RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CONCEPTO 3202015573 DE 2020

(Junio 11)

PARA: DRA. LINA RAQUEL RODRIGUEZ MEZA

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

DE: JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

ASUNTO: SOLICITUD DE CONCEPTO

REFERENCIA: 1247659 SOLICITUD DE CONCEPTO JURÍDICO SOBRE FIRMA DIGITAL

En atención a su consulta de la referencia, mediante la cual se requiere concepto jurídico sobre la viabilidad de aplicar la firma autógrafa mecánica escaneada en los actos administrativos y demás decisiones que adopte la entidad. Nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos:

I. La Consulta

* Es viable jurídicamente que los Actos Administrativos, providencias y demás actuaciones que se generen y firmen por funcionarios con competencia para emitirlos, durante la Emergencia Sanitaria ocasionada por el COVID-19, se realice a través de firma autógrafa mecánica escaneada, y puesta en el documento?

II. Definición de la firma digital en el ordenamiento jurídico

La Ley 527 de 1999[1], incorpora en el ordenamiento jurídico el uso de la firma digital, y su definición está contemplada en el literal c) del artículo 2°, así:

“Artículo 2º. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por: c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.”

En ese entendido, la firma digital consiste en “un conjunto de caracteres que acompaña a un documento o texto y dos claves, una publica y otra privada, por medio de las cuales se encripta el contenido.”[2]

III. La respuesta se sustenta en los siguientes términos

Una vez conocido el significado de la firma digital y con el fin de abordar la situación objeto de consulta, se indica que mediante la Directiva Presidencial 02 del 12 de marzo de 2020[3] , se impartieron directrices para atender la contingencia generada por la pandemia del COVID-19, documento en el que se indicó el deber de dar prioridad a los medios digitales para que los ciudadanos realicen trámites a su cargo y adopten los mecanismos necesarios para que los servidores públicos y contratistas cumplan con sus funciones y actividades mediante la modalidad de trabajo remoto.

Posteriormente, la Directora del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, expidió la Circular Externa No.17 de 2020[4] sobre los lineamientos para la implementación del Protocolo General de Bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19 en las Entidades y Organismos del Distrito Capital. De manera puntual señala: “que el citado protocolo plantea la posibilidad de que las entidades u organismos adopten medidas de control administrativo para la reducción de la exposición al riesgo de contagio por el virus COVID-19”.

Por su parte, dentro del marco de Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, decretado por el Gobierno Nacional, se expidió el Decreto 491 de 28 de marzo de 2020, aplicable a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado; y en su artículo 11, sobre la firma de los actos, providencias y decisiones, dispuso:

“Artículo 11. De las firmas de los actos, providencias y decisiones. Durante el período de aislamiento preventivo obligatorio las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto, cuando no cuenten con firma digital, podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios. Cada autoridad será responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio.”[5]

El anterior decreto hace énfasis de manera especial, a la manera de trabajar por parte de sus funcionarios y coordinar toda su actividad en forma virtual, entre esas, adoptar la firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas en los actos administrativos y demás decisiones.

Además de ello, de conformidad con las directrices reseñadas y el principio de buena fe previsto en el numeral 4 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011[6], los documentos que poseen una firma escaneada tiene los mismos efectos que una manuscrita o digital, a menos la que la Ley señale expresamente otra condición.

III. Conclusiones

En concordancia con las directrices del Gobierno Nacional relacionadas con la declaratoria de emergencia sanitaria, como mecanismos de contingencia en relación con los posibles impactos en la salud de las personas que pueda generar el COVID-19, a criterio de esta Oficina Asesora, es necesario que se implemente por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, responsable del manejo de la Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá, aquellas medidas administrativas que garanticen los derechos de los administrados y coordinar las acciones correspondientes que permitan la continuidad de la prestación del servicio, haciendo uso de los medios tecnológicos, durante el tiempo que dure la contingencia.

Con fundamento en lo expuesto, esta Oficina Asesora considera viable la implementación de la firma autógrafa mecánica escaneada en los Actos Administrativos, providencias y demás actuaciones expedidas por funcionarios con competencia para hacerlo, mientras perdure la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID-19, con el fin u objetivo de mitigar el riesgo y así poder atender las dificultades administrativas de los servidores públicos.

El anterior concepto se imparte en los términos del Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

JUAN MANUEL QUIROZ MEDINA

Proyectó: Elite Consultora S.A.S.

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