RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

De:                 MANUEL DUGLAS RAUL AVILA OLARTE

      Jefe Oficina Asesora Jurídica 

Para:              LIGIA GONZÁLEZ MARTÍNEZ

                       Gerente Comercial y de Atención al Usuario

Asunto:Concepto sobre posibilidad de eliminación de la recepción de peticiones por el correo contactenos@catastrobogota.gov.co

Referencia:  2019-IE-12252 del 17.07.2019

Esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto jurídico, de acuerdo con su función de asesorar a las directivas de la UAECD en relación con la interpretación y aplicación de las disposiciones legales, establecida en el artículo 6.1[1] del Acuerdo Interno 004 de 2012, expedido por el Consejo Directivo de la entidad.[2].

1.  Consulta

“Solicito se emita concepto respecto a si es viable jurídicamente eliminar la recepción de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, felicitaciones, denuncias por actos de corrupción, por medio del correo institucional contactenos@catastrobogota.gov.co y como consecuencia de lo anterior no volver a citarlo en los diferentes canales de comunicación de la entidad.”

2.  Análisis.

Para responder la consulta se analizarán los siguientes temas: i) núcleo esencial del derecho fundamental de petición; ii) regulación del trámite interno de peticiones por parte de las entidades estatales; iii) mecanismos de contacto con el sujeto obligado de la ley de transparencia y acceso a la información pública; iv) canales oficiales de recepción de peticiones ciudadanas en el Distrito Capital; y finalmente, v) se dará respuesta a la consulta.

2.1. Núcleo esencial del derecho fundamental de petición.

El derecho fundamental de petición es el derecho que tiene toda persona de presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma., conforme está consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y desarrollado en el artículo 13 de la Ley 1755 de 2015. 

Ahora bien, el núcleo esencial de un derecho representa aquellos elementos intangibles que lo identifican y diferencian frente a otro derecho, los cuales no pueden ser intervenidos sin que se afecte la garantía. En el derecho de petición, la Corte ha indicado que su núcleo esencial se circunscribe a[3]: i) la formulación de la petición; ii) la pronta resolución, iii) la respuesta de fondo y iv) la notificación de la decisión al peticionario.

La formulación de la petición es la posibilidad efectiva de los ciudadanos de presentar peticiones respetuosas a las autoridades y/o particulares en los casos establecidos en la ley, y el deber de éstos de recibirlas y tramitarlas[4].

La pronta resolución es la obligación de las autoridades y particulares de responder las peticiones de los ciudadanos en el menor plazo posible y como máximo, por regla general, dentro de los 15 días hábiles siguientes a su presentación, so pena de violación de su derecho fundamental de petición y de la posibilidad del ciudadano de interponer una acción de tutela para su protección^[5].

La respuesta de fondo es la obligación de las autoridades y los particulares de responder^[6] las peticiones de los ciudadanos de forma[7]: i) clara, es decir, inteligible y con argumentos de fácil comprensión; ii) precisa, a saber, atendiendo directamente lo pedido sin reparar en información impertinente y sin incurrir en fórmulas evasivas o elusivas; iii) congruente, vale decir, abarcando la materia objeto de la petición y conforme con lo solicitado; y iv) consecuente, esto es, dando cuenta del trámite surtido y de las razones por las cuales la petición es o no procedente.

La Corte Constitucional ha tutelado el derecho fundamental al debido proceso de los ciudadanos peticionarios en los casos de respuestas de las autoridades o los particulares ilegibles[8], abstractas[9], escuetas[10], incompletas[11], etc. En los casos de falta de competencia, la autoridad debe fundamentar la misma, trasladar al competente e informar al peticionario^[12].

Finalmente, la notificación de la decisión es la obligación de las autoridades y los particulares de notificar la respuesta de la petición al ciudadano, de acuerdo a los requisitos y procedimiento de la Ley 1437 de 2011,  a efectos de que éste la conozca y eventualmente la impugne. Se subraya que la administración tiene la carga probatoria de demostrar que notificó su decisión al peticionario, pues el conocimiento de esta hace parte del intangible de ese derecho que no puede ser afectado[13].

2.2. Regulación del trámite interno de peticiones por parte de las entidades estatales.

El artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 faculta a las autoridades públicas para regular la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver para garantizar el buen funcionamiento de la administración pública.

“Artículo 22. Organización para el trámite interno y decisión de las peticiones. Las autoridades reglamentarán la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver, y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo.”

La anterior disposición fue declarada exequible por la Corte Constitucional en la sentencia C-951 de 2014, relacionada con el estudio previo de constitucionalidad de la ley estatutaria del derecho de petición (Ley 1755 de 2015). En dicha sentencia la Corte estableció que la reglamentación interna de los aspectos operativo y administrativo de las peticiones es: i) un desarrollo de la autonomía administrativa consagrada en el artículo 209 Superior y ii) una garantía para la adecuada y eficiente atención de las mismas; lo cual tiene como límite regulatorio el marco establecido en la ley.   

“5.10. Reglamentación interna del trámite de peticiones contribuye a su resolución pronta y eficaz

(…)                                                                                                                                           

Contenido normativo y análisis de constitucionalidad

El primer inciso del artículo 22, en desarrollo de la autonomía administrativa de cada entidad (art. 209 CP), prevé un contenido acorde con el derecho de petición, en tanto redunda en la adecuada y eficiente atención de las peticiones presentadas ante una entidad. Se erige como una garantía, pues el reglamento no podrá modificar aspectos regulados por el proyecto estatutario que ahora se estudia. Así el ámbito que se reserva a las entidades administrativas es el de reglamentar en los aspectos operativo y administrativo lo ya establecido por una ley estatutaria, para facilitar la eficiente y adecuada ejecución de lo previsto en ella.

(…)

Conclusión

Por esta razón, la Corte procederá a declarar exequible el artículo 22 del proyecto de ley revisado, con un condicionamiento en el sentido de que la constitucionalidad de la norma se declara, sin perjuicio de que deba enviarse la respuesta a todos los que hayan formulado la petición.” (Resaltado fuera del texto) )

En conclusión, las autoridades públicas pueden regular el trámite interno de las peticiones en ejercicio de su autonomía administrativa y como una garantía de su adecuada y eficiente atención, teniendo como límite el marco legal aplicable.

2.3.       Mecanismos de contacto con el sujeto obligado de la ley de transparencia y acceso a la información pública.

La Ley 1712 de 2014, conocida como ley de transparencia y acceso a la información pública, establece como deber de todo sujeto obligado publicar cierta información mínima de servicios, procedimientos y funcionamiento, entre la cual se encuentra la relativa a todos los mecanismos de presentación de peticiones -en cualquier modalidad- respecto de sus acciones u omisiones.

“Artículo 11. Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva:

(…) 

h) Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado, junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado;

(…)” (Resaltado fuera del texto)

En desarrollo reglamentario de lo anterior, los numerales 4 y 5 del artículo 2.1.1.3.1.1 del Decreto Nacional 1081 de 2015, Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República, establecen que los medios más idóneos para la recepción peticiones por parte de los sujetos obligados son el correo electrónico institucional destinado para el efecto y el formulario electrónico publicado en su página web en un formato acorde a los lineamientos de la estrategia de Gobierno en Línea.

“Artículo 2.1.1.3.1.1. Medios idóneos para recibir solicitudes de información pública. Se consideran medios idóneos para la recepción de solicitudes de información los siguientes:

(…)

(4) Correo electrónico institucional destinado por el sujeto obligado para la recepción de solicitudes de información pública.

(5) Formulario electrónico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado, en un formato que siga los lineamientos que definida el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de la estrategia de Gobierno en Línea.

Parágrafo 1°. Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio web oficial, en medios de comunicación física y en otros canales de comunicación habilitados por el mismo, los números telefónicos y las direcciones físicas y electrónicas oficiales destinadas para la recepción de las solicitudes de información pública.

Parágrafo 2°. Reglamentado por la Resolución 3564 de 2015, M. de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Las condiciones de seguridad que deben atender los medios electrónicos señalados en el presente artículo y los adicionales que defina el sujeto obligado para la recepción de solicitudes, serán establecidas por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de los lineamientos que se determinen en la Estrategia de Gobierno en línea.

(Decreto 103 de 2015, artículo 16)” (Resaltado fuera del texto)

En concordancia, los literales c y e del numeral 1.1 del Anexo 1 Estándares para la Publicación y Divulgación de Información de la Resolución 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones estableció igualmente que los medios más idóneos para la recepción peticiones por parte de los sujetos obligados son el correo electrónico institucional y el formulario electrónico.

“1. Mecanismos de contacto con el sujeto obligado

Contiene la información relacionada con los datos básicos del sujeto obligado, especificando los canales de comunicación para los ciudadanos, usuarios y grupos de interés disponibles. La siguiente información debe publicarse en el pie de página:

1.1. Mecanismos para la atención al ciudadano: los sujetos obligados deben disponer canales para la atención al ciudadano y recibir peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de información pública, tales como:

(…) 

c) Correo electrónico institucional destinado por el sujeto obligado para la recepción de solicitudes de información;

(…) 

e) Link al formulario electrónico de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.” (Resaltado fuera del texto)

Igualmente, la Resolución 3564 de 2015 dispuso que los sujetos obligados que ya cuenten con un formulario electrónico de peticiones -en todas sus modalidades- pueden utilizarlo para la recepción de peticiones de información pública, en la medida en que cumplan las condiciones del Anexo 2 de la misma.

“Artículo 6º. Formulario electrónico. (…)

Los sujetos obligados que ya posean un formulario electrónico de peticiones, quejas, reclamos y denuncias, podrán utilizarlo para la recepción de solicitudes de información pública, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en el Anexo 2 antes señalado.

(…)”

En conclusión, los medios más idóneos para la recepción peticiones ciudadanas de información pública por parte de los sujetos obligados son el correo electrónico institucional y el formulario electrónico, quienes pueden seguir utilizándolos para tal efecto, siempre y cuando cumplan las condiciones del Anexo 2 de la Resolución 3564 de 2015.

2.4.       Canales oficiales de recepción de peticiones ciudadanas en el Distrito Capital.

En el Distrito Capital el sistema de atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias ciudadanas es el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (SDQS), conforme lo dispone el numeral 3 del artículo 3 del Decreto Distrital 371 de 2010.

“Artículo 3º - DE LOS PROCESOS DE ATENCIÓN AL CIUDADANO, LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS DE LOS CUIDADANOS, EN EL DISTRITO CAPITAL. Con la finalidad de asegurar la prestación de los servicios en condiciones de equidad, transparencia y respeto, así como la racionalización de los trámites, la efectividad de los mismos y el fácil acceso a éstos, las entidades del Distrito Capital deben garantizar:

(…)

3) El registro de la totalidad de las quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información que reciba cada Entidad, por los diferentes canales, en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, así como también la elaboración de un informe estadístico mensual de estos requerimientos, a partir de los reportes generados por el mismo, el cual deberá ser remitido a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y a la Veeduría Distrital, con el fin de obtener una información estadística precisa, correspondiente a cada entidad.

(…)” (Resaltado fuera del texto)

En concordancia, el artículo 3 del Acuerdo Distrital 630 de 2015, modificado por el artículo 1 del Acuerdo Distrital 730 de 2018, establece que el SDQS de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. es el único sistema de recepción de peticiones ciudadanas que deben adoptar las entidades y organismos distritales. 

“ARTÍCULO 3.  Modificado por el art. 1°, Acuerdo 731 de 2018. Sistema distrital para la gestión de peticiones ciudadanas. Es un sistema de información diseñado e implementado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., como instrumento tecnológico gerencial para registrar las peticiones que tengan origen ciudadano y permita llevar a cabo el seguimiento a las mismas; dichas peticiones, deberán ser resueltas por las entidades en el marco de la Ley 1755 de 2015.

Todos los organismos y las entidades deberán adoptar como único sistema de peticiones ciudadanas, el sistema distrital para la gestión de peticiones ciudadanas y registrarlas de conformidad con los lineamientos dados por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.” (Negrita y subrayado nuestros)

Igualmente, la Circular 001 de 2018 de la de la Oficina de la Alta Consejería Distrital de TICS, en concordancia con el concepto de la Procuraduría General de la Nación GTICP 000112 del 21/12/2017, establece que los sujetos obligados cumplen con los mecanismos de contacto exigidos por la Ley 1712 de 2014 y demás normas complementarias, con la publicación del link del SDQS en el botón de “Transparencia y Acceso a la Información Pública” de su página web.

“En concordancia con lo anterior y con el anexo adjunto de la Procuraduría General de la Nación, la Alta Consejería indica que será suficiente publicar dentro del botón de la página web de cada entidad distrital denominado "Transparencia y acceso a información pública" para el cumplimiento de los literales c) y e) del numeral 1.1 mecanismos para la atención el ciudadano, el link que conduce al Sistema Distrital de Quejas y Reclamos (SDQS), el cuál cumple con los requisitos como medio idóneo para recibir las solicitudes de información pública que ordena la Ley 1712 de 2014 y la demás normativa vigente.” (Negrita y subrayado nuestros)

Podemos concluir que en el Distrito Capital los sujetos obligados cumplen con los mecanismos de contacto establecidos por la Ley 1712 de 2014 con la publicación del link del SDQS en el botón de “Transparencia y Acceso a la Información Pública” de su página web, pues dicho sistema es el canal oficial de recepción de peticiones de las entidades distritales.

3. Respuesta.

¿Es posible jurídicamente eliminar la recepción de peticiones ciudadanas en todas sus modalidades a través del correo institucional contactenos@catastrobogota.gov.co y no volver a citar dicho mecanismo en los diferentes canales de comunicación de la UAECD?

Sí es posible jurídicamente eliminar la recepción de peticiones ciudadanas en todas sus modalidades a través del correo institucional contactenos@catastrobogota.gov.co y no volver a citar dicho mecanismo en los diferentes canales de comunicación de la UAECD.

Lo anterior  por las siguientes razones: i) las autoridades públicas tienen competencia para regular el trámite interno de las peticiones en ejercicio de su autonomía administrativa y como garantía de su adecuada y eficiente atención, teniendo como límite el marco legal aplicable; ii) los sujetos obligados cumplen con los mecanismos de contacto exigidos por la Ley 1712 de 2014 con la publicación del link del SDQS en el botón de “Transparencia y Acceso a la Información Pública” de su página web, en la medida en que dicho sistema es el canal oficial de recepción de peticiones de las entidades distritales; y iii) el SDQS de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. es el único sistema de recepción de peticiones ciudadanas que deben adoptar las entidades y organismos distritales. Lo anterior, conforme a las normas analizadas en este concepto. 

Cordialmente,

Manuel Duglas Ávila Olarte

Jefe Oficina Asesora Jurídica 

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