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Jurídica Distrital

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Resolución 030 de 2019 Secretaría Jurídica Distrital

Fecha de Expedición:
14/03/2019
Fecha de Entrada en Vigencia:
18/03/2019
Medio de Publicación:
Registro Distrital No. 6516 del 15 de marzo de 2019.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 030 DE 2019

 

(Marzo 14)

 

Por la cual se adoptan el Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada y se determinan las responsabilidades para su gestión por parte de las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital

 

LA SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por numeral 9 y 10 del artículo 3 del Decreto Distrital 323 de 2016, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el inciso primero del artículo 20 de la Constitución Política de Colombia garantiza a todas las personas el derecho a recibir información veraz e imparcial.

 

Que el inciso primero del artículo 74 ibídem señala: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

 

Que el artículo 209 de la Carta Política establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

 

Que en Sentencia C-274 de 2013, la Corte Constitucional señaló que el derecho a acceder a la información pública, en el marco constitucional colombiano, debe cumplir al menos tres funciones esenciales: “En primer lugar, el acceso a la información pública garantiza la participación democrática y el ejercicio de los derechos políticos. (…). En segundo lugar, el acceso a la información pública cumple una función instrumental para el ejercicio de otros derechos constitucionales, ya que permite conocer las condiciones necesarias para su realización. (…). Finalmente, el derecho a acceder a la información pública garantiza la transparencia de la gestión pública, y, por lo tanto, se constituye en un mecanismo de control ciudadano de la actividad estatal (…)”.

 

Que el artículo 1 de la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, señala que: “El objeto de la presente Ley es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información”.

 

Que el artículo 3 ibídem, prevé la adopción de criterios de razonabilidad y proporcionalidad en la interpretación del derecho de acceso a la información. Así mismo establece la aplicación de una serie de principios, entre ellos  el de Divulgación Proactiva, el cual implica entender el derecho de acceso a la información más allá de la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, incluyendo el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.

 

Que el artículo 4 ídem, define el Derecho Fundamental de Acceso a la Información en los siguientes términos: “En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática.

 

El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública. Para cumplir lo anterior los sujetos obligados deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos”.

 

Que el artículo 5 ibídem, corregido por el Decreto Nacional 1494 de 2015, establece que lo dispuesto en la misma es aplicable en calidad de sujetos obligados entre otros a “toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital”.

 

Que el artículo 13 ídem prevé que todo sujeto obligado debe crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información, el cual debe cumplir con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la constitución de las Tablas de Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales.

 

Que el artículo 20 ídem señala que: “los sujetos obligados deberán mantener un Índice actualizado de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados o reservados, de conformidad a esta ley. El índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación”.

 

Que el artículo 21 ibídem, corregido por el artículo 3 del Decreto Nacional 1494 de 2015, establece que “en aquellas circunstancias en que la totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción contenida en la presente ley, debe hacerse una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable. La información pública que no cae en ningún supuesto de excepción debe ser entregada a la parte solicitante, así como ser de conocimiento público. La reserva de acceso a la información opera respecto del contenido de un documento público, pero no de su existencia”.

 

Que el artículo 2.1.1.5.1 del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República", identifica como instrumentos de gestión de la información pública: “(1) Registro de Activos de Información. (2) Índice de Información Clasificada y Reservada. (3) Esquema de Publicación de Información. (4) Programa de Gestión Documental”, estableciendo el deber para los sujetos obligados de articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación.

 

Que el artículo 2.1.1.5.1.1 ibídem define el Registro de Activos de Información como “… el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal”.

 

Que en consonancia con el artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, el artículo 2.1.1.5.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015 fija los siguientes componentes del Registro de Activos de Información:

 

(…) (1) Todas las categorías de información del sujeto obligado.

 

(2) Todo registro publicado.

 

(3) Todo registro disponible para ser solicitado por el público (…)”.

 

Que adicionalmente, la norma antes citada establece que para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Información se debe detallar los siguientes datos:

 

a) Nombre o título de la categoría de información: Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información.

 

b) Descripción del contenido la categoría de información: Define brevemente de qué se trata la información.

 

c) Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información.

 

d) Medio de conservación y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audiovisual entre otros (físico, análogo o digital- electrónico).

 

e) Formato: Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.

 

f) Información publicada o disponible. Indica si la información está publicada o disponible para ser solicitada, señalando dónde está publicada y/o dónde se puede consultar o solicitar”.

 

Que así mismo, el Registro de Activos de Información “debe elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano, o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya” y su actualización realizarse de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado.


Que el artículo 2.1.1.5.2.1 ibídem, define el Índice de Información Clasificada y Reservada como “… el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada”.

 

Que en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1712 de 2014, el artículo 2.1.1.5.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015 fija los siguientes contenidos del Índice de Información Clasificada y Reservada para la información calificada por el sujeto obligado como reservada o clasificada.

 

(…) 1) Nombre o título de la categoría de información: Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información, 2) Nombre o título de la información: Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información, 3) Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información, 4) Medio de conservación y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audiovisual entre otros (físico - análogo o digital - electrónico), 5) Fecha de generación de la información: Identifica el momento de la creación de la información, 6) Nombre del responsable de la producción de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información, 7) Nombre del responsable de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso, 8) Objetivo legítimo de la excepción: La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada, 9) Fundamento constitucional o legal: El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara, 10) Fundamento jurídico de la excepción: Mención de la norma jurídica que sirve como fundamento jurídico para la clasificación o reserva de la información, 11) Excepción total o parcial: Según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas, 12) Fecha de la calificación: La fecha de la calificación de la información como reservada o clasificada, 13) Plazo de la clasificación o reserva: El tiempo que cobija la clasificación o reserva. (…)”.

 

Que adicionalmente, el artículo 2.1.1.5.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015, establece que “el Índice de Información Clasificada y Reservada, debe actualizarse cada vez que una información sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificación se levante, conforme a lo establecido en el mismo índice y en el Programa de Gestión Documental”, y el inciso final ídem señala que, ”el Índice de Información Clasificada y Reservada será de carácter público, deberá elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya”.

 

Que el Título 22 del Decreto Nacional 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, en el artículo 2.2.22.2.1, “Políticas de Gestión y Desempeño Institucional”, estipula “Las políticas de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998, formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y los demás líderes, se denominarán políticas de Gestión y Desempeño Institucional y comprenderán, entre otras, las siguientes: (…) 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción”. 

 

Que de acuerdo con el principio de transparencia, definido por el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, "toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley”.

 

Que la Resolución 3564 de 2015 "Por la cual se reglamentan los artículos 2.1.1.2.1.1, 2.1.1.2.1.11, 2.1.1.2.2.2, y el parágrafo 2 del artículo 2.1.1.3.1.1 del Decreto N° 1081 de 2015", expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, tiene por objeto establecer los lineamientos respecto de los estándares para la publicación y divulgación de información, así mismo para la publicación de datos abiertos, para la accesibilidad en medios electrónicos para la población en situación de discapacidad y para el desarrollo del formulario electrónico de solicitud de información pública, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1712 de 2014.

 

Que el artículo 4 del Acuerdo Distrital 638 de 2016 “Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo 257 de 2006, se crea el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital, se modifican las funciones de la Secretaría General, y se dictan otras disposiciones”, señala: “Créase la Secretaría Jurídica Distrital como un organismo del sector central, con autonomía administrativa y financiera”.

 

Que mediante el Decreto Distrital 323 de 2016 se establece la estructura organizacional de la Secretaría Jurídica Distrital como un organismo del Sector Central con autonomía Administrativa y Financiera.

 

Que conforme al Acuerdo Distrital 638 de 2016 y al Decreto Distrital 323 de 2016 y en concordancia con el literal a) del artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, la Secretaría Jurídica Distrital tiene la calidad de sujeto obligado y debe aplicar las disposiciones de la referida ley.

 

Que el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República” establece que los Instrumentos de Gestión de la Información Pública ─ Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada, Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental─, deben ser adoptados y actualizados mediante acto administrativo de acuerdo con el régimen legal del sujeto obligado.

 

Que la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Secretaría Jurídica Distrital, de conformidad con el numeral 13 del artículo 8 del Decreto Distrital 323 de 2016, desarrolló en enero de 2019 mesas de trabajo con los Gestores de activos de información de cada una de las dependencias de la entidad, con la finalidad de actualizar la hoja de cálculo del Registro de los Activos de la Información y de construir el Índice de Información Clasificada y Reservada, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y demás normas que regulan la materia.

 

Que de acuerdo con lo anterior, es necesario adoptar mediante acto administrativo el Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada, actualizado y construido, respectivamente, por la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones junto con las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1. Adopción. Adoptar el Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada de la Secretaría Jurídica Distrital, que se anexa a la presente resolución y que forma parte integral de la misma, como instrumentos para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada.

 

Artículo 2. Registro de Activos de Información. Es el inventario de la información pública que se genera, obtiene, adquiere, transforma o controla por parte de las dependencias que conforman la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 3. Índice de Información Clasificada y Reservada. Es el inventario de la información calificada como reservada o clasificada de conformidad con las normas que regulan la materia.

 

Artículo 4. Responsabilidades. Las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital tendrán las siguientes responsabilidades frente a los componentes del Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada de acuerdo con los artículos 2.1.1.5.1.1 y 2.1.1.5.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015.

 

Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

 

1)  El jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es el encargado de liderar la adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública los cuales son: el Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada.

 

2)  El jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, designa un profesional especializado para gestionar los Instrumentos de Gestión de la Información Pública.

 

3)  El jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones revisa el Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada, con la finalidad de actualizar y construir con las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4)  El profesional especializado asignado para gestionar los Instrumentos de Gestión de la Información Pública de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, informará al responsable del proceso de Gestión de las Comunicaciones sobre la publicación del Registro de Activos de Información y del Índice de Información Clasificada y Reservada, indicando el numeral específico de la sección "Transparencia y Acceso a la Información Pública" del portal web de la Secretaría Jurídica Distrital en donde se requiere la publicación de la información.

 

5) El profesional especializado asignado para gestionar los Instrumentos de Gestión de la Información Pública de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, efectúa el seguimiento, monitoreo y control sobre la calidad de la información producida en el marco de sus funciones, con el propósito de garantizar que la misma sea comprensible y accesible para la ciudadanía.

 

6) En el evento que se presenten observaciones de los entes de control o de la Oficina de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital relacionadas con el Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada y la sección de “Transparencia y Acceso a la Información Pública” del portal web de la Secretaría Jurídica Distrital, la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones coordinará con los diferentes responsables de proceso la respuesta a las observaciones que se presente en su momento e implementará los planes de acción o actividades de mejoramiento. Así mismo, se debe documentar las actividades de mejora en el Sistema Integrado de Gestión - SIG y efectuar el seguimiento correspondiente en la herramienta que para ello disponga la entidad.

 

Dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital

 

1) Los gestores de activos de información de cada dependencia, estarán a cargo de las actualizaciones de los formatos para la identificación del Registro de Activos de Información e Índice de Información Clasificada y Reservada, y deben ser presentados la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las herramientas que para ello disponga la entidad.

 

2) Las dependencias deben mantener organizados los registros, documentos, archivos y evidencias que se reporten en el Registro de Activos de Información e Índice de Información Clasificada y Reservada, con el fin de contar con los soportes requeridos para atender solicitudes de información de la ciudadanía, de los entes de control externos o de la Oficina de Control Interno.

 

Artículo 5. Estándares de publicación de información. La Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Secretaría Jurídica Distrital, solicitará la publicación de la información al responsable del proceso de Gestión de las Comunicaciones, de acuerdo con el procedimiento “Comunicación Interna y Externa”, cada vez que se presente alguna modificación de la categoría o serie de información en el Registro de Activos de Información y cada vez que una información sea calificada como clasificada o reservada o cuando dicha calificación se levante, conforme a lo establecido en el mismo Índice de Información Clasificada y Reservada y en el Programa de Gestión Documental - PGD, el cual hace parte del proceso de Gestión Documental que se encuentra publicado en la sección de “Instrumentos de gestión de información pública que hace parte del acceso directo «Transparencia y Acceso a la Información Pública» del portal web de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La solicitud se realizará mediante el formato "Solicitud Gestión de Comunicación Externa" con código 2300100-FT-017, en el que se hará la mención de: “la publicación se efectuará en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 o la norma que la sustituya, modifique o adicione”, indicando el numeral específico del acceso directo “Transparencia y Acceso a la Información Pública” del portal web de la Secretaría Jurídica Distrital en donde se requiere la publicación de la información.

 

Los documentos del Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada, estarán en formatos procesables y accesibles (CSV, XLS o XLSX) para la ciudadanía y los solicitantes en general. La Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones debe publicarlos en los Portales de Datos Abiertos Bogotá http://datosabiertos.bogota.gov.co y del  Estado Colombiano www.datos.gov.co del Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya.

 

Artículo 6. Actualización de los instrumentos de gestión de información pública. Los instrumentos de gestión de la información pública se actualizarán de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014, Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015 y demás normas que regulan la materia.

 

Artículo 7. Comunicación. La Dirección de Gestión Corporativa comunicará esta resolución a todas las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 8. Vigencia. La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D. C., a los 14 días del mes de marzo del año 2019.

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Secretaria Jurídica Distrital


NOTA Ver Anexos:


Anexo 1.1 Incorporado por el art.1, Resolución 030 de 2019.