RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 126 DE 2020

 

(Abril 01)

 

Por la cual se cambia el mecanismo de los procesos de selección de subasta inversa presencial por subasta inversa electrónica y se establecen las condiciones y procedimientos para su realización

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO PARA LÁ ECONOMÍA SOCIAL – IPES

 

En uso de sus facultades legales conferidas por el Acuerdo No 025 de 1972 y él Acuerdo 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, el Decreto ley 1045 de 1945, los Acuerdos IPES No 0001 de enero 2 dé 2007 y No,005 y 007 de 2011, la ley 80 de 1993, Decretó 1082 de 2015 y demás normas reglamentarias, estatutarias y,

 

CONSIDERANDO:

 

Qué el pasado 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud clasificó el virus COVID- 19 como una pandemia, esto es que la enfermedad se ha propagado a nivel mundial, registrándose en más de 120 países afectados.

 

Que corresponde a las instituciones públicas y privadas, la sociedad civil y la ciudadanía en general coadyuvar en la implementación de las medidas necesarias que permitan la adopción de una cultura de prevención y la minimización del riesgo.

 

Que el Ministerio de Salud y Protección Social mediante el decreto 385 del 12 de marzo de 2020, declaro la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional.

 

Que mediante la directiva presidencial No 2 de 2020 se impartieran medidas para atender la contingencia generada por él COV1D.19 a partir de uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones-TIC

 

Que el decreto 081 de 11 de marzo de 2020, expedido por la Alcaldesa de Bogotá, Claudia Nayíbe López Hernández, adoptó medidas sanitarias y acciones transitorias de policía para la preservación de la vida y mitigación del riesgo con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19) en Bogotá, D.C., y dicta otras disposiciones".

 

Que el decretó 084 de 12 dé: marzo de 2020, expedido por la Alcaldesa de Bogotá, Claudia Nayibe López Hernández, adicionó un parágrafo transitorio al Decreto 842 de 2018, para establecer la posibilidad de flexibilizar el horario de trabajo durante el tiempo que dure la alerta por ¡a propagación del COVID-19.

 

La circular 024 de 12 de marzo de 2020, expedida por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D, C. estableció los lineamientos distritales para la contención del Virus covid-19 en entidades y organismos distritales en el marco del decreto distrital 081 de 2020.

 

Que el presidente de la República mediante decreto 417 del 17 de marzo de 2020, declaró “el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional, por el término de treinta (30) días" con el fin de adoptar todas aquellas medidas necesarias para conjurar la crisis e impedí» la extensión de los efectos derivados de la pandemia COVID-19.

 

Que el Instituto Para la Economía Social -IPES, mediante la circular No 15 adoptó medidas respecto a contener la propagación del virus COVID -19 y prevenir el aumento de enfermedades asociadas a enfermedades respiratorias, estableciendo los horarios flexibles y teletrabajo extraordinario para servidores públicos y contratistas.

 

Qué el decreto 090 del 19 de marzo de 2020, expedido por la Alcaldía Mayor dé Bogotá adoptó medidas transitorias para garantizar el orden público en el Distrito Capital con ocasión a la declaratoria de calamidad pública y limitó totalmente la libre circulación de vehículos y personas en el territorio del distrito capital entre el día 19 de marzo a las 23:59 horas, hasta el lunes 23 d marzo a las 23:59 horas.

 

Que el Instituto Para la Economía Social - IPES, mediante la circular No 19 adoptó el decreto 090 de 2020.

 

Que el presidente de la República, él 20 de marzo de 2020, anunció el aislamiento preventivo obligatorio en todo el territorio nacional desde el 24 de marzo a las 23:59 hasta el 13 de abril a las 00:00.

 

Que conforme a la Ley 1437 de 2011, las actuaciones administrativas se desarrollan con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.

 

Que, en virtud del principio del debido proceso, las actuaciones administrativas se adelantan de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.

 

Que de conformidad con el principio de responsabilidad los servidores públicos deben buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, así como proteger los derechos de la entidad, el contratista y de los terceros interesados

Que a través de!  Decreto 440 de 2020, el presidente de la República adoptó medidas de urgencia en materia de contratación estatal con ocasión del estado de emergencia económica, social y ecológica derivada de la pandemia COVID-19.

 

Que en el mismo decreto se estableció que con el fin de evitar contacto entré las personas y propiciar el distanciamiento individual durante el estado de emergencia económica, social y ecológica, las audiencias deberán ser realizadas a través de los medios electrónicos garantizando el acceso a los proponentes, organismos de control y cualquier ciudadano interesado en participar. En este sentido se atenderá al procedimiento establecido por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente para adquisición bienes y servicios de características técnicas uniformes implementando las subastas electrónicas.

 

Así mismo el decreto consagró que en [os procesos de selección que se encuentren en trámite, no será necesario modificar el pliego de condiciones para este fin, sin embargo, se deberá informar a los proponentes e interesados mínimo dos días antes de la realización del evento de subastar electrónica la metodología y condiciones para el desarrollo de la diligencia.

 

Que de conformidad con lo anterior los procesos adelantados bajo la modalidad de selección abreviado por subasta inversa con mecanismo presencial, que no puedan desarrollarse podrán ser llevados a cabo a través del mecanismo electrónico de conformidad con las siguientes reglas:

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO: Los procesos publicados y en curso adelantados a través de la modalidad de selección abreviada por subasta inversa mecanismo presencial se podrán realizar mediante el procedimiento establecido para la subasta inversa mecanismo electrónico de conformidad con lo preceptuado en el parágrafo 1 del artículo 1 del Decreto 440 de 2020.

 

ARTICULO SEGUNDO: Establecer ante los interesados, proponentes y entes de control el procedimiento para la realización del evento de subasta inversa electrónica dé la siguiente manera:

 

1. SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

 

La subasta inversa electrónica y adjudicación del proceso de selección se realizará en la fecha y hora señaladas en el cronograma del proceso.

 

Solo podrán participar en la subasta inversa electrónica las propuestas que resulten HABILITADAS en las condiciones jurídicas, financieras y técnicas y cumplan con la ficha técnica.

 

El régimen jurídico aplicable para la modalidad de subasta electrónica será el previsto en la ley 527 de 1999, la ley 962 de 2005, el artículo 3 de la ley 1150 de 2007, el artículo 2.2.1.2.1.2.5. y 2.2.1.2.1.2.6. del Decreto 1082 de 2015.

 

De acuerdo a la ley 527 de 1999 por mensaje de datos se entiende la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares; así mismo los mensajes de datos son admisibles cómo medias de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Código General del Proceso.

 

El artículo 6 de la ley 962 de 2005 prevé: “Medios tecnológicos. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias; que en esta materia tenga algunas entidades especializadas”.

 

1.1 APERTURA DE LA OFERTA ECONÓMICA

 

La Entidad procederá a dar apertura del sobre que contiene las ofertas económicas iniciales de los oferentes habilitados y a su verificación económica de acuerdo con lo previsto en los estudios y documentos previos de cada proceso de selección.

 

1.2. SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA – PROCEDIMIENTO

 

El proponente habilitado para participar en la subasta inversa electrónica deberá tenor en cuenta las siguientes recomendaciones técnicas:

 

· Acceso a través de sus propios recursos

 

· Conexión a internet estable

 

· Usuario y clave en el SECOP II

 

· Los oferentes habilitados a través de la mesa de Servició cuentan con los canales dispuestos por   Colombia Compra Eficiente

 

NOTA: Será responsabilidad del oferente su participación en el evento de la subasta electrónica no podrá alegar ¡a falta de conocimiento de las actividades realizadas durante la misma.

 

1.3 DESARROLLO DEL EVENTO DE SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

 

El procedimiento que se seguirá para la realización de la subasta inversa electrónica es el siguiente:

 

La subasta dará inicio en la fecha y hora señalada en el cronograma del proceso de selección y tendrá una duración de TREINTA Y CINCO (35) minutos.

 

Los oferentes habilitados podrán acceder a la subasta electrónica desde su cuenta de proveedor de SECOP II a través de las siguientes opciones: Menú “subasta electrónica” o Expedienté electrónico del Proveedor ó Correo electrónico del proveedor.

 

Para efectos de realizar lances, ¡a plataforma del SECOP II tomará como base el menor valor ofertado.

 

Los oferentes habilitados para participar en la subasta presentarán sus ¡anees electrónicamente, usando su usuario y contraseña para ingresar en el SECOP II.

 

El proponente efectuará un lance, aplicando sobre la oferta económica inicial de menor valor presentada, un descuento mínimo del TRES por ciento (3%) de mejora de la oferta, sin perjuicio de que el proponente establezca realizar un lance por un margen mayor.

 

La Entidad a través del chat de la plataforma del SECOP lI indicará tantas veces sea necesario el menor valor a partir del cual los oferentes realizaran sus lances

 

El evento de subasta permite al oferente conocer el valor de la oferta más económica y la posición frente a los demás oferentes. Para que el oferente al momento de iniciar la subasta pueda tener conocimiento de su posición, necesariamente deberá hacer un lance.

 

Conforme avanza la subasta electrónica, al llevar cabo un lance, los oferentes serán informados por parte del sistema de la recepción de su postura y la confirmación de su valor, así como de la ubicación en que se encuentra su lance.

 

Si en el curso de una subasta inversa electrónica sé presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus Lances, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada la Entidad debe reiniciar la subasta (Art. 2.2.1.2.1.2.6 Decreto 1082 de 2015).

 

Se dará reinicio al evento, de subasta en las condiciones y fechas que establezca la Entidad y que serán comunicadas a los proponentes habilitados a través de la sección “MENSAJES” de la plataforma del SECOP II.

 

Sí el proveedor tiene problemas de conexión al momento del evento de la subasta, se aplicará |o definido en el artículo 2.2,1.2.1.2.6. del Decreto 1082 de 2015 que prevé; “(...) si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta continuará y la entidad estatal entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma”.

 

Sin embargo, si dicho oferente se vuelve a conectar sin haber realizado lances previamente a la terminación del evento, se entiende que su propuesta está constituida porta oferta económica inicial, de conformidad con el Articulo 2.2.1.2.1.1.1 del Decreto 1082 de 2015.

 

En caso de que el oferente pierda la conexión y se vuelva a conectar antes de la terminación del evento, y hubiese realizado lances, se entiende que su propuesta está constituida por el último lance valido.

 

En ningún caso la plataforma tecnológica determinará precios artificialmente bajos, este proceso le corresponde a la entidad una vez culminado el evento de la subasta, para lo cual aplicará lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.4. del Decreto 1082 de 2015. Para tal efecto, la Entidad requerirá al oferente a través de la sección “MENSAJES" quien dará respuesta al requerimiento a través de la misma sección, dentro de los dos días siguientes a la realización del evento de subasta.

 

La Entidad publicará en la sección de mensajes únicamente los lances validos realizados por los oferentes en el chat de subasta.

 

Par al chat destinado por la realización de la subasta electrónica solo será utilizado para efectuar los lances y no para presentar observaciones, por cuanto la Entidad no las atenderá.

 

1.4 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO SI EXISTE SOLO UN OFERENTE HABILITADO

 

En cumplimiento a lo establecido en el numeral 5 del artículo 2.2.1,2.1.2.2 del decreto 1082 de 2015, si en el presente proceso se presenta un único oferente cuyos bienes o servidos cumplen con la Ficha Técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarte el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior al valor del presupuesto oficial asignado al proceso de selección, caso en el cual no hay lugar a la subasta

 

2.   MÁRGENES DE MEJORA DIFERENCIA ENTRE OFERTAS

 

Teniendo en cuenta lo dispuesto por el Artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082 de 2015, el IPES informa a los interesados que el MARGEN MÍNIMO DE MEJORA DE OFERTAS (MARGENES DE DIFERENCIA ENTRE OFERTAS) para qué un lance sea aceptado por la entidad, es de TRES POR CIENTO (3 %) SOBRE LA PROPUESTA ECONÓMICA QUE HAYA OBTENIDO EN LA APERTURA DE LAS OFERTAS INICIALES EL MENOR PRECIO OFERTADO. ASI MISMO, DEBERA REALIZAR SUS LANCES ESTIMANDO PARA ELLO DICHO MARGEN MINIMO SOBRE SU ULTIMO LANCE VALIDO.

 

Teniendo en cuenta lo dispuesto por el Artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082 de 2015, el IPES informa a los interesados que el MARGEN MÍNIMO DE MEJORA DE OFERTAS (MARGENES DE DIFERENCIA ENTRE OFERTAS) será el siguiente:

 

 

NOTA: En el momento de efectuar cada lance, el porcentaje de descuento debe ser el mismo (idéntico) para cada uno de los ítems, en caso contrario el lance no será válido.

 

Si revisadas las posturas de los proponentes habilitados, de conformidad con la información aquí establecida, ¡la Entidad observa que la postura ganadora durante el evento de Subasta es artificialmente baja, en virtud de los lineamientos dispuestos por la guía G-MOAB-01 expedida porta Agencia Nacional) de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, el Comité Asesor y Evaluador correspondiente requerirá a el proponente que oferte el menor valor en él ultimó lance valido para que explique las razones que sustentan el valor ofertado, señalándose para ello un término perentorio, no mayor a dos (2) días hábiles, contados a partir del recibo del requerimiento publicado a través de la plataforma SECOP II, y dentro del cual deberá allegar la respuesta solicitada de manera clara y completa, tal y como se describe en el presente documento, toda vez que no habrá lugar a que la Entidad le realice nuevos requerimientos para este efecto. El siguiente procedimiento se replicará en los demás proponentes en atención de su ubicación en el ranking resultante del evento de subasta, siempre que hubiere lugar a ello.

 

1. La Entidad procederá a la comparación absoluta o relativa, según el caso, de la oferta del menor valor resultante del evento de subasta, con él costo estimado del bien o servicio establecido por la entidad en los Estudios del sector, con el fin de identificar y verificar si la oferta se encuentra acorde al sistema de costos previsto en [a etapa de planeación.

 

2. Se solicitará al proponente cuya oferta resultó ganadora en el evento de subasta, para que presente a la Entidad sustentación o fundamento sobre la estructuración de sus precios, la cual debe ser razonable dentro del mercado comercial en el cual se desarrolla el negocio, teniendo en cuenta que la calificación de artificialmente bajo parte de la estructuración de precios cotizados en él estudio de costos de mercado realizado por la entidad.

 

3. La Entidad podrá solicitar al proponente requerido que allegue muestras físicas de los ítems a adquirir o pruebas de funcionamiento del servicio ofrecido, con el fin de efectuar verificación técnica comparativa de precio y calidad en correspondencia con los requerimientos de la entidad.

 

4. El proponente requerido deberá explicar su estructura económica por medio de la cual estableció el precio del bien o servicio ofrecido, la cual deberá ser proporcional a los criterios de calidad requeridos por la entidad, evitando que el precio Ofrecido llegare a ser irrisorio o vil, pues ello podría significar a futuro un eventual incumplimiento del contrato, o eventuales conflictos por imprevisión, lesión, abuso de derecho, deficiencia en los bienes o servicios prestados etc., que la contratación administrativa debe evitar. 4 dentro de la sustentación de la estructura de costos de su oferta, el proponente deberá relacionar:

 

· Valor de la oferta

 

· Costo del bien o servicio ofrecido (Incluyendo costos directos asociados como insumos, equipos, mano de obra, personal, etc.) 

 

· Costos y gastos generales (incluyendo costos indirectos asociados como administraciones, transportes, servicios, etc.)

 

· Imprevistos

 

· Utilidad esperada (relacionando el margen de rentabilidad)

 

· Impuesto sobre las: ventas (IVA) y demás tributos o gravámenes.

 

5. El proponente deberá explicar y garantizar a la Entidad que Ion su propuesta no llega a un punto de pérdida que afecte su propio patrimonio eximiendo a la entidad de cualquier reclamación de perjuicios (numeral 6° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993). Para ello es necesario establecer ítem por ítem la estructura económica de!  precio ofertado enunciada en el anterior numeral, donde se evidencie adicionalmente la utilidad y recuperación de la inversión, cantidades de materia prima, unidades de inventario suficientes para cumplir cabalmente los requerimientos dé la entidad, entre otros aspectos. En el caso del contrato que se pretenda celebrar, el proponente deberá considerar en la justificación de precio los siguientes aspectos:

 

· Gastos logísticos para entrega, embalaje, distribución e instalación de los ítems contratados.

 

· La obligación de realizar soporte y garantía de los bienes a petición de la supervisión del contrato dentro del término de vigencia de la póliza que ampara el cumplimiento del contrato, de los cuales deberá presentar informe a la supervisión.

 

· La obligación de responder por la pérdida de cualquier equipo o parte que se encuentre en su poder y/o a la cual se le esté prestando servicio de garantía. Una vez los elementos sean recibidos a satisfacción, esta responsabilidad pasará a ser de la ENTIDAD. Por tanto, es claro que, durante la etapa de instalación o puesta en funcionamiento de equipos, el contratista será responsable por la pérdida de equipos, materiales, herramientas y partes.

 

· Gastos administrativos del proceso de firmas de las actas de recibo a satisfacción, transporte, marquillas y manual de uso y mantenimiento que debe entregarse todos los sitios que reciban elementos.

 

·  Gastos de impuestos y contribuciones, entre otros señalados en el Pliego de Condiciones Definitivos

 

Nota: En ninguna circunstancia las aclaraciones y explicaciones presentadas por el proponente requerido podrán modificar parcial ni totalmente su oferta.

 

6. La ENTIDAD podrá solicitar al proponente la remisión de las pruebas de las circunstancias objetivas del proponente y/o de la oferta, que justifiquen el menor valor Igualmente, podrá solicitar la información descrita en los anteriores numerales a los demás proponentes que considere convenientes para la comparación de los precios ofrecidos para efectos del análisis de aceptación o rechazo de la oferta. ¡Las solicitudes adicionales de pruebas se harán tantas veces sean necesarias para verificar la conveniencia de la oferta, siempre y cuando se disponga de tiempo prudencia!  al proponente para allegar dichos requerimientos, teniendo en cuenta las características particulares y la complejidad del proceso.

 

7. Posteriormente la ENTIDAD realizará el análisis de las aclaraciones y justificaciones presentadas por el proponente requerido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando las razones del caso. En caso de rechazo, se adjudicará al proponente que haya ofrecido el segundo mejor precio dentro de una postura válida, tal y como se haya reportado en la plataforma SECOP II para el evento subasta y de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015. En cuyo caso se realizará la verificación correspondiente al precio artificialmente bajo, cumpliendo el presente procedimiento, si a ello hubiere lugar.

 

De presentarse situaciones diferentes que persistan en una oferta artificialmente baja, la ENTIDAD dentro de su análisis de sostenibilidad deberá tener en cuenta las condiciones económicas justificada por el proponente, bien sea por presentar economías de escala; técnicas de producción; condiciones favorables con proveedores, entre otras que le permitan a la entidad decidir sobré la procedencia de aceptar o rechazar la oferta.

 

8. Dentro de la resolución de adjudicación la ENTIDAD incorporará su decisión de aceptación o rechazo dé la propuesta, explicando deforma detalla la metodología utilizada para el análisis de la oferta y justificando su conveniencia según la sostenibilidad de la misma para el cumplimiento sus fines contractuales. La ENTIDAD procederá al rechazo dé las ofertas en los siguientes casos:

 

· Cuando el proponente no presente por escrito la aclaración de la oferta.

 

· Cuando el proponente no envíe parte o la totalidad de la información solicitada.

 

· Cuando las aclaraciones del proponente no son satisfactorias para garantizar la sostenibilidad de la oferta durante la ejecución del contrato

 

· Cuando las aclaraciones del proponente no desvirtúen la teoría de utilizar su oferta cómo estrategia colusoria o anticompetitiva en el proceso.

 

· El proponente omitió diligenciar algún ítem o componente de la Oferta.

 

· El proponente cometió un error aritmético en la determinación del valor de la oferta.

 

· El proponente ofreció por una unidad de medida diferente a la solicitada por la entidad estatal

 

· El proponente ofrece condiciones técnicas o dé ejecución del contrato que no se ajustan a las especificaciones requeridas por la ENTIDAD.

 

En consideración de lo anterior, él proponente deberá asumirlas consecuencias que puede implicar el presentaron precio equivocado, cuando su conducta sea intencional y con ella pretenda obtener la adjudicación del Contrato. Dichas consecuencias se extiende a aquéllos eventos en los cuales e! contratista haya incurrido en error al elaborar su propuesta, manifestando así que en ningún caso el precio ofertado pone en riesgo la calidad del objeto contratado, cuando al ejecutarse el contrato el contratista, para no perder como consecuencia de una oferta artificial, pretenda colocar bienes de menor calidad de la ofrecida con el fin de evitar la pérdida de su patrimonio, con lo cual, si el sistema de control -y vigilancia del contrato opera, generaría el incumplimiento de obligaciones a cargo del contratista[1].

 

Nota: Previo a la realización de la Subasta electrónica, fa Entidad realizará un evento de prueba de subasta para que los proveedores aprendan a realizar los lances en la plataforma SECOP II; así mismo se aclara que se publicará por mensaje público por la plataforma SECOP II la fecha y hora para la realización del simulacro de subasta electrónica.

 

ARTICULO TERCERO: El presente acto administrativo será publicado en la plataforma SECOP II y contra el mismo no procede recurso alguno.

  

ARTICULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación

 

COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE.

 

Dado el 01 del mes de abril de 2020.

 

LIBARDO ASPRILLA LARA

 

Director General