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RESOLUCIÓN 067
DE 2017 (Mayo 10) Por la cual se crea
el Comité de Inventarios de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D.C. LA SECRETARIA
JURÍDICA DISTRITAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA, D.C. En ejercicio de sus facultades
legales, en especial las conferidas en el Acuerdo Distrital 638 de 2016, el
Decreto Distrital 323 de 2016 y la Resolución 001 de 2001 del Contador General
de Bogotá, D.C., y, CONSIDERANDO Que
el Acuerdo Distrital 638 de 2016 creó el Sector Administrativo de Gestión
Jurídica y la Secretaría Jurídica Distrital, cuya estructura organizacional fue
establecida mediante el Decreto Distrital 323 de 2016. Que
el numeral 1 del artículo 5° del Decreto Distrital 323 de 2016, señala como
función de la Secretaria Jurídica Distrital, “Dirigir el desarrollo y realización de las funciones jurídicas y
administrativas de la entidad, orientando sus planes y políticas para el debido
cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en el marco de los
principios de racionalización del gasto”. Que
el numeral 2 del artículo 15 ídem, establece como función de la Dirección de
Gestión Corporativa, entre otras, la de “Dirigir,
coordinar y controlar al interior de la Secretaría la ejecución de los
programas y actividades relacionadas con los asuntos de carácter
administrativo, logístico,
operativo y financiero, de conformidad con las disposiciones
vigentes”. Que
la Resolución 533 de 2015 del Contador General de la Nación incorpora como
parte integrante del régimen de contabilidad pública, la estructura del marco
normativo para entidades de gobierno, la cual está con- formada por: el marco
conceptual para la preparación y presentación de información financiera; las normas para el
reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos;
los procedimientos contables; las guías de aplicación; el catálogo general de
cuentas y la doctrina contable pública. Que
el Contador General de Bogotá, D.C., mediante Resolución 001 de 2001, expidió
el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y
Control de los bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”, señalando en
el numeral 2.3.3.1 que: “Con el propósito de velar por el correcto manejo de
los bienes e inventarios se debe crear un comité que coordine, planifique y apoye en
su gestión al responsable del
Almacén y Bodega, el que estará conformado por un grupo multidisciplinario que
tendrá a su cargo las decisiones relacionadas sobre la materia”. Que
dicha Resolución establece que el “Comité estará conformado por tres (3)
miembros, así: El Director o Jefe Administrativo o quien haga sus veces, quien
siempre lo presidirá; el responsable del
Almacén y Bodega, quien ejercerá la Secretaría Técnica; y, un tercer
miembro que se escogerá entre los siguientes funcionarios: a.El responsable de los bienes en Servicio;
y, b.El Jefe de Contabilidad, o quien haga sus veces En
casos especiales se podrá invitar a cualquiera de los siguientes funcionarios: *El Director Financiero, o quien haga
sus veces *El Jefe de Contabilidad, cuando no
forme parte principal *El Asesor Jurídico, o quien haga sus
veces *Un funcionario de Control Interno,
deberá asistir a la reunión cuando el comité lo invite por considerarlo
pertinente y necesario. *A quien el Comité considere que pueda
aportar elementos de juicio necesarios para cumplir con los objetivos de su
competencia. Estos últimos,
solamente emitirán sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o
materia en discusión, pero no votarán al momento de tomar las decisiones. Las
decisiones del Comité de Inventarios se adoptarán por mayoría simple. En las entidades
donde no coincidan los cargos señalados o no se alcance a conformar el comité
con los funcionarios propuestos, el Director Administrativo, o quien haga sus
veces, será el responsable de conformar este comité, atendiendo los criterios
generales aquí establecidos”. Que
por lo anterior, se hace necesario crear el Comité de Inventarios de la
Secretaría Jurídica Distrital, estableciendo su conformación, funciones y
competencias. Que
de conformidad con lo establecido en la citada Resolución 001 de 2001, y de
acuerdo con la actual estructura interna de la Secretaría Jurídica Distrital,
el Comité de Inventarios estará integrado por los siguientes servidores: *El/la directora/a de Gestión
Corporativa, quien lo presidirá. *El/la Profesional Especializado/a responsable
de las funciones administrativas relacionadas con la administración y custodia,
o quien haga sus veces. *El/la Profesional Especializado/a
responsable de las funciones contables, o quien haga sus veces. *El/la Profesional Especializado/a responsable
de las funciones del manejo de bienes (Almacén e Inventarios), quien gestionará
el manejo y control de bienes muebles, será quien ejerza la Secretaría Técnica. Que
en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO 1º. Creación. Crear el
Comité de Inventarios de la Secretaría Jurídica Distrital, que tendrá por
objeto establecer los planes, programas, lineamientos y políticas a seguir para
mantener actualizado y depurado el inventario de la entidad, conforme a los
señalamientos dados por el Contador General de Bogotá en la Resolución 001 de
2001 “Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes
Públicos del Distrito Capital”, y demás que la sustituyan, modifiquen o adicionen. ARTÍCULO 2º. Conformación. El
comité de Inventarios de la Secretaría Jurídica Distrital, estará Conformado
por los siguientes servidores: *El/la directora/a de Gestión
Corporativa, quien lo presidirá. *El/la Profesional Especializado 222-27
responsable de las funciones administrativas, o quien haga sus veces. *El/la Profesional Especializado 222-27
responsable de las funciones contables, o quien haga sus veces. *El/la Profesional Especializado 222-21
responsable de las funciones del manejo de bienes (Almacén e Inventarios),
quien gestionará el manejo y control de bienes muebles, será quien ejerza la
Secretaría Técnica. PARÁGRAFO En casos especiales podrá invitarse al/la
Subsecretario/a Jurídico y al/la jefe de
la Oficina de Control Interno, quienes podrán delegar su asistencia; también
podrá invitarse a expertos en
el tema a tratar, y a quien el
Comité considere que pueda aportar elementos de juicio necesarios para cumplir
con los objetivos de su competencia, quienes tendrán derecho a voz pero no a voto. ARTÍCULO 3º. Funciones: Para cumplir con el propósito señalado en el numeral
2.3.3.1 de la Resolución 001 de 2001 y en el Decreto 323 de 2016, referente al
correcto manejo de los bienes, y a establecer planes y programas al interior de
la entidad que permitan mantener actualizados los inventarios de la misma, así
como la de apoyar al responsable del Almacén e Inventarios en ejecutar
políticas, normas y procedimientos relativos a la custodia, conservación,
aseguramiento, seguridad, seguimientos, distribución y bajas de los bienes, así
como promover su aplicación en las dependencias de la entidad, el Comité de
Inventarios tendrá a su cargo las siguientes funciones: *Analizar y conceptuar sobre los
resultados arrojados por los estudios y avalúos técnicos y contables realizados
en materia de reclasificación y la determinación del catálogo de bienes, de
acuerdo con sus características y destinación, así como las características y
comportamiento de los bienes de la entidad y demás factores que considere
necesarios, para determinar la
reclasificación de bienes devolutivos a bienes de consumo cuando haya lugar, de
conformidad con lo establecido en el régimen contable Público y demás normas
vigentes en materia. *Diseñar
los mecanismos y acciones requeridas para toma física de los bienes tangibles e
intangibles que conforman la base de datos de Propiedades, Planta y Equipo de
la entidad. *Decidir y aprobar mediante acta, la
baja y el destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables de
la entidad, previo análisis y presentación de los estudios e investigaciones
correspondientes, dentro de los cuales se podrán contemplar factores como:
resultado de la evaluación
costo/beneficio, valor de mantenimiento, concepto técnico, nivel de uso,
tecnología, obsolescencia si aplica, costos de bodegaje, estado actual y
funcionalidad, entre otros. *Establecer los controles contables,
administrativos, de gestión y
financieros que garanticen efectividad y
oportunidad en el manejo y control de bienes públicos, así como de los
conceptos conexos asociados a la adecuada administración de los bienes de la
entidad, entre los cuales se puede mencionar la definición de la vida útil y
de- más que exijan el nuevo marco normativo contable para entidades de Gobierno. *Desarrollar políticas normas y
procedimientos para el fortalecimiento institucional frente al manejo
administrativo y contable de los bienes de propiedad de la Secretaría Jurídica
Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. *Fomentar la cultura de cuidado,
control y custodia de los bienes muebles públicos de carácter devolutivo, de
consumo controlado y de consumo, que han sido entregados a las distintas
dependencias. *Analizar las características y
comportamiento de los bienes de la entidad y demás factores que considere
necesarios, para determinar la reclasificación de bienes devolutivos a bienes
de consumo cuando haya lugar. *Gestionar las acciones requeridas para
realizar la valuación de aquellos bienes que lo requieran, a partir de consultas
técnicas, comerciales, contables, de personal experto, entre otros, y si en
algún caso lo amerita, podrá ser citado a reunión un representante de los
peritos. *Las demás que le asignen las leyes,
acuerdos, decretos, resoluciones o los procedimientos in- ternos de la Entidad. ARTÍCULO 4º.
Reuniones:
El Comité de Inventarios se reunirá de manera ordinaria una vez por trimestre o
por convocatoria del funcionario que lo preside, a través de la Secretaría
Técnica, cada vez que las circunstancias lo ameriten. La asistencia a estas
Reuniones es de carácter obligatorio e indelegable, salvo que así este previsto
en la presente Resolución, o en la que
la modifique, adiciones o sustituya.
Las recomendaciones, conceptos y decisiones serán emitidas
y consignadas en el acta correspondiente, suscrita por los miembros, la que se
constituye en la base y el soporte fundamental de todos los trámites y
gestiones que se adelanten a través del Comité. ARTÍCULO 5°. Quórum y Actas del Comité de Inventarios. Para que el Comité de
Inventarios sesione válidamente requerirá de la participación de todos sus
miembros y sus decisiones serán refrendadas por el/ la presidente y el/la
Secretario/a Técnico/a quienes se encargarán de suscribir las respectivas actas
de las sesiones efectivamente adelantadas. ARTÍCULO 6º.
Secretaría Técnica.
La secretaría Técnica del Comité de Inventarios será ejercida por el/la
responsable del Almacén o de los inventarios o quien haga sus veces, quien
ejercerá las siguientes funciones: 1.Mantener actualizada la información sobre
los conceptos emitidos, avances y resultados
del Comité de Inventarios; 2.Preparar la Agenda de las reuniones y
el material necesario para tratar los temas previstos para cada una de las
convocatorias; 3.Enviar, con la debida antelación, el
material a los demás integrantes del Comité de Inventarios; 4.Citar a los miembros del Comité de
Inventarios e invitados a las
correspondientes sesiones; 5.Coordinar las actividades de apoyo necesarios
para la realización de las sesiones del Comité de Inventarios; 6.Elaborar las actas delas sesiones del
Comité de Inventarios y ejercer su custodia; 7.Hacer seguimientos a los compromisos
establecidos en el Comité de Inventarios; 8.Recibir y radicar los asuntos de competencia
del Comité de Inventarios; 9.Proyectar para firma del/la Presidente/a
del Comité de Inventarios, las respuestas a las solicitudes que se formulen en
relación con las funciones y actividades del Comité; 10.Las demás que le sean asignadas por el Comité
de Inventarios; ARTÍCULO 7°. Comunicación y Publicación. Comunicar la presente Resolución al/la Subsecretario/a Jurídico/a; al/la Jefe de la Oficina de Control Interno; al/la directora/a de Gestión Corporativa;, al/la Profesional Especializado/a 222-27 responsable de las funciones administrativas o quien haga sus veces; al/ la Profesional Especializado/a 222-27 responsable de las funciones contables o quien haga sus veces; y al/la Profesional Especializado 222-21 responsable de las funciones del manejo de bienes (Almacén e Inventarios) o a quien haga sus veces. Publíquese en la Página Web de la
Secretaría Jurídica Distrital en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1712
de 2014 y el Decreto Nacional 103 de 2015. ARTÍCULO 8º.
Vigencia.
La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y surte
efectos para los miembros del Comité de que trata el presente acto, a partir de
su comunicación. PUBLÍQUESE,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, D.C., a los 10 días del mes de mayo de 2017. DALILA ASTRID
HERNÁNDEZ CORZO Secretaria Jurídica
Distrital |