3106 de 2014 |
ARCHIVOS - Conservación y Organización de Documentos |
En concepto responde al siguiente problema: "(…) teniendo en cuenta que el Fondo de Vigilancia y seguridad de Bogotá D.C., se encuentra en el procesos de ingreso y legalización de los bienes adquiridos con los recursos asignados, me permito solicitar su concepto en relación a si es procedente realizar la numeración y asignar supervisión a una adición, adhesión y prorroga a un contrato que se desprende de un convenio interadministrativo". Frente a lo cual concluye: “ (...) se considera procedente eliminar la enumeración a la adhesión del Contrato de Obra Civil No. 2211100-611-2009, puesto que desde el inicio del contrato el FVS no hizo parte del mismo. De otro lado, al analizar el clausulado del contrato de obra se verificó que éste contó con la respectiva supervisión e interventoría; razón por la cual, el FVS no debe asumir la supervisión del mismo. Por último, a fin de justificar la emisión de un concepto en el presente caso, más allá del evento particular objeto de consulta, es procedente destacar, de frente a eventos futuros, que tanto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor como el Archivo de Bogotá, han expedido varias circulares indicando directrices o lineamientos que tienen como objetivo organizar, conservar y proteger los documentos que expida una entidad; lineamientos dentro de los cuales es útil relievar la "serie de los contratos", en la cual se indica el tipo de contrato, el nombre del contratista, identificación, número del contrato (el cual se asigna de manera cronológica a la contratación que desarrolle cada entidad en el año) y el número de cajas que lo componen. El expediente contractual debe permanecer en la oficina encargada del proceso de contratación hasta el momento en que se liquide. La numeración de los contratos debe ordenarse atendiendo la secuencia propia de la producción de los mismos, que realiza cada entidad, conforme a las normas archivísticas generales.”
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2014-05-20 |