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Resolución 356 de 2020 Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

Fecha de Expedición:
31/07/2020
Fecha de Entrada en Vigencia:
31/07/2020
Medio de Publicación:
Registro Distrital No. 6872 del 01 de agosto de 2020.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 356 DE 2020

 

(Julio 31)

 

Por la cual se crea y determina la naturaleza y funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

 

EL SECRETARIO DE DESPACHO

 

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto Nacional 648 de 2017, Decretos Distritales 037 del 25 de enero del 2017 y 807 del 24 de diciembre de 2019, y


Derogada por el art. 17, Resolución 803 de 2021.

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia de 1991, establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

 

Que el artículo 269 de la Constitución Política, establece que en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

 

Que la Ley 87 de 1993 por la cual se dictan normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, determina en su artículo 6: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

 

Que de conformidad con el artículo 13 de la citada Ley, corresponde a todas las entidades y organismos de las Ramas del Poder Público, en sus diferentes órdenes y niveles, establecer, al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de cada organización. Que el artículo 15 de la mencionada norma señala que los directivos de las entidades públicas deberán determinar, implantar y completar el sistema de control interno en sus respectivos organismos o entidades.

 

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, integró en un solo Sistema de Gestión los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, previstos en las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, el cual deberá articularse con el Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998.

 

Que el Decreto Nacional 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” modificado por los Decretos 648 de 2017 y 1499 de 2017, reglamentó el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, en cuanto a su denominación, integración, funciones y sesiones. Igualmente, en su artículo 2.2.21.1.5 dispone que las entidades y organismos del Estado están obligadas a establecer un Comité́ Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.

 

Que el artículo 2.2.23.1 de la misma norma señala que el Sistema de Control Interno se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

 

Que la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, expidió la Resolución 432 del 16 de agosto de 2017, “Por medio de la cual se actualizan los roles y funciones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, los Subcomités Técnicos para la implementación y mejora de los Subcomités de Gestión, y se dictan otras disposiciones”, la cual disponía en el parágrafo del artículo 8, que el Comité del Sistema Integrado de Gestión, cumplía las funciones establecidas en el Decreto Nacional 648 de 2017 para el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

Que con la expedición del Decreto Nacional 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” sustituyó los Títulos 22 y 23 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Nacional 1083 de 2015, determinando el objeto e instancias de dirección y coordinación del Sistema de Gestión, adoptando el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, además de establecer, la articulación del Sistema de Gestión con el Sistema de Control Interno. Igualmente, ordenó que, en cada entidad se debía integrar un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

 

Que la Resolución 107 de 2019 “Por medio de la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte”, entre otras, derogó la Resolución 432 de 2017. A su vez, con la Resolución No. 295 de 03 de julio de 2020 se modifica la Resolución 107 de 2019 con el fin de actualizar la operación y funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte de acuerdo con lo señalado en el Decreto Distrital 807 de 2019.

 

Que mediante Decreto Distrital 807 del 24 de diciembre de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 24 se definió el sistema de control interno como aquel “integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.

 

Que el artículo 33 de la misma norma establece que la coordinación del Sistema de Control Interno se ejercerá a través del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el cual actuará como un órgano asesor e instancia decisoria de los asuntos de control interno.

 

Que la Oficina de Control Interno solicitó se adelanten las acciones tendientes a la creación y actualización del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de la Entidad.

 

Que, en virtud del cambio normativo señalado, se hace necesario crear y reglamentar el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

Disposiciones Generales

 

ARTÍCULO 1º. Creación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Crear el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

 

ARTÍCULO 2. Naturaleza del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno es un órgano de asesoría y decisión quien actuará en procura de que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos, así como los demás asuntos propios de control interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

 

CAPÍTULO II

 

Conformación y Funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

 

ARTÍCULO 3. Conformación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte está integrado por los siguientes servidores públicos:

 

1.El (la) Secretario (a) Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, quien lo presidirá.

 

2.El (la) Subsecretario(a) de Gobernanza

 

3.El (la)Director (a) de Planeación

 

4.El (la) Director (a) de Lectura y Bibliotecas

 

5.El (la)Director (a) de Arte Cultura y Patrimonio

 

6.El (la) Director (a) de Cultura Ciudadana

 

7. El (la) Jefe de la Oficina de Jurídica

 

8.El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

 

9. El (la) Director (a) de Asuntos Locales y Participación

 

10.El (la) Director(a) de Fomento

 

11. El (la) Director(a) de Personas Jurídicas

 

12. El (la)Director (a) de Gestión Corporativa

 

PARÁGRAFO: El (la) Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, participará en el Comité con voz, pero sin voto y ejercerá la Secretaría Técnica.

 

ARTÍCULO 4. Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:

 

1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, de los organismos de control y las recomendaciones del líder de la política de control interno y de los líderes encargados de su implementación.

 

2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la entidad.

 

3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

 

4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

 

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

 

6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

 

7. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

 

8. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad.

 

ARTÍCULO 5. Funciones del Presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad, las siguientes:

 

1. Promover las citaciones del comité, presidir, instalar y dirigir las reuniones correspondientes.

 

2. Representar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

3. El presidente informará oficialmente los asuntos decididos por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

 

4. Delegar en los otros miembros del Comité algunas de sus funciones, cuando lo considere oportuno.

 

5. Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda al Comité.

 

6. Decidir los impedimentos y recusaciones que presenten los integrantes del Comité.

 

7. Las demás funciones que establezca la ley

 

ARTÍCULO 6. Funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, las siguientes:

 

1. Convocar a sesiones ordinarias o extraordinarias a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, indicando: hora, día y lugar de la reunión.

 

2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.

 

3. Presentar el orden del día y verificar el quórum antes de sesionar.

 

4. Elaborar las actas de las reuniones, informes y demás documentos y coordinar con la Presidencia su suscripción.

 

5. Coordinar la organización logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.

 

6.Verificar que los miembros del comité aprueben el acta y se suscriba por los responsables.

 

7. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité y presentar un informe en cada reunión sobre el avance de las mismas.

 

8. Las demás funciones que establezca la ley, el reglamento o sean asignadas por el Comité.

 

ARTÍCULO 7. Impedimentos, recusaciones o conflictos de interés. Si alguno de los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se encuentra incurso en las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación o conflicto de intereses y no existe quórum para deliberar ó tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad-hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

 

La persona que sea designada para el reemplazo del que se ha declarado impedido o recusado, será de la misma Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

 

CAPÍTULO III

 

Reuniones

 

ARTÍCULO 8. Reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad, se reunirá de forma ordinaria como mínimo dos (2) veces en el año. También se podrá reunir de forma extraordinaria por solicitud de los integrantes y previa citación de la Secretaría Técnica.

 

PARÁGRAFO. Se podrán celebrar sesiones virtuales, las cuales serán programadas por el Presidente en coordinación con la Secretaría Técnica. En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones, tales como: fax, teléfono, teleconferencia, videoconferencia, correo electrónico, internet, conferencia virtual o vía chat y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del Comité.

 

ARTÍCULO 9. Citación a las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por su secretaría técnica con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles.

 

La convocatoria de las reuniones extraordinarias y de urgencia se hará por escrito con la indicación del día, la hora y el objeto de la reunión, con una antelación de por lo menos dos (2) días hábiles. En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de los cual se dejará constancia en el acta.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. Las citaciones siempre deberán indicar el orden del día o temas a tratar en la reunión; sin perjuicio de los temas adicionales que se traten en el punto de proposiciones.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. Para los casos en los que se requiera aprobar o dar concepto sobre un informe o documento, este deberá ser enviado, con la debida anticipación, junto con la citación a la sesión del comité, por parte de la Secretaría Técnica, estableciendo el plazo mínimo de 2 días hábiles para su estudio, según la complejidad del tema.

 

ARTÍCULO 10. Invitados a las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Cuando lo considere pertinente según los temas a tratar en el orden del día, el Presidente del Comité, podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.

 

PARÁGRAFO. El Comité podrá invitar a sus reuniones, con carácter permanente u ocasional, a los servidores públicos que, por su condición jerárquica, funcional o conocimiento técnico deban asistir, según los asuntos a tratar. Estas personas tendrán derecho a voz, pero sin voto. La citación a estos servidores la efectuará la Secretaría Técnica a través de la convocatoria a las sesiones, y solo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.

 

ARTÍCULO 11. Desarrollo las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad serán instaladas por el Presidente.

 

En cada reunión de Comité sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día, aprobado este, se dará lectura al acta de la reunión anterior.

 

ARTÍCULO 12. Reuniones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno El comité podrá sesionar en forma virtual, vía correo electrónico o videoconferencia, dejando constancia de la decisión que se adopte en el acta respectiva

 

PARÁGRAFO. La Secretaria Técnica del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.

 

ARTÍCULO 13. Quórum y mayorías. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno sesionará y deliberará con la mayoría de sus miembros y las decisiones se tomarán por la mayoría de los miembros asistentes. Al inicio de las reuniones, La Secretaria Técnica debe verificar la existencia del quórum para deliberar.

 

En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité toma la decisión.

 

ARTÍCULO 14. Decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adoptarán mediante resoluciones, circulares, instructivos, lineamientos, políticas, directrices o cualquier otro acto administrativo que las contenga. Actos que de acuerdo a su naturaleza deberán ser suscritos por la totalidad de los miembros del Comité, sin perjuicio de los casos particulares que correspondan al Presidente firmar.

 

El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado.

 

Las decisiones del Comité deberán notificarse y comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo, si a ello hubiere lugar.

 

ARTÍCULO 15. Actas de las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes.

 

Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán suscritas por los integrantes del Comité.

 

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión, el acta será enviada por el Secretario Técnico a los integrantes de la instancia, a través de correo electrónico, para que en el término de los tres (3) días hábiles siguientes, se realicen las observaciones a que haya lugar, o de acuerdo con el plazo aprobado, teniendo en cuenta la complejidad del tema tratado. Si se presentan observaciones, el Secretario Técnico dispone de dos (2) días-hábiles para resolverlas y presentar el acta final. Si no se reciben observaciones, sé entenderá que los miembros del comité, están de acuerdo con lo plasmado en el acta y se procederá su firma.

 

El actá final será suscrita por el/la Presidente/a y por la Secretaria Técnica y contendrá las decisiones tomadas, los compromisos, tareas de los integrantes, fechas de cumplimiento de las mismas, y los documentos que hagan parte de cada sesión. En el evento en el que no se reúna el quórum o no se realice la sesión, la Secretaria Técnica elaborará un acta, que evidencie esta situación.

 

CAPÍTULO IV 


Varios

 

ARTÍCULO 16. Publicación. Ordenar a la Dirección de Gestión Corporativa publicar el contenido de la presente resolución en el Régimen Legal de Bogotá y en la Gaceta Distrital.

 

ARTÍCULO 17. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga las normas internas que le sean contrarias.

 

ARTÍCULO 18. Comunicación. Ordenar a la Dirección de Gestión Corporativa comunicar el contenido de la presente resolución a todos los funcionarios de la Entidad.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 31 días del mes de julio del año 2020.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

NICOLÁS FRANCISCO MONTERO DOMÍNGUEZ

 

Secretario de Despacho.