivados de la función". (Resaltado fuera del texto).

 

Así las cosas, integrando las definiciones que aporta el artículo 3° con el ámbito de aplicación que delimita el artículo 2° de la Ley 594 de 2000, es preciso concluir que, en todo caso son archivos públicos los documentos pertenecientes a las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y aquellos archivos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

 

Ahora bien, como el problema jurídico en este asunto se contrae a determinar si la Ley 594 de 2000 es aplicable a la Empresa de Energía de Bogotá y a la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, es preciso analizar enseguida los argumentos de las empresas y determinar si conforme al ámbito de aplicación de la ley y a los criterios y definiciones antes estudiadas es posible concluir que dichas empresas deben atender lo que allí se dispone.

 

C. CASO CONCRETO

 

1. De los argumentos de las empresas para omitir el cumplimiento de la Ley 594 de 2000


Del análisis de antecedentes de este asunto, encuentra esta Oficina que reiteradamente tanto la ETB como la EEB se han sustraído del cumplimiento de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, pues consideran que la normatividad allí consagrada escapa a su atención, en razón a los argumentos que brevemente se resumen:

 

La ETB considera que, i) como empresa prestadora de servicios públicos de carácter privado su archivo es de naturaleza privada y que por "mandato expreso de la ley" quedaría exceptuado. Agrega a este tema, el argumento de la distinción que existe entre función pública y servicio público para demostrar que quedaría exceptuada del ámbito de aplicación de la norma en la medida en que involucra a particulares que prestan función pública. Además, en su opinión, la ETB estaría sujeta únicamente a las normas del sector de telecomunicaciones, esto es a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, Industria y Comercio (en cuanto a la prestación del servicio) y a la Financiera (en materia de mercado de valores e información relevante y financiera).

 

Suma a sus explicaciones, el hecho de que, en su parecer, ii) los documentos que maneja la empresa tiene carácter de reservados conforme al estatuto comercial, y que iii) el control de tutela del Distrito Capital se ejerce solo mediante la intervención de los representantes del Distrito Capital en la Junta Directiva de la compañía y en la asamblea General de accionistas.

 

La EEB centra su oposición a la aplicación de la ley general de archivos en razón a i) que considera que conforme a su naturaleza jurídica para todos los efectos se rige por las reglas del derecho privado y ii) alega además que sus actos se encuentran amparados por la reserva y confidencialidad del estatuto comercial.

 

Teniendo en cuenta estos argumentos, procedemos a analizar si efectivamente frente a la normatividad antes estudiada resultan aceptables o no las explicaciones expuestas por las empresas prestadoras de servicios públicos para sustraerse de la aplicación de la Ley 594 de 2000, o si por el contrario conforme al ámbito de aplicación que fijó el legislador en el artículo 2 de la Ley 594 de 2000 las normas allí previstas les son aplicables.

 

2. De la naturaleza jurídica de la ETB y la EEB y su pertenencia a la estructura administrativa del Distrito Capital

 

Como se señaló precedentemente, la Ley 594 de 2000 en el artículo 2° especificó su campo de aplicación y textualmente señaló:

                                                                  

ARTÍCULO 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley". (Resaltado fuera del texto).

 

De la literalidad de esta norma se dedujo en este concepto que el ámbito de aplicación de la ley de archivos se sujeta a tres criterios diferentes (orgánico, funcional y residual) razón por la cual se analizará de cara a la naturaleza jurídica de la ETB y de la EEB si alguno de dichos criterios le resulta aplicable a dichas empresas prestadoras de servicios públicos.

 

a. Criterio orgánico- Conforme al cual la Ley 594 de 2000 le es aplicable a la administración pública en sus diferentes niveles

 

1) Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá- ETB

 

El artículo 2° de los Estatutos Sociales de la ETB, establece:

 

“Artículo 2. NATURALEZA JURIDICA: La [ETB S.A E.S.P.] es una sociedad comercial, por acciones, constituida como una empresa de servicios públicos, de carácter mixto conforme a las disposiciones de la Ley 142 de 1994 y la Ley 1341 de 2009 y demás normas concordantes.

 

La sociedad tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, y ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado como empresario mercantil". (Resaltado fuera del texto).

 

Además, conforme a la composición accionaria de la ETB, el 88.00% pertenece a entidades de carácter público, mayoritariamente del Distrito Capital (86%), y tan solo el 12% es de naturaleza privada[2].

 

Así las cosas, en virtud de lo dispuesto en el numeral  del artículo 14 de la Ley 142 de 1994, la ETB es una empresa de servicios públicos mixta, por cuanto, se trata de una empresa "en cuyo capital la Nación, las entidades territoriales, o las entidades descentralizadas de aquella o estas tienen aportes iguales o superiores al 50%".

 

Adicionalmente, el Concejo de Bogotá a través del artículo 114 del Acuerdo 257 de 2006, modificado por el artículo 3 del Acuerdo 643 de 2016, dentro la estructura Orgánica de la Secretaría Distrital de Hábitat, incluyó como entidad vinculada a la ETB de la forma que sigue:

 

Artículo 114. Integración del Sector Hábitat. El Sector Hábitat está Integrado por la Secretaria Distrital del Hábitat, cabeza del Sector, y por las siguientes:

 

Entidades Adscritas:

 

(…)

 

Entidades Vinculadas:

 

Empresa Industrial y Comercial del Distrito Capital: Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C.

 

Empresa de Servicios Públicos: Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB - ESP.

 

Empresa de Servicios Públicos: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A.-ETB - ESP

 

Empresa de Servicios Públicos: Empresa de Energía de Bogotá S.A. -EEB-ESP." (Resaltado fuera del texto).

 

Ahora bien, con toda claridad la Corte Constitucional en sentencia T- 181 de 2014, señaló la naturaleza jurídica de la ETB como una empresa de servicios públicos mixta que integra la rama ejecutiva de la administración a nivel distrital, específicamente, dentro del sector descentralizado por servicios -Sector de Hábitat, razón por la que, colige la Corte, es una entidad pública. En efecto señaló:

 

"Así mismo, de acuerdo con los artículos 38 y 68 de Ley 489 de 1998, "por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Político y se dictan otras disposiciones", la ETB como empresa de servicios públicos mixto integra la rama ejecutiva de la administración a nivel distrital, específicamente. dentro del sector descentralizado por servicios -Sector de Hábitat. razón por la que, se puede colegir, es una entidad pública".

 

Por lo anterior, es forzoso concluir que frente al criterio orgánico que fijó la Ley 594 de 2000 en el artículo 2° en el que especificó su campo de aplicación, al ser la ETB una empresa de servicios públicos mixta, integra la rama ejecutiva de la administración, específicamente, dentro del sector descentralizado por servicios - Sector de Hábitat del Distrito Capital, y por tal razón, es evidente que la ETB hace parte de la administración pública en el nivel territorial, lo que es independiente de que tenga un régimen jurídico especial.

 

2) Empresa de Energía de Bogotá- EEB

 

El artículo 2° de los Estatutos Sociales de la EEB, establece:

 

“Artículo 2. Naturaleza jurídica: La Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP., es una empresa de servicios públicos, constituida como sociedad anónima por acciones, conforme a las disposiciones de la Ley 142 de 1994. La Sociedad tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado como empresario mercantil de carácter sui generis, dada su función de prestación de servicios públicos domiciliarios. Parágrafo: Por la composición y el origen de su capital la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESR, es una sociedad constituida con aportes estatales y de capital privado, de carácter u orden distrital, en la cual los entes del Estado poseerán por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de su capital social, de conformidad con el acuerdo 001 de 1996 del Concejo de Bogotá (antes Concejo de Santa Fe de Bogotá), Distrito Capital, que autorizó su organización como sociedad por acciones en desarrollo de las disposiciones del artículo 17 de la Ley 142 de 1994 y del artículo 104 del Decreto ley 1421 de 1993".

 

Además, conforme a la composición accionaria de la EEB, el 76x28%pertenece a al Distrito Capital (86%), y tan solo el 23.72% es de naturaleza privada[3].

 

Así las cosas, en virtud de lo dispuesto en el numeral  del artículo 14 de la Ley 142 de 1994, la EEB es una empresa de servicios públicos mixta, por cuanto, se trata de una empresa "en cuyo capital la Nación, las entidades territoriales, o las entidades descentralizadas de aquella o estas tienen aportes iguales o superiores al 50%".

 

Adicionalmente, el Concejo de Bogotá a través del artículo 114 del Acuerdo 257 de 2006, modificado por el artículo 3 del Acuerdo 643 de 2016, dentro la estructura orgánica de la Secretaría Distrital de Hábitat, incluyó como entidad vinculada a la EEB de la forma que sigue:

 

"Artículo 114. Integración del Sector Hábitat. El Sector Hábitat está Integrado por la Secretaria Distrital del Hábitat, cabeza del Sector, y por las siguientes:

 

Entidades Adscritas:

 

(…)

 

Entidades Vinculadas:

 

Empresa Industrial y Comercial del Distrito Capital: Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C.

 

Empresa de Servicios Públicos: Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá EAAB - ESP.

 

Empresa de Servicios Públicos: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A.-ETB – ESP

 

Empresa de Servicios Públicos: Empresa de Energía de Bogotá S.A. - EEB - ESP." (Resaltado fuera del texto).

 

Por tanto, con toda claridad se puede concluir que la naturaleza jurídica de la EEB es la de una empresa de servicios públicos mixta que integra la rama ejecutiva de la administración a nivel territorial, específicamente, dentro del sector descentralizado por servicios - Sector de Hábitat del Distrito Capital, razón por la cual se colige que hace parte de la administración pública.

 

Ahora bien, en este punto es oportuno aclarar que no se debe confundir el concepto de naturaleza jurídica de estas empresas, que como antes se vio es de carácter público, sin perjuicio de que el régimen jurídico aplicable a los actos, gestiones, contratos, manejo contable y presupuestal, entre otros asuntos que manejan estas empresas, sea del ámbito propio del derecho privado, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 142 de 1994.

 

Sin embargo, se reitera que el criterio que de forma expresa consideró conveniente el legislador tener en cuenta para hacer aplicable la Ley 594 de 2000, desde el punto de vista orgánico, fue el de pertenecer a la administración pública, hecho que ha sido suficientemente argumentado en relación con la ETB y la EEB en las líneas anteriores y el cual resulta suficiente para concluir que dicha normatividad les es aplicable.

 

3. De la responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, para establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia

 

Por otra parte, frente al argumento de la ETB conforme al cual dicha empresa estaría sujeta únicamente a las normas del sector de telecomunicaciones, esto es a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, Industria y Comercio (en cuanto a la prestación del servicio), resulta interesante revisarlo, pues como se verá, en lugar de ser una explicación para escapar a la aplicación de la ley de archivos, esta afirmación, hace más evidente la aplicación de la Ley 594 de 2000 a la ETB en atención a lo siguiente:

 

En virtud del Decreto 2609 de 2012 -artículos 35 y 36-, compilado por el Decreto 1080 de 2015 parágrafo 1, artículo 2.8.2.3.1- se estableció la responsabilidad de las Superintendencias para establecer normas que garanticen el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección, de conformidad con las previsiones de la Ley 594 de 2000. Señaló la disposición:

 

"Artículo 2.8.2.3.1. Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.

 

Parágrafo 1°. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado".

 

En virtud de la norma transcrita, se observa que, para efectos del cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es indiferente que las empresas se encuentren bajo la supervisión de una u otra superintendencia, ya que se trata de una obligación que es genérica a todas las superintendencias y ministerios, establecer los mecanismos para que las entidades bajo su vigilancia cumplan con dicha normatividad.

 

Ahora bien, en atención al Decreto 1080 de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Resolución No. 8934 de 2014, estableció las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir las entidades bajo su vigilancia, y al efecto dispuso:

 

“Articulo 1°. Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo previsto en la ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, de manera que se garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la Administración, los agentes del Estado y de la ciudadanía en general.

 

Artículo 3°. Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:

 

a. Programa de gestión documental;

 

b. Tablas de retención documental;

 

c. Cuadro de clasificación documental;

 

d. Tablas de valoración documental y

 

e. Reglamento interno de archivo.

 

Artículo 4°. La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro de clasificación documental y de las tablas de retención documental, mediante la conformación de expedientes agrupados en series y sub series documentales, atendiendo el principio de procedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren, tal como lo señala la Ley 594 de 2000.

 

Artículo 5°. Los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio deberán contar con un comité interno de archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a la gestión documental de la respectiva empresa o institución.

 

(…)

 

Artículo 11. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá realizar en cualquier momento visitas de inspección, control y vigilancia con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa establecida en la ley. (Resaltado fuera del texto).

 

Por lo tanto, se deduce claramente que no tiene fuerza el argumento propuesto por la ETB, pues justamente al ser una entidad vigilada por la Superintendencia de Industria y Comercio está obligada a atender a las previsiones de la ley general de archivos, además se observa que dicha Superintendencia podría en cualquier momento verificar que su vigilada esté atendiendo a las exigencias de la Ley 594 de 2000.

 

4. Del carácter de los archivos de la ETB y de la EEB

 

Como se señaló antes, el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000 lo integran tanto los criterios del artículo 2 como las definiciones del artículo 3°, norma conforme a la cual el archivo público es el “[c]onjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas".

 

Nuevamente observa esta Oficina que, de la literalidad de la norma, sin lugar a mayores interpretaciones, se deduce que, de forma expresa el legislador consideró que son archivos públicos aquellos que independientemente de que pertenezcan a entidades privadas se derivan de la prestación de un servicio público, entendimiento al cual también llegó el Consejo de Estado a través de su Sala de Consulta y Servicio Civil en el concepto 2209 de 2015.

 

Ahora bien, frente al argumento expuesto tanto por la ETB como por la EEB para rechazar la atención a la ley general de archivos bajo el pretexto de que los documentos que manejan tienen carácter de reservados conforme al estatuto comercial, es preciso traer a colación nuevamente la sentencia T-181 de 2014 de la Corte Constitucional, corporación que al referirse al marco de regulación de la reserva de los documentos de las empresas de servicios públicos mixtas sostuvo que:

 

"4.3.1. Para efectos de resolver si está permitido o no el acceso a las actas que fueron solicitadas por la concejala ante la ETB, es necesario determinar en primera instancia cuál es la naturaleza de los documentos requeridos, es decir, si son públicos o privados, y en consecuencia definir cuál es el régimen jurídico aplicable para levantar la reserva que recaiga sobre los mismos. Esto, por cuanto la Constitución distingue, en su contenido normativo, del derecho de acceso que por regla general corresponde a los documentos públicos, de las excepciones en los que resulta posible acceder a los documentos de carácter privado.

 

(…)

 

4.3.2.1. Por ello, para satisfacer tales principios superiores y además garantizar el interés general, el legislador en cumplimiento de lo dispuesto por la misma norma constitucional -art. 74 CP- fijó taxativamente los casos en los cuales el acceso a la información puede ser restringido excepcionalmente. Así, el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", establece que sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, y en especial:

 

"(i) los protegidos por el secreto comercial o industrial; ii) los relacionados con la defensa o seguridad nacionales; (iii) los amparados por el secreto profesional; (iv) los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información; (v) los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación."

 

4.3.2.2. Empero, sin perjuicio de tales excepciones legales y, con el ánimo de mantener el control sobre las actuaciones de las entidades públicas y particulares que desempeñan funciones públicas, esa misma ley en el artículo 27 señaló que no es oponible la reserva a las autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que, siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. En todo caso, dispuso la misma norma, corresponderá a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que llegaren a conocer.

 

(…)

 

4.3.4 De acuerdo con lo anterior, dependiendo de la naturaleza pública o privada del documento, será aplicada la normatividad correspondiente para determinar si por regla general está permitido el acceso, o si por el contrario, la reserva del mismo prevalece, salvo en las excepciones establecidas por la ley.

 

4.3.5 En ese orden de ideas, en el caso de las empresas de servicios públicos mixtas, que sean entidades públicas, pero sometidas a las reglas del derecho privado para la realización de su objeto social, es evidente que dependiendo de la función que cumplan como entidad pública o como particular, pueden existir dentro de sus documentos algunos que tengan carácter público, mientras que otros pueden ser totalmente privados.

 

4.3.6. Tendrán el carácter de documentos públicos aquellos que estén relacionados con el cumplimiento de la prestación del servicio público que le corresponda por ley, al igual que los que sean producto del ejercicio de prerrogativas propias de una entidad pública. Respecto de estos documentos el ciudadano tendrá la posibilidad de acceder a ellos en cuanto son de público conocimiento, salvo que exista una reserva expresa consagrada en una norma legal.

 

(…)

 

4.3.8. De lo anterior, colige la Sala que la determinación del régimen jurídico de la reserva de los documentos de las empresas de servicios públicos mixtas, depende directamente de la naturaleza pública o privada del documento, por cuanto partiendo de ello se puede definir cuál de las dos regulaciones constitucionales y legales mencionadas resulta aplicable para precisar si es posible o no el acceso. (Resaltado fuera de texto).

 

Por tanto, como se observa, no es posible que la ETB y la EEB, bajo el argumento de la reserva de documentos, se nieguen a atender las disposiciones de la Ley 594 de 2000 pues siempre tendrán el carácter de documentos públicos aquellos que estén relacionados con el cumplimiento de la prestación del servicio público, y tampoco le es oponible la reserva a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones, como ocurre en este caso con las solicitudes que de forma reiterada ha efectuado el Archivo Distrital a las empresas ETB y EEB.

 

III. RESPUESTA Y RECOMENDACIÓN

 

Por lo anteriormente expuesto se concluye que la Empresa de Energía de Bogotá EEB y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB se encuentran obligadas a cumplir lo establecido en la Ley 594 de 2000, el marco normativo archivístico y por ende las demás normas que la desarrollan, en virtud a que dichas entidades en su calidad de empresas de servicios públicos mixtas, integran la rama ejecutiva de la administración a nivel territorial, específicamente, en el sector descentralizado por servicios -Sector de Hábitat, y por tal razón, es evidente que hacen parte de la administración pública y están cobijadas en el ámbito de aplicación que se fijó en el artículo 2° de la mencionada ley.

 

Asimismo, teniendo en cuenta que, aun cuando la Empresa de Energía de Bogotá EEB y la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB se sujetan a un régimen jurídico privado, sus archivos tienen el carácter de públicos en la medida que se derivan de la prestación de un servicio público tal como lo señaló el artículo 3° de la Ley 594 de 2000.

 

 

Por último, es preciso advertir que, si la empresas prestadoras de servicios públicos no atienden a las normas establecidas en la Ley 594 de 2000, el marco normativo archivístico y por ende las demás normas que la desarrollan, existe la posibilidad de que las respectivas Superintendencias que ejercen sobre aquellas la función de vigilancia, puedan exigir el cumplimiento de dicha normatividad, y al comprobar incumplimientos, eventualmente existiría el riesgo de que dichas empresas puedan resultar sancionadas.

 

El presente concepto se emite con el alcance previsto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo de la Ley 1755 de 2015, es decir, se trata de un criterio orientador que no es de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

Atentamente,

 

JULIANA VALENCIA ANDRADE

 

C.C.E.:

Anexo: N/A

Anexos Digitales: 0


Proyectó: Ruth Jenny Galindo Huertas

Revisó: Ruth Jenny Galindo Huertas

Aprobó: Juliana Valencia Andrade



[1] Texto publicado en español en 1986 en “El futuro de la democracia”.

[2] Tomado de Composición accionaria Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. Shareholders Composition, 31 de diciembre de 2016.

[3] Tomado de composición accionaria Empresa de Energía de Bogotá S.A. E.S.P. https://grupoenergiabogota.com/inversionistas/informacion-para-accionistas/composicionaccionaria/historico-composicion-accionaria, consultado el 31 de julio de 2018.