RESOLUCIÓN 803 DE 2021

 

(Octubre 29)

 

Por medio de la cual se actualiza la conformación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y se integran criterios sobre su operación y funcionamiento

 

EL SECRETARIO DE DESPACHO

 

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 87 de 1993, el Decreto Distrital 340 de 2020, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto Distrital 807 de del 24 de diciembre de 2019.

 

CONSIDERANDO

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia de 1991, establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

 

Que el artículo 269 de la Constitución Política, establece que, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

 

Que la Ley 87 de 1993 por la cual se dictan normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, determina en su artículo 6: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

 

Que de conformidad con el artículo 13 de la citada Ley, corresponde a todas las entidades y organismos de las Ramas del Poder Público, en sus diferentes órdenes y niveles, establecer, al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de cada organización.

 

Que el artículo 15 de la mencionada norma señala que los directivos de las entidades públicas deberán determinar, implantar y completar el sistema de control interno en sus respectivos organismos o entidades.

 

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, integró en un solo Sistema de Gestión los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, previstos en las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, el cual deberá articularse con el Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998.

 

Que el Decreto Nacional 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” modificado por los Decretos 648 de 2017 y 1499 de 2017, reglamentó el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, en cuanto a su denominación, integración, funciones y sesiones. Igualmente, en su artículo 2.2.21.1.5 dispone que las entidades y organismos del Estado están obligadas a establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.

 

Que el artículo 2.2.23.1 de la misma norma señala que el Sistema de Control Interno se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI.

 

Que la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, expidió la Resolución 432 del 16 de agosto de 2017, “Por medio de la cual se actualizan los roles y funciones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, los SubComités Técnicos para la implementación y mejora de los SubComités de Gestión, y se dictan otras disposiciones”, la cual disponía en el parágrafo del artículo 8, que el Comité del Sistema Integrado de Gestión, cumplía las funciones establecidas en el Decreto Nacional 648 de 2017 para el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

Que con la expedición del Decreto Nacional 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” sustituyó los Títulos 22 y 23 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Nacional 1083 de 2015, determinando el objeto e instancias de dirección y coordinación del Sistema de Gestión, adoptando el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, además de establecer, la articulación del Sistema de Gestión con el Sistema de Control Interno. Igualmente, ordenó que, en cada entidad se debía integrar un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás Comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

 

Que mediante Decreto Distrital 807 del 24 de diciembre de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 24 se definió el sistema de control interno como aquel “integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.

 

Que el artículo 33 de la misma norma establece que la coordinación del Sistema de Control Interno se ejercerá a través del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el cual actuará como un órgano asesor e instancia decisoria de los asuntos de control interno.

 

Que, el 31 de julio de 2020 se expidió por este despacho la Resolución 356 de 2020 “Por la cual se crea y determina la naturaleza y funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte”.

 

Que el 31 de diciembre de 2020 mediante el Decreto Distrital 340 de 2020 fue modificada la estructura organizacional de la Secretarla Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, se suprimieron algunas dependencias y se crearon otras, así como se actualizaron nombres y algunas de sus funciones.

 

Que la Secretaría en cumplimiento de estas normas expidió la Resolución 146 de 2021, “Por medio de la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la SCRD” deroga las Resoluciones 107 de 2019 y 295 de 2020, expedidas por la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, así como las demás normas internas que le sean contrarias

 

Que en virtud de la modificación de la estructura de la SCRD, se hace necesario actualizar la conformación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, de acuerdo con lo establecido en los Decretos Distritales 807 de 2019 y 340 de 2020.

 

Que con el fin de conservar en un solo cuerpo normativo la totalidad de aspectos que reglamentan el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte bajo el principio de unidad de materia que la Corte Constitucional, ha emitido tales como la contenida en la sentencia C-263 de 2016 Corte Constitucional, que establece al respecto:

“La Constitución recoge el principio de unidad de materia en sus artículos 158 y 169 La primera disposición señala que “Todo proyecto de ley debe referirse a una misma materia”, y que “serán inadmisibles las disposiciones o modificaciones que no se relacionen con ella”, en tanto que el segundo precepto indica que “El título de las leyes deberá corresponder precisamente a su contenido”

“El principio de unidad de materia también busca consolidar un criterio de orden en el desarrollo de la actividad legislativa que, a su vez, redunde en coherencia, transparencia, mayor facilidad en la interpretación, así como en la observancia de la seguridad jurídica. La coherencia persigue dotar al proceso legislativo de un hilo conductor que le confiera sentido a la producción normativa adoptada bajo la forma de ley, mediante la evitación de distorsiones que le resten orden y seriedad a la labor del Congreso de la República y, en cuanto a la transparencia, se trata de evitar la incorporación inopinada o subrepticia de iniciativas desligadas de las materias que permiten estructurar el debate legislativo.

De estas consideraciones, tan reiteradas por la Corporación, importa destacar la indispensable existencia de un eje central que torne viable la armónica articulación de todos los componentes de la ley, en forma tal que, cuando sea expedida, la precisión y coherencia de sus distintas prescripciones facilite el entendimiento de los comportamientos prescritos, la identificación de sus destinatarios, su consulta y cumplimiento.”

Que en virtud del principio de unidad de materia y con el propósito de actualizar la Conformación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, establecido mediante el artículo 3 de la Resolución 356 de 2020, expedida el 31 de Julio  de 2021 se  adoptará el contenido de la citada Resolución, en relación a la operación y funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, de acuerdo con  lo establecido en los Decretos Distritales 807 de 2019 y 340 de 2020, así como la actualización normativa sobre posibles impedimentos, recusaciones o conflictos de intereses, por lo que es viable la derogatoria de la aludida Resolución 356 de 2020.

 

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

 

CAPITULO I

 

Naturaleza del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

 

Articuló 1.  Naturaleza. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno es un órgano de asesoría y decisión quien actuará en procura de que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos, así como los demás asuntos propios de control interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

 

CAPITULO II

 

Conformación y Funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

 

Artículo 2. Conformación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, en adelante el Comité, está integrado por los siguientes servidores públicos:

 

1. El (la) Secretario (a) Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, quien lo presidirá.

 

2. El (la) Subsecretario(a) de Gobernanza.

 

3. El (la) Subsecretario(a) Distrital de Cultura Ciudadana y Gestión del Conocimiento.

 

4. El (la) Director(a) de Arte, Cultura y Patrimonio.

 

5. El (la) Director(a) de Lectura y Bibliotecas.

 

6. El (la) Director(a) de Gestión Corporativa.

 

7. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.

 

8. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

 

9. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

10. El (la) Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información.

 

Parágrafo: El (la) Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, participará en el Comité con voz, pero sin voto y ejercerá la Secretaría Técnica.

 

Artículo 3. Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:

 

1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, de los organismos de control y las recomendaciones del líder de la política de control interno y de los líderes encargados de su implementación.

 

2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan, de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la entidad.

 

3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

 

4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

 

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

 

6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

 

7. Someter a aprobación del representante legal de la entidad, la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

 

8. Las demás asignadas por el representante legal de la entidad.

 

Artículo 4. Funciones del Presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad, las siguientes:

 

1. Promover las citaciones del Comité, presidir, instalar y dirigir las reuniones correspondientes.

2. Representar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

3. El presidente informará oficialmente los asuntos decididos por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

 

4. Delegar en los otros miembros del Comité algunas de sus funciones, cuando lo considere oportuno.

 

5. Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda al Comité.

 

6. Decidir los impedimentos y recusaciones que presenten los integrantes del Comité.

 

7. Las demás funciones que establezca la ley.

 

Artículo 5. Funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, las siguientes:

 

1. Convocar a las sesiones ordinarias o extraordinarias a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, indicando: hora, día y lugar de la reunión.

 

2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.

 

3. Presentar el orden del día y verificar el quórum antes de sesionar.

 

4. Elaborar las actas de las reuniones, informes y demás documentos, y coordinar con la Presidencia su suscripción.

 

5. Coordinar la organización logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.

 

6. Verificar que los miembros del Comité aprueben el acta y se suscriba por los responsables.

 

7. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité y presentar un informe en cada reunión sobre el avance de las mismas.

 

8. Las demás funciones que establezca la ley, el reglamento o sean asignadas por el Comité.

 

Artículo 6. Impedimentos, recusaciones o conflictos de interés. Si alguno de los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se encuentra incurso en las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, deberá dar cumplimiento a lo señalado en la Circular 026 de 30 de agosto de 2021, sobre la adopción de lineamientos para la implementación del módulo de declaración de conflicto de interés del SIDEAP expedida por este despacho, o la que modifique o actualice la mencionada Circular.

 

CAPITULO III

 

Reuniones

 

Artículo 7. Reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad, se reunirá de forma ordinaria como mínimo dos (2) veces en el año. También se podrá reunir de forma extraordinaria por solicitud de los integrantes y previa citación de la Secretaría Técnica.

 

Parágrafo. Se podrán celebrar sesiones virtuales, las cuales serán programadas por el Presidente en coordinación con la Secretaría Técnica. En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones, tales como: fax, teléfono, teleconferencia, videoconferencia, correo electrónico, internet, conferencia virtual o vía chat y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del Comité.

 

Artículo 8. Citación a las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por su secretaría técnica con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles.

 

La convocatoria de las reuniones extraordinarias y de urgencia se hará por escrito con la indicación del día, la hora y el objeto de la reunión, con una antelación de por lo menos dos (2) días hábiles. En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de lo cual se dejará constancia en el acta.

 

Parágrafo Primero. Las citaciones siempre deberán indicar el orden del día o temas a tratar en la reunión; sin perjuicio de los temas adicionales que se traten en el punto de proposiciones.

 

Parágrafo Segundo. Para los casos en los que se requiera aprobar o dar concepto sobre un informe o documento, este deberá ser enviado, junto con la citación a la sesión del Comité, por parte de la Secretaría Técnica, estableciendo el plazo mínimo de 2 días hábiles para su estudio, según la complejidad del tema.

 

Artículo 9. Invitados a las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Cuando lo considere pertinente según los temas a tratar en el orden del día, el Presidente del Comité, podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.

 

Parágrafo. El Comité podrá invitar a sus reuniones, con carácter permanente u ocasional, a los servidores públicos que, por su condición jerárquica, funcional o conocimiento técnico deban asistir, según los asuntos a tratar. Estas personas tendrán derecho a voz, pero sin voto. La citación a estos servidores la efectuará la Secretaría Técnica a través de la convocatoria a las sesiones, y solo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.

 

Artículo 10. Desarrollo las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad serán instaladas por el Presidente.

 

En cada reunión de Comité, sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día, aprobado este, se dará lectura al acta de la reunión anterior.

 

Artículo 11. Reuniones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. El Comité podrá sesionar en forma virtual, vía correo electrónico o videoconferencia, dejando constancia de la decisión que se adopte en el acta respectiva.

 

Parágrafo. La Secretaria Técnica del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.

 

Artículo 12. Quórum y mayorías. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno sesionará y deliberará con la mayoría simple de sus miembros y las decisiones se tomarán por la mayoría simple de los miembros asistentes. Al inicio de las reuniones, La Secretaria Técnica debe verificar la existencia del quórum para deliberar.

 

En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité toma la decisión.

 

Artículo 13. Decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adoptarán mediante resoluciones, circulares, instructivos, lineamientos, políticas, directrices o cualquier otro acto administrativo que las contenga. Actos que de acuerdo a su naturaleza deberán ser suscritos por los participantes en la decisión, sin perjuicio de los casos particulares que correspondan al Presidente firmar.

 

El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado.

 

Las decisiones del Comité deberán notificarse y comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo, si a ello hubiere lugar.

 

Artículo 14. Actas de las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes. Así mismo, las actas llevarán el número consecutivo por cada año.

 

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión, el acta será enviada por el Secretario Técnico a los integrantes de la instancia, a través de correo electrónico, para que en el término de los tres (3) días hábiles siguientes, se realicen las observaciones a que haya lugar, o de acuerdo con el plazo aprobado, teniendo en cuenta la complejidad del tema tratado. Si se presentan observaciones, el Secretario Técnico dispone de dos (2) días hábiles para resolverlas y presentar el acta final. Si no se reciben observaciones, sé entenderá que los miembros del Comité, están de acuerdo con lo plasmado en el acta y se procederá su firma.

 

El acta final será suscrita por el/la Presidente/a y por la Secretaria Técnica y contenderá las decisiones tomadas, los compromisos, tareas de los integrantes, fechas de cumplimiento de las mismas, y los documentos que hagan parte de cada sesión. En el evento en el que no se reúna el quórum o no se realice la sesión, la Secretaría Técnica elaborará un acta que evidencie esta situación.

 

CAPÍTULO IV

 

Varios

 

Artículo 15. Publicación. Ordenar a la Dirección de Gestión Corporativa publicar el contenido de la presente resolución en el Régimen Legal de Bogotá y en la Gaceta Distrital.

 

Artículo 16. Comunicación. Ordenar a la Dirección de Gestión Corporativa comunicar el contenido de la presente resolución a todos los funcionarios de la Entidad.

 

Artículo 17.  Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga la Resolución 356 de 2020.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 29 días del mes de octubre de 2021

 

NICOLÁS FRANCISCO MONTERO DOMÍNGUEZ

 

Secretario de Despacho