RESOLUCIÓN 737 DE 2023

 

(Agosto 22)

 

Por medio de la cual se modifica la Resolución 092 del 05 de febrero de 2013 y se unifica la reglamentación del Comité de Contratación de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

 

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

 

En ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1993, la Ley 489 de 1998, la Ley 1150 de 2007, el Decreto Nacional 1082 de 2015, el Decreto Ley 1421 de 1993, los Acuerdos 02[1] y 05[2] de 2023 expedidos por el Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “La función administrativa estará al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones” (…).

 

Que mediante la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007, se expidió el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, cuyo objeto es disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las Entidades Estatales.

 

Que el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, establece que: “Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo”.

 

Que el numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de1993 establece que “En los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento.”

 

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 11 de la Ley 80 de 1993, compete al jefe o representante legal de la entidad, ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y escoger contratistas.

 

Que la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial está organizada como una unidad administrativa especial del orden distrital del sector descentralizado, de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad, creada mediante Acuerdo No. 257 de 2006 en virtud de la transformación de la Secretaría de Obras Públicas en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, el cual establece en el artículo 109 la naturaleza jurídica, objeto y funciones básicas de la Entidad, el cual fue modificado por el Art. 95 del Acuerdo Distrital 761 de 2020, cuya dirección y administración está a cargo del Consejo Directivo y el Director General.

 

Que a través de la Resolución N° 416 del 5 de septiembre de 2011 expedida por la Dirección General de la UAERMV, se estableció el Sistema de Coordinación Interna de la entidad, acto administrativo que fue modificado por la Resolución N° 658 del 20 de diciembre de 2018, integrando al Comité de Contratación como una de las instancias del Sistema de Coordinación Interna de la UAERMV.

 

Que mediante la Resolución N° 092 del 5 de febrero de 2013 expedida por la Dirección General de la UAERMV, se creó y reglamentó el Comité de Contratación de la Entidad, designado para atender los requerimientos de la entidad en el proceso de contratación, del cual hacen parte los funcionarios del nivel directivo y asesor requeridos para el conocimiento de los asuntos que permitan garantizar el desarrollo de las actividades a cargo de la entidad, con el acompañamiento y coordinación de las dependencias que son responsables de los correspondientes proyectos derivados del presupuesto asignado, para garantizar el desempeño armónico de las distintas dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

 

Que mediante Resolución N° 326 del 22 de mayo de 2013, se adoptó el Manual de Contratación, actualizado por la Resolución 571 del 6 de diciembre de 2021, versión 12 del Sistema Integrado de Gestión de la entidad.

 

Que, la Resolución N° 300 del 29 de julio de 2019, modifica parcialmente la Resolución 092 del 05 de febrero de 2013 “Por la cual se crea y reglamenta el comité de contratación de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial”.

 

Que mediante Acuerdo 02 de 2023, expedido por el Consejo Directivo de la UAERMV, se estableció la estructura organizacional de la entidad y las funciones de sus dependencias.

 

Que mediante Acuerdo 04 de 2023, expedido por el Consejo Directivo de la UAERMV se modificó la planta de cargos de la UAERMV.

 

Que mediante el Acuerdo 05 de 2023, expedido por el Consejo Directivo de la UAERMV se adoptaron los estatutos de la Entidad.

 

Que atendiendo los principios de racionalización, simplificación normativa y seguridad jurídica se considera oportuno modificar y unificar los actos administrativos relacionados con la conformación y funciones del Comité de Contratación de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, razón por la cual se procederá a expedir la presente resolución y modificar  la resolución 092 de 2013 y derogar la resolución 300 de 2019 expedidas por la Dirección General de la Entidad.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTICULO PRIMERO. PROPÓSITO: La presente resolución tiene por objeto modificar y unificar la reglamentación correspondiente al Comité de Contratación de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial creado por la Resolución 092 del 5 de febrero de 2013 modificada por la Resolución 300 del 29 de julio de 2019, el cual quedará de la siguiente manera así:

 

CAPÍTULO I

 

CREACIÓN Y CONFORMACIÓN

 

ARTICULO SEGUNDO: Créase el Comité de Contratación de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial como un organismo asesor que conocerá y emitirá recomendaciones sobre asuntos que provengan de la actividad contractual y que por su naturaleza involucra labores que desarrollan las distintas dependencias de la entidad.

 

ARTÍCULO TERCERO: El Comité de Contratación está integrado por los servidores públicos titulares de los siguientes cargos, o quienes hagan sus veces, concurrirán de manera obligatoria e indelegable, excepto para el caso del Director / la Directora General quien podrá designar para el efecto a un servidor del nivel directivo.

 

- El Director / La Directora General o su delegado, quien lo presidirá.

 

- El / la Jefe de Oficina Jurídica.

 

- El / la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

- El Secretario / La Secretaria General.

 

- El Subdirector / La Subdirectora de Planificación y de Conservación

 

- El Subdirector / La Subdirectora de Producción y Apoyo Logístico

 

- El Subdirector / La Subdirectora de Intervención de la Infraestructura

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Los miembros del Comité de Contratación tendrán derecho a voz y voto.

 

El responsable de la dependencia donde se origina la necesidad, de acuerdo con el asunto a tratar, será convocado al Comité de Contratación y participará con voz, pero sin voto. Su inasistencia dará lugar al no trámite del asunto respectivo en dicha sesión.

 

El / la Jefe de la Oficina de Control Interno, participará en las sesiones del Comité de Contratación con voz, pero sin voto.

 

El / la Gerente de Contratación, participará en las sesiones del Comité de Contratación con voz, pero sin voto.

 

En caso de que concurran varias calidades en uno de los miembros del Comité, éste contará con un solo voto.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Se podrá invitar a las sesiones del Comité de Contratación a aquellos servidores públicos o colaboradores de la Entidad que se considere conveniente, en razón de los asuntos a tratar en la respectiva reunión, quienes tendrán derecho a voz, pero sin voto.

 

PARÁGRAFO TERCERO: La Secretaría Técnica del Comité de Contratación estará a cargo de / la Gerente de Contratación, como responsable del Proceso de Gestión Contractual.

 

Las actas y soportes de los Comités de Contratación, quedarán en custodia de la Gerencia de Contratación para su archivo, consulta y serán suscritas por el Secretario / la Secretaria General y el Gerente / la Gerente de Contratación como Líder Operativo responsable del Proceso de Gestión Contractual.

 

CAPÍTULO II

 

FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN, DEL PRESIDENTE Y DEL SECRETARIO

 

ARTÍCULO CUARTO: Son funciones del Comité de Contratación:

 

1. Conocer, orientar y emitir recomendaciones sobre asuntos administrativos y procedimientos contractuales, que por su naturaleza o asunto le sean encomendados. En este sentido, actuará como máxima instancia asesora, de consulta, orientación y decisión de los lineamientos que regirán la actividad precontractual, contractual y postcontractual de la entidad.

 

2. Actuar como órgano de carácter consultivo (no vinculante), para apoyar la gestión contractual, en el marco de su competencia, con el fin de propender por el cumplimiento de las normas que rigen la materia y a los objetivos institucionales.

 

3. Revisar y aprobar el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública consolidado de cada vigencia, dentro de los términos establecidos por la ley, así como sus modificaciones, conforme lo prevea el Manual de Contratación de la Entidad.

 

4. Asesorar al Director / La Directora General, al Secretario / la Secretaria General y a los servidores delegatarios de la ordenación del gasto, en relación con los procesos contractuales que se sometan a su consideración, en sus diferentes etapas, exceptuando la gestión propia de los procesos de mínima cuantía y contratación directa, salvo cuando se trate de convenios y/o contratos interadministrativos y convenios de asociación.

 

5. Revisar y conceptuar sobre los Estudios Previos de los procesos de selección cuyo valor supere la mínima cuantía de la Entidad, incluyendo la definición de la modalidad de selección. De igual forma sobre el pliego definitivo y sus adendas en caso de que modifiquen en forma sustancial las condiciones del proceso contractual inicialmente aprobadas y que sean requeridas dada la relevancia del proceso de contratación.

 

6. Someter a consideración del Comité las solicitudes y justificaciones de modificación, adición y cesión de los contratos, previo concepto del supervisor o interventor. Lo anterior conforme la relevancia del contrato, respecto de los procesos que fueron llevados a aprobación de esta instancia y siempre que el ordenador del gasto lo solicite.

 

7. El Comité de Contratación podrá formular las consideraciones a que haya lugar sobre los informes de evaluación y calificación de propuestas y la recomendación del Comité Evaluador frente a la adjudicación o declaratoria de desierta de los procesos de selección que le sean puestos en conocimiento dada la relevancia del proceso de contratación, si así lo solicita el ordenador del gasto.

 

8. Guardar la debida reserva respecto de la información dada por los miembros de los Comités Evaluadores o conocida a través de la documentación aportada al Comité de Contratación, relacionadas con las propuestas, su evaluación, y el resultado del proceso de selección, hasta que, conforme a la ley, la misma se considere pública.

 

9. Convocar a las áreas responsables del proceso, con el fin de que rindan las explicaciones necesarias ante el Comité de Contratación, que le permitan efectuar recomendaciones y sugerencias en los procesos de contratación que se adelanten

10. Realizar trimestralmente seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.

 

PARÁGRAFO: Los conceptos, pronunciamientos y recomendaciones emitidas por el Comité de Contratación, no serán de obligatorio acatamiento por parte del Director / La Directora General ni para los servidores delegatarios como ordenadores del gasto, si los hubiere, pero, la inobservancia de estos deberá ser justificada, dejando constancia en el acta respectiva.

 

ARTÍCULO QUINTO: Son funciones del Presidente / la Presidenta del Comité:

 

1. Presidir y dirigir las sesiones convocadas.

 

2. Representar al Comité cuando se requiera.

 

3. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

 

ARTÍCULO SEXTO: Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité:

 

1. Preparar y presentar al Comité para su estudio, análisis y aprobación, la relación de procesos que pretendan adelantarse, y que sean de interés para el comité, de conformidad con el Plan de Contratación de cada vigencia.

 

2. Preparar, junto con el área responsable, la información correspondiente a los contratos en cuya ejecución se presenten inquietudes y que la Dirección General considere relevantes llevar para el análisis y estudio del Comité de Contratación.

 

3. Citar al Comité de Contratación con debida anticipación a las reuniones ordinarias y extraordinarias y remitir por el medio que considere más expedito a todos los integrantes del Comité los asuntos contractuales a desarrollar en la reunión del mismo según agenda y registros indicados.

 

4. Elaborar y presentar el orden del día.

 

5. Recoger las firmas de las actas del Comité.

 

6. Mantener el registro, archivo y custodia de las actas emitidas en las sesiones del Comité de Contratación.

 

7. Presentar al Comité, un informe trimestral de los procesos de selección en curso, así como de los temas relevantes que hayan surgido en desarrollo de estos; e igualmente un informe de las adjudicaciones y/o declaratorias de desiertas de los procesos de selección adelantados.

 

8. Presentar al Comité, trimestralmente un informe sobre la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.

 

CAPÍTULO III

 

SESIONES, QUÓRUM Y DELIBERACIÓN

 

ARTÍCULO SÉPTIMO: SESIONES: Las sesiones del Comité de Contratación serán presenciales o virtuales. El Comité de Contratación sesionará con la regularidad que demande la planeación, dinámica y necesidades de contratación de la UAERMV, y si se requiere, de acuerdo con el cronograma del proceso selectivo que sea puesto en su conocimiento.

 

Su convocatoria, se realizará a solicitud del Presidente (Director / Directora General o su delegado, o quien haga sus veces) o del Secretario Técnico, con una antelación mínima de dos (2) días hábiles.

 

Si las necesidades de la Administración así lo requieren, el término previsto para la convocatoria en el párrafo anterior podrá ser Inferior.

 

El Comité de Contratación sesionará, deliberará y emitirá recomendaciones válidamente con la asistencia y votación de por lo menos cinco (5) de los miembros que lo conforman, siempre que se encuentre quien lo preside o su delegado y el ordenador del gasto solicitante, según corresponda a la fuente de recursos, de acuerdo al asunto que se trate.

 

PARÁGRAFO PRIMERO: La convocatoria deberá contener el asunto a tratar, el día, la hora y lugar o la forma (sea presencial o virtual) en la cual se llevará a cabo la sesión.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Comité de Contratación podrá realizar sesiones no presenciales, es decir, virtuales cuando por cualquier medio electrónico idóneo todos los miembros puedan intervenir, deliberar y decidir a través de comunicación simultánea o sucesiva dentro del lapso previsto en la convocatoria, dejando constancia de lo actuado con los atributos de seguridad necesarios, de conformidad con lo previsto en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

El Secretario Técnico del Comité de Contratación, dejará prueba del mecanismo utilizado en el cual se pueda verificar la hora, el contenido de las opiniones y/o decisiones de los miembros y el originador del mensaje. Los soportes, como los dispositivos de almacenamiento de información o datos y el contenido de los correos electrónicos enviados para los casos que se presente votación por este medio, deberán incluir en las actas respectivas.

 

Sí la sesión del comité de contratación se adelanta en plataforma electrónica diferente a correo electrónico, se dejará como prueba de las intervenciones, deliberaciones y decisiones de los miembros del comité, la grabación de dicha sesión junto con el acta respectiva.

 

ARTÍCULO OCTAVO: Las sesiones del Comité se desarrollarán de la siguiente manera:

 

1. Una vez verificado el quorum, se dará inicio a la sesión y se someterá el orden del día a la aprobación de los asistentes, dejando constancia de las modificaciones a que haya lugar.

 

2. Podrá deliberarse con la presencia de la mitad más uno de los miembros integrantes con derecho a voto.

 

3. Cuando por alguna circunstancia un miembro del Comité de Contratación debe retirarse del recinto o de la sesión virtual antes de finalizar, lo informará al Secretario Técnico quién dejará la correspondiente constancia en el acta.

 

4. Antes de culminar la respectiva sesión el Secretario presentará una relación sucinta de los temas tratados con las correspondientes decisiones adoptadas por el Comité de Contratación.

 

5. Todas las decisiones del Comité se tomarán por mayoría simple.

 

ARTÍCULO NOVENO: De las sesiones del Comité de Contratación deberá levantarse un acta, la cual deberá contener como mínimo los siguientes puntos:

 

1. Determinación del lugar, fecha, hora de iniciación y finalización de la sesión

 

2. Nombre de los asistentes

 

3. Orden del día

 

4. Resumen de las decisiones adoptadas

 

5. Relación de los soportes y constancias que se hubieren presentado en la sesión

 

PARÁGRAFO: Cuando no se trate algunos de los puntos del orden del día o se traten algunos distintos a los inicialmente propuestos por el Secretario Técnico, se dejará constancia de este hecho en la respectiva acta.

 

ARTÍCULO DÉCIMO: VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución modifica la Resolución 092 del 05 de febrero de 2013, y deroga la Resolución 300 del 29 de julio 2016, y rige a partir de la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 22 días del mes de agosto del año 2023.

 

ALVARO SANDOVAL REYES

 

Director General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.

 

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