RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 014 DE 2020

 

(Abril 24)

 

PARA: INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS, DIRECTORES LOCALES DE EDUCACIÓN Y COMUNIDAD EDUCATIVA

 

DE: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

 

FECHA: 24 DE ABRIL DE 2020

 

ASUNTO: LINEAMIENTOS COMPLEMENTARIOS A LA DIRECTIVA No. 5 DEL 25 DE MARZO DE 2020 DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL - MEN, EN RELACIÓN CON LA ADQUISICIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL PEDAGÓGICO Y EDUCATIVO PARA EL TRABAJO ACADÉMICO EN CASA

 

La Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., mediante el Decreto No. 106 del 8 de abril de 2020 “Por el cual se imparten las órdenes e instrucciones necesarias para dar continuidad a la ejecución de la medida de aislamiento obligatorio en Bogotá D.C.”, extendió el “aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas en el territorio de Bogotá, D.C., a partir de las cero horas (00:00 a. m.) del día 13 de abril de 2020, hasta las cero horas (00:00 a. m.) del día 27 de abril de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19”.

 

Por otra parte, mediante la Directiva 09 del 7 de abril de 2020, el MEN extendió el período de aislamiento preventivo obligatorio de los establecimientos educativos hasta el 31 de mayo de 2020, con el objetivo de contener la propagación de la pandemia del Coronavirus COVID-19.

 

Así las cosas, esta Secretaría mediante Resolución 0713 del 17 de abril modificó el calendario escolar, en el sentido de extender el desarrollo de la estrategia “Aprende en Casa” hasta el 31 de mayo de 2020. Igualmente, mediante Circular No. 12 de 2020, definió “Orientaciones para la continuación de la estrategia “Aprende en Casa” y el cuidado y protección de los estudiantes durante el aislamiento preventivo obligatorio por la pandemia de coronavirus COVID-19”.

 

En este contexto, atendiendo al compromiso adquirido como resultado de las reuniones llevadas a cabo con los rectores y rectoras de los colegios distritales, en las cuales se expresaron inquietudes en cuanto a las acciones frente al manejo presupuestal, de contratación y de pertinencia frente al cumplimiento de las orientaciones del MEN contenidas en la Directiva 5 del 25 de marzo[1] , la cual fue objeto de alcance mediante la Directiva 9 del 7 de abril[2] , se recomiendan las siguientes pautas a los ordenadores del gasto, con el fin de aportar elementos adicionales a los establecidos en las mencionada Directivas y que coadyuven a una adecuada y eficiente ejecución de los recursos del Sistema General de Participaciones -SGP, girados a los Fondos de Servicios Educativos –FSE:

 

I. NORMATIVIDAD

 

Con los recursos que ya fueron asignados a los FSE correspondientes al SGP, por concepto de calidad – gratuidad, se deben atender los gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal, que requieran para su funcionamiento y la prestación del servicio educativo encomendado. Al respecto, el parágrafo del artículo 2.3.1.6.3.2 del Decreto 1075 de 2015, establece que:

 

“Con sujeción a lo establecido en la normatividad vigente, la administración y ejecución de estos recursos por parte de las autoridades del establecimiento educativo, es autónoma, Los ingresos del Fondo de Servicios Educativos son recursos propios de carácter público sometidos al control de las autoridades administrativas y fiscales de los órdenes nacional y territorial.” (subraya fuera de texto). Por administración, se entiende todas “las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo directivo.” (Parágrafo del artículo 2.3.1.6.3.2.)

 

Y, a continuación, el artículo 2.3.1.6.3.3 de la misma norma, sobre la administración del FSE, dispone que el “rector o director rural en coordinación con el consejo directivo del establecimiento educativo estatal administra el Fondo de Servicios Educativos de acuerdo con las funciones otorgadas por la Ley 715 de 2001 y la presente Sección.”

 

En relación con la ordenación del gasto, la norma (artículo 2.3.1.6.3.4 ibidem) establece el ejercicio de la función en el rector o director rural.

 

En conclusión, legalmente, únicamente el rector o rectora del establecimiento educativo ejerce la ordenación del gasto de los recursos administrados en el FSE. Dicha administración debe ejercerse en coordinación con el Consejo Directivo y los lineamientos que éste determine, conforme a las competencias y funciones que la normatividad le asigna (ver Ley 715 de 2001 y Decreto 1075 de 2015, entre otros).

 

En la ejecución deberá darse cumplimiento a los procedimientos de contratación, conforme lo establece el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, así:

 

“ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS. Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de Servicios Educativos a los que se refiere el artículo anterior, se harán respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los jóvenes, y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos.”

 

El Decreto 1075 de 2015, sobre los conceptos de gasto en los que pueden ser invertidos los recursos de los FSE, incluidos los que se apropien del SGP, es pertinente mencionar los siguientes:

 

“ARTÍCULO 2.3.1.6.3.11. Utilización de los recursos. Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional:

 

1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual.

 

(…)

 

6. Adquisición de impresos y publicaciones.

 

7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones fijadas por la entidad territorial…”

 

Frente a la distribución de recursos a los FSE que establece la Directiva 5 del MEN, destinados a la adquisición y distribución de material pedagógico y educativo para el Trabajo Académico en Casa, se resaltan los siguientes aspectos de la misma:

 

- Los recursos del SGP concepto calidad – gratuidad, asignados a los establecimientos educativos, a través del Documento de Distribución No. SGP44-2020, se destinan a la adquisición de materiales pedagógicos.

 

- Los recursos deberán ser ejecutados por los FSE.

 

- Los rectores y rectoras deben convocar por el medio más expedito posible al Consejo Directivo para autorizar los ajustes que fueren necesarios en su presupuesto y deben tener en cuenta que, el régimen contractual aplicable, según las cuantías de la contratación.

 

 - En el anexo 4 de la Directiva se presentan los montos que se distribuirán y girarán por establecimiento educativo para la adquisición de materiales por niño, niña o adolescente, conforme la matrícula, nivel y zona.

 

En este mismo sentido, en la Directiva 9 el MEN reitera las herramientas y contenidos digitales puestos a disposición para continuar con las estrategias pedagógicas flexibles a ser desarrolladas desde casa a partir del 20 de abril y hasta el 31 de mayo y, además, informa que:

 

- Expedirá de manera periódica un boletín dando a conocer el nuevo material con el que podrán contar los establecimientos educativos.

 

- En relación con los conceptos de gasto en que pueden ser invertidos los recursos apropiados a los FSE, del análisis de los artículos 15 de la Ley 715 de 2001 y 2.3.1.6.3.11 del Decreto 1075 de 2015, transcrito antes, concluye que ambas normas posibilitan que los recursos de calidad matrícula, calidad gratuidad y los rendimientos financieros puedan ser “destinados a posibilitar su conexión a internet para recibir/dar orientación y apoyo docente, así como para el acceso a contenidos y material pedagógico, siempre y cuando se garantice que dicho acceso sea destinado a permitir la actividad pedagógica y no a otros fines; con lo cual se cumplen las medidas de emergencia que obligan a mantener a los estudiantes en casa, pero a su vez se garantiza que los niños, niñas y adolescentes el derecho a acceder y permanecer en el sistema educativo en condiciones de calidad.”

 

- Insta a tener clara la caracterización poblacional y las condiciones de infraestructura tecnológica con la que cuentan los niños, niñas y adolescentes “con el fin de prestar el servicio educativo en condiciones de calidad, pertinencia, equidad, eficiencia, eficacia y efectividad.”

 

II. ORIENTACIÓN DESDE LA MISIONALIDAD

 

La Secretaría de Educación del Distrito -SED exhorta a las Instituciones Educativas Distritales –IED a utilizar los recursos del SGP que, según la Directiva Ministerial 5, podrán ser utilizados en los materiales necesarios para que los niños, niñas y adolescentes continúen con el trabajo pedagógico y educativo en casa, los establecimientos educativos deberán, con cargo a los recursos del SGP concepto calidad – gratuidad, asignados a través del Documento de Distribución No. SGP44-2020, adquirir o reproducir materiales como los establecidos en el anexo 3, “Orientaciones para la adquisición y reproducción de recursos y material para apoyar la implementación de la educación y trabajo académico en casa durante la emergencia sanitaria por COVID -19”, los cuales son reconocidos por el MEN mediante la asignación y giro; y deberán ser ejecutados por los FSE.

 

En tal caso, la SED recomienda a los rectores y rectoras de las IED a entregar material físico a los estudiantes que presentan mayores restricciones y dificultades para acceder a los recursos digitales, con el objetivo de continuar con la estrategia de flexibilización escolar y acompañar el proceso de aprendizaje en casa conforme al línea “Aprende en Casa toca a tu puerta”.

 

Para el diseño, producción o reproducción de los materiales que recibirán los estudiantes de las diferentes familias, las IED deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

 

1. Determinar cuáles son los estudiantes susceptibles de favorecerse con esta estrategia, principalmente aquellos que tienen restricciones para acceder a recursos digitales.

 

2. Los maestros, maestras, coordinadores, orientadores y docentes de apoyo y personal de apoyo, diseñarán y elaborarán las respectivas guías por grados o ciclos y definirán la cantidad de materiales a ser suministrados. Este material debe representar trabajo para un mes y deberá ser sencillo, acompañado por orientaciones para su desarrollo.

 

3. Para el caso de los estudiantes con discapacidad, se sugiere considerar el diseño de guías personalizadas teniendo en cuenta el Plan de Individual de Ajustes Razonables - PIAR.

 

4. El MMEN dispuso de los siguientes enlaces para conocer el material, profundizar su comprensión y ponerlo a disposición de estudiantes y familias https://contenidos.colombiaaprende.edu.co/ guia-para-el-buen-uso-de-contenidos-educativos-digitales y https://contenidos.colombiaaprende. edu.co/contenidos-para-aprender. La selección de materiales sugerida está organizada en guías y recursos didácticos y lúdicos por ciclo educativo.

 

5. La producción o reproducción de las guías o materiales estarán sujetas al criterio de pertinencia para la población estudiantil y los recursos financieros y físicos de las IED estarán disponibles para el cumplimiento de este objetivo.

 

6. Con estos recursos se podrán financiar las diferentes alternativas para la entrega de los recursos físicos, ya sea con los servicios de mensajería, con apoyo de maestros voluntarios, con personal de las Direcciones Locales de Educación –DILE o con los diferentes procesos diseñados, teniendo en cuenta las recomendaciones expuestas en el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020, que establece medidas para garantizar que, ante las circunstancias de limitación a la libre circulación de personas, se exceptúen aquellas actividades dirigidas a la adquisición y distribución de alimentos y bienes de primera necesidad en virtud de programas sociales del Estado, de forma que se favorezca la continuidad en el proceso de desarrollo y aprendizaje en casa, siempre bajo la premisa de preservar la salud y evitar la propagación del COVID-19.

 

Sin perjuicio de lo anterior, las IED podrán invertir los recursos conforme a los dispuesto en el artículo 15 de la Ley 715 de 2001, en lo establecido en el artículo 2.3.1.6.3.11 del Decreto 1075 de 2015, lo ratificado en la Directiva 9 de 2020 y con las orientaciones dispuestas en la Circular No. 12 de la SED sobre la continuación de la estrategia “Aprende en Casa” y el cuidado y protección de los estudiantes durante el aislamiento preventivo obligatorio por la pandemia de coronavirus covid-19.

 

III. EN MATERIA DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, CONTABLE Y DE TESORERÍA

 

Los recursos del SGP concepto calidad – gratuidad, asignados a través del Documento de Distribución No. SGP- 44-2020 y los recursos girados por parte del MEN mediante Resolución 003958 del 17 de marzo de 2020 a los FSE – Rector - Ordenador del Gasto, son destinados a la adquisición de los materiales que se recomiendan en el anexo 3 de la ya mencionada Directiva.

 

En consecuencia, la SED recomienda al ordenador del gasto, de acuerdo con el presupuesto aprobado para la presente vigencia, utilizar lo contemplado en el rubro “Material Didáctico” de cada IED y, si tiene la necesidad de realizar modificaciones presupuestales para dar cumplimiento a lo establecido en el anexo 3 de la Directiva citada, deberá atender lo establecido en el artículo 2.3.1.6.3.12 “Adiciones y traslados presupuestales” del Decreto 1075 de 2015, que indica, entre otros:

 

“… Cuando se requiera efectuar algún gasto cuyo rubro no tenga apropiación suficiente, de existir disponibilidad presupuestal se efectuarán los traslados presupuestales a que haya lugar, previa autorización del consejo directivo, sin afectar recursos de destinación específica.”

 

Teniendo en cuenta lo anterior, el ordenador del gasto de la IED deberá atender lo indicado en el artículo 2.3.1.6.3.6. “Responsabilidades de los rectores o directores rurales” numeral 3°, que establece, “Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobación del consejo directivo”, en la cual se debe sustentar claramente la necesidad de una forma amplia y suficiente.

 

Ahora bien, para finalizar el proceso, el ordenador del gasto con apoyo del auxiliar administrativo con funciones financieras – AAFF, debe presentar ante el Consejo Directivo la modificación presupuestal para su aprobación y posterior ejecución de los recursos, de acuerdo con lo establecido en el numeral 3° del artículo 2.3.1.6.3.5 del decreto 1075 de 2015, que atribuye al Consejo Directivo la función de “Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como los traslados presupuestales que afecten el mismo.”

 

Es importante mencionar que dentro de las responsabilidades del rector o rectora, establecidas en el artículo 2.3.1.6.3.6 del Decreto antes mencionado, el numeral 4 indica: “Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería”, por lo cual el rector o rectora con apoyo del AAFF deberá proyectar su flujo de caja para cubrir los contratos suscritos y posterior pago.

 

IV. EN MATERIA DE CONTRATACIÓN

 

La ejecución de los recursos del SGP se debe cumplir de acuerdo con la normatividad aplicable y de forma eficiente con el fin de evitar “eventos de riesgo en el uso de los recursos” como los definidos por el Decreto 028 de 2008, artículo 9º, así:

 

“ (…)

 

9.4. Cambio en la destinación de los recursos.

 

(…)

 

9.8. Procesos de selección contractual en trámite cuyo objeto o actividades contractuales no se hallen orientados a asegurar la prestación del servicio en las condiciones definidas por la normatividad vigente, no cumplan con los fines para los cuales están destinados los recursos, o no aseguren el cumplimiento de metas de continuidad, cobertura y calidad en los servicios.

 

9.9. No disponer de interventores o supervisores de contratos y convenios y/o de un proceso de evaluación de informes de los interventores y supervisores.

 

9.10. No publicar los actos administrativos, contratos, convenios e informes, cuando la ley lo exija …”.

 

Además, se debe dar cumplimiento a los principios de transparencia, economía, publicidad y responsabilidad y a los postulados de la función administrativa.

 

Independientemente del régimen aplicable, la ejecución de los recursos debe realizarse a través del SECOP (Circular Externa Única, Colombia Compra Eficiente).

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/cce_circular_unica.pdf, (páginas 9 y 11).

 

Atendiendo al presupuesto asignado a los FSE, se recomienda tener en cuenta las siguientes opciones, dispuestas en el régimen de contratación vigente, así:

 

1. Régimen especial

 

Cuando se trate de contrataciones en cuantía hasta de 20 SMLMV, o sea $17.556.060 (SMLMV 2020: $877.803), deberá contratarse atendiendo al procedimiento establecido por el Consejo Directivo.

 

2. Procedimiento establecido en el Estatuto General de Contratación

 

Cuando se trate de cuantía superior a los 20 SMLMV y teniendo en cuenta las características de los bienes, se podría utilizar la modalidad de selección abreviada, acudiendo a las causales de:

 

- Menor cuantía (para entidades con presupuesto anual inferior a 120.000 SMLMV la menor cuantía será hasta de 280 SMLMV, esto es, $274.583.960).

 

- Adquisición de bienes con características técnicas uniformes y de común utilización, en este caso, se debe dar cumplimiento a lo previsto en el Decreto 537 del 12 de abril de 2020, artículo 4º que establece que las entidades territoriales preferirán la utilización los instrumentos agregación de demanda (“por catálogo derivado de los Acuerdos Marco Precios vigentes y dispuestos en la Tienda Virtual Estado Colombiano la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente”), durante la vigencia de la emergencia sanitaria. En el caso que el bien o servicio a adquirir no se encuentre en la plataforma de Colombia Compra Eficiente, se podrá optar por los procedimientos de subasta inversa.

 

Ahora, es posible que el monto de la contratación se enmarque en la modalidad de mínima cuantía (el 10% de la menor cuantía, generalmente para los presupuestos administrados por los FSE se refiere a valores en cuantía superior a 20 SMLMV y hasta 28 SMLMV, esto es, $27.458.396). Deberá cumplirse con el procedimiento establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 que plantea dos opciones para la adquisición:

 

a. El procedimiento regulado en el mismo artículo. i) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas; ii) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil; iii) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas; iv) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

 

b. Utilización de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, adquisición por grandes superficies.

 

En los siguientes enlaces se puede consultar la información sobre los bienes y servicios que se ofrecen en la plataforma de Colombia Compra Eficiente:

 

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_tvec/cce_guia_general_de_los_acuerdos_marco.pdf https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtualdel-estado-colombiano/que-es-la-tienda-virtual

 

https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtualdel-estado-colombiano/grandes-superficies

 

Cualquier inquietud adicional puede ser canalizada a través de la Dirección General de Educación y Colegios Distritales de esta Secretaría.

 

Nuevamente, nuestro sincero agradecimiento y reconocimiento a los maestros, maestras, directivos y funcionarios, por el trabajo incansable durante esta contingencia, para garantizar el derecho a la educación de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes de Bogotá D.C., su bienestar físico y emocional y su formación integral.

 

Cordial saludo,

 

EDNA CRISTINA BONILLA SEBÁ

 

Secretaria de Educación del Distrito